Årsrapport for Østfold

Her kan du laste ned en fil som inneholder årsrapporten i sin helhet eller relevante utdrag. Dersom du bruker filtrere, vil filen kun inneholde de filtrerte resultatene.

1 Fylkesmannens beretning

1.1 Overordnet vurdering av samlede resultater, ressursbruk og måloppnåelse

Fylkesmannen i Østfold har etter min vurdering levert god måloppnåelse også i 2018. Saksbehandlingstiden har jevnt over vært på nivå med det den var i 2017. I 2018 har embetets ledere og medarbeidere vært igjennom krevende og nødvendig omstillingsarbeid for å forberede etableringen av Fylkesmannen i Oslo og Viken. Særlig tillitsvalgte og ledere som deltok i lokal omstillingsgruppe (LOG) har hatt et stort arbeidspress i 2018. Dette arbeidet ble løst i tillegg til løpende arbeidsoppgaver.

Min vurdering for 2018 er på samme måte som tidligere år at ikke alle fagdepartementer bidrar med tilstrekkelig finansiering over kap. 0525 og via prosjektmidler/fagmidler til at embetet kan håndtere oppgavene som forutsettes løst. Som følge av dette er det, i tråd med finansieringsordningen for Fylkesmennene, foretatt prioriteringer innenfor oppgaveporteføljen til de ulike departementsområdene. På helseområdet har vi i 2018, på samme måte som i 2017 og 2016, måttet ta av andre departementsområders tildeling for å dekke akkumulert underskudd i Helse- og sosialavdelingen.

1.2 Overordnet framstilling av de viktigste prioriteringer for året

Enkeltmenneskers rettssikkerhet har hatt høyeste prioritet også i 2018. Enkeltsaksbehandling og hendelsesbasert tilsyn har vært prioritert foran systemrevisjoner og utadrettet virksomhet på områder der finansieringen ikke har vært tilstrekkelig til å løse oppdraget fult ut. Det er fremdeles innenfor Helse- og omsorgsdepartementet og Klima- og miljødepartementets områder finansieringen vurderes som utilstrekkelig i forhold til oppdragets samlede omfang.

Innenfor fagområdene barn- og familiesaker/barnevern, NAV/ sosiale tjenester og helse og omsorg har tilsyn og rettssikkerhetsoppgaver hatt høyest prioritet også i 2018. Vi formidler regelverksforståelse og faglige normer også gjennom råd og veiledning. Arbeidet med nasjonale satsninger er omfattende og sammensatt. Vi er pådrivere for å utvikle helhetlige velferdstjenester gjennom tverrfaglig og tverretatlig innsats. Dette arbeidet har i 2018 blant annet skjedd gjennom Velferdspiloten, der Fylkesmannen, IMDi Øst, Bufetat Øst, Østfold fylkeskommune, NAV Østfold, Husbanken Øst og Høgskolen i Østfold har inngått et samarbeid om Velferd og utvikling for perioden 2017-2018. Den 13.6.2018 ble det vedtatt at velferdspiloten skal fortsette sitt arbeid i 2019. Fire av fem inviterte kommuner har sagt ja til å være med i velferdspiloten. To av fire kommuner har valgt "barnefattigdom" som sin "samfunnsfloke".  Avtalen har som mål at alle innbyggere får et helhetlig bolig- og tjenestetilbud i tråd med sine behov og at kommunene opplever at regionale myndigheter er samordnet i Østfold.

Det å mestre skolen er den enkeltfaktoren som har mest å si for levekår og helse senere i livet. Tidlig innsats er viktig for å hindre at barna blir hengende etter og skolen har et viktig arbeid i å sikre et inkluderende læringsmiljø og et trygt og godt skolemiljø som fremmer helse, trivsel og læring for alle elever. Arbeidet med utsatte barn og unge er en prioritert oppgave, blant annet med tanke på økt gjennomføring av videregående opplæring. Også i 2018 har vi brukt svært mye ressurser på håndhevingsordningen. Saksmengden har vært stabilt høy siden desember 2017. 

Vi synes å merke at noen kommuner og skoler nå i større grad er i innforstått med regelverket på skolemiljøområdet. Endringene stiller både juridiske, faglige, pedagogiske og miljøarbeidsmessige krav til kommunene/skolene. Vi har også i 2018 brukt mye tid på å veilede og følge opp saker både overfor foreldre, kommuner og skoler. Mange av sakene er komplekse, krever et tverrfaglig arbeid på kommunalt nivå og har foregått over mange år.

Ekstraordinær avlingssvikt i jordbruket grunnet tørken har krevd ekstra innsats fra både kommunene og Fylkesmannen. Tiltak som foredragsturne, opplæring og tett oppfølging av kommunene, jevnlig utsending av informasjon til kommunene, arbeidsgruppe på tvers av fylker og bruk av betalt overtid har alle bidratt til å lette saksbehandlingen slik at en stor andel av sakene var behandlet ved årsskiftet. Den store innsatsen som er lagt ned i informasjon, opplæring og kontakt innad i forvaltningen og mellom forvaltning og søkere har gitt et konstruktivt klima med utelukkende positive tilbakemeldinger fra kommuner og søkere.

Det har vi også i 2018 vært krevende arbeid med pågående saker etter husdyrkonsesjonsregelverket ved mistanke om driftsfellesskap innen svineproduksjon. Regionalt bygdeutviklingsprogram er rullert sammen med Buskerud og Oslo og Akershus slik at vi har felles programmer innen miljø, skog og næringsutvikling fra 2019. I 2017 og 2018 har vi gjennomført kurs for politikere som ledd i bevisstgjøring av deres ansvar for jordvernet. 

Høy avvirkning og utplanting av 2,3 millioner granplanter viser stor aktivitet i Østfoldskogen. En tredel av det produktive skogarealet i fylket er under ressurskartlegging. Tilskudd til tettere planting og gjødsling av skog for å binde klimagasser brukes fullt ut i fylket. Våre satsinger innen næringsutvikling gir økt aktivitet i Østfoldlandbruket. Det er god dialog med kommunene og landbruksnæringa. Kurs og faglig oppdatering for kommunal landbruksforvaltning prioriteres. 

Hovedprioriteringer innen samfunnssikkerhet og beredskap har i 2018 vært gjennomføring av øvelsen Trident Juncture. Det har krevd store ressurser både å støtte mottak og transport av militært materiell og å delta i spilløvelsen om totalforsvaret. Utbyttet har vært økt kunnskap om sivil-militært samarbeid i Østfold. Embetet oppnådde gode resultater knyttet til øvelsen Trident Juncture og den krevende skogbrannsituasjonen i 2018. Disse hendelsene har sammen med sammenslåingsprosessen for de 3 embetene krev mye ressurser og til en viss grad påvirket annet ordinært samfunnssikkerhetsarbeid.

Hobøl kommune ble utmeldt av ROBEK-registeret i 2018. Det gjenstår da bare en kommune i Østfold, Halden kommune. Halden legger opp til utmelding i 2019.

Effektiv, tidlig og tydelig medvirkning i samfunnsplanleggingen har også i 2018 vært et viktig område for Fylkesmannen i Østfold. Med knappe ressurser tilgjengelig har vi prioritert samarbeidet med de andre planaktørene i konkrete saker og fra vår side lagt særlig vekt på jordvern, samordnet bolig-, areal- og transportplanlegging, klima, naturmangfold, samfunnssikkerhet og barn og unges interesser.  

Vi er positive til utbyggingen av dobbeltsporet for jernbanen gjennom Østfold. Omfanget av inngrepene og varigheten av anleggsarbeidet gjør at det er mange problemstillinger som må avklares innen både arealbruk, naturmangfold og forurensninger. Vi ønsker å legge til rette for at Bane Nor skal kunne holde fremdriften og har prioritert dette arbeidet høyt.

Vi prioriterer fortsatt arbeidet med frivillig skogvern høyt. I løpet av 2018 er flere områder med stor verneverdi sikret for ettertiden og flere gode områder er i prosess med sikte på vern kommende år. Mange etablerte verneområder i Østfold forutsetter aktiv skjøtsel som gjennomføres i samarbeid med SNO, grunneiere og kommuner.

I arbeidet med utsatte barn og unge har vårt tverrfaglige samordningsteam barn og unge i 2017 og 2018 gjennomført fokusgruppeintervjuer med kommunene i Østfold. Samtalene omhandler kommunens arbeid med utsatte barn og unge. (Kommunens etterlevelse av barnekonvensjonen jf. Sjumilssteget.) Flere kommuner har nå økt fokus på tverrfaglig organisering og barneperspektiv i planer. Vi registrerer også at kommunene i økende grad gjør konkrete og individuelle barnets beste-vurderinger og at barn høres, særlig på systemnivå.

Arbeidet med den desentraliserte ordning for kompetanseutvikling i skolen er godt i gang. Vi har lagt til rette for etableringen av et samarbeidsforum, og forumet har utarbeidet langsiktige utviklingsplaner basert på de lokale kunnskapsbehovene. I løpet av 2019 skal alle skoleeiere som er omfattet av oppfølgingsordningen ha satt i gang kvalitetsforbedrende tiltak.  I 2018 etablerte vi strukturer for den regional ordning for barnehagebasert kompetanseutvikling. Dette ble gjort i samarbeid med FMBU og FMOA. I løpet av 2019 skal samarbeidsforumet ha iverksatt en kompetanseutviklingsplan som dekker kompetansebehovet i barnehagene i fylkene.

1.3 Sentrale forhold internt og eksternt som har hatt betydning for oppnådde resultater

Omstillingsarbeidet har vært ressurskrevende for alle avdelinger og staber i 2018. På vergemålsområdet har en bedre ressurstilgang enn året før vært av stor betydning for at vi har bedret oppgaveløsningen. 

Generelt har vi fortsatt vårt fokus på saksbehandlingstidene, og prioritert oppgaveløsningen deretter. Sykefravær og flere fødselspermisjoner i løpet av året, i tillegg til omstillingsarbeidet, har likevel bidratt til at vi mot slutten av året registrerer økte restanser på de fleste av fagområdene våre. Mengden av innsynskrav og klager på innsynsvedtak etter offentleglova er fortsatt økende.

Prioritering av arbeid med erstatningsordningene etter avlingssvikt i jordbruket grunnet tørken, har gått på bekostning av blant annet kontroll og forvaltning innen andre tilskuddsordninger i landbruket.

Våre oppgaver knyttet til medvirkning i samfunnsplanleggingen forutsetter krevende avveininger i spenningsfeltet mellom fag, nasjonale og lokale interesser. Enkelte sakskomplekser kan strekke seg over mange år, og saksfeltet følger typisk en fire-års syklus. Oppgavene må løses av personell med riktig kompetanse, erfaring og personlig egnethet. Vi opplever at vi i 2018 har hatt denne kompetansen, men fagmiljøet er lite og sårbart og det er vanskelig å omprioritere internt i perioder med høyt press på saksbehandlingen.

Vi har også i 2018 hatt kapasitetsutfordringer innenfor prioriterte oppgaver etter forurensingsloven. Dette har særlig gått utover omfanget av tilsyn og veiledning av kommunene. Vi har også i noe omfang måttet kjøpe konsulentbistand til oppgaver som burde kunne vært løst med egne ressurser. Pågående sammenslåingsprosess har i kombinasjon med annet fravær medført at vi ikke har fått utnyttet inntektspotensialet i gebyrordningen på feltet og en stilling har blitt stående ubesatt. Vi mener imidlertid at de sakene vi får løst er blitt gjennomført på en god og effektiv måte.  

På barnehage- og utdanningsområdet har arbeidet med håndhevingsordningen krevd mye ressurser. Vi har en stor saksmengde på dette området i Østfold og har prioritert dette arbeidet i 2018. Vi har i 2018 også igangsatt 2 hendelsesbaserte tilsyn knyttet til skolemiljø og inkludering og 1 hendelsesbasert økonomisk tilsyn i en privat barnehage. Summen av dette har ført til manglende måloppnåelse i antall tilsynspoeng i 2018.

Endring av trusselbildet, økt fokus på totalforsvaret og forberedelse og gjennomføring av Trident Juncture har preget arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i 2018. Det er utfordrende å gjennomføre nødvendige regionale prosesser for sikre nødvendig sivilt-militært samarbeid i det nye totalforsvaret uten ekstra ressurser og vi er ikke i mål med dette arbeidet. Året 2018 var ellers preget av flomberedskap om våren og arbeid med skogbrannberedskap gjennom en lang sommersesong. Dette bidro i noen grad til nedprioritering av annet ordinært arbeid i 2018.

1.4 Andre forhold

Fylkesmannen hadde ansvar for program og tilrettelegging av tre kongelige besøk i Østfold i 2018:

  • 18. januar 2018 - H.K.H. Kronprinsen besøkte Borregaard fabrikker i Sarpsborg og Vang skole i Rygge.
  • 15. februar 2018 - H.K.H. Kronprinsessen besøkte Isegran i Fredrikstad.
  • 7. mars 2018 - Prinsesse Märtha Louise besøkte Kurland barneskoles avdeling Regnbuen i Sarpsborg.

I tillegg hadde Fylkesmannen ansvaret for tilrettelegging og program for Høyesteretts besøk i Østfold 24.-26. september 2018.

Sted, dato og fylkesmannens signatur

Moss, den 26. februar 2019

Trond Rønningen (sign.)

2 Introduksjon til embetets hovedtall

2.1 Embetet og samfunnsoppdraget

Fylkesmannen er statens representant i fylket og har ansvar for å følge opp vedtak, mål og retningslinjer fra Stortinget og Regjeringen. Embetets samfunnsoppdrag er hovedsakelig gitt gjennom Fylkesmannsinstruksen, fastsett ved kgl. res 7. august 1981, endret ved kgl. res 10. november 1988 og 6. juli 1999, og Instruks for fylkesmannens og Sysselmannen på Svalbards arbeid med samfunnssikkerhet, beredskap og krisehåndtering, fastsatt ved kgl. res. 19. juni 2015.

Styringen av Fylkesmannsembetet bygger på at ansvaret for virksomheten er delt mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og oppdragsdepartementene. KMD har det administrative etatsstyringsansvaret for fylkesmannen, i tillegg til å ha samordningsansvaret overfor de øvrige departementene som legger oppgaver til Fylkesmannen. KMD har også rollen som fagdepartement på noen saksområder. Det enkelte fagdepartement har finansieringsansvaret for oppgaver innen eget saksområde. Likeledes har de direkte faglig instruksjonsmyndighet overfor Fylkesmannen innen vedkommende departements saksområde. Den enkelte fagstatsråd er konstitusjonelt ansvarlig overfor Stortinget på sine fagområder hvor oppgaver er lagt til Fylkesmannen, jf. Fylkesmannsinstruksen.

Fylkesmannen utfører også enkelte oppgaver for kongehuset og Stortinget.

Grunnlaget for Fylkesmannens arbeid ligger i de oppgavene som embetene skal løse i henhold til lover, forskrifter og særlige politiske prioriteringer i de årlige styringsdokumentene. Fylkesmannens faste og lovbestemte oppgaver beskrives i virksomhets- og økonomiinstruksen, mens tildelingsbrevet gir føringer for årlige prioriteringer og styringskrav.

Bevilgning og finansiering
Fylkesmannens faste oppgaver finansieres over det felles budsjettkapitlet 0525. Finansieringen skjer i hovedsak gjennom overføring av midler fra departementenes fagkapitler til kap. 0525 i tråd med gjeldende finansieringsordning for Fylkesmannen.

Det fagdepartementet som har instruksjonsmyndighet på et område har også ansvaret for ressurssituasjonen der. Dette ansvaret omfatter nye oppgaver som legges til Fylkesmannen, men også endringer i eksisterende oppgaver, samt endringer i underliggende behov som for eksempel når flere klagesaker gjør at arbeidsmengden øker. Kontorer og støttefunksjoner som IKT, arkiv, personal, regnskap mv er en forutsetning for at arbeidsoppgavene kan utføres på de ulike fagområdene. Finansieringsansvaret til oppdragsgiverne omfatter således en forholdsmessig andel av administrative kostnader i Fylkesmannsembetene.

Fylkesmannens myndighets- og ansvarsområder

Iverksetter av nasjonal politikk i fylket
Fylkesmannen skal som sektormyndighet medvirke til iverksetting av nasjonal politikk. Dette gjøres gjennom veiledning, dialog og tilsyn med kommunene, fylkeskommunene, innbyggere og berørte virksomheter.

Samordningsmyndighet
Fylkesmannen skal bidra til å samordne, forenkle og effektivisere den statlige virksomheten i fylket. Fylkesmannen skal ta samordningsinitiativ i fylket overfor andre statlige virksomheter og andre aktører der det er aktuelt, for å sikre at nasjonale mål nås på tvers av nivå og sektorer, og for å sikre samordning av statens styring av kommunene.

Rettsikkerhetsmyndighet
Fylkesmannen er klagemyndighet for kommunale enkeltvedtak og vedtak gjort i spesialisthelsetjenesten, og er tilsynsmyndighet etter særlovgivingen. I tillegg har Fylkesmannen førstelinjeansvaret på flere områder. Fylkesmannen skal sikre likebehandling og rettsikkerhet for alle parter i sin forvaltning av lover og forskrifter.

Informasjon, kunnskapsinnhenting, initiativ for forslag
Fylkesmannen skal holde regjeringen og sentraladministrasjonen orientert om viktige spørsmål i fylket. Fylkesmannen skal ta de initiativ som er påkrev, og fremme forsalg til løsninger i den utstrekning fylkesmannen finner det formålstjenlig. Fylkesmannen skal formidle informasjon til kommunale, fylkeskommunale og statlige organ om forhold som antas å berøre deres virksomhet.

Fylkesmannen er et ordinært statlig forvaltningsorgan.

Samarbeid med andre
Fylkesmannen formidler nasjonale satsninger, og er pådriver for samordning på velferdsområdet, og bidrar til å utvikle helhetlige velferdstjenester gjennom mange aktiviteter, nettverk og kontakter med kommuner og statlige instanser. I arbeidet med statlige satsninger har vi etablert et bredt, forpliktende samarbeid med statlige instanser gjennom Velferdspiloten, for at kommunene i Østfold skal kunne møte en "samlet stat".

Ved landsomfattende tilsyn har vi et etablert samarbeid med andre embeter. For spesialisthelsetjenester med Hedmark og Oppland, og for barnevern med Oslo og Akershus, Oppland og Hedmark.

På barnehage- og utdanningsområdet samarbeidet vi med fire andre fylker. Nettverket besto av Fylkesmannen i Oslo og Akershus, Buskerud, Vestfold og Telemark. Samarbeidet var både på saksbehandlernivå og på ledernivå. Vi samarbeidet på blant annet på barnehageområdet, utdanningsområdet og med analyse/GSI/Basil.

Vi har etablert et faglig forum for å oppnå  best mulig kvalitet i integreringsarbeidet og legge til rette for helhetsløsninger i kommunene. Samarbeidet er et nettverk på tvers av kommuner og ulike fagområder, der programrådgivere og flyktningkonsulenter i kommunen og ansatte i voksenopplæringen deltar.

I de skolefaglige- og barnehagefaglige nettverkene samarbeider vi med skoleeiere og barnehagemyndigheten. Dette samarbeidet er viktig og nyttig for å gi informasjon om statlige strategier og regelverket, og for å innhente kunnskap om skole- og barnehage-Østfold. Vi har også etablert et samarbeid med PPT i et eget nettverk.

Innen det juridiske fagområdet har avdelingens samarbeid med andre embeter i 2018 hovedsakelig vært knyttet til sammenslåings-/omstillingsarbeidet. Det har vært løpende kommunikasjon og samarbeid mellom fagpersonene på de ulike fagområdene hos FMOA, FMOS og FMBU. 

Vi samarbeider med Fylkesmannen i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Vestfold om GISoppgaver knyttet til Fylkesmannens saksbehandling og oppgaveløsning. Samarbeidet gir en mer robust og effektiv løsning av disse oppgavene og gir godt grunnlag for både teknisk og faglig utviklingsarbeid på tvers av embetene.

Vi har også samarbeidet med Østfold fylkeskommune om fylkesplanen og sammenhengen mellom fylkesplan og fylkesROS og forebyggende samfunnssikkerhet i planleggingen.

Samarbeidsnettverket "KlimaØstfold" er en viktig arena for samarbeid og dialog om kommunale klimatiltak. Innenfor vannforvaltningen er vannområdeorganiseringen en svært viktig ressurs for kunnskapsinnhenting om miljøtilstanden i fylket og samordning av vannmiljøovervåkningen.

Fylkesmannen prioriterer fast deltakelse i regionalt planmøte (planformum) og opplever at dette er en effektiv arena for tidlige og tydelige avklaringer i potensielt konfliktfulle saker.

På landbruksområdet deltar vi i Landbruksdirektoratets og Landbruks- og matdepartementets ulike fagnettverk. I tillegg er det innen de fleste fagområder samarbeid mellom Fylkesmennene i Østfold, Oslo og Akershus og Buskerud, og på noen områder bilateralt samarbeid med Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Innen næringsutvikling er Partnerskapet mellom Fylkesmannen, Fylkeskommunen, Innovasjon Norge, kommunene og næringsorganisasjonene godt fungerende. De nevnte samt Norsk landbruksrådgivning er viktige samarbeidspartnere i ulike sammenhenger. Særlig i planarbeidet er det godt samarbeid med
Fylkeskommunen og Statens vegvesen. Det avholdes to årlige samarbeidsmøter med Mattilsynet. Fylkeskonservatoren er nær samarbeidspartner i arbeidet med nasjonalt utvalgte kulturlandskap i jordbruket (UKL). Vannområdene, vannregionen og BaneNOR er andre samarbeidspartnere.

2.2 Organisasjon og ledelse

Organisasjonskart for Fylkesmannen i Østfold pr. 31.12.2018

Hovedfokus i 2018 har i stor grad omhandlet arbeidet med omstilling, jf. sammenslåing av de tre embetene FMOS, FMOA og FMBU fra 01.01.2019 i tillegg til ordinære driftsoppgaver.

Det har i løpet av 2018 vært endringer i embetets ledelse, som følge av at medarbeidere har sluttet/pensjon. Espen Pålsrud var fra 1. september til 31. desember konstituert som assisterende fylkesmann, Unn Elisabeth West var fra 1. januar til 31. desember konstituert som direktør for Barnehage- og utdanningsavdelingen og Janne Rosli Lindström var fra 1. oktober til 31. desember konstituert som direktør for administrativ stab.

2.3 Presentasjon av utvalgte nøkkeltall

Eventuelle kommentarer til nøkkeltallene fremkommer som kommentarer til den enkelte tabell.

2.4 Andre forhold

Vi har også i 2018 gjennomført kvalitativ medieanalyse for å skaffe oversikt over embetets medieeksponering. Medieanalysen viser hvilke saksområder som har blitt omtalt, og hvordan sakene og embetet fremstilles i mediene.

Fylkesmannen i Østfold er i løpet av 2018 omtalt i 2.128 oppslag i lokalmedier. Dette er en økning på 6 prosent fra 2017. PR-scoren, som er et mål på kvalitet i medieomtalen, var i 2017 2,7 og i 2017 2,3. Skalaen går fra -10 -10, og en score på 2,3 er fortsatt et bra resultat, og nedgangen fra 2017 må vurderes som marginal. Årsaken til nedgangen skyldes at den positive omtalen går noe tilbake, og at den potensielle rekkevidden for oppslagene i antall lesere er 9 % lavere enn i 2017. Den totale spredningen for omtalen i både riksmediene og lokalmediene samlet, ble i 2018 på 125,4 millioner potensielle lesere, seere og lyttere.

De tre største temakategoriene er miljøvern (27 %), juridisk (26%) og helse- og sosial (19%), som til sammen står for 72 % av den totale omtalen i lokalmediene. Av den totale omtalen av Fylkesmannen i lokalkildene er 54 prosent publisert på nett (1154 oppslag), 44 prosent i papiraviser (932 oppslag), og to prosent i etermedier (42 innslag). Totalt gir oppslagene i lokalmediene en potensiell spredning på 48,4 millioner potensielle lesere, seere og lyttere.

Totalt omtales Fylkesmannen i Østfold i 87 oppslag i riksmediene i løpet av 2018, mot 144 i 2017. Åtte prosent av omtalen er vurdert som positiv for Fylkesmannen, en nedgang på ni prosentpoeng sammenlignet med fjoråret. Totalt gir oppslagene i riksmediene en potensiell spredning på 77 millioner potensielle lesere, seere og lyttere. Av den totale omtalen av Fylkesmannen i rikskildene er 62 prosent publisert på nett (54 oppslag), 29 prosent i papiraviser (25 oppslag), og ni prosent i etermedier (8 innslag).

82 prosent av omtalen er nøytral og ti prosent er vurdert som negativ omtale. Den negative omtalen er knyttet til temaene helse og sosial og landbruk og mat. Den positive omtalen kommer i forbindelse med helse og sosial samt miljøvern. Mye av den nøytrale omtalen er knyttet til fylkessammenslåingen.

Etter at Fylkesmannen fikk rollen som førsteinstans i mobbesaker, har antall medieoppslag knyttet til mobbing i skolen økt. I 2018 var 64 oppslag knyttet til mobbesaker og behandling av disse. Oppslagene får en spredning til om lag 1,7 millioner potensielle lesere, lyttere og seere. Majoriteten av omtalen er vurdert som nøytral omtale, og dette henger i stor grad sammen med en lav grad av synlighet for Fylkesmannen.

Mest omtale kommer i januar, november og desember. I januar er resultatene fra elevundersøkelsen som genererer mest omtale, i tillegg til en elev fra Moss som angivelig ble mobbet ut av skolen. I november og desember er det saken om Fredrikstad kommune og behandlingen av en mobbesak som får mest oppmerksomhet. I november får Fylkesmannen også oppmerksomhet rundt økningen i antall mobbesaker.

3 Årets aktiviteter og resultater

3.1 Redegjørelse for, analyse og vurdering av oppnådde resultater

Hovedmål 1 - Nasjonal politikk skal være kjent og iverksatt i fylket

Fylkesmannen i Østfold har god kontakt og god dialog med kommunene og andre offentlige aktører i fylket. Medieanalysen viser at Fylkesmannen ofte omtales i media og at omtalen oftest er nøytral eller positiv. Fylkesmannens aktivitet overfor kommuner og sektorer har bidratt til at nasjonal politikk er godt kjent i fylket. Det er avholdt kommunemøter mellom Fylkesmannens ledergruppe og politisk og administrativ ledelse i seks kommuner i 2018. Her er statlig politikk formidlet og drøftet med kommunen.

Fylkesmannen har utarbeidet Østfoldrapport for 2018. Østfoldrapporten er Fylkesmannens viktigste dokument for en samordnet fremstilling av statlig politikk. Rapporten er sammen med de seks årlige kommunemøtene med kommuneledelsen, kommunekonferansen for rådmenn og ordførere, fornyingskonferansen «Beat for beat», statsetatsjefsmøtet, fylkesberedskapsrådet og samordningsmøtene med statlige og kommunale tilsyns- og kontrollaktører, de viktigste kanalene for samlet formidling av statlig politikk.

Vi har i 2018 hatt god dialog med kommunene som skal slå seg sammen. Vi har veiledet kommunene i inndelingslovens bestemmelser og formidlet kontakt med overordnede myndigheter i sammenslåingsprosessene.

I løpet av 2018 er Hobøl kommune utmeldt av ROBEK-registret. Antall kommuner i registeret i fylket er nå kun én, Halden, som legger opp til utmelding i 2019.

Vi benytter KOSTRA-data aktivt i kommunedialog og veiledning, og kvaliteten på dataene er god.

Endring av trusselbildet, økt fokus på totalforsvaret og forberedelse og gjennomføring av Trident Junction har preget arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i 2018. Det er utfordrende å gjennomføre nødvendige regionale prosesser for sikre nødvendig sivilt-militært samarbeid i det nye totalforsvaret uten ekstra ressurser og vi er ikke i mål med dette arbeidet. Vi har for øvrig prioritert kommunerettet innsats med samfunnssikkerhet og beredskap. Vår vurdering er at kommunene har utviklet bedre beredskap og har styrket innsatsen på forebygging. Den samlede innsatsen er i større grad preget av mer helhet ved at samfunnssikkerhet er bedre integrert i planleggingen etter plan- og bygningsloven og at kravene i sivilbeskyttelsesloven om helhetlig arbeid følges bedre opp.

Helse- og sosialavdelingen har formidlet regelverksforståelse og faglige normer som tilsynsmyndighet og i behandling av enkeltsaker som angår befolkningens rettigheter på fagområdene barn og familiesaker/barnevern, NAV-sosiale tjenester og helse og omsorg. Vi formidler nasjonale satsninger og er pådriver for å utvikle helhetlige velferdstjenester gjennom mange aktiviteter, samarbeidsarenaer og nettverk, fra møter, kurs og konferanser til råd og veiledning ved enkelthenvendelser. I 2018 har det vært en betydelig innsats knyttet til å samordne statlige virkemidler på velferdsområdet gjennom det tverrfaglige og tverretatlige arbeidet med "Velferdspiloten".

Vi utfører rollen som tilsynsmyndighet og myndighet i enkeltsaksbehandling innenfor fagområdene i barnehage, skole, SFO, deltakere i introduksjonsprogram og voksenopplæring. Vi formidler nasjonale satsninger og er pådriver for å utvikle helhetlige tjenester gjennom mange aktiviteter, som spenner fra møter, kurs og konferanser til råd og veiledning ved enkelthenvendelser og i kontaktnettverk.

Vi har jobbet målbevisst for å informere om og implementere gode rutiner på håndhevingsordningen kap. 9A skolemiljø i sektoren. Vi har formidlet endringene i regelverket til skoleeiere og skoleledere gjennom konferanser, møter, saksbehandling, tilsyn og veiledningssamtaler.

Gjennom vår klagesaksbehandling på ulike fagområder er vi godt kjent med hvordan fylkets kommuner praktiserer regelverket, og også hvilke utfordringer de står overfor. I 2018 har vi prioritert å gi  veiledning og informasjon basert på henvendelser vi har fått direkte fra enkeltkommuner, samt ut fra behov vi har sett gjennom vår løpende saksbehandling. I et år som har vært preget av embetets omstillingsarbeid har det å arrangere vår årlige fagsamling for kommunene på plan- og bygningsrettens område vært nedprioritert. 

Landbruksavdelingen har god dialog med kommunene og næringa. Gjennom flere møteplasser, kurs for både forvaltning og næring og dialogmøter blir styringssignaler formidlet. Alle kommuner er tilbudt "hurtigkurs" i jordvern for politikere, som oppfølging av nasjonal jordvernstrategi. Med et kontinuerlig fokus på oppbygging av kompetanse i kontrollarbeidet ser vi at kommunene i større grad tar i bruk de virkemidler som forskriftene hjemler.

Innenfor naturforvaltningen holder vi generelt god progresjon på prioriterte saksområder, blant annet skogvern, verneområdeforvaltningen og bekjempelse av fremmede skadelige arter. 2018 har vært et krevede år i vannforvaltningen blant annet som følge av en lang periode med usikkerhet rundt ansvarsfordelingen mellom forvaltningsnivåene. Vi har allikevel  gjennomført nødvendig kvalitetssikring og ajourføring av de miljøfaglige databasene på området. Innenfor forurensing har vi prioritert lovpålagt saksbehandling og avslutning av pågående saker, herunder er det lagt betydelig innsats i arbeidet med avfallsplaner i havner. Ut over ette har vi dessverre ikke oppnådd å ta inn
på tidligere etterslep som planlagt.

Hovedmål 2 - Statlig virksomhet på regionalt nivå skal være godt samordnet og legge til rette for gode helhetsløsninger

Fylkesmannen i Østfold har innenfor rammene av departementenes spesifikke sektorstyring og økonomiske føringer bidratt til samordning av statlig virksomhet og gode helhetsløsninger i fylket. Østfoldrapporten er Fylkesmannens viktigste dokument for en samordnet fremstilling av statlig politikk. Rapporten er sammen med seks årlige kommunemøter med kommuneledelsen, kommunekonferansen for rådmenn og ordførere, fornyingskonferansen «Beat for beat», statsetatsjefsmøtet, fylkesberedskapsrådet og samordningsmøtene med statlige og kommunale tilsyns- og kontrollaktører, de viktigste kanalene for samordning.

Fylkesmannen har hatt egne møter med andre statlige tilsynsaktører og kommunerevisjonen for å samordne og få oversikt over planlagte tilsynsaktiviteter.

Embetet viderefører erfaringene fra prosjektet «økt bosetting av flyktninger» gjennom samarbeidsgruppe for velferd og utvikling. Vi opprettholder dermed et bredt samarbeid på velferdsområdet gjennom å samordne ressurser og innsats for utsatte grupper. Fylkesmannen, IMDi Øst, Bufetat Øst, Østfold fylkeskommune, NAV Østfold, Husbanken Øst og Høgskolen i Østfold har inngått et forpliktende samarbeid om Velferd og utvikling for perioden 2017-2018. Avtalen har som mål at alle innbyggere får et helhetlig bolig- og tjenestetilbud i tråd med sine behov, og at kommunene opplever at regionale myndigheter er samordnet i Østfold. I løpet av høsten har to kommuner startet arbeidet, og flere har meldt sin interesse for å delta. Målet er videre å få innspill til endringer også i statlige regler og ordninger.

Fylkesplanen for Østfold legger opp til en forsterket innsats rundt de fire velferdspilarene bolig, arbeid, utdanning og helse. Mange av Østfolds folkehelseutfordringer må løses i partnerskap med regionale myndigheter og kommunene.

Vi har videreført det regionale samarbeidet med embetene i Hedmark og Oppland om landsomfattende tilsyn med spesialisthelsetjenesten, med oppfølging av tema sepsisbehandling, og i tillegg nytt tema spesialisthelsetjeneste rus og psykisk helse. Vi har også videreført samarbeidet med embetene i Oslo og Akershus, Hedmark og Oppland om landsomfattende tilsyn på barnevernområdet.

Embetet har hatt et tverrfaglig samordningsteam for utsatte barn og unge for å følge opp Barnekonvensjonen og den tverrdepartementale satsningen "0-24". Målet er å koordinere nasjonale mål og tiltak og styrke arbeidet i kommuner og fylkeskommune for å gi et helhetlig og samordnet tjenestetilbud til barn og unge for å forebygge frafall i skolegang og hindre utenforskap. Vårt tverrfaglige samordningsteam barn og unge har i 2018 videreført fokusgruppeintervjuer med kommunene. Alle kommunene i Østfold har deltatt i Sjumilssteget og fokussamtalene er en oppfølging av dette arbeidet. I 2017 besøkte vi 6 kommuner og i 2018 har vi besøkt 5 kommuner. Samtalene omhandler kommunens arbeid med utsatte barn og unge. (Kommunens etterlevelse av barnekonvensjonen jf. Sjumilssteget.)

Vi har videreført arbeidet med Faglig forum for å opprettholde fokus på kvaliteten i integreringsarbeidet og legge til rette for helhetsløsninger i kommunene. Faglig forum er et nettverk på tvers av kommuner og ulike fagområdene som jobber med integreringsarbeidet i kommunen. Det Faglige forumet består av programrådgivere og flyktningkonsulenter i kommunen og ansatte i voksenopplæringen.

Embetets tverrfaglige "Inn på tunet-gruppe" arrangert to inspirasjonsseminar for kommunene for å vise Inn på tunet som et aktuelt tiltak innen dagaktivitetstilbud for personer med demens. Gruppa arrangerte også en fagdag for skoleeiere i Østfold, hvor tema var alternative læringsarenaer i skolen, med Inn på tunet som et eksempel. En tverrfaglig studietur for aktuelle Fylkesmannsansatte gikk til tre Inn på tunet-gårder i fylket.

Landbruksavdelingen har god kontakt med Mattilsynet. Det gjennomføres minst to kontaktmøter i året. Vi har også kontakt gjennom arbeid med blant annet dyrevelferdsaker.

Den regionale samhandlingen innen planleggingen etter PBL i Østfold er viktig og fungerer godt på tvers av sektorer og myndighetsnivåer. Dette bidrar til at interessekonfliktene kommer på bordet, og at vi i de fleste tilfellene finner løsninger i den tidlige fasen av planleggingen

Hovedmål 3 - Rettssikkerhet skal være ivaretatt på en enhetlig måte i fylket og på tvers av embetene

Også i 2018 har vi jobbet hardt og målrettet for å holde saksbehandlingstidene på et så akseptabelt nivå som mulig. Spesielt på rettshjelpområdet og vergemålsområdet betyr det mye for rettssikkerheten for svært mange at sakene behandles raskt. Som forventet har en del ressurser gått med til nødvendig omstillingsarbeid i 2018. Det er vår vurdering at rettssikkerheten likevel har vært godt ivaretatt gjennom hele året. På rettshjelpområdet har vi vært helt ajour hele året, og på vergemålsområdet oppfyller vi målkravene på de aller fleste sentrale punkter. Økt ressurstilgang på vergemålsfeltet i forhold til året før har hatt avgjørende betydning i så måte. Det er likevel slik at det har vært nødvendig å nedprioritere enkelte viktige oppgaver her mer enn ønskelig, for eksempel mer utadrettet informasjonsarbeid og tverrfaglig samarbeid.

I arbeidet med klagesakene etter plan- og bygningsloven har saksbehandlingstiden økt noe, og vi overskrider fristene i flere saker. Overskridelsene er generelt ikke store, og har derfor ikke hatt så store konsekvenser for rettssikkerheten.

Omfanget av klagesaker etter offentleglova er fortsatt stort, og det er utfordrende å overholde de korte fristene som er forventet fra Sivilombudsmannens side. Enkeltkommuner melder også om store utfordringer knyttet til tidsnok håndtering og riktig praktisering av loven.

Generelt går vi inn i det nye embetet med god kontroll på saksbehandling og restanser på fagområder som klage på plan- og bygg, offentleglov, samt på kommunalrettsområdet og enkeltsakene etter rettshjelplov og vergemålslov.  

I oppdraget på NAV/sosial-, familie- og helse- og omsorgsområdene har rettssikkerhetsarbeidet høy prioritet. Det ivaretas gjennom tilsyn, klagesaksbehandling og mye råd og veiledning på alle fagområdene. Oppdraget omfattende og sammensatt, og vi må prioritere innenfor knappe ressurser. På flere saksfelt har vi gjennom flere år hatt god kontroll - det gjelder NAV/sosial, separasjon og skilsmisser, førerkortsaker og klagesaker barnevern. I løpet av 2018 har vi også behandlet de fleste HOL kap 9 saker innenfor frist. Men vi har fortsatt en restanseproblematikk på tilsynssaker innen helse- og omsorg, og noe på barnevern, og i løpet av året har vi også fått en økt restanse på rettighetssaker innen helse og omsorg. Målkrav for planlagt tilsyn er innfridd for sosiale tjenester og spesialisthelsetjenester, men ikke for tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester. Landsomfattende tilsyn er prioritert foran egeninitiert tilsyn. Tilsyn i barneverninstitusjoner har høy prioritet, men noe lavere dekning enn målkrav, basert på jevnlige risiko- og sårbarhetsvurderinger. Vi har i 2018 økt oppfølgingen av kommunalt barnevern gjennom dialogmøter, i samsvar med oppdraget.

I 2018 har vi implementert barnekonvensjonen i saksbehandling av rettighetssaker, slik at dette temaet blir vurdert i saker der barn er berørt direkte eller indirekte.

Innen barnehage og utdanning er tilsyn, veiledning, klage- og saksbehandling de viktigste oppgavene for å ivareta rettsikkerheten og sikre en god regelverketterlevelse i sektor. Vi har gode og tverrfaglig sammensatte tilsynsteam med forutgående veiledning overfor skoleeier, skoler og barnehagemyndighet. Vi veileder og følger opp kommunene også i etterkant av tilsynene der det er behov for økt kunnskap og kompetanse på regelverket. Tilsynsobjektene velges etter en risikovurdering. Vi har fokus på å gjennomføre lærende tilsyn og snakker ikke om enten veiledning eller tilsyn, men veiledning og tilsyn.

I 2018 har vi i stor grad implementert barnekonvensjonen i saksbehandling og tilsyn. Det er fremdeles et behov for å veilede skoleeiere og barnehageeiere om at barnets beste vurdering skal synligjøres i alle saker, og at vi vurderer det i vår saksbehandling. Embetets arbeid med klarspråk er en viktig del av rettssikkerhetsarbeidet. Vi er opptatt av barnets stemme i alle saker som berører barn og unge.

Vi har et tett samarbeid på ledernivå i femfylkessamarbeidet. Det er i tillegg etablert flere fag-lag på tvers av embeter for å støtte opp om hverandre, sikre felles forståelse og kvalitet i saksbehandlingen og ved tilsyn.

I arbeidet med håndhevingsordningen har vi samarbeidet tett med andre embeter for å få til en enhetlig praksis på tvers av embetene. I fylket har vi samlet alle skoleeiere og skoleledere for å informere om regelverket slik at rettsikkerheten til elevene blir mest mulig enhetlig.

Vi har også i 2018 mottatt mange saker på området elevenes skolemiljø. Vi har også mange klager på spesialpedagogisk hjelp til barn i barnehage og fortsatt svært mange søknader om fritak fra taushetsplikten for ansatte i barnehage og skole.

Landbruksavdelingen prioriterer effektiv og korrekt lov- og tilskuddsforvaltning i sitt arbeid. Jurist følger opp alle klagesaker i lov- og tilskuddssaker i landbrukssektoren, samt saker hvor Fylkesmannen har vedtaksmyndighet som førsteinstans. Vi holder oss oppdatert om nyheter som kommer fra Landbruks- og matdepartementet og Landbruksdirektoratet. For å fremme god og enhetlig lov- og tilskuddsforvaltning er vi løpende i kontakt med landbruksforvaltningen i andre fylkesmannsembeter. Vi gir veiledning til de ansatte i kommunal landbruksforvaltning i lov- og tilskuddsforvaltning på møter, kurs, telefon og e-post.

I tillegg til å sikre at det fattes korrekte vedtak, bidrar våre kontroller til økt kunnskap i landbruksnæringa. Dette betinger at det også legges vekt på læring og dialog under kontrollene. Men noen kontroller er så omfattende og kompliserte at det er vanskelig å tilrettelegge for læring under kontrollbesøk eller samtaler. Eksempler på dette er driftsfellesskapsvurderinger under husdyrkonsesjonsregelverket, der det ofte er nødvendig å samle informasjon, systematisere, vurdere og konkludere i etterkant. Det er derfor vanskelig å uttale seg om enkeltelementer ved kontrollen før vi har oversikt over helhetsbildet. Vi ser at næringa legger merke til kontrollene som gjennomføres og resultatene av dem. Kontrollene har derfor god preventiv effekt.

Vi opplever at det stilles høye krav fra samfunnet til Fylkesmannens myndighetsutøvelse innenfor miljøvern, særlig knyttet til saker om inngrep i naturen, arealbruk og forurensning. Forventninger om rask avklaring i saker som berører nærmiljøkvaliteter og rammebetingelser for næringslivet legger press på saksbehandlingen og gjør det krevende å prioritere utviklingsoppgaver.

Embetets arbeid med klarspråk er en viktig del av rettssikkerhetsarbeidet. Vi vektlegger dette i klagesaksbehandlingen. Vi har egen språkprofil, klarspråkambassadører i alle avdelinger, og holder årlig en språkdag for ansatte for å øke kunnskapen om viktigheten av klart språk.


Hovedmål 4 - Fylkesmannen skal ta de initiativ som finnes påkrevd og holde sentrale myndigheter orientert om tilstanden i fylket og effekten av statlig politikk

Fylkesmannen har hatt god dialog med kommunal- og moderniseringsdepartementet om situasjonen i fylket, særlig i tilknytning til informasjonsmøtene om kommuneproposisjon og statsbudsjett. Det har vært viktig å formidle kommunenes situasjon frem til nå: Lave inntekter, svake økonomiske resultater i forhold til landsgjennomsnittet, samt vesentlige levekårsutfordringer.

Vi har også i 2018 hatt flere møter med Utdanningsdirektoratet. På disse samlingene gir vi både erfaringstilbakemeldinger og innspill til nasjonal myndighet. Vi opplever samlingene som nyttig både for å dele informasjon, men også for å sikre at statlig politikk følges opp på en likeverdig måte i de ulike embetene. Vi har god dialog med Utdanningsdirektoratet og melder inn problemstillinger der rettsstillingen er uavklart. Vi har brukt ulike virkemidler for å sikre en best mulig regelverksetterlevelse i sektor. Vi tar også direkte kontakt på ledernivå i kommunene når vi er spesielt bekymret for enkeltbarn for å få en raskere oppfølging i enkeltsaker. Det er fremdeles flere kommuner/skoler som ikke er i fullgod stand til å håndtere regelverket som gjelder skolemiljø. Endringene stiller både juridiske, pedagogiske og arbeidsmiljømessige krav til kommunene/skolene. Vi har i 2018 etablert gode rutiner for behandling av saker knyttet til håndhevingsordningen. Noen av rutinene ble revidert etter at veilederen fra Utdanningsdirektoratet ble klar i mai 2018. Mange av skolemiljøsakene er komplekse, krever et tverrfaglig arbeid på kommunalt nivå og har foregått over mange år i skolen før de meldes til oss. I møte med og i rapporteringene til Utdanningsdirektoratet informerer vi om tilstanden på området, som også ressursmessig er svært utfordrende.

3.1.1 Nasjonal politikk skal være kjent og iverksatt i fylket

3.1.1.1 En bærekraftig, trygg og fremtidsrettet samfunnsutvikling og arealbruk

Vi har hatt aktiv dialog med fylkeskommunen i arbeidet med ny fylkesplan. Spesielt har vi vektlagt samfunnssikkerhet i planleggingen. Risikobildet i Østfold ble belyst i ny fylkesROS i 2017, og dette arbeidet har vært koordinert med ny fylkesplan som ble vedtatt i august 2018. Forebyggende tiltak er innarbeidet som målsettinger og retningslinjer i den nye fylkesplanen. Fylkesmannen har også deltatt i arbeidsgrupper og gitt innspill innenfor klima og miljø, verdiskaping og kompetanse samt levekår og folkehelse.

Embetet samordner og koordinerer sine innspill til kommunale planer, og følger opp alle nasjonale satsninger på velferdsområdet med tiltak som er tilpasset vårt fylke, og som bidrar til å samordne ressursinnsatsen både internt mellom fagområder og med statlige aktører. Eksempler på dette er arbeidet med Velferdspiloten, der regionale sektormyndigheter bidrar til å løse kommunale velferdsutfordringer, og samarbeidet "0-24", et tverrfaglig og tverretatlig samarbeid for barn og unge.

Fylkesmannen i Østfold vektlegger hensynet til samordnet bolig- areal og transportplanlegging i vår dialog med kommunene. Dette ser vi som hensiktsmessig også for å ivareta, klima, jordvern og andre vernehensyn. Byutviklingen og spesielt å unngå vekst i privatbilismen er en utfordring som det arbeides med i alle deler av fylket. Vi opplever at kommunene og staten har sammenfallende målforståelse, men når det kommer til den fysiske planleggingen er det fortsatt et forbedringspotensial.

Vi har vært observatør i byutredningene og har forberedt oss på rollen som deltaker i statens forhandlingsutvalg om byvekstavtalen for Nedre Glomma regionen.

Vi opplever at det er økt oppmerksomhet rundt konsekvenser av planlegging på tvers av riksgrensen. Svinesundskommittén er pådriver for å etablere faste arenaer og forum rundt temaer som kystsoneplanlegging og næringsplaner. Kriterier for Espoo-notifisering vs. regional samhandling vil kunne komme opp som problemstilling i dette arbeidet.    

Som oppfølging av Stortingets vedtak av nasjonal jordvernstrategi og nasjonalt jordvernmål har vi tilbudt alle fylkets kommuner et "hurtigkurs" i jordvern for politikere. "Hvorfor jordvern, og kommunens ansvar og virkemidler for jordvern" er sentrale tema. Målet om å kurse alle kommuner i løpet av 2017 og 2018 ble dessverre ikke nådd. Vi er med i Interregprosjektet Coben (Delivering Community Benefits of Civic Energy) sammen med Østfold Fylkeskommune og flere europeiske partnere. Målet er å mobilisere til å ta i bruk mulighetene for lokal småskala energiproduksjon, videre å redusere bruk av fossil energi i landbruket og stimulere til samarbeid om fornybare energiløsninger. Prosjektet gir gode arenaer for samhandling og utvikling i Østfoldlandbruket.

Planprosesser – formidling av nasjonale og regionale hensyn (fra kapittel 3.1.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

FM har hatt dialog med og formidlet nasjonale og regionale hensyn til alle kommuner i fylket, og deltar aktivt i regionalt planforum.

Landbrukets arealressurser er ivaretatt i alle planprosesser.

Kommunale og regionale planer med tidlig medvirkning (fra kapittel 3.1.1.1.1.2 i TB)

Rapportere på

Andel relevante kommunale og regionale planer med tidlig medvirkning: 100 %.

Fylkesmannen har bidratt med tidlig medvirkning i alle relevante kommunale og regionale planer, både ved deltakelse i de regionale planmøtene der kommunene kan presentere sine planer og med skriftlige innspill til de enkelte planene.

Mekling i planer med uløste innsigelser (fra kapittel 3.1.1.1.1.3 i TB)

Rapportere på

Mekling i planer med uløste innsigelser: 100 %.

Vi har avholdt 4 meklinger i 2018. 2 ble løst og 2 ble sendt til KMD for behandling.

Meklingene gjaldt følgende planer:

- Detaljreguleringsplan for Huggenesskogen N3 i Rygge kommune - innsigelse fra fylkeskommunen. Innsigelse ikke løst. Sendt KMD som ikke tok innsigelsen til følge.

- Kommuneplanens arealdel 2018-2030 for Askim kommune - innsigelse fra Eidsberg kommune. Innsigelse ikke løst. Sendt KMD som ikke tok innsigelsen til følge.

- Detaljreguleringsplan for Åledalslinja - Ålekilen/Ørebekk i Fredrikstad kommune - innsigelse fra fylkeskommunen, Fylkesmannens miljøvernavdeling og Statens vegvesen. Innsigelsene trukket under visse forutsetninger.

- Kommuneplanens arealdel for Rømskog kommune 2018-2030. Innsigelse fra Fylkesmannens miljøvernavdeling. Innsigelsen trukket.

Reduksjon i omdisponering av dyrka jord (fra kapittel 3.1.1.1.1.5 i TB)

Rapportere på

Gradvis reduksjon i omdisponering av dyrka jord frem mot 2020, i tråd med  det nasjonale jordvernmålet.

Etter flere år med omfattende nedbygging av dyrka og dyrkbar jord i Østfold, viser Kostra-talla for 2015, 2016 og 2017 reduksjon i omdisponeringen i tråd med det nasjonale jordvernmålet.

Redusert KOSTRA-rapportert omdisponering for vedtatte reguleringsplaner er resultat av at det gjennom mange år er lagt inn lite nye arealer dyrka mark i kommuneplanene. Den positive utviklingen skyldes bl.a. Fylkesmannens oppfølging av det nasjonale jordvernmålet overfor kommunene og rekkefølgebestemmelser og arealkvoter i fylkesplanens arealstrategi. Arealstrategien var ferdig utarbeidet i 2008 og rekkefølgebestemmelsene sier at det i første planperiode – fram til 2023 – ikke skal legges inn nye arealer i kommuneplanene. I de neste to 12-årsperiodene har hver av fylkets fire regioner sine arealkvoter som kan legges inn i planene.

Alle kommuner har planprogram som redegjør for hvordan boligsosiale utfordringer (fra kapittel 3.1.1.1.1.6 i TB)

Rapportere på

Alle kommuner har planprogram som redegjør for hvordan boligsosiale utfordringer og løsninger skal ivaretas.

Dette er et av flere faste punkter i tilbakemeldingen på kommunale planer, og er ivaretatt gjennom samarbeidet i embetets Planlag.

I tillegg har embetet iverksatt et omfattende tverrfaglig og tverretatlig samarbeid i prosjektet Velferdspiloten, der regionale sektormyndigheter samlet vil bidra til å løse kommunenes velferdsutfordringer i Østfold. Dette er et samarbeid mellom Fylkesmannen i Østfold, Husbanken, Bufetat, NAV, Østfold fylkeskommune, IMDI og Høgskolen i Østfold. Samarbeidet bygger på en erkjennelse av at samarbeid på tvers er nødvendig for å samordne virkemidler og sikre kommunene helhetlig bistand til sitt utviklingsarbeid på velferdsområdet. Målet med piloten er å utvikle en metode for å løse komplekse velferdsutfordringer identifisert av kommunene selv.

De statlige planretningslinjene er lagt til grunn i alle relevante planer (fra kapittel 3.1.1.1.2.1 i TB)

Rapportere på

De statlige planretningslinjene er lagt til grunn i alle relevante regionale og kommunale planer.

De statlige planretningslinjene er lagt til grunn for vår behandling av regionale og kommunale planer. For de "fysiske" planene er det særlig lagt vekt på samordnet bolig-, areal- og transportplanlegging, strandsonen, jordvern, naturmangfold, skred og ras samt hensynet til barn og unges oppvekstsvilkår.

Vurdering av samfunnssikkerhet i plan (fra kapittel 3.1.1.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Alle planer etter plan- og bygningsloven er vurdert med hensyn til samfunnssikkerhet, herunder klimaendringer. 

Planer etter plan- og bygningsloven er vurdert med hensyn til samfunnssikkerhet og klimaendringer.

3.1.1.2 Informasjon og veiledning er tydelig og målrettet

Fylkesmannen gir informasjon og veiledning på mange ulike arenaer overfor skoleeiere, skoleledere, barnehagemyndighet, barnehageeiere og PPT. Informasjon og veiledning er tilpasset målgruppene. Spesielt fokus får endringer i lov og regelverk i tillegg til særskilte nasjonale fokusområder/satsninger. Vi er i tillegg lydhøre overfor tilbakemeldinger fra det sektor etterspør av veiledningsbehov. Vi har gjennomført veiledning på kommunenivå, men også på enkeltskoler der vi har sett et særskilt behov for det. Det gir de også positive tilbakemeldinger på. 

Veiledning i forbindelse med tilsyn, samt en til en, sikrer i enda større grad at veiledningen er målrettet. Tydeligheten sikres gjennom klart språk i skriftlig kommunikasjon og gjennom tilgjengelighet på telefon, samt rom for dialog på samlinger.

Fylkesmannen i Østfold har på både på våre nettsider, på samlinger, i de ulike nettverkene og ved direkte kontakt med skoleeierne hatt de statlige større satsningene på dagsorden for både skoleeier og barnehagemyndighet. Dette gjelder blant annet Desentralisert ordning for kompetanseutvikling, Kompetanse for mangfold, Læringsmiljøsatsningen og Realfagsatsningen. I den desentraliserte ordningen for kompetanseutvikling er det etablert et samarbeidsforum på fylkesnivå som består av skoleeiere, lokal UH-sektor og organisasjonene.  Vi har hatt en særskilt satsning på kompetanseheving og etterutdanning for PPT.

I 2018 har vi arrangert disse samlingene for barnehagesektoren: Mars: Hel dag for barnehagemyndigheten - Hovedtemaer: Økonomisk tilsyn og barnehagebasert kompetanseutvikling
April: Konferanse for eiere, myndighet og styrere - Temaer: Implementeringsarbeid, revidert kompetansestrategi og nytt i regelverket.
Juni: Halv dag for barnehagemyndigheten - Hovedtema: Barnehageloven § 19 g - tilrettelegging
Oktober: Hel dag for barnehagemyndigheten - Hovedtemaer: Barnehagemyndighetens rolle og tilsyn med rammeplanen.
Desember: Hel dag for barnehagemyndighet og skoleeier - Hovedtemaer: Veiledning av nyutdannete lærere, inkluderende barnehagemiljø, erfaringer fra Fylkesmannens tilsyn.

Fylkesmannen vurderer hva som er relevant informasjon på ulike samlinger. Dette diskuteres i intert, og vi forsøker å fange opp de behovene vi ser gjennom henvendelser, klagesaker og tilsyn. På spørreundersøkelser etter samlinger har vi sett at vi "treffer" med temaer og formidlingsform. Vi vurderer at jevnlig kontakt med sektor, samlinger med variert innhold, men alltid med formidling av statlig politikk og regelverk på agendaen, bidrar til at vår veiledning oppleves relevant, tydelig og målrettet.


Oppfølging av bhgmynd med bhgeiere som ikke har tatt i bruk rammeplan (fra kapittel 3.1.1.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle barnehagemyndigheter med barnehageeiere som ikke har tatt i bruk ny rammeplan, skal ha fått nødvendig oppfølging.

Fylkesmannen fortsatte i 2018 vår veiledningsvirksomhet knyttet til implementering av ny rammeplan. Møte med barnehagemyndigheten i mars omhandlet bl.a. barnehagebasert kompetanseutvikling, og her var implementering av rammeplanen en naturlig del. I april arrangerte vi en stor implementeringskonferanse med målgruppe eiere, styrere og myndighet. Høgskolen i Østfold startet i juni, på oppdrag fra Fylkesmannen, etterutdanning med tema implementering av rammeplanen. Alle våre tilbud har blitt godt mottatt, og har bidratt til at vi mener rammeplanen står høyt i bevisstheten i kommunene og barnehagene i Østfold.

I mai sendte Fylkesmannen ut en forespørsel til kommunene der vi ba om status på arbeidet. Resultatene viste at alle barnehagene i fylket har tatt i bruk ny rammeplan. Kommunene viste til mange aktiviteter der barnehagemyndigheten har vært aktiv i implementeringsarbeidet. De fleste kommunene har også deltatt på våre felles arenaer, og det var stor søkning til etterutdanningen ved Høgskolen. Ingen kommuner meldte behov for særskilt oppfølging fra oss, men det er stort ønske om fortsatt å løfte implementeringsarbeidet opp til felles arenaer for kommunene.

Implementering av rammeplanen vil naturlig være en del av kompetanseutviklingen som skal forankres i den regionale kompetanseordningen.

3.1.1.3 Fylkesmannen understøtter kommunenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap

Vi har god dialog med kommunene blant annet gjennom faste fagfora og gjennomføring av fagseminarer knyttet til flom, skogbrann, sikkerhet i det offentlige rom og atomberedskap. Vi har støttet øvingsaktivitet og opplæring i krisestøtteverktøyet DSB-CIM og involvering i TRJE18. sammen med tilsynsaktivitetene og den løpende dialogen er kommunenes beredskap styrket og med forståelse av dagens trusselbilde og utfordringer.

Kommunene har håndtert langvarig tørke, skogbranner og flom. Vi legger særlig vekt på behovet for å styrke samarbeidet mellom planmiljø og beredskapsmiljø i kommunene og oppfølging av naturrisiko og arealplanlegging. Videre er kommunenes rolle i totalforsvarssammenheng fokusert og med støtte til oppfølgingen av egenberedskap

Tilsyn med kommunal beredskapsplikt (fra kapittel 3.1.1.3.1.1 i TB)

Rapportere på

På bakgrunn av bestemmelser i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt, skal Fylkesmannen gjennomføre tilsyn med kommunal beredskapsplikt i ¼ av kommunene. Kommuner for tilsyn velges ut på bakgrunn av en vurdering av risiko og vesentlighet.

Det er gjennomført tilsyn i 6 kommuner i 2018.

3.1.1.4 Økt kunnskap om sosialtjenesteloven

Fylkesmannen har tilbudt opplæring til alle NAV- kontorene, felles for enkelte tema og individuelt tilpasset enkelte NAV- kontor og grupper av kontorer.

Alle NAV-kontor i fylket (fra kapittel 3.1.2.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle NAV-kontor i fylket har fått tilbud om opplæring i sosialtjenesteloven og forskrifter, med særlig vekt på aktivitetsplikt for personer under 30 år og kvalifiseringsprogram.

Alle kontor har fått tilbud om opplæring. 15 av 16 kontor har deltatt, ett kontor vi bli slått sammen med deltakende kontor i 2020 og har utstrakt samarbeid i forkant av dette.

Økt tilgjengelighet til de sosiale tjenestene. (fra kapittel 3.1.2.1.1.2 i TB)

Rapportere på

Økt tilgjengelighet til de sosiale tjenestene. Opplæringen skal vektlegge kravet om å gjøre individuelle vurderinger i den enkelte saken og at barneperspektivet i de sosiale tjenestene ivaretas.

Tilbud om opplæring til alle kontorer på veiledernivå, samt informasjon på NAV- leder møte. Det er også gitt særskilt opplæring til enkelt kontor etter tilsyn med individuell vurdering og barnefamilier spesielt.

Antall kommuner (fra kapittel 3.1.2.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen har fulgt opp kommuner der det gjennom tilsyn, klagesaksbehandling og annen veiledning er avdekket særlig utfordringer.

Fylkesmannen har fulgt tett opp kommuner hvor det er fastslått lovbrudd gjennom tilsyn med NAV- kontorene. Oppfølgingen har bestått i skriftlige tilbakemeldinger, møter og opplæring. I 2018 er fire kommuner fulgt opp på denne måten. Ytterligere to kommuner hadde i november og desember tilsyn hvor det også er avdekket lovbrudd. Begge kommunene er per 1.1.2019 fortsatt innenfor fristen til å legge frem planer for å rette forholdet.

I 2018 har vi hatt videre oppfølging av flere kommuner der det ved tilsyn utført før inneværende år var påvist brudd på lovkrav. Dette gjelder 2 kommuner med påviste lovbrudd på barnevernområdet og 7 kommuner med lovbrudd knyttet til helse- og omsorgstjenester. Oppfølgingen skjer gjennom skriftlige rapporteringer og tilbakemeldinger, oppfølging av planer, og møter med ansvarlige ledere for virksomhetene. I løpet av 2018 har vi imidlertid fått tilstrekkelig grunnlag for å avslutte alle tilsyn som var gjennomført før 2017, med unntak av en kommune som fortsatt følges opp for svikt i barneverntjenesten etter tilsyn i 2012. Vi avventer halvårsrapportering for andre halvår 2018 før vi kan vurdere om dette tilsynet kan avsluttes. Kommunen forventer at effekt av iverksatte tiltak vil vises i denne rapporten.

Vi følger fortsatt opp sepsistilsynet ved Sykehuset Østfold, men det er også en følge av at dette tilsynet var sist i rekken etter fastsatt plan fra Helsetilsynet.

3.1.1.5 Økt tilgjengelighet og kapasitet, samt styrket kvalitet i helse- og omsorgssektoren i kommunene

Vi mangler tallmessig oversikt over planer for tilgjengelighet og kapasitet. Likevel vet vi at alle kommuner har dette temaet på dagsorden. Demografiske endringer og behov for fagutvikling i velferdstjenestene har vært fast tema på embetets kommunemøter gjennom en årrekke. Overordnede signaler om satsningene på helse- og omsorgssektoren blir formidlet gjennom mange kanaler fra embetet til kommunene, i høringer til planarbeid, og ved fagtema på kontaktmøter og faglige nettverk og -samlinger, samt i nettartikler og annen informasjon til kommunene.

Satsningen "Leve hele livet" var tema på Fylkesmannens kommunekonferanse i november 2018, med foredrag fra statsråden, og i kontaktmøte for helse- og omsorgsledere i desember 2018 med bidrag fra statssekretæren.

Arbeidet med tilskuddsordninger på helse- og velferdsområdet er også i 2018 koordinert overfor kommunene, og det er gjennomført en felles tilskuddskonferanse i januar. Dette tiltaket er svært godt mottatt av kommunene, som ved en samlet presentasjon får god oversikt over statlige tilskuddsordninger og innspill til å se tiltak på tvers av tjenesteområder. Vi har fått anledning til å videreføre møtet i nytt embete Oslo og Viken, med videoformidling til de andre fylkene.

Kvalitet, tilgjengelighet og kapasitet i helse- og omsorgssektoren er avhengig av tilstrekkelig kvalifisert personell. Vi viser til redegjørelsen under samlet vurdering av det kommunale helse- og omsorgstilbudet i fylket knyttet til Omsorgsplan 2020. Vi har også merket oss en bekymring for mangel på helsesykepleiere i landet. Vi har ingen samlet oversikt over vårt fylke, men har mottatt informasjon om at Fredrikstad ved årsskiftet har 7 ubesatte årsverk for helsesykepleier. Det er stor søkning til denne videreutdanningen, og flere kommuner ønsker å øke antall nye årsverk gjennom styrket rammetilskudd. Men utviklingen tyder på at utdanningskapasiteten også bør økes.

Minst 70 % av kommunene (fra kapittel 3.1.3.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Minst 70 % av kommunene har politisk vedtatt planer for å møte fremtidens utfordringer på helse- og omsorgsfeltet, bl.a. kompetanse- og rekrutteringsplaner.

Vi har i økende grad presisert behovet for og forventningene til strategisk kompetanseledelse. Dette gjelder særlig på aktuelle kontaktarenaer vi har med kommuneledelsen. Vi har fortsatt ikke tilstrekkelig oversikt til å angi kommuner med kompetanse- og rekrutteringsplaner i prosent. Vi kjenner til enkeltkommuner som har igangsatt et godt arbeid på området.

 

Flere kommuner enn i (fra kapittel 3.1.3.1.1.2 i TB)

Rapportere på

Flere kommuner enn i 2017 gir dagaktivitetstilbud til hjemmeboende personer med demens .


Dagaktivitetstilbudet er økt siden 2015. I alle relevante fora vektlegger vi (fortsatt) behovet for økt satsing.


Vi mangler tall for 4 kommuner, men det betyr ikke at alle 4 kommuner  mangler plasser.

Flere plasser med dagaktivitet (fra kapittel 3.1.3.1.1.3 i TB)

Rapportere på

Flere plasser med dagaktivitetstilbud for personer med demens sammenliknet med 2017.

I følge innrapporterte tall er det et redusert antall personer som får dagaktivitetstilbud i september 2018 sammenlignet med 31.12.2017.

Det er grunn til å tro at rapporteringen ikke er i henhold til virkeligheten.

Personell i helse- og (fra kapittel 3.1.3.1.1.4 i TB)

Rapportere på

Personell i helse- og omsorgstjenesten har fått økt grunn- og videreutdanningsnivå sammenlignet med 2017.

De siste tallene (juni 2018) viser at andel fagutdanning totalt er uendret - 74% -. Samtidig viser oversikten at andel fagutdanning høgskole har økt fra 34  til 35 % og andel med utdanning fra videregående er uendret på 40 %.  Det betyr at det må være et tall som er oppgitt feil, men uansett viser dette at kompetansesituasjonen er uendret.

Sett i sammenheng med mer spesialiserte oppgaver, endringer i oppgavefordelingen mellom 1. og 2. linjetjenestene - og tall som viser at 25 % av helsefagarbeidere og sykepleiere er over 55 år - betyr dette at situasjonen er svært bekymringsfull.

Økt ressursinnsats (fra kapittel 3.1.3.1.1.5 i TB)

Rapportere på

Økt ressursinnsats i kommunalt psykisk helse- og rusarbeid sammenlignet med 2017, jf. vekst i  kommunerammen på 300 mill. kroner til styrket innsats på rusfeltet i 2018.

65 % av kommunen i Østfold har svart at midlene i svært stor eller stor grad har vært benyttet til formålet, ifølge Sintef ('IS 24/8'). Rapporten angir småkommuneproblematikk med lavere antall årsverk per innbygger (26) enn for kommuner over 10 000 innbyggere (33). Fylkesmannen har erfaringer som kan bekrefte dette inntrykket.

Økt andel av pasienter (fra kapittel 3.1.3.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Økt andel pasienter med behov for habilitering- og rehabilitering mottar tjenester i kommunene sammenliknet med 2016 (tekst endre noe i forbindelse med første felles supplerende tildelingsbrev for 2018).

(Resultatmålet slettes fordi det i dag ikke finnes gode tall på dette. Det er mulig å finne tall på antall mottakere av hab/rehab i IPLOS, men det kan Helsedir ta ut selv. Det finnes flere andre resultatmål på hab/rehab i tillegg til egen rapportering under kap. 7)

Resultatmål slettet - ikke rapporteringskrav

Flere kvalifiserte årsverk (fra kapittel 3.1.3.1.2.2 i TB)

Rapportere på

Flere kvalifiserte årsverk enn i 2016 arbeider innen habilitering og rehabilitering i kommunene.

Usikkert grunnet manglende datagrunnlag/oversikt.

Minst ett innsatsområde (fra kapittel 3.1.3.1.2.3 i TB)

Rapportere på

Minst 75 % av kommunene rapporterer forbedring på innsatsområder/tiltak i opptrappingsplanen 2017-2019 sammenlignet med 2017.

Fylkesmannen har deltatt i det faste nettverket for koordinerende enheter for habilitering og rehabilitering i Østfold og Vestby, med Sykehuset Østfold og tilhørende kommuner. Nettverket har faste møter og årlige fagdager, der Fylkesmannen har bidratt med faginnspill og tilskuddsmidler. Det er koordinerende enhet i alle kommuner, men det varierer mye når det gjelder ressurser og organisasjon/forankring. Erfaringen viser at dette arbeidet derfor fungerer ulikt, og at det for den enkelte pasient og bruker kan bli tilfeldig og uforutsigbart, ikke minst fordi koordinatorene har svært ulike mandat og myndighet, og opplæringen kan være utilstrekkelig. Nettverket har innmeldt en sak til Samhandlingsutvalget for sykehuset og kommunene, med forslag om at kommunene i Østfold forplikter seg til å forankre arbeidet i koordinerende enhet på øverste administrative nivå, og at kommunens ledelse legger til rette for, og følger med på, at koordinerende enhet er i stand til å utføre sine lovpålagte plikter. Fylkesmannen er kjent med at Moss og Rygge kommuner har etablert koordinerende enhet med lederforankring og sektorovergripende myndighet, og med strukturerte rutiner for opplæring og løpende veiledning.

3.1.1.6 Forbedret, forsterket, tverrsektoriell og samordnet innsats på psykisk helse, rus- og voldsfeltet

FMØ samordner egne tiltak i `Pådriverforum`, i Team barn og unge, og i Velferdspiloten hvor også eksterne statlige instanser deltar. FMØ støtter opp om tverrfaglige og tverrsektorielle tiltak i regionen i fylket; Samsoneforum, Regionale rusforum, bruker og pårørendedager, barn som pårørende og fagdager for friskliv og mestring. Aktive bidrag fra Korus Øst, RVTS og Napha settes inn i tverrfaglige forum på tvers av tjenestenivåer. Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester (USHT Østfold) bidrar også til tverrfaglig og tverrsektoriell oppfølging i forhold til voldsforebygging. 

90 % av kommunene har kartlagt (fra kapittel 3.1.3.2.1.1 i TB)

Rapportere på

90% av målgruppen er kartlagt for å belyse rusmiddelsituasjonen fylkets kommuner gjennom BrukerPlan eller annet kartleggingsverktøy.

72 % av kommunen i Ø oppgir å ha kartlagt rusmiddelsituasjonen ved hjelp av Brukerplan eller annet kartleggingsverktøy i 2018, og 78 % i 2017.

Korus Øst oppgir 7 kommuner (39% av kommunene) som har gjennomført Brukerplankartlegging i 2018, og vi antar ulikhet i rapportering skyldes erindringsforskyvning, siden mange kommuner har kartlagt i 2017. Det tar noe tid fra kartlegging utføres til rapport gjennomgås i kommunene.

Vi er ikke kjent med at kommunene bruker andre kartleggingsverktøy enn Brukerplan.

Minst 70 % av kommunene (fra kapittel 3.1.3.2.1.2 i TB)

Rapportere på

Minst 70 % av kommunene sikrer brukermedvirkning i tjenesteutvikling innen rus- og psykisk helsefeltet.

8 kommuner rapporterer Ja, at de sikrer brukermedvirkning i tjenesteutviklingen innen rus og psykisk helsefeltet. 10 kommuner svarer Nei, og alle kommuner har svart. Bruk av erfaringskonsulenter og medarbeidere med brukererfaring lønnet av tilskuddsmidler, bruk av FIT og brukerundersøkelser inngår i grunnlaget for positive svar.

Et større antall personer med rus (fra kapittel 3.1.3.2.1.3 i TB)

Rapportere på

Et større antall personer med rus- og/eller psykisk helseutfordringer har tilfredsstillende botilbud enn i 2017.

Generelt er det  nedgang i antall bostedsløse i landet. Brukerplankartlegging 2017 og 2018 viser reduksjon fra 7 % til 6% bostedsløse blant tjenestemottakere med ruslidelse og psykiske helseplager som kommunene har kartlagt. Det er samtidig en økning fra 23 % til 26% av tjenestemottakerne som har ikke permanent, ikke tilfredsstillende bolig. Kartleggingen 2017 omfatter 10 kommuner, hvorav 5 også har kartlagt brukernes tjenestebehov i 2018, men da sammen med to andre kommuner. Endringene kan dermed være spuriøse, men kan tyde på en relativt stabil situasjon: Mer enn en av fire tjenestemottakere har ikke tilfredsstillende bolig. 

Bedre kvalitet i tilbudet til personer (fra kapittel 3.1.3.2.1.4 i TB)

Rapportere på

Bedre kvalitet i tilbudet til personer med psykisk helse- og/eller rusproblemer gjennom kunnskapsbaserte metoder  herunder etablering av flere aktivt oppsøkende behandlings- og oppfølgingsteam etter modell av ACT/FACT-team, Individuell jobbstøtte/ Jobbmestrende oppfølging og Rask psykisk helsehjelp enn i 2017.

61 % av kommunen har tatt i bruk IPS i tjenesteområdet psykisk helsearbeid i 2018, fra 28% i 2017. Dette gir Østfold en spesielt sterk økning. Landsgjennomsnittet er 21 %.

Sarpsborg har etablert FACT i 2018. ACT Moss omfatter allerede kommuner i Indre Østfold i tillegg til Mosseregionene. Fredrikstad kommune ønsker FACT, men spesialisthelsetjenesten har ikke ønsket å delta. Det er en utfordring for kommuner som ikke har ACT/FACT å etablere aktivt oppsøkende behandlings- og oppfølgingsteam for brukere, og samarbeide med spesialisthelsetjenesten om disse brukerne.

Flere kommuner har etablert (fra kapittel 3.1.3.2.1.5 i TB)

Rapportere på

80% av kommunene omfattes av tilskuddsordningen til kommunalt rusarbeid.

15 av 18 kommuner mottar tilskudd til kommunalt rusarbeid. 2 små kommuner har ikke søkt og mottar ikke tilskudd. 1 mellomstor kommune mottar tilskudd til langvarig og sammensatte behov samt tilskudd til psykolog, og har ikke søkt tilskudd til kommunalt rusarbeid.

Flere kommuner har rekruttert psykolog (fra kapittel 3.1.3.2.1.6 i TB)

Rapportere på

Flere kommuner har rekruttert psykolog og flere benytter denne kompetansen i rusarbeid enn i 2017.

14 av 18 kommuner har tilskudd til psykolog i 2018. Mindre kommuner og utkantkommuner har vansker med å rekruttere psykolog.

70 % av kommunene har etablert tidlig intervensjonstiltak (fra kapittel 3.1.3.2.1.7 i TB)

Rapportere på

70 % av kommunene har etablert tidlig intervensjonstiltak ved rusrelatert problematikk.


Ikke oppnådd mål.

Samme datagrunnlag som for resultatmål over (sektorovergripende system for identifisering av behov for tidlig intervensjon): 34 % oppnådd. Dette kan imidlertid være et misvisende svar, siden tidlig intervensjon kan fungere i mange deltjenester, selv om kommunen ikke har etablert et system på tvers. Spesifikke data er ikke tilgjengelig.

Alle kommunene kjenner til opptrappingsplanen (fra kapittel 3.1.3.2.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle kommunene kjenner til opptrappingsplanen mot vold og overgrep og nye lovbestemmelser i helselovgivningen som berører arbeidet.  

Det er utarbeidet nettartikler om tema Vold i nære relasjoner - forebyggende helsearbeid (aug-18) og Psykisk helse i folkehelsearbeid (okt-18) som også er sendt til alle kommuner for distribusjon til relevante tjenesteområder. Nettartiklene hadde lenker til en rekke fagartikler knyttet til temaene.

I det tverrfaglige samarbeidet om "0-24" satsningen er det også gjennomført tiltak knyttet til voldsforebyggende arbeid og livsmestring i barnehage og skole, blant annet en konferanse høsten 2018.

Flere kommuner har utarbeidet (fra kapittel 3.1.3.2.2.2 i TB)

Rapportere på

Flere  kommuner har utarbeidet kommunale eller interkommunale handlingsplaner mot vold i nære relasjoner enn i 2017.

Nasjonalt kunnskapssenter om vold og traumatisk stress har samlet informasjonen om dette i 2018. Fylkesmannens informasjonsinnhenting i denne sammenheng viser at flere planer er under arbeid, men vi mangler en fullstendig oversikt over situasjonen i fylket.

3.1.1.7 Styrket folkehelsearbeid

Gjennom samarbeidsorganet bidrar vi med i arbeidet med
«Program for folkehelsearbeid i kommunene, under programnavnet «Mestring og mening». Fra 2018 har Østfold 15 prosjekter og kommunene er kommet godt i gang med arbeidet. Tiltakene kan deles inn i etter tematikken: Robust ungdom, møteplasser og fritidsarenaer, tverrfaglig samarbeid for å styrke barn og unge
og skolen som nærmiljøarena. Folkehelseprogrammet skal bidra til at kommunene fremmer psykisk helse og rusforebygging i folkehelseprogrammet. Det skal gjøre kommunene bedre rustet til å drive et systematisk og langsiktig folkehelsearbeid.

Vi deltar sammen med kommunene og spesialisthelsetjenesten i
nettverket for friskliv, læring mestring, og arrangerer fagdager 2 ganger årlig, med temaene: Fysisk aktivitet i behandling av psykiske lidelser og søvn som forutsetning for god helse og livskvalitet. I Østfold har nå 10 kommuner etablert kommunale frisklivs, lærings- og mestringstilbud.

100 % . (fra kapittel 3.1.3.3.1.1 i TB)

Rapportere på

100 %


Tilsyn, kartlegging og dialog viser at kommunene i
Østfold har utarbeidet oversiktsdokument og har etablert et systematisk og langsiktig folkehelsearbeid. I planarbeid etterser vi om oversikten identifiserer folkehelseutfordringene i kommunen, herunder om konsekvenser og årsaksforhold er vurdert. Vi gir i tilbakemeldingen i høringer til planene råd og veiledning til kommunene og fylkeskommunen.

Andel kommuner som har etablert et systematisk og langsiktig
folkehelsearbeid: 100%

100 % . (fra kapittel 3.1.3.3.2.1 i TB)

Rapportere på

100 % 

Fylkesmannen har fortsatt arbeidet med implementering av de
nasjonale faglige retningslinjene for helsestasjons- og skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom. Flere av kommunene ønsker en økt satsing på skolehelsetjenesten.

Fylkesmannen etterser i alle planer at kommunene er
oppmerksomme på trekk i utviklingen som kan skape eller opprettholde sosiale helseforskjeller. Vi har hatt et spesielt fokus på at de forebyggende tjenestene skal bidra til å avverge på vold i nære relasjoner, overgrep og omsorgssvikt.

Andel kommuner som har vektlagt utjevning av sosiale
helseforskjeller i planer etter plan- og bygningsloven: 100%

3.1.1.8 Økosystemene i fylket har god tilstand og leverer økosystemtjenester

Økosystemene i Østfold er under press fra både menneskelig aktivitet, endret arealbruk og ekspanderende fremmede arter. Det er utført skjøtselsarbeid i verneområder for å opprettholde naturkvaliteten i disse i samarbeid med lokalt SNO.
I samarbeid med kommunene er det gjort tiltak mot en rekke fremmede arter blant annet stillehavsøsters og kanadagullris og kjempespringfrø.
Prosjekter for å ivareta prioriterte arter og utvalgte naturtyper er gjennomført som forutsatt for tildeling av midler. Vi registrerer økt antall henvendelser som følge av større oppmerksomhet om hule eiker.
Vassdragsovervåkning viser at et stort antall vannforekomster fortsatt har moderat eller dårlig miljøtilstand. Det er eutrofiering som er den dominerende påvirkningen. Det iverksettes tiltak i tråd med vedtatte vannforvaltningsplaner men effekten reduseres trolig som følge av klimaendringer.  

Tørkesommeren 2018 innebar en ekstraordinær belastning på vannforekomstene - En del vannforekomster som normalt har årssikker vannføring tørket helt ut. Dette resulterte blant annet i at en del planlagt overvåkning av vannkvaliteten i regi av vannområdene måtte utsettes. Hvilke langvarige økologiske effekter tørken har medført vil først vise seg om noen år.

Påbegynt utarbeiding av forvaltningsplan for nasjonalt utvalgt kulturlandskap (UKL) Rygge Værne kloster og revisjon av forvaltningsplan for UKL Bøensætre med plasser ble ikke fullført i 2018. Dette skyldes at den den store mengden avlingsskadesaker måtte gis høyeste prioritet.

Overvåkingsprogram i alle vannregioner skal være etablert. (fra kapittel 3.1.4.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Overvåkingsprogram skal være etablert i alle vannregioner i løpet av 2018.

Det er pågående overvåkingsprogram i hele Østfold, både i ferskvann og kystvann

Økt bruk av påleggsmyndigheten (fra kapittel 3.1.4.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Økt bruk av påleggsmyndigheten hjemlet i vannkraftkonsesjoner sammenliknet med 2017.

Ingen relevante konsesjoner i Østfold

Restaureringstiltak (fra kapittel 3.1.4.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Alle innvilgede restaureringstiltak skal være igangsatt i løpet av 2018.


Ikke gjennomført da vi ikke oppnådde nødvendige avklaringer rundt prosjektet. Er også rapportert ifm økonomirapport for annen tertial

Gjennomført kontroll av rettighetshaverorganisering (fra kapittel 3.1.4.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Kontroll av rettighetshaverorganisering skal være gjennomført i løpet av 2018.

Vi har god oversikt over rettighetshaverne i våre laksevassdrag og vi oppfatter disse som godt organisert i Østfold. Ut fra en risikobasert prioritering av egne ressurser, er det ikke gjennomført regulære kontroller av disse.

I våre sjøørretbekker er alt fiske forbudt, og da heller ingen organisering

3.1.1.9 Et representativt utvalg av norsk natur skal tas vare på for kommende generasjoner

Frivillig vern av skog har vært en høyt prioritert oppgave også i 2018. Arbeidet er videreført i omtrent samme omfang som de seinere år. Det har vært fokus på å drive frem områder til vedtak og igangsette verneprosesser med varsling / høring for flest mulige områder. Å få frem nye områder for miljøkartlegging og avklare flest mulige områder til skogsakkyndig vurdering er viktige ledd i arbeidet. Det går flere år fra et område befares første gang til vedtak blir fattet – det er derfor vesentlig at det er trykk i alle ledd i prosessen.

Når det gjelder marint vern av Rauerfjorden er det fullført høring av verneforslaget og søkt avklaring av en del forhold som kom opp under høringen. Tilrådningen sendes direktoratet om kort tid.

Arbeidet med supplerende vern er påbegynt iht oppdrag fra Miljødirektoratet og et samlet innspill vil komme fra Fylkesmannen i Oslo og Viken .

Mange av våre verneområder forutsetter aktiv forvaltning for å ivareta verneverdiene. Arbeid med skjøtselskrevende naturtyper som f.eks. strandenger er høyt prioritert. Tiltakene omfatter blant annet slått og beiting etter avtale med grunneiere og dyreeiere. Bekjempelse av fremmede landlevende plantearter krever stadig større ressurser. Denne utviklingen vil fortsette i takt med at artene sprer seg utenfor verneområdene. Systematisk overvåking av fremmede plantearter i verneområder ble etablert i 2017 i samarbeid med lokalt SNO. Samarbeidet med lokalt SNO fungerer godt. Oppfølging av kommuner med lokal forvaltningsmyndighet vurderes som viktig og gis høy prioritet.

Gjennomførte verneplanprosesser skogvern økt i forhold til 2017. (fra kapittel 3.1.4.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Antall gjennomførte verneplanprosesser innenfor skogvern er økt i forhold til 2017.

I løpet av 2018 er det vedtatt 7 nye skogreservater i Østfold, det er oversendt tilrådning for ytterligere 3. Alt i alt er det i perioden 2005-2018 vernet 43 skogreservater og ved inngangen til 2019 ligger til sammen ytterligere 46 områder i ulike prosess-stadier for ev vern.

Verneverdiene i verneområdene (fra kapittel 3.1.4.2.2.1 i TB)

Rapportere på

100 %

I løpet av 2018 er forvaltningsplan for Lundsneset naturreservat fullført. Det gjenstår noe arbeid med forvaltningsplan for Verne Kloster landskapsvernområde.

For øvrig viser vi til oppdrag i tildelingsbrevet for 2019 og vi vil fremskaffe en komplett oversikt over forvaltningsplaner og prioriterte behov i forbindelse med dette   

3.1.1.10 Forurensning skal ikke skade helse og miljø

Det er et betydelig etterslep i arbeidet med å forebygge forurensings- og avfallsproblemer. Vi har hatt vakant stilling og betydelig annet fravær. Pågående omorganisering/sammenslåing har gjort at vi ikke har kunnet ansette og lære opp nye personer på feltet i løpet av 2018. Dette er delvis kompensert med omdisponering av kapasitet fra andre fagområder og noe konsulentkjøp.

Enkeltsaksbehandlingen har vært prioritert slik at saker med størst forurensingspotensial og eller stor samfunnsmessig betydning (herunder utslipp fra bygging av dobbeltsporet for jernbane) har blitt løst først. I tilsynet er oppfølging av alvorlige avvik fra tidligere tilsyn prioritert fremfor nye tilsyn. Når det gjelder arbeidet med avfallsplaner i havner har dette vært prioritert høyt i år og alle ISPS havner har godkjent plan og vi har fulgt opp de kommunen der vi forventet å kunne ferdigstille i år.

Kvalitetssikret informasjon om brannøvingslokaliteter (fra kapittel 3.1.4.3.1.1 i TB)

Rapportere på

All informasjon om brannøvingslokaliteter i fylket i Forurensningsdatabasen skal være kvalitetssikret i løpet av 2018.

Vi har ikke hatt kapasitet til å gjennomføre dette oppdraget i 2018.Jf omtale under 3.1.4.3

100 % av lokalitetene er kvalitetssikret. (fra kapittel 3.1.4.3.2.1 i TB)

Rapportere på

100 % av lokalitetene med grunnforurensning er kvalitetssikret.

Det er gjennomført til sammen 17 dagsverk med kvalitetssikring av data i grunnforurensingsdatabasen. Opplysninger om skipsverft, nedlagte deponier og båtopplagsplasser ble prioritert i dette prosjektet. 38 av i alt 68 lokaliteter ble gjennomgått og 26 av disse ble oppdatert og/eller korrigert. 30 lokaliteter med tidligere galvanisk industri er ikke vurdert

Gjenstående prioriterte skipsverftslokaliteter har fått pålegg innen 31.12.2018 (fra kapittel 3.1.4.3.5.1 i TB)

Rapportere på

Alle gjenstående prioriterte skipsverftslokaliteter har fått pålegg innen 31.12.2018 

Det er gitt pålegg til ett verft som følges opp med tvangsmulktprosess. For ett annet verft mangler avklaring av juridisk ansvarlig forurenser å rette krav mot. Vi har ikke hatt kapasitet til å arbeide videre med denne problemstillingen i 2018.

Øvrige 4 verftslokaliteter har tidligere vært sjekket ut av saken. Etter kvalitetssikring av grunnforurensingsdatabasen er det reist spørsmål ved om sedimentene rundt 2 av lokalitetene i Fredrikstad sentrum har vært godt nok undersøkt. Undersøkelse ved de 2 andre lokalitetene i Fredrikstad sentrum tilsier at det er forurensede sedimenter i området men at spredningsfaren er lav, videre også at det vil være vanskelig å skille mellom ev. bidrag fra verftene fra øvrig tungindustri som har hatt utslipp i Glomma.

3.1.1.11 God økonomiforvaltning i kommunene

Østfoldkommunene har stort sett god økonomiforvaltning. Etter en lang periode med ROBEK-kommuner, vil alle nå være ute i 2019. Halden som har avtale om inndekking av underskudd fram til 2023, dekker inn resten i 2018. Vi forsøker å planlegge vår bistand etter hvilken situasjon den enkelt kommune er i. Det er særlig 4 kommuner vi har fulgt spesielt. Vi følger også med på sammenslåingskommunene. Det legges opp til gode indikatorer og mål for økonomiforvaltningen. Det er god disiplin og fellesnemndene ser ut til å ha god kontroll.

Antallet kommuner i ROBEK (fra kapittel 3.1.5.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Antallet kommuner i ROBEK ved utgangen av 2018 skal ikke overstige antallet ved utgangen av 2017.

Ved utgangen av 2018 er det en kommune igjen i ROBEK. Det er Halden som planlegger å bli utmeldt i 2019 når regnskapsresultatet godkjennes av kommunestyret. I 2017 hadde vi to kommuner i ROBEK. Hobøl kommune ble utmeldt i 2018.

Antall feil i KOSTRA-rapporteringen reduseres vesentlig sammenliknet med 2017. (fra kapittel 3.1.5.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Antall feil i KOSTRA-rapporteringen reduseres vesentlig sammenliknet med 2017.

Ingen endring på eiendomsforvaltning. Uendret antall sannsynlige feil på fire, fra de samme kommuner. Vi har kontakt med kommunene, som er små og som mener de har rapportert riktig og bruker svært lite på eiendomsforvaltning.

 Ingen andre spesielle utslag på rapporteringene.

3.1.1.12 Endringer i kommunestrukturen

Embetsledelsen er opptatt av å ha temaet på dagsordenen i sin dialog med kommunene. Det arbeides med å finne gode rutiner for å spørre aktuelle kommuner om sammenslåing med andre kommuner er vurdert, eller vil bli tatt opp til vurdering. Dette er særlig aktuelt i vår dialog om kommunenes samfunnsplaner.

Vi ser det fortsatt slik at vår foreslåtte idealmodell for Østfold hadde vært bedre enn den situasjonen vi nå har. Det er to til tre kommuner som har utfordringer på ganske kort sikt. Vi følger spesielt med på hvilke ordninger som blir etablert når mye av det interkommunale samarbeide må vurderes på nytt. Dette gir også regionale utfordringer. Vår erfaring er at det vises gode hensyn til de kommunene som blir liggende igjen i randsonene.

3.1.1.13 Økt verdiskaping i landbruket

I Østfold er landbruket en nøkkelnæring som gjennom bærekraftig og markedsrettet produksjon bidrar til  matvaresikkerhet, levende lokalsamfunn verdiskaping og velferd. Vi jobber aktivt sammen med Partnerskapet for å bidra til verdiskaping i Østfoldlandbruket. I 2018 er det utarbeidet nytt felles Regionalt bygdeutviklingsprogram for Buskerud, Oslo og Akershus og Østfold.

Vi bidrar til arrangering av aktuelle kurs og konferanser og vi støtter aktivt opp om Etablererservice Østfold. Alt for å bidra til nyetablering, nyskaping og verdiskaping i Østfoldlandbruket.

Utrednings- og tilretteleggingsmidler er tildelt i tråd med handlingsplanen for landbruksrelatert næringsutvikling i Østfold. Det er i år innvilget nesten 2,2 mill. kr. fordelt på 23 saker. Tre søknader ble avslått. Gode prosjekter innen flere satsingsområder er tildelt midler, og dette har resultert i mange gode tiltak som kan bidra til verdiskaping i landbruket.

Regionalt bygdeutviklingsprogram er fulgt (fra kapittel 3.1.6.1.1.1 i TB)

Rapportere på


Regionalt bygdeutviklingsprogram med tilhørende underprogrammer er fulgt opp i tråd med nasjonal politikk

Regionalt bygdeutviklingsprogram, bestående av regionalt næringsprogram (RNP), regionalt miljøprogram (RMP) og regionalt skogprogram (RSK), gjaldt ut 2018. Det har vært lagt vekt på arbeidet med felles Regionalt bygdeutviklingsprogram for Buskerud, Oslo og Akershus og Østfold i 2018. Partnerskapene i de ulike fylkene har vært involvert hele veien, og innholdet i RBU er godt kjent blant partnerne.

Regionalt næringsprogram legger føringer for årlig handlingsplan for
landbruksrelatert næringsutvikling. Handlingsplan for 2018
ble vedtatt av det regionale partnerskapet, og har lagt føringer for
tildeling av utrednings- og tilretteleggingsmidler og midler til investering og bedriftsutvikling i landbruket. Det er avholdt tre møter i partnerskapet i 2018. Partnerskapet har konsentrert seg om rullering av RNP i 2018.


Tilfredsstillende foryngelse etter all hogst innen tre år etter hogst. (fra kapittel 3.1.6.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Tilfredsstillende foryngelse etter all hogst innen tre år etter hogst.

ØKS er et godt hjelpemiddel for å se status på arbeidet i kommunene. Det er enkelt og oversiktlig og kan filtreres på år for å følge opp at også tidligere års foryngelseskontroller med uavklart status følges opp. Jeg går igjennom alle år som er registrert i ØKS og purrer opp kommuner som har felter som ikke har status OK flere ganger årlig. I forvaltningskontroll av kommuner er dette en oppgave som inngår.

Resultatkarleggingen viser at ca 80% av flatene er tilfredsstillende forynget / er tilrettelagt for naturlig foryngelse. Jeg antar at dette er det beste estimatet for tilfredsstillende foryngelse.

Hovedutfordringen for offentlig skogforvaltning i Østfold er i denne sammenheng kommunenes kapasitet til å sette av nødvendig tid til gjennomføring av foryngelseskontrollene. Det er sjelden at mer en halvparten av egenerklæringene som sendes ut returneres tilfredsstillende utfylt. Purring skriftlig og på telefon tar tid, og ikke minst feltkontroller. Andelslagenes økte satsing på planting bidrar positivt.

3.1.1.14 Bærekraftig landbruk

Jordbrukets miljøvirkemidler brukes i hovedsak til tiltak mot avrenning til vassdrag, og sammen med økt bruk av dreneringsmidlene bidrar dette også til bedre agronomi og reduserte klimautslipp. I skogen brukes miljømidlene i hovedsak til ungskogpleie. Prosjektet Klimasmart landbruk hadde fokus på kunnskapsbygging og veiledning for et klimavennlig, bærekraftig landbruk. Interregprosjektet COBEN har som mål å gjøre landbruket mindre avhengig av fossile energikilde

Økt planting med tilskudd (fra kapittel 3.1.6.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Økt planting med tilskudd til tettere planting, og økt gjødsling, sammenlignet med 2017


Totalt planteantall for 2018 ble 2 285 580 stk. I 2017 var plantetallet 2 159 726. Det har ikke vært plantet flere planter årlig siden 1980-tallet. Den tørre sommeren 2018 begrenset plantesesongen. Høy avvirkning i flere år gjør at plantetallet bør være høyt også i 2019 og videre. Det ble godskrevet kr 711 693 i tilskudd til tettere planting i 2018.  I 2017 ble det godskrevet kr 331 532 til dette.

Det ble gjødslet 1 938 dekar i 2018 mot 3 731 dekar i 2017. Grunnen til nedgangen er begrensingen på 25 000 dekar på 5 år som ble nådd i 2018. Det vil derfor ikke bli gjødsling med tilskudd i 2019 og 2020.

Tiltak i regionalt miljøprogram (fra kapittel 3.1.6.2.2.1 i TB)

Rapportere på

Tiltak i regionalt miljøprogram er innrettet mot de regionale miljøutfordringene.

Regionalt miljøprogram (RMP) 2018 er gjennomført og organisert som i 2017. Rundskriv og veileder er blitt oppdatert, det har kommet inn omtrent like mange søknader som tidligere. Parallelt med søknadsomgangen i 2018 er det blitt jobbet med rulleringen av RMP.  Ny nasjonal forskrift skal være klar fra søknadsomgangen 2019.

Miljøvirkemidlene Regionalt miljøprogram og Spesielle miljøtiltak i landbruket er viktige for å oppnå de prioriterte miljømålene for fylket. Tiltak mot forurensing er høyt prioritert innen begge ordningene, og en stor andel av tilskuddene går til disse formålene. Dette er også landbrukets viktigste virkemiddel når vannforskriften og vannforvaltningsplanene som skal settes ut i livet. Tilskudd til klima- og miljøprogram er også i stor grad benyttet til lokal miljørådgiving i vannområdene. I tillegg til tilskuddsordninger har Østfold vedtatt regional forskrift med særskilte krav til jordarbeiding og miljøtiltak.
Det er også verdifulle kulturlandskap og mye kulturminner i fylket. Det kan være behov for mer tilskudd på disse områdene, men kommunene har prioritert det lavere i sine tiltaksstrategier, og det er relativt få søknader om RMP på disse områdene.

3.1.1.15 Andre oppdrag

Fylkesmannen i Østfold har vektlagt å etablere faglig tversgående samarbeid på velferdsområdet, og det er etablert interne og eksterne samarbeidsarenaer for å utvikle dette samarbeidet. Vi får tilbakemeldinger på at dette er nyttig for kommunene. Ved å dele kunnskap både innad og utad på tvers av fag og sektor, mener vi å kunne bidra til en mer helhetlig forståelse av utfordringer, og også større muligheter til å løse sammensatte oppgaver. 

3.1.2 Statlig virksomhet på regionalt nivå skal være godt samordnet og legge til rette for gode helhetsløsninger

3.1.2.1 Den offentlige boligsosiale innsatsen skal være helhetlig og effektiv

Fylkesmannen, IMDi Øst, Bufetat Øst, Østfold fylkeskommune, NAV Østfold, Husbanken Øst og Høgskolen i Østfold har inngått et forpliktende samarbeid om Velferd og utvikling for perioden 2017-2018. Avtalen har som mål at alle innbyggere får et helhetlig bolig- og tjenestetilbud i tråd med sine behov, og at kommunene opplever at regionale myndigheter er samordnet i Østfold. I løpet av høsten har to kommuner startet arbeidet, og flere har meldt sin interesse for å delta. Arbeidet vil bli videreført i nytt embete for pilotkommunene.

Vi vurderer dette arbeidet som en viktig del av embetets samordningsoppdrag. Boligsosialt arbeid dreier seg om sammensatte samfunnsproblemer som krever koordinert og strukturert innsats fra mange bidragsytere. Kommunene peker særlig på utfordringene med økende sosial ulikhet, og behov for virksomme tiltak som kan forebygge barnefattigdom, sosial ulikhet/helseutfordringer og utenforskap.

3.1.2.2 Tilsyn skal være samordnet, målrettet og medvirke til læring og forbedring

Samordningsarbeidet har fortsatt etter samme rutiner og mål som vi har hatt en tid. Vi har felles planlegging med eksterne og interne aktører. Ingen tilsyn er kjørt felles dette året.

Vi forsøker tenke læring både ved planleggingen, gjennomføringen og oppfølgingen av tilsynet.

Alle tilsyn på Helsetilsynets områder (fra kapittel 3.2.1.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle tilsyn på Helsetilsynets områder hvor det er funnet brudd på lov- og forskriftskrav er avsluttet (dvs. praksis er endret) innen en avtalt frist.

Tilsyn med kommunens tjenester i NAV er fulgt opp i tråd med retningslinjene. Systemrevisjon med Bufetat er fulgt opp i samarbeid mellom embetene i Østfold, Hedmark, Oppland, og Oslo og Akershus. Landsomfattende tilsyn med sykehusenes sepsisbehandling følges opp i samarbeid mellom embetene i Hedmark, Oppland og Østfold, der Sykehuset Østfold var det siste i rekken (koordinert plan fra Statens helsetilsyn for hele landet). Det er planlagt en siste rapportering våren 2019. Landsomfattende tilsyn med kommunale tjenester til pasienter med rus og psykisk lidelse følges opp videre. Landsomfattende tilsyn med spesialiserte tjenester til pasienter med rus og psykisk lidelse er også gjennomført i samarbeid mellom Hedmark, Oppland og Østfold, her var også Sykehuset Østfold sist i rekken, og ble i tillegg noe forsinket på grunn av behov for skifte av revisjonsleder/team underveis. 

Vi har hatt oppfølging av tilsyn i flere kommuner der det har tatt tid å få lukket avvik/brudd på lovkrav. Dette erfarer vi på alle tilsynsområder. Ved utgangen av 2018 er det bare ett tilsyn eldre enn 2017 som fortsatt følges opp - det er et tilsyn med barneverntjenester fra 2012. Problemene har vært knyttet til både organisering og bemanning/utskifting av personell. Utviklingen har variert i positiv og negativ retning, med ulike tiltak og planer. Kommunen forventer nå at effekt tiltak vil fremgå av halvårsrapport for andre halvår 2018, og vi avventer denne. 

3.1.2.3 Klimahensyn skal ivaretas i alle sektorer

Det kommunale klimanettverket KlimaØstfold har høy oppslutning og fungerer som en effektiv kanal for å samordne kommunens arbeid med klimaplaner og tiltaksgjennomføring. Østfold fylkeskommune har tatt et stort ansvar for utviklingen av nettverket , noe også vi drar stor nytte av. Vi bidrar inn i etablerte faggrupper for klima- og energiplaner i kommunene og fylkeskommunen.

I løpet av 2018 er det etablert et nettverk for bedrifter i samarbeid med NHO og Fylkeskommunen (med utspring fra tidligere gassforum/energiforurm Østfold). Det nye nettverket tar sikte på å tilby klimapartner til medlemmene i tillegg til annet arbeid knyttet til energieffektivitet, klimatiltak og avfallsminimering.

Vi er partnere i prosjektene Klimasmart landbruk og Interregprosjektet COBEN. Her samarbeider vi med landbruksnæringen og fylkeskommunen. Hovedmålet i prosjektene er å gjøre landbruket mindre avhengig av fossile energikilder. Gjennom prosjektene arrangerer vi kurs og møteplasser for næringen.

Regionalt miljøprogram med tiltak mot forurensning til vann og vassdrag, tilskudd til drenering samt fokus på jordhelse ivaretar klimahensyn i landbruket. I 2018 ble det innført tilskudd til klimatiltaket miljøvennlig spredning av husdyrgjødsel. Tilskudd til drenering er tatt godt imot i Østfold. Med økning av tilskuddsmidlene har også antallet søknader om tilskudd til drenering økt voldsomt. Drenering er et godt klimatiltak, som hindrer overflateavrenning og tap av næringsstoffer både til luft og vann.


Minimum 50 % av kommunene tilfredsstiller krav (fra kapittel 3.2.1.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Minimum 50 % av kommunene tilfredsstiller krav.

Vår erfaring er at både utslippsreduksjoner og klimatilpassning inngår i planleggingen i alle våre kommuner, slik SPR krever. Alle kommunene har utarbeidet egen tematisk klimaplan for reduksjon av klimagassutslipp. Det pågår et arbeid med rullering av disse temaplanene i 7 av 18 kommuner i en koordinert prosess. Flertallet av de øvrige kommunene følger med på prosessen for erfaringsutveksling.

Alle kommuner i fylket skal ha mottatt bistand til KE-planlegging (fra kapittel 3.2.1.3.1.2 i TB)

Rapportere på

Alle kommuner i fylket har mottatt bistand til klima- og energiplanlegging, herunder veiledning til ny klimagasstatistikk og statlige forventninger til klima- og energiplanleggingen.

Alle kommuner er tilbudt bistand til klimaplanlegging gjennom et rulleringsprosjekt i regi av KlimaØstfold.

3.1.2.4 Fylkesmannen understøtter nasjonale myndigheters og kommunenes arbeid med flyktningsituasjonen

Fylkesmannen i Østfold har levert rapport for Bosettingsprosjektet som ble avsluttet i 2017, og ikke videreført som tiltak knyttet til bosetting av flyktninger. Flyktninger og asylsøkere er fortsatt blant de gruppene i befolkningen som har vanskeligheter på boligmarkedet, og arbeidet med integrering handler om langt mer enn et sted å bo.

I løpet av 2018 har vi samarbeidet videre med aktuelle regionale sektormyndigheter (mange fra det tidligere nettverket knyttet til Bosettingsprosjektet) i en gruppe for Velferd og utvikling. I juni 2018 ble de største kommunene invitert til oppstart av Velferdspiloten, gjennom et samarbeid mellom Fylkesmannen i Østfold, Husbanken Øst, IMDI Øst, Bufetat Øst, NAV Østfold, Østfold fylkeskommune og Høgskolen i Østfold. Denne regionale Velferdspiloten er et innovasjonsarbeid med formål å undersøke nye muligheter for å samordne og forplikte regionale  aktører i møte med kommunene. Formålet er å understøtte lokalt innovasjonsarbeid for å løse kommunenes sammensatte velferdsutfordringer. To kommuner har inngått avtale om videre samarbeid, og flere har signalisert interesse for å delta i Velferdspiloten.

Andel flyktninger bosatt innen (fra kapittel 3.2.1.4.1.1 i TB)

Rapportere på

Andel flyktninger bosatt innen 6 måneder etter at vedtak som danner grunnlag for bosetting eller reisetillatelse er gitt: 90 % Resterende andel skal være bosatt innen 12 måneder.

Fylkesmannen har ikke lenger løpende oversikt over data om bosetting, etter at Bosettingsprosjektet ble avsluttet i 2017. Data må innhentes fra IMDI.

Andel enslige mindreårige bosatt (fra kapittel 3.2.1.4.1.2 i TB)

Rapportere på

Andel enslige mindreårige bosatt innen 3 måneder etter at vedtak som danner grunnlag for bosetting eller reisetillatelse er gitt: 80 %. 

Fylkesmannen har ikke lenger løpende oversikt over data om bosetting. Det må hentes fra IMDI.

3.1.2.5 God samordning i opprydding av marin forsøpling

I 2018 har Oslofjordensfriluftsråd og hold Norge rent hatt en sentral rolle i koordineringa av opprydningsarbeidet i vår region. Fylkesmannen i Østfold har fulgt opp dette i samarbeid med de øvrige fylkesmennene rundt Oslofjorden

Planer for 100 havner skal være godkjent (fra kapittel 3.2.1.5.1.3 i TB)

Rapportere på

Planer for 100 havner skal være godkjent

Det er godkjent plan for alle aktive industri, trafikk og ISPS-havner totalt 22. Disse ajourføres fortløpende etter hvert som tidligere godkjenninger utløper. Det er også godkjent en kommunal plan som omfatter 48 småbåthavner. Arbeidet med å få inn kommunale planer videreføres i 2019.

3.1.2.6 Andre oppdrag

Vi viser til fyldig omtale av embetets tversgående samarbeid "0-24" og Barnekonvensjonen i eget punkt i Årsrapporten som omfatter oppdraget i TB 7.3.10.1, blant annet er det gjennomført fokusgruppe-samtaler i til sammen 11 av 18 kommuner i Østfold i årene 2017-18. Der møter vi ledere på alle relevante virksomhetsområder i kommunens tjenester for barn og unge, og i de fleste kommunene har vi også fått samtaler med en barnegruppe.

Vi vil også nevne arbeidet med Velferdspiloten - et tversgående samarbeid om Boligsosialt arbeid. Dette er omtalt flere steder i Årsrapporten, herunder til TB 3.1.2.1.

3.1.3 Rettssikkerhet skal være ivaretatt på en enhetlig måte i fylket og på tvers av embetene

3.1.3.1 Høy kvalitet i veiledning, kontroll, tilsyn og saksbehandling

Miljø: Tross kapasitetsutfordringer opplever vi at i de aller fleste sakene vi jobber med oppnår gode prosesser slik at vi får gjennomslag for den nasjonale politikken på feltet

 BUA: Håndhevingsordningen er et klart prioritert område. Vi har derfor i 2018 overført flere ressurser til håndhevingsordningen for å ivareta den store saksmengden og etablere gode rutiner. I 2018 har vi også iverksatt flere hendelsesbaserte tilsyn, og dermed måttet avlyst planlagte tilsyn. Dette, samtidig som vi var i en omorganisering har medført at vi ikke har fått ferdigstilt alle foreløpige rapporter innen årsslutt. Noen som gjør at vi i 2018 ikke har oppfylt poengkravet til tilsyn.

Omfangskrav for Østfold (fra kapittel 3.3.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Omfangskravet på 52 poeng skal være oppfylt. 

Omfangskravet for 2018 på 52 poeng er ikke innfridd fullt ut. Som det fremkommer av tabelloversikten har vi gjennomført tilsyn som til sammen gir 48 poeng og mangler således 4 poeng for å innfri det totale omfangskravet. Fylkesmannen i Østfold hadde planlagt tilsyn for 2018 som ville ha gitt minst 52 poeng. I tillegg til at mye ressurser har gått bort i omorganisering av Fylkesmannsembetet og til håndhevingsordningen, kom vi i en situasjon hvor vi måtte prioritere å igangsette hendelsesbaserte tilsyn. Ett av de planlagte tilsynene på barnehageområdet ble av denne grunn utsatt til 2019.

Ett av de hendelsesbaserte tilsynene er igangsatt etter henvendelse fra Kunnskapsdepartementet og omhandler funn i BDO-rapport i en private barnehage i Østfold. Dette økonomiske tilsynet  har vært et svært omfattende arbeid og vi har ikke hatt mulighet til å ferdigstille en foreløpig rapport før årsskifte. Et annet hendelsesbasert tilsyn er et omfattende tilsyn med spesialundervisning og § 13-10 i en stor kommune i Østfold. Heller ikke her har det vært mulig å ferdigstille en foreløpig rapport før årsskifte. Vi vil prioritere å ferdigstille foreløpige rapporter i begge disse tilsynene i årets første termin.

Bedre skolemiljø (fra kapittel 3.3.1.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle skoleeiere skal ha fått nødvendig oppfølging for å sikre en enklere, raskere og tryggere behandling av saker om elevenes skolemiljø på skolenivå. 

Gjennom 2018 har vi arrangert flere møter med både skoleeiere og -ledere hvor tema har vært elevenes skolemiljø. Oppslutningen har vært bra. I tillegg har vi gjennomført møter med skoleeier og -leder enkeltvis der det har vært behov for det. Elevenes skolemiljø har også vært tema på faste møter med PPT, i skoleeiernettverket og skolefaglig nettverk, hvor FM stiller. Vi har også fulgt opp skoleeiere gjennom læringsmiljøprosjektet. De ulike møtepunktene har ført til en gjensidig økt forståelse av de ulike aktørenes roller i skolemiljøsaker, og FM har flere ganger justert rutiner og prosedyrer etter innspill fra sektoren. Vi er også kjent med at skoleeiere og -ledere har opplevd møtepunktene som relevante og nyttige for eget arbeid med tema. 

Minimum 2 tilsyn per år. (fra kapittel 3.3.1.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Minimum 2 tilsyn per år.

Fylkesmannen i Østfold har gjennomført stedlige tilsyn med Rygge og Trøgstad kommune i hht. IMDIS tilsynsinstruks og metodehåndbok. Disse kommunene ble valgt ut på  bakgrunn av en risiko- og sårbarhetsvurdering.
Vi innhentet dokumentasjon og redegjørelse fra kommunene i tillegg til at vi intervjuet sentrale personer i kommunen og deltakere. Det ble benyttet tolk under intervjuene med deltakerne. I begge tilsynene ble det gitt varsel om pålegg om retting i foreløpig tilsynsrapport. I Trøgstad kommune var alle punkter rettet opp ved ferdigstillelse av endelig rapport, og tilsynet ble dermed avsluttet. Rygge kommune ble gitt en frist for retting i endelig rapport og alle lovbrudd var rettet innen gitt frist. Tilsynet ble dermed avsluttet.

Alle klagesaker er behandlet innen (fra kapittel 3.3.1.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker, jf. § 7-1 bokstav d, i byggesaksforskriften 

Saksbehandlingstiden har holdt seg relativt stabilt i løpet av året, til tross for at mye tid har gått med til arbeidet med sammenslåing av embetene.

Alle klagesaker der det er gitt (fra kapittel 3.3.1.1.4.2 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker der det er gitt utsatt iverksetting etter forvaltningsloven § 42, er behandlet innen 6 uker, jf. § 7-1 bokstav e, i byggesaksforskriften

Vi stusser litt over at det SYSAM viser at det kun er 1 sak som er behandlet innen  6 uker. Overskridelsen kan uansett ikke være stor. Vi får imidlertid ikke kontrollert dette i SYSAM.

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker (fra kapittel 3.3.1.1.5.1 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker

Vi har tilstrebet å behandle reguleringsplansakene innen 12 uker. Likevel har vi i 2018 som hovedregel prioritert byggesaker fremfor reguleringsplansaker. Vi presiserer at vi har sett hen til hvilken reguleringsplan vi har til klagebehandling. Visse reguleringsplaner er av et slikt omfang og har så stor oppmerksomhet at det er viktig at de behandles innen 12 uker.

Alle ekspropriasjonssaker i førsteinstans (fra kapittel 3.3.1.1.6.1 i TB)

Rapportere på

Alle ekspropriasjonssaker i førsteinstans på plan- og bygningsrettens område er behandlet innen 12 uker

Vi har ikke behandlet søknad om samtykke til ekspropriasjon i 2018. Vi mottok en søknad, men denne ble senere trukket.

Alle ekspropriasjonssaker som klageinstans (fra kapittel 3.3.1.1.6.2 i TB)

Rapportere på

Alle ekspropriasjonssaker som klageinstans på plan- og bygningsrettens område er behandlet innen 12 uker

Vi har ikke behandlet saker om ekspropriasjon som klageinstans.

Kompetanse i regelverket på barnehage- og opplæringsområdet (fra kapittel 3.3.1.1.8.1 i TB)

Rapportere på

All saksbehandling knyttet til klagesaker, tilsyn og håndheving av skolemiljøsaker skal være utført med riktig kvalitet i tråd med regelverket og instrukser. 

Vi har jobbet mye med rutiner og maler i arbeidet med håndhevingen av skolemiljøsaker i 2018. Veilederen fra Utdanningsdirektoratet, som kom i mai 2018, ble implementert i våre systemer, rutiner og maler. Det er vår vurdering at vi har jobbet godt med dette området i 2018 og at oppgaveløsningen har god kvalitet. Noen av de mer kompliserte sakene tar litt lenger tid enn ønskelig, største delen av sakene blir imidlertid behandlet raskt. Vi har en opplevelse av at flertallet av foreldre, som er i kontakt med oss gjennom håndhevingsordningen, er fornøyd med ordningen og vår behandling av saken deres. Vi har fått mange positive tilbakemeldinger fra foreldre i saker vi har behandlet i håndhevingsordningen.

Tilsyn, veiledning og klagesaksbehandling er våre viktigste oppgaver for å ivareta rettsikkerheten og sikre en god regelverksetterlevelse i sektor. Vi har gode og tverrfaglig sammensatte tilsynsteam med forutgående veiledning overfor skoleeier og barnehagemyndighet. Tilsynsobjektene velges etter en risikovurdering. Risikovurderingen tar utgangspunkt i våre oversikter på klagesaksområdet, vår oversikt over henvendelser, medieoppslag og bekymringsmeldinger, data fra skoleporten, GSI osv.

Vi er opptatt av barnets stemme og vurderer barnekonvensjonens artikler i alle saker som berører barn og unge. Vi har fokus på kvalitet og klarspråk i klagesaksbehandlingen.

Regelverket på både barnehage og utdanningsområdet er tema på våre samlinger med sektor. Vi har egne samlinger med alle friskolene hvert halvår med sentrale temaer knyttet til regelverk og kompetansehevende tiltak. Vi får tilbakemelding om at disse samlingene er svært nyttige.

Vi har også i 2018 mange saker på spesialpedagogisk hjelp i barnehage og det høye antallet saker på fritak fra taushetsplikten har fortsatt i 2018.

3.1.3.2 Effektiv og korrekt lov- og tilskuddsforvaltning

Vi vurderer at effektiv og korrekt lov- og tilskuddsforvaltning har blitt prioritert i vårt arbeid, og at det er blitt arbeidet godt og målrettet gjennom året. Imidlertid har tørkesommeren medført at betydelige ressurser har blitt brukt på behandling av søknader om erstatning etter avlingssvikt, noe som til en viss grad har redusert kapasiteten på andre områder.  

Dette har bidratt til at vi anser å ha oppfylt de krav som stilles til oss:  Landbruksavdelingen har en jurist i 100 % stilling. Juristen har fulgt opp alle klagesaker som kom inn til Fylkesmannen i lov- og tilskuddssaker i landbrukssektoren, samt saker hvor Fylkesmannen er førsteinstans på grunn av inhabilitet i kommunene. De ansatte i landbruksavdelingen som jobber med lov- og tilskuddsforvaltning har gjennom året gitt veiledning til de ansatte på de kommunale landbrukskontorene. Dette har skjedd i form av at de flere ganger i løpet av året har sendt ut informasjon per e-post, i tillegg til løpende veiledning ved henvendelser fra landbrukskontorene og publikum. Informasjon er også lagt ut på våre nettsider. Det er avholdt møter for kommunal landbruksforvaltning om aktuelle temaer for de ulike tilskuddsordningene. Fylkesmannen har i 2018 arrangert et heldagskurs i prisvurdering i konsesjonssaker for landbrukskontorene i Østfold og Oslo og Akershus. 

Gjennomført kontroll i henhold til kontrollplan (fra kapittel 3.3.1.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Gjennomført kontroll i henhold til kontrollplan. 

Risikobasert kontrollplan for Østfold 2018 ble godkjent av Landbruksdirektøren 21.3.2018. Foruten forvaltningskontroll ble det planlagt å gjennomføre kontroll innenfor ordningen erstatning etter klimabetinget avlingssvikt og kontroller innenfor husdyrkonsesjonsregelverket. Senere ble det planlagt kontroller innenfor ordningen reisetilskudd ved veterinærers syke- og inseminasjonsbesøk.

I 2018 ble det gjennomført kontroll der det var mistanke om driftsfellesskap mellom to foretak med eggproduksjon. Det ble ikke funnet forhold som ga grunn til videre undersøkelser eller annen oppfølging.

Fylkesmannen i Østfold undersøkte de foretakene som etter listekontroller innenfor husdyrkonsesjon i 2017 måtte få videre oppfølging i 2018. Dette gjelder 3 foretak som alle fikk tilsendt varsel om vedtak i 2018. Endelig vedtak ble ikke fattet i 2018 ettersom ressursene hos Fylkesmannen i Østfold måtte prioritere arbeidet med erstatninger etter tørkesommeren 2018. En gjennomgang av lister med registrerte leveranser for 2017 viser at 12 foretak kan ha hatt større produksjon enn husdyrkonsesjonsregelverket tillater. Nærmere undersøkelser av dette måtte nedprioriteres, og må derfor gjennomføres i 2019.

Kontroll innenfor ordningen "erstatning etter klimabetinget avlingssvikt" ble på grunn av den store saksmengden begrenset til alminnelig kontroll under selve saksbehandlingen.

På grunn av det omfattende arbeidet med søknader om erstatning etter tørkesommeren 2018 ble også kontroll av ordningen "reisetilskudd ved veterinærers syke- og inseminasjonsbesøk" nedprioritert i 2018. Det ble kun gjennomført alminnelig kontroll under saksbehandlingen.

Gjennomført risikobasert forvaltningskontroll (fra kapittel 3.3.1.2.1.2 i TB)

Rapportere på

Gjennomført risikobasert forvaltningskontroll av 20 % av kommunene.

I risikobasert kontrollplan ble det planlagt forvaltningskontroll hos 4 kommuner av forvaltning av tilskudd til regionale miljøtiltak (RMP). Det ble også planlagt en bred forvaltningskontroll innenfor SMIL der undersøkelsene skulle avdekke hvilke kommuner som bør følges opp med nærmere undersøkelser og andre oppfølgingstiltak. Bakgrunnen for dette var at vi så at flere kommuner ikke fulgte opp arbeidsfristene i tråd med kravene.

Det ble sendt ut varsel om forvaltningskontroll til de 4 utvalgte kommunene fordelt på to landbrukskontor. Etter at varselet ble sendt, begynte den regionale tørken å gjøre seg gjeldene, og det ble klart at situasjonen ville legge beslag på store ressurser fra både Fylkesmannen og fra kommunal landbruksforvaltning. Til tross for tørkesituasjonen fikk vi gjennomført kontroll i 3 av 4 planlagt kommuner. Den siste kommunen ble utsatt til 2019.

Forvaltningskontroll 2018 ble gjennomført i 2 steg:

1) Dokumentkontroll: vi fikk oversendt kopier av dokumenter tilknyttet nærmere spesifiserte enkeltsaker som er plukket ut av FM, og dokumentasjon på rutiner og kriterier som er relevante i saksbehandlingen.

2) Etter nærmere avtale gjennomførte vi et dialogmøte med større fokus på tosidig dialog og gjensidig læring enn ved tidligere kontroller.

Vi fant ingen avvik i forvaltningskontrollen 2018, men opplevde en meget konstruktiv dialog som synliggjorde forbedringspunkter i kommunens praksis (merknader i kontrollrapporten) og som gjorde FM mer treffsikker i å bistå kommunene i den ekstreme tørkesituasjonen utover sommeren.

Andel avvik avdekket under (fra kapittel 3.3.1.2.1.3 i TB)

Rapportere på

Andel avvik avdekket under kontroll som er fulgt opp: 100 %. 

Avvik avdekket under kontroll er fulgt opp, eller oppfølging pågår.

3.1.3.3 Befolkningen har tillit til tjenestene og får ivaretatt sin rett til forsvarlige og nødvendige tjenester

Vi oppfyller frister for saksbehandlingstid for rettighetsklager etter barnevernloven, sosialtjenesteloven, og for hendelsesbasert tilsyn etter sosialtjenesteloven, samt på saksfeltene for førerkort og for separasjon og skilsmisser. På saksområder med særlige kapasitetsutfordringer (hendelsesbasert tilsyn innen helse og omsorg, samt barnevern) har det i 2018 vært satt inn noe ekstra ressurs, men dessverre ikke nok til at vi kan overholde frister. På alle saksområder prioriteres hastesaker, og vi er tilgjengelige for råd og veiledning gjennom telefon, epost, møter og brev, overfor brukere og tjenesteutøvere. I økende grad blir brukermedvirkning innarbeidet i metodikken for planlagt tilsyn.  Klager etter Psykisk helsevernloven (tvang) har høy prioritet, og kommer foran alle andre oppgaver. Saksmengden har vært økende de senere år, og tidsbruk til arbeidet er økt, etter at det kom nye pasientrettigheter fra 2017 bl.a om advokatbistand. Vi behandlet 51 slike saker i 2016, og i 2018 var antallet 103. Vedtak behandlet etter Pasient- og brukerrettighetsloven kap 4a (tvang) har også økt, fra 293 saker avsluttet i 2016 til 363 saker i 2018.

Antallet stedlige tilsyn skal økes (fra kapittel 3.3.1.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Antallet stedlige tilsyn er økt sammenlignet med 2017.

Vi har økt aktiviteten, og har i løpet av 2018 gjennomført 9 stedlige tilsyn. Ett av disse var utsatt fra 2017 etter ønske fra kommunen.

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker (fra kapittel 3.3.1.3.3.1 i TB)

Rapportere på

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker: 6 måneder eller mindre.

Gjennom flere år har vi erfart å ha utilstrekkelige ressurser til å løse det omfattende oppdraget på helse og omsorg i henhold til kravene. Det går ut over både enkeltsaksbehandling, tilsynsoppgaver og pådriverarbeid. Vi har prøvd å balansere innsatsen i henhold til overordnet prioritering, i praksis må vi kutte alle steder. For hendelsesbaserte tilsynssaker er knapphet på medisinsk-faglig ressurs hovedproblemet. I 2018 fikk vi budsjett for et halvt års engasjement for lege for å styrke arbeidet med tilsynssakene. Vi erfarte at dette var en effektiv og god ressurs, selv om den ble tilgjengelig kun en dag pr.uke. Tiltaket var ikke tilstrekkelig til å løse problemene, men resultatet ville vært langt dårligere uten dette. Vi går inn i et nytt sammenslått embete Oslo og Viken med bidrag til en betydelig felles restanseproblematikk.

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker(2) (fra kapittel 3.3.1.3.3.2 i TB)

Rapportere på

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker: 5 måneder eller mindre

En sak lengre enn 5 måneder skyldes klagers ønske om uttalelse

Avslutning av klagesaker: Minst (fra kapittel 3.3.1.3.3.3 i TB)

Rapportere på

Avslutning av klagesaker: Minst 90 prosent innen 3 måneder.

De ni sakene som har over 3 måneders behandlingstid og som gjelder sosialtjenesteloven, har alle med tema refusjon i etterbetalt trygdeytelse. Sakene ble utsatt og ble behandlet så snart lovtolkning var avgjort fra direktoratet.

Saksbehandlingen på helse- og omsorgsområdet er forbedret i 2018 (75% behandlet innen frist), sammenlignet med 2017 (67%). I løpet av første halvår ble restanser avviklet, og saksbehandlingen var før ferien innenfor frister. Samlet årsresultat er preget av at vi i høst har hatt to vakante stillinger, og samtidig hatt ekstra tidsbruk på prosesser ved omorganiseringen til nytt embete.

Andel vedtak om bruk av tvang (fra kapittel 3.3.1.3.3.4 i TB)

Rapportere på

Andel vedtak om bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemning som er overprøvd innen 3 måneder: Minst 90 %.

Resultatene er ytterligere forbedret fra 2017, samlet for 2018 har vi overprøvd 38 vedtak, og andel med saksbehandlingstid innen 3 mnd er 76%. Siste halvår er overprøvde vedtak behandlet innenfor frist med få unntak.

Andel søknader om dispensasjon (fra kapittel 3.3.1.3.3.5 i TB)

Rapportere på

Andel søknader om dispensasjon fra utdanningskrav som er behandlet innen 3 måneder: Minst 90 %.

Vi har ikke egen statistikk for behandlingstid for dispensasjonssøknader, og det registreres ikke separat i NESTOR. Overveiende blir sakene behandlet sammen med overprøving av vedtakene, og saksbehandlingstid vil være tilsvarende. Siste halvår har sakene med få unntak vært behandlet innen 3 mnd frist, men resultatet for hele 2018 tilsvarer 76%.

Tilsynsaktiviteter(2) (fra kapittel 3.3.1.3.4.2 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende:170 poeng

Vi har gjennomført Landsomfattende tilsyn med kommunale tjenester til rus og psykiske lidelser i perioden 2017-2018, med i alt 4 kommuner, to kommuner hvert år.

I tillegg har vi gjennomført et to-årig prosjekt med egeninitiert tilsyn med fastleger i til sammen 6 kommuner og en privat virksomhet, samt ved smertepoliklinikken, Sykehuset Østfold.

Ut over dette har vi ikke kunnet prioritere flere egeninitierte tilsyn, av kapasitetsårsaker, og ut fra overordnet prioritering av saker som angår pasient- og brukerrettigheter. Knappe ressurser til oppdraget på helse- og omsorgsområdet er ytterligere satt på strekk med flere vakanser og betydelig tidsbruk på omstillingsprosessen til nytt embete.

Tilsynsaktiviteter(5) (fra kapittel 3.3.1.3.5.5 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende: 40 poeng

Landsomfattende tilsyn med sykehusenes sepsisbehandling er gjennomført etter plan fra Statens helsetilsyn, i samarbeid mellom embetene i Hedmark, Oppland og Østfold, der Sykehuset Østfold var siste sykehus i rekken. Tilsynet er ikke avsluttet, det er avholdt flere oppfølgingsmøter, sist i sept 2018, avsluttende rapportering fra sykehuset er avtalt febr 2019.

Landsomfattende tilsyn med spesialisthelsetjenester til pasienter med rus og psykiske lidelser er også gjennomført i samarbeid mellom embetene i Hedmark, Oppland og Østfold, tilsynet med Sykehuset Østfold ble forsinket på grunn av endringer i felles team/revisjonsleder, men er gjennomført i desember. Dette må følges opp i nytt embete.

Som oppfølging av egenmeldingstilsyn i flere kommuner med fastlegers forskrivning av vanedannende medikamenter er det gjennomført et egenmeldingstilsyn med forskrivningspraksis ved Sykehuset Østfold Smerteklinikken.

I tillegg har vi hatt en omfattende oppfølging i form av hendelsesbasert tilsyn, knyttet til varsel med bekymring for forsvarlighet ved Hjerteavdelingen, SØ. Saken ble avsluttet før sommeren.

Tilsynsaktiviteter(2) (fra kapittel 3.3.1.3.6.2 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende: 60 poeng

Tilsyn på NAV-området er gjennomført som planlagt, og etter vurdering av risiko og sårbarhet på fagområdet. I tillegg kommer andel fra landsomfattende tilsyn med kommunale tjenester til rus og psykisk helse, som er et kombinert tilsyn med helse- og sosiale tjenester.

3.1.3.4 En effektiv og velfungerende vergemålsforvaltning som ivaretar rettsikkerhet og rettslikhet

 I desember 2018 var vi for første gang tilnærmet ajour med alle aktiviteter i Vera, sett opp mot fastsatt saksbehandlingstid. Vi har siden 2013 jobbet iherdig for å få en velfungerende vergemålsforvaltning i Østfold. Rettssikkerhet og rettslikhet er noe vi tilstreber i alle våre oppgaver.Og vi mener vi ved overgangen til nytt embete, Oslo og Viken, har en velfungerende vergemålsforvaltning. God oversikt over den samlede saksmengden, og saksbehandlere som har kjennskap til alle arbeidsoppgavene som ligger under vergemålsområdet, har bidratt til en god utvikling. Vi ser imidlertid at et dårlig fagsystem, Vera, og et manglende system for utbetaling av godtgjøring, er til hinder for en mer effektiv gjennomføring av arbeidsoppgavene. Bedre fagsystemer vil bidra til mer en mer effektiv forvaltning, enklere og bedre kontroll, mer rettslikhet og større rettssikkerhet. Vi oppnår i hovedsak målkravene, men mer tilsyn og mer informasjon om fremtidsfullmakt og bruk av digitale løsninger ville bitt prioritert dersom vi hadde hatt ressursene.

Opprett vergemål (fra kapittel 3.3.2.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Opprett vergemål – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 70 dager.

Opprettelse av vergemål har vært en prioritert oppgave gjennom året, og målkravet er oppfylt.

Fylkesmannens samtykke til bruk av kapital (fra kapittel 3.3.2.1.1.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannens samtykke til bruk av kapital – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 20 dager.

Oppgavene knyttet til bruk av kapital har vært en prioritert oppgave, og målkravet er oppnådd.

Godtgjøring og utgiftsdekning til verger og representanter (fra kapittel 3.3.2.1.1.4 i TB)

Rapportere på

Godtgjøring og utgiftsdekning til verger og representanter – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 45 dager.

Oppgaven knyttet til godtgjøring til verger har vært en prioritert oppgave i 2018. Målkravet er oppnådd.

Klagesaksbehandling (fra kapittel 3.3.2.1.1.5 i TB)

Rapportere på

Klagesaksbehandling – 80 % av klagene Fylkesmannen mottar på vergemålsområdet skal være behandlet innen 70 dager.

Klagebehandling har vært en prioritert oppgave i 2018. Vi har hatt noe problemer med å forstå hvilke klagesaker som har gått over frist, og hvordan hvilke saker som har ligget i %-vurderingen. Vi burde ha nådd målkravet her, men er alt i alt fornøyd med å være 2 % fra å oppnå målkravet. Det er ingen spesielle forhold som tilsier at vi ligger litt under målkravet, utover prioriteringen av arbeidsoppgaver og oppgavemengden generelt.

Fylkesmannens kontroll av vergeregnskap (fra kapittel 3.3.2.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle vergeregnskap i sentralt uttrekk fra Statens sivilrettsforvaltning skal være kontrollert innen fristen.

Kontroll av vergeregnskap har vært en prioritert oppgave i 2018, og målkravet er oppnådd. Revisor har foretatt sin revisjon, med tilfredsstillende resultat: Fylkesmannen i Østfold synes å ha en god forståelse av hva internkontrollen for vergeregnskapene innebærer.

Digital innlevering av vergeregnskap (fra kapittel 3.3.2.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Andelen vergeregnskap som leveres digitalt via Altinn, skal være minst 50 %.

Vergene har fått mye informasjon om digital innsending av post, spesielt knyttet til innsendelse av vergeregnskap. Målkravet er oppnådd.

Digital innsending av søknader om vergegodtgjøring og fylkesmannens samtykke (fra kapittel 3.3.2.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Andelen søknader om godtgjøring og søknader om fylkesmannens samtykke (bruk av kapital, salg av eiendom etc.) som leveres digitalt via Altinn, skal være minst 30 %

I løpet av 2018 har vi informert om digital innsending i våre møter med vergene, pr telefon og i vergemøter. Faste verger har fått mer informasjon om digital innsending generelt, enn de øvrige vergene.  I motsetning til innsending av vergeregnskap, har det ikke blitt sendt ut generell informasjon til de alminnelig og nærstående verger om digital innsending ved søknader om Fylkesmannens samtykke. Det er mangler ved skjema for godtgjøring som sendes gjennom Altinn, da periode for godtgjøringen ikke fremgår. Arbeidet med å øke andelen som sender søknader digitalt, må videreføres i nytt embete.

3.1.3.5 Vergehaver skal ha høy grad av selvbestemmelse og vergemålene skal være individtilpassede

I vedtak om opprettelse av vergemål, og ved senere endringer, har vi alltid samtale med vergehaver pr. telefon. Kun når det er umulig eller formålsløst, gjennomføres ikke en slik samtale. Vergene har også fått opplæring gjennom vergemøter om vergehavers selvbestemmelse. Når det gjelder individtilpasningen, så er mandatet gjerne generelt utformet. Vedtaksteksten vil gi føringer for individtilpasningen, når det er opplysninger som tilsier at vi må begrense omfanget. Vergene må individtilpasse i henhold til behovet for vergehaver underveis i vergemålet.

Individtilpasning av vergemål (fra kapittel 3.3.2.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Før et eventuelt vergemål opprettes, skal det foretas nødvendige undersøkelser slik at mandatet kan individtilpasses og ikke er mer inngripende enn nødvendig

I alle oppnevningsvedtak har vi nå samtale med vergehaver, så fremt dette ikke er uhensiktsmessig eller formålsløst. Vi snakker også med nærstående og hjelpeapparat, evt. andre aktører, når dette fremgår av opplysningene i saken. Mandatet til vergen utformes gjerne generelt, men vedtaksteksten har ofte opplysninger om individtilpasning av mandatet. Ofte vil et generelt mandat være individtilpasset i seg selv, og da er det behov for bistand i økonomiske og personlige forhold, og ikke nærmere klarlagt. Dersom vi ikke får tak i vergehaver, oppnevner vi vergemål på bakgrunn av skriftlig samtykke, og det kan være vanskelig å individtilpasse behovet.

3.1.4 Fylkesmannen skal ta de initiativ som finnes påkrevd og holde sentrale myndigheter orientert om tilstanden i fylket og effekten av statlig politikk

3.1.4.1 Økt kvalitet og kompetanse i kommunene

Gjennom håndhevingsordningen ser vi at noen kommuner og skoler i større grad enn tidligere har fått økt kompetanse i skolemiljøsaker.

I den desentraliserte ordningen for kompetanseutvikling har vi tilrettelagt for samarbeid mellom skoleeiere, og skoleeiere og UH-sektoren. Kommunene melder at samarbeidet er godt og tilrettelagt for kommunenes og skolenes behov for kompetanseutvikling.

Vi har gjennomført samlinger for friskole- og offentlige skoleeiere. Skoleeierne sier at dette er nyttige og viktige arenaer for informasjon, veiledning og kompetanseutvikling.

Oppfølgingsordningen av skoleeiere som er under den nedre grensen for kvalitet, som staten definerte i 2017, ble fulgt opp. Kommunen var godt over den nedre grensen i oversikten fra Utdanningsdirektoratet i 2018.

Arbeidet med 0-24-oppdraget og tverrfaglig arbeid overfor sektor med fokus på utsatte barn og unge har vært gjennomgående i hele 2018.

Kompetansen om barnekonvensjonen eksternt og internt har økt, jf. fokusgruppeintervjuer med kommunale leder på tjenesteområder rettet mot barn og unge, felles avdelingsmøter (Helse og sosial, samordning og beredskap og barnehage og utdanning) og gjennom saksbehandling, råd og veiledning.

I brev til kommuner, fylkeskommunen og private skoler har vi gitt informasjon om bruk av barnekonvensjonen i saksbehandlingen. Vi ser av klagesakene vi mottar at kommunene har fått økt kompetanse på dette området. Det er imidlertid fremdeles en jobb å gjøre på dette området.

Vi har gjennomført fagdag med ledere av barneverninstitusjoner og skoleledere for å sikre godt samarbeid om opplæringstilbud til barn bosatt på institusjon.

Oppfølging av skoleeiere som ikke har igangsatte tiltak (fra kapittel 3.4.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle skoleeiere, som er omfattet av oppfølgingsordningen og ikke har igangsatte tiltak, skal ha fått nødvendig oppfølging fra fylkesmannen.   

Oppfølgingsordningen av skoleeiere som er under den nedre grensen for kvalitet, som staten definerte i 2017, ble fulgt opp. I Østfold har en kommune vært med i ordningen fra 2017.  Kommunen har tidligere hatt Veilederkorpset inne. Vi har fulgt opp kommunen gjennom tilsyn  og veiledning. Tilsynet ble utvidet til også å omhandle kommunens forsvarlige system. Kommunen har jobbet godt og tilsynet er avsluttet. Vi gjennomførte flere veiledningsmøter med kommunen i 2018. I oversikten for 2018 lå denne kommune godt over den nedre grensen for kvalitet.
Det er ingen kommuner i Østfold som var under den nedre grensen for kvalitet i 2018.

3.1.5 Gjennomførte evalueringer

Fylkesmannen har ikke gjennomført noen generell brukerundersøkelse for embetet i 2018. Men det er gjennomført evalueringer ved bruk QuestBack av de fleste møter, kurs, seminarer og konferanser som embetet har arrangert med eksterne deltagere gjennom året. 

Vi har dessuten gjennomført en løpende evaluering av hvordan embetets fremstilles i mediene, Ledergruppen har ukentlig gjennomgått og drøftet mediesaker som berører embetet i ledermøtene. Det er dessuten gjennomført en systematisk kvalitativ medieanalyse med tertialvise rapporter som har blitt presentert og drøftet i ledermøtet (jf. kap. 2.4).

3.2 Avvik på oppdrag i tildelingsbrevet og/eller faste oppgaver i virksomhets- og økonomiinstruks

3.2.1 Tverrsektorielle oppdrag/oppgaver

Ingen avvik.

3.2.2 Arbeids- og sosialdepartementet

Ingen avvik.

3.2.3 Barne- og likestillingsdepartementet

Ingen avvik.

3.2.4 Helse- og omsorgsdepartementet

Manglende måloppnåelse er beskrevet på flere rapporteringspunkter. Vi erfarer et misforhold mellom tilgjengelige ressurser og samlet oppdrag, særlig på HOD området, og har varslet departementet i brev både i 2017 og 2018. Men vi forholder oss til overordnede kriterier for prioritering så langt som mulig.

Saker som angår enkeltpersoners rettssikkerhet blir prioritert høyest. Likevel har vi på  noen områder problemer med å holde gitte frister/krav til omfang, dette gjelder særlig tilsynssaksfeltet innen helse og omsorg. Vi samordner innsats knyttet til nasjonale satsninger på tvers av fagfelt, især på velferdsområdet, men også med andre fagområder i embetet.

Embetet har prioritert arbeidet med å samordne innsatsen fra regionale og statlige aktører på velferdsområdet for å løse sammensatte utfordringer, se omtale av blant annet «0-24» samarbeidet og Velferdspiloten. Embetet har også en samordnet oppfølging av kommunalt planarbeid.

Vi har i flere år hatt en samordnet utlysning av tilskuddsmidler på velferdsområdet med informasjon på nett og i et felles tilskuddsmøte. Med dette utnyttes ressursene på en god måte, og det blir godt mottatt av kommunene som et bidrag til å se sammenhenger og helhet. Vi mener derfor at vi løser oppdraget med nasjonale satsninger samlet og helhetlig.

3.2.5 Justis- og beredskapsdepartementet

Ingen avvik.

3.2.6 Klima- og miljødepartementet

På klima- og miljøområdet er det mest vesentlige avviket i 2018 fortsatt etterslep i frekvensbasert tilsyn etter forurensingsloven og manglende deltakelse i nasjonale tilsynsaksjoner mot forurensinger og avfall. Tiltak som ble satt inn i 2017 for å bedre situasjonen, hadde god effekt, men ble motvirket av turnover og fravær blant ansatte. Pågående omorganisering gjorde at ansatte som sluttet i 2018 ikke ble erstattet. Det har vært satt som mål å løse dette problemet ifm etableringen av det nye embetet.

Vi har ikke hatt kapasitet til å igangsette arbeid med noen nye forvaltningsplaner for verneområder i 2018 til tross for at det er flere verneområder der dette er et behov. Det vil bli gjort en samlet prioritering av behovene i nytt embete innen 1. mai 2019 jf oppdrag om dette. 

Her nevens også at veiledning av kommunene på de fleste av våre områder ligger på et langt lavere nivå enn ønskelig og er konsentret om noen prioriterte temaer og arenaer hhv regionalt planmøte (planforum) og vannområdeutvalgene. I tillegg ivaretar KlimaØstfold i samråd med oss, veiledningsoppgaver som vi ellers måtte gjennomført på egenhånd. 

         

3.2.7 Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Ingen avvik.

3.2.8 Kunnskapsdepartementet

Det er ingen avvik på oppdrag i tildelingsbrevet på områder som det ikke er satt rapporteringskrav på i kap 7.

3.2.9 Landbruksdepartementet

Prioritering av rask behandling av den store mengden avlingsskadesaker etter tørkesommeren 2018, førte til nedprioritering av andre oppgaver:

Kontroller av foretak for mulig driftssamarbeid etter husdyrkonsesjonsloven: Nødvendig oppfølging av pågående driftssamarbeidssaker er ivaretatt. 

Fullverdig forvaltningskontroll av minst 20 % av kommunene: Det ble gjennomført forvaltningskontroll med redusert omfang i tre kommuner.

Oppfølging av foretak etter listekontrollen 2017 innenfor husdyrkonsesjon: Nærmere undersøkelser utsatt til 2019.

Kontroll av ordningene «erstatning etter klimabetinget avlingssvikt» og «reisetilskudd ved veterinærers syke- og inseminasjonsbesøk»: Begrenset til alminnelig kontroll under saksbehandlingen.

Forvaltningsplan for nytt nasjonalt utvalgt kulturlandskap (UKL): Det påbegynte arbeidet med forvaltningsplan for UKL Rygge Værne kloster ble satt på vent til 2019. 

3.3 Særskilte rapporteringskrav fra tildelingsbrevet

Hvilke utfordringer opplever FM at NAV-kontorene har med KVP (fra kapittel 7.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal beskrive situasjonen for kvalifiseringsprogrammet (KVP) i fylket, herunder: I hvilken grad blir personer i målgruppen for programmet vurdert med hensyn til deltakelse og får de som har krav på det, tilbud om program; Hva kjennetegner NAV-kontor som jobber godt med KVP, og hvilke utfordringer opplever Fylkesmannen at NAV-kontorene har i arbeidet med KVP; Hvilke virkemidler benytter Fylkesmannen for å understøtte kommunenes arbeid for å øke bruken av KVP.



I hvilken grad blir personer i målgruppen for programmet vurdert med hensyn til deltakelse og får de som har krav på det, tilbud om program?

I Østfold er antall deltaker stigende. Per 30. november 2018 var det 314 deltakere i KVP . Dette er 43 flere deltakere enn på samme tidspunkt året før.

KVP-veiledere mener at enkelte NAV-kontor lager «diverse små regler» som f. eks at søker må ha mottatt økonomisk sosialhjelp i en periode.Mange kommuner  har satt en grense på antall KVP deltakere på grunn av kommunens økonomi. Søkere får derfor i samtale informasjon om lang ventetid på KVP, da det er mange foran i køen. Det blir sagt at de bruker andre «tiltak». Det har også vært "redsel" for å bruke opp engangsrettigheten. I tillegg er det opp til hver enkel veileder å informere om KVP, og dersom det ikke er satt av nok ressurser til KVP, så kan dette føre til at veileder ikke informerer om KVP.

Hva kjennetegner NAV-kontor som jobber godt med KVP?

KVP- veiledere mener at NAV-kontoret bør ha dedikerte, engasjerte KVP-veiledere som er samlet. Det må være en struktur, og det må settes av tid og veilederne må få mulighet til å holde fokus. NAV-kontoret må informere aktivt om KVP, og det bør være max 20 brukere per KVP veileder.

 Hvilke utfordringer opplever Fylkesmannen at NAV-kontorene har i arbeidet med KVP?

Tid, ressurser, brukere kjenner ikke til KVP, tilgjengelighet, hindringer mht kommuneøkonomi, og kommunens manglende prioritering av KVP i budsjettet. KVP blir sjelden vurdert og tilbudt, når det stilles vilkår om aktivitet for de under 30 år.

Hvilke virkemidler benytter Fylkesmannen for å understøtte kommunenes arbeid for å øke bruken av KVP? 

Frikjøp av veiledere med spesiell kompetanse på KVP. Fokus fra Fylkesmannen på KVP og godt samarbeid med NAV Fylke.

Ansvar for å støtte opp under 4 nettverkssamlinger i året, og informere NAV-ledere på NAV-ledersamlinger.

Fylkesmannen selv har forankret og stilt krav til at ordførere og rådmenn prioriterer og etterspør KVP til sine NAV-ledere og i partnerskapsmøtene. KVP tas også opp i kommunemøter (med enkeltkommuner).

Vilkår for aktivitet for de under 30 år... (fra kapittel 7.3.1.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal beskrive kommunenes erfaring med  aktivitetsplikt for mottakere av økonomisk stønad under 30 år. Herunder om aktivitetsplikten bidrar til overgang til arbeid og utdanning.

Vi har spurt KVP-veiledere om det i forbindelse med aktivitetsplikt for mottakere av økonomisk stønad under 30 år blir informert og vurdert om de har rettigheter til å delta i KVP. Svarene viste at dette temaet sjelden blir informert og vurdert, til tross for at det er presisert i rundskrivet og i opplæringssammenheng i regi av Fylkesmannen. Det blir satt vilkår om aktivitet, men den enkelte er ikke godt nok kartlagt, slik at tiltakene kan bli tilfeldige, og ikke individuelt tilrettelagt. Derfor bidrar ikke aktivitetsplikten til varig arbeid og ei heller til utdanning.

Fylkesmannen skal rapportere på antall gjennomførte tilsyn... (fra kapittel 7.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall gjennomførte tilsyn med kommunenes oppfølging av krisesenterloven.

Fylkesmannen har ikke gjennomført tilsyn med kommunenes oppfølging av krisesenterloven i 2018. Det ble imidlertid i 2017 gjennomført en kartlegging av alle kommunene sitt tilbud til voldsutsatte med problemer knyttet til rus/psykiatri, funksjonsnedsettelse og til voldsutsatte menn.  

Fylkesmannen skal redegjøre for bakgrunnen for og konsekvenser... (fra kapittel 7.3.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for bakgrunnen for og konsekvenser av eventuelle nedleggelser av krisesentrene eller reduksjon i tilbudet.

Fylkesmannen er ikke kjent med nedleggelser av krisesenter eller reduksjon i tilbudet i 2018

Fylkesmannen skal rapportere på antall behandlede søknader... (fra kapittel 7.3.2.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall behandlede søknader, og fattede vedtak inndelt i innvilgelser, avslag og avvisninger knyttet til hver sakstype, etter ekteskapsloven, anerkjennelsesloven og brudvigjingslova i årsrapporten.

Fylkesmannen skal rapportere på andelen separasjons- og skilsmissesøknader som er mottatt digitalt.

Fylkesmannen skal rapportere på antall fattede vedtak... (fra kapittel 7.3.2.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall fattede vedtak etter barneloven i årsrapporten.

I løpet av 2018 har vi behandlet 4 saker som omhandler stadfestelse av avtaler om foreldreansvar, fast bosted, samvær og reisekostnader ved samvær.

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid... (fra kapittel 7.3.2.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med veiledning og informasjon på familierettens område, herunder om mekling. Dette kan for eksempel være hvilke typer saker som dominerer, utviklingstrekk og utfordringer. Det er også av interesse å få opplyst hvem som kontakter Fylkesmannen.

I løpet av året har vi mottatt mange henvendelser pr. brev og pr. telefon om hvordan regelverk i familieretten skal forstås. Dette omhandler ekteskapsloven med forskrifter, annerkjennelsesloven, barneloven og lov om familievernkontorer. Vi har i utstrakt grad gitt råd og veiledning på disse områdene. Henvendelser har kommet fra publikum, kommuner og andre offentlige instanser.

Fylkesmannen skal rapportere på antall saker... (fra kapittel 7.3.2.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall saker hvor det er gitt ut opplysninger om den adoptertes biologiske opphav i saker hvor fylkesmannen har gitt adopsjonsbevilling.

Fylkesmannen har behandlet 25 saker om den adoptertes biologiske opphav i saker hvor fylkesmannen har gitt adopsjonsbevilling

Fylkesmannen skal rapportere på antall tilsyn... (fra kapittel 7.3.2.7 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall tilsyn med familievernkontorene.

Det er etablert 1 familievernkontor i Østfold med avdelinger i Fredrikstad, Moss og Askim. Vi gjennomførte tilsyn med familievernkontoret i 2017 og har ikke gjennomført tilsyn i 2018.

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid...(2) (fra kapittel 7.3.2.8 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med veiledning og informasjon på universell utforming.

Østfold fylke var et av pilotfylkene i K1 tiltaket i regjeringens handlingsplan for "Norge universelt utformet 2025". Søknaden ble sendt i fellesskap fra fylkeskommunen og Fylkesmannen. Arbeidet ble videreført i K2 Universell utforming mot nye høyder. I vår prosjektsøknad var et av målene å få til en fortsatt regional organisering som kan tilrettelegge for kompetanseutvikling og koordinering av innsatsen i et samspill med kommunene. Vi har fortsattingen god løsning på dette, men har samarbeid i prosjekter og kontakt.

Fylkesprosjektet fikk en annen dreining gjennom et samarbeid med Ungdommens fylkesråd. Like muligheter for alle – universell utforming for alle følges nå opp med tiltak i Ny generasjon. Resultatene skal videreføres til alle aldersgrupper gjennom bevisstgjøring og informasjon ved bruk av sosiale medier.

I 2017 gjennomførte vi et prosjekt ved hjelp av utviklingsmidler for å utvikle tiltak knyttet til plan- og bygningsloven. Ved bruk av facebook inviteres alle til å dele og å tipse om tiltak som trengs innen Universell utforming.

 https://www.facebook.com/unive...

 I 2018 er har vi brukt forsøksmidler vedr. arbeide med kommunenes plankompetanse til å forberede og gjennomføre en kursrekke i et  samarbeid mellom Østfold og Akershus. Kursrekken tar for seg følgende temaer: kommunikasjon, lydmiljø og universell utforming av arbeidsplassen

Vi mener å ha kommet godt på vei i å nå målene om kompetanseoppbygging i egne virksomheter og i å bringe temaet på banen i de regionale og kommunale planstrategiene. Temaet er med i den nye fylkesplanen. Universell utforming er viktig i vår saksbehandling og rådgivning for kommunene. Vi har tilbudt på intranettet e-læringskurs i utforming av universell utforming i nettinnhold.

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med å fremme likestilling... (fra kapittel 7.3.2.9 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med å fremme likestilling knyttet til ulike diskrimineringsgrunnlag i aktuell lovgivning.

Fylkesmannen presenterer nasjonale føringer for arbeidet med likestilling i Østfoldrapporten, som er vårt tiltak for å gjøre kjent statlige forventninger. Her blir kommunene orientert om hvilke krav som stilles til målrettet arbeid for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Likestillingssenterets krav til kommunenes redegjørelse for likestillingsarbeid er også presentert i rapporten. Temaet likestilling omtales gjennom Østfoldrapporten på Fylkesmannens kommunemøter med politisk og administrativ ledelse i kommunene. Gjennom prosjektskjønnsmidler er det gitt støtte til Østfoldmodellen for kurs i flerkulturell kompetanse. Mer enn 1000 personer fra ulike yrkesgrupper i Østfold, de fleste fra kommunene, har deltatt på disse kursene. Diskriminering har en vesentlig plass på fagplanen hvor målet er likeverdige tjenester.

Fylkesmannen skal redegjøre for implementeringstiltak... (fra kapittel 7.3.2.10 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid på området barnevern og skole, herunder digitalt kurs modul 1 og veilederen.

Fylkesmannen har deltatt i arbeidsgruppe for utvikling av kursets Modul 1 – «Samarbeid mellom skole og barnevern». Vi har gjennomført fagdag med ledere av barneverninstitusjoner og skoleledere for å sikre godt samarbeid om opplæringstilbud til barn bosatt på institusjon. På fagdagen ble digitalt kurs modul 1 og veileder om samarbeid mellom skole og barnevern presentert, I vårt tilsyn med barneverninstitusjonene har vi hatt særlig oppmerksomhet rettet mot institusjonenes arbeid med barnas skolesituasjon. Herunder om institusjonene har etablert skolefaglig ansvarlig og hvordan denne funksjonen praktiseres.

Fylkesmannen skal utarbeide en årsrapport... (fra kapittel 7.3.2.11 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal utarbeide en årsrapport om tilsynsvirksomheten ved barneverninstitusjoner, omsorgssentre og sentre for foreldre og barn, jf. forskrift om tilsyn med barn i barnevernsinstitusjoner for omsorg og behandling § 14 og forskrift for sentre for foreldre og barn §28.

Fylkesmannen har utarbeidet årsrapport om tilsynvirksomheten ved barneverninstitusjoner, omsorgssentre og senter for foreldre og barn i 2018

Akuttberedskap i kommunene (fra kapittel 7.3.2.12 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere status på barnevernstjenestens akuttberedskap i alle kommunene i fylket, herunder om alle har en forsvarlig akuttberedskap.

Fylkesmennene skal redegjøre for embetenes vurdering av kvalitet og risiko i barnevernet i fylket.

Alle kommunene i Østfold har en formalisert ordning for døgnkontinuerlig akuttberedskap. Vi har en pågående dialog med kommunene knyttet til tilgjengelighet og forsvarlighet i beredskapen.

Fylkesmannen har brukt og videreutviklet skjemaet fra Bufdir for risikovurdering av barneverntjenestene. Vi opplever at det har vært et nyttig verktøy i direkte dialog med kommunene. Fylkesmannen har brukt skjema for risikovurdering aktivt inn i dialogmøtene om barnevern som vi har hatt med politisk og administrativ ledelse i 2018. Fylkesmannen bruker også skjemaene for å vurdere tilsyn og veiledning eller annen oppfølging med kommunene.

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale... (fra kapittel 7.3.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale helse- og omsorgstilbudet i fylket utvikles i henhold til retning og målsettinger i Omsorgsplan 2020, herunder Demensplan 2020.


Ansatte i kommunale helse- og omsorgstjenester gjør daglig en stor jobb, med begrensede ressurser. Gode kompetanse- og rekrutteringsplaner - som er politisk behandlet og en del av økonomiplanen - er fortsatt mangelvare, selv om vi kjenner til enkeltkommuner som har startet et grundig arbeid på området. Inntrykket er at nødvendig analysearbeid - som forutsettes for all planlegging - er svært mangelfull,slik at planleggingen er vanskelig. Kravet til daglig drift gjør det ofte svært vanskelig å følge opp kravene til planlegging og strategisk kompetanseledelse. Dialogen med kommunene og informasjonen vi får gjennom områdeovervåkning og samarbeid viser at "tjenestene er på strekk".  Inntrykket er at det er stort press på sykepleietjenesten, det vil si både hjemmetjenestene og i sykehjem - og at den enkelte yrkesutøver, særlig høgskoleutdannet personell har mye ansvar og mange ansvarsområder, opplever mange krav. Flere forteller om stor slitasje på fagressursene - og vi får ofte vite at manglende deltakelse på ulike fagsamlinger skyldes "at de ikke kan gå i fra". Vernepleiere og annet personell med fagutdanning er en stor utfordring i tjenestene til personer med utviklingshemming. NAV Østfold's bedriftsundersøkelse viser at det er svært vanskelig - og vanskeligst - å rekruttere sykepleiere og spesialsykepleiere. Vernepleiere er også vanskelig å rekruttere. KS' arbeidsgivermonitor bekrefter dette.  Helsefagarbeidere er den gruppen det er vanskeligst å rekruttere etter sykepleiere. I samarbeidsfora bekrefter kommunerepresentanter og regionalt sykehus at det stadig er vanskeligere å rekruttere sykepleiere (med og uten spesialutdanning). Fylkesmannen har mottatt bekymringsmelding fra NSF om økende sykepleiermangel i fylket.

Kommunedialog forteller om at andelen med høgskoleutdanning er for liten til å skape tilstrekkelig robusthet - og faglig bredde. Ivaretakelse og veiledning av studenter er utfordrende fordi det er stort press på aktuelle fagressurser. Demografiske utvikling, konsekvensene av samhandlingsreformen med flere og mer spesialiserte oppgaver i kommunene sammen med en høy andel eldre faglærte – 25% av sykepleiere og hjelpepleiere er over 55 år – bidrar til stor bekymring for kompetansen i tjenestene fremover. Østfold er samtidig et fylke med en krevende folkehelseprofil som gir ekstra utfordringer - og økt bekymring for situasjonen.

Kommunene er på vei, men de fleste har langt igjen på mange områder for å nå målene i O2020 og D2020 innen planperioden.  Utbyggingen av dagaktivitetstilbud og annen innsats i tråd med D2020 og faglige anbefalinger, går ikke raskt nok. Det er fortsatt kommuner som mangler hukommelsesteam og/eller demenskoordinator. De som innehar slike stillinger forteller om mindre stillingsressurser til arbeidet enn det behovet tilsier.

Menn i helse og Jobbvinnerprosjektene, med fokus på rekruttering, er godt i gang og vurderes som svært vellykkede prosjekt. Samarbeidet med USHT i Østfold  svært positivt når det gjelder samarbeid om kompetansebygging på en rekke områder. Pasient- og brukersikkerhetsarbeid er blant de innsatsområder som ivaretas gjennom utviklingsnettverk og i samarbeid med USHT. Årlig fag- og tjenesteutviklingskonferanse i samarbeid med USHT og regional høgskole i tillegg til kontaktmøter med helse- og omsorgsledere. Leve hele livet har vært tema på alle aktuelle arenaer gjennom hele 2018. Fylkesmannen har initiert samarbeid i henhold til oppdrag - og samarbeid med KS og USHT er godt i gang.

 

Rapportere på resultatoppnåelse... (fra kapittel 7.3.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Rapportere på resultatoppnåelse for tilskuddsordninger 765.60 og 765.62.

Tilskudd kommunalt rusarbeid 765.62:
Budsjett kr 29 966 000. Regnskap kr 29 648 220. Mindreforbruk er kr 318 000 i 2018

Tilskudd psykisk helse 765.60:
Tilskudd til langvarige og sammensatte tjenestebehov:
Budsjett kr 9 590 000. Regnskap kr 9 598 000. Overforbruk kr 8 000 i 2018, ses i sammenheng med mindreforbruket på post 62. 
Tilskudd til psykologer: Budsjett kr 7 010 000. Regnskap kr 6 513 334. Mindreforbruk kr 506 666. Har sammenheng med mangel på psykologer i distrikt-/landkommuner (trukket søknad/retur av midler).

Samlet vurdering av hvorvidt... (fra kapittel 7.3.3.2.2 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale rusarbeidet i fylket utvikles i henhold til retning og målsettinger i opptrappingsplanen.

I tillegg bes Fylkesmannen om samlet rapportering i årsrapporten på gjennomføring av tiltak i oversendt virksomhetsplan for arbeidet i 2018 med psykisk helse og rus, jamfør Opptrappingsplanen for rusfeltet.

Det kommunale rusarbeidet i fylket utvikles i riktig retning jf Opptrappingsplan for rusfeltet, med økt antall årsverk sammenlignet med tiden før opptrappingen. Vi registrerer også noe økt kompetanse og økende bevissthet om brukermedvirkning knyttet til bruk av erfaringskonsulenter og medarbeidere med brukererfaring i flere kommuner og bruk av FIT. Men det er fortsatt gode utviklingsmuligheter for bedre brukerinvolvering i mange kommuner.
RiO har tatt initiativ til å etablere nettverk for erfaringskonsulenter og medarbeidere med brukererfaring, og FM er positiv til å støtte dette. Oppstart er utsatt til 2019, og må derfor følges opp av FMOV. Utsettelsen skyldes etableringen av pakkeforløp rus og psykisk helse i 2018.

Virksomhetsplanen i Østfold har lagt vekt på at rus og psykisk helse ivaretas i alle velferdstjenester, og ikke bare i de spesifikke rus og psykisk helsetjenester. Fagdager for friskliv, læring og mestringsenheter har temaer knyttet til psykisk helse, og tjenestene rustes bedre til en helhetlig helseforståelse der psykisk helse inngår. Kartlegging av målgruppen for å belyse rusmiddelsituasjonen er fulgt opp av Korus Øst i kommunene i samarbeide med Fylkesmannen: Måloppnåelsen i 2018 er svakere enn forventet på grunn av forberedelser til kommunesammenslåing for en rekke kommuner, samt at rapportering 2. hvert år anses mer hensiktsmessig i flere kommuner. Mer enn 80 % av kommunene mottar tilskudd til kommunalt rusarbeid. To små kommuner har ikke søkt, og mottar ikke tilskudd, men samarbeider noe med nabokommuner for å dekke tjenestebehovene på rusområdet. En mellomstor kommune mottar to ulike tilskudd til langvarige og sammensatte tjenestebehov, og har ikke søkt tilskudd til kommunalt rusarbeid. 

Kontaktmøte for rus og psykisk helsearbeid i kommunene juni 2018 hadde FACT som tema, og her deltok Sykehuset Østfold sammen med en rekke interesserte kommuner. Flere kommuner etterlyser samarbeidsløsninger som ivaretar FACT-målgruppene. Fylkesmannen erfarer at sykehuset Østfold er avventende.

Tilskudd til psykologer gjelder nå flertallet av kommunene i Østfold, og ved kommende kommunesammenslåinger vil bare et fåtall av kommunene ikke ha fått psykolog ansatt innen 2020. Det er en utfordring å få ansatt og beholde psykologer i kommuner der det ikke allerede er psykologer ansatt.

Målene for å øke tidlig intervensjonstiltak er ikke oppfylt.

ROP-tilsyn i 3 kommuner i 2018 og 3 kommuner i 2017 har avdekket mangelfull kartlegging av tjenestebehovet for mennesker med ruslidelser, og Brukerplan er blitt etterlyst av Fylkesmannens tilsynslag. Brukerplankartlegging har vært gjennomført, men data har ikke vært tilgjengelig på tilsynstidspunktet; data har ikke vært i riktig format eller ennå ikke blitt presentert, eller de har ikke vært gjort i tilstrekkelig bredde i kommunen til å være relevante. Fylkesmannen ser mulighet for forbedret bruk av Brukerplankartleggingene.  

Regionale rusforum/Samsoneforum i de ulike distriktene i Østfold støttes av Fylkesmannen, og det gis støtte til ulike samhandlingsaktører som involverer spesialisthelsetjeneste, kommunale tjenester, og bruker og pårørendeorganisasjoner i disse distriktene knyttet til rus og psykisk helse.

Fylkesmannen prioriterer gjennomgang av kommuneplaner og overordnede planer som FM får til høring. Det er et åpent spørsmål i hvilken grad denne praksisen understøtter lokal tjenesteutvikling av psykisk helse og rusarbeidet.

FMØ har gitt oppfølging til helsetjenesten i fengslene i Østfold, og har bidratt til å etablere nettverk.

Den årlige ruskonferansen er avholdt i samarbeid med Korus øst, med godt resultat for deltakerne. Også samarbeidet med øvrige kompetansesentra er positivt, og kommer tjenestefeltet og brukerne til gode.  

Rapportere på resultatoppnåelse... (fra kapittel 7.3.3.3.1 i TB)

Rapportere på

Rapportere på resultatoppnåelse for tilskuddsordningen til kommunene 0762.60.

Rapport for tilskuddsordningen til
Friskliv, Læring og Mestring:

2018- utdelt 1.050.000 til 6 kommuner, av disse har 4
kommunene fått midler til videreutvikling av etablerte frisklivssentraler, og 2 kommuner har etablert frisklivssentraler, den ene kommunen gjennom interkommunalt samarbeid.

Totalt har Østfold nå 10 Frisklivssentraler.

Fylkesmannen deltar i et nettverk for "Friskliv, læring og mestring" der kommunene og Sykehuset Østfold deltar. Nettverket arrangerer to fagdager årlig med fagtema som bidrar til å integrere både psykisk og fysisk helse i det forebyggende arbeidet.

Samlet vurdering av hvorvidt tilbudet... (fra kapittel 7.3.3.3.2 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt tilbudet innen habilitering og rehabilitering i fylket utvikles i henhold til retning og målsettinger i opptrappingsplanen.

Fylkesmannen har deltatt i fylkets nettverk for koordinerende enheter, som drives i et samarbeid mellom kommunene og Sykehuset Østfold. Vi har bidratt med midler og faginnspill til nettverkets årlige fagdager.

Alle kommuner har etablert koordinerende enheter, men de fungerer svært ulikt ut fra ressurser og organisatorisk forankring.

Samhandlingsutvalget (samarbeidsorgan for sykehuset og kommunene i Østfold) har etter henvendelse fra nettverket satt på dagsorden en sak om forankring av koordinerende enhet i kommunene. Det blir foreslått at kommunene skal forankre dette arbeidet på øverste administrative nivå.

Fylkesmannen er kjent med at kommunene Moss og Rygge har ledelsesforankret sin koordinerende enhet med sektorovergripende myndighet, og har satt obligatorisk opplæring og løpende veiledning av koordinatorer i system.

Vergeregnskap (fra kapittel 7.3.4.1.1 i TB)

Rapportere på

Embetene skal i årsrapporten rapportere på antall og andel kontrollerte vergeregnskap, samt antall verger som er under oppfølging på bakgrunn av ikke godkjente vergeregnskap. Rapporten skal også inneholde hvor mange verger som er fratatt oppdrag i løpet av 2018 på bakgrunn av regnskapskontroll.

Alle med regnskapsplikt har blitt fulgt opp, slik at alle har levert regnskapet. De som er tatt til kontroll gjennom sentralt trekk, 359 stk, er kontrollert innen fristen. I tillegg ble 13 vergeregnskap kontrollert etter sentralt uttrekk. 4 verger er under oppfølging, og 8 verger er fratatt oppdraget.

Gjennomgang av oppdrag med advokat som verge (fra kapittel 7.3.4.1.2 i TB)

Rapportere på

Embetene skal i årsrapporten rapportere på resultatet av gjennomgangen av oppdrag hvor det blir benyttet advokat som verge med timebetaling etter offentlig salærsats jfr. oppdrag 3.3.2.1.2 i tildelingsbrevet. Dersom oppdraget ble rapportert avsluttet i 1. tertial bortfaller rapporteringskravet.

I 2018 har vi hatt en gjennomgang 361 saker hvor det er oppnevnt advokat. Alle sakene er vurdert, med unntak av en advokat sine saker, som har ca. 40 løpende oppdrag (inklusive midlertidige oppdrag). Med unntak av disse oppdragene, har vi gjort en vurdering av om det er behov for juridisk kompetanse i alle sakene. I de fleste tilfellene er det ikke et slikt behov. Advokaten har da blitt varslet om at godtgjøringen går over til fast sats fra en gitt dato, og advokaten er gitt mulighet for å be seg fritatt fra oppdragene.

Tilsyn (fra kapittel 7.3.4.1.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten kort redegjøre for tilsyn utover vergeregnskapskontroll som er gjort med vergene i sitt område i 2018. Fylkesmannen skal også kort beskrive hva tilsynene har avdekket og hvordan avvik er fulgt opp.

I 2018 har vi gjennomført tilsyn i ca. 30 saker som ikke dreier seg om oppfølging etter vergeregnskap. Det dreier seg om alt fra konflikt i familie, bekymringsmeldinger fra instanser rundt vergehaver,  manglende forståelse av vergerollen og i et tilfelle underslag. Vedrørende det siste tilfellet, så er dette politianmeldt. Flere verger har blitt byttet ut som følge av avvik. I andre tilfeller har vergene fått mer opplæring, og har kunnet fortsette i oppdraget. Østfold har rutiner og eksterne lister over tilsynene. I forbindelse med sammenslåingen til Fylkesmannen i Oslo og Viken, er det ikke utarbeidet nye tilsynsrutiner i år.

Samtale med vergehaver (fra kapittel 7.3.4.1.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på andelen opprettede vergemål for voksne i 2018 hvor det er gjennomført samtale med vergehaver. Fylkesmannen skal i tillegg redegjøre for hovedgrunnene til at samtaler eventuelt ikke er gjennomført.

Vi forsøker å gjennomføre samtale i alle saker om vergemål. Etter føringer fra departementet, gjennomfører vi også samtale der vergehaver ikke er samtykkekompetent. Samtalene gjøres pr. telefon.I de tilfellene vi fra lege eller andre får opplyst at det formålsløst eller uhensiktsmessig å gjennomføre samtale, lar vi være å kontakte vergehaver. Eksempler på dette er når personen har langtkommet demens, i koma osv. Hvis vi ikke får tak i personen etter flere forsøk, legger vi et skriftlig samtykke til grunn for oppnevningen.

Individtilpasning av vergemål (fra kapittel 7.3.4.1.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort, overordnet beskrivelse av hvordan embetet har arbeidet med å individtilpasse mandater, både ved opprettelse av nye vergemål og ved lgjennomgang av gamle saker.

Arbeidet med å individtilpasse mandater er styrket gjennom 2018. Dette gjøres gjennom samtale med vergehaver, nærstående, hjelpeapparat osv. Vergens mandat er gjerne generelt utformet i vergefullmakten, dersom mandatet ikke er begrenset til en spesiell oppgave. Men vedtaket inneholder opplysninger om individtilpasningen i det enkelte tilfellet. Mandatene blir endret underveis i vergemålet når vi mottar informasjon som tilsier at det er behov for endring. I forbindelse med utskiftning av advokatverger, har vi bedt om ny legeerklæring i 200 saker som ble opprettet av de tidligere overformynderiene. Den gamle legeerklæringene har ikke gitt tilstrekkelig med opplysninger. Vi har sett at vilkårene for vergemål ikke er oppfylt i noen av disse sakene, og har vurdert at mandatene trolig må endres i flere av disse sakene, evt. at vergemålet må oppheves. Disse behandles fortløpende, etter hvert som vi mottar ny legeerklæring.

Fremtidsfullmakter (fra kapittel 7.3.4.1.7 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse av hvordan embetet har arbeidet for å øke bruken av fremtidsfullmakter. 

Fylkesmannen har hatt økt fokus på fremtidsfullmakt gjennom hele året. Vi har hatt 19 foredrag i 2018, hvor fremtidsfullmakt har vært et av hovedtemaene. Blant annet har vi aktivt kontaktet og holdt foredrag for alle pårørendeskoler for demens i fylket. Når vi mottar begjæring om vergemål, og ser at personen er samtykkekompetent og i stand til å lage fremtidsfullmakt, informerer vi om denne muligheten. Vi har videre lagt ut informasjon på hjemmesiden og videreformidlet informasjon om fremtidsfullmakt som er laget av FMOA.

Årsrapportering rettshjelp (fra kapittel 7.3.4.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapportløsningen rapportere på antall innkomne, innvilgede og avslåtte søknader for perioden, fordelt på henholdsvis fritt rettsråd og fri sakførsel. Fylkesmannen skal også rapportere på gjennomsnittlig saksbehandlingstid og på antall restanser. Hva gjelder de innvilgede sakene, skal rapporteringen gi en oversikt over forekomsten av økonomisk dispensasjon, samt totale advokatutgifter og evt. andre utgifter som er innvilget i aktuelle periode, fordelt på saksområde. Av rapporteringen skal det videre fremgå hvorvidt det er gitt avslag som følge av økonomisk overskridelse eller av andre grunner i henhold til skjema over rettshjelpsstatistikk fra Statens sivilrettsforvaltning.

Fylkesmannen skal rapportere på forbruk for året samt forventet forbruk på kap. 470, post 01 for påfølgende år. Eventuelle avvik skal begrunnes. Fylkesmannen skal umiddelbart informere SRF dersom det er andre vesentlige risikoer eller avvik på området.

Vi har mottatt ca. 2 235 saker inkludert tolkesaker og honorering av saker for kontrollkommisjonene. Når det gjelder antall innkomne, innvilgede og avslåtte søknader fordelt på fritt rettsråd og fri sakførsel, fremgår de av tabellen nedenfor. 

Av fritt rettsrådssakene er 1 239 innvilget av advokat, 160 innvilget
av fylkesmannen etter stykkpris og 75 saker er innvilget uten eller utover stykkpris. Vi har innvilget økonomisk dispensasjon i 9 fritt
rettsrådssaker, og 2 fri sakførselssaker.

Totale advokatutgifter er kr 8 518 885.

I fritt rettsrådssaker er det innvilget egne utgifter herunder tolk i
173 saker, og utgifter til sakkyndig i to saker. I fri
sakførselssaker er det innvilget saksomkostninger i en sak. 

Vi har avslått 112 fritt rettsrådssaker, 27 av sakene er avslått på grunn av inntekts-/formuesoverskridelse og 85 av sakene er avslått av andre grunner.
Vi har avslått 3 fri sakførselssaker på grunn av økonomi, og 9 sakførselssaker er avslått av andre grunner.

Vi viser for øvrig til skjema over rettshjelpsstatistikk for 2018 som er
oversendt Statens sivilrettsforvaltning. 

Totalt forbruk for 2018 er kr 8 518 885 som er noe lavere enn for 2017. Vi anslo et forventet forbruk for 2018 til ca. 8 800 000 - 9 000 000 kroner, men nedjusterte beløpet i forbindelse med rapportering for 2. tertial til 8 200 000 - 8 500 000 kroner. Vi antar at økning av salærsatsen fra 1.1.2019 vil øke utgiftene noe inneværende år.

Fylkesmannen skal rapportere på forventet forbruk... (fra kapittel 7.3.4.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på forventet forbruk på kap. 470, post 01 inneværende og påfølgende år. Eventuelle avvik skal begrunnes.

Totalt forbruk for 2018 er kr 8 518 885 som er noe lavere enn for 2017. Vi anslo et forventet forbruk for 2018 til ca. 8 800 000 - 9 000 000 kroner, men nedjusterte beløpet i forbindelse med rapportering for 2. tertial til 8 200 000 - 8 500 000 kroner. Vi antar at økning av salærsatsen fra 1.1.2019 vil øke utgiftene noe inneværende år.

I forbindelse med introduksjonsordning... (fra kapittel 7.3.4.3.1 i TB)

Rapportere på

I forbindelse med introduksjonsordning for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven) skal fylkesmannen skal rapportere på antall klagesaker, hva klagen gjelder og utfallet av klagen.

Vi har i 2018 hatt 5 klagesaker etter introduksjonsloven. Fylkesmannen har stadfestet 4 av disse vedtakene og opphevet ett. Tema for 4 av klagesakene har vært introduksjonsloven § 7 - stans av introduksjonsordning. Tema i den siste saken var § 5 og avslag på forlenget introduksjonsprogram.

På området opplæring i norsk... (fra kapittel 7.3.4.3.2 i TB)

Rapportere på

På området opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere (introduksjonsloven) skal Fylkesmannen oppgi antall klagesaker, hva klagen gjelder og utfallet av klagen.

Fylkesmannen i Østfold har hatt 1 klagesak på dette området  i 2018. Saken omhandlet § 17 og hvorvidt klager hadde rett på gratis norskundervisning. Kommunens vedtak ble stadfestet. 

Fylkesmannen skal i årsrapporten... (fra kapittel 7.3.4.3.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten rapportere på antall statsborgerseremonier og hvor mange av nye statsborgere i fylket som har deltatt.

Det ble gjennomført en statsborgerseremoni i 2018. Seremonien ble arrangert søndag 6. mai på Quality Hotel i Sarpsborg, hvor 267 nye statsborgere fra Østfold deltok. Dette er det høyeste antall statsborgere som har deltatt på en statsborgerseremoni i fylket.

Fylkesmannen skal også rapportere på.... (fra kapittel 7.3.4.3.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal også rapportere på antall årsverk i kommunene som gir opplæring i norsk og samfunnskunnskap iht. introduksjonsloven.

I Østfold er det i første halvår 2018 128,22 årsverk og i siste halvår er det 123,11 årsverk i kommunene som gir opplæring i norsk og samfunnskunnskap iht. introduksjonsloven.

Samfunnssikkerhet i arealplaner (fra kapittel 7.3.4.4 i TB)

Rapportere på

Beskriv kort hva embetet gjør, i tillegg til plansamlinger,for å gjøre følgende kjent i kommunene:


Det har ikke vært rom for særskilte opplæringstiltak utover at temaet har inngått i vårt faste årlige møte med kommunenes beredskapsansvarlige i Fagforum beredskap og presentasjon av aktuelle veiledere. Dette er også lagt til grunn ved behandling av plansaker

ROS som integrert del av planer (fra kapittel 7.3.4.5 i TB)

Rapportere på

Erfarer embetet at ROS er en integrert del av planene i kommunene? Hvis ikke, gi en kort forklaring.

ROS er i økende grad integrert men det er fortsatt behov for både å høyne kvaliteten på ROS på oversiktsnivå og ROS knyttet til arealplanleggingen.

Utfordringer i plansaker (fra kapittel 7.3.4.6 i TB)

Rapportere på

Beskriv kort hvilke utfordringer embetene har i plansaker når det gjelder integrering av ROS.

Det er fortsatt variasjoner i kommunene kompetanse og oppfølging av kommunens helhetlige ros-analyse etter sivilbeskyttelsesloven på overordnet plannivå og koblingen til plan- og bygningslovens krav på areal- og byggesaksnivå, og det er et betydelig behov for å bidra til bedre kontakt og samspill mellom  plan- og beredskapsmiljø

Bruk av veileder, sjekkliste og fylkets klimaprofil (fra kapittel 7.3.4.7 i TB)

Rapportere på

Hvor mange kommuner har tatt i bruk veileder, sjekkliste og fylkets klimaprofil i planarbeid og ROS-Analyser pr. 31.12.18?

Vi har ikke kartlagt dette for alle kommuner utover at vi har drøftet temaet i kommunale plan- og beredskapsfora og at dette gis en videre faglig oppfølging og prioritering

Hensynssoner i kommuneplaner (fra kapittel 7.3.4.8 i TB)

Rapportere på

DSB har som mål at kommunene etablerer hensynssoner i kommuneplaner rundt eksisterende storulykkevirksomheter, slik at det ikke skjer en uhensiktsmessig utvikling i arealene rundt disse. Beskriv i hvilken grad dette har blitt gjennomført i nyere kommuneplaner.

Vi følger opp dette i nyere kommuneplaner og temaet inngår i våre faste møteplasser med kommunene. Vi legger til grunn at funn fra DSBs kommuneundersøkelse følges opp både kompetansemessig og i dialogen med beredskapsmiljø og planmiljø i kommunene

Samordning av beredskapslaner mot storulykkevirksomheter (fra kapittel 7.3.4.9 i TB)

Rapportere på

Hvordan følger fylkesmannen opp at kommuner med storulykkevirksomheter har samordnet kommunes overordnede beredskapsplan med storulykke virksomhetens beredskapsplan?

Dette har vært tema på fagsamling for beredskapsansvarlige i kommunene. Vi har også gjennomført fagseminar om sikkerhet i det offentlige rom som også inkluderte virksomhetsbasert risiko. Vi har hatt et særlig samarbeid med Sarpsborg kommune knyttet til sikkerhetssoner og med Halden kommune om lokalisering av ny brannstasjon. Problemstillinger knyttet til storulykkesbedrifter inngår også i tilsynsarbeidet.

FylkesROS (fra kapittel 7.3.4.10 i TB)

Rapportere på

Når ble siste fylkesROS gjennomført?

FylkesROS Østfold ble ferdigstilt i 2017

FylkesROS - oppfølgingsplan (fra kapittel 7.3.4.11 i TB)

Rapportere på

Foreligger det en oppfølgingsplan til fylkesROS, og i så fall når ble den sist oppdatert?

Oppfølgingsplan foreligger og er gjennomgått i 2018. Ikke alle tiltak er gjennomført. Det er behov for ny oppfølgingsplan etter sammenslåing av embetene.

Regionale tiltak gjennomført i arbeidet med forebygging og beredskap (fra kapittel 7.3.4.12 i TB)

Rapportere på

Hvilke regionale tiltak har embetet gjennomført for å ivareta fylkesmannens ansvar for samordning i arbeidet med forebygging og beredskap?

Vi har spesielt fulgt opp klima- og klimatilpassing, tiltak knyttet til langvarig strømbortfall og bortfall av ekom, skred, skogbrann og atomhendelser i vårt faste beredskapsseminar med kommunene. Vi har arrangert fagseminarer for flom, skogbrann, sikkerhet i det offentlige rom og atomberedskap. I tillegg har vi fulgt opp utvikling av bruk av cim, opplæring, bistand ved øvelser, deltatt i kommunale beredskapsråd og hatt møter fylkesberedskapsrådet/atomberedskapsutvalget. Vi har også en løpende dialog med politi - forsvar og sivilforsvar på bakgrunn av drøftinger i fylkesberedskapsråder og sivil-militære kontaktmøter. Vi har initiert prosjekt for å styrke EKOM i Hvaler kommune i samarbeid med Telenor.

 Fylkesberedskapsrådet har vært innkalt til forberedelse av TRJE18 samt øvelse for nøkkelaktører i rådet.

Revisjon av underliggende planverk (fra kapittel 7.3.4.13 i TB)

Rapportere på

Redegjør kort for status revisjon for underliggende planverk knyttet til SBS.


Utviklingen av nytt underliggende planverk har pågått i hele 2018 og må videreføres. Fylkesberedskapsrådet har vært involvert i arbeidet og det er samarbeid mellom flere embeter. En rekke aktuelle forbedringspunkter og oppfølgingstiltak ble avdekket under TRJE18

Resultat- og økonomirapportering (fra kapittel 7.3.5.1 i TB)

Rapportere på

Rapportering på supplerende tildelinger på klima- og miljøområdet

Hoveddelen av alle tiltak i supplerende tildelingsbrev er gjennomført som forutsatt. Tiltak innfor restaurering av myr er ikke gjennomført på grunn av manglende avklaring, dette er rapportert særskilt. Videre har vi ikke i 2019 oppnådd fulltegnet søkning på tilskudd til konfliktdempende- og forebyggende tiltak innen rovvilt. Også dette er det rapportert om særskilt ifm økonomirapporteringen til Miljødirektoratet.  

Klimaendringer og klimatilpasning i plansaker for 2018 (fra kapittel 7.3.5.2 i TB)

Rapportere på

Rapportere om hvordan klimaendringer og klimatilpasning ble tatt hensyn til i plansakene for 2018. Tilbakemeldingen skal omfatte hvilke plansaker som ble behandlet (fra planstrategi til reguleringsplaner), og i hvilken andel av disse plansakene klimaendringer var inkludert. I tillegg vil vi at Fylkesmannen gir en vurdering av hvor godt klimaendringer var ivaretatt i disse sakene: I hvor stor andel av plansakene var klimaendringer og klimatilpasning godt behandlet, mangelfullt behandlet og eventuelt om det ble gitt innsigelse i noen av sakene. 

Kommuner med en større erfaringsbredde på naturhendelser knyttet til ekstreme nedbørsmengder, urbanflom og flom, skred, skogbranner, springflo og stormflo har gjennomgående større fokus på klimaendringer/klimatilpassing i samfunnsplanleggingen. Temaet er håndtert i fagdialogen knyttet til kommunenes ansvar for det forebyggende samfunnssikkerhetsarbeidet og i de planfaglige fora. Det har i regi Østfold fylkeskommunene med bistand fra fylkesmannens staber og fagavdelinger vært en omfattende prosess med klima- og  energiplanlegging for kommunene. Dette har også   vært fokusert i de føringer vi har samarbeidet med fylkeskommunen om i gjeldende fylkesplan.

Avfallsplaner i havner (fra kapittel 7.3.5.3 i TB)

Rapportere på

Antall havner som mangler en godkjent avfallsplan og andel av innsendte avfallsplaner i havner som er godkjent eller regodkjent.

Det er godkjent plan for alle aktive industri- trafikk- og ISPS-havner totalt 22. Dette ajourføres fortløpende etter hvert som tidligere godkjenninger utløper.

Det er også godkjent en kommunal plan som omfatter 48 av i alt 99 småbåthavner i angjeldende kommune. Arbeidet med å få inn kommunale planer videreføres i 2019.

Tabellen er ikke utfylt - Det er utfordringene for kommunen med å klare å skaffe oversikt over alle småbåthavner som er den store barrieren i arbeidet. Uten denne oversikten blir det ikke mulig å rapportere tabellen.

Status fremmede organismer (fra kapittel 7.3.5.4 i TB)

Rapportere på

Rapport om status for arbeidet mot fremmede organismer.

Tiltak mot fremmede arter gjennomføres i samarbeid med kommunene. I årsskiftet 2017/2018 ble handlingsplanen revidert og som følge av dette har vi godt nettverk og oversikt over situasjonen i kommunene. Tiltakene som er rapportert i tabellen under er de tiltak som er gjennomført med medfinansiering fra Fylkesmannen. Tiltak som er gjennomført som en del av skjøtsel og forvaltning av verneområder er holdt utenom.

Myndighetspålagt overvåking i tråd med vannforskriften (fra kapittel 7.3.5.5 i TB)

Rapportere på

Rapport om gjennomført nødvendige pålegg knyttet til myndighetspålagt overvåking i tråd med vannforskriften pr.
31.12. 2018

Fylkemsnann i Østfold har ikke hatt kapasitet til å arbeide med dette oppdraget i 2018 jf. omtale under 3.1.1.10

Det skal rapporteres på fylkesmannens... (fra kapittel 7.3.6.1.1 i TB)

Rapportere på

Det skal rapporteres på fylkesmannens arbeid med samordning av statlig styring av kommunesektoren etter retningslinjene i rundskriv H-2143.

Vi har vedtatt retningslinjer, prinsipper og rutiner for samordning hos Fylkesmannen i Oslo og Viken. Dette er basert på retningslinjene i H-2143. Formålet er at FM skal oppleves enhetlig og bidra aktivt til at statens politikk overfor kommunene er samordnet på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Samordningen skal bidra til at kommunene kan gjøre lokale politiske prioriteringer.

 Det etableres en tverrfaglig samordningsgruppe med representanter fra alle fagområder, avdelinger og staber.

Gruppen skal en gang pr år samle ledere fra de regionale statsetatene for å drøfte felles problemstillinger og utfordringer, og samordning av arbeidet overfor kommunene.

Dette er en fortsettelse av statsetatsjefsmøtene som vi har hatt gjennom flere år, litt forskjellig i de tre embetene. Flere av virksomhetene har vært gjennom organisasjonsendringer og endringer av regiongrensene. Vi har fulgt dette temaet gjennom samarbeid med KMD/DIFI og drøftet det i fellesmøter.

Det interne samordningsarbeidet har også i flere år skjedd gjennom en samordningsgruppe med deltakere fra alle avdelingene. Gruppa samordner styringsdialogen med kommunene, skjønnsmidler og innovasjonsprosjekter og internt planarbeid. Plansamordningen skjer gjennom et eget Planlag.

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse... (fra kapittel 7.3.6.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse av embetets tiltak for samordning av statlig tilsyn etter kommuneloven, herunder tilsyn fra andre tilsynsetater enn Fylkesmannen selv. Fylkesmannen skal kort opplyse om hva som er gjort for å fremme og formidle læring hos kommunene i de tilsynene som er gjennomført. Fylkesmannen skal også gi en kort og overordnet vurdering av den samlete tilsynsbelastningen på kommunene i sitt fylke, både generelt og når det gjelder enkeltkommuner. Med tilsynsbelastning menes blant annet om tilsynet krever mye ressurser i kommunen og om tilsyn er samordnet i tid.

Vi samordner statlige tilsyn med kommunene gjennom regional kontaktgruppe som møtes to ganger i året. Gruppa utarbeider felles rammeplan for tilsyn som legges ut på Fylkesmannens hjemmeside. Medlemmene er Fylkesmannens fagavdelinger, Arbeidstilsynet, Mattilsynet, Kartverket, Arkivverket, Datatilsynet og DSB. Østfold kommunerevisjon og kontrollutvalgssekretariat, Indre Østfold kommunerevisjon og Akershus og Østfold fylkesrevisjon og kontrollutvalgssekretariat er aktive deltakere. Fylkesmannen i Oslo og Akershus har også deltatt på møtene.

Vår vurdering er at samarbeidet om tilsyn går godt. Kommunenes egne kontrollorganer bidrar veldig positivt. Vi jobber med læring og forbedring, og mener at drøftinger om ny kommunelov og bevissthet på samspillet mellom lokaldemokratisk handlingsrom og statlig styring, gjør oss bedre og mer bevisste. Vi jobber med å utvikle faglige metoder og ser fram til å ta i bruk det systemet som KMD og FM utvikler sammen.

Kontaktmøtene med KMD gir oss kompetanse og motivasjon.

Vi jobber for å få til mer effektive tilsyn, og å bringe inn læringsperspektivet som grunnleggende filosofi.

Tilsyn rettet mot kommunene på fagområdene, barnevern, helse og omsorg og sosiale tjenester, koordineres med tilsyn rettet mot kommunen på barnehage og skole særskilt, men også for andre av embetets planlagte tilsyn, og de planlagte forvaltningsrevisjoner i kommunene som kommunestyrene har bestilt. I arbeidet med å bidra til læring og forbedring bruker vi flere tilsynsmetoder tilpasset tema og virksomhet.

Vi arbeider med å utvikle oppfølgingsarbeidet når det avdekkes avvik. Vi bidrar til å spre kunnskap fra tilsyn, og bruker kunnskapen ved valg av opplæringstema og områder. Vi ber om at våre tilsynsrapporter legges fram for kommunestyret og har god erfaring med det.

Nyere teknologi bør gjøre samordningsarbeidet med tilsyn bedre  med brukerdesign og brukerinvolvering som en viktig innfallsvinkel.

Fylkesmannen i Oslo og Viken planlegger felles tilsynsplan for 2019. Vi arbeider med å tilpasse regionstrukturene til vår nye samordningsarena.

Fylkesmannen skal rapportere på... (fra kapittel 7.3.6.3.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på det generelle veiledningsarbeidet om kommuneøkonomi, herunder hvilke tiltak som er iverksatt for å rapportere inn korrekte KOSTRA-data til riktig tid og veiledning til kommunene om bruken av disse dataene til styring i kommunene.

Veiledningsarbeidet om kommuneøkonomi følges opp i den planmessige kommunedialogen, på møteplasser/konferanser og gjennom faglig kontakt. Vi arrangerer hvert år konferanser i.f.m. statsbudsjettet og kommuneproposisjonen. Vi utarbeider også en egen økonomisk analyse ved bruk av KOSTRA-data pr 15. mars. Denne distribueres til kommunene som vi vet bruker denne i sitt arbeid. Vi utarbeider også årlig Østfoldrapporten, hvor vi sier litt om tilstanden i fylket og hvilke forventninger vi har til kommunene. Vi bruker mye data fra KOSTRA i dette arbeidet. Rapporten legges ut på vår hjemmeside.

Arbeidet i fellesnemndene følges opp og spørsmål avklares. Likeledes følge inndelingslovens krav opp. Det arbeids veldig bra i fellesnemndene og det er lite konflikter om prioriteringer, investeringer og deling av formuer.

Oppfølging av KOSTRA-rapporteringen
Fra vår side har vi fulgt opp kommunenes KOSTRA-rapportering både med hensyn på regnskaps- og tjenesterapporteringen. Vi har spesielt påpekt viktigheten av å få komplette konserntall og korrekt rapportering innen eiendomsforvaltning. Fylkesmannen har fulgt opp rapporteringen til SSB både ved hjelp av vår hjemmeside, brev og ved direkte kontakt pr. tlf./ e-post ved manglende rapportering. Innkomne kontoplanspørsmål er også besvart.  I 2018 har vi hatt en gjennomgang av foreløpig rapportering, og gitt tilbakemelding der dataene tilsa at det kunne være feil ved rapporteringen. Vi har også fulgt opp kommuner med mulige feil i den reviderte rapporteringen for å bidra til at rapporteringen for 2018 blir korrekt. I dette arbeidet har vi spesielt prioritert å følge opp rapportering innen eiendomsforvaltning.

Det skal rapporteres særskilt om... (fra kapittel 7.3.6.3.2 i TB)

Rapportere på

Det skal rapporteres særskilt om hvilke tiltak fylkesmannen har iverksatt for den enkelte kommune som er registrert i ROBEK og hvilke tiltak som har vært iverksatt for å forhindre kommuner som er i faresonen til å bli registrert i ROBEK, herunder hvordan pedagogiske (veiledning), juridiske (lovlighetskontroll og lånegodkjenning) og økonomiske (skjønn) virkemidler er benyttet.

Kommuner i ROBEK
I løpet av 2018 er Hobøl kommune utmeldt av ROBEK-registeret. Det er nå bare en, nemlig Halden, igjen i registeret.

Halden kommune vedtok i 2014 plan for inndekning av sitt samlede merforbruk, og fikk denne godkjent samme år. Kommunen har etter dette dekt inn merforbruk i tråd med planen. Det planlegges nå å dekke inn resterende del av akkumulert underskudd når regnskapet for 2018 vedtas. Kommunen blir da meldt ut av ROBEK, og Østfold har da ingen kommuner i registeret.

Kommuner i faresonen
Vi følger hvert år opp kommunene på avlagte regnskap og KOSTRA-publiseringer.

Vi følger spesielt opp kommuner med svake resultater, og oppfordrer dem til å iverksette nødvendige tiltak og primært fatte vedtak for å unngå ROBEK-registrering. I 2018 var det spesielt fire kommuner som fikk slik oppfølging.

Bruk av skjønnsmidler
Vi bruker tilgjengelige virkemidler ved oppfølgingen av ROBEK-kommunene. For å få tildelt skjønnsmidler for 2018 stilte vi konkrete krav til Halden.

Tildeling av midler var betinget av at kommunen hadde vedtatt en reell forpliktende plan, og at denne planen ble fulgt. For 2019 tildeles kommunen skjønnsmidler da de vedtatte planene for inndekning av merforbruk er fulgt opp med god margin.

Spesifikk omtale av arbeid med omstilling (fra kapittel 7.3.6.4.1 i TB)

Rapportere på

Spesifikk omtale av arbeid med innovasjons- og fornyingsprosjekter i kommunene. Kort om fordeling av skjønnsmidler til formålet, herunder rapportering i ISORD, og formidling av resultatene.

Arbeidet med omstilling, fornying og innovasjon i kommunene skjer i samråd med Referansegruppe for fornyingsarbeidet. Kommunene er representert med leder av rådmannsutvalget, to rådmenn til og sekretariatet for KS Østfold og Akershus. Kommunene ble invitert til å søke på innovasjonsprosjekter i brev. Det ble for første gang holdt en samling for kommunene hvor samtlige tilskuddsordninger som de kunne søke på ble presentert. Vi har deltatt på flere samlinger og redegjort for hvordan kommunene kan utvikle søknader på innovasjonsprosjekter.

Vi har tildelt kr 5,5 millioner til  prosjekter i kommuner og 1 nettverk hvor alle kommunene er med, Klima Østfold.

Kommunene ble invitert til å utvikle og å søke på innovasjonsprosjekter innenfor følgende hovedsatsinger:

1. Digitalisering

Kr 3,1 mill. ble brukt på prosjekter innenfor digitalisering, ledelse og organisering. Kr 400 000 ble stilt til disposisjon for rådmennene for å kartlegge situasonen i kommunene som et grunnlag for videre arbeid. Kartleggingen, som også inkluderte velferdsteknologi, er presentert sammen med forslag til ny regional tiltaksplan. Arbeidet er også knyttet opp til Vikenområdet og kommunene der og fortsetter i 2019 i et utvidet samarbeid.

2. Klima og samfunnsutvikling

Klima Østfold fikk kr 0,3 mill. til å fortsette arbeidet med å utvikle klima og energiplaner i alle kommunene . Et mål er at kommunene nå settes i stand til å utarbeide klimabudsjetter og regnskaper som en del av plansystemet.

3. Tverrfaglig arbeid

Nye Indre Østfold kommune har fått tildelt kr 1 mill til prosjekter innenfor innbyggerdialog, tverrfaglig arbeid barn og unge og politisk organisering og nærdemokrati.

 Kr 500 000 er brukt på årsturnus gjennom digitalisering, heltidskultur og vedlikehold av kompetanse etter endt utdanning. Det siste er i samarbeid med høgskolen.

Fylkesmannen arrangerer hvert år fornyingskonferansen Beat for Beat. Prosjektene blir presentert der. Siste år det særlig presentert kommunenes prosjekter innenfor digitalisering. Det var også faglige temaer innen satsingsområdene digital forvaltning, klima og grønt skifte.

Det skal gis rapportering i tabell... (fra kapittel 7.3.6.5.1 i TB)

Rapportere på

Det skal gis rapportering i tabell som viser:

  • Antall saker om lovlighetskontroll etter klage som det er truffet vedtak i for året, hvor mange avgjørelser som er opprettholdt og hvor mange som er kjent ulovlige.
  • Antall lovlighetskontroller som er foretatt etter initiativ av fylkesmannen, hvor mange avgjørelser som er opprettholdt og hvor mange som er kjent ulovlige.
  • Hvor mange av sakene totalt (uten å skille mellom saker etter klage og på eget initiativ) som hadde henholdsvis habilitet eller lukking av møter blant vurderingstemaene.

Inhabilitet var tema i én anmodning om lovlighetskontroll på eget initiativ. FMOS fant ikke grunn til å gjøre nærmere undersøkelser i saken.

Kortfattet omtale av... (fra kapittel 7.3.6.5.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal gi en kortfattet omtale av hvilke kommunalrettslige tema de (særlig) veileder kommunene om.

Fylkesmannen har særlig veiledet kommunene om fellesnemndas myndighet og reglene i kommuneloven om suppleringsvalg og nyvalg.

Kortfattet omtale i årsrapporten av bruken av interkommunalt samarbeid i fylket (fra kapittel 7.3.6.5.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal, på bakgrunn av egne erfaringer etter kontakt med kommunene, gi en kort omtale av omfanget av interkommunalt samarbeid i fylket, i hvilke former kommunene samarbeider, og hvilke tjenester det samarbeides om.

Det interkommunale samarbeidet er under ganske stor omlegging. De fem sammenslåingskommunene Indre Østfold kommune har redusert antallet betraktelig og oppløst flere samarbeid. Marker og Skiptvet kommuner, og delvis Rakkestad kommune har vært med i de fleste ordninger. Vårt inntrykk er at disse kommunene blir tatt godt vare på og tilbys tjenester fra den nye kommunen. Det var registrert mer enn 70 interkommunale samarbeidsordninger før sammenslåingen.

I Moss er det særlig Råde og Våler kommuner som må inngå nye avtaler eller finne andre løsninger, og dette ser ut til å gå bra.

Vi har ikke helt oversikt over hvor mange vertskommuneordninger vi får, særlig på velferdsområdene. De store selskapene på tekniske tjenester som VAR og brann m. m. ser ut til å fortsette. MOVAR og selskapene i Indre Østfold er IKS, mens FREVAR i Nedre Glomma er KF.

Fylkesmennene skal i årsrapporten... (fra kapittel 7.3.6.6.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal i årsrapporten oppgi hvor mange klager på avslag om begjæringer om innsyn de har behandlet, jf. offentleglova § 32 og forvaltningsloven § 28 annet ledd, samt hvor mange tilfeller klager har fått helt eller delvis medhold i klager etter offentleglova § 32.

Fylkesmannen har behandlet 36 klager over avslag på krav om innsyn. Klager fikk helt eller delvis medhold i 18 saker.

Fra og med 01.01.2017... (fra kapittel 7.3.6.8.1 i TB)

Rapportere på

Fra og med 01.01.2017 skal alle embetene rapportere byggesaker i SYSAM- ny rapporteringsløsning for fylkesmennene.

  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå totalt antall behandlede byggesaker.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå antall saker der klagen ble gitt medhold, helt eller delvis.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det i tillegg fremgå antall saker som ikke ble avgjort innen 12 uker. Det skal vises hvor lang gjennomsnittlig overskridelse var i disse sakene. Overskridelse skal føres i antall dager.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det i tillegg fremgå hvor mange saker det ble avtalt lengre frist enn angitt i saksbehandlingsforskriften jf. pbl. § 21-8 andre ledd, hvor mange "særlige tilfeller" klageinstansen selv forlenget fristen i, og hvor mange saker der fristen ble forlenget på grunn av barmarksundersøkelse.

Saksbehandlingstiden har holdt seg relativt stabilt i løpet av året, til tross for at mye tid har gått med til arbeidet med sammenslåing av embetene.

Rapportering av plansaker i SYSAM (fra kapittel 7.3.6.9.1 i TB)

Rapportere på

Fra og med 01.01.2017 skal alle embetene rapportere plansaker i SYSAM- ny rapporteringsløsning for fylkesmennene.

  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå totalt antall behandlede klager på reguleringsplaner og gjennomsnittlig saksbehandlingstid i antall dager. Det skal i tillegg fremgå antall saker der klagen ble gitt medhold, helt eller delvis.

Vi har tilstrebet å behandle reguleringsplansakene innen 12 uker. Likevel har vi i 2018 som hovedregel prioritert byggesaker fremfor reguleringsplansaker. Vi presiserer at vi har vi sett hen til hvilken reguleringsplan vi har til klagebehandling. Visse reguleringsplaner er av et slikt omfang og har så stor oppmerksomhet at det er viktig at de behandles innen 12 uker.

Tiltak for å løse boligsosiale problemstillinger i kommunen (fra kapittel 7.3.6.10.1 i TB)

Rapportere på

Beskriv minst to tiltak gjennomført av flere regionale aktører under fylkesmannens ledelse for å løse boligsosiale problemstillinger i kommunene.

Fylkesmannen, IMDi Øst, Bufetat Øst, Østfold fylkeskommune, NAV Østfold, Husbanken Øst og Høgskolen i Østfold har inngått et forpliktende samarbeid om Velferd og utvikling for perioden 2017-2018. Avtalen har som mål at alle innbyggere får et helhetlig bolig- og tjenestetilbud i tråd med sine behov, og at kommunene opplever at regionale myndigheter er samordnet i Østfold. I løpet av høsten har to kommuner startet arbeidet, og flere har meldt sin interesse for å delta. Arbeidet vil bli videreført i nytt embete for pilotkommunene.
Vi vurderer dette arbeidet som en viktig del av embetets samordningsoppdrag. Boligsosialt arbeid dreier seg om sammensatte samfunnsproblemer som krever koordinert og strukturert innsats fra mange bidragsytere. Kommunene peker særlig på utfordringene med økende sosial ulikhet, og behov for virksomme tiltak som kan forebygge barnefattigdom, sosial ulikhet/helseutfordringer og utenforskap.

Fylkesmannen har bidratt til erfaringsdeling og utadrettet informasjon etter Bosettingsprosjektet 2015-16. Dette var et prøveprosjekt i embetene Østfold og Hordaland for å bidra til økt og raskere bosetting av flyktninger. Bosettings- og integreringsarbeidet var et bredt samarbeid mellom statlige og regionale sektormyndigheter og kommunene om en bosettingsdugnad, der FM embetet hadde en rolle som pådriver for tverrfaglig og tverretatlig utvikling av integreringsarbeidet.  

Det skal rapporteres om lærlinger... (fra kapittel 7.3.6.11.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall lærlinger i 2018. Det skal også framgå innenfor hvilke fag.

Vi hadde en lærling frem til august  - kontorfag

Rapportering på fellesføring 2018 (fra kapittel 7.3.6.12.1 i TB)

Rapportere på

Embetet skal i årsrapporten redegjøre for resultater fra oppfølging av inngåtte kontrakter og hvordan virksomhetens anskaffelser er innrettet for å gjennomføre dette hensynet. Se kap. 4.1 Fellesføringer 2018

Vi har ikke hatt tildeling av noen større kontrakter i 2018. Det vil bli tatt inn i rutinen for anskaffelser i det nye embetet.

Regjeringens inkluderingsdugnad (5 % målet) (fra kapittel 7.3.6.13.1 i TB)

Rapportere på

I årsrapporten skal Fylkesmannen redegjøre for hvordan rekrutteringsarbeidet har vært innrettet for å nå 5 %- målet og målene for inkluderingsdugnaden, jf. Rundskriv H-3/18 sendt ut juli 2018.

Det ble etter juli 2018 foretatt endringer i rekrutteringsarbeidet, med den hensikt å bidra til realisering av inkluderingsdugnaden og for å nå 5 % målet. Følgende endringer ble foretatt: 

  • Oppdatert tekst i stillingsannonser som omhandler mangfold, hvor vi oppfordret alle kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av for eksempel alder, kjønn, funksjonshemming, hull i CV, nasjonal eller etnisk bakgrunn. Søkere som tilkjennegir at de har nedsatt funksjonsevne eller hull i CV, gjøres oppmerksom på at denne opplysningen kan bli brukt til registreringsformål ifm regjeringens inkluderingsdugnad.  
  • Påse at det i utlysningstekster er balanse i bruk av begreper knyttet til egenskaper vi ønsker søker skal ha, opp mot å signalisere at vi ønsker søkere med nedsatt funksjonsevne og hull i CV’en.
  • Alltid forespørre i intervjuer om behov for tilrettelegging på arbeidsplassen.
  • I innstillinger og ansettelsesprotokoller skal antall søkere med hull i CV’en og nedsatt funksjonsevne synliggjøres, på lik linje med antall kvinner, menn og søkere med innvandrerbakgrunn. 
  • Synliggjøre arbeidet med å nå målene for inkluderingsdugnad i virksomhetens IA-handlingsplan.  

Når det gjelder andelen nyansatte som har nedsatt funksjonsevne eller hull i CV'en, er det behov for å ha en lengre måleperiode enn seks måneder for å sikre personvernet til de nyansatte.

Kort beskrivelse av aktiviteten... (fra kapittel 7.3.7.1.1 i TB)

Rapportere på

Kort beskrivelse av aktiviteten på området, herunder oversikt over:

  • Tros- og livssynssamfunn som mottar tilskudd og antall medlemmer det er gitt tilskudd for
  • Trossamfunn som er slettet hos fylkesmannen
  • Nye registrerte/uregistrerte trossamfunn og nye livssynssamfunn
  • Ev. tilsyn med trossamfunn og forstander.

Vi har behandlet saker etter trossamfunnsloven, herunder utbetalt statstilskudd til tros- og livssynssamfunn utenom Den norske kirke.

For 2018 utbetalte vi tilskudd til 59 trossamfunn for totalt 16 812 medlemmer.

Vi har registrert et nytt trossamfunn i Østfold, og ingen trossamfunn er blitt slettet.

Vi har ikke foretatt noe særskilt tilsyn med trossamfunn eller forstandere.

Oversikt over antall saker... (fra kapittel 7.3.7.2.1 i TB)

Rapportere på

Oversikt over antall saker i hver kategori og utfallet i disse sakene.

Vi har behandlet totalt 126 søknader etter gravferdsloven om tillatelse til å spre aske for vinden. 

Vi har gitt 78 tillatelser til pårørende om spredning av aske etter søknad fra pårørende etter en persons død, og vi har innvilget 48 søknader fra personer som søker askespredning før sin død.

Ingen søknader er avslått.

Oversikt over antall saker i hver kategori... (fra kapittel 7.3.7.3.1 i TB)

Rapportere på

Oversikt over antall saker i hver kategori og utfallet i disse sakene.

Vi har behandlet 5 søknader om dispensasjon fra påbud om at utsalgssteder skal holde stengt mens helligdagsfreden varer. Vi har innvilget 3 og avslått 2 søknader fra åpningstidsbestemmelsene i lov om helligdag og helligdagsfred.

Rapportering av tilsyn etter barnehageloven og opplæringsloven (fra kapittel 7.3.8.1 i TB)

Rapportere på

Rapportering av tilsyn etter barnehageloven og opplæringsloven, jf. VØI pkt. 5.3.2 og bakgrunnsinformasjon (metodehåndbok og egen mal for rapportering). Fylkesmannen skal beskrive hvilke risikovurderinger som ligger til grunn for valg av tema og tilsynsobjekt. Med risikovurdering mener vi hvilke vurderinger og konklusjoner fylkesmannen har gjort på bakgrunn av de valgte kildene. Fylkesmannen skal sende inn foreløpig tilsynsrapport fortløpende i eget skjema på FM-nett. 

Fylkesmannens tilsyn med kommunesektoren er en del av den statlige styringen. Tilsyn og veiledning skal medvirke til at befolkningens rettigheter blir ivaretatt og at kommunens tjenesteyting utføres innenfor de rammer som fremkommer av lov og regelverk. Embetets tilsynsvirksomhet har satt fokus på utvalgte deler av regelverket på bakgrunn av en risiko- og vesentlighetsvurdering. Områdekunnskap danner grunnlag for vurderingen både i forhold til vektlegging av tema og utvalg av kommuner. Vi innhenter vår områdekunnskap fra en rekke kilder som media, henvendelser fra brukere, klagesaker, årsrapporter, gjennomførte tilsyn, BASIL, GSI, grunnlagsdata fra skoleporten osv. Fylkesmannens ansvar for samordning av statlige tilsyn setter også noen rammer for hvilke kommuner vi kan velge ut det enkelte året. Vi samarbeider tett med Helse- og sosialavdelingen for å unngå å påføre enkeltkommuner stort tilsynstrykk i samme perioder av året.

Barnehageloven
På barnehageområdet har vi i 2018 hatt fokus på barnehagemyndighetens veiledning og tilsyn jf. barnehageloven §§ 8 og 16. Vi har gjennomført tilsyn i 3 kommuner. To av tilsynene ble gjennomført på våren hvor vi også hadde tilsyn på temaet styrer og pedagogisk bemanning. Det siste tilsynet ble gjennomført på høsten og omhandlet barnehagemyndighetens veiledning og tilsyn. Vi hadde planlagt å gjennomføre tilsyn i ytterligere 1 kommune i Østfold, men av hensyn til det store omfanget av hendelsesbaserte tilsyn ble dette tilsynet flyttet til 2019.

Risikovurdering for valg av tema er basert på at dette favner over store deler av barnehagemyndighetens oppgaver og er en del av de nasjonale tilsynstemaene. Videre ser vi, til tross for mange år med tilsyn på dette tema, at kommunene fortsatt strever med å finne en god systematikk i sitt tilsynsarbeid. De strever også med å ha tilstrekkelig forvaltningskompetanse til å kunne gjøre et grundig og riktig arbeid. Valg av tilsynskommuner er videre basert på kunnskap om kommunene, informasjon fra BASIL, klagesaker og ut fra ønsket om å gjennomføre tilsyn i alle fylkets kommuner med rimelig tilsynsfrekvens.

Opplæringsloven
Tilsyn etter opplæringsloven har i 2018 vært spredd på flere deler av regelverket. Et av de største tilsynene som ble gjennomført i 2018, var tilsynet med voksnes rett til videregående opplæring. Dette tilsynet omfattet kontroll både av veiledning og behandling av søknader, gjennomføringen av opplæringen, og skoleeiers forsvarlige system etter oppll. § 13-10.

Når det gjelder felles nasjonalt tilsyn, har fokuset i 2018 vært på oppfølginger av tidligere tilsyn. Gjennom de felles nasjonale tilsynene som ble gjennomført tidligere, spesielt på skolens arbeid med elevenes utbytte og skolebasert vurdering, avdekket vi en del brudd på regelverket. Dette har inngått som del av kunnskapsgrunnlaget for vår risikovurdering, og har resultert i at vi har fulgt opp disse tidligere tilsynene med en utvidelse til kontroll av skoleeiers forsvarlige system. Tilsynene med skoleeiers forsvarlige system har belyst skoleeiers etterlevelse av pliktene etter oppll. § 13-10, og våre funn er at det spesielt er skoleeiers oppfølging av brudd på regelverket i skolene som mangler i skoleeiers systemer. Til en viss grad er det også mangler i skoleeiers rutiner for å avdekke brudd på regelverket i skolene. Dette er avgjørende elementer i et forsvarlig system, og vi mener disse funnene viser at det var riktig å utvide tilsynene.

Generelt ligger det flere elementer til grunn for vår risikovurdering når det gjelder tilsyn på opplæringsområdet. Tilstandsrapportene viser hvordan skolene og skoleeier vurderer og prioriterer ulike satsninger og tiltak i forhold til elevenes måloppnåelse og resultater. I vurderingen har vi også tatt med mediebildet, resultatene i elevundersøkelsen som blant annet viser elevens tilfredshet med opplæringen og læringsmiljøet. Videre benyttet vi annen relevant statistikk fra Skoleporten og GSI, som antall vedtak om spesialundervisning og ressurser til gjennomføring av spesialundervisning, resultater fra nasjonale prøver og elevundersøkelsen, og grunnskolepoeng. Vi bruker i tillegg informasjonen fra egen saksbehandling, som antall klager på de forskjellige regelverksområdene, og informasjon vi får i møte med kommunene. Alle disse elementene sier noe om kommunene på hver sin måte, og gir et godt grunnlag for vår risikovurdering.

Rapportering av antall meldte skolemiljøsaker (fra kapittel 7.3.8.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere om antall meldte skolemiljøsaker til embetene som håndhevingsmyndighet, resultat av behandlingen og saksbehandlingstid. 

I 2018 ble det meldt 98 saker til FM. Vi regner en henvendelse som en "sak" dersom FM gjør noe mer enn å veilede elev/foresatte/skole/skoleeier generelt om regelverket.

Ved inngangen til 2018 hadde vi 31 saker meldt i 2017 som ikke var ferdig behandlet. Av disse fattet vi vedtak om brutt aktivitetsplikt i 13 saker, vedtak om oppfylt aktivitetsplikt i 9 saker, i 1 sak fattet vi avvisningsvedtak, og 8 saker ble avsluttet uten vedtak fordi elev/foreldre trakk saken. I første halvdel av 2018 fattet vi vedtak om brutt aktivitetsplikt i 16 saker, vedtak om oppfylt aktivitetsplikt i 2 saker, i 4 saker fattet vi avvisningsvedtak, i 3 saker veiledet vi fordi vilkår for å behandle ikke var oppfylt, mens 11 saker ble trukket. I siste halvdel av 2018 fattet vi vedtak om brutt aktivitetsplikt i 12 tilfeller, vedtak om oppfylt aktivitetsplikt i 1 tilfelle, vedtak om å avvise i 1 sak, 2 saker ble løst ved veiledning fordi vilkår ikke var oppfylt og 9 saker ble trukket av elev/foreldre. Ved inngangen til 2019 var det fortsatt 17 saker fra 2018 som ikke var behandlet ferdig. 

Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for vedtak om oppfylt og brutt aktivitetsplikt i første halvdel av 2018 var 64 dager, mens det i avvisningssaker i snitt gikk 30 dager. I andre halvdel av 2018 var gjennomsnittlig saksbehandlingstid for vedtak om brutt og oppfylt aktivitetsplikt 57 dager, mens for avvisningsvedtak er tallet 4 dager. Det er stor variasjon i behandlingstiden mellom sakene. Eksempelvis var korteste saksbehandlingstid i vårhalvåret 14 dager, mens lengste bar 133 dager. Flere av sakene er veldig komplekse, og involverer mange instanser. De kan handle om fysisk/psykisk helse hos elev/foreldre, barnevern, spesialundervisning, organisering av opplæring mv. Ressurssituasjonen har også vært en utfordring gjennom store deler av 2018. Vi viser for øvrig til grundigere rapportering på tema til Utdanningsdirektoratet gjennom 2018.

Rapportering av antall klager på barnehage- og opplæringsområdet (fra kapittel 7.3.8.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere om antall klager, type klager og resultatet av behandlingen på barnehage- og opplæringsområdet.

I tillegg til klagesakene, som fremgår av tabellene, behandlet vi 177 søknader om fritak fra taushetsplikt for ansatte i skole/barnehage. Dette er en betraktelig økning av antallet fra tidligere år. Vi behandlet også 14 søknader om dispensasjon fra vurdering med karakter i fremmedspråk i vgo.

Fylkesmannen i Østfold har et nasjonalt ansvar for klagesensuren for eksamen i videregående opplæring for en rekke fag. Vi vil legge til noen nøkkeltall fra klagesaksbehandlingen på sentralt gitt skriftlig eksamen i videregående opplæring: 

Klagene fordelte seg slik: Totalt 7241 klager, hvorav 7194 digitale besvarelser og 47 på papir. Ca. 6800 klager ble behandlet under hurtigklagesensuren;

- 4463 klager i NOR-kodene

- 2373 klager i MAT- og REA-kodene

- 194 klager i treningslære

- 63 klager i SAM-, SPR-kodene og de små språkfagene (italiensk, japansk, samisk og russisk)

Klageandelen utgjorde 5,8 %. Resultatene fordelte seg slik: Medhold ca. 18,8 %, ikke medhold ca. 81 %, satt ned ca. 0,2 %.


Status på samarbeidsarena og kompetanseutviklingstiltak for skole (fra kapittel 7.3.8.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en status på etableringen av samarbeidsarena mellom skoleeiere og UH-institusjoner, med sikte på kompetanseutvikling i grunnopplæringen. Fylkesmannen skal redegjøre for hva som er nyttige erfaringer og utfordringer i dette arbeidet. Fylkesmannen skal gi en beskrivelse av de tiltakene som er lagt til rette innenfor fagfornyelse, skolemiljø og andre relevante tiltak som inngår i kompetansemodellen.

I Østfold er det etablert flere nettverk mellom skoleeiere basert på behovet for kompetanseutvikling. Vi har også frittstående skoler med i nettverk. Skoleeiernettverket er grunnlaget for det etablerte samarbeidsforumet i Østfold. I tillegg er ØFK, HiØ, KS og organisasjonene med i samarbeidsforumet. Samarbeidsforumet har gjort prioriteringer og fylkesmannen har utbetalt midler til kompetansetiltakene.

Skoleeierne sier at samarbeidet i nettverkene har fungert godt. Hovedtyngden av tiltakene vil bli iverksatt skoleåret 2018-2019.

Skoleeiernettverkene har inngått avtaler med Høgskolen i Østfold og andre høyskolemiljøer, som leverandør av etterutdanningstiltak og rammer for etterutdanning er etablert.

Høgskolene skreddersyr opplegg til hver enkelt kommune og skole. Det ivaretar et av skolenes satsningsområder, samtidig som hver enkelt lærer får utviklet sin kompetanse

De evaluerer det som en god investering fra kommunalt hold og med midlene fra FM har det vært mulig å iverksette et prosjekt som kommunene har stor tro på.

Flere av nettverkene har skolemiljøarbeidet som kompetanseutviklingstiltak inn i den desentraliserte ordningen. Sett i sammenheng med vårt forebyggende arbeid på området, er det vår vurdering at dette vil gi kommunene økt kunnskap og sterkere fagmiljøer.

Vi har hatt fagfornyelsen som tema på flere av samlingene med skoleeierne i Østfold. Samtidig har vi poengtert at fagfornyelsen må sees i sammenheng med den desentralisert ordningen for kompetanseutvikling. Arbeidet med fagfornyelsen blir ivaretatt av skoleeiernettverket i Østfold. Kommunene melder at de er i gang med arbeidet og forberedelsene til fagfornyelsen.

Status på samarbeidsarena og kompetanseutviklingstiltak for barnehage (fra kapittel 7.3.8.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en status på etableringen av samarbeidsarena for barnehagemyndighet, barnehageeiere og UH-institusjoner. Fylkesmannen skal redegjøre for hva som er nyttige erfaringer og utfordringer i dette arbeidet, og gi en helhetlig status på kompetanseutvikling på barnehagefeltet i fylket i henhold til tiltakene i revidert kompetansestrategi for barnehage (2018-2022).

Fylkesmannen skal også rapportere i tabell på tiltak innenfor kompetanse og rekruttering på barnehageområdet. 

Rapporteringskravet er splittet i to (se kapittel 7.3.8.8) av tekniske grunner for å koble riktige tabeller til årsrapporteringen.

2018 var et overgangsår til den regionale ordningen for kompetanseutvikling. Fylkesmannen valgte å videreføre gammel fordeling til kompetansetiltakene ovenfor kommuner og  barnehager i 2018, samtidig som arbeidet med etablering av den regionale ordningen for Oslo og Viken ble iverksatt. 

Fylkesmannen mottok 47 søknader om tilretteleggingsmidler hvor 43 av disse var i målgruppen og oppfylte kriteriene for innvilgelse av søknaden. Tilbakemeldingene er at midlene kommer svært godt med for å kunne legge til rette for at ansatte som jobber i barnehage kan delta på studier som fyller et barnehagefaglig kompetansebehov, som det er et lokalt ønske om å utvikle. Flertallet deltok på Fagskoleutdanning i oppvekstfag eller tok barnehagelærerutdanning på deltid.

Interessen var også stor for praksiskandidatordningen. Våren 2017 avsluttet til sammen 68 personer dette tilbudet på tre videregående skoler i Østfold. Samme tilbud ble opprettet høsten 2018 på de samme videregående skolene hvor 58 personer har startet på studiet. Fylkesmannen vurderer dette tiltaket som viktig for å sikre formell kompetanse hos ansatte i barnehagen.

Interessen har også vært stor for etterutdanningen om rammeplanen som Høgskolen i Østfold satte i gang i juni på oppdrag fra Fylkesmannen. Etterutdanningen inkluderer styrere, pedagogiske ledere og andre ansatte, med ulike samlinger.

Fylkesmannen har brukt 2018 til innføring og rigging av den regionale ordningen. Dette har skjedd i samarbeid med embetene i Buskerud og Oslo og Akershus på grunn av fylkessammenslåingen. Sammen de tre embetene utarbeidet en modell for den regionale ordningen. Her har vi lagt til rette for samarbeid mellom aktørene i fire arbeidsgrupper som er dannet etter de fire tematiske satsningsområdene i strategien. Videre startet arbeidet med etablering av fylkesvise samarbeidsforum. Innføringen og organiseringen av den regionale ordningen har vært tema på samlinger Fylkesmannen har hatt med barnehagemyndigheten og barnehageeiere. Dette for å gi informasjon til aktørene og gi de mulighet for å medvirke i innføringen av ordningen. Tilbakemeldingene fra aktørene er at ordningen til tider kan virke byråkratisk og stor. Hensikten er å heve kompetansen og kvaliteten i barnehager som har størst behov for kompetanseutvikling. Det er en stor endring at det ikke deles ut kompetansemidler til alle kommuner, men at det gis kompetanseheving til barnehageeiere med størst behov. Samtidig opplever Fylkesmannen at informasjonen har nådd ut til aktørene og at de har vært engasjerte i arbeidet med etableringen.

De tre embetene har i 2018 hatt et tett samarbeid med de tre UH-institusjonene som er i regionen i innføringen av den regionale ordningen.

Når det gjelder midler til barnehagebasert kompetanseutvikling, valgte Fylkesmannen i 2018 å tildele disse på samme måte som tidligere år, mens vi parallelt arbeidet med å bygge den nye strukturen. Fylkesmannen i Østfold fordelte de statlige kompetansemidlene slik at alle kommuner har fått tildeling etter å ha sendt inn en plan for tiltakene. Vi sjekker at kriteriene gitt i føringene er oppfylt. Fylkesmannen mottok søknader og planer fra alle fylkets kommuner, inklusiv ti kommuner som i flere år har samarbeidet om kompetanseutvikling gjennom samarbeidet i Innertier'n. Vi ser gjennom planer og rapporter fra barnehagemyndighetene at kommunene arbeider godt med kompetanseutvikling innenfor de områdene som er prioritert i kompetansestrategien. Kommunene har også i 2018 hatt et ekstra fokus på å hjelpe barnehagene med å implementere rammeplanen.

Rapportering på forvaltning av tilskuddsordningene (fra kapittel 7.3.8.7 i TB)

Rapportere på

Årsrapporten skal inneholde en egenvurdering av hvordan embetene forvalter tilskuddsordningene i henhold til retningslinjene og gjeldende regelverk. Fylkesmannen skal redegjøre for eventuelle avvik i utføringen av forvaltningen og gi en omtale av iverksatte tiltak. 


Tilskudd til grunnopplæring til barn og unge som søker opphold i Norge.

Vi informerer om tilskuddsordningen på våre nettsider. Vi arrangerer også en tilskuddskonferanse for kommunene og fylkeskommunen der informasjon om ordningen gis.

Kommunene og fylkeskommunen benytter søknadsskjemaene fra Utdanningsdirektoratet. Disse registreres inn i vårt saksbehandlingssystem, og behandles etter at søknadsfristen har gått ut. Vi sender e-post til de kommuner, eventuelt fylkeskommune, som ikke har søkt innen fristen for å sikre at alle med berettiget grunnlag søker. For 2018 har Fylkesmannen behandlet og utbetalt fem søknader fra fire kommuner om tilskudd til grunnskoleopplæring for barn og unge som søker opphold i Norge. En kommune søkte, men trakk søknaden fordi stikkprøvekontroll fra Fylkesmannen avdekket at det var rapportert inn feil tall fra skole. Dette skyldes feil vedlegg til e-post fra skolen, og vi vurderte at dette ikke ga grunnlag for tilsyn. Vi har foretatt gjentatte purringer pr e-post om søknad fra fylkeskommunen, men ikke mottatt søknad om tilskudd til grunnskoleopplæring eller videregående opplæring i aldersgruppen 16-18 år. 

Informasjon om omlegging av tilskuddsordningen er tatt inn som eget avsnitt i tilsagnsbrevene som er sendt til kommunene. Informasjonen er også gitt i egen e-post til samtlige kommuner samt på våre nettsider.

Fylkesmannen har for høsten 2017 benyttet feil tilskuddssats (sats fra våren 2017) og utbetalt et for lite beløp til kommunene i 2018. Dette ble rapportert inn i tertialrapport. Tiltak kunne ikke settes inn siden forvaltningen av tilskuddsordningen går over til Utdanningsdirektoratet.    

Barnehage - tilskudd til svømming i barnehagen


Vi informerer om tilskuddsordningen på våre nettsider. Vi arrangerer også en tilskuddskonferanse for kommunene og fylkeskommunen der informasjon om ordningen gis.

Interessen for dette tilskuddet har vært større i 2018 enn tidligere år. Årsaken er at Fylkesmannen har gått bredere ut med informasjonen, det har vært fokus på tiltaket i mediene og at barnehagene ser flere muligheter til å organisere et tilbud i vann.

I 2018 fikk 1203 barn i barnehagene i Østfold delta på aktiviteter i vann.Fylkesmannen tildelte 2 165 400 kr til dette formålet Søknadene har i hovedsak kommet fra enkeltstående barnehager. Vi ser at flere frivillige organisasjoner har også fått øynene opp for ordningen. Rapporteringen viser at innholdet har hatt fokus på lek og aktiviteter som gjør at barna blir trygge i vannet. Midlene har blitt brukt til leie av basseng, leie av instruktør, livredningskurs og transport.

Rapporter på antall årsverk mm (fra kapittel 7.3.9.1 i TB)

Rapportere på

- Antall årsverk i landbruksavdelingen per 31.12.2018, antall samlede årsverk i landbruksforvaltningen i kommunene per 31.12.2018, samt antall enheter/landbrukskontor i kommunene i fylket.

 - Antall årsverk i avdeling eller seksjon for reindriftsforvaltning     

 - Ressurser avsatt til kontrollarbeid

Per 31.12.18 var det 12,9 årsverk fordelt på 14 personer i landbruksavdelingen hos Fylkesmannen.  Tre personer hos Fylkesmannen brukte til sammen 0,1 årsverk på kontroll, jf. resultatmål pkt 3.3.1.2.1. Det samlede antallet årsverk i landbruksforvaltningen i kommunene i Østfold per 31.12.18 var 30,2 fordelt på 11 enheter/landbrukskontor.

Rapporter på tiltak og virkemiddelbruk for bedre skogsvegnett... (fra kapittel 7.3.9.2 i TB)

Rapportere på

Rapporter på tiltak og virkemiddelbruk for bedre skogsvegnett, herunder omfang (kilometer/kroner) for nybygging, ombygging og vedlikehold av skogsvegnettet.



Det ble i 2018 ferdigstilt 5000 meter nyanlagte skogsbilveger til en kostnad av kr 4.573.000. Det ble gitt kr 1.239.000 i tilskudd til nyanlegg. Det ble ferdigstilt 7000 meter ombygde skogsbilveger til en kostnad av kr 4.251.000. Det ble gitt kr 1.250.000 i tilskudd til ombygging.

Det ble i 2018 gitt tilsagn om nybygging av 6000 meter skogsbilvei til en kostnad av kr 7.650.000. Det ble gitt tilsagn om ombygging av 8100 meter vei til en kostnad av kr 4.230.000. Det ble gitt tilsagn om kr 3.660.000 i tilskudd til prosjektene.

I forhold til foregående år er aktivitetene nedadgående på ombygging og relativt konstant på nybygging. Totalt har veibyggingsaktiviteten vært nedadgående siden 2015.

Det er opprustet 3800 meter og nybygd 8900 meter traktorveger. Det ble ikke gitt tilskudd til dette.

Innenfor regionalt kartsamarbeid og arealressurskart... (fra kapittel 7.3.9.3 i TB)

Rapportere på

Innenfor regionalt kartsamarbeid og arealressurskart skal det rapporteres i henhold til tabell:

  • Eventuelle kommuner i fylket som ikke har ajourført AR5.
  • Eventuelle utfordringer kommunene har med ajourføring av arealressurskart (AR5). 

Opplysninger om AR5 og jordregisterfiler til Lreg er hentet fra NIBIO sin temaside "Sjekk status" om AR5 på nett. SFKB er innført for 16 av 18 kommuner i Østfold, kun Fredrikstad og Hvaler har ikke innført SFKB. Hvaler har et begrenset jordbruk sammenlignet med de andre kommunene i Østfold, og Fredrikstad har på sin side levert kontinuerlig ajourhold i mai 2018. Aremark, Marker, Rømskog og Rakkestad har ikke oppdatert SFKB i 2018, men gjorde slik oppdatering i 2017.

Kommunenes landbrukskontorer oppdager som regel feil i kartgrunnlag ved behandling av søknader om tilskudd. Da er arbeidspresset svært høyt, og risikoen for at korreksjonene ikke blir gjort på korrekt måte tilsvarende høy.
Vi ser også at søkere om tilskudd tror AR5 skal gjenspeile arealbruken, og ikke arealtilstanden. Dette skaper et konfliktområde som ikke er lett å forklare for landbrukskontorene, også fordi arealtallene etter arealets tilstand faktisk blir fasit ved kontroll av tilskuddssøknader.

Landbrukskontorene opplever også at det gjøres uriktige endringer av arealer ved periodisk ajourhold. Arealer der grønnsakskasser midlertidig oppbevares omklassifiseres bort fra fulldyrka mark, buffersoner rundt vassdrag endres fra fulldyrka areal til annet markslag, det brukes gamle og utdaterte flyfoto som grunnlag for periodisk ajourhold, og beitearealer omklassifiseres i strid med det søker og kommune mener er rett klassifisering.

Det skal også tas med i betraktningen det spesielle tørkeåret som har medført en stor økning i arbeidsbelastning for landbruksforvaltningen i kommunene.

Gi en overordna vurdering av kontrollresultatene i forbindelse med forvaltning... (fra kapittel 7.3.9.4 i TB)

Rapportere på

Gi en overordna vurdering av kontrollresultatene i forbindelse med forvaltning av inntekts- og velferdspolitiske tiltak.

På grunn av stor arbeidsbelastning knyttet til tørkesommeren, har vi i 2018 nedprioritert kontroller av foretak for mulig driftssamarbeid etter husdyrkonsesjonsloven. Vi har imidlertid prioritert nødvendig oppfølging av pågående driftssamarbeidssaker. 

Det var ikke kapasitet verken i kommunene eller hos Fylkesmannen til å gjennomføre fullverdig forvaltningskontroll av minst 20 % av kommunene, og det ble gjennomført forvaltningskontroll av forvaltningen av RMP i tre kommuner. Kontrollen var dialogbasert, med fokus på læring og kompetanseoverføring. Dialogen synliggjorde forbedringspunkter i kommunens praksis som gjorde oss mer treffsikre i vår bistand til kommunene i den ekstreme tørkesituasjonen utover sommeren.

De nye saksbehandlingsrutinene for produksjonstilskudd i jordbruket gir utfordringer i forbindelse med kontrollarbeidet. Kommunenes saksbehandlere må gjennomføre kontroller på tidspunkt det er vanskelig å gjøre noen fullgod kontroll. Flere kontrollpunkter kan nå bare sannsynliggjøres der de tidligere kunne dokumenteres. I tillegg kommer nå saksbehandling innenfor produksjonstilskudd og regionale miljøtiltak på samme tidspunkt i større grad enn tidligere, hvilket også gir begrensninger på grunn av kapasitet. Det tilføres også kompleksitet fordi søknader om to ulike tilskudd er gjensidig avhengig av hverandre og saksbehandles samtidig.

I henhold til tabell i årsrapport skal det gis en oversikt... (fra kapittel 7.3.9.5 i TB)

Rapportere på

I henhold til tabell i årsrapport skal det gis en oversikt over og en vurdering av klager og dispensasjonssøknader behandlet av fylkesmannen.

Produksjonstilskudd

Vi har behandlet 11 søknader om dispensasjon, og gitt dispensasjon i alle sakene. To av sakene gjaldt grønngjødsling og de resterende ni sakene gjaldt søknadsfristen. Vi har etter anmodning fra Landbruksdirektoratet og den spesielle situasjonen med tørke og søknader om erstatning etter avlingssvikt gitt dispensasjon i alle søknadene som gjaldt søknadsfristen. 

Vi har i 2018 behandlet 5 klager på kommunenes vedtak. Alle sakene gjaldt avkorting. I én sak, som gjaldt brudd på dyrevelferdsregelverket, reduserte vi avkortingsbeløpet. I de fire andre klagesakene opprettholdt vi kommunenes vedtak. I den ene av disse sakene ble arealtilskuddet avkortet fordi noe av arealet var nydyrket areal som ikke var godkjent. To saker gjaldt avkorting på grunn av feilopplysninger. I den ene av disse ble avkortingen betydelig fordi foretaket gjentatte ganger tidligere hadde blitt avkortet pga feilopplysninger. I den andre saken forelå det dessuten manglende gjødselplan og plantevernjournal, og det ble avkortet til sammen ca 50 % av tilskuddet.  

RMP  

Vi har mottatt én klage på kommunenes vedtak for denne ordningen. Klagen gjaldt beregningen av tilskuddet. Kommunen hadde avslått søknad på tilskudd på ordninger som hun ikke hadde utført. Det var ingen avkorting her, og kommunen hadde begrunnet dette særskilt. Vi opprettholdt kommunens vedtak. 

Vurdering av dispensasjons- og klagesakene

Ut fra sakene vi har mottatt, framstår det som at kommunene har jobbet seriøst og i hovedsak gjort gode vurderinger.

Når det gjelder dispensasjoner på grunn av søknadsfristen, har vi videreformidlet til kommunene om at slike søknader i år vil bli vurdert positivt av oss.

Godkjente bruksregler og utarbeidede distriktsplaner (fra kapittel 7.3.9.6 i TB)

Rapportere på


  • Rapporter på andel godkjente bruksregler og andel utarbeidede distriktsplaner
  • Beskriv hvilke tiltak fylkesmannen har gjennomført knyttet til brudd på bruksreglene, samt ulovlige gjerder og anlegg.

Ikke aktuelt i Østfold.

Avkortinger produksjonstilskudd (fra kapittel 7.3.9.7 i TB)

Rapportere på

Gi en kort analyse/vurdering av kommunenes arbeid med avkorting ved feilopplysninger

For produksjonstilskudd med utbetaling i februar 2018 er det registrert avkorting på grunn av feilopplysninger til sammen ca kr 423.000, fordelt på 27 foretak. Av dette var ca kr 145.000, fordelt på 3 foretak, knyttet til sak om driftsfellesskap. Her fattet Fylkesmannen vedtakene. Det er 7 kommuner som har fattet slike avkortingsvedtak, hvorav en kommune skiller seg ut med 10 vedtak. 

For 2018-omgangen er det p.t. (januar 2019) ikke registrert mange avkortinger på grunn av feilopplysninger. Dette antar vi har sammenheng med landbrukskontorenes spesielle arbeidsbelastning i og med avlingssvikterstatningssakene.

I 2018 hadde ikke lenger kommunene en egen rapportering på saker med feilopplysninger, som omfattet plikt til å redegjøre for hvorfor de avkortet eller valgte ikke å avkorte. Fylkesmannen har ikke framskaffet noen oversikt over hvordan kommunene har arbeidet med avkorting ved feilopplysninger i 2018. Som beskrevet ovenfor, kan det se ut til å være en skjev fordeling av bruken av avkorting ved feilopplysninger mellom kommunene i Østfold. Det kan tilsi behov for oppfølgning for å sikre lik praksis på dette området.

Skade- og erstatningsomfanget etter avlingssvikt i jordbruket (fra kapittel 7.3.9.8 i TB)

Rapportere på

Etter en svært tørr sommer har mange Fylkesmenn måttet legge ekstra innsats i prognosering av skade- og erstatningsomfanget etter avlingssvikt i jordbruket. I tørkeområdene må Fylkesmennene påregne ekstraordinær saksmengde for ordningen med erstatning etter avlingssvikt. Oppgaven er beskrevet i VØI pkt. 5.1.10.13 hvor det normalt kun skal avviksrapporteres. På grunn av årets ekstraordinære situasjon vil vi at Fylkesmennene skal rapportere på følgende;

- Kvantifiser forvaltningens ekstra innsats grunnet ekstraordinær avlingssvikt i jordbruket.

- Gi en kort oversikt over hvilke tiltak som ble iverksatt, i embetet og overfor kommunene

- Vurder effekten av tiltak som ble iverksatt

- Gi en kort vurdering av hvilke forhold som medvirket til eller vanskeliggjorde arbeidet for å nå Regjeringens mål om at erstatningssakene skal behandles i 2018.


Forvaltningens ekstra innsats

Forvaltningens ekstra innsats grunnet ekstraordinær avlingssvikt i jordbruket berører både kommunal forvaltning og Fylkesmannen. Etter samtaler med kommunene i Østfold anslår vi at kommunal landbruksforvaltning har hatt en merbelastning i 2018 på om lag 4,3 ÅV. Vi estimerer egen arbeidsinnsats til om lag 2,75 ÅV ut over det normale. Denne arbeidsinnsatsen har gått på bekostning av andre arbeidsoppgaver kommunene og Fylkesmannen har, herunder kontroll og forvaltning innenfor andre tilskuddsordninger.

Iverksatte tiltak, i embetet og overfor kommunene

Tidlig i tørkeperioden ble det klart at det var behov for veiledning og opplæringstiltak for både søkere og forvaltning. Det ble raskt etablert en arbeidsgruppe med deltagere fra Fylkesmannsembetene i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus. Denne gruppa har medvirket til bedre og mer samordnet informasjon til søkere og kommuner.

Vi har deltatt på noen befaringer på landbrukseiendommer sammen med kommunene. Vi har også oppfordret kommunene til å holde samlinger for potensielle søkere om erstatning, hvor vi har bidratt med innlegg på. Regelverk og elektronisk søknad ble gjennomgått og demonstrert på disse samlingene. Vi anslår at totalt 8-900 søkere deltok på disse samlingene i Østfold. Vi har også informert kommuner og søkere gjennom nyhetsoppslag på hjemmesidene til embetet, innlegg på vår egen Facebookside og eposter til kommunal landbruksforvaltning. Landbruksforvaltningen i kommunene har også valgt en offensiv informasjonsstrategi.

Videre har vi ved to anledninger hatt fagsamlinger for kommunene. I tillegg har noen landbrukskontor bedt om nærmere gjennomgang av ordningen. Vi har jevnlig sendt ut informasjon, presiseringer og erfaringer fra kommunene og Fylkesmennene i Buskerud, Østfold, Oslo og Akershus. En kommune utarbeidet hjelpeskjema for notering av beiting i forbindelse med erstatning til foretak med husdyr. Dette skjemaet er distribuert og har vært til stor nytte for de andre kommunene.

Vi har jevnlig hatt kontakt med kommunene for å følge med på om de har avsatt tilstrekkelig med ressurser til å håndtere situasjonen. Vår oppfatning er at de fleste kommunene har løst situasjonen ved å prioritere oppgaver bort og ved bruk av betalt overtid. Kun et fåtall kommuner har engasjert ekstrahjelp. Dette trolig på grunn av medfølgende opplæringsbehov. Engasjement har vært aktuelt for kommuner med tilgang til personer med erfaring fra arbeid med avlingsskadesaker. Vi har måttet følge opp to kommuner for å vise nødvendigheten av ekstraordinær arbeidsinnsats.

Fylkesmannen har prioritert arbeidet med erstatningsordningene, og med unntak av tre medarbeidere har alle ansatte ved landbruksavdelingen behandlet søknader om erstatning. Det har også blitt nedlagt en betydelig innsats ved bruk av overtidsarbeid. Vi vurderte det til at en slik tilpasning ville være mer effektiv enn å lære opp ekstra arbeidshjelp.

 Vurdering av effekten av iverksatte tiltak

Foredragsturne for potensielle søkere i Østfold: Meget god effekt

Vi opplever at søknadene inneholder bedre informasjon enn tidligere år. Dette har også bidratt til å redusere kommunens arbeid med å veilede søkerne. Samtidig har kontakten mellom forvaltning og søkere bidratt til et konstruktivt klima. Tilbakemeldinger fra kommuner og søkere har vært utelukkende positive.

Opplæringstiltak for kommunale saksbehandlere: Meget god effekt

Ettersom det i normalår er få søknader om erstatning, var standpunkt før årets søknadsrunde for lav til å kunne møte oppgavene på en god måte. Opplæringstiltak i et miljø der det er lett å stille spørsmål bidro til å gi saksbehandlerne trygghet i sin rolle som saksforberedende organ. Fylkesmannen har på sin side vært fullstendig avhengig av at kommunene fyller denne rollen på en tilfredsstillende måte. Vi vurderer at tiltaket har hatt meget god effekt, og vært avgjørende for mulighetene til en god og effektiv saksbehandling.

Arbeidsgruppe på tvers av fylkene i Oslo og Viken: Meget god effekt

De ulike embetene har dratt nytte av hverandres erfaringer og kompetanseområder. Samarbeidet har resultert i at kommunene får informasjon om løsning på ulike problemstillinger før de selv havner i den aktuelle situasjonen, og dermed i større grad er selvhjulpne. Dette har avlastet saksbehandlere hos Fylkesmannen. Alle informasjonstiltak som har vært gjennomført har hatt samme virkning.

Bruk av betalt overtid hos Fylkesmannen: Meget god effekt

Uten rammer til å arbeide ut over normal arbeidstid, hadde det ikke vært mulig å være nær a jour med attesterte søknader ved årsskiftet.

Veien mot Regjeringens mål

Arbeidet med erstatningsordningene i 2018 har demonstrert ulike styrker og svakheter. Vi vil fremholde den konstruktive innstillingen hos alle nivåer i forvaltningen. Uten denne innstillingen ville det vært umulig å behandle så mange søknader i 2018 som faktisk ble resultatet. Vi vil fremheve noen momenter som har hatt betydning for muligheten til å nå Regjeringens mål om at erstatningssakene skal behandles i 2018:

Det ble bestemt at søkere i tørkerammede områder ikke trenger å dokumentere skadeårsak. Denne beslutningen medførte at kommunene ikke fikk like stor belastning med å gjennomføre stedlige kontroller av skadeårsaker. Dette har frigitt mye arbeidskapasitet og spart kommunale reisekostnader.

Det ble også bestemt at søker selv kunne gjennomføre lageroppmåling i forbindelse med søknad om erstatning innenfor vekstgruppe grovfôr foretak med husdyr. Beslutningen bidro til at kommunene ikke fikk like stor belastning med å gjennomføre stedlige lageroppmålinger. Dette har frigitt mye arbeidskapasitet og spart kommunale reisekostnader.

I en periode i juli ble det gitt en rekke til dels motstridende signaler om hvordan korn slått som grovfôr skulle behandles i erstatningsordningene. Uklarhetene og de motstridende beskjedene resulterte i usikkerhet og frustrasjon blant søkere og i forvaltningen. Dette har bidratt til at disse sakene tar lengre tid å saksbehandle. Avklaringene rundt korn slått som grovfôr burde kommet raskere for kunne gi full ønsket effekt.

Regjeringens mål om at erstatningssakene skulle behandles i 2018 er etter vår oppfatning en umulighet, da ordningene er basert på dokumentert solgt vare. Varesalget i de fleste vekstgruppene er som regel ikke ferdigstilt i dyrkingsåret. Målet i seg selv ble dermed et forhold som medvirket til at målsetningen ble vanskeligere å oppnå. Det måtte avsettes ressurser til å forklare hvilke bindinger som foreligger og hvorfor erstatning til tross for Regjeringens mål ikke kunne utbetales i 2018.

Forvaltningssystemet for erstatninger etter avlingssvikt er etter vår mening ikke skalert for å kunne ta unna slike skadeår som 2018 ble. Erfaring viser at det er flere pedagogiske utfordringer i skjemaet som gjør at søker oppgir feil opplysninger. Slike feil medfører mye arbeid før vedtak kan fattes og erstatning utbetales. Det er også oppdaget noen mindre feil i systemet som fører til at arbeidet med noen søknader tar lengre tid enn nødvendig. Her nevnes feil i forhåndsutfylling av avlingsdata innenfor vekstgruppe korn og manglende integrasjon mellom systemet for søknader om produksjonstilskudd i skadeåret og erstatningssystemet. Vi foreslår at erfaringer fra 2018 samles, og at det avsettes midler til å modernisere erstatningssystemet for å sikre effektiv og korrekt forvaltning av erstatningsordningene. Selve regelverket bør etter vårt skjønn også evalueres, særlig innenfor vekstgruppe grovfôr (foretak med husdyr).

Fylkesmannen skal gi en samlet egenvurdering... (fra kapittel 7.3.10.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en samlet egenvurdering av hvordan arbeidet med 0-24-oppdraget har fungert i henhold til embetets målsettinger og ambisjoner. Herunder skal det framkomme hvilke egne mål som er satt for arbeidet, jf, andre oppdrag 3.2.1.6.1. I egenvurderingen skal fylkesmannen vurdere hvilke tiltak som har gitt de beste resultatene og i størst grad bidratt til samarbeid og samordning i og mellom kommuner og fylkeskommunen, tjenester og institusjoner som arbeider for og med utsatte barn og unge og deres familier.

Mål som er satt for arbeidet:

1.Være pådriver for tverretatlig samarbeid for utsatte barn, unge og deres familier.

2. Gi målrettet informasjon og veiledning.

3. Være pådriver for samarbeid og samordning i og mellom kommuner, fylkeskommunen, tjenester og institusjoner som arbeider for og med utsatte barn og unge og deres familier.

Tiltak som har gitt de beste resultatene og bidratt til samarbeid og samordning:

Det er i 2018 gjennomført 5 (i alt 11 med 2017) fokusgruppeintervjuer og en samling med kommunene for å gjennomgå funn, jf. Sjumilssteget og bruk av barnekonvensjonen.

Fylkesmannen har gitt informasjon på Beat for Beat, samling for ordførere og rådmenn, jf. Sjumilssteget, funn fra fokusgruppeintervjuer, bruk av barnekonvensjonen og resultater fra høringen av Norge i Barnekomiteen i Genève våren 2018.

Vi har hatt en samling med sjumilsstegskoordinatorer, jf. Sjumilssteget, funn fra fokusgruppeintervjuer, bruk av barnekonvensjonen og resultater fra høringen av Norge i Barnekomiteen i Genève våren 2018. På samlingen ble det orientert om arbeidet i KS – læringsnettverk, utvikling av kvalitetsindikatorer for tverrfaglig samarbeid.

Fylkesmannen har samarbeidet med KS – læringsnettverk, utvikling av kvalitetsindikatorer for tverrfaglig samarbeid.

Vi har deltatt ved spesifikke fagsamlinger for ulike sektorer og tjenesteområder, for eksempel Småbarnsdagene, PPT-nettverk, nettverk for lederne i voksenopplæringen og NAV-leder-samlinger hvor 0-24-samarbeidet har vært tema.

Fylkesmannen har i 2018 deltatt i ulike arbeidsgrupper initiert av våre oppdragsgivere. F.eks.  Voldsforebyggende og livsmestrings-fremmende opplæring i barnehage og skole (Bufdir). Fylkesmannen har deltatt i arbeidsgruppe for utvikling av kursets Modul 1 – «Samarbeid mellom skole og barnevern» (Bufdir). Vi deltar i nasjonal arbeidsgruppe for implementering av barnekonvensjonen i Fylkesmannsembeter og kommuner (Bufdir/AVdir). I 2018 har vi deltatt i nasjonal arbeidsgruppe for utarbeiding av veileder - barnefattigdom (Bufdir). Fylkesmannen har videre deltatt i møter for kontaktpersoner i 0-24-samarbeidet. Fylkesmannen deltar i østlandsnettverket mot tvangsekteskap, kjønnslemlestelse og negativ sosial kontroll. Det er RVTS ØST som leder dette arbeidet. Embetet har også deltatt på en helgesamling for somaliske kvinner og barn i regi av integreringsnettverket "Inne i Østfold" med tema knyttet til kvinner og barns rettigheter og forebyggende arbeid. Fylkesmannen deltok på åpningen, fylkeslegen og ordføreren i Rakkestad deltok i programmet andre dag.

Styrking av barneperspektivet i NAV; Fylkesmannen blant andre i Østfold har deltatt i AVdir sitt oppdrag til Fylkesmannen i Troms v/Sjumilssteget knyttet til videre arbeid med barneperspektivet i NAV; I. utarbeiding av forslag til hvordan barneperspektivet i NAV-kontoret kan styrkes med utgangspunkt i barnekonvensjonen og funn fra kartleggingsskjema. II. Utarbeiding av forslag til tilpasset informasjon/ veiledning/sjekkliste om barneperspektivet og barnekonvensjonen for NAV-kontor. Sluttrapport er levert.

Det er gjennomført årlig samling med ulike kompetansemiljøer som har oppdrag på barn- og ungeområdet.

Det er opprettet kontakt og samarbeid med Utviklingssenter og hjemme-tjenester.

Kompetansen om barnekonvensjonen eksternt og internt har økt, jf. fokusgruppeintervjuer med kommunale leder på tjenesteområder rettet mot barn og unge, felles avdelingsmøter (Helse og sosial, samordning og beredskap og barnehage og utdanning) og gjennom saksbehandling, råd og veiledning.

Fylkesmannen tar stilling til om det foretas konkrete barnets beste-vurderinger i saker hvor dette følger av lovverket at det skal gjøres.

Det er sendt brev til kommuner, fylkeskommunen og private skoler om bruk av barnekonvensjonen i saksbehandlingen.

Vi har gjennomført fagdag med ledere av barneverninstitusjoner og skoleledere for å sikre godt samarbeid om opplæringstilbud til barn bosatt på institusjon.

Fylkesmannen er både eier og leder av pilot med velferdslab; Formålet med piloten er å utvikle en metode for å løse komplekse velferdsutfordringer identifisert av kommunene selv. To av fire kommuner har valgt barnefattigdom som tema. I denne forbindelse har vi hatt fokus på barnekonvensjonen.

Egenvurdering:

Fylkesmannen har mottatt gode tilbakemeldinger både på samlinger og ved gjennomføringene av fokusgruppeintervjuer. Blant annet gjelder her at ulike tjenesters ledere har snakket sammen om barn og voksne i sårbare situasjoner og satt  felles "målbilder", hvor barnekonvensjonen har vært felleslegalitet.  Det finnes eksempler på at kommuner har økt fokus på tverrfaglig organisering og barneperspektiv i planer. Vi registrerer også at kommunene i økende grad gjør konkrete og individuelle barnets beste-vurderinger og at barn høres - særlig på systemnivå.

Tilknyttingen til velferdspiloten har blant annet gitt tilbakemelding om at uten deltakelse her, hadde ikke kommunen tenkt tverrfaglighet i samme grad som nå.

Fylkesmannen skal gi en samlet redegjørelse... (fra kapittel 7.3.10.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en redegjørelse for arbeidet og erfaringene embetet har gjort seg i det tverretatlige samarbeidsprosjektet «Forsøk med NAV-veileder i videregående skoler».  Herunder bes det om en redegjørelse av konkrete tiltak i embetet og planer embetet har for det videre arbeid i fylket.

Fylkesmannen i Østfold, NAV Østfold med NAV Moss og Østfold Fylkeskommune har vært med i pilotforsøket i fra august 2015. Piloten er etablert med to veiledere ved Kirkeparken videregående skole i Moss. Kirkeparken videregående skole ble valgt, fordi skolen på dette tidspunktet manglet «NAV ressurs». De andre videregående skolene i Østfold har sosialfaglige rådgivere etter den såkalte Østfoldmodellen.

Mandatet for piloten er tuftet på Østfoldmodellen, men er utvidet til også å innebære oppfølging av elever i OT (Oppfølgingstjenesten) og samarbeid om unge NAV brukere gjennom å benytte «hele» NAV loven og hele tjenestetilbudet til NAV. Med bakgrunn i Arbeids- og velferdsdirektoratets pilot, «Forsøk med NAV veileder i videregående skole», har det blitt gitt midler til forlengelse av et fjerde pilot år - skoleåret 2018/2019, for to NAV veiledere ved Kirkeparken videregående skole. Piloten har frem til nå vært fullfinansiert fra Arbeids- og velferdsdirektoratet, og det siste prosjektåret finansieres gjennom en kostnadsdeling mellom Østfold fylkeskommune, NAV Moss og direktoratet. Det er besluttet at piloten skal settes i ordinær drift f.o.m. skoleåret 2019 med én veileder. Den nye samarbeidsmodellen i Østfold; NAV i videregående opplæring, er avtalt og innført, og det er ønskelig å benytte den ekstra ressursen som er tilgjengelig i pilotperioden til å forankre den nye samarbeidsmodellen, og utvikle gode rutiner for denne som gir resultater for unge brukere i NAV og elever i skolen.

Gjennom det siste prosjektåret har fokuset vært på å utvikle metoder og samarbeidsformer mellom NAV og skole for å operasjonalisere ungdomsinnsatsen i NAV. Metodene og samarbeidsformene har tatt utgangspunktet i den etablerte samarbeidsavtalen mellom NAV og Østfold Fylkeskommune for «NAV-veileder i videregående opplæring». Prosjektet involverer begge de videregående skolene i Moss, samt NAV veiledere i videregående opplæring og NAV i Mosse-regionen. Prosjektet avsluttes 01.05.2019 med en sluttrapport.

Formål i ny samarbeidsavtale for NAV i videregående opplæring i Østfold: Forskning viser at de som velger bort eller avbryter videregående opplæring, reduserer egen mulighet for fast arbeid, stabilitet og trygghet i hverdagen. Fylkeskommunen og NAV forplikter seg til å samarbeide for at flere elever fullfører og består videregående opplæring. Dette samarbeidet er ett av en rekke tiltak i videregående opplæring for å forebygge og hindre at elever avbryter opplæringen.

Dette skal operasjonaliseres bl.a. gjennom NAV veileders funksjon:

NAV-veileder videregående opplæring skal gjennom individuelt arbeid være fagperson knyttet til «ikke-skolefaglige hindre» for læring.  Målgruppen er skolens elever og ungdom som er i ordninger tilknyttet skolen, herunder Vg3 fagopplæring i skole og OT-klasser. Videre skal han/hun bistå NAV-kontoret i arbeidet med de ungdommene som skal gjenoppta videregående opplæring, eller skal i annen aktivitet.

Arbeidet skal foregå i samarbeid med skolens elevtjeneste, og med andre etater og hjelpeinstanser, som arbeidslivet, barnevernet og Oppfølgingstjenesten.

Det todelte målet i rovviltpolitikken (fra kapittel 7.3.10.3.1 i TB)

Rapportere på

Rapporter på status i forvaltningen av det todelte målet for rovviltpolitikken

I følge Miljødirektoratets brev av 22.2.18 skal økt beitebruk med sau i rovviltprioriterte område ikke stimuleres. For å medvirke til en tydeligere soneforvalting skal midler til forebyggende og konfliktdempende tiltak normalt prioriteres slik at antallet beitedyr i rovviltprioriterte område ikke øker.

I Østfold ligger i sin helhet innenfor ulvesona.  Midlene til forebyggende og konfliktdempende tiltak kan dermed ikke brukes til å sikre «allsidig bruk av utmarksressursene» uten at det samtidig medfører en stimulering til økt beitebruk med sau i rovviltprioriterte område.

Vi syns det er krevende å utøve den todelte målsettingen med de nevnte føringene. Østfold har store arealer; både innmarksbeiter, raviner og produktiv utmark som ikke kan skjøttes/utnyttes på annen måte enn ved beiting. I praksis har det vist seg å være få andre tiltak enn inngjerding som er effektive skadeforebyggende tiltak. Alle områder er ikke egnet for dette da Inngjerding også innebærer uønskede effekter for andre arters bruk av områdene, landskapet og friluftsinteresser.

3.4 Redegjørelse for, analyse og vurdering av ressursbruk

Nedgangen på fagdep. på Klima -og miljø og Kommunaldepartementet skyldes lengre sykefravær og vakanse på disse feltene.

Når det gjelder resultatområde 570 så var det ikke ført noe netto før 01.05.18. Det ble totalt ført 760.00 kr på 570 i perioden 01.05.-31.12.18. Det ble ført på kappost 052501/21

Det ble ført 249.418 kr på kapp 1140 med resultatområde 010, det skulle ha vært ført på resultatområde 299 ifbm at det skiftet departement 01.05.18.

3.5 Samlet vurdering av måloppnåelse i forhold til samfunnsoppdraget og regnskapsresultat

Med de økonomiske rammebetingelser vi har, er vår vurdering at embetet har levert gode resultater i 2018, og har hatt god kontroll med økonomien gjennom året. Gjennom stram styring av bemanningsutvikling og øvrige utgiftsposter er situasjonen tilfredsstillende ved årsskiftet. 

Regnskapsresultat for 2018

052501:  2.680.844 kr
052521:     263.520 kr
Totalt:     2.944.366 kr

Årsakene til mindreforbruket på kap/post 052501 er bl.a høye sykerefusjoner og vakanser. Den administrative kostnadsdekningen ble også høyere enn vi antok. På tross av mindreforbruk samlet sett er det noen avdelinger som går med underskudd pga. underfinansiering fra respektive departementer. Dette gjelder i særlig grad Helse- og sosialavdelingen og Miljøavdelingen.

Mindreforbruk på kap/post 052521 skyldes primært flerårige prosjektmidler, dvs. at vi får utgifter i 2018 som skal finansieres av ubrukte 2017-midler. Dette gjelder GIS-prosjekt (spleiselag med tre andre embeter) og omstillingsmidler fra Difi (forskyvning av aktiviteter/utgifter).
For øvrig vises det til kap 6, Årsregnskap.

4 Styring og kontroll i embetet

4.1 Redegjørelse for vesentlige forhold ved embetets planlegging, gjennomføring og oppfølging

Fylkesmannen i Østfold har en strategisk plan for 2014-2018. Vi har valgt å utsette revisjonen av planen som følge av ny Fylkesmannsstruktur fra 2019.

Fylkesmannens visjon er:
«Fylkesmannen i Østfold skal være pådriver for rettssikkerhet, velferd, fornying og bærekraftig utvikling».

Virksomheten baseres på verdiene:
· åpenhet
· troverdighet
· kompetanse

De strategiske målene for perioden 2014-2018 er:

Rettssikkerhet
Vi skal være garantist for at enkeltpersoners rettssikkerhet ivaretas gjennom vår saksbehandling og i våre avgjørelser.

Velferd
Vi skal bidra til at innbyggerne i Østfold får gode velferdstjenester, gode levekår og gode undervisningstilbud.

Fornying
Vi skal stimulere til fornying og helhetlig samfunnsplanlegging, og tilstrebe effektiv saksbehandling og kommunikasjon.

Bærekraftig utvikling
Vi skal bidra til god ressursforvaltning, bevaring av naturens mangfold og håndtering av klimautfordringene med tanke på kommende generasjoner.

Fylkesmannen utarbeider årlig en overordnet virksomhetsplan med fellesprioriteringer og avdelingsvise hovedprioriteringer.

I tillegg utarbeider hver avdeling sin egen virksomhetsplan, forankret i tildelingsbrev, VØI og overordnet virksomhetsplan. Hvert tertial rapporteres det internt i ledergruppa om status og risiko knyttet til avdelingenes virksomhetsplaner.

4.1.1 Embetets risikostyring

Embetet utarbeider hvert år en overordnet virksomhetsplan som angir felles prioriteringer og fokusområder for embetet. Samtidig utarbeides det en overordnet risikovurdering av forhold som kan hindre måloppnåelse eller redusere faglig kvalitet og etterlevelse av lovkrav for embetet generelt. Tiltak for å redusere risiko innarbeides i avdelingenes virksomhetsplaner. Avdelingenes virksomhetsplaner inneholder også en risikovurdering av alle faste oppgaver i VØI og resultatmål i tildelingsbrevet, og dette rapporterer avdelingene på hvert tertial.

4.1.2 Embetets internkontroll, herunder iverksatte tiltak

Fylkesmannen i Østfold bruker RiskManager. Modulen for avvikshåndtering er i aktiv bruk, og det er forutsatt at ansatte skal melde avvik via RiskManager. Bruken av modulen for risikovurderinger har vært på nivå med 2017, det samme gjelder modulen for dokumentstyring.


For øvrig vises det til omtale overfor av arbeidet med virksomhetsplaner og tertialrapportering knyttet til dette.

4.1.3 Bemanning, kapasitet og kompetansesituasjonen i embetet

Juridisk avdeling har hatt en stabil og erfaren personalgruppe gjennom hele året. De fleste er jurister med lang forvaltningserfaring, men innenfor vergemålsområdet har vi ansatte med formell kompetanse innenfor økonomi og annet, alle med flere års relevant erfaring i forhold til oppgavene de jobber med hos oss. Vi har hatt  god kompetanse til å løse oppdragene som er tillagt avdelingen. Ingen medarbeidere sluttet i 2018, og ingen nye er tilsatt. En jurist sa opp i 2018, men sluttet først ved overgangen til nytt embete 1.1.19. To av avdelingens ansatte var i midlertidige engasjementer ved årsskiftet, det ene videreføres inn i 2019.

Administrativ stab er organisert i faggruppene IKT, Arkiv, Økonomi og personal, Service og drift og Kantine. Staben innehar god kompetanse på sine områder, men har gjennom 2018 mistet kompetanse som følge av fire oppsigelser. Dette har bidratt til at enkelte faggrupper har vært sårbare i hektiske perioder og spesielt ved sykefravær. Avdelingen er involvert i det praktiske arbeidet med sammenslåing av embetene Oslo/Akershus, Buskerud og Østfold. I tillegg er faggruppene IKT og Arkiv direkte berørt av etableringen av FMFA.   

4.1.4 Forvaltning av egne eiendeler (materielle verdier)

Embetet eier en elbil til bruk for ansatte ved kortere tjenestereiser. Når bilen ikke er i bruk, står den innelåst i garasje. Reservering av bilen skjer via Outlook og kjøremappe med nøkler, portåpner, kjørebok mv. oppbevares i resepsjonen når bilen ikke er i bruk. Bruk av elbilen belastes den enkelte avdelings budsjett med utgangspunkt i antall kjørte kilometer. 

Embetet disponerer eget nødaggregat - et beredskapstiltak som skal sikre drift også ved strømbortfall. Det gjenstår fortsatt å inngå serviceavtale for aggregatet.

IT-koordinator holder oversikt over innkjøp av datautstyr og forvalter avsatt budsjett til dette. Fylkesmannen har inngått rammeavtaler med leverandør av møbler og leverandør av kontorrekvisita. Innkjøp av kontormøbler og rekvisita håndteres av avdelingene og belastes de avdelingsvise budsjettene. Eventuelle innkjøp til fellesarealer belastes fellesbudsjettet.

Ved anskaffelser over i størrelsesorden 10.000 kroner skal det foretas en grundig analyse av kost/nytte, etterfulgt av drøftinger i ledermøte og med de tillitsvalgte.

4.1.5 Oppfølging av eventuelle avdekkede svakheter/utfordringer, herunder merknader fra Riksrevisjonen og status for arbeidet med informasjonssikkerhet

Vi mottok ingen merknader fra Riksrevisjonen i 2018.

Det har vært arbeidet godt med informasjonssikkerhet ved embetet. Kunnskap og holdninger på dette området betraktes som gode og vedlikeholdes gjennom policy og instrukser, ledermøtets årlige gjennomgang og faste møter i sikkerhetsutvalget. Aktiviteten i sikkerhetsutvalget var redusert høsten 2018 pga. av vakanser og arbeidet med nytt embete.

4.2 Rapportering av andre vesentlige forhold knyttet til personalmessige forhold, likestilling, HMS/arbeidsmiljø, diskriminering, ytre miljø og lignende

I henhold til arbeidsmiljølovens kapittel 7 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, har Fylkesmannen i Østfold et sentralt partssammensatt arbeidsmiljøutvalg. Det har vært avholdt seks møter i 2018.  

Det er gjennomført en halvdags samling våren 2018 for ledere, tillitsvalgte og verneombud. Temaene på samlingen var AKAN arbeid og hvordan ta vare på arbeidsmiljøet i omstilling.

Det er gjennomført vernerunder høsten 2018.

Embetet har avtale med Stamina Helse om bistand inn i embetets HMS-arbeid. Bedriftshelsetjenesten er representert i AMU, deltar på vernerunder og gir faglig rådgivning mv.

Målsetningen for sykefraværet i henhold til lokal IA-avtale er 3,8 %. Pr. 31. desember hadde Fylkesmannen et totalt sykefravær på 3,3 %, som er en klar nedgang fra 2017 og som innebærer at målsetningen i henhold til lokal IA-avtale er nådd for 2018.    

5 Vurdering av framtidsutsikter

5.1 Forhold i og utenfor embetet som kan påvirke embetets evne til å løse samfunnsoppdraget på sikt

Som en følge av sammenslåingen av de tre embetene til Fylkesmannen for Oslo og Viken er det realistisk å forvente at resultatene/saksbehandlingstidene midlertidig påvirkes i negativ retning. Ny organisatoriske løsninger, sammenslåing av ulike kulturer, økt turnover og krevende samhandling som følge av tre kontorsteder, er blant årsakene til dette. Kommende budsjettrammer, rolleavklaring med FMFA og avklaring av de reelle mulighetene for effektiviserings- og digitaliseringsarbeid vil også være avgjørende for den svært omfattende oppgaveløsingen for Fylkesmannen i Oslo og Viken fremover.

5.2 Konsekvenser for embetets evne til å nå fastsatte mål og resultater på lengre sikt

Det vises til pkt. 5.1. Embetet er nå slått sammen med Fylkesmannen i Buskerud og Fylkesmannen i Oslo og Akershus og vurdering av det nye embetets resultater på lengre sikt må vi komme tilbake til.

5.3 Andre forhold


6 Årsregnskap

Årsregnskap for Østfold.pdf