Årsrapport for Vestfold

Her kan du laste ned en fil som inneholder årsrapporten i sin helhet eller relevante utdrag. Dersom du bruker filtrere, vil filen kun inneholde de filtrerte resultatene.

1 Fylkesmannens beretning

1.1 Overordnet vurdering av samlede resultater, ressursbruk og måloppnåelse

Fusjon og Fylkesmannens fellesadministrasjon (FMFA)
Arbeidsåret 2018 har vært preget av den kommende fusjonen og av opprettelsen av FMFA. Forberedelsene til sammenslåingen med Telemark har av naturlige grunner tatt mye tid. Samtidig har vi vært svært opptatt av at Vestfold-"boet" som skulle inngå i det nye felles embetet skulle være "ryddet og i orden" med tanke på saker og restanser. Samtidig ble etableringen av FMFA forberedt, av de samme menneskene som var, og er, helt avgjørende for å få til en smidig overgang på arkiv- og it-siden. Embetet har, etter mitt syn, samlet sett kommet gjennom utfordringene på en god måte. Det skyldes i hovedsak en formidabel innsats av medarbeidere på og i alle nivå og ledd i organisasjonen, godt ut over det man forvente, og godt ut over et nivå som er mulig å opprettholde over lang tid uten betydelige risiki på HMS-området.

De viktigste lærdommene for vår del når det gjelder fusjonen er at lokal omstillingsgruppe (LOG-konstruksjonen), slik den ble designet i den sentrale arbeidsgruppens rapport fra august 2017, nok la for stor vekt på medvirkning gjennom det vi kan kalle Hovedavtalesporet. I avgjørende perioder av forberedelsene, fra høsten 2017 og gjennom 2018, gikk dette på bekostning av den direkte faglige og avdelingsvise involveringen på tvers av embetene. LOG-sporet ga oss gode omforente løsninger på personellsiden, på det administrative feltet, og på varetakelse av rettigheter og plikter i sammenslåingen Men noe manglende vekt på arbeidet med faglig integrasjon gjennom 2018 har gitt et noe større sprik enn ønskelig mellom inngangs-verdiene til Vestfold og Telemark i det nye felles embetet, for eksempel på både restanser og arbeids-metodikk. En ansvarlig ledelse av sammenslåingsprosessen kunne kanskje bidratt noe til å motvirke slike skjevheter. 

Det har ikke vært mulig å få tilstrekkelige harmoniseringsprosesser underveis, i det omfang som hadde vært ønskelig, for å gi det nye embetet et bedre felles utgangspunkt. At hvert enkelt embete fullt ut er ansvarlig for egen drift ut sitt siste år, er rett og rimelig. Imidlertid ville en leder for fusjonen tydeligere demonstrert hvor avgjørende viktig gode felles faglige forberedelser er. Likeledes ville ansvaret vært plassert. Som det ble, har hvert embete hatt full styring med eget faglige og administrative engasjement i prosessen. For kontrastens skyld minner jeg om at i mange av Vestfolds kommune-sammenslåinger har en prosjektrådmann hatt ansvaret for planleggingen og de felles forberedelsene, for å gi den nye sammenslåtte kommunen det beste startgrunnlaget.

En annen tydelig refleksjon fra vår side knytter seg til den samtidige etableringen av FMFA. Organisatorisk utskilling av nøkkelpersonell på arkiv og it i den mest kritiske fasen av fusjonen, har blitt opplevd som en ekstra belastning. Det ble tidlig advart mot denne samtidigheten. Konsekvensene har åpenbart vært uheldige, med en helt unødig stor belastning på de berørte medarbeiderne.

2018, og inngangen til 2019, har vært preget av en betydelig turnover i organisasjonen, langt over det vi har vært vant til. Denne henger sammen med fusjonen og kommende lokasjonsendringer for mange. Til dette kommer en fortsatt betydelig avgang pga. ordinær pensjonering, og, ikke minst, et betydelig høyere lønnsnivå i kommunesektoren, (som mange går til). Samlet betyr dette en inngang til det nye embetet med stort trykk på gjenværende kompetanse.

Andre forhold
Store samferdselsprosjekter dominerer fortsatt i Vestfold. Fylkesmannen fikk en særlig utfordring i fanget i fjor da fylkestinget valgte en annen løsning (bru) for ny fastlandsforbindelse Nøtterøy - Tønsberg enn den som var foretrukket av de to kommunestyrene (tunnel). Fylkesmannen ble bedt om å være "oppmann" for nye forhandlinger mellom partene, med sikte på å komme fram til en omforent løsning. En avtale mellom partene ble inngått før jul, og en drøy måned senere har de to kommunestyrene med stort flertall gått inn for bru-alternativet. Fylkesmannen og embetets fagfolk har høstet mye anerkjennelse for sin konstruktive rolle som tilrettelegger i en svært krevende prosess.

I kjølvannet av sammenslåingen mellom Tjøme og Nøtterøy kommuner til Færder 01.01.18 dukket det opp en rekke ulovlighetssaker, (hovedsakelig, men ikke bare på Tjøme), knyttet til bygging i strandsonen, av både eldre og nyere dato. Færder har på en forbilledlig måte tatt fatt i hele sakskomplekset. Volumet er stort, og belastningen på kommunens apparat tilsvarende. Fylkesmannen har gitt ekstraordinære skjønnsmidler til formålet, men de dekker bare en liten del av behovet. Sakene belaster også embetet. Det er helt vesentlig for allmennhetens tillit til strandsoneforvaltningen at disse sakene blir fulgt raskt og ryddig. Dette vil fortsatt ta tid. Dette får dessverre konsekvenser for opplevd service og rettssikkerhet hos innbyggere og næringsdrivende, pga. press på behandlingstiden for nye saker.

I 2018 opplevde vi et uheldig oljeutslipp på Kilen i Tønsberg, midt i et svært viktig våtmark/Ramsar-område. Håndteringen av denne akutte hendelsen, som viste seg å vedvare over uker, - det tok tid å få lokalisert kilden -, viste betydningen av at fylkesmannen og Miljø- og samfunnssikkerhetsavdelingen har sterk og god kompetanse på flere sentrale felt samtidig; forurensning, naturforvaltning, biomangfold,, beredskap, areal, klima, osv. Fylkesmannen evnet både å ta raske og faglig riktige initiativ for å håndtere situasjonen, og få til god koordinering med kommunen, brannvesen, osv. for å begrense skadevirkningene og legge et løp for videre forebygging. Denne hendelsen viste helt konkret hvor risikofylt det kunne bli dersom disse fagmiljøene hadde blitt splittet opp som ledd i regionreformen, jf. Hagenutvalgets forslag om overføring av Fylkesmannens ansvar for arts- og verne-områdeforvaltning til fylkeskommunen. Nå skjedde ikke det. Det er imidlertid verdt å påpeke at både rask og rett handlingsevne og et nødvendig tverrfaglig helhetssyn kunne blitt vesentlig svekket ved å dele, tross alt, tynne fagmiljøer, som er avhengige av å spille tett sammen, på ytterligere et forvaltningsnivå. Høringsuttalelsen vår til Hagen-utvalget begrunner prinsipielt behovet for en statlig styringslinje på disse krevende områdene.

Fylkesmannen ga også ekstraordinære skjønnsmidler til oppfølgingen av denne hendelsen, med sikte på å bruke erfaringene til å utarbeide en plan for å møte ev framtidige hendelser av denne type, og for å forebygge.

Dessuten startet embetet høsten 2018 arbeidet med en veileder for Fylkesmannens arbeid med akutt forurensning, på bakgrunn av denne saken samt Revac-brannen(e). Disse sakene har stort skadepotensiale, flere aktører er inne, det må ofte handles raskt for å avgrense/forbeygge skade, og derfor er det av stor betydning at rolledelingen er klar og tydelig. Oppsummert er hensikten med veilederen å beskrive hvordan embetet skal håndtere akutte forurensningshendelser:

  • Slik at viktige naturverdier blir tatt vare på
  • Med riktig ressursinnsats
  • Med effektiv bruk av ressursene
  • På en juridisk korrekt måte

Ferdigstillelsen er i skrivende stund like rundt hjørnet.

Plansaker
Gjennom mange år har mottoet for Fylkesmannsembetets samhandling med kommunene i plan- og arealforvaltningen vært "tidlig, tydelig og forutsigbar". Gjennom å følge de felles retningslinjene utarbeidet i samarbeid mellom kommunene, fylkeskommunen, fylkesmannen (initiativtaker og pådriver), og regional stat for øvrig, som nå ligger i planportalen.no, har aktørene klart å dempe antall innsigelser sent i planprosessene, og redusere konfliktnivået. Dette er et bemerkelsesverdig godt resultat gitt utgangspunktet; - et fylke med stort potensiale for arealkonflikter pga. svært høy befolkningstetthet, svært mye verdifull, høyproduktiv matjord, mange fornminner og verdifulle naturtyper, og en svært attraktiv kystlinje og strandsone som allerede er hardt utnyttet. Det er intet som tyder på at denne smidige tilnærmingen har gått på bekostning av de nasjonale hensyn Fylkesmannen er satt til å passe på.

Byggesak
Det har også vært et utfordrende år på byggesaksområdet.
Saksbehandlingstiden har gått opp, og embetet klarer p.t. ikke å oppfylle målet om 12 ukers saksbehandlingstid. Det er flere årsaker til dette. Ett viktig poeng er det kompliserte lovverket. Spesielt de små kommunene har ikke den kompetansen som er nødvendig for å håndtere dette. De siste månedene har vi likevel sett en forbedring i og med at fylket fikk tre større kommuner 1.1.18, og dermed større fagmiljøer. Likevel opphever / omgjør vi fortsatt nærmere 40 prosent av vedtakene.  Vi har fra flere hold, både fra kommuner, tiltakshavere og andre, fått tilbakemeldinger på at plan- og bygningsloven bør forenkles.  

Fra 1. januar 2019 er embetet fusjonert med Fylkesmannen i Telemark, og vi får da en region med mange små kommuner. Det er å forvente fortsatt betydelige utfordringer i årene som kommer. Vi vil prioritere opplæring og kurs for kommunene, slik at kompetansenivået forhåpentligvis vil bli bedre over tid. Nye kommunesammenslåinger vil kunne gi større, bedre og mindre
sårbare fagmiljø.

1.2 Overordnet framstilling av de viktigste prioriteringer for året

For embetet som helhet har følgende innsatsområder vært løftet fram:

Fylkesmannsreformen/fusjon/omstilling (LG). Forberede fusjon internt og eksternt, samt beholde flest mulig ansatte, med særlig fokus på utsatt kompetanse. Dette er omtalt i kap. 1.1.

Her kan det føyes til at effektivisering av ressursbruk har vært en gjennomgående premiss under fastlegging av struktur og innretning av det felles embetet. Samtidig minner vi om at beslutningen om to lokasjoner representerer et vedvarende press mot økte kostnader i forhold til en situasjon der embetet kunne samles ett sted.

Våre medarbeidere på arkiv og ikt har bidratt som forutsatt i forberedelsene til etableringen av FMFA. Det har kommet på toppen av forberedelsene til, og gjennomføringen av fusjonen mellom embetene, jf. kap. 1.1. 

Utsatte barn og unge – samordnet innsats (HSO/OO+alle avdelinger). Oppdragene må koordineres og samordnes.

0-24-oppdraget har fått stor oppmerksomhet gjennom året, både i avdelingene - med et hovedansvar i OO, men også strategisk i i ledergruppa, og i samhandlingen med kommunene, både i fagdialogen og ledelsesdialogen.

Krisehåndtering (MSA+alle avdelinger). Embetets kriseledelse måtte øves oftere. Det er gjennomført etter intensjonen.

Sikre bedre utnytting av teknologiske muligheter/digitalisering (ADM + alle avdelinger). Embetet må utnytte det lokale handlingsrommet, og samtidig optimalisere bruken av sentrale løsninger. Så langt fusjonen og forberedelsene til etableringen av FMFA har gitt rom for det, er disse ambisjonene fulgt opp.

Kommunerelasjonen/dialogen (Fagstab + alle avdelinger). Utvikle og iverksette problemstillinger på tvers av avdelingene og oppgaver ifm. kommunesammenslåinger. Dette er fulgt opp i Vestfold, samtidig som forberedelsene til den første kommunerunden i Telemark for den nye fylkesmannen i det sammenslåtte embetet startet høsten 2018. Behovet for fortsatt oppmerksomhet om kommunestrukturutfordringer er et viktig tema i disse samtalene. I skrivende stund, (ultimo februar 2019), har vi besøkt 13 av Telemarks kommuner. Vi er blitt svært godt mottatt av ledelsen i kommunene, (ordfører, rådmann, + ev et par til), med klare forventninger til aktivt samarbeid mellom kommunene og fm. Dette inkluderer også kontakt mellom regionrådene og embetet.

Tilsvarende har vi forberedt, og arbeider nå aktivt for at nedslagsfeltet stat - næringslivssamarbeidet i Vestfold utvides med Telemark.

Plan og klima (MSA+alle avdelinger). Samordning og samhandling i offentlig sektor og med privat sektor, jfr. tildelingsbrevet 2.8. FMVE har jobbet systematisk med klima i mange år, så også i 2018.

Etiske retningslinjer har vært tatt opp særskilt i ledermøter og viet systematisk oppmerksomhet i 2018.

Utviklingen av totalforsvaret i fylket var en av de overordnede tverrfaglige prioriteringene innen samfunnssikkerhet og beredskap for 2018. Fylkesmannen tok tidlig initiativ til å reetablere samfunnets evne til å samhandle, også når informasjonen som er grunnlag for samhandling er gradert etter sikkerhetsloven. For kommunene og fylkesberedskapsrådets medlemmer er dette en kompetanse som ikke har vært vedlikeholdt på flere tiår. I tillegg ble det i 2018 arbeidet med å reetablere evnen til å ta i mot allierte forsterkninger. Til sist var vårt fokus på å identifisere hvilke verdier i samfunnet vi nå skal inkludere i planlegging i av det nye totalforsvaret. 

1.3 Sentrale forhold internt og eksternt som har hatt betydning for oppnådde resultater

Samfunnssikkerhet, beredskap og miljø
Vestfold er et fylke med korte avstander, høy tetthet av ressurser, delvis høy tilstedeværelse av nasjonale ressurser, stabilt klima og godt utbygget infrastruktur. Kommunereformen har resultert i at fylket etter gjennomføring vil bestå av seks kommuner, en reduksjon fra 14. Samtlige vil etter reformen ha et innbyggertall over 20 000, dvs. over det anbefalte innbyggertallet fra regjeringens ekspertutvalg for god kommunestruktur.

Vestfold er et landbruksfylke, noe som krever at samfunnssikkerhet og beredskap samarbeider godt med denne næringen. Det er utviklet de senere årene, og i dag er landbruket en tett samarbeidspart innenfor samfunnssikkerhet og beredskap i kommunene og fylket.

Andre forhold som særpreger Vestfold er økt oppmerksomhet fra natur og verneinteresser, både marine verneinteresser og andre naturområder. Fylket har nærhet til, og er en del av nasjonale og internasjonale transportårer, noe som øker forventingen til å beskytte natur og miljøverdier. Vi har hatt to større tilfeller av akutt forurensning: ny Revac-brann og dieselutslipp som truet Ramsar-området Presterødkilen. Takket være forebyggende arbeid, blant annet en streng utslippstillatelse for Revac, samt rask innsats i begge hendelsene, så ble konsekvensene av disse potensielt store hendelsene i realiteten små. Godt samarbeid internt hos fylkesmannen mellom beredskap, forurensning og natur var viktig, samt at brannvesen og politi raskt tok kontakt med oss og fikk god respons.

Fra 1. januar 2019 er Fylkesmannen i Vestfold slått sammen med Fylkesmannen i Telemark. Beredskapsstaben er lokalisert til Tønsberg. Det gir nærhet til andre sentrale samvirkeaktører slik som politimester, regionbrannsjef, operasjonssentraler mv. Nærhet og tett samarbeid anses som en styrke for samvirket. Samtidig vil den strukturelle regionale ulikheten mellom etatene innebære økte utfordringer for samvirket. Fylkesmannen har allerede utvikle et nytt fylkesberedskapsråd med virkning fra 1. januar 2019. Det nye rådet er en del av Sør-Øst politidistrikt, men politiet vil ha behov for å samarbeide med to fylkesmenn og delta i to fylkesberedskapsråd. I tillegg vil det nye fylket dekke to HV-områder, noe som også gir tilsvarende utfordringer.

Kjerneaktiviteter for fylkesmannen innen samfunnssikkerhet balanserer mellom øvelser og tilsyn med kommunene og veiledning. Disse er de tre primære aktivitetene. I tillegg ivaretar embetet oversikt og egenberedskap gjennom tett dialog og samarbeid med regionale samarbeidsparter. Samvirkeaktører i fylket ivaretas primært gjennom de to årlige faste møtene i fylkesberedskapsrådet. I tillegg ivaretas nettverket gjennom regulære møtepunkter slik som Beredskapsdagen, fagsamlinger eller andre midlertidige prosesser. Det er Fylkesmannens erfaring at samarbeidet er tett og godt.

Fylkesmannens samfunnssikkerhetsinstruks sammen med oppdrag gitt i den årlige styringsdialogen med DSB og KMD, danner grunnlag for Fylkesmannens tverrfaglige tilnærming til samfunnssikkerhet. Dette løses ved deltakelse i kommunale og regionale planprosesser for arealutvikling, samferdsel mv. I tillegg løses det ved at embetet selv initierer og leder ulike prosesser slik som fylkesROS og fagsamlinger med ulike tema. Samordning av planverk er en utfordrende oppgave, og ressurstilgangen begrenser i stor grad arbeidet. Det vil være svært omfattende å samordne regionale planer med kommunale planer, sektorplaner mm. Embetet ivaretar det tverrfaglige arbeidet ut fra et minimumskrav, innen eksisterende ressursramme.

Landbruk
Som på resten av Østlandet preget den tørre og nedbørsfattige sommeren arbeidet i avdelingen fra juli. Det ble behov for å
omprioritere på oppgaver og bruke ressurser på oppfølging av kommuner og bønder med forståelse av regelverk og behandling av avlingsskadesøknader. Fra oktober var store deler av avdelingen involvert i dette arbeidet. 1026 søknader kom inn og vi klart å behandle søknadene som var klare fra kommunene innen årsskiftet.

Et resultat av dette og prioritering i avdelingen er at planlagt forvaltningskontroll i kommunene ikke er gjennomført som planlagt i 2018.

Kommuner som ønsket det, fikk skjønnsmidler for å øke
kapasiteten på landbrukskontorene. Alle kommunene med landbruksforvaltning, til sammen 400 000 kr ble fordelt på 5 kontor. Arbeidspresset på de ansatte på landbrukskontorene har vært meget stort høsten 2018 og inn i 2019.

Barn og unge
Også i 2018 har mye oppmerksomhet vært rettet mot
barnevernet. Noen av sakene viser at de kommunale tjenestene ikke har jobbet forsvarlig, andre saker har pekt mot institusjonene og forholdene der. I tillegg har enkeltsaker pekt på at tilsynet
ikke alltid  har vært godt nok.

Den store kompetansestrategien som nå rulles ut er svært viktig. Dialogmøtene med kommunenes øverste ledelse tilstede, sammen med barnevernledelsen, har gitt gode gjennomganger og tydeliggjort både oppfølgingsansvar og handlingsrom. De har bidratt til økt kompetanse og forståelse i kommunene, samtidig som fylkesmannen får ny og viktig innsikt.

Det satses på at fylkesmennenes tilsyn med barneverninstitusjonene skal bli skarpere og bedre. Vi imøteser samarbeidet om ny veileder og oppfølgingen.

Vi ønsker også å balansere det negative inntrykket av barnevernet.
Vår erfaring er at de fleste tjenester driver godt barnevernarbeid.

Embetet generelt
For øvrig henvises til kap. 1.1. om arbeidet med fusjonen og med etableringen av FMFA, som helt åpenbart har hatt betydning for oppnådde resultater. I tillegg til å være arbeidskrevende i seg selv gjennom året 2018 og dermed fortrenge ressurser til kjerne-oppgavene, så medførte det høye antallet oppsigelser betydelige utfordringer for organisasjonen. Fortsatt lavt sykefravær gjennom 2018, (som tidligere år), er et lyspunkt. 

1.4 Andre forhold

Samfunnssikkerhet, beredskap og miljø
Forhold vi ønsker å trekke frem som eksempler på utvikling vi mener har gitt effekt eller er spesielt utfordrende:

  • Samarbeidet med næringslivet er styrket gjennom kartlegging av status, identifisering av tiltak og gjennomføring av tiltak. NHO nasjonalt forsøker å bruke tiltakene i Vestfold som modell for andre NHO-regioner.
  • Vi har utviklet felles mal og modell for evaluering av hendelser. Metoden beskriver to modeller, en for hurtig førsteinntrykk og en for mer omfattende evaluering. Grunnlaget for samarbeid erkjennes av samtlige deltakere, ettersom politiet, kommuner, brannvesen, Fylkesmann m.fl. alle har oppgaver og ansvar for å evaluere. Felles evaluering medfører at ressurser brukt til evaluering reduseres. Èn rapport dekker behovene den enkelte virksomhet har for å evaluere og vi har erfaring for at læring satt i system har effekt.
  • Brukerforum areal har hatt tre møter gjennom året, og gir verdifull tilbakemeldinger til avdelingen, og særlig arbeidet med plan. Kompetansehevingstiltak overfor kommunene er gjennomført i samarbeid med Universitetet i Sør-Øst 
  • To store akutt-utslippshendelser har medført en gjennomgang av prosedyrer i forbindelse med bistand til brannvesen og politi, samt hvordan vi skal håndtere prøvetaking av vann, jord og luft.

Fylkesmannen har de siste årene prioritert utvikling av Totalforsvaret. I den sammenheng vil Fylkesmannen særlig trekke frem kartleggingen av samfunnets grunnleggende evne til samvirke og samarbeid når informasjon og samhandling er underlagt sikkerhetsloven. Det er grunn til å anta at evnen delvis er under et akseptabelt nivå for samvirke i Totalforsvaret.

Fylkesmannen jobber tett med landbruket og særlig Vestfold Bondelag. Samarbeidet omhandler for eksempel støtte ved formidling av informasjon om hendelser til bondelagets medlemmer. Dette sikrer SMS-varsling til det enkelte medlem, noe som styrker evnen til krisekommunikasjon. Bondelaget med berørte lokalforeninger trekkes også inn i aktuelle prosesser, enten det er forebygging eller krisehåndtering.

I Vestfold har vi hatt en god prosess med å kartlegge objekter som krever særskilt sikring. Arbeidet er gjennomført som et naturlig samarbeid mellom politiet, Forsvaret og Fylkesmann, i tillegg til aktuelle eiere av kritisk infrastruktur. Det er ikke gjennomført med grunnlag i pålagt samarbeid. Fylkesmannen vil understreke betydningen av at de tre aktuelle regionale etatene deltar i arbeidet. Ikke minst ettersom truslene mot samfunnet er flerdimensjonal. Betydningen av samarbeidet vil også øke for fylker der det er flere objekter av nasjonal betydning, spesielt der objekter har anledning til å øve direkte påvirkning. Det kreves da en nasjonal kategorisering og prioritering som regionale ressurseiere kan styre etter.

Klimatilpasning er et område Fylkesmannen har jobbet langsiktig med. Utvikling av planportal Vestfold og kompetansetiltaket «Vær smart» er eksempler på tiltak for å heve kunnskap, samarbeid og kompetanse innen klimatilpasning. Kommunene har i stor grad fulgt opp dette i konkrete plansaker og i forhold til kompetansehevingstiltak, selv om vi registrerer at temaet også konkurrerer med andre viktige områder i kommunen.

Vi har argumentert for en styrking av Fylkesmannens tilsyn som et helhetlig tilsyn med samfunnssikkerhet i kommunene. I Vestfold gjennomføres allerede tilsynet som et helhetlig tilsyn med helseberedskapslovgivningen, sivilbeskyttelsesloven og statlige forventinger til forebygging og beredskap i skoler og barnehager. Nytt kapittel i forurensingsforskriften kapittel 18A, setter en rekke krav til kommunal beredskap. Eksempler er krav til miljørisikoanalyse, beredskapsanalyse og beredskapsplan. Kravene er til dels mer omfattende enn krav etter sivilbeskyttelsesloven med forskrift, og henger tett sammen med øvrig kommunalt beredskapsarbeid. Sammenhengen mellom forurensingsberedskap og øvrig kommunalt beredskapsarbeid fremgår av også av forurensingsforskriftens § 18A-10, samordning av beredskap mot akutt forurensning og øvrige kommunale beredskapsforpliktelser: «Kommunens beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning er en del av kommunens totale beredskapsplikt og skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsforpliktelser i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt.» Fylkesmannen vil understreke at fylkesmannsembetene besitter faglig kompetanse på både forurensing og beredskap. Tilsynet med forurensingsforskriften skal ivaretas av sentral tilsynsmyndighet. Det er flere tilsyn som ivaretas av sentral tilsynsmyndighet innenfor samfunnssikkerhet, noe som bidrar til fragmentert tilsyn fra staten. Nye større fylker med bred kompetanse vil styrke forutsetningen om å gjennomføre helhetlige tilsyn innenfor samfunnssikkerhet og beredskap. Særlig der temaene krever både helhetlig kunnskap om fag og tilsynsobjekt, og ikke minst der tilsynet rettes mot de samme prosesser og virksomheter i kommunen.

De senere år er det nasjonalt blitt økt oppmerksomhet ved branner i avfalls og gjenvinningsanlegg. Samtidig stilles det økte krav til vurdering om konsekvenser for miljø og naturverdier under den akutte innsatsen. I mai 2018 brøt det ut brann i behandlingsanlegget for EE-avfall, REVAC AS i Re kommune. Anlegget er av de største bedriftene i Norge for behandling og gjenvinning av EE-avfall. Hendelsen er for øvrig omtalt i årsrapporten kap. 3.5 om evaluering.

Denne type hendelser stiller krav til økt samvirke og bruk av særskilt miljø og naturkompetanse. Ulykken ble evaluert både av Fylkesmannen og Vestfold Interkommunale Brannvesen (VIB). VIBs evaluering ble gjennomført av Price Waterhouse Coopers (PwC). Et hovedpoeng er at VIB anbefales å søke samarbeid med andre brannvesen for å styrke evnen til ledelse av større langvarige hendelser og/eller hendelser som krever særskilt kompetanse eller materiell. Dette er en gjenganger i andre evalueringer etter større eller spesielle ulykker. Det er imidlertid få statlige incentiver som støtter opp om slikt samarbeid, - det vil være det enkelte brannvesen og / eller kommune som sitter med ansvaret.

For å ta opp initierte Fylkesmannen i desember 2018 et møte med brannsjefene for de kasernerte brannvesenene i fylkene Telemark, Buskerud og Vestfold. Hensikten var å se på muligheter for et styrket regionalt samarbeid. Ett utfall av møtet var å etablere et regionalt brann-faglig råd under ledelse av regionbrannsjef, og etter modell fra Salten. Fylkesmannens vurdering er at det er sannsynlig at slike læringspunkter også vil fremkomme ved fremtidige hendelser, med mindre det lykkes å styrke det regionale samarbeidet ved større hendelser og/eller hendelser som krever særskilt kompetanse eller materiell.  Dagens oppgave- og ansvarsdeling, sammen med ikke sammenfallende grenser for beredskapsetatene, svekker evnen til samarbeid ved denne type hendelser

Sted, dato og fylkesmannens signatur

Tønsberg, 28. februar 2019
Per Arne Olsen (Sign)

2 Introduksjon til embetets hovedtall

2.1 Embetet og samfunnsoppdraget

Fylkesmannen er statens representant i fylket og har ansvar for å følge opp vedtak, mål og retningslinjer fra Stortinget og Regjeringen. Embetets samfunnsoppdrag er hovedsakelig gitt gjennom Fylkesmannsinstruksen, fastsett ved kgl. res 7. august 1981, endret ved kgl. res 10. november 1988 og 6. juli 1999, og Instruks for fylkesmannens og Sysselmannen på Svalbards arbeid med samfunnssikkerhet, beredskap og krisehåndtering, fastsatt ved kgl. res. 19. juni 2015. Styringen av fylkesmannsembetet bygger på at ansvaret for virksomheten er delt mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og oppdragsdepartementene. KMD har det administrative etatsstyringsansvaret for fylkesmannen, i tillegg til å ha samordningsansvaret overfor de øvrige departementene som legger oppgaver til fylkesmannen. KMD har også rollen som fagdepartement på noen saksområder. Det enkelte fagdepartement har finansieringsansvaret for oppgaver innen eget saksområde. Likeledes har de direkte faglig instruksjonsmyndighet overfor fylkesmannen innen vedkommende departements saksområde. Den enkelte fagstatsråd er konstitusjonelt ansvarlig overfor Stortinget på sine fagområder hvor oppgaver er lagt til fylkesmannen, jf. Fylkesmannsinstruksen. Fylkesmannen utfører også enkelte oppgaver for kongehuset og Stortinget. Fylkesmannen utfører fagoppgaver for til sammen elleve departementer og ti direktorater/tilsyn. Grunnlaget for fylkesmannens arbeid ligger i de oppgavene som embetene skal løse i henhold til lover, forskrifter og særlige politiske prioriteringer i de årlige styringsdokumentene. Fylkesmannens faste og lovbestemte oppgaver beskrives i virksomhets- og økonomiinstruksen, mens tildelingsbrevet gir føringer for årlige prioriteringer og styringskrav.

Bevilgning og finansiering
Fylkesmannens faste oppgaver finansieres over det felles budsjettkapitlet 0525. Finansieringen skjer i hovedsak gjennom overføring av midler fra departementenes fagkapitler til kap. 0525 i tråd med gjeldende finansieringsordning for Fylkesmannen. Det fagdepartementet som har instruksjonsmyndighet på et område har også ansvaret for ressurssituasjonen der. Dette ansvaret omfatter nye oppgaver som legges til fylkesmannen, men også endringer i eksisterende oppgaver, samt endringer i underliggende behov som for eksempel når flere klagesaker gjør at arbeidsmengden øker. Kontorer og støttefunksjoner som IKT, arkiv, personal, regnskap mv er en forutsetning for at arbeidsoppgavene kan utføres på de ulike fagområdene. Finansieringsansvaret til oppdragsgiverne omfatter således en forholdsmessig andel av administrative kostnader i fylkesmannsembetene. Fylkesmannens myndighets- og ansvarsområder er: Iverksetter av nasjonal politikk i fylket. Fylkesmannen skal som sektormyndighet medvirke til iverksetting av nasjonal politikk. Dette gjøres gjennom veiledning, dialog og tilsyn med kommunene, fylkeskommunene, innbyggere og berørte virksomheter.

Samordningsmyndighet
Fylkesmannen skal bidra til å samordne, forenkle og effektivisere den statlige virksomheten i fylket. Fylkesmannen skal ta samordningsinitiativ i fylket overfor andre statlige virksomheter og andre aktører der det er aktuelt, for å sikre at nasjonale mål nås på tvers av nivå og sektorer, og for å sikre samordning av statens styring av kommunene. Vi minner om initiativet fra Vestfold fra noen år tilbake om adgangen til å samordne innsigelser. Det har vært en suksess, både fra kommunenes side som planmyndighet, og fra et effektivitets- og gjennomføringsperspektiv i planprosessene, gjennom måten det har virket på myndighetsorganenes atferd.

Rettsikkerhetsmyndighet
Fylkesmannen har klagemyndighet for kommunale enkeltvedtak og vedtak gjort i spesialisthelsetjenesten, og tilsynsmyndighet etter særlovgivingen. I tillegg har fylkesmannen førstelinjeansvaret på flere områder. Fylkesmannen skal sikre likebehandling og rettsikkerhet for alle parter i sin forvaltning av lover og forskrifter.
Informasjon, kunnskapsinnhenting, initiativ for forslag
Fylkesmannen skal holde regjeringen og sentraladministrasjonen orientert om viktige spørsmål i fylket. Fylkesmannen skal ta de initiativ som er påkrevd, og fremme forsalg til løsninger i den utstrekning fylkesmannen finner det formålstjenlig. Fylkesmannen skal formidle informasjon til kommunale, fylkeskommunale og statlige organ om forhold som antas å berøre deres virksomhet.
Fylkesmannen er et ordinært statlig forvaltningsorgan.

2.2 Organisasjon og ledelse

Fylkesmannsembetet i Vestfold er lokalisert i Tønsberg og ledes av fylkesmann Per Arne Olsen og assisterende fylkesmann
Bernt Lasse Berggreen. Fylkesmannen i Vestfold er organisert i fem fagavdelinger, en administrasjonsstab og en fagstab. Administrasjonsstaben utfører oppgaver på vegne av og for alle avdelingene. Fagstaben har fem rådgivere med hvert sitt arbeidsområde, blant annet koordinering av Fylkesmannens kontakt med kommunene og kommunikasjon.

Oppvekst- og opplæringsavdelingen
Avdelingen skal bidra til rettssikkerhet innenfor områdene barnehage, barnevern og skole i form av klagesaksbehandling og tilsyn. I tillegg føres tilsyn etter introduksjonsloven, og avdelingen har også tilsyn med krisesentra og familievernkontorene. Avdelingen har store samfunnsoppdrag og veiledning knyttet til statlige satsinger. Avdelingen ledes av utdanningsdirektør Kari Evensen.

Helse- og sosialavdelingen
Avdelingen behandler saker etter helse- og sosiallovgivningen. Det omfatter blant annet å ivareta innbyggernes rettsikkerhet på helseområdet og gir råd og veiledning til pasienter, pårørende og helsepersonell. Avdelingen gjennomfører tilsyn med helsepersonell og helsetjeneste og behandler klager etter lov om pasientrettigheter og enkeltklager på helsepersonell eller helsetjenester. Avdelingen følger opp hendelser som gir mistanke om svikt i pasientsikkerheten. Helse- og sosialavdelingen har oppgaver med lokal iverksetting av statlig politikk som gjelder rus, psykisk helse, omsorgstjenester og sosiale tjenester i NAV. I tillegg avgjør avdelingen saker om dispensasjon på grunn av helseforhold etter førerkortforskriften. Avdelingen har byttet fylkeslege i løpet av året og har vært ledet av fylkeslege Henning Mørland og fylkeslege Jan-Arne Hunnestad.

Juridisk avdeling
Avdelingen arbeider i hovedsak med juridiske spørsmål. Avdelingen behandler klager på kommunenes vedtak innen fagområder som plan- og bygningsrett, forvaltningsrett, vergemål, alkoholloven, (skjenkebevillinger og åpningstider), offentlighetsloven osv. Avdelingen har også ansvar for å behandle søknader om fri rettshjelp, separasjon og skilsmisse, askespredning og tilskudd til trossamfunn. I tillegg veileder avdelingen personer og kommuner i offentligrettslige spørsmål. Avdelingen ledes av avdelingsdirektør Per Arne Andreassen.

Samfunnssikkerhets- og miljøavdelingen
Avdelingen forvalter 134 verneområder i Vestfold. Avdelingen jobber med ulike tilskuddsordninger, verneplaner for skog, samt utvalgte naturtyper, prioriterte arter og naturmangfold. MSA avgir uttalelser i saker etter plan- og bygningsloven, og er involvert i store samferdsels- og infrastrukturprosjekter, som jernbane og vei. Avdelingen behandler søknader som førsteinstans fra bedrifter og kommuner om tillatelser etter forurensningsloven og tilhørende forskrifter, samt fører tilsyn etter samme regelverk. Embetets klimakoordinator og beredskapssjef er plassert i denne avdelingen. Beredskap har som oppgave å sikre at Fylkesmannen kan ivareta oppgavene etter Fylkesmannens samfunnssikkerhetsinstruks til enhver tid. Avdelingen ledes av fylkesmiljøvernsjef Elisabet Rui.

Landbruksavdelingen 
Avdelingen skal bidra til å gjennomføre den nasjonale landbruks- og matpolitikken i fylket. Oppgavene omfatter både saksbehandling og utviklingsarbeid innen jordbruk, skogbruk og bygdeutvikling. Avdelingen er et kompetansesenter for kommunene og bidrar til at kommunene opprettholder god forvaltningspraksis. I tillegg er avdelingen en pådriver for nærings- og bygdeutvikling, leder arbeidet med regional næringsstrategi, og har et ansvar for å ivareta hensynet til jordvern og kulturlandskap i arealforvaltningen. Avdelingen fører kontroll med tilskuddsforvaltningen i landbruket og ledes av landbruksdirektør
Olav Sandlund.

Fagstab
Fagstaben omfatter fem rådgivere som har oppgaver som går på tvers av fagavdelingene, blant annet kommunal styring og fornying, kommuneøkonomi, kommunikasjon, samarbeid med næringslivet og bistand til fylkesmannen. Fagstaben ledes av fagdirektør Petter Lodden.

Administrasjonsstab
Administrasjonsstaben omfatter økonomi, IKT, personal, arkiv, servicetjenester og drift av Statens Park og ledes av administrasjonssjef
Jan Erik Glad

Fra 1. januar 2019 så slå Fylkesmannen i Vestfold og Fylkesmannen i Telemark seg sammen til et embete og vi vil få et nytt organisasjonskart.

2.3 Presentasjon av utvalgte nøkkeltall

Vurderinger av vesentlige forhold sammenlignet med fjoråret
Andelen driftsutgifter knyttet til lønn er stadig økende. Lønnsandelen av driftsutgiftene er nå 94 %. Dette er en økning på 1,6 % sammenlignet med fjoråret. Handlingsrommet er derfor svært begrenset. Vi har i 2018 anskaffet nye arbeidsplattformer til ca 75 % av de ansatte før overgangen til nytt embete.

Ansatte og årsverk
Gjennomsnittlig antall ansatte er nå 131 mot 132 i 2017. Antall årsverk i 2018 sammenlignet med 2017 tilsvarer en økning på 2,5 årsverk til - 117,5 årsverk. I samarbeid med opplæringskontoret for offentlig virksomhet i Vestfold har vi  inngått en kontrakt om kontorlærling med 2 års lærlingekontrakt. Kontorlærlingen inngår i tallet på 131 ansatte. Kvinneandelen i embetet er nå 66,8 %. Arbeidsstokken har vært relativt stabil over mange år. Turnover har imidlertid nå økt fra 3,8 % i 2017 til 9,2 % i 2018. Økningen skyldes i hovedsak vedtaket om sammenslåing av fylkesmannsbetene i Vestfold og Telemark og opprettelsen av FMFA. Vi har nå 30 ansatte over 60 år.  De fleste står til oppnådd pensjonsalder på 67 år, men noe få velger å fortsette lengre. Rekrutteringsmessig har vi tilgang på godt kvalifisert arbeidskraft på alle fagområder. Alle nyansatte får kontorsted Tønsberg med unntak av avdeling for oppvekst som skal lokaliseres i Skien etter sammenslåingen av Fylkesmannsembetene i Vestfold og Telemark.

Vurderinger av vesentlige forhold mellom tildeling og regnskap

Kap. 0525 post 01 driftsutgifter
Fylkesmannen fikk tildelt kr 79 536 000 på posten for driftsutgifter i 2017, korrigert for overføring fra resultat fra forrige år, andre tildelingsbrev og overskridelsesfullmakter var total tildeling i 2018 på
kr 82 312 000, mens vi har brukt kr 82 739 000. Korrigert for merinntektene under 3525 post 02 på 1 062 000 har vi totalt et mindreforbruk på kr 635 000 (0,79 %) som søkes overført til 2019.

Kap. 0525 post 21 spesielle driftsutgifter
På post 21 hadde vi et forbruk på kr 18 183 000 og en inntekt på kr 17 515 000 korrigert for kr 1 207 000 i overførte midler fra 2017 gir dette et mindreforbruk på kr 539 000 som er overførbart til 2019. Midlene er knyttet til drift av Statens Park, foregangsfylke, Vestfold energiforum og ulike prosjekter.

2.4 Andre forhold

Ikke noe spesielt å rapportere her.

3 Årets aktiviteter og resultater

3.1 Redegjørelse for, analyse og vurdering av oppnådde resultater

Hovedmål 1 - Nasjonal politikk skal være kjent og iverksatt i fylket

Barn og unge
Fylkesmannen har tett og nært samarbeid med sine kommuner på områdene knyttet til barnevern, barnehage og skole. Gjennom veiledning til enkeltkommuner, samlinger og konferanser, informerer vi om ulike nasjonale satsinger. I år har vi hatt mye kontakt knyttet til kompetansestrategier på barnevern-,  skole- og barnehageområdet. Vi har også i stor grad bidratt til at det nye lovverket på 9A-området er kjent, og følger også opp enkeltkommuner og skoler gjennom vår saksbehandling etter håndhevingsordningen.

Fylkesmannen har informert kommuner, regionale statsetater, næringsliv og frivillige organisasjoner gjennom regelmessige veiledning - og dialogaktiviteter gjennom 2018.

Vi er godt i gang med barneverndialogen med kommunal ledelse, i henhold til oppdrag fra Bufdir.

Helse og sosial
For fagområdet som omfatter helse- omsorg- og sosialtjenestene har embetet gjennomgående god kontroll på tilsynsaktivitet og saksbehandling. Saksbehandlingstiden i klagesaker, hendelsesbaserte tilsynssaker og førerkortsaker er blant de laveste
i landet. Flere konferanser og kurs er avholdt innen helse- og omsorgstjenester og det er faste møtearenaer med blant annet spesialisthelsetjeneste, kommunale helseledere, kommuneoverleger, pasient- og brukerombud.

Regjeringens oppfølgingsplan for veteraner retter oppmerksomheten på behovet for en enda mer systematisk, og lokalt basert ivaretakelse av veteranenes behov. Fylkesmannen er gitt i oppgave med å være en regional pådriver. For Vestfold er de store kommunene i gang med utvikling av veteranplaner og har utpekt veterankontakter. I tillegg har Fylkesmannen etablert et nettverk for veterankontakter i kommunene, sammen med veteranorganisasjonene. Utfordringen for 2019 er å videreføre arbeidet i Telemark.

Formidling av styringssignaler til kommunene
Også i 2018 brukte fylkesmannen sitt årlige forventningsbrev til å formidler viktige styringssignaler til kommunene i Vestfold. Metoden er presentert i flere tidligere årsrapporter og gis derfor ikke nærmere omtale her. Hovedsaken er at kommune-Vestfold systematisk har meldt tilbake god nytte av dette årlige formidlingsdokumentet, helt siden den spede begynnelsen i 1997/98.

Parallelt gir de månedlige fredagsmøtene med ordførere og rådmenn, som driftes i samarbeid med KS-Vestfold også en veldig god arena for dialog om utvalgte deler av nasjonal politikk. Også denne arenaen er grundig omtalt tidligere, (opprinnelig under headingen "torsdagsmøter").

Hele dette formidlings- og dialogregimet står nå foran en gjennomgang, i samband med etableringen av det felles embetet for Vestfold og Telemark. Kommunene og fylkesmannen må i fellesskap utvikle omforente ønsker for formidlingsformer og arenaer for kontakt og dialog.

Plan
Gjennom uttalelser i plansaker blir nasjonale føringer innen naturmangfold, forurensning, strandsonen, klimatilpasning, samfunnssikkerhet, jordvern, folkehelse og barn og unges interesser formidlet. Også ulike kompetansetiltak for kommunene er gjennomført innen disse områdene.

Hovedmål 2 - Statlig virksomhet på regionalt nivå skal være godt samordnet og legge til rette for gode helhetsløsninger

Barn og unge
0-24-oppdraget er i seg selv et samordningsoppdrag. Vi har internt fortsatt et kontinuerlig samarbeid med Helse- og sosialavdelingen om hvordan vi selv kan samarbeide og framstå samordnet om dette oppdraget. I den forbindelse har vi laget en plan med tre overordnede målsettinger og mange ulike tiltak, som alle ble iverksatt. Ut mot kommunene har vi konsentrert oss mye om å bidra til bedre, helhetlige og samordnede tilbud overfor barn som sliter psykisk. Vi har hatt flere samlinger der barnevern, BUPA og andre relevante ansvarlige i kommunene har deltatt.

Gjennom regional ordning for kompetanseutvikling på barnehageområdet, og desentralisert ordning på skoleområdet, har vi i større grad enn tidligere koplet kommunene og UH-sektoren sammen. Det var særlig i oppstarten behov for at Fylkesmannen hadde en stor rolle ift å avklare rolleforventninger. Gjennom året har samarbeidet blitt svært godt.

Internt har Oppvekst- og opplæringsavdelingen og Helse- og sosialavdelingen flere tilsyn vi samarbeider om. I system har dette særlig vært knyttet til introduksjonsordningen.

Helse og sosial
Helse- og sosialavdelingen har nær kontakt og samarbeid med omkringliggende embeter, samarbeider med andre avdelinger om løsning av oppdrag av innen folkehelse og barn og unge. Det er videre jevnlig kontakt med andre statlige organer og fylkeskommunen.

Plan og miljø
Planområdet er preget av stort behov for samordning. I Vestfold har vi god erfaring med at saker på høring etter plan- og bygningsloven blir behandlet av en felles plangruppe for embetet. Dette gjør at Fylkesmannen fremstår som samordnet utad, selv om de ulike fagavdelingene vil ha forskjellig innfallsvinkel til sakene, og ulike hensyn å ta. Endelig uttalelse fra Fylkesmannen vil ha veiet de ulike interessene mot hverandre, og særinteressene vil bli veiet mot hensynet til det lokale selvstyret. Kommunene i Vestfold er svært godt fornøyd med rolleforståelsen og helhetssynet dette innebærer. Også ordningen med samordning av statlige innsigelser, som kom som et forslag fra fylkesmannen i Vestfold i sin tid, har vært en suksess. Antall innsigelser har blitt redusert. Innsigelsene som fremmes blir likeledes bedre er kvalitetssikret i forhold til at det faktisk er nasjonale interesser som er berørt.

Også i arbeidet med naturmangfold og særlig verneprosesser er vi avhengig av god samordning. Frivillig skogvern har vært en suksess i Vestfold, og samarbeidet med landbrukssektoren generelt og skogfaget spesielt har vært svært godt.

Vannforvaltningsarbeidet tilsier også gode prosesser og god samordning. Selv om fylkeskommunen er prosesseier, så er vår erfaring at kommunene og vannområdene  i stor grad lener seg på oss hva gjelder faglige vurderinger. Arbeidet ligger godt an nasjonalt, og vi får gode tilbakemeldinger på arbeidet fra alle involverte.

Samordnet HMS-tilsyn er i rute og det gjennomføres flere tilsyn sammen med de andre fagetatene i tråd med planverket.

Samfunnssikkerhet og beredskap
Denne ivaretas gjennom regelmessige møter i fylkesberedskaps-rådet, fagsamlinger og nettverksmøter med kommuner, frivillige organisasjoner og næringsliv. Særlig fokus for Fylkesmannen har vært å inkludere eiere av kritisk infrastruktur og kritiske samfunns-tjenester i arbeidet. Store deler av dette er eiet og drevet av næringslivet.
Fylkesmannen vil trekke frem utfordringer opplevd gjennom 2018 hvor samarbeid og samordning med andre regionale statsetater gir betydelige utfordringer. Som en konsekvens av at staten ikke har identiske regionale grenser ser vi allerede utfordringer med å gjennomføre effektiv samordning. Sør-Øst politidistrikt som eksempel må møte forventninger om deltakelse i prosesser i regi av både Fylkesmannen i Oslo og Viken, og Fylkesmannen i Vestfold og Telemark. Politiet må prioritere hardt tilstedeværelse og deltakelse på ulike samordningsaktiviteter i regi av Fylkesmannen, slik som møter i fylkesberedskapsrådet, utvikling og gjennomføring av øvelser og samordning av beredskapsplanverk. I tillegg har vi hatt samme erfaring i reell krisehåndtering under tørke og skogbrann sommeren 2018, da politiets deltakelse var etterspurt i flere fylker samtidig. Da må vi akseptere at produktene og resultatene får en lavere kvalitet enn det de ville gjort med deltakelse fra politiet i prosessene. Politikunnskap er avgjørende for å styrke kvalitet i samordning og krisehåndtering.

Den regionale staten
De regionale statsetatene er fragmenterte i sin regionale inndeling, noe som i utgangspunktet kan hemme god samordning, eller i det minste gjøre den mer krevende å få til. Vestfold har gjennom mange år hatt et godt samarbeid med den øvrige regionale staten, tross den mangslungne ulikheten i inndeling mellom etatene. Kontakt og informasjonsutveksling skjer både gjennom statsetatsjefsmøter ved behov, men særlig ved direkte dialog og samarbeid om felles problemstillinger.

Vestfold har i snart 20 år holdt på det som kalles stat-næringsliv-samarbeidet. Siden 2000 er det bygget viktige nettverk mellom partene i arbeidslivet, næringsforeninger, øvrige deler av næringslivet og en rekke statsetater, med Fylkesmannen som nav. Kommuner og fylkeskommunen deltar på de fleste av aktivitetene og prosjektene og har dermed ytt vesentlige bidrag til de oppnådde resultater, se årsrapporten for 2017.

Fordi så mange statsetater er engasjert direkte i stat-næringsliv-samarbeidet, fungerer dette innsatsområdet som en egen operativ samordningsarena for å få til gode helhetsløsninger. Ikke minst har dette manifestert seg i et svært vellykket arbeid mot kriminalitet og svart arbeid i byggebransjen (tidligere Akrim, nå Medbyggerne, for å unngå misforståelser). Årsrapporten for 2017 viser til de positive evalueringene som foreligger. De gode erfaringene gjennom 2016 og 2017 gjorde at styringsgruppen høsten 2017 vedtok å ta initiativet til en plan for et større regionalt krafttak mot arbeidslivskriminalitet i Vestfold og Telemark i perioden 2018 - 2022. Vår søknad til  Arbeidsdepartementet om midler til dette forsterkede krafttaket ble dessverre avslått, slik at dette arbeidet fortsatt er avhengig av lokal dugnad og spleiselag. Et eksternt finansieringsbidrag ville vært et godt utgangspunkt for inkludering av Telemark i arbeidet mot kriminalitet i byggebransjen f.o.m. 2019, men uten denne drahjelpen blir det under alle omstendigheter viktig å videreføre de suksessfaktorene som kan forklare de gode resultatene til nå. Fremst blant disse står mobilisering av næringslivet i aktivitetene og en videreføring av en særegen regional kultur for samarbeid og gode samhandlingsmønstre utviklet gjennom mange år i Vestfold, med utgangspunkt i fylkesmannens samordningsrolle.

Embetet selv
Ett viktig aspekt ved kravet om at statlig virksomhet på regionalt nivå skal være godt samordnet, handler om fylkesmannsembetet selv. Det tas ofte for gitt at Fylkesmannen, fordi det én institusjon, opptrer samlet og avveid, og med det virker til beste for gode helhetsløsninger. Samlingen av mange fag og sektorer under en felles hatt hos Fylkesmannen er i seg selv et godt samordningsbidrag. Samtidig kreves det en god balanse mellom nødvendig faglig selvstendighet for avdelingene, og tilstrekkelig integrasjon mellom de ulike hensyn Fylkesmannen skal vareta, for at kommuner og andre skal erfare gode helhetsløsninger. Embetet i Vestfold har gjennom mange år jobbet bevisst med utvikling av felles perspektiver på tvers av avdelingene i så måte; der særlig forholdet til kommunene står i fokus. Vi er opptatt av at kommunene skal oppleve en merverdi ved at Fylkesmannen speiler hovedtyngden av kommunenes brede samfunnsområder. Det betyr at embetet dermed må tilstrebe, så langt råd er, en avveiing av motstridende interesser i den delen av oppgaveløsningen som berører kommunene. Vi legger også vekt på at kommunene skal kunne oppleve fylkesmannen som gjenkjennbar, over avdelingsgrenser og mellom fagnivå.   

Hovedmål 3 - Rettssikkerhet skal være ivaretatt på en enhetlig måte i fylket og på tvers av embetene

Barn og unge
Gjennom interne rutiner, blant annet ved at det alltid er to saksbehandlere på alle klager og tilsynssaker, og i tillegg avdelingsdirektør som godkjenner, har vi i stor grad en enhetlig praksis knyttet til rettssikkerhet i fylket. I relativt stor grad har vi også forsøkt å få til en enhetlig praksis mellom embetene gjennom et aktivt samarbeid i regionene (fem-fylket), og også gjennom samarbeid/internmøter der alle direktørene deltar. Hovedansvaret for kalibrering på rettssikkerhetsområdet bør likevel ligge til Udir/Bufdir/Helsetilsynet. Langt på vei har Udir bidratt til enhetlig praktisering av regelverket, særlig mener vi Udir har hatt en avgjørende positiv rolle knyttet til 9A. Bufdir er på sin side raske med å bidra med fortolkninger på forespørsel, men kunne kanskje hatt noen flere samlinger om enkelte temaer/rettsområder. På barnevernområdet har det vært alvorlige hendelser knyttet til barn under tiltak, særlig da barn som oppholder seg på institusjoner. I den forbindelse har det vært undersøkt om fylkesmennenes tilsyn med institusjonene har vært forsvarlige, eller skarpe nok. Det har de ikke, og vi imøteser den satsingen, i regi av Helsetilsynet, som nå pågår mht til nettopp våre institusjonstilsyn. 

Gjennom året har vi jobbet med å få en mer ensartet praksis på tvers av embetene, både på tilsyn med virksomheter med forurensende aktivitet og på tillatelsessiden. Vi har gjennomført møter med nabofylkene og innhentet ulike eksempler på tillatelser for å kalibrere vilkårene som settes.  

Vi har fortsatt med kompetansesamlinger for kommunene for å informere om nasjon politikk og regelverk og kalibrere skjønnsutøvelsen mellom kommunene. 

Jord og skogbruk
Det er også i 2018 gjennomført 15 fagsamlinger for kommunene i Vestfold. Den ene var en fagtur til Telemark hvor landbruksavdelingen sammen med personellet på landbrukskontorene i Vestfold reiste for å møte Telemarks forvaltning, bygdene og landbruket, og gjøre seg kjent i den nye regionens geografi og utfordringer. Videre har avdelingen gjennom året mye kontakt med kommuner, faglagene i jordbruket og skogeierandelslag for formidling av nasjonal politikk.

Nettverket Østlandskogbruket som er initiert av fagfolkene på skog i  fylkene Agder, Telemark, Vestfold, Buskerud, Oslo/Akershus og Østfold har hatt samlinger for å diskutere utfordringer og muligheter i skogbruket som er felles i fylkene og med mål om felles politikkforståelse.

I forbindelse med håndteringen av søknader om avlingsskade og praktiseringen av dette regelverket har det vært nært samarbeid mellom fylkene på Østlandet. På den måten la vi grunnlag for mest mulig lik behandling av søknader og drøftet problemstillinger knyttet til behandlingen.  Vi har normalt lagt hovedtyngden av vårt kontrollarbeid til siste halvdel av året. På grunn av ekstraarbeidet knyttet til tørken og avlingsskadene ble vi tvunget til å gjøre en prioritering mellom oppgaver tidlig på høsten. Med bakgrunn i det, er ikke kontrollarbeide gjennomført i henhold til kontrollplanen, bl.a kontroll av foretak med husdyrkonsesjon.

Miljø
Forurensningstilsynet har hatt fokus på å kalibrere seg med andre HMS-etater, og det er gjennomført flere møter og tilsyn. Vi har også tatt initiativ til en felles tilsynsgruppe med Telemark, Buskerud, Akershus, Østfold, Hedmark og Oppland. Tema har vært å få mer enhetlig tilsyn, like gebyrer, lik oppfølging etter tilsyn osv. Denne regionale tilsynsgruppa har vært en suksess, og fra 2019 vil dette bli en landsdekkende gruppe.

Helse og sosial
Avdelingen behandler saker etter helse- og sosiallovgivningen. Det omfatter blant annet å ivareta innbyggernes rettsikkerhet på helseområdet og gi råd og veiledning til pasienter, pårørende og helsepersonell. Avdelingen gjennomfører tilsyn med helsepersonell og helsetjeneste og behandler klager etter lov om pasientrettigheter og enkeltklager på helsepersonell eller helsetjenester.
Avdelingen følger opp hendelser som etter individuell og tverrfaglig vurdering gir mistanke om svikt i pasientsikkerheten. Helse- og sosialavdelingen har oppgaver med lokal iverksetting av statlig politikk som gjelder rus, psykisk helse, omsorgstjenester og sosiale tjenester i NAV. I tillegg avgjør avdelingen saker om dispensasjon på grunn av helseforhold etter førerkortforskriften.
Ressurstilgangen har vært krevende i løpet av året, likevel er alle målkrav unntatt tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester oppfylt.

Hovedmål 4 - Fylkesmannen skal ta de initiativ som finnes påkrevd og holde sentrale myndigheter orientert om tilstanden i fylket og effekten av statlig politikk

Barn og unge
Voksenopplæring er et felt som i større grad enn tidligere fordrer et samarbeid mellom kommuner og fylkeskommune, ikke minst fordi en nå kan ta videregående opplæring som del av introduksjonsordningen. Kommunene må i større grad enn før sikre at elever som går ut fra grunnskolen for voksne, har det kunnskapsgrunnlaget som er nødvendig til at de skal kunne fullføre og bestå videregående opplæring. Det er langt færre tilpasningsmuligheter for den voksne i videregående opplæring enn i grunnskoleopplæring, særlig når det gjelder muligheten for særskilt språkopplæring. Det er ikke krav til norskkunnskaper for å ha rett til videregående opplæring, og det kan gjøre det vanskelig å gi god veiledning til voksne om når de bør benytte seg av retten til videregående opplæring. Retten til videregående opplæring gjelder en viss periode, mens retten til grunnskoleopplæring er der så lenge deltakeren har et behov. Dette fører til at mange voksne ikke ser forskjellen, og dermed ikke oppfatter risikoen ved å forlate grunnskolen raskt for å forsøke seg på videregående opplæring. For de helt unge (dvs de som har ungdomsrett til videregående opplæring) finnes det flere kombinasjonsordninger mellom grunnskole og videregående opplæring, regulert av andre ledd i § 4A-1. Slike ordninger må også stimuleres og jobbes ut i samarbeid mellom kommunene og fylkeskommunen. Det er videre vår oppfatning at sektor venter sterkt på et oppdatert rundskriv om videregående opplæring for voksne.

Vi får stadig flere klager på skyss. Vi ønsker å påpeke at dette er et vanskelig regelverk å håndtere, og at vi derfor ønsker en samling der Udir bidrar til en del fortolkninger. Det er dessuten, slik vi ser det, et lovverk som ikke i tilstrekkelig grad ivaretar "Barns best". Vi mener at fire kilometer er for langt å gå for andreklassinger.

Miljø og plan
Særlig innen planområdet har vi ved flere tilfeller hjulpet kommunene med å komme i dialog med sentrale myndigheter, særlig innen samferdsel og miljø. Dette gjelder Bypakke Tønsberg, som vi har fulgt tett både på saksbehandlernivå og med deltakelse fra ledelsen. Fylkesmannen svarte bl.a. ja til å være oppmann i den fastlåste situasjon mellom Færder kommune, Tønsberg kommune og Vestfold Fylkeskommune om ny fastlandsforbindelse, jf. kap.1.1. Innsatsen førte til at en 30 år lang prosess om ny fastlandsforbindelse til Færder går mot en endelig omforent løsning.

3.1.1 Nasjonal politikk skal være kjent og iverksatt i fylket

3.1.1.1 En bærekraftig, trygg og fremtidsrettet samfunnsutvikling og arealbruk

Vi har gjennom flere år gjennom dialog, samt tidlig og tydelig involvering i planprosesser bidratt til økt forståelse hos beslutningstagere i kommuner og hos utbyggere for betydningen av arealforvaltning som begrenser bruk av dyrka og dyrkbar mark. Resultatet er redusert omdisponeringen av jordbruksarealer.

Klimatilpasning er et område Fylkesmannen har jobbet langsiktig med. Utvikling av planportal Vestfold og kompetansetiltaket «Vær smart» er eksempler på tiltak for å heve kunnskap, samarbeid og kompetanse innen klimatilpasning. Kommunene har vært aktive på kompetanseheving, og på å få klimahensyn inn i kommuneplanbestemmelsene. Allikevel er det vår oppfatning at klimatilpasning er vanskelig å få til i en travel kommunal hverdag, fordi det krever utstrakt tverrfaglig samarbeid.

Reduksjonen i omdisponering av dyrket mark siden 2010 viser at blant annet vårt arbeid med formidling av nasjonal politikk til kommuner og utbyggere har virket. Vestfold har store samferdselsprosjekter, E18 og jernbane. Vi prioriterer deltagelse i samarbeidsgrupper for på den måten bidra til god løsninger.

Planprosesser – formidling av nasjonale og regionale hensyn (fra kapittel 3.1.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

FM har hatt dialog med og formidlet nasjonale og regionale hensyn til alle kommuner i fylket, og deltar aktivt i regionalt planforum.

Gjennomført

Kommunale og regionale planer med tidlig medvirkning (fra kapittel 3.1.1.1.1.2 i TB)

Rapportere på

Andel relevante kommunale og regionale planer med tidlig medvirkning: 100 %.

Ingen avvik. Vi prioriterer dette høyt for å være tidlige, tydelige og forutsigbare i formidling av nasjonale interesser. Vi deltar på oppstartsmøter i kommunene når de utarbeider nye kommuneplaner, har vært aktiv deltager i fylkeskommunens arbeid med regionale planer og deltar aktivt i planforum.

Mekling i planer med uløste innsigelser (fra kapittel 3.1.1.1.1.3 i TB)

Rapportere på

Mekling i planer med uløste innsigelser: 100 %.

Ingen meklinger foretatt.

Reduksjon i omdisponering av dyrka jord (fra kapittel 3.1.1.1.1.5 i TB)

Rapportere på

Gradvis reduksjon i omdisponering av dyrka jord frem mot 2020, i tråd med  det nasjonale jordvernmålet.

Nedbyggingen er kraftig redusert i Vestfold sammenlignet med før 2010 og har ligget på pluss/minus 150 daa pr år de siste årene. Med ca 4% av landets dyrkede areal bør vår andel av målet på 4000 daa være mindre årlig omdisponert enn 160 daa. Tar vi hensyn til at vi har de beste klima og naturgitte forutsetninger for matproduksjon, bør Vestfold ha ambisjon om å ligge enda lavere. Vårt inntrykk er at dette forstås av lokalpolitikere, ny regional plan for bærekraftig arealpolitikk (RPBA) forsøker å følge opp dette.

Alle kommuner har planprogram som redegjør for hvordan boligsosiale utfordringer (fra kapittel 3.1.1.1.1.6 i TB)

Rapportere på

Alle kommuner har planprogram som redegjør for hvordan boligsosiale utfordringer og løsninger skal ivaretas.

Alle planprogram som har blitt forelagt Fylkesmannen i 2018 har inneholdt en redegjørelse for hvordan boligsosiale utfordringer og løsninger skal ivaretas. Vi har gitt innspill til kommunenes redegjørelser.

De statlige planretningslinjene er lagt til grunn i alle relevante planer (fra kapittel 3.1.1.1.2.1 i TB)

Rapportere på

De statlige planretningslinjene er lagt til grunn i alle relevante regionale og kommunale planer.

De legges til grunn i våre møter med fylkeskommune, kommuner og i planforum, samt i våre uttalelser i enkeltsaker.

Vurdering av samfunnssikkerhet i plan (fra kapittel 3.1.1.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Alle planer etter plan- og bygningsloven er vurdert med hensyn til samfunnssikkerhet, herunder klimaendringer. 

Fylkesmannen har i 2018 ikke fremmet innsigelser på grunnlag av hensyn til samfunnssikkerhet, beredskap eller klima.  

3.1.1.2 Informasjon og veiledning er tydelig og målrettet

Informasjon og veiledning skjer kontinuerlig, noen ganger med bakgrunn i forespørsel/henvendelser, andre ganger fordi vi selv ønsker å opplyse enkelte områder eller har identifisert et behov. Faste fora vi ofte benytter til veiledning, er lederforum (skoleeierne) og barnehageforum (barnehagemyndighetene)

Vi har i 2018 etablert et friskolenettverk. Nettverket fungerer blant annet som drøftingsarena for desentralisert ordning. Vi hadde to samlinger og inviterte skoleledelsen og styrere. Dagsorden på møtene var, utover desentralisert ordning, basert på innspill fra skolene og det vi oppfatter er behov i sektoren. Vi har blant annet hatt som tema melding til barnevernet og skolemiljø. Selv om friskolene blir invitert inn på ulike samlinger arrangert av Fylkesmannen, ser både vi og friskolene nytten av et felles fora der bare friskolene er .  

Fylkesmannen har over tid deltatt på nettverksmøter med ledere og ansatte i voksenopplæringssenterne i kommunene, og har gjennom dette hatt en arena for praktisk regelversstøtte både på området grunnskole for voksne og på norskopplæringsfeltet. Fylket er lite, og det har vært kontinuitet i disse møtene. Dette har gitt deltakerne stor trygghet til å ta opp ulike utfordringer på feltet. FM opplever nå en helt annen holdning til å få veiledning om regelverket, uten frykt for at vi samtidig er tilsynsmyndighet som skal «ta» dem. Ofte er de ansatte i voksenopplæringsenhetene de eneste i kommunen som kan deres regelverk. Skoleeier mangler ofte denne spesielle kompetansen, og en åpen dialog i nettverksmøtene har derfor hatt stor betydning for praksisen i kommunene på feltet.

På skoleområdet har vi veiledet mye ift 9A, spesialundervisning, meldeplikten, ulike erfaringer fra tilsyn, herunder SMI-tilsynet, vurderingsfeltet, herunder fritak for vurdering med karakter i fremmedspråk m.m.

Vi vurderer at vi har gitt informasjon og veiledning på en tydelig og målrettet måte, og vurderer god måloppnåelse på dette området. Vi mener veiledningen har bidratt til endret praksis på noen områder, samt generelt større regelverksforståelse og dermed økt forutsetning for regelverketterlevelse.

Oppfølging av bhgmynd med bhgeiere som ikke har tatt i bruk rammeplan (fra kapittel 3.1.1.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle barnehagemyndigheter med barnehageeiere som ikke har tatt i bruk ny rammeplan, skal ha fått nødvendig oppfølging.

Fylkesmannen har tett dialog med barnehagemyndigheten om implementering av ny rammeplanen og tilbakemeldingene vi får på Barnehageforum og gjennom rapportering fra den enkelte kommune er at alle barnehageeiere har tatt i bruk ny rammeplan og jobber med implementeringen.

Fylkesmannen har siden høringskonferanser høsten 2016 arbeidet målrettet med informasjon og kompetansehevingstiltak til alle aktørene i barnehagesektoren om innhold og implementering av ny rammeplan.Dette er også tema på alle møter med barnehagemyndighetene og andre aktører.

I tillegg har vi sammen med kommunene i fylket utarbeidet en 2-årig plan for implementering av ny rammeplan. Andre aktører som KS, UH - sektor, Utdanningsforbundet, Fagforbundet og Fylkeskommunen er delaktig i oppfølging av planen. Planen tar sikte på at alle ansatte i barnehagene i fylket, skal bli kjent med rammeplanen og implementere denne i eget arbeid.

For barnehageåret 2017/2018 har tema vært «Den relasjonelle barnehage- vennskap og fellesskap». Vi hadde en fagsamling for barnehagemyndigheter, styrere og barnehagelærere. På samlingen fikk alle barnehagene utlevert litteratur og oppgaver for mellomarbeid. I tillegg har pedagoger, fagarbeidere/assistenter hatt to kursdager med samme tema. Fylket ble delt i tre regioner og alle barnehagen var invitert. Cecilie Stanghelle fra Læringsmiljøsenteret var foredragsholder for pedagoger og Kari Pape for fagarbeidere og assistenter. Alle barnehagene har sendte ansatte på disse fagdagene.

For barnehageåret 2018/2019 er implementeringstema «Den helsefremmende barnehage - livsmestring og helse». Det er planlagt og igangsatt samlinger for alle ansatte i barnehagene. I tillegg har alle barnehageeiere fått utdelt to bøker til mellomarbeid. Disse er "Livsmestring og psykisk helse" av May Brith Drugli og Ratib Lekhal og "Livsmestring og livsglede i barnehagen" av Ingun Størknes. Under høstens konferanse om helsefremmede barnehager hvor blant annet May Brith Drugli og Ingrid Lund holdt foredrag ble det laget plakater hvor begreper som salutogonese, mestring, relasjoner, positiv og negativ stress og mange andre ble tegnet av en grafisk designeren. Disse plakatene skal brukes i barnehagene for å trene på begreper rundt psykisk helse og livsmestring. I tillegg er det planlagt fagsamlinger for alle grupper ansatte og hvor Læringsmiljøsentret er bidragsyter.   

For oss i Vestfold har det vært svært viktig å se sammenhengen mellom implementering av ny rammeplan og arbeid med revidert kompetansestrategi. Kommunene våre ser disse to prosessene under ett. Videre vil prosessen vi har i fylket rundt implementering av ny rammeplan naturlig være en del av kompetanseutviklingen som skal forankres i den regionale kompetanseordningen.

3.1.1.3 Fylkesmannen understøtter kommunenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap

Fylkesmannen har i 2018 gjennomført fire regelmessige møter med kommunenes beredskapskoordinatorer, en rekke fagsamlinger og bilaterale møter. I tillegg deltatt på møter i kommunale beredskapsråd. Kommunene i Vestfold kommer også svært godt ut på kommuneundersøkelsen til DSB, og Fylkesmannens bistand til kommunene får høyeste score.  

Tilsyn med kommunal beredskapsplikt (fra kapittel 3.1.1.3.1.1 i TB)

Rapportere på

På bakgrunn av bestemmelser i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt, skal Fylkesmannen gjennomføre tilsyn med kommunal beredskapsplikt i ¼ av kommunene. Kommuner for tilsyn velges ut på bakgrunn av en vurdering av risiko og vesentlighet.

Fylkesmannen gjennomførte i 2018 tilsyn med 1/4 del av kommunene. I en tid hvor et stort antall kommuner i fylket er i prosess med å slå seg sammen har vårt tilsyn hatt fokus på utvikling av den nye kommunen, fremfor å vedlikeholde prosesser i den gamle.

3.1.1.4 Økt kunnskap om sosialtjenesteloven

Fylkesmannen har tilbudt felles opplæring til alle NAV- kontorene. I tillegg har vi besøkt alle NAV-kontorene der vi både har tatt opp faste tema og tema individuelt tilpasset det enkelte NAV-kontor. Videre har vi bidratt til kunnskapsformidling og kompetanseheving fortløpende gjennom dialog med NAV-kontorene, i behandling av klagesaker og ved tilsynsaktiviteter.

Alle NAV-kontor i fylket (fra kapittel 3.1.2.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle NAV-kontor i fylket har fått tilbud om opplæring i sosialtjenesteloven og forskrifter, med særlig vekt på aktivitetsplikt for personer under 30 år og kvalifiseringsprogram.

Vi har gjennomført kurs i sosialtjenesteloven med fokus på skjønnsmessige vurderinger (alle kommuner i Vestfold og Telemark). Vi har også arrangert fagsamling for økonomiske rådgivere og videregående kurs i økonomisk rådgivning. Vi har videre hatt dialogmøter med alle NAV-kontorene hvor vi har gitt opplæring i den nye veilederen om vurdering av lovlig opphold for EØS-borgere. Tema for møtene har også vært NAV-kontorenes erfaringer med sosialtjenestelovens bestemmelse om aktivitetsplikt. Regler knyttet til kvalifiseringsprogrammet og retningslinjer for samarbeid mellom barneverntjenesten er også tatt opp i møtene.

Økt tilgjengelighet til de sosiale tjenestene. (fra kapittel 3.1.2.1.1.2 i TB)

Rapportere på

Økt tilgjengelighet til de sosiale tjenestene. Opplæringen skal vektlegge kravet om å gjøre individuelle vurderinger i den enkelte saken og at barneperspektivet i de sosiale tjenestene ivaretas.

Fylkesmannen har gjennomført opplæring i individuelle vurderinger for alle NAV-kontorene. I opplæringen ble det vektlagt at barneperspektivet skal ivaretas i alle saker. Barneperspektivet ivaretas også i vår klagesaksbehandling. Videre bidrar vi til kunnskapsformidling og kompetanseheving fortløpende gjennom dialog med tjenestene, i behandling av klagesaker og ved tilsyn.

Fylkesmannen har også i 2018 mottatt henvendelser fra brukere om vanskelig tilgjengelighet til NAV, både på telefon og ved lokale NAV-kontor. Vi opprettet en tilsynssak som omhandlet tilgjengelighet, der det ble konkludert med lovbrudd.

Antall kommuner (fra kapittel 3.1.2.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen har fulgt opp kommuner der det gjennom tilsyn, klagesaksbehandling og annen veiledning er avdekket særlig utfordringer.

Vi har hatt dialogmøter med alle kommunene/NAV-kontorene i Vestfold, og i tillegg hatt oppfølging og veiledning med den enkelte kommune på bakgrunn av hva vi har sett i klagesaksbehandlingen. Vi har ikke prioritert mellom kommunene, men hatt møter med alle NAV-kontorene. I én kommune har vi fulgt opp funn fra tilsyn som ble gjennomført i 2017 og gitt veiledning.

3.1.1.5 Økt tilgjengelighet og kapasitet, samt styrket kvalitet i helse- og omsorgssektoren i kommunene

Mange kommuner i Vestfold har slått seg sammen eller er i ferd med å slå seg sammen, blant annet for å styrke kapasitet og ressurstilgang i helse- og omsorgssektoren. Alle kommuner har søkt og mottatt tilskudd fra Kommunalt kompetanse- og innovasjonstilskudd, og flere av kommunene har innovasjonsprosjekter og aktiviteter knyttet til kvalitetsforbedring av tjenestetilbudet. Helse- og omsorgsavdelingen har gjennomført besøk i alle kommunene i 2018, hvor blant annet kompetanse og tjenestekvalitet var tema. Kommunene oppgir særlige utfordringer med rekruttering og tilgang på sykepleiekompetanse. Det meldes fra kommunene om de foreløpig har lyktes med rekruttering til legestillinger, men det uttrykkes bekymring knyttet til at søkermassen går nedover, det er færre kvalifiserte søkere og stadig oftere er det behov for flere utlysninger. Fylkesmannen vil i 2019 fokusere ytterligere på kommunenes strategiske planer for kompetanse- og rekruttering.

Velferdsteknologi har stor oppmerksomhet i Vestfoldkommunene, blant annet gjennom deltagelse i Nasjonalt velferdsteknologiprogram v/Skien kommune. Både modeller for responssenter og medisineringsstøtte er pågående prosjekter som retter seg mot kvalitet- og kapasitetsstyrking. Flere kommuner har demensomsorg omtalt spesielt i sitt planarbeid.

Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester i Vestfold er svært aktive i sitt arbeid med utvikling og implementering av nye metoder og pasientsikkerhetstiltak. Det er mange aktive fagnettverk og læringsnettverk regi av USHT. Det er også stor aktivitet knyttet til alle ABC-tilbudene. Vi viser for øvrig til rapportering per 1.5.18 for Kommunalt kompetanse- og innovasjonstilskudd.

Fylkesmannen har også i 2018 deltatt på møter i nettverket for ledende helsesøstre. Kvalitet og kapasitet i helsesøstertjenesten har vært tema, i tillegg til andre tema som fremgår av nasjonal faglig retningslinje for helsestasjon 0-5 år, skolehelsetjenesten og ungdomshelsestasjon. Alle Vestfold-kommunene var godt representert da det høsten 2018 ble arrangert fagdag om journalføring og dokumentasjon var tema.

Minst 70 % av kommunene (fra kapittel 3.1.3.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Minst 70 % av kommunene har politisk vedtatt planer for å møte fremtidens utfordringer på helse- og omsorgsfeltet, bl.a. kompetanse- og rekrutteringsplaner.

Planer for fremtidas omsorgsutfordringer har vært tema på kommunebesøk i samtlige kommuner i 2018. Alle kommunene har lagt planer for å møte fremtidens utfordringer, men med ulik detaljeringsgrad og innfallsvinkel. Noen kommuner har utarbeidet egne temaplaner, mens andre har integrert helse- og omsorgsutfordringene i kommuneplanens samfunnsdel. De pågående kommunesammenslåingene har innvirkning på hvor langt planleggingen har kommet.

Flere kommuner enn i (fra kapittel 3.1.3.1.1.2 i TB)

Rapportere på

Flere kommuner enn i 2017 gir dagaktivitetstilbud til hjemmeboende personer med demens .

Alle kommunene i Vestfold har dagaktivitetstilbud til personer med demens. Oversikt over tilskudd tildelt fra Helsedirektoratet viser at Horten, Holmestrand, Tønsberg, Sandefjord, Larvik, Svelvik, Sande i Vestfold, Re og Færder, det vil si at 9 av 12 kommuner, hadde tilbud i 2017. På grunn av mange kommunesammenslåinger inngår de 3 som ikke hadde tilbudet, nå i nye kommuner med tilbud om dagaktivitet. Andelen kommuner som har søkt om tilskudd/videreført plasser til dagaktivitetstilbud i 2018, er lik som i 2017. Det vil si at alle kommuner har søkt/eller videreført plasser innenfor tilskuddsordningen. I tillegg oppgir flere av kommunene å ha tilbud som ikke er finansiert ved denne tilskuddsordningen, og dette vil komme tydeligere fram gjennom den nasjonale kartleggingen i 2018.

Flere plasser med dagaktivitet (fra kapittel 3.1.3.1.1.3 i TB)

Rapportere på

Flere plasser med dagaktivitetstilbud for personer med demens sammenliknet med 2017.

Vi viser til rapportering for punkt 3.1.3.1.1.2.

I 2018 var det en økning fra 2017, med 8 hele plasser, fordelt på dagaktivitetstilbud til 14 brukere.

Personell i helse- og (fra kapittel 3.1.3.1.1.4 i TB)

Rapportere på

Personell i helse- og omsorgstjenesten har fått økt grunn- og videreutdanningsnivå sammenlignet med 2017.

Statistikk fra Helsedirektoratet viser en økning i andelen med fagutdanning i helse- og omsorgssektoren i Vestfold fra 2016 til 2017. Dette gjelder både grunnutdanningsnivået, og for videreutdanning for sykepleiere.

Økt ressursinnsats (fra kapittel 3.1.3.1.1.5 i TB)

Rapportere på

Økt ressursinnsats i kommunalt psykisk helse- og rusarbeid sammenlignet med 2017, jf. vekst i  kommunerammen på 300 mill. kroner til styrket innsats på rusfeltet i 2018.

IS 24/8 2017 viser at Vestfoldkommunene hadde 624 årsverk innen rus- og psykisk helse. Tilsvarende tall for 2018 er 675. Dette gir en økning på 51 årsverk fra 2017 til 2018.

Økt andel av pasienter (fra kapittel 3.1.3.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Økt andel pasienter med behov for habilitering- og rehabilitering mottar tjenester i kommunene sammenliknet med 2016 (tekst endre noe i forbindelse med første felles supplerende tildelingsbrev for 2018).

(Resultatmålet slettes fordi det i dag ikke finnes gode tall på dette. Det er mulig å finne tall på antall mottakere av hab/rehab i IPLOS, men det kan Helsedir ta ut selv. Det finnes flere andre resultatmål på hab/rehab i tillegg til egen rapportering under kap. 7)

Flere kvalifiserte årsverk (fra kapittel 3.1.3.1.2.2 i TB)

Rapportere på

Flere kvalifiserte årsverk enn i 2016 arbeider innen habilitering og rehabilitering i kommunene.

Det er vanskelig å lese dette resultatet ut fra KOSTRA, da det jobbes tverrfaglig med habilitering og rehabilitering, og at det ikke er klare søkekriterier for å finne svar her. Alle kommunene i Vestfold har imidlertid laget egne opptrappingsplaner for habilitering og rehabilitering, hvor noen av tiltakene er å øke antall årsverk.  Alle kommunene har søkt tilskuddsmidler, og alle midlene er fordelt kommunene imellom. Ved årsskiftet 2018/19 har vi mottatt søknad/varsel fra tre kommuner som har behov for å overføre noe av midlene til bruk i 2019. Det betyr at det kan  være vanskelig å gjennomføre tiltakene slik de er tenkt, eksempelvis å få ansatt flere folk. Det er først ved rapporteringen vi får fra kommunene 1. april 2019 at vi får et mer helhetlig bilde av spørsmålet.

Minst ett innsatsområde (fra kapittel 3.1.3.1.2.3 i TB)

Rapportere på

Minst 75 % av kommunene rapporterer forbedring på innsatsområder/tiltak i opptrappingsplanen 2017-2019 sammenlignet med 2017.

Vi har mottatt resultat av kartleggingen fra 2017, men ikke fra 2018. Vi  får derfor ikke sammenlignet tallene fra undersøkelsen ennå. Andre opplysninger fra innsats kommunene har gjort vil fremgå av rapporteringen vi mottar innen 1. april.
Vi har hatt temaet oppe på kommunemøter som er gjennomført høsten 2018, og alle kommunene jobber med forbedringsarbeid innen rehabilitering/ habilitering.

3.1.1.6 Forbedret, forsterket, tverrsektoriell og samordnet innsats på psykisk helse, rus- og voldsfeltet

Internt hos Fylkesmannen har vi etablert samarbeid mellom fagavdeling Helse- og sosial og Oppvekst og opplæring, herunder barnevern. Gjennom dette sikrer vi å tenke mer tverretatlig i innsats utad. Vi har samarbeidet om fagdager og konferanser som gjelder vold og trusler, samt selvmordsforebygging, og nådd bredt ut til kommunene. Utenfor embetet har vi etablert godt samarbeid både med KoRus Sør, RVTS og NAPHA, hvor vi både har drøftet aktuelle innsatsområder, og gjennomført kurs/opplæring.

Vi har også blitt deltakere i et tverretatlig forum for Selvmordsforebygging i Vestfold, der både brukerorganisasjoner, politi, kirken, frivillige er med i tillegg til kommune og spesialisthelsetjeneste. Dette bidrar til å få en helhetlig oversikt over hvor vi bør prioritere og rette vår innsats.

90 % av kommunene har kartlagt (fra kapittel 3.1.3.2.1.1 i TB)

Rapportere på

90% av målgruppen er kartlagt for å belyse rusmiddelsituasjonen fylkets kommuner gjennom BrukerPlan eller annet kartleggingsverktøy.

Rapportering fra IS 24/8 2018 viser at 100% av Vestfoldkommunene har kartlagt rusmiddelsituasjonen ved hjelp av BrukerPlan eller annen kartlegging i løpet av de siste 2 årene.

Minst 70 % av kommunene (fra kapittel 3.1.3.2.1.2 i TB)

Rapportere på

Minst 70 % av kommunene sikrer brukermedvirkning i tjenesteutvikling innen rus- og psykisk helsefeltet.

IS 24/8 2018 viser at 89% av Vestfoldkommunene (8 av 9 kommuner)svarer at de sikrer brukermedvirkning knyttet til tjenesteutvikling innen rus- og psykisk helsefeltet. 5 av 9 kommuner mottar tilskudd (kommunalt rusarbeid) til erfaringskonsulenter.

Et større antall personer med rus (fra kapittel 3.1.3.2.1.3 i TB)

Rapportere på

Et større antall personer med rus- og/eller psykisk helseutfordringer har tilfredsstillende botilbud enn i 2017.

Tall fra Brukerplan 2016 viser at 79 % av kartlagte personer i Vestfold med rus- og/eller psykisk helseutfordringer hadde tilfredsstillende botilbud. Tilsvarende tall fra Brukerplan 2017 viser at 82 % har tilfredsstillende botilbud. Data fra Brukerplan 2018 er ikke tilgjengelig pr. d.d.

Bedre kvalitet i tilbudet til personer (fra kapittel 3.1.3.2.1.4 i TB)

Rapportere på

Bedre kvalitet i tilbudet til personer med psykisk helse- og/eller rusproblemer gjennom kunnskapsbaserte metoder  herunder etablering av flere aktivt oppsøkende behandlings- og oppfølgingsteam etter modell av ACT/FACT-team, Individuell jobbstøtte/ Jobbmestrende oppfølging og Rask psykisk helsehjelp enn i 2017.

Det er ikke etablert ACT/FACT team i Vestfold. Dette skyldes i hovedsak at Sykehuset i Vestfold har valgt å etablere et fylkesovergripende ROP - team etter en annen modell enn ACT/FACT. Vi har siden oktober 2017 hatt dialog med sykehuset og Larvik kommune vedrørende etablering av FACT team. De har nylig bekreftet at de vil søke sammen om tilskudd til forprosjekt i 2019.  

IS 24/8 2018 viser at det har vært betydelig nedgang fra 2017 til 2018 i antall kommuner som svarer at  de har etablert samarbeid mellom helse- og omsorgstjenesten og NAV om arbeidsrettede tiltak til personer med psykiske lidelser og/eller rusproblemer. Det er også en relativt stor andel av kommune som svarer at samarbeidet med NAV ikke er godt. Vi er usikre hva som er årsaken til dette og dette bør utredes i samarbeid med NAV Vestfold og Telemark.

De fleste kommunene i Vestfold har ulike lavterskel tilbud for personer med lette til moderate psykiske lidelser. Tiltakene er organisert slik at hjelpen kan gis raskt og at tiltakene er lett tilgjengelig. 

Flere kommuner har etablert (fra kapittel 3.1.3.2.1.5 i TB)

Rapportere på

80% av kommunene omfattes av tilskuddsordningen til kommunalt rusarbeid.

Alle kommunene i Vestfold omfattes av tilskuddsordningen til kommunalt rusarbeid.

Flere kommuner har rekruttert psykolog (fra kapittel 3.1.3.2.1.6 i TB)

Rapportere på

Flere kommuner har rekruttert psykolog og flere benytter denne kompetansen i rusarbeid enn i 2017.

Alle kommunene i Vestfold har psykolog i sin rus - psykisk helsetjeneste.

70 % av kommunene har etablert tidlig intervensjonstiltak (fra kapittel 3.1.3.2.1.7 i TB)

Rapportere på

70 % av kommunene har etablert tidlig intervensjonstiltak ved rusrelatert problematikk.


IS 24/8 2018 viser at 78 % av Vestfoldkommunene (7 av 9 kommuner) svarer at de har system på tvers av tjenestene for identifisering av personer med behov for tidlig intervensjon ved rusproblematikk.

Alle kommunene kjenner til opptrappingsplanen (fra kapittel 3.1.3.2.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle kommunene kjenner til opptrappingsplanen mot vold og overgrep og nye lovbestemmelser i helselovgivningen som berører arbeidet.  

Det har vært gjennomført konferanse om Vold og trusler i samarbeid med  Krisesenteret, der kommunalt  ansatte som jobber med barn og unge var målgruppe. Vi vil fortsette å sette temaet på dagsorden for flere deler av helse- og omsorgstjenesten også i 2019

Flere kommuner har utarbeidet (fra kapittel 3.1.3.2.2.2 i TB)

Rapportere på

Flere  kommuner har utarbeidet kommunale eller interkommunale handlingsplaner mot vold i nære relasjoner enn i 2017.

Vi har ikke gjort konkrete tiltak for å bidra på dette området, noe vi vil tilstrebe å følge opp i 2019. På grunn av kommunesammenslåing har det ikke vært så aktuelt å etterspørre i år.

3.1.1.7 Styrket folkehelsearbeid

Vi har hatt møte med alle kommunene i Vestfold der folkehelsearbeid og oversiktsdokument har vært tema. Hvorvidt sosial ulikhet i helse har vært spesielt omtalt i plandokumentene.  De kommunene som fortsatt er i sammenslåingsprosess har ikke helt oppdaterte plandokumenter, men de kommunene som enten er sammenslått, eller ikke er i sammenslåing har dokumentene på plass. Alle Vestfoldkommunene har ansatt folkehelsekoordinator, og alle er nå med i program for folkehelse.

100 % . (fra kapittel 3.1.3.3.1.1 i TB)

Rapportere på

100 %

Den er nettopp mottatt fra Helsedirektoratet og har derfor ikke vært benyttet så langt.

100 % . (fra kapittel 3.1.3.3.2.1 i TB)

Rapportere på

100 % 

Vi har nettopp mottatt kartleggingsskjemaet fra Helsedirektoratet og har derfor ikke benyttet denne

3.1.1.8 Økosystemene i fylket har god tilstand og leverer økosystemtjenester

Økosystemene i fylket har vært utsatt for menneskelig påvirkning gjennom lang tid. Den største utfordringen for det biologiske mangfoldet er tap av leveområder. I Vestfold er det et voldsomt arealpress, spesielt i kystsonen. Dette fører til fragmentering og tap av leveområder for enkelte arter. En langsiktig og bærekraftig planlegging av fylkets arealbruk vil være avgjørende for å unngå framtidig tap av biologisk mangfold.

Fylket opplever en økt vekst i antall og utbredelse av fremmede arter og har intensivert arbeidet på dette feltet i de siste 2 årene.

Nasjonalpark Færder har hatt en god fremdrift i de de ulike prosjektene, herunder Frisk Oslofjord og Kysttorsk-prosjektet. Samarbeidet med styret går meget godt, og nasjonalparken tar viktige initiativ for en god, tverrfaglig forvaltning av området. Vi samarbeider også bra med Nasjonalparksenteret på Verdens Ende.

Besøkssenter våtmark Ilene er fortsatt en suksess, med god oppslutning fra befolkningen på åpne dager, omfattende tilbud til skoler og barnehager, og et godt samarbeid med frivilligheten. Egen rapport om aktivitetene sendes til Miljødirektoratet.  

Om fylkets vannforekomster:
Ferskvannsforekomster: De store vannforekomstene i Vestfold, så som Numedalslågen, Farris og Eikern har alle god økologisk tilstand. Alle disse er svært viktige kilder til drikkevannsforsyning, i omfang er Farris og Eikern de klart største og forsyner størstedelen av fylkets befolkning med drikkevann av god kvalitet. Numedalslågen forsyner tettsteder i Lardal med drikkevann, samt jordbruket i Lardal, Hedrum og Tjølling med vann til jordvanning.
De mindre vassdragene, samt lavlandsinnsjøene i fylket, har gjennomgående for stor næringssalttilførsel, slik at de ikke oppfyller vannforskriftens krav om god økologisk tilstand. De fleste er klassifisert til ‘moderat’ tilstand. Mange kystvassdrag har likevel stor betydning som sjøørretførende vassdrag, som positive landskapselementer og kilde til rekreasjon/naturopplevelse. Videre brukes enkelte til uttak av vann til jordvanning. Enkelte grunne innsjøer har ‘dårlig’ eller ‘svært dårlig’ økologisk tilstand med periodevis giftproduserende blågrønnalger (cyanobakterier), noe som reduserer vannforekomstenes bruksverdi betydelig.
Kystvannsforekomstene: Kystsonen i Vestfold har nasjonal betydning som rekreasjonsområde, og vannkvaliteten tilfredsstiller i hovedsak en slik bruk. Ved utløp av elver fra/i leirjordslandskap blir kystvannet i perioder med mye nedbør vesentlig påvirket av elvenes partikkeltransport, i en grad som reduserer rekreasjonskvaliteten.
Etter vannforskriftens definisjoner har enkelte kystvannsforekomster ‘moderat’ økologisk tilstand, mens de mer eksponerte vannforekomstene har god økologisk tilstand. Med forbehold om partikkelpåvirkningen periodevis er den moderate økologiske tilstanden neppe særlig skadelig for rekreasjonsinteressene. Derimot er den sterke tilbakegangen i fiskearter som torsk og hvitting kilde til stor bekymring og nedsatt rekreasjonsverdi i kystsonen. I tillegg representerer den fremmede arten Stillehavsøsters en ny trussel som vi ennå ikke ser det fulle omfanget av, men som har potensiale til betydelig nedsatt biologisk mangfold og redusert rekreasjonsverdi. Nye undersøkelser i 2016 og -18 av miljøgifter i sedimenter og biota (blåskjell) vurdert i lys av någjeldende grenseverdier tyder på at noen flere kystvannsforekomster enn tidligere vurdert ikke oppnår god kjemisk tilstand.
Fylkesmannen har vedtatt myndighetspålagt vannovervåking når tillatelser er gitt/endret. Per 31.12.2018 hadde ni av bedriftene som vi er myndighet for krav om overvåking i henhold til vannforskriften. I tillegg er alle avløpsanleggene innen vårt myndighetsområde tilknyttet overvåkingsprogram i regi av fagrådet Ytre Oslofjord.

Overvåkingsprogram i alle vannregioner skal være etablert. (fra kapittel 3.1.4.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Overvåkingsprogram skal være etablert i alle vannregioner i løpet av 2018.

Vestfold fylke inngår i vannregion Vest-Viken. Vi koordinerer overvåkingsprogrammer for ferskvannsforekomster i alle vannområder som berører fylket. Finansiering og dels praktisk gjennomføring løses i samarbeid med vannområdeutvalg, enkeltkommuner og vannverk. Vi utfører selv en betydelig andel av feltarbeidet. Omfanget av overvåkingen er her nesten i tråd med Regionalt overvåkingsprogram, men bruken av representativ overvåking er ennå noe større en forutsatt i dette programmet. Undersøkelsene omfatter både biologiske, fysisk-/kjemiske data og spesielle miljøgiftundersøkelser. Alle resultatdataene blir fortløpende innlagt i databasen Vannmiljø. I kystvannsforekomstene gjennomfører Fagrådet for Ytre Oslofjord myndighetspålagt overvåking pva. kystkommunene i Vestfold og nabofylker, mens en rekke industribedrifter gjennomfører myndighetspålagt overvåking med bistand fra respektive konsulentfirmaer. Embetet har i 2016 - 2018 samarbeidet med Vannområdetutvalget i VO Horten-Larvik om miljø-giftundersøkelser i sedimenter og biota. Vannregionmyndighetene i hhv. Glomma og Vest-Viken samt berørte Fylkesmenn har i 2017 lagt til rette for bedre koordinering og ressursmessig samarbeid knyttet til overvåkingen i Ytre Oslofjord f.o.m. 2018.

Økt bruk av påleggsmyndigheten (fra kapittel 3.1.4.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Økt bruk av påleggsmyndigheten hjemlet i vannkraftkonsesjoner sammenliknet med 2017.

Ikke aktuelt i Vestfold.

Restaureringstiltak (fra kapittel 3.1.4.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Alle innvilgede restaureringstiltak skal være igangsatt i løpet av 2018.

Gjennomført

Gjennomført kontroll av rettighetshaverorganisering (fra kapittel 3.1.4.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Kontroll av rettighetshaverorganisering skal være gjennomført i løpet av 2018.

Ikke aktuelt.

3.1.1.9 Et representativt utvalg av norsk natur skal tas vare på for kommende generasjoner

Det er opprettet to nye skogreservater (Lågabakkane og St. Hansåsen) i Vestfold i 2018, i tillegg er Sæteråsen NR utvidet. Reservatene fører til en større dekning av skogtyper som mangler i dagens skogvern, bla. ravinegranskog og sandfuruskog.

Gjennomførte verneplanprosesser skogvern økt i forhold til 2017. (fra kapittel 3.1.4.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Antall gjennomførte verneplanprosesser innenfor skogvern er økt i forhold til 2017.

Antall gjennomførte verneprosesser i 2018 er tilnærmet lik som i 2017. Det er flere grunner til at det ikke er en større øning i antallet, bla. tidkrevende områder og avtaler (makeskifte), i tillegg til for liten kapasitet hos Viken Skog særlig høsthalvåret da mye av tiden går til taksering.

Verneverdiene i verneområdene (fra kapittel 3.1.4.2.2.1 i TB)

Rapportere på

100 %

Fylkesmannen har de senere årene hatt utfordringer med å kunne prioritere nok ressurser til å utarbeide forvaltningsplaner for de verneområdene som har manglet dette. Vi har derfor prioritert et begrenset utvalg verneområder hvor behovet har vært størst. Dette er områder med spesielt sårbare naturverdier, stort tiltaksbehov eller stor saksmengde. Det gjenstår dermed fortsatt en del verneområder som har behov for ny forvaltningsplan, rullering av eksisterende forvaltningsplan og/eller der det er angitt i forskriften at det skal utarbeides forvaltningsplan. Innføring av «Forvaltningsplaner på nett» har vært et grep som har vært effektiviserende og arbeidsbesparende. En mer detaljert framdriftsplan for arbeidet med forvaltningsplaner vil bli sendt Miljødirektoratet 1. mai neste år, jf. foreløpig tildelingsbrev for 2019.

I 2018 har embetet prioritert ferdigstilling av allerede påbegynte forvaltningsplaner (Adalstjern NR og Mølen fuglefredningsområde).

3.1.1.10 Forurensning skal ikke skade helse og miljø

Det er en rekke saker til behandling i forurensningsgruppa. Særlig innen avfallsområdet er det stadige endringssøknader og behov for oppdateringer. Systemet med høring og varsling i forbindelse med endringer er tungvint og tar tid, feltet er komplisert og spesialisert, og bransjen er i rask utvikling og svært markedsorientert. Dette gjør at avfallsbedriftene opplever at saksbehandlingen tar for lang tid. Vi har i møter med bedriftene fremholdt at det er viktig at de tar høyde for endringer i driften når de søker, samtidig som vi prøver å få til mer rammestyring i tillatelsene.

Vi har gjennomført noe færre tilsyn enn forventet og planlagt. Dette skyldes uforutsatte hendelser, blant annet har vi hatt to store akuttutslipp som medførte stor ressursinnsats fra forurensningsgruppa og naturgruppa. Det ene var en ny brann på Revac, og det andre var et stort dieselutslipp fra Bertel O. Steen som truet verneverdiene i Ramsar- området Presterødkilen. Vi har fått svært gode tilbakemeldinger fra politi, brannvesen og kommunene som vi samarbeidet med i håndteringen av diss hendelsene. Evalueringsrapportene viser at vi gikk inn i sakene på riktig nivå og riktig ressursinnsats.

Kvalitetssikret informasjon om brannøvingslokaliteter (fra kapittel 3.1.4.3.1.1 i TB)

Rapportere på

All informasjon om brannøvingslokaliteter i fylket i Forurensningsdatabasen skal være kvalitetssikret i løpet av 2018.

Informasjon ang. brannøvingslokalitetene i Vestfold er kvalitetssikret og lagt inn/oppdatert i forurensingsdatabasen. En lokasjon står med «ukjent aktivitet» da vi venter på tilbakemelding fra Miljødirektoratet. Dette med hensyn til håndtering av brannøvingslokaliteter på områder tilhørende bedrifter underlagt Miljødirektoratet.   

100 % av lokalitetene er kvalitetssikret. (fra kapittel 3.1.4.3.2.1 i TB)

Rapportere på

100 % av lokalitetene med grunnforurensning er kvalitetssikret.

Ikke ferdigstilt. På bakgrunn av redusert saksbehandlerkapasitet i 2018 (som innmeldt) fikk embetet tildelt ekstra ressurser fra Miljødirektoratet for å få gjennomført arbeidet (tildelingsbrev av 5.8.2018). Midlene har blitt benyttet til en midlertidig tilsetting, dedikert kvalitetssikring av databasen, hos Fylkesmannen i Vestfold i perioden 12.11.2018 til 11.2.2019.

Vi har i henhold til tildelingsbrevet prioritert kvalitetssikring av de mest alvorlige sakene. Innhenting av datagrunnlag for vurderingene er omfattende og tidkrevende. Arbeidet med de høyest prioriterte sakene er nå nært ferdigstilt, mens kvalitetssikring av øvrige saker gjenstår.

Tilsyn i henhold til tillatelser og pålegg gjennomført (fra kapittel 3.1.4.3.3.2 i TB)

Rapportere på

Minst ett tilsyn i henhold til tillatelser og pålegg gjennomført i Sandefjordsfjorden.

Gjennomført i tråd med oppdrag. Tilsyn utført den 12.4.2018, kontrollnummer 2018.024.I.FMVE. Vi avdekket ingen avvik og ga 1 anmerkning under inspeksjonen. Anmerkning: Sen melding til Fylkesmannen om endret metode for tildekking av sjøbunn.

Oppryddingstiltak i tiltaksplanområdet i Horten (fra kapittel 3.1.4.3.4.3 i TB)

Rapportere på

Alle søknader om tillatelse til oppryddingstiltak i tiltaksplanområdet i Horten skal ferdigbehandles i 2018.

Ikke aktuelt. Det ble ikke sendt inn søknad om tillatelse til oppryddingstiltak i Horten i 2018.

Gjenstående prioriterte skipsverftslokaliteter har fått pålegg innen 31.12.2018 (fra kapittel 3.1.4.3.5.1 i TB)

Rapportere på

Alle gjenstående prioriterte skipsverftslokaliteter har fått pålegg innen 31.12.2018 

Ikke ferdigstilt. I Vestfold har vi fem prioriterte verftslokaliteter. I 2018 har det gått med ressurser til oppfølging av opprydding av sjøbunnen i Sandefjord (Framnes Mekaniske Verksted), og til oppfølging av verftet og sjøbunnoppryddingen i Horten (Horten Verft). Opprydding i sjø i Sandefjord ble ferdigstilt i 2018 og overvåking starter i 2019. I Horten starter opprydding i sjø høsten 2019. Fylkesmannen er delegert myndighet for behandling av saken etter forurensningsloven.

Arbeidet med tiltaksplan i sjø forventes å starte ved øvrige verft (Kaldnes, Hereema, Mågerø) når situasjonen på land er avklart/ferdigstilt. Tiltaksplan på land og tiltak er i prosess på alle lokalitetene.

3.1.1.11 God økonomiforvaltning i kommunene

Embetet har fortsatt som ambisjon å bidra til å forebygge økonomisk ubalanse, heller enn å måtte reparere i etterkant.

De siste årene har kommunene, også i Vestfold, hatt høyere inntekter enn forventet. Dette har bidratt til relativt gode økonomiske resultater, og ingen kommuner i fylket dro meg seg regnskapsmessig merforbruk inn i 2018. Vi ser likevel et skille mellom kommunene som er i prosess foran sammenslåing, og øvrige kommuner i fylket, ved at de førstnevnte kommunene i gjennomsnitt hadde betydelig dårligere netto driftsresultat enn de sistnevnte i 2017. Det kan det være flere grunner til. Vi frykter at noen kommuner er tilbøyelige til å bruke mer penger, det gjelder både til drift og til investeringer, før sammenslåing, enn de ellers ville gjort.

Vi har tidligere skrevet om vår bekymring for Re kommune. Kommunen slår seg sammen med Tønsberg fra 1.1.2020. Re budsjetterer med negativt driftsresultat i 2019. De vil altså etter budsjettet gå inn i nye Tønsberg kommune med en negativ driftsbalanse. Dette forsterkes av at nye Tønsberg, jf. politisk plattform for den nye kommunen, i motsetning til Re kommune ikke vil ha inntekter fra eiendomsskatt. Re har også høy gjeld.  

Vi er også bekymret for Sande og Holmestrand kommuner, som slår seg sammen i 2020. Sande kommune har i dag eiendomsskatteinntekter, men på samme måte som for nye Tønsberg er det vedtatt at nye Holmestrand kommune heller ikke skal ha eiendomsskatt. Analyser gjort både av Fylkesmannen og av kommunene selv, trekker i retning av at nye Holmestrand vil ha et betydelig innsparingsbehov for å få en sunn driftsbalanse. Vi viser her også til vårt avslag på Sande kommunes søknad om godkjenning av kommunal garanti for Sandehallen barnehage og idrettspark.

For de øvrige kommunene er hovedbildet at de styrer driftsøkonomien nøkternt. Det er også helt avgjørende for flere av kommunene, spesielt de med lavest inntekter. Vi legger derfor fortsatt vekt på behovet for langsiktig robust økonomistyring, balanse og formuesbevaring i vår dialog med kommunene - i tråd med den nye generalbestemmelsen om økonomiforvaltningen i kommuneloven (§14-1). I et brev til kommunene i høst understreket vi kommunenes ansvar for en langsiktig økonomiforvaltning, slik at man legger til rette for finansieringen av en stabil og tjenesteproduksjon på lang sikt.

I det samme brevet tok vi opp gjeldsutviklingen i fylkets kommuner. Flere av kommunene i fylket har økt gjelden betydelig de siste årene og har fortsatt planer om ytterligere investeringer. Vi ba derfor kommunene å vurdere utviklingen av gjeldssituasjonen i egen kommune nøye i kommende budsjett- og økonomiplanprosesser.

Antallet kommuner i ROBEK (fra kapittel 3.1.5.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Antallet kommuner i ROBEK ved utgangen av 2018 skal ikke overstige antallet ved utgangen av 2017.

Det var en Vestfold-kommune i Robek ved inngangen til 2018. Det har ikke vært noen inn- eller utmeldinger i løpet av året.

Svelvik kommune har vært i Robek siden 2010. I følge kommunens forpliktende plan for inndekning av underskudd, skal kommunen kunne meldes ut av Robek etter behandling av regnskapet for 2018. Etter regnskapet for 2017 og siste prognose for 2018 ligger kommunen an til å klare dette.

Antall feil i KOSTRA-rapporteringen reduseres vesentlig sammenliknet med 2017. (fra kapittel 3.1.5.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Antall feil i KOSTRA-rapporteringen reduseres vesentlig sammenliknet med 2017.

Fylkesmannen har tidligere lagt til rette for intensiv opplæring i Kostra i kommunene. Den kommunale kompetansen knyttet til utfylling av skjema og innsending av data fungerer i hovedtrekk godt, selv om det fortsatt forekommer feil.

Eiendomsforvaltning har vært fokusområde siden 2016, og vi har hatt tett dialog med flere av kommunene for å rette opp i feilrapporteringer. Dette arbeidet har bidratt til økt kvalitet på rapporteringen.

3.1.1.12 Endringer i kommunestrukturen

Tre nye sammenslåtte kommuner så dagens lys i Vestfold 1.1.18, (nye) Larvik, (Lardal og Larvik), (nye) Holmestrand, (Hof og Holmestrand), og Færder, (Tjøme og Nøtterøy), etter intensiv forberedelse gjennom fellesnemnder og prosjektorganisasjoner gjennom hele 2017. Kommunesammenslåing er en meget omfattende og gjennomgripende prosess som berører alle sider ved virksomheten. Risikoene for at feil og mangler skal oppstå er store. Med dette som bakteppe er hovedkonklusjonen for de tre nevnte fusjonene at oppstarten gikk bra - et tegn på at den var godt forberedt. Likeledes kan de nye kommunenes første driftsår samlet sett også karakteriseres som vellykket. Noen overgangs- og innkjøringsutfordringer vil alltid forekomme, men de synes å være godt håndtert. Samtidig ser det ut til at de nye kommunene, hver på sin måte, allerede ser gevinster og nye muligheter som følge av sammenslåingene. Det handler ikke minst om faglig styrke og mindre sårbarhet, som igjen betyr at særlig de mindre kommunenes utfordringer er godt adressert i kommunereformen i Vestfold. Tross stor belastning på mange medarbeidere  i forberedelse og gjennomføringsfase synes det å være optimisme i organisasjonene med tanke på nye muligheter framover. Det er ingen eller lite uro å spore i opinion og offentlighet om de løsningene som er valgt og gjennomført hittil.

Positive forventninger er også knyttet til de sammenslåingene som er under forberedelse; dvs. Holmestrand og Sande, pluss Re og Tønsberg. Begge skal som kjent iverksettes f.o.m. 01.01.20. Fylkesmannen har vært aktivt bistått fellesnemnda for nye Holmestrand, for å få fram en omforent forståelse i nemnda og de to kommunestyrene for de økonomiske betingelsene og utsiktene for den nye kommunen som skal etableres fra det kommende årsskiftet. Investeringspresset er betydelig og det manes til stram og nøktern økonomistyring fra fylkesmannens side.

Fellesnemnda for nye Holmestrand og de to kommunestyrenes flertall har gitt uttrykk for et ønske om fortsatt å forbli en del av Vestfold og Telemark, etter at spørsmålet om en overgang til Viken fra 2020, ble reist. Spørsmålet om fylkestilhørighet reflekterer også at retningsvalget for Sande i kommunereformen var nokså krevende. Men det fant sin avklaring etter grundige og gode prosesser i kommunen.

I novermber 2018 fattet fylkesmannen vedtak i to mindre grensejusteringssaker, hhv. mellom Holmestrand og Re, (fra 1.1.20 nye Tønsberg) og mellom Re og Horten. Førstnevnte er resultatet av at to saker ble koplet, et innbyggerinitiativ om å flytte Grettebygd fra Re til Holmestrand, (ikke tilrådd etter innbyggerundersøkelse) og en ny vurdering av Bentsrud næringsområde, (delt mellom de to kommunene), på anmodning fra KMD. Fylkesmannen tok sistnevnte sak opp på nytt med de to berørte kommunene. Resultatet er fortsatt delt løsning for Bentsrud, men noen eiendommer ble likevel flyttet fra Re til Holmestrand, etter ønsket fra de berørte oppsittere. Etter denne prosessen ble det til slutt lokal enighet mellom både kommuner og oppsittere, slik at fylkesmannen kunne fatte vedtak.

Grensa mellom Re og Horten ble justert et par steder, etter ønske fra de to kommunene. Berørte innbyggere ble invitert til å si sin mening. Også her endte saken med enighet mellom alle berørte, slik at fylkesmannen kunne fatte vedtak. Det tilhører historien at selv slike mindre grensejusteringer krever mye arbeid, også fra fylkesmannens side, for å berede grunnen for frivillighet og enighet. Uten dette kan ikke vedtaket fattes av fylkesmannen. Bistanden fra Kartverket har vært viktig.

Erfaringene fra Vestfold tyder på at det må påregnes en periode med mye "finsøm", i kjølvannet av sammenslåinger.

I supplerende tildelingsbrev for 2018 ble hvert av de nye embetene tildelt midler for videre arbeid med kommunestruktur. For Vestfold, som del av det nye embetet med Telemark, er situasjonen som kjent at fylket er ferdig reformert, dvs. to sammenslåinger er fortsatt under forberedelse til det kommende årsskiftet. Dessuten kan det som allerede antydet kanskje fortsatt påregnes noe finsøm, men også her er det gjort nokså mye allerede.

Motsatt i Telemark, der kun én sammenslåing er besluttet; Bø og Sauherad blir Midt-Telemark kommune fra 01.01.20. Som sluttrapporten fra Fm-Telemark h-2016 dokumenterer, så gjenstår en rekke strukturutfordringer i dette fylket, både knyttet til småkommuneutfordringer, særlig, men ikke bare, i indre/øvre Telemark, og til det flerkommunale byområdet i Grenland. Under forberedelsene til det nye felles fylkesmannsembetet for Vestfold og Telemark har den nye ledelsen derfor lagt til grunn at strukturinnsatsen framover konsentreres om Telemark. Både høsten 2018 og ved inngangen til 2019 har vi derfor ved ulike anledninger tematisert Kommunaldepartements forventninger i fylkesmannen i sakens anledning. Og vi har varslet at temaet og strukturutfordringene også vil bli tatt opp i møte med kommunestyrene etter valget september 2019.

3.1.1.13 Økt verdiskaping i landbruket

I 2018 ble Regionalt næringsprogram utarbeidet for perioden 2019-2022 for det nye fylket Vestfold og Telemark. Arbeidet ble gjort i tett samarbeid med partnerskapet i Vestfold og Telemark. Dokumentet gir en kort innføring i status for landbruket med tilhørende næringer i regionen. Viktigste formålet med det regionale næringsprogrammet er å peke på muligheter og sette mål for videre utvikling og satsning.

De overordnede målene for landbruket i Vestfold og Telemark ble:

  • Landbruket i Vestfold og Telemark skal utvikles ved å ta i bruk alle gårdens ressurser og bidra til verdiskaping og beredskap i hele verdikjeden.
  • Landbruket skal være framtidsrettet og bærekraftig, med reduserte utslipp av klimagasser og økt binding av karbon, uten at det reduserer matproduksjonen.
  • Matproduksjonen i Vestfold og Telemark skal økes ved videre utvikling og aktiv drift av de matproduserende arealene.
  • Landbrukets produksjon av mat, tre og tjenester skal være konkurransedyktig, markedsrettet og klimavennlig og bidra med fellesgoder til befolkningen.

Regionalt bygdeutviklingsprogram er fulgt (fra kapittel 3.1.6.1.1.1 i TB)

Rapportere på


Regionalt bygdeutviklingsprogram med tilhørende underprogrammer er fulgt opp i tråd med nasjonal politikk

Utrednings- og tilretteleggingsmidler (UT-midler hos Fylkesmannen). Bevilgningen var i 2018 på kr 1 450 000, det samme som for 2017. Med inndratte midler hadde vi totalt kr 1 543 394 til disposisjon i 2018. Det ble innvilget 13 søknader for til sammen kr 1 265 250. En søknad ble avslått. Regionalt næringsprogram for Vestfold 2012-2015 (RNP) har ligget til grunn for innvilgede søknader. Økt volumproduksjon er hovedmålet i programmet og har derfor fått mest midler. Fordelingen på RNP’s satsningsområder har i kroner fordelt seg slik:  

  • kr 525 250   Volumproduksjon
  • kr 150 000    Økologisk produksjon
  • kr 500 000    Skog og trebruk
  • kr 60 000      Kompetanse
  • kr 30 000       Omdømmebygging

Totalt forbruk kr  1 265 250

Tilfredsstillende foryngelse etter all hogst innen tre år etter hogst. (fra kapittel 3.1.6.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Tilfredsstillende foryngelse etter all hogst innen tre år etter hogst.

I 2018 ble det nyplantet ca. 1 250 000 planter i Vestfold mens det ble avvirket rekordhøye 450 000 m3. Plantetallet per daa. er relativt stabilt. Et samarbeidsprosjekt mellom Viken Skog SA, kommunen og Fylkesmannen har gitt gode langsiktige resultater. Det er utviklet rutiner for innhenting av planteoppdrag samtidig med inngått hogstkontrakt.

Fylkesmannen har fulgt opp samtlige kommuner for å sikre at det er blitt gjennomført foryngelseskontroller. Utfordringen ligger i å få skogeierne til å fullføre etablering av plantefeltene med suppleringsplanting og grasskjæring de første 3 årene etter gjennomført planting. På god mark etablerer konkurrerende vegetasjon seg svært raskt.  

3.1.1.14 Bærekraftig landbruk

Avrenning av jord og næringsstoffer til vassdrag og kyst er den største miljøutfordringen for jordbruket i fylket fordi vassdragene har stor andel jordbruksarealer med intensiv drift i nedbørsfeltet. Det er særlig avrenningen av fosfor som skaper problemer for innsjøene og de nære sjøområdene. Det viktigste tiltaket mot avrenning av jord og fosfor er å utsette jordarbeidingen til våren. Det er de mest erosjonsutsatte arealene som betyr mye og disse blir prioritert med høye tilskuddssatser. Utbedring av hydrotekniske tiltak (gamle rørgater med for liten kapasitet og punkterosjon) har lokalt stor effekt og blir derfor prioritert i kommunenes tildeling av SMIL-midler.
Det aktive jordbruket i Vestfold har store klimautslipp. Det gjøres imidlertid effektive tiltak for å redusere utslippene. Vel 60.000 tonn husdyrgjødsel ble i 2018 brukt til biogassproduksjon sammen med matavfall hos Greve Biogass i Tønsberg. Det gir et betydelig kutt i klimautslipp ved at produsert biogass erstatter fossilt drivstoff og ca. 100 000 tonn biorest erstatter kunstgjødsel og øker det organiske innholdet i jorda. Utslippene reduseres ytterligere ved at Greve Biogass stiller krav om tildekking av biorestlagrene. Det meste av bioresten spres miljøvennlig ved stripespredning og tilførselsslanger. Dette miljøvennlige spredeutstyret reduserer også utslipp av klimagasser til luft og reduserer jordpakking og dermed lystgasstap. Arealet med RMP-tilskudd til miljøvennlig spredning har økt betydelig i flere år og er nå ca. 35 000 dekar.
Drenering av dårlig drenert jord reduserer lystgasstapet, reduserer avrenningen av jord og næringsstoffer og øker avlingene. Det har vært stor grøfteaktivitet i fylket etter at grøftetilskuddet ble gjeninnført i 2013.

Økt planting med tilskudd (fra kapittel 3.1.6.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Økt planting med tilskudd til tettere planting, og økt gjødsling, sammenlignet med 2017

Tilskudd til tettere planting og suppleringsplanting har holdt seg stabilt på et lavt nivå i Vestfold. Det er liten interesse for å plante tettere enn forskriftens krav fordi dette medfører ekstra rydde/tynningskostnader og mindre robuste fremtidsbestand. De feltene hvor det er plantet tett, er i hovedsak med formål å ta ut juletrær.

Tilskuddet brukt til supplering er et godt virkemiddel for å erstatte planter etter store snutebilleangrep eller tørkeskader. Fylkesmannen er bekymret for nyplantingene de siste par årene etter den ekstreme tørkesommeren i 2018.

Tiltak i regionalt miljøprogram (fra kapittel 3.1.6.2.2.1 i TB)

Rapportere på

Tiltak i regionalt miljøprogram er innrettet mot de regionale miljøutfordringene.

Arbeidet med nytt felles regionalt miljøprogram for Vestfold og Telemark har tatt mye tid, men vært interessant og lærerikt. Utfordringene er forskjellige i de to fylkene. Avrenning av jord og næringsstoffer til vassdrag og kyst er den største miljøutfordringen for jordbruket i Vestfold. Vassdragene har stor andel jordbruksarealer med intensiv drift i nedbørsfeltet. Det er særlig avrenningen av fosfor som skaper problemer i de mange mindre og større vannene, innsjøene og de nære sjøområdene. Det viktigste tiltaket mot avrenning av jord og fosfor er å ikke jordarbeide om høsten. Det er særlig de mest erosjonsutsatte arealene som betyr mye og disse blir prioritert med høye tilskuddssatser.
Vi venter på nye og riktigere erosjonsrisikokart for å kunne målrette tilskuddsmidlene enda bedre. NIBIO har presentert foreløpige erosjonsrisikokart som viser at erosjonsrisikoen er høyere enn tidligere beregnet i Vestfold. Det skyldes først og fremst mer nedbør og mer nedbørintensive perioder enn klimadataene som ble brukt i tidligere modell (da ble det brukt samme klimadata for hele Østlandet). Vestfold skiller seg ut fra de andre østlandsfylkene. Jordbruksarealene i Hedmark og Oppland får en betydelig lavere erosjonsrisiko enn tidligere. Fordelingen av RMP-midler bør ta hensyn til dette i 2019 (utbetaling 2020). Hvis ikke, må tilskuddssatsene settes kraftig ned i Vestfold og Telemark i neste søknadsomgang. Det vil være svært uheldig.

Utbedring av hydrotekniske tiltak (gamle rørgater med for liten kapasitet og punkterosjon) kan lokalt ha stor effekt og blir derfor prioritert i kommunenes tildeling av SMIL-midler. Ekstra tildeling av midler til hydrotekniske tiltak i 2017 og 2018 er en god prioritering. Hele tildelingen ble brukt i 2017. Aktiviteten var stor i 2018, også til tross for tørkesommeren med den økonomiske belastningen det ga bøndene.
Klimautslipp fra jordbruket er en annen stor miljøutfordring. Mer om miljøvennlig spredning av husdyrgjødsel og de andre klimatiltakene i jordbruket lenger ut i rapporten.
Vestfold er et tett befolket område med mange småbyer og tettsteder nært til intensiv drevet jordbruksarealer og skog. Vestfold har også en skjærgård med gode beiteressurser på øyene. Jordbrukets kulturlandskap er viktig for folks trivsel og friluftsliv. RMP-tilskudd og SMIL-midler brukes målrettet for å fremme jordbrukets kulturlandskap, særlig gjennom beiting, og tilrettelegging for ferdsel.
Vestfolds Utvalgte kulturlandskap "Skjærgården øst for Nøtterøy og Tjøme" har 15 000 dekar "landareal". Tilskuddordningen styrker grunnlaget for gårdsdrift på tre av øyene, og bidrar til skjøtsel på mange av de andre øyene. Gamle gjengrodde kulturmarker er åpnet opp igjen, verdifull natur og kulturminner ivaretatt og det tilrettelegges for ferdsel.

Det er uheldig at det fortsatt ikke er maskinelle kontroller av RMP-tilskudd mot søknad om produksjonstilskudd. Den manuelle kontrollen er svært ressurskrevende for kommunene. Manglende maskinell kontroll medfører sannsynligvis flere feil i tilskuddsutbetalinger.

3.1.1.15 Andre oppdrag

3.1.2 Statlig virksomhet på regionalt nivå skal være godt samordnet og legge til rette for gode helhetsløsninger

Oppsplittingen av de regionale statsetatene i mange ulike regionale inndelinger hemmer, eller gjør i hvert fall samordningen mer krevende. Tross dette har fylkesmannen i gjennom mange år hatt god kontakt og informasjonsflyt med de øvrige regionale statsetatene. Det  skjer gjennom formelle statsetatsjefsmøter ved behov, men i enda større utstrekning ved direkte dialog mellom statsetater med felles problemstillinger.

I snart 20 år har Vestfold holdt på med det såkalte stat - næringsliv - samarbeidet, omtalt i årsrapporter, med litt forskjellig profil, avhengig av pågående prosjekter og aktiviteter. Dette samarbeidet har siden år 2000 bygget viktige nettverk mellom partene i arbeidslivet, næringsforeninger, næringslivet selv, og mange berørte statsetater, med fylkesmannen som nav. Kommuner og fylkeskommunen har deltatt mange prosjekter og aktiviteter og dermed ytt vesentlige bidrag til gode resultater.

3.1.2 Statlig virksomhet på regionalt nivå skal være godt samordnet og legge til rette for gode helhetsløsninger

3.1.2.1 Den offentlige boligsosiale innsatsen skal være helhetlig og effektiv

Fylkesmannen i Vestfold har i samarbeid med Husbanken Sør, Fylkesmannen i Telemark og Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, arrangert en 2-dagers boligsosial konferanse. Der ble det blant annet presentert en kommunes erfaringer med helhetlig oppfølging av lavinntektsfamilier og hvordan tema knyttet til boligsosiale utfordringer kan innarbeides i kommunale plandokumenter.

3.1.2.2 Tilsyn skal være samordnet, målrettet og medvirke til læring og forbedring

Det er kontakt mellom fylkesmannen, kommunene, kontrollutvalgene/sekretariatene og kommunerevisjonene for å sikre god informasjonsflyt, gjensidig bruk av rapporter, (tilsyn og forvaltningsrevisjoner), og utveksling av planer for tilsyn og revisjoner. Tidlig informasjon til og involvering av kommunene i planlagte tilsyn bidrar både til gode forberedelser og muliggjør korrigeringer og forbedringer i forkant. Kollektiv bearbeiding av tilsynserfaringer i etterkant sikrer at læring spres til flere kommuner enn de som har hatt tilsyn.

Brukererfaringer og brukerinvolvering i tilsyn blir stadig viktigere. Vestfold tok opp slike spørsmål for mer enn fem år siden, på et tidspunkt der våre oppdragsgivere fortsatt la til grunn at slike perspektiver for en stor del var tilsyn fremmed.

Samordning med egenkontrollen blir bedre, men det er fortsatt mye å gå på - ikke minst gjelder dette felles læringsarenaer.

Kommunene melder fortsatt at tilsynstrykket kan bli for stort i perioder med sammenslåinger, forberedelser og gjennomføring. For tilsyn krever administrativ og faglig oppmerksomhet og kapasitet i de berørte delene av organisasjonen, slik også sammenslåingsprosessene gjør. Da oppstår lett knapphet og konkurranse, med risiko for fragmentering. Selv om rettssikkerhet av naturlige grunner kan utfordres i hektiske perioder, er ytterligere eksternt  administrativt / faglig press via tilsyn ikke nødvendigvis et treffsikkert og godt bidrag til å sikre forsvarlighet.

Alle tilsyn på Helsetilsynets områder (fra kapittel 3.2.1.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle tilsyn på Helsetilsynets områder hvor det er funnet brudd på lov- og forskriftskrav er avsluttet (dvs. praksis er endret) innen en avtalt frist.

Fylkesmannen i Vestfold har i liten grad utfordringer med å avslutte tilsyn innen fristene som er gitt etter tilsyn på helse- og omsorgsfeltet. Av 14 tilsyn i 2018 innenfor helse- og omsorg er 11 så langt lukket. Resten avsluttes i 2019.

3.1.2.3 Klimahensyn skal ivaretas i alle sektorer

Landbruket inkl. landbruksavdelingen deltok aktivt i utarbeidelse av fylkeskommunens Klima- og energiplan 2016-2018 og gjennomfører tiltak i denne planen. I samsvar med handlingsplanen for 2018 har Vestfold Bondelag gjennomført et prosjekt for utnytting av solenergi i landbruksbygg. Klimatiltak som miljøvennlig spredning av husdyrgjødsling og drenering er tema på landbruksavdelingen kompetansesamlinger for kommunene. Fylkets KMP-midler er også i år brukt til å demonstrere bruk av biorest som erstatning for kunstgjødsel. Landbruksavdelingen støtter opp om den store satsingen i Greve Biogass der landbruket bidrar sterkt til klimanytten i levering av husdyrgjødsel til anlegget og bruk av biorest som gjødselvare. Landbruksavdelingen er involvert i satsingen på sirkulær økonomi gjennom et pilotveksthus knyttet til Greve Biogass.

Gjennom Vestfold Klima- og energiforum arrangeres en rekke aktiviteter og prosjekter i et samarbeid mellom Fylkesmannen, fylkeskommunen, kommunene og næringslivet. Særlig fokus i 2018 har vært fornybar transportenergi, kommunenes arbeid med klima- og miljøspørsmål og energismarte bygg.

Klima og energi spilles inn som viktig tema i forbindelse med kommuneplaner. Dette har også vært tema i flere kommunesamtaler som fylkesmannen har gjennomført.

Minimum 50 % av kommunene tilfredsstiller krav (fra kapittel 3.2.1.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Minimum 50 % av kommunene tilfredsstiller krav.

Alle kommunene tilfredsstiller SPR for klima- og energiplaner.

Alle kommuner i fylket skal ha mottatt bistand til KE-planlegging (fra kapittel 3.2.1.3.1.2 i TB)

Rapportere på

Alle kommuner i fylket har mottatt bistand til klima- og energiplanlegging, herunder veiledning til ny klimagasstatistikk og statlige forventninger til klima- og energiplanleggingen.

Gjennomført.

3.1.2.4 Fylkesmannen understøtter nasjonale myndigheters og kommunenes arbeid med flyktningsituasjonen

Fylkesmannen i Vestfold har i 2018 deltatt på Flyktningforum og sammen med en jurist fra IMDI gått gjennom de siste endringene i
regelverket. To av våre kommuner meldte i tillegg et ønske om veiledning fra oss. Vi var i Horten og Sandefjord kommune og veiledet på blant annet to temaer: individuell plan og programmets varighet. Videre gjennomførte vi samlinger for lærere i opplæring i norsk og samfunnskunnskap, og deltatt i ledernettverket i
voksenopplæringen.

I mai 2018 ble det arrangert en konferanse i Larvik kommune, hvor alle kommunene var invitert. Målet med konferansen var å dele erfaringer fra de gode prosjektene som kommunene har hatt i mange år om dette temaet. Alle kommunene i Vestfold ble bedt om å dele ulike utviklingsprosjekter gjennomført i spennet fra barnehagen til
voksenopplæringen. Videre snakket Anja Pesch og Carola Kleemann om tema «Flerspråklighet i barnehage og skole». Kommunene har i flere år meldt at de også ønsker at vi tar opp temaet foreldresamarbeid. Derfor inviterte vi Elisabeth Futsæter Solberg til å snakket om dette og gi mange gode eksempler på hvordan man kan lykkes i foreldresamarbeidet. I tillegg inviterte vi
Else Ryen, som jobber i Drammen kommune, til å snakke om hvordan det er å være ny på skolen og ha norsk som andrespråk. I etterkant av det ordinære programmet ble ledere og eiere invitert til to parallelle sesjoner med tema: «Fra prosjekt til implementert praksis» - samtale med virksomhetsledere. Og elevrepresentanter til samtaler om :«Regelverkets muligheter, utfordringer og gode praksiser». Vi har fått mange tilbakemeldinger om at konferansen var nyttig og at man ønsker et slik konferanse i 2019 også.

Andel flyktninger bosatt innen (fra kapittel 3.2.1.4.1.1 i TB)

Rapportere på

Andel flyktninger bosatt innen 6 måneder etter at vedtak som danner grunnlag for bosetting eller reisetillatelse er gitt: 90 % Resterende andel skal være bosatt innen 12 måneder.

Antall flyktninger bosatt innen 6 måneder: 83 %

Antall flykninger bosatt innen 12 måneder: 95,2 %

Andel enslige mindreårige bosatt (fra kapittel 3.2.1.4.1.2 i TB)

Rapportere på

Andel enslige mindreårige bosatt innen 3 måneder etter at vedtak som danner grunnlag for bosetting eller reisetillatelse er gitt: 80 %. 

Andel enslige mindreårige bosatt innen 3 måneder: 67 %

3.1.2.5 God samordning i opprydding av marin forsøpling

Oslofjordens Friluftsråd leverte omfattende søknad om midler til mange tiltak og for koordinering av innsamling og levering. Søknaden ble godkjent og arbeidet er gjort.

3.1.2.6 Andre oppdrag

Barn og unge
3.2.1.6.1 - om 0-24, se rapportering pkt 7.3.10.1.1

3.2.1.6.3 - om opplæring til barn og unge i barnevernet.

Vi har informert om veilederen både på barnevernlederforum og lederforum, samt på samling med friskolene. I tillegg har vi understøttet dette viktige området med omfattende tilsyn. Vi hatt tilsyn med fylkeskommunen (SMI-tilsynet), og vi har i alle tilsyn med barneverninstitusjonene etterspurt beboernes opplæringssituasjon.

3.2.1.6.4 - om kompetansestrategien for det kommunale barnevernet

Vi gjennomførte i 2018 dialogmøter i 4 av 8 kommuner, resten av dialogmøtene gjennomføres våren 2019. Alle kommuner var representert ved ordfører, rådmann og virksomhetsledelse m.fl. Vi har svært god erfaring med dialogmøtene, og vi får positive tilbakemeldinger. Generelt er det utfordrende at oppdrager er så vidt konkret ift hvem vi skal møte i kommunene. I 2018 etablerte vi et læringsnettverk bestående av alle kommuner med unntak av Svelvik. Svelvik har inngått i et samarbeid med Drammen.

Det er etablert samarbeid mellom RVTS og RBUP. Temaet for læringsnettverket er "Implementering av kompetanse".

3.2.1.6.6. Fylkesmannen har systematisk benyttet ulike kilder for risiki ifb med dialogsamtalene, herunder matrisevurderingen som Bufdir har utviklet.

3.2.1.6.8 - om forsøk med NAV-veileder i vgo, se rapportering på punkt 7.3.10.2.1

Vi vurderer måloppnåelsen som god. Spesielt mener vi å ha oppnådd at politisk ledelse, og øverste administrative ledelse i de kommunene vi har hatt dialogmøter i, har en endret oppfatning av eierskapsansvaret for barnevernet i kommunen.

Samfunnssikkerhet og beredskap
Fylkesmannen har hatt et høyt fokus på å utvikle Totalforsvaret i fylket. Korte eksempler på ressurskrevende aktiviteter:

  • Øvelse for å kontrollere kommunenes og fylkesberedskapsrådets evne til samhandling i et gradert miljø. Øvelsen er oppsummert i en rapport som er gradert BEGRENSET og oversendt DSB.
  • Øvelse for fylkesberedskapsrådet og atomberedskapsutvalget 2018.
  • Ledelse av nasjonal arbeidsgruppe for utvikling av regional SBS, deltakelse i arbeidsgruppe i regi av DSB og bistand til HDIR for utvikling av SBS.
  • Et høyt antall opplæringsaktiviteter om Totalforsvaret.
  • Øvelse for kommuner og informasjonsnettverket.
  • Fagdag sikkerhet.
  • Opprettholde sikkerhetsklarering, høy ambisjon.

I  tillegg har embetet i 2018 håndtert flere reelle hendelser. Hendelsene er for øvrig evaluert med rapport sendt DSB:

  • Brann på REVAC 2018
  • Flere funn av bomber på Vallø, med påfølgende evakuering

3.1.3 Rettssikkerhet skal være ivaretatt på en enhetlig måte i fylket og på tvers av embetene

3.1.3.1 Høy kvalitet i veiledning, kontroll, tilsyn og saksbehandling

Barn og unge
Oppvekst -og opplæringsavdelingen får mange henvendelser på telefon og e-post fra privatpersoner, skoleeiere og fra media. Henvendelsene gjelder juridiske, barnevernfaglige og pedagogiske spørsmål. Den samlede kompetansen i avdelingen vurderes som meget god. Saksbehandlerne samarbeider for å sikre at det er høy kvalitet i veiledning, klagesaksarbeid og tilsyn. Vi vurderer at måloppnåelsen er høy. 

I forbindelse med håndhevingsordningen, der vi er førsteinstans når det gjelder klager på skolemiljøet, har vi opprettet en egen mobbetelefon der foreldre og elever, men også skoler og skoleeiere, tar direkte kontakt med oss når de har bekymringer om skolemiljøet og ønsker veiledning.Fylkesmannen har gjennomført ulike tiltak på området, blant annet gjennom veiledning, samlinger, tilsyn og klagebehandling. Dette har bidratt til at kommunene og andre aktuelle målgrupper burde være godt kjent med regelverket. Kort saksbehandlingstid skal være en del av kvaliteten i Håndhevingsordningen. Vi har nå en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på over 70 dager. Dette er ikke tilfredsstillende, og vi arbeider hardt for at saksbehandlingstiden skal reduseres. Vi vurderer likevel dette delmålet som innfridd og måloppnåelsen som god.

I den grad vi kan vurdere hva de ulike tiltakene har bidratt til, mener vi å registrere en stadig større forståelse av viktigheten av et trygt og godt skolemiljø for elevene ute i den enkelte kommune. Vi registrerer også at de aller fleste kommunene har forstått hva håndhevingsordningen betyr.

Helse- omsorg- og sosialområdet
Fylkesmannen har hatt fokus på og prioritert vår oppgave som tilsynsmyndighet. Embetet har god resultatoppnåelse på planlagte tilsyn, hendelsesbaserte tilsyn og stedlige tilsyn. Saksbehandlingstid har også hatt fokus i klagesaker og saker som gjelder bruk av tvang. Faglige veiledere fra Statens helsetilsyn brukes aktivt, og det er i saksbehandlingen utarbeidet maler for å sikre ensartet praksis. Personalet har god, tverrfaglig sammensetning og variert og lang erfaringsbakgrunn. Det legges til rett for faglig oppdatering, både internt og med deltakelse på eksterne kurs og konferanser.

Fylkesmannen har faglig rådgivning og veiledning som en svært viktig del av våre oppgaver, og mener det er en styrke at vi også er klage- og tilsynsmyndighet slik at vi kan målrette arbeidet. I arbeidet med å styrke kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet i helse- og omsorgstjenestene er samarbeid med kommunene og spesialisthelsetjenesten på ulike arenaer både nyttig og viktig. At fylkesmannen kan ha ulike roller oppleves som utfyllende og viktig for å utøve områdeovervåkning.

Kommuneøkonomi og kommunedialog
Vi har i mange år hatt et fagnettverk med "kommune"kolleger i Østfold, O/A, Buskerud, Telemark, Agder og Rogaland. Det har ytt vesentlige bidrag til likeartet håndtering av sentrale spørsmål om overvåking av kommuneøkonomien og tilhørende veiledning, oppfølging av Robek-kommuner, håndtering av garantisaker, spørsmål og veiledning om kommunestruktur, osv. I 2018 var nettverket til stor gjensidig støtte når det gjaldt prosessene rundt framtidig organisering av "kommuneoppdraget" i embetene som skulle slås sammen.

Omfangskrav for Vestfold (fra kapittel 3.3.1.1.1.6 i TB)

Rapportere på

Omfangskravet på 48 poeng skal være oppfylt.

Vi har et omfang på 49 poeng. Aktivitetskravet er oppfylt

Bedre skolemiljø (fra kapittel 3.3.1.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle skoleeiere skal ha fått nødvendig oppfølging for å sikre en enklere, raskere og tryggere behandling av saker om elevenes skolemiljø på skolenivå. 

Fylkesmannen i Vestfold veileder og følger opp både skoleeier og skoler i enkeltsaker som omhandler skolemiljø. Embetet har fått nærmere 130 henvendelser vedrørende skolemiljø i 2018. Mange av disse sakene finner sin løsning uten at Fylkesmannen nødvendigvis fullfører sakene med vedtak ihht håndhevingsordningen. Se også rapportering om antall meldte skolemiljøsaker (punkt 7.3.8.2).

For å sikre at skoleeiere har fått nødvendig oppfølging, har skolemiljøsaker, og regelverket knyttet til opplæringsloven kapittel 9A, vært på dagsorden gjennom flere ulike møtepunkter i 2018. Skolemiljø/9A har vært tema på lederforum for oppvekst og opplæring, regelverkssamling i juni med skoleeier, skoleleder og PPT i målgruppen, læringsmiljønettverket i Vestfold og friskolenettverk der både skoleledere og styrere ble invitert. I løpet av 2018 har vi grunnet kapasitetsutfordringer knyttet til at flere saksbehandlere sluttet samtidig, prioritert å fatte vedtak i enkeltsaker, og redusert noe på veiledning og oppfølging av skoleeiernivå generelt, eller også i enkeltsaker. Vi anser like fullt at tett oppfølging av skoleeiernivå er nødvendig for å sikre at informasjon og kunnskap tilkommer hver enkelt skole.

Vår opplevelse er at kompetansen på skolene varierer. Dette gjelder ikke minst arbeidet i de komplekse sakene, der skoleeier er involvert. Disse sakene har ofte foregått over mange år i skolen før de meldes til oss. Flere av sakene kjennetegnes av at de involverer mange instanser. De krever et tverrfaglig arbeid på kommunalt nivå og kan handle om fysisk/psykisk helse hos elev/foreldre, barnevern, spesialundervisning, organisering av opplæring mv. Det er derfor fremdeles skoler og skoleeiere som ikke er i stand til å håndtere regelverket på 9A-området på en forsvarlig måte. Regelverket stiller både juridiske og pedagogiske krav til skolene og skoleeiere, i tillegg til at de ansattes arbeidsmiljø også skal ivaretas etter arbeidsmiljøloven. Mange opplever dette som krevende.

I Vestfold har vi til sammen hatt tre kommuner med i læringsmiljøprosjektet. Alle tre kommunene har uttrykt tilfredshet med å ha vært med i prosjektet. Fylkesmannen må likevel konstatere at også i disse kommunen oppstår det kompliserte saker som kommunen ikke alltid håndterer godt nok.

Minimum 2 tilsyn per år. (fra kapittel 3.3.1.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Minimum 2 tilsyn per år.

I 2018 er det gjennomført tilsyn med to av fylkets kommuner. Disse er Larvik og Sandefjord kommune. Tilsynene har vært gjennomført som stedlige tilsyn og samtaler med utvalgte deltakere. I samtaler med deltakerne ble det benyttet tolk. I begge kommunene var temaet for tilsynet individuell plan for deltakere i introduksjonsprogrammet, jf. introduksjonsloven §§ 6 og 19. Det ble ikke avdekket lovbrudd i noen av kommunene. Rapportene er sendt i kopi til IMDI.

Alle klagesaker er behandlet innen (fra kapittel 3.3.1.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker, jf. § 7-1 bokstav d, i byggesaksforskriften 

På grunn av ressurssituasjonen var det ikke mulig å overholde fristen på 12 uker. 

Alle klagesaker der det er gitt (fra kapittel 3.3.1.1.4.2 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker der det er gitt utsatt iverksetting etter forvaltningsloven § 42, er behandlet innen 6 uker, jf. § 7-1 bokstav e, i byggesaksforskriften

Alle sakene behandlet innen 6 uker.

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker (fra kapittel 3.3.1.1.5.1 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker

Vi har ikke nådd målet om at alle klagesakene er avgjort inne 12 uker. Men 8 av i alt 25 klagesaker er behandlet innen 12 uker. Gjennomsnittlig overskridelse er ca 10 dager.
Årsaken er manglende saksbehandlingskapasitet.

Alle ekspropriasjonssaker i førsteinstans (fra kapittel 3.3.1.1.6.1 i TB)

Rapportere på

Alle ekspropriasjonssaker i førsteinstans på plan- og bygningsrettens område er behandlet innen 12 uker

Ingen saker

Alle ekspropriasjonssaker som klageinstans (fra kapittel 3.3.1.1.6.2 i TB)

Rapportere på

Alle ekspropriasjonssaker som klageinstans på plan- og bygningsrettens område er behandlet innen 12 uker

Intet å rapportere.

Budsjettmål for FMVE (fra kapittel 3.3.1.1.7.2 i TB)

Rapportere på

FMVE skal gjennomføre om lag 30 endags- og flerdagstilsyn i 2018, tilsvarende gebyrinntekter på minimum 400 000 kroner.

Vi har gjennomført 32 tilsyn (endags og flerdags), tilsvarende gebyrinntekt på kr. 431 400

Kompetanse i regelverket på barnehage- og opplæringsområdet (fra kapittel 3.3.1.1.8.1 i TB)

Rapportere på

All saksbehandling knyttet til klagesaker, tilsyn og håndheving av skolemiljøsaker skal være utført med riktig kvalitet i tråd med regelverket og instrukser. 

Vi anser at avdelingen på barnehage- og skolefeltet, har medarbeidere med høy kompetanse. Det er både jurister og pedagoger, og vi jobber i hovedsak på tvers av fagfeltene både når det gjelder klagesaker og tilsyn.

For å sikre at tilsynene gjennomføres på en mest mulig enhetlig måte, følger vi metodehåndboka og vi deltar på tilsyns- og regelverksamlinger i regi av utdanningsdirektoratet. I tillegg består et tilsynsteam som oftest av tre personer med ulik kompetanse og utdanning og rapporten kvalitetssikres alltid av avdelingsdirektør.

For å sikre ensartet praksis i klagesaksbehandling, bruker vi utarbeidede maler på de fleste områder. Vi har minst to saksbehandlere på hver sak, og så langt det er mulig en kombinasjon av jurist og fag. Vi ser dessuten hen til tidligere saker, vi samarbeider med andre embeter i enkelte saker og avdelingsdirektør kvalitetssikrer saker der saksbehandlingen har vært komplisert eller av stor prinsipiell eller økonomisk betydning e.l. Avdelingsdirektør godkjenner alle tilsynsrapporter.

For at embetene seg i mellom skal ha en enhetlig rettslig praksis i veiledning, klagesaker og tilsyn, mener vi at Utdanningsdirektoratet har et hovedansvar for kalibrering, noe de i stor grad også ivaretar. Det er også en god del  erfaringsdeling mellom embeter. I saker der vi er i tvil om lovtolkningen, henvender vi oss enten til direktoratet, eller av og til også til et embete vi vet har erfaring med nettopp den type saker vi behandler.

I forbindelse med håndhevingsordningen, hadde vi ved starten av året en 9A-gruppe bestående av tre jurister og tre med bakgrunn i fag. Denne gruppa skaffet seg mye erfaring, og har i tillegg til å behandle enkeltsaker, veiledet mange skoler, og mange foresatte som har henvendt seg per telefon. I løpet av året, i stor grad som en konsekvens i av sammenslåingsprosessen, endret personalsituasjonen seg. Ved utgangen av året bestod 9A-gruppa av to jurister og tre med bakgrunn i fag (to av disse var nye). Pågangen er fortsatt svært stor, og vi opplever det som ressursmessig krevende å håndtere sakene i håndhevingsordningen raskt nok og samtidig med god nok kvalitet. Veiledning og støtte fra Utdanningsdirektoratet i form av samlinger, konkrete eksempler på enkeltvedtak, nettressurser og resultat av klagebehandling, i tillegg til samarbeid og kalibrering på tvers av embetene, ses på som svært viktig i dette arbeidet.

Vi anser at vi har hatt god måloppnåelse på feltet.

3.1.3.2 Effektiv og korrekt lov- og tilskuddsforvaltning

Vi vektlegger kompetanseoppdraget landbruksavdelingen har overfor kommunene i lov- og tilskuddsforvaltningen og mener det bidrar sterkt til effektiv og korrekt lov- og tilskuddsforvaltning. Korte avstander gir oss mulighet til å holde ca. 15 kompetansesamlinger i året med spissede tema, blant annet om lov- og tilskuddsforvaltning. Veiledningsansvaret ivaretas også ved kontakt per telefon og e-post. Videre er landbruksavdelingen klageinstans i slike saker.

Informasjon ut til bøndene i 4 elektroniske skriv er en nyttig informasjonskanal for nyheter innen tilskuddsforvaltning. E-posten sendes med en programvare for utsending av e-post med mulighet for avmelding og epostadressene hentes fra søknader om produksjonstilskudd. Nyhetssaker på våre nettsider når fram til bøndene når de lenkes om til Vestfoldlandbrukets nettside grontfagsenter.no.

Nye fagsystem og elektroniske søknader gir mulighet for en kvalitetssikring av data gjennom kontroll av søknadsdata mot andre søknadsdata og grunndata. Noen av disse kontrollene kan gjøres allerede når det søkes. Vi gjør en analyse av avvikene mellom foretakenes omsøkte og kommunenes godkjente produksjonstilskuddsdata som er nyttig i oppfølgingen av kommunenes saksbehandling og avkortinger. Denne avviksanalysen burde være tilgjengelig nasjonalt. En utvikling mot kartfestede søknadsdata bidrar sterkt til kontroll av søknadene og riktig tilskuddsutbetaling.

Gjennomført kontroll i henhold til kontrollplan (fra kapittel 3.3.1.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Gjennomført kontroll i henhold til kontrollplan. 

Landbruksavdelingen har vanligvis lagt hovedtyngden av kontrollarbeidet til årets siste halvdel. Tørken rammet vårt fylke hardt sommeren 2018, og allerede fra tidlig i juli fikk kommunene og FM ekstraarbeid med rådgivning, feltkontroller og informasjonsarbeid knyttet til avlingssvikt. Hele høsten krevde søknader om erstatning for klimabetinget avlingssvikt store deler av kapasiteten til forvaltningen. Vi var tvunget til å nedprioritere enkelte oppgaver. Det ble på sensommeren fattet beslutning om at kontrollarbeidet måtte vike til fordel for erstatningssaker. Vi gjennomførte derfor ikke kontroll i henhold til risikobasert kontrollplan i 2018.

Forvaltningskontrollene som er gjennomført, er revisjon av skogfond i to kommuner.

Foretakskontrollene som er gjennomført, er kontroll av alle veterinære reiser for én veterinær i én periode og kontroll av én sak ang. tidligpensjon til jordbrukere.

Gjennomført risikobasert forvaltningskontroll (fra kapittel 3.3.1.2.1.2 i TB)

Rapportere på

Gjennomført risikobasert forvaltningskontroll av 20 % av kommunene.

Som forklart over, besluttet vi at forvaltningskontroll ikke kunne prioriteres i 2018, på grunn av kommunenes og Fylkesmannens store arbeidsbelastning i forbindelse med tørke i vekstsesongen og ekstraordinær saksmengde i ordningen erstatning for klimabetinget avlingssvikt.

Andel avvik avdekket under (fra kapittel 3.3.1.2.1.3 i TB)

Rapportere på

Andel avvik avdekket under kontroll som er fulgt opp: 100 %. 

I 2017 ble det funnet avvik i NMSK-ordningen under forvaltningskontrollene i to kommuner. Avvikene ble fulgt opp i 2018. I begge kommunene gjenstår avvik som ikke ble lukket innen utgangen av 2018. For den ene kommunen gjelder det én enkeltsak. I den andre kommunen er det et mer omfattende avvik, som gjelder omfanget av kommunens NMSK-kontroller. Avvikene følges opp videre i 2019.

Alle avvik som ble funnet i 2018 er lukket.

3.1.3.3 Befolkningen har tillit til tjenestene og får ivaretatt sin rett til forsvarlige og nødvendige tjenester

Helse- og sosialavdelingen har fortsatt korte behandlingstider, på tross av økende saksmengde og ressursknapphet. Med bakgrunn i at Vestfold har få kommuner og at vi fikk observerte stor belastning på de ansatte i flere av kommunene med pågående sammenslåingsprosesser, ble det valgt å foreta færre tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester og allokere ressursene til øvrige oppgaver. Tilgjengelige ressurser i avdelingen ble påvirket av egen sammenslåingsprosess og av at fylkeslegen gikk over til annet arbeid.
Kort saksbehandlingstid, tilgjengelige saksbehandlere, risikostyrt tilsynsvirksomhet og dialog med og opplæring av tjenesteytere mener vi legger til rette for at befolkningen har tillit til tjenestene og at de får ivaretatt sin rett til forsvarlige og nødvendige tjenester.

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker (fra kapittel 3.3.1.3.3.1 i TB)

Rapportere på

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker: 6 måneder eller mindre.

Median saksbehandling for Vestfold var i 2018 3,5 måneder.

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker(2) (fra kapittel 3.3.1.3.3.2 i TB)

Rapportere på

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker: 5 måneder eller mindre

Avslutning av klagesaker: Minst (fra kapittel 3.3.1.3.3.3 i TB)

Rapportere på

Avslutning av klagesaker: Minst 90 prosent innen 3 måneder.

På sosialtjenesteområdet ble alle klagesakene (236) behandlet innen 3 måneder. På helse- og omsorgsområdet ble 94% av klagesakene behandlet innen 3 måneder.

Andel vedtak om bruk av tvang (fra kapittel 3.3.1.3.3.4 i TB)

Rapportere på

Andel vedtak om bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemning som er overprøvd innen 3 måneder: Minst 90 %.

Andel overprøvde vedtak som hadde en saksbehandlingstid innen 3 måneder, er 98%. Ca. halvparten av sakene ble behandlet innen 1 måned, mens den andre halvparten ble behandlet innen 2 måneder. Meget få saker har lengre saksbehandlingstid. Vedtak med behov for rask overprøving ble prioritert først.

Andel søknader om dispensasjon (fra kapittel 3.3.1.3.3.5 i TB)

Rapportere på

Andel søknader om dispensasjon fra utdanningskrav som er behandlet innen 3 måneder: Minst 90 %.

Dispensasjonssøknadene behandles i hovedsak samtidig som vedtak som skal overprøves, og saksbehandlingstiden samsvarer med det samme som rapportert i pkt. 3.3.1.3.3.4.

Tilsynsaktiviteter(4) (fra kapittel 3.3.1.3.4.4 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende: 150 poeng

Fylkesmannen i Vestfold gjennomførte i 2018 tilsynsaktiviteter innenfor kommunale helse- og omsorgstjenester tilsvarende 100 poeng. Planlagt tilsynsaktivitet måtte reduseres på grunn av ressursmangel.

Tilsynsaktiviteter(3) (fra kapittel 3.3.1.3.5.3 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende: 30 poeng

Vi gjennomførte tilsyn med spesialisthelsetjenesten tilsvarende 30 poeng.

Tilsynsaktiviteter(4) (fra kapittel 3.3.1.3.6.4 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende: 50 poeng

Vi gjennomførte tilsyn med sosiale tjenester i NAV tilsvarende 40 poeng. Planlagt tilsynsaktivitet måtte reduseres på grunn av ressursmangel.

3.1.3.4 En effektiv og velfungerende vergemålsforvaltning som ivaretar rettsikkerhet og rettslikhet

Vi fokuserte tidlig på saksbehandling, og hadde rask kontroll på saksbehandlingstid etter oppstart 2013. Vergemålsområdet ble prioritert hos embetsledelsen, og vi fikk tilført ressurser for å få vergemålsmyndigheten opp å gå så raskt som mulig. Kort saksbehandlingstid er svært viktig i forhold til rettssikkerhet, og færre saker til enhver tid gir også bedre oversikt. 2018 er det første året vi ikke har klart alle kravene til saksbehandlingstid (vergegodtgjøring). Dette fordi vi så behov for å omrokere på arbeidsoppgavene, og vi fikk inn en ny saksbehandler på godtgjøring og utgiftsdekning til verger som måtte læres opp. Mot slutten av året var vi imidlertid godt innenfor kravene igjen.  

Vi har også i 2018 utarbeidet skriftlige maler og rutinebeskrivelser på mange av saksfeltene. Vi har bl.a. utarbeidet standardskriv som kan brukes i forhold til alternativer til vergemål m.m.

Videre har vi hatt fokus på samtaler med vergehavere, i utgangspunktet på telefon, men vi har også reist ut på besøk der vi har vært usikre på samtykkekompetanse. Vi var også tidlig ute med fratakelsessaker, og etablerte advokatordning allerede i 2015. 

Fra og med 1.1 2018 har vi også praktisert medbestemmelsesretten i samsvar med føringene fra JD og SRF. Dette har medført langt flere saker om fratakelse av rettslig handleevne.

Videre har vi hatt felles opplæring med både faste verger og alminnelige verger i 2018. Vi har også hatt egne kurs for vergeregnskap og bruk av altinn. Vi har også hatt flere møter med NAV for å sikre et bedre samarbeid om hvilke personer som bør ha vergemål og hvem som kan følges opp gjennom råd og veiledning fra NAV.

Fokus for fremtiden blir å ferdigstille prosjektet med å få byttet ut advokatverger der dette ikke er nødvendig og i forhold til tilsyn.

Opprett vergemål (fra kapittel 3.3.2.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Opprett vergemål – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 70 dager.

Embetet ligger godt innenfor kravene til saksbehandlingstid.

Fylkesmannens samtykke til bruk av kapital (fra kapittel 3.3.2.1.1.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannens samtykke til bruk av kapital – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 20 dager.

Vi ligger godt innenfor kravene til saksbehandlingstid. Dette er saker som vi prioriterer og har ingen utfordringer med å overholde kravene.

Godtgjøring og utgiftsdekning til verger og representanter (fra kapittel 3.3.2.1.1.4 i TB)

Rapportere på

Godtgjøring og utgiftsdekning til verger og representanter – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 45 dager.

Vi har ikke overholdt kravene til saksbehandling for godtgjøring og utgiftsdekning i 2018. Dette skyldes at saksbehandler som tidligere har jobbet med disse sakene måtte benyttes til saker om fratakelse av rettslig handleevne. Vi ansatte en ny person til å jobbe med godtgjøringssaker, og det tok noe tid å lære vedkommende opp, samtidig som sakene hele tiden kom inn. Resultatene ble imidlertid gradvis bedre, og hvis man ser på saker som ble behandlet i november og desember ligger vi langt bedre an enn kravene. Resultatet ble at vi for Vestfold sin del ble langt mindre sårbare på disse sakene, da flere nå har kompetanse på å behandle godtgjørings- og utgiftssaker til verger og representanter. Dette er noe vi tar med oss inn i det sammenslåtte embetet Vestfold og Telemark.  

Klagesaksbehandling (fra kapittel 3.3.2.1.1.5 i TB)

Rapportere på

Klagesaksbehandling – 80 % av klagene Fylkesmannen mottar på vergemålsområdet skal være behandlet innen 70 dager.

Vi ligger innenfor kravene til saksbehandlingstid.

Fylkesmannens kontroll av vergeregnskap (fra kapittel 3.3.2.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle vergeregnskap i sentralt uttrekk fra Statens sivilrettsforvaltning skal være kontrollert innen fristen.

Samtlige vergeregnskap i uttrekket i den årlige kontrollen ble gjennomgått - 100 %. Revisjon hadde ingen merknader til egenkontroll som ble gjennomført. I tillegg har vi kontrollert regnskapene hvor vergemålet er avsluttet og ved bytte av verger.

Digital innlevering av vergeregnskap (fra kapittel 3.3.2.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Andelen vergeregnskap som leveres digitalt via Altinn, skal være minst 50 %.

Vi har oppfordret alle til å sende inn vergeregnskap digitalt. Vi har også hatt kurs med opplæring i hvordan digital innsending skal gjøres.

Digital innsending av søknader om vergegodtgjøring og fylkesmannens samtykke (fra kapittel 3.3.2.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Andelen søknader om godtgjøring og søknader om fylkesmannens samtykke (bruk av kapital, salg av eiendom etc.) som leveres digitalt via Altinn, skal være minst 30 %

Vi har levert godt over de krav som er stilt i forhold til digital innsending. Vi har også hatt kurs med vergene i 2018 hvor vi har gjennomgått innsending av vergeregnskap, søknader og henvendelser i Altinn.

3.1.3.5 Vergehaver skal ha høy grad av selvbestemmelse og vergemålene skal være individtilpassede

I vedtak om opprettelse av vergemål, og ved senere endringer, har vi alltid samtale med vergehaver pr. telefon. Kun når det er umulig eller formålsløst, gjennomføres ikke en slik samtale. Vergene har også fått opplæring gjennom vergemøter om vergehavers selvbestemmelse. Når det gjelder individtilpasningen, så er mandatet gjerne generelt utformet, innenfor økonomisk og personlige forhold. Vedtaksteksten vil gi føringer for individtilpasningen, når det er opplysninger som tilsier at vi må begrense omfanget. Vergene må individtilpasse i henhold til behovet for vergehaver underveis i vergemålet. I noen saker har vi tilpasset mandatet, herunder i forhold til økonomisk forvaltning. Vi har også tilpasset mandatet i mange vergemål for eldre (midlertidige vergemål), hvor det kun er behov for å selge fast eiendom, og at den vergetrengende ellers kan ivaretas gjennom legalfullmakt eller fremtidsfullmakt.

Individtilpasning av vergemål (fra kapittel 3.3.2.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Før et eventuelt vergemål opprettes, skal det foretas nødvendige undersøkelser slik at mandatet kan individtilpasses og ikke er mer inngripende enn nødvendig

I alle oppnevningsvedtak har vi nå samtale med vergehaver, så fremt dette ikke er uhensiktsmessig eller formålsløst. Vi snakker også med nærstående og hjelpeapparat, evt. andre aktører, når dette fremgår av opplysningene i saken. Mandatet til vergen utformes gjerne generelt, men vedtaksteksten har ofte opplysninger om individtilpasning av mandatet. Ofte vil et generelt mandat være individtilpasset i seg selv, og da er det behov for bistand i økonomiske og personlige forhold, og ikke nærmere klarlagt. Dersom vi ikke får tak i vergehaver, oppnevner vi vergemål på bakgrunn av skriftlig samtykke, og det kan være vanskelig å individtilpasse behovet.

3.1.4 Fylkesmannen skal ta de initiativ som finnes påkrevd og holde sentrale myndigheter orientert om tilstanden i fylket og effekten av statlig politikk

3.1.4.1 Økt kvalitet og kompetanse i kommunene

Gjennom blant annet tilsyn med påfølgende veiledning, mener fylkesmannen i Vestfold at vi har bidratt til økt kvalitet og kompetanse i kommunene. Generelt er det vanskelig å få verifisert hvorvidt kommunene har fått økt kvalitet og kompetanse, men vi kan vise til at alle våre kommuner deltar aktivt på de arenaer der fylkesmannen orienterer og veileder. Alle Vestfoldkommunene er dessuten med i desentralisert- og regional kompetanseordning. Vi registrer også at på et område som er høyt prioritert fra vår oppdragsgiver, området knyttet til utsatte barn, er oppmerksomheten og viljen til å sette inn gode tiltak, høyt prioritert i kommunene våre.

Helt spesifikt kan vi på enkelte områder også vise til praksisendringer, blant annet gjennom fire ulike tilsyn med Vestfold fylkeskommune de siste par årene.

Fylkesmannen avsluttet i 2018 t tilsyn med AHT-avdelingen på Greveskogen videregående skole. Det er vår erfaring at Vestfold fylkeskommune som skoleeier, med bakgrunn i funnene i tilsynet, har brukt mye tid og ressurser for å endre praksis ved flere av de videregående skolene og ikke bare ved den konkrete skolen. Lovbruddene har medført et økt fokus på innholdet i opplæringen til elever ved AHT i hele fylket, og ansatte i avdelingene har hatt kompetansehevingstiltak om blant annet regelverk for å øke regelverksforståelsen, på tvers av de ulike videregående skolene. Fylkesmannen har aktivt bidratt inn i dette ved å være bidragsyter på foredrag om enkeltvedtak etter oppll. § 5-1, på deler av veilederen for spesialundervisning, og på arbeidet med å bedre IOP’ene til fylkeskommunen. Tilsynet har medført at fylkestinget har bevilget ekstra penger til kompetanseheving av personalet ved fylkets mange AHT-avdelinger. Tilsynet har også medført et tettere samarbeid mellom PPT og de enkelte enhetene i VFK. PPT fikk mange korreksjonspunkter på sine sakkyndige vurderinger gjennom dette tilsynet; de sakkyndige vurderingene var for vage, ga for generelle råd og var ikke spesifikke nok både med hensyn til opplæringens innhold, omfang og organisering.

Parallelt med dette tilsyn har det vært ført tilsyn med forvaltningskompetansen ved to av skolene i Vestfold fylkeskommune på fatting av enkeltvedtak om spesialundervisning og særskilt språkopplæring (åpnet i 2017). Også dette tilsynet har medført et økt regelverks og forvaltningskompetansefokus i fylkeskommunens enheter. Tilsynet er ennå ikke avsluttet.

Fylkesmannen har også i 2018 avsluttet et langvarig tilsyn med fagopplæringen i Vestfold fylkeskommune, der de siste lovbruddene ble lukket i løpet av 2018. Det har vært en lang veiledningsprosess mellom FM og VFK. Fagopplæringen har brukt muligheten til regelverksfokus og kvalitetsheving godt, og enheten framstår med en helt annen kvalitet enn ved tilsynsåpning.

Fylkesmannen åpnet høsten 2017 et egeninitiert tilsyn med SMI-skolen i Vestfold fylkeskommune. tilsynet omhandlet SMI-skolens skoletilbud overfor elever i grunnskole og videregående opplæring som bor i barnevernsinstitusjon. Endelig rapport ble ferdig januar 2019. Dette har vært et omfattende tilsyn hvor svært alvorlige mangler har vært avslørt: elever har ikke fått opplæring i henhold til fag- og timefordeling, PPT har ikke fritatt elever fra opplæringsplikten på riktig måte, elevers rett til opplæring og rett til spesialundervisning har ikke blitt ivaretatt tilstrekkelig. Tilsynet avdekket store mangler i det forsvarlige systemet for elevgruppen som bor i barneverninstitusjon, og at praksis ikke var i tråd med fylkets egne rutiner for elevgruppen. Også her har tilsynet medført store omlegginger av praksis i fylkeskommunen ved gjennomføring av undervisning, fatting av vedtak, samarbeid mellom skole og PPT.

FM vurderer at barn med særlige behov i videregående opplæring; AHT elever og barn boende i barneverninstitusjon, har fått styrket sin rettssikkerhet gjennom disse tilsynene. Det er tydeliggjort for PPT hvor stor viktigheten er av å gi fyldige, konkrete og eksakte anbefalinger i forhold til elevenes behov for tilrettelegginger.

Oppfølging av skoleeiere som ikke har igangsatte tiltak (fra kapittel 3.4.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle skoleeiere, som er omfattet av oppfølgingsordningen og ikke har igangsatte tiltak, skal ha fått nødvendig oppfølging fra fylkesmannen.   

Re kommune er den eneste kommunen i Vestfold er omfattet av oppfølgingsordningen. Kommunen ble omfattet av ordningen i 2017, og har på egenhånd og i dialog med Fylkesmannen iverksatt flere tiltak på områdene som var utgangspunktet for at kommunen ble omfattet. Kvalitetsarbeidet koordineres av en utviklingskoordinator i en 50 % stilling. Denne stillingen er finansiert med midler fra Utdanningsdirektoratet, både i 2017 og 2018. Fylkesmannen opplever at Re kommune, både før og etter den ble omfattet av ordningen, har tatt tak i de utfordringer de hadde, og at utviklingskoordinatoren har hatt en viktig rolle i dette arbeidet. Vi ser av oppfølgingsordningens kriteriesett for 2018 at Re kommune (med 17,1 % risikopoeng) er langt fra grensen på 40 % som er satt for å være omfattet av ordningen.

3.1.5 Gjennomførte evalueringer

Fylkesmannen har som rutine å bidra til at større ulykker og/eller uønskede hendelser med et større skadepotensial evalueres. For 2018 gjennomførte vi flere evalueringer og/eller bidro til at evalueringene ble gjennomført. Utgangspunktet for rutinen er fylkesmannens samfunnssikkerhetsinstruks. Fylkesmannen har utviklet felles maler for kommuner og nødetater som brukes, slik at en prosess kan dekkes flere virksomheters behov for å evaluere.

Brannen på gjenvinningsanlegget Revac på Revetal i mai 2018 var en hendelse som medførte flere evalueringsårosesser. Fylkesmannen ledet den innledende umiddelbare evalueringen hvor målet var å evaluere samhandlingen i fylket. Hovedfunn var at samhandlingen var god, særlig ved at politiet tidlig ledet hele innsatsen. Evalueringen viste også betydningen av tidlig samfunnsmedisinsk kompetanse og miljø/naturkompetanse på skadestedet. Evalueringen gikk ikke inn på årsaker, heller ikke nødetatenes interne prosedyrer.

Vestfold interkommunale brannvesen (VIB) initierte i tillegg en egen evaluering, finansiert med skjønnsmidler fra Fylkesmannen. Evalueringen ble gjennomført av revisjonsfirmaet PWC. Hovedkonklusjonen i denne evalueringsrapporten var at VIB bør søke å styrke evnen til å lede større og /eller langvarige innsatser, eller innsatser som krever særskilt materiell eller kompetanse. Dette bør VIB gjerne søke å styrke i et samarbeid med nabobrannvesen. I tillegg var det flere interne forhold i VIB som ble dekket.

Hovedkonklusjonen kan Fylkesmannen stille seg bak., Den er identisk med embetets egen evalueringsrapport fra 20156, etter funn av hvitt pulver på postterminalen i Stokke. Fylkesmannen inviterte i desember 2018 brannsjefer i kasernerte brannvesen i fylkene Telemark, Vestfold og Buskerud til et dialogmøte som et forsøk på å initiere en prosess som kan legge grunnlaget for å styrke det regionale brann- og redningssamarbeidet. Det er etablert et regionalt brannfaglig råd under ledelse av regionbrannsjef. Fylkesmannen bidrar med sekretariatsstøtte. Hvilke direkte tiltak som treffes er på rapporteringstidspunktet ikke klart.

Som en oppfølging av embetets evalueringsrapport etter Revac, initierte Fylkesmannen en utredning med mål om å styrke gripbare kapasiteter for prøvetaking og analyse ved giftig utslipp til jord, luft og vann. Dette har ved flere hendelser vist seg å være en svakhet og er noe det ofte oppstår tvil rundt. Prosjektet er ikke ferdigstilt på rapporteringstidspunktet.  

3.2 Avvik på oppdrag i tildelingsbrevet og/eller faste oppgaver i virksomhets- og økonomiinstruks

3.2.1 Tverrsektorielle oppdrag/oppgaver

Ikke noe å rapportere ut over det som er anført foran om tverrsektorielle oppgaver og samordning, jf. 0-24-oppdraget, stat-næringsliv, planportalen.no, m.v.

Ingen avvik

3.2.2 Arbeids- og sosialdepartementet

Intet å rapportere.

3.2.3 Barne- og likestillingsdepartementet

Intet å rapportere

3.2.4 Helse- og omsorgsdepartementet

Ingen avvik utover for lavt antall tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester

3.2.5 Justis- og beredskapsdepartementet

Intet å rapportere

3.2.6 Klima- og miljødepartementet

Ingen avvik.

3.2.7 Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Ingen avvik

3.2.8 Kunnskapsdepartementet

Ingen avvik.

3.2.9 Landbruksdepartementet

Fylkesmannen i Vestfold, landbruksavdelingen har vanligvis lagt hovedtyngden av kontrollarbeidet til årets siste halvdel. Tørken rammet vårt fylke hardt sommeren 2018, og allerede fra tidlig i juli fikk kommunene og FM ekstraarbeid med rådgivning, feltkontroller og informasjonsarbeid knyttet til avlingssvikt. Hele høsten krevde søknader om erstatning for klimabetinget avlingssvikt store deler av kapasiteten til forvaltningen. Vi var tvunget til å nedprioritere enkelte oppgaver.

Det ble på sensommeren fattet beslutning om at kontrollarbeidet måtte vike til fordel for erstatningssaker. Fylkesmannen i Vestfold gjennomførte derfor ikke kontroll i henhold til risikobasert kontrollplan i 2018.

Forvaltningskontrollene som er gjennomført, er revisjon av skogfond i to kommuner.

Foretakskontrollene som er gjennomført, er kontroll av alle veterinære reiser for én veterinær i én periode og kontroll av én sak ang. tidligpensjon til jordbrukere

Kontroll av foretak knyttet til husdyrkonsesjon er nedprioritert i 2018 til fordel for erstatning klimabetinget avlingssvikt.

På grunn av prioritering av erstatning for klimabetinget avlingssvikt, ble ikke planlagt kontroll av NMSK-skogsbilveger (Vedlikeholdskontroll av veger som ble bygd eller ombygd med tilskudd og ferdigstilt i 2013) og kontroll av erstatning avlingssvikt (kommunenes oppfølging av meldeplikt).

3.3 Særskilte rapporteringskrav fra tildelingsbrevet

Hvilke utfordringer opplever FM at NAV-kontorene har med KVP (fra kapittel 7.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal beskrive situasjonen for kvalifiseringsprogrammet (KVP) i fylket, herunder: I hvilken grad blir personer i målgruppen for programmet vurdert med hensyn til deltakelse og får de som har krav på det, tilbud om program; Hva kjennetegner NAV-kontor som jobber godt med KVP, og hvilke utfordringer opplever Fylkesmannen at NAV-kontorene har i arbeidet med KVP; Hvilke virkemidler benytter Fylkesmannen for å understøtte kommunenes arbeid for å øke bruken av KVP.

I alle dialogmøtene Fylkesmannen har hatt med NAV-kontorene har vi tatt opp regler knyttet til KVP og hatt fokus på om innføring av aktivitetsplikten har ført til økt deltakelse i KVP, da det er forutsatt at KVP skal vurderes før det settes vilkår om aktivitet etter § 20a. Enkelte kommuner melder om at det er en økning i antall deltakere på KVP knyttet til innføring av aktivitetsplikt, mens antall KVP-deltakere ikke har økt i andre kommuner. Vi registrerer en økning i antall KVP-deltakere fra 163 deltakere pr. desember 2016 til 205 deltaker pr. desember 2017, mens det er registrert 166 KVP-deltakere pr. november 2018. Gjennomsnittlig antall KVP-deltakere gjennom året for disse 3 årene er 170 i 2016, 184 i 2017 og 182 i 2018. 

NAV-kontorer som arbeider godt med KVP kjennetegnes ved at de har god kompetanse og kunnskap om KVP-reglene, de følger tett opp nye sosialhjelpssøkere og forestår en stor del av oppfølgingsarbeidet selv. Kontorene har god oversikt over langtidsmottakere av sosialhjelp og har til enhver tid fokus på hvilke personer som kan være aktuelle for KVP.

Vi har gjennomført tilsyn med bruk av vilkår om aktivitet etter § 20a ved ett NAV-kontor i 2018 og har spesielt vært opptatt av om personer som har krav på det får tilbud om KVP før det settes krav om aktivitet. Tilsynet avdekket manglende kunnskap om KVP-regelverket og kommunen var ikke kjent med at rett til KVP skal vurderes før det settes vilkår om aktivitet. Flere kommuner har tidligere meldt manglende kunnskap om KVP-regelverket i tillegg til mangel på arbeidsforberedende tiltaksplasser og for liten tid til oppfølging, som utfordringer de har i KVP-arbeidet. Vi har i 2019 avtalt oppfølging av tilsynet, herunder opplæring i KVP-reglene. Vi vil også tilby opplæring i endringene i KVP-reglene til alle NAV-kontorene i løpet av 2019.

Vilkår for aktivitet for de under 30 år... (fra kapittel 7.3.1.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal beskrive kommunenes erfaring med  aktivitetsplikt for mottakere av økonomisk stønad under 30 år. Herunder om aktivitetsplikten bidrar til overgang til arbeid og utdanning.

Kommunenes erfaringer med aktivitetsplikten har vært tema i alle Fylkesmannens møter med NAV-kontorene.

For flere kommuner har ikke innføringen av aktivitetsplikten ført til endring i hvordan NAV-kontoret jobber med mottakere av sosialhjelp i denne aldersgruppen. Enkelte kommunen har etablert flere tiltak, både egne eller i samarbeid med tiltaksleverandører, for å møte kravet om å kunne tilby aktivitet.

Noen kommuner registrerer en økt overgang til arbeid og utdanning, men enkelte påpeker at overgangen til arbeid eller utdanning for en del tjenestemottakere blir kortvarig, slik at registeringen må foregå over et lenger tidsperspektiv for å kunne vurdere om overgangen er mer varig.

Kommunene erfarer at det er kvaliteten og innholdet i aktivitetene som tilbys som er avgjørende, ikke at tjenestemottaker risikerer at stønaden kan reduseres ved manglende oppfyllelse av vilkåret. Det erfares også at det å sette vilkår krever tett og individuell oppfølging av den enkelte, noe som krever betydelig med ressurser.

Mange av de yngste tjenestemottakerne har droppet ut av/ikke fullført videregående, har ofte sammensatte problemer og trenger mye oppfølging, også etter at de har kommet i arbeid og for at overgangen kan bli varig.

Alle NAV-kontorene fikk i 2018 tilbud om opplæring i bruk av vilkår etter §  20a (aktivitetsplikten). Av klagesaker framgår det at NAV-kontorene ofte har problemer med å fastsette vilkår i tråd med lovens bestemmelser, særlig der vilkårsbrudd fører til redusert stønad. Vi har gjennomført tilsyn med bruk av vilkår om aktivitet ved ett NAV-kontor.

Vi har ikke tilstrekkelig verifiserbar kunnskap til å kunne hevde at aktivitetsplikten bidrar til overgang til arbeid og utdanning.

Fylkesmannen skal rapportere på antall gjennomførte tilsyn... (fra kapittel 7.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall gjennomførte tilsyn med kommunenes oppfølging av krisesenterloven.

Det følger av tildelingsbrevets pkt 7.3.2.1 at Fylkesmannen skal rapportere på gjennomførte tilsyn med kommunenes oppfølging av krisesenterloven.   
I Vestfold har alle fylkets kommuner, bortsett fra Svelvik og Sande, inngått en samarbeidsavtale om et felles krisesentertilbud. Krisesenteret i Vestfold er beliggende i Tønsberg, og Tønsberg er således vertskommune. Kommunene Sande og Svelvik har samarbeidsavtale med Drammensregionens interkommunale krisesenter.
Lov om krisesenter omtaler ikke hvor hyppig Fylkesmannen skal føre tilsyn. Av BLDs veileder for fylkesmennenes tilsyn med krisesentrene går det frem at den enkelte fylkesmann selv må ta stilling til hvor hyppig det bør føres tilsyn i hver kommune.
Fylkesmannen åpnet i 2016, etter initiativ fra BLD, tilsyn med kommunenes krisesentertilbud for utsatte grupper.

Tilsynet vi åpnet i 2016 avklarte at Vestfold-kommunene ikke hadde et krisesentertilbud til voldsutsatte personer i aktiv rus og/eller med omfattende/behandlingstrengende psykiske lidelser, da disse ikke kan bo på krisesenteret av hensyn til brukerne for øvrig. Krisesenteret tar i mot menn og personer med funksjonsnedsettelser. Vestfoldkommunene var jevnt over ukjente med både lovkravene og hvilke grupper krisesenteret ikke tok i mot. 
Gjennom 2017 var Fylkesmannen  i regelmessig kontakt med leder av krisesenteret og Tønsberg som vertskommune for å følge opp arbeidet med å få et krisesentertilbud på plass for nevnte utsatte grupper.

Den 13. 02.18 arrangerte Krisesenteret i Vestfold, i samarbeid med RBUP et stormøte der temaet var «Krisesentertilbud til sårbare grupper – kartlegging og erfaringsdeling». Den 8.02.2018 sendte Fylkesmannen igjen ut et brev til samarbeidskommunene der de på nytt ble bedt om å redegjøre for status i forhold til hvordan personer i de sårbare gruppene tilsynet omhandler, nå var ivaretatt av de ulike kommunene og frem til varige løsninger er på plass. I tilbakemeldingen fra kommunene beskriver fire av åtte kommuner at de nå har løsninger som ivaretar  krisesentertilbudet for de sårbare gruppene som  tilsynet omfatter.

Videre har Krisesenteret i Vestfold siste året vært under ombygging. Etter nyåpning kan Krisesenteret i Vestfold også ivareta behov for beskyttelse også for utsatte grupper. På bakgrunn av den løpende dialogen med krisesenteret, som også har vært et nyttig bidrag inn i vår risiko- og sårbarhetsanalyse overfor krisesentertilbudet som sådan, åpnet ikke Fylkeskommunen noe nytt tilsyn med kommunenes krisesentertilbud i 2018. Et slikt tilsyn er imidlertid planlagt i 2019.  

Fylkesmannen skal redegjøre for bakgrunnen for og konsekvenser... (fra kapittel 7.3.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for bakgrunnen for og konsekvenser av eventuelle nedleggelser av krisesentrene eller reduksjon i tilbudet.

Av tildelingsbrevet pkt. 7.3.2.2 går det frem at Fylkesmannen skal redegjøre for bakgrunnen for og konsekvenser av eventuelle nedleggelser av krisesentrene eller reduksjon i tilbudet.
I Vestfold er det ingen planer om nedleggelse av fylkets eneste Krisesenter eller redusere krisesentertilbudet. Krisesenteret flyttet inn i nye lokaler høsten 2018. Tilbudet til brukerne vil i denne forbindelse bli noe forsterket. Det vises i denne forbindelse til våre kommentarene overfor, i forbindelse med Fylkesmannens ekstraordinære tilsyn med kommunenes krisesentertilbud av 2016, som ble fulgt opp i 2017 og 2018.  

Fylkesmannen skal rapportere på antall behandlede søknader... (fra kapittel 7.3.2.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall behandlede søknader, og fattede vedtak inndelt i innvilgelser, avslag og avvisninger knyttet til hver sakstype, etter ekteskapsloven, anerkjennelsesloven og brudvigjingslova i årsrapporten.

Fylkesmannen skal rapportere på andelen separasjons- og skilsmissesøknader som er mottatt digitalt.

Se vedlagte tabell

Fylkesmannen skal rapportere på antall fattede vedtak... (fra kapittel 7.3.2.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall fattede vedtak etter barneloven i årsrapporten.

I 2018 har vi fattet 3 vedtak etter barneloven § 55. Sakene gjaldt fastsettelse av foreldrenes avtale om foreldreansvar, fast bosted og samvær. Vi vurderte at vilkårene var tilstede for at Fylkesmannen kunne gi avtalen tvangskraft, herunder om avtalen var til barnets beste. Vi ser at det er få slike anmodninger. Året før fattet vi 1 vedtak og året før der 2 slike vedtak.

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid... (fra kapittel 7.3.2.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med veiledning og informasjon på familierettens område, herunder om mekling. Dette kan for eksempel være hvilke typer saker som dominerer, utviklingstrekk og utfordringer. Det er også av interesse å få opplyst hvem som kontakter Fylkesmannen.

Avdeling oppvekst og opplæring har hatt flere henvendelser knyttet til veiledning og informasjon på familierettens område. Det er primært foreldre som henvender seg. Vi får flest henvendelser om hvordan allerede inngåtte samværsavtaler kan endres og hvordan gjennomføre samvær, når den andre foreldre ikke samarbeider. Flere foreldre ønsker veiledning om spørsmål knyttet til fordeling av utgifter i forbindelse med samvær. Vi har merket oss at det er en nedgang i henvendelser  fra publikum vedrørende spørsmål etter barneloven, og erfarer at mange får god veiledning fra Familievernkontorene.Henvendelsene er besvart iht. lovverk, retningslinjer og veiledere.

Fylkesmannen skal rapportere på antall saker... (fra kapittel 7.3.2.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall saker hvor det er gitt ut opplysninger om den adoptertes biologiske opphav i saker hvor fylkesmannen har gitt adopsjonsbevilling.

Embetet mottok i 2018 til sammen 27 henvendelser fra personer som ønsket opplysninger om biologisk opphav.

Etter ny adopsjonslov, som ble iverksatt fra juli 2018, fikk også adoptivbarnets etterkommere rett til opplysninger om hvem som var opprinnelige foreldre dersom den adopterte var død. Fire av henvendelsene med spørsmål om biologisk opphav kom fra adoptivbarn etterkommere.

Fylkesmannen skal rapportere på antall tilsyn... (fra kapittel 7.3.2.7 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall tilsyn med familievernkontorene.

Vi har gjennomført tilsyn med de to familievernkontorene i  fylket. Tema for året tilsyn var  «barnets beste» i meklingssaker

Bakgrunnen for at Fylkesmannen valg av tema, er den senere tids oppmerksomhet på barnet som selvstendig subjekt i offentlig saksbehandling. Selv om familievernkontorenes arbeid i stor grad retter seg mot foreldre, er det likevel slik at flere av bestemmelsene i lovverket som regulerer virksomhetene, peker på barnas stilling og rettigheter. Vurderingen av barnets beste henger nært sammen med barnets rett til å bli hørt.

Dagens regelverk er lagt opp til at barna primært blir hørt gjennom sine foreldre.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Fylkesmannen i Vestfold finner at Familievernkontorene i  Vestfold har fokus på beslutninger som er til barnas beste innenfor rammene for gjeldene regelverk.

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Vi intervjuet ansatte og ledere.

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid...(2) (fra kapittel 7.3.2.8 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med veiledning og informasjon på universell utforming.

Universell utforming er tema i plansaker. Videre har dette vært tema i undervisningsopplegg som kommunene har deltatt i.

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med å fremme likestilling... (fra kapittel 7.3.2.9 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med å fremme likestilling knyttet til ulike diskrimineringsgrunnlag i aktuell lovgivning.

Oppvekstavdelingen har en egen likestillingsgruppe som hvert år prioriterer hva innenfor likestillingsområdet vi spesielt skal framheve overfor kommunene eller den enkelte virksomhet. I 2018 har vi, som året før, lagt vekt på forståelse og etterlevelse av den delen av likestillingsregelverket som berører alle med funksjonsnedsettelse. Dette for å støtte opp under 0-24-oppdraget, og ytterlige koble dette til lovplikter. I tillegg har vi også brukt Barnekonvensjonen til å ta et "likestillingsperspektiv" inn mot samme målgruppe. Vi mener det er grunnlag for å påstå at barn ikke har vært likestilt med voksne med tanke på rettsbeskyttelse.

På barnehageområdet har vi invitert barnehagene til et seminar hvor temaet har vært likestilling i barnehagene. Likestillingssenteret har stått for innholdet på seminaret.

Fylkesmannen skal redegjøre for implementeringstiltak... (fra kapittel 7.3.2.10 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid på området barnevern og skole, herunder digitalt kurs modul 1 og veilederen.

Embetet har informert om veilederne på barnevernlederforum. Videre har vi deltatt sammen med skoleansvarlige på institusjonene på Bufetats "fagsamling om opplæring og samarbeid skole - barnevern"  der blant annet "samarbeidsdokumentet" og opplæringsportalen SE MEG ble presentert. 

Fylkesmannen skal utarbeide en årsrapport... (fra kapittel 7.3.2.11 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal utarbeide en årsrapport om tilsynsvirksomheten ved barneverninstitusjoner, omsorgssentre og sentre for foreldre og barn, jf. forskrift om tilsyn med barn i barnevernsinstitusjoner for omsorg og behandling § 14 og forskrift for sentre for foreldre og barn §28.

Det er utarbeidet årsrapport om tilsynsvirksomheten ved barneverninstitusjoner. Denne er sendt Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet med kopi til Helsetilsynet

Akuttberedskap i kommunene (fra kapittel 7.3.2.12 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere status på barnevernstjenestens akuttberedskap i alle kommunene i fylket, herunder om alle har en forsvarlig akuttberedskap.

Fylkesmennene skal redegjøre for embetenes vurdering av kvalitet og risiko i barnevernet i fylket.

Fylkesmannen har fulgt opp kommunene på dette området gjennom 2018, slik det går fram av oppdraget. Alle kommunene har en forsvarlig akuttberedskap.

I Vestfold ivaretar den interkommunale barnevernvakta i Vestfold akuttberedskap for følgende barneverntjenester: Horten, Tønsberg, Holmestrand med Sande, Re, Færder, Sandefjord og Larvik. Svelvik kommune har samarbeidsavtale med  den interkommunale barnevernvakten i Drammen.

Begge barnevernvaktene har aktiv vakt kombinert med beredskapsvakt/bakvakt. 

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale... (fra kapittel 7.3.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale helse- og omsorgstilbudet i fylket utvikles i henhold til retning og målsettinger i Omsorgsplan 2020, herunder Demensplan 2020.

For å ivareta vårt oppdrag har vi prioritert kontakt med kommunene gjennom noen sentrale arenaer. Denne kontakten gir oss et bilde av situasjonen i kommunene. Gjennomgang av kommunenes planer har også gitt oss et grunnlag hvor vi har sett både status og utfordringer.

Fylkesmannen har videreført drift av forum "Omsorg 2020" der kommunalsjefer, ledelse av sykehuset, Fylkeskommunen v/utdanningsdirektøren, opplæringskontoret for off. sektor, NAV, USHT, organisasjoner og brukerrepresentanter deltar. Dette er et aktivt forum der vi når ut med relevant stoff innenfor de aktuelle satsingsområder. Deltakerne rapporterer tilbake om utvikling, eks. "Prosjekt samhandlingsforløp" som er et fellesprosjekt mellom spesialisthelsetjeneste og kommunene . Menn i Helse prosjektet rapporterer også inn i dette forumet. Vi har to møter årlig og i høstmøtet var hovedtema "Leve hele livet reformen".

Vi har også et tett samarbeid med USHT med deltakelse i fag og styringsråd og som samarbeidspartner i planlegging av "Leve hele livet"

Vi har også etablert en samarbeidsarena med bla Universitetet i Sørøst Norge i "Helsetankesmia" der vi bidrar til å tenke utvikling på helse og omsorgsfeltet.

Vi har gjennomført kommunebesøk i alle Vestfoldkommunene der tema "Omsorg 2020", herunder velferdsteknologi, demensplan, kompetanse, habilitering og psykisk helse/ rus har vært tema.

Kommunene rapporterer om stor aktivitet på alle områder. Samtlige kommuner har søkt midler fra flere av tilskuddsordningene. Vi ser en høy aktivitet på velferdsteknologiområdet. Alle kommunene utenom en er med i det nasjonale velfersteknologiprosjektet med Skien kommune. I tillegg er flere kommuner aktive med implementering av annen velferdsteknologi som medisineringsstøtte, mm.

Alle kommunene deltar i Nettverk for koordinerende enhet, og på området psykisk helse/ rus har alle kommunene etablert egen enhet for rus/ psykisk helse med et veldrevet samarbeidsforum som Fylkesmannen deltar i.

Gjennom denne kontakten er vår vurdering at det samlet sett er en god utvikling på satsingsområdene for Omsorg 2020. Sett i sammenheng med at de fleste kommunene er eller har nylig vært igjennom kommunesammenslåing, og en stram økonomisk situasjon, ser vi fortsatt at det drives tjenesteutvikling.

Rapportere på resultatoppnåelse... (fra kapittel 7.3.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Rapportere på resultatoppnåelse for tilskuddsordninger 765.60 og 765.62.

Kap. 0756.62: Kommunalt rusarbeid
Alle kommunen i Vestfold er omfattet av tilskuddsordningen. I 2018 ble det innvilget tilskudd til 12 nye stillinger og videreføring av 44 stillinger innen kommunalt rusarbeid. Samtidig finansierer kommunene stillinger som tidligere ble dekket av tilskuddsmidler.

Kap. 0765.60  - Langvarige og/eller sammensatte
Denne tilskuddsordningen er lite utnyttet i Vestfold. Hovedårsaken til dette er at det ikke er etablert ACT/FACT team i fylket.Vi har siden oktober 2017 hatt dialog med Sykehuset i Vestfodl HF og Larvik om etablering av FACT team. Vi har nylig fått bekreftet at sykehuset og kommunen vil søke om tilskudd til forprosjekt FACT team i 2019. I 2018 ble det innvilget tilskudd til 5 tiltak etter overgangsordningen.

Kap. 0765.60 - Psykologer
Alle kommunene i Vestfold er omfattet av denne tilskuddsordningen. Det ble innvilget tilskudd til 4 nye psykologstillinger og videreføring av 22 psykologstillinger. Målgruppen for psykologene er jevnt fordel mellom barn/unge og voksne.

Samlet vurdering av hvorvidt... (fra kapittel 7.3.3.2.2 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale rusarbeidet i fylket utvikles i henhold til retning og målsettinger i opptrappingsplanen.

I tillegg bes Fylkesmannen om samlet rapportering i årsrapporten på gjennomføring av tiltak i oversendt virksomhetsplan for arbeidet i 2018 med psykisk helse og rus, jamfør Opptrappingsplanen for rusfeltet.

Etter Fylkesmannens vurdering har kommunene i Vestfold utviklet sitt rusarbeid i tråd med opptrappingsplanen. Kommunene har tilført rusarbeidet flere ressurser, utviklet tjenestetilbudet og fått høyere kompetanse i tjenestene. Det er likevel forskjeller mellom kommunene, både med hensyn til økonomisk handlefrihet, behov og ambisjonsnivå. Noen kommuner som har hatt mange stillinger finansiert gjennom tilskuddsmidler har benyttet økningen i frie midler til å overta finansieringen. Andre kommuner har kunnet benytte økningen i frie midler til å styrke tjenesten med nye stillinger.

Alle tiltakene som er beskrevet i vår virksomhetsplan/aktivitetsplan 2018 for arbeidet med psykisk helse og rus er gjennomført som planlagt. 

Rapportere på resultatoppnåelse... (fra kapittel 7.3.3.3.1 i TB)

Rapportere på

Rapportere på resultatoppnåelse for tilskuddsordningen til kommunene 0762.60.

8 kommuner i Vestfold søkte tilskudd, og de fikk samlet tildelt 900.000. Seks av kommunene søkte om overføring av midlene siden midlene kom sent på året. Alle kommunene har frisklivssenter, men noe varierende hvilken aktivitet. De store kommunene har flere ansatte og mye aktivitet, mens de mindre kommunene har mer begrensede aktiviteter. De rapporterer på måloppnåelse første april, og vi har derfor ikke full oversikt over siste utvikling og bruk av midlene. Det er mye aktivitet, de iverksetter stadig tilbud til flere grupper, og vår vurdering at det er mye god tjenesteutvikling i flere av kommunene, spesielt de største kommunene.

Samlet vurdering av hvorvidt tilbudet... (fra kapittel 7.3.3.3.2 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt tilbudet innen habilitering og rehabilitering i fylket utvikles i henhold til retning og målsettinger i opptrappingsplanen.

Alle Vestfoldkommunene søkte og fikk tildelt tilskudd i 2018. I 2017 la vi vekt på at kommunene skulle lage en plan for habilitering og
rehabilitering hvor de gjorde en analyse av kommunens situasjon og behov, og en plan for hvilke tiltak de ville satse på . Av 9 kommuner hadde 7 kommuner på plass en habilitering og rehabiliteringsplan som var politisk behandlet og forankret i kommunens ledelse. De to siste kommunene var i gang med arbeidet.

I gjennomgang av de tilsendte planene så vi på om breddekompetansen i tjenesten var vurdert, herunder ergoterapi, logoped og annen kompetanse. Kapasitet, KE sin rolle, håndtering av IP og Koordinator, involvering av brukerorganisasjoner, og samarbeid med spesialisthelsetjenesten.

Alle disse elementene er vurdert i kommunens planer og i søknad om tilskuddssøknad. Kommunene har vektlagt noe ulikt i forhold til temaene, og også prioritert noe ulikt i forhold til satsingsområder. I
gjennomgang av den enkelte søknad har vi kommentert dersom vi mener det er spesielle forhold kommunen bør sikre eller vurdere i det videre arbeidet, ved neste rapportering eller før neste søknad. Alle kommunene har ivaretatt hovedtemaene i tilstrekkelig grad.

Alle kommunene har etablert en tydelig og forankret Koordinerende enhet, og det har vært drevet en del opplæring av Koordinatorer.
Det er også et veldrevet nettverk for ledere av KE fra alle kommunene.

Tre kommuner har søkt om å få overført hele eller deler av
tilskuddsmidlene som ble gitt i 2018. Det viser seg at noen kommuner kommer sent i gang med planlagte tiltak, og vi vil følge ekstra med i 2019 på om kommunene kommer raskere i gang med å benytte midlene til de relevante tiltakene de har søkt om og som absolutt ligger innenfor opptrappingsplanens formål.

Vergeregnskap (fra kapittel 7.3.4.1.1 i TB)

Rapportere på

Embetene skal i årsrapporten rapportere på antall og andel kontrollerte vergeregnskap, samt antall verger som er under oppfølging på bakgrunn av ikke godkjente vergeregnskap. Rapporten skal også inneholde hvor mange verger som er fratatt oppdrag i løpet av 2018 på bakgrunn av regnskapskontroll.

Vi har fått inn vergeregnskapet fra samtlige verger som har regnskapsplikt. Noen få sendte først inn vergeregnskap etter at vi varslet om bytte av verge. Videre fulgte vi opp eventuelle avvik. Vi har ikke brukt tilsynsaktiviteten for de sakene som ble fulgt opp etter at regnskapsgjennomgangen, men alle avvik skal nå være lukket. For øvrig fikk vi god tilbakemelding fra revisjon på vårt arbeid med regnskapskontrollen. Ingen verger er fratatt sine vergeoppdrag i løpet av 2018 på bakgrunn av regnskapskontrollen.

For øvrig gjennomgås alle regnskap som sendes inn ved avslutning av vergeoppdrag.

Gjennomgang av oppdrag med advokat som verge (fra kapittel 7.3.4.1.2 i TB)

Rapportere på

Embetene skal i årsrapporten rapportere på resultatet av gjennomgangen av oppdrag hvor det blir benyttet advokat som verge med timebetaling etter offentlig salærsats jfr. oppdrag 3.3.2.1.2 i tildelingsbrevet. Dersom oppdraget ble rapportert avsluttet i 1. tertial bortfaller rapporteringskravet.

Vi har fortløpende oppfølging av advokatverger på offentlig salærsats. Det kan dreie seg om 60-80 oppdrag. Dette arbeidet er ikke avsluttet. Vi måtte bl.a. sette en del oppfølging på vent grunnet sammenslåing av fylkesmannsembetene. Vi har nok ikke brukt tilsynsaktivitetene i VERA for disse sakene.

Tilsyn (fra kapittel 7.3.4.1.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten kort redegjøre for tilsyn utover vergeregnskapskontroll som er gjort med vergene i sitt område i 2018. Fylkesmannen skal også kort beskrive hva tilsynene har avdekket og hvordan avvik er fulgt opp.

Vi har sendt ut brev med rapportering til samtlige faste verger i 2018. Vi har purret opp de som ikke leverte inn, og denne jobben var ferdig i september 2018. Vi rakk ikke å følge opp mer, men i årshjulet for 2019 har vi lagt inn at de av vergene som ønsket samtale med fylkesmannen skal få dette. Vi har også planlagt enkelttilsyn for noen få verger hvor vi kvalitetssikrer opplysningene i rapporten, bl.a. med samtaler med vergehaver, omsorgsapparatet, pårørende m.m. I tillegg har vi hatt hendelsesbaserte tilsyn basert på varsling. Vi har ikke brukt tilsynsaktiviteten i Vera. I tilfeller hvor vi har konstatert avvik har vi sendt varsler til verge, og noen verger er også byttet ut. 

Samtale med vergehaver (fra kapittel 7.3.4.1.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på andelen opprettede vergemål for voksne i 2018 hvor det er gjennomført samtale med vergehaver. Fylkesmannen skal i tillegg redegjøre for hovedgrunnene til at samtaler eventuelt ikke er gjennomført.

Vi forsøker å gjennomføre samtale i alle saker om vergemål. Etter føringer fra departementet, gjennomfører vi også samtale der vergehaver ikke er samtykkekompetent. Samtalene gjøres pr. telefon.I de tilfellene vi fra lege eller andre får opplyst at det formålsløst eller uhensiktsmessig å gjennomføre samtale, lar vi være å kontakte vergehaver. Eksempler på dette er når personen har langtkommet demens, i koma osv. Hvis vi ikke får tak i personen etter flere forsøk, legger vi et skriftlig samtykke til grunn for oppnevningen.

Individtilpasning av vergemål (fra kapittel 7.3.4.1.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort, overordnet beskrivelse av hvordan embetet har arbeidet med å individtilpasse mandater, både ved opprettelse av nye vergemål og ved lgjennomgang av gamle saker.

Arbeidet med å individtilpasse mandater er styrket gjennom 2018. Dette gjøres gjennom samtale med vergehaver, nærstående, hjelpeapparat osv. Vergens mandat er gjerne generelt utformet i vergefullmakten, dersom mandatet ikke er begrenset til en spesiell oppgave. Men vedtaket inneholder opplysninger om individtilpasningen i det enkelte tilfellet. Mandatene blir endret underveis i vergemålet når vi mottar informasjon som tilsier at det er behov for endring. I forhold til gamle saker gjennomgås dette ved behov, og ved endringer av vergemål/bytte av verge. Vi innhenter da ofte ny legeerklæring for å vurdere behov og mandat. I noen tilfeller oppheves vergemålet der vi ser at det ikke lenger er et behov.

Fremtidsfullmakter (fra kapittel 7.3.4.1.7 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse av hvordan embetet har arbeidet for å øke bruken av fremtidsfullmakter. 

Vi har vært rundt å snakket om fremtidsfullmakter i advokatforeningen og i diverse pensjonsistforeninger. Vi har også undersøkt med pensjonistskolen, og fikk da opplyst at fremtidsfullmakter var pensum. Vi opplyser også om fremtidsfullmakter i vår veiledning overfor publikum og når vi har innlegg for kommuner m.m.

Årsrapportering rettshjelp (fra kapittel 7.3.4.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapportløsningen rapportere på antall innkomne, innvilgede og avslåtte søknader for perioden, fordelt på henholdsvis fritt rettsråd og fri sakførsel. Fylkesmannen skal også rapportere på gjennomsnittlig saksbehandlingstid og på antall restanser. Hva gjelder de innvilgede sakene, skal rapporteringen gi en oversikt over forekomsten av økonomisk dispensasjon, samt totale advokatutgifter og evt. andre utgifter som er innvilget i aktuelle periode, fordelt på saksområde. Av rapporteringen skal det videre fremgå hvorvidt det er gitt avslag som følge av økonomisk overskridelse eller av andre grunner i henhold til skjema over rettshjelpsstatistikk fra Statens sivilrettsforvaltning.

Fylkesmannen skal rapportere på forbruk for året samt forventet forbruk på kap. 470, post 01 for påfølgende år. Eventuelle avvik skal begrunnes. Fylkesmannen skal umiddelbart informere SRF dersom det er andre vesentlige risikoer eller avvik på området.

SRF har fått informasjon via statistikkskjema angående de ulike saksområder på rettshjelpområdet.  Årets forbruk er på kr. 5.120 563. Forbruk for 2019 er vanskelig å anslå siden vi er slått sammen med Telemark fra 01.01.19. 

Fylkesmannen skal rapportere på forventet forbruk... (fra kapittel 7.3.4.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på forventet forbruk på kap. 470, post 01 inneværende og påfølgende år. Eventuelle avvik skal begrunnes.

Utbetalt kr 5 120 563 i 2018. Påfølgende år er vanskelig å estimere siden vi skal fusjonere med Fylkesmannen i Telemark.

I forbindelse med introduksjonsordning... (fra kapittel 7.3.4.3.1 i TB)

Rapportere på

I forbindelse med introduksjonsordning for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven) skal fylkesmannen skal rapportere på antall klagesaker, hva klagen gjelder og utfallet av klagen.

Vi mottok totalt 36 klagesaker til behandling i 2018 (14 saker i 2017). 33 av sakene ble ferdigbehandlet i 2018. 24 saker gjaldt avslag på forlengelse av introduksjonsprogram, hvorav 23 saker ble stadfestet og 1 sak ble opphevet og sendt tilbake for ny behandling. 3 saker gjaldt stans av introduksjonsprogram og alle ble stadfestet. I disse 3 sakene har kommunen kun fattet vedtak om stans av introduksjonsprogrammet og ikke stans av opplæring i norsk og samfunnskunnskap. Vi har gjort kommunene oppmerksom på dette i de 3 sakene. 4 saker gjaldt rett og plikt til introduksjonsprogram hvorav 1 sak ble omgjort og 3 saker ble stadfestet. 1 sak gjaldt innhold i program og denne ble stadfestet. 1 sak gjaldt fritak fra plikt til opplæring i norsk og samfunnskunnskap og denne ble stadfestet.

På området opplæring i norsk... (fra kapittel 7.3.4.3.2 i TB)

Rapportere på

På området opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere (introduksjonsloven) skal Fylkesmannen oppgi antall klagesaker, hva klagen gjelder og utfallet av klagen.

Vi har i 2018 ikke mottatt noen klagesaker etter introduksjonsloven som har omhandlet opplæring i norsk og samfunnskunnskap.

Fylkesmannen skal i årsrapporten... (fra kapittel 7.3.4.3.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten rapportere på antall statsborgerseremonier og hvor mange av nye statsborgere i fylket som har deltatt.

Statsborgerseremoni - 1 seremoni avholdt

I 2018 var det registrert 525 nye norske statsborgere i Vestfold. Av disse var det 113 påmeldte hvor av 116 deltok. Dette tilsvarer 23,67 % deltakelse. Arrangementet ble holdt 14. oktober.

Fylkesmannen skal også rapportere på.... (fra kapittel 7.3.4.3.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal også rapportere på antall årsverk i kommunene som gir opplæring i norsk og samfunnskunnskap iht. introduksjonsloven.

Vi rapporterte innen fristen til Kompetanse Norge om antall årsverk til norsk og samfunnskunnskap i kommunene i Vestfold, minus Svelvik kommune. Fullstendig rapportering fra Vestfold fylke oversendes Kompetanse Norge så snart den foreligger.

Resultatet av innrapporteringen viser at det ble benyttet 99,84 årsverk  1. halvår 2018, og  88,17 årsverk 2. halvår.

Det er en nedgang i antall nyankomne til fylket, dette har medført at det er færre elever i norsk/samfunnskunnskapsopplæring og i grunnskolen for voksne siste år, og særlig siste høst. Dette medfører behov for færre årsverk. Alle voksenopplæringssentrene er derfor i en nedbemanningsprosess, for enkelte kommuner er nedgangen svært stor.

Samfunnssikkerhet i arealplaner (fra kapittel 7.3.4.4 i TB)

Rapportere på

Beskriv kort hva embetet gjør, i tillegg til plansamlinger,for å gjøre følgende kjent i kommunene:


Vi gjennomførte i 2018 en samling i samarbeid med Telemark for kommunale plan og beredskapsmedarbeidere. Tema var ny sjekkliste for ROS og DSBs veileder for risiko og sårbarhetsanalyser. Fylkets klimaprofil brukes gjennomgående som referansedokument i kommunene.

ROS som integrert del av planer (fra kapittel 7.3.4.5 i TB)

Rapportere på

Erfarer embetet at ROS er en integrert del av planene i kommunene? Hvis ikke, gi en kort forklaring.

Vår erfaring er at helhetlig ROS i brukes som en integrert del av øvrig kommunalt beredskapsarbeid. Imidlertid kan dette utvikles. I begrenset grad brukes den av andre kommunale virksomheter slik som brann-og redning.

Utfordringer i plansaker (fra kapittel 7.3.4.6 i TB)

Rapportere på

Beskriv kort hvilke utfordringer embetene har i plansaker når det gjelder integrering av ROS.

Kommunens overordnede ROS kan i større grad være et kunnskapsgrunnlag for kommunens øvrige planprosesser. I tillegg er det en utfordring i flere kommuner at andre eksterne virksomheter ikke har deltatt i arbeidet med kommunens overordnede ROS. Imidlertid har vi forståelse for dette, og opplever tidvis det samme med egne prosesser. Næringslivet har gjerne ansvar for å levere kritiske samfunnstjenester. Deltakelse i offentlige prosesser slik som ROS krever ressurser, ressurser som gjerne ikke kan stilles til rådighet, da prosessen ikke er en direkte oppgave for den enkelte virksomhet/næringslivsaktør. 

Bruk av veileder, sjekkliste og fylkets klimaprofil (fra kapittel 7.3.4.7 i TB)

Rapportere på

Hvor mange kommuner har tatt i bruk veileder, sjekkliste og fylkets klimaprofil i planarbeid og ROS-Analyser pr. 31.12.18?

Vi har ikke data for hvor mange som har brukt den og/eller bruker klimaprofilen. Imidlertid er den kjent og brukes. Sjekklista for ROS er en del av veilederen og en noe en kommune kan velge å bruke, eller ikke. Fylkesmannen fører tilsyn med lovkrav og har ikke rutiner for å fortløpende kartlegge hvilke metoder kommunene bruker under de respektive produktene de skal produsere etter lov og forskrift.

Hensynssoner i kommuneplaner (fra kapittel 7.3.4.8 i TB)

Rapportere på

DSB har som mål at kommunene etablerer hensynssoner i kommuneplaner rundt eksisterende storulykkevirksomheter, slik at det ikke skjer en uhensiktsmessig utvikling i arealene rundt disse. Beskriv i hvilken grad dette har blitt gjennomført i nyere kommuneplaner.

På generelt grunnlag er vårt inntrykk at kommunene er godt kjent med bruk av hensynssoner, også rundt storulykkesvirksomheter.

Samordning av beredskapslaner mot storulykkevirksomheter (fra kapittel 7.3.4.9 i TB)

Rapportere på

Hvordan følger fylkesmannen opp at kommuner med storulykkevirksomheter har samordnet kommunes overordnede beredskapsplan med storulykke virksomhetens beredskapsplan?

Samordning av beredskapsplanverk er en oppgave embetet i begrenset grad kan ivareta. Å samordne beredskapsplanverk krever ressursinnsats langt ut over det embetet i dag besitter. Metoden vi bruker er å gjennomføre fagdager hvor vi samler kommuner, næringsliv og regional stat for å gjennomgå et spesifikt tema, for eksempel , vann, ekom eller strøm.

Fylkesmannen gjennomførte fagdag for offentlige myndigheter og næringslivet i 2017. Sentralt var gjennomgang av den nye veilederen for storulykke . Arbeidet med hensynssoner fanges opp i arealplanleggingen og er en gjennomgang ved mottak og behandling av kommuneplaner og reguleringsplaner. I tillegg har FM fast rutine for å hente ut informasjon fra FAST som grunnlag for tilsyn med kommunenes beredskapsarbeid. FM har oversikt over hvilke bedrifter som omfattes. Oversikten gjennomgås også uregelmessig ved at vi mottar tilsynsrapporter fra NSO. For å styrke arbeidet vil helhetlig tilsyn være en mulighet, dette gjelder samarbeid om tilsyn eller overføring av tilsynsoppgaver fra sentral tilsynsmyndighet til FM

FylkesROS (fra kapittel 7.3.4.10 i TB)

Rapportere på

Når ble siste fylkesROS gjennomført?

FylkesROS ble utviklet i 2017. Ny ROS igangsettes for det nye embetet i 2019. Embetet har fulgt opp realiserbare tiltak etter ROS, men har ikke fokusert på systematisk oppfølging ut over dette. Årsaken til dette er at det ville krevd  ressurser embetet ikke har. FylkesROS 2017 innehar 639 tiltak, tiltak som er spredd på kommuner, andre regionale statsetater mm. Oppfølging ut over  å belyse funn og behov har ikke vært mulig.  

FylkesROS - oppfølgingsplan (fra kapittel 7.3.4.11 i TB)

Rapportere på

Foreligger det en oppfølgingsplan til fylkesROS, og i så fall når ble den sist oppdatert?

Grunnet sammenslåing med Telemark er oppfølgingsplanen integrert i prosess med å slå sammen ROS for de to fylkene. Denne skal være ferdigstilt innen utgangen av 2019.

Regionale tiltak gjennomført i arbeidet med forebygging og beredskap (fra kapittel 7.3.4.12 i TB)

Rapportere på

Hvilke regionale tiltak har embetet gjennomført for å ivareta fylkesmannens ansvar for samordning i arbeidet med forebygging og beredskap?

Fagdag samband, plan, sikkerhet og øvelser for Totalforsvaret er aktiviteter gjennomført i 2018. Videre evaluering etter hendelser som ved Revac og bombefunn på Vallø for å sikre læring. I tillegg har embetet invitert inn flere næringslivsrepresentanter i fylkesberedskapsrådet for å sikre kompetanse fra samfunnskritiske tjenester slik som bank, vakt, landbruk.

Revisjon av underliggende planverk (fra kapittel 7.3.4.13 i TB)

Rapportere på

Redegjør kort for status revisjon for underliggende planverk knyttet til SBS.


Fylkesmannen har revidert egen beredskapsplan og utviklet ny for det nye embetet. Vedrørende SBS leder Fylkesmannen i Vestfold sammen med Fylkesmannen i Telemark en nasjonal gruppe for alle embeter som lager en felles regional plan for tiltak i SBS. Dette er et arbeid det ikke er grunnlag for å utarbeide pr embete, da respons og aksjon i stor grad vil være identisk.

Resultat- og økonomirapportering (fra kapittel 7.3.5.1 i TB)

Rapportere på

Rapportering på supplerende tildelinger på klima- og miljøområdet

Egen rapport er sendt

Klimaendringer og klimatilpasning i plansaker for 2018 (fra kapittel 7.3.5.2 i TB)

Rapportere på

Rapportere om hvordan klimaendringer og klimatilpasning ble tatt hensyn til i plansakene for 2018. Tilbakemeldingen skal omfatte hvilke plansaker som ble behandlet (fra planstrategi til reguleringsplaner), og i hvilken andel av disse plansakene klimaendringer var inkludert. I tillegg vil vi at Fylkesmannen gir en vurdering av hvor godt klimaendringer var ivaretatt i disse sakene: I hvor stor andel av plansakene var klimaendringer og klimatilpasning godt behandlet, mangelfullt behandlet og eventuelt om det ble gitt innsigelse i noen av sakene. 

Vi har behandlet 150 plansaker, kommunene har vært flinke til å følge opp de innspillene som Fylkesmannen og NVE gir. Kommunene innlemmer klimahensyn i hele planprosessen, fra strategiplaner til konkrete arealplaner. Vi hadde ingen innsigelser til tema klimatilpasning.

Avfallsplaner i havner (fra kapittel 7.3.5.3 i TB)

Rapportere på

Antall havner som mangler en godkjent avfallsplan og andel av innsendte avfallsplaner i havner som er godkjent eller regodkjent.

I Vestfold har vi fokusert på å få godkjent alle industrihavner samt større småbåthavner. En del kommuner har utarbeidet fellesplaner for småbåthavner, både private og kommunale, mens andre kun har levert avfallsplaner for kommunale havner. Arbeidet med mindre private småbåthavner er tidkrevende og uoversiktlig for Fylkesmannen å følge opp, arbeidet med kommunale fellesplaner vil derfor fortsette i 2019. 

Totalt har vi godkjent 16 kommersielle havner (private og kommunale) og 6 fellesplaner for småbåthavner. De seks fellesplanene representerer totalt  64 småbåthavner.

Alle småbåthavner hvor vi har mottatt avfallsplaner, er godkjent. For industrihavner avventer vi en godkjenning og en regodkjenning.

Status fremmede organismer (fra kapittel 7.3.5.4 i TB)

Rapportere på

Rapport om status for arbeidet mot fremmede organismer.

I 2018 har vi bruk tildelte midler, kr 400 000 til «tiltak mot fremmede landlevende planter» og kr 200 000 til «oppfølging av handlingsplan for stillehavsøsters». En stor del av arbeidsinnsatsen dette året har vært å skrive ferdig «Handlingsplan mot skadelige fremmede arter i Vestfold». Denne planen vil være førende for hvordan Fylkesmannen og kommunene i Vestfold skal prioritere arbeidet mot skadelige
fremmede arter i de neste årene.

Deler av summen for «tiltak mot landlevende planter» har
blitt lyst ut slik at kommunene har kunnet søke på midler. Flere kommuner i fylket er derfor godt i gang med kartlegging og bekjempelse, i første rekke på kommunal grunn (Larvik, Sandefjord og Tønsberg).  Vi har også på eget initiativ satt i gang et flerårig prosjekt på bekjempelse av rynkerose i Færder kommune i en svært verdifull strandeng, og oppstart av bekjempelse av tromsøpalme og kjempebjørnekjeks i hele Vestfold fylke. Noe midler er også satt av til kartlegging av fremmede fiskearter gjennom miljø-DNA-analyser. Den tredje kompetansesamlingen om fremmede arter ble gjennomført for kommunene i Vestfold. Denne gang ble også kommuner i Telemark invitert, og samlingen ble streamet for å nå flere brukere.

Det arbeides med en prioriteringsplan for stillehavsøsters i Vestfold. Planen vil omfatte en prioritering av områder hvor det er behov for å sette inn tiltak. Det ble sommeren 2018 utført en frivillig
plukkedugnad hvor over 8 tonn østers ble tatt opp, hovedsakelig fra
badestrender. Aksjonen var et samarbeid mellom Vestfold fylkeskommune, Oslofjorden friluftsråd og Fylkesmannen i Vestfold. 2018 var et pilotår for dugnadsprosjektet. En evaluering av arbeidet skal gjennomføres, før en mer omfattende dugnad planlegges i 2019.

Myndighetspålagt overvåking i tråd med vannforskriften (fra kapittel 7.3.5.5 i TB)

Rapportere på

Rapport om gjennomført nødvendige pålegg knyttet til myndighetspålagt overvåking i tråd med vannforskriften pr.
31.12. 2018

Vi har ikke gitt særskilte pålegg om overvåking etter vannforskriften i 2018, men har silt krav om slik overvåking i tillatelser etter forurensningsloven (larvikittbrudd, anleggskonsesjon til Bane NOR). I tillegg har vi fulgt opp krav om overvåking hjemlet i eldre tillatelser, herunder overvåking av Sandefjordsfjorden etter avsluttet oppryddingsprosjekt. Krav om overvåking er vurderingstema ved behandling av nye/endrede tillatelser. Pålegg om overvåking vil også vurderes. 

Det skal rapporteres på fylkesmannens... (fra kapittel 7.3.6.1.1 i TB)

Rapportere på

Det skal rapporteres på fylkesmannens arbeid med samordning av statlig styring av kommunesektoren etter retningslinjene i rundskriv H-2143.

Fylkesmannen gjennomfører samordnet tilsyn med helseberedskapslovgivning, sivilbeskyttelsesloven og statlige forventninger til beredskapsaktiviteter i skole og barnehage. Erfaringen med dette er svært positive. Imidlertid bør tilsynet også bygges ut med tilsyn med forurensingsforskriften §18A, og et samarbeid med DSB for tilsyn på brann - og eksplosjonsvernloven. Vedrørende tilsyn med brann og eksplosjonsvernloven gjennomfører Fylkesmannen tilsyn med kommunene etter sivilbeskyttelsesloven. Vi påpeker systemsvikt der vi ser at kommunene i kommunens overordnede ROS-analyse avdekker skogbrann som en hendelse med både middels//høy sannsynlighet og høy konsekvens, samtidig som kommunene ikke har skogbrannreserver eller andre tilsvarende tiltak. FMVE har da rutine for å gi merknad, det kraftigste virkemiddelet vi kan bruke, ettersom vi ikke fører tilsyn med brann- og eksplosjonsvernloven. Ved flere anledninger har FMs merknad blitt møtt med at brannvesenet/kommunen viser til ferske tilsyn fra sentral tilsynsmyndighet (DSB) som ikke har merknader eller avvik til brannberedskapen. FM kan da ikke argumentere for annet enn systemsvikt. En mulighet er å samarbeide om tilsyn, slik at også denne type systemsvikt fanges opp.

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse... (fra kapittel 7.3.6.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse av embetets tiltak for samordning av statlig tilsyn etter kommuneloven, herunder tilsyn fra andre tilsynsetater enn Fylkesmannen selv. Fylkesmannen skal kort opplyse om hva som er gjort for å fremme og formidle læring hos kommunene i de tilsynene som er gjennomført. Fylkesmannen skal også gi en kort og overordnet vurdering av den samlete tilsynsbelastningen på kommunene i sitt fylke, både generelt og når det gjelder enkeltkommuner. Med tilsynsbelastning menes blant annet om tilsynet krever mye ressurser i kommunen og om tilsyn er samordnet i tid.

Vi har utarbeidet felles tilsynskalender for embetet og de mest berørte øvrige tilsynsetatene. Kommunene informeres også på annet vis om embetets tilsynsplaner tidlig på året, slik at de kan være godt forberedt. Vi har store forventninger til den harmonisering, forenkling og standardisering som forhåpentlig følger i kjølvannet av det nasjonale tilsynsprosjektet, i regi av fylkesmannen i Møre og Romsdal, samt ikrafttreden av bestemmelsene i den nye kommuneloven, som tydeliggjør forpliktelsen til å delta i samordningen for de andre etatene.

Vi har også vektlagt læring av tilsyn sterkt. Det skjer i tilknytning til det enkelt tilsyn, med tydelig rom for veiledning, og tiltak for kollektiv læring, på fellesarenaer med kommunene.

Samfunnssikkerhet og beredskap 
Vi har argumentert for en styrking av Fylkesmannens tilsyn som et helhetlig tilsyn med samfunnssikkerhet i kommunene. I Vestfold gjennomføres allerede tilsynet som et helhetlig tilsyn med helseberedskapslovgivningen, sivilbeskyttelsesloven og statlige forventinger til forebygging og beredskap i skoler og barnehager. Nytt kapittel i forurensingsforskriften kapittel 18A, setter en rekke krav til kommunal beredskap. Eksempler er krav til miljørisikoanalyse, beredskapsanalyse og beredskapsplan. Kravene er til dels mer omfattende enn krav etter sivilbeskyttelsesloven med forskrift, og henger tett sammen med øvrig kommunalt beredskapsarbeid. Sammenhengen mellom forurensingsberedskap og øvrig kommunalt beredskapsarbeid fremgår av også av forurensingsforskriftens § 18A-10, samordning av beredskap mot akutt forurensning og øvrige kommunale beredskapsforpliktelser: «Kommunens beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning er en del av kommunens totale beredskapsplikt og skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsforpliktelser i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt.» Fylkesmannen vil understreke at fylkesmannsembetene besitter faglig kompetanse på både forurensing og beredskap. Tilsynet med forurensingsforskriften skal ivaretas av sentral tilsynsmyndighet. Det er flere tilsyn som ivaretas av sentral tilsynsmyndighet innenfor samfunnssikkerhet, noe som bidrar til fragmentert tilsyn fra staten. Nye større fylker med bred kompetanse vil styrke forutsetningen om å gjennomføre helhetlige tilsyn innenfor samfunnssikkerhet og beredskap. Særlig der temaene krever både helhetlig kunnskap om fag og tilsynsobjekt, og ikke minst der tilsynet rettes mot de samme prosesser og virksomheter i kommunen.

For øvrig gjennomfører Fylkesmannen samordnet tilsyn med helseberedskap og sivil beskyttelse. I tillegg omfatter tilsynet statlige krav til beredskapsaktiviteter i skole og barnehager.

Fylkesmannen skal rapportere på... (fra kapittel 7.3.6.3.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på det generelle veiledningsarbeidet om kommuneøkonomi, herunder hvilke tiltak som er iverksatt for å rapportere inn korrekte KOSTRA-data til riktig tid og veiledning til kommunene om bruken av disse dataene til styring i kommunene.

Generell veiledning  om kommuneøkonomi
En av våre sentrale oppgaver er å formidle kunnskap om budsjett- og regnskapsbestemmelsene i lov og forskrift, herunder notater, høringsutkast og standarder for god kommunal regnskapsskikk. Dette er en oppgave som løses løpende – i stor grad ved å svare på henvendelser fra kommunene.

Vi har også i 2018 drevet en aktiv veiledning, ikke minst mot nylig sammenslåtte kommuner og kommuner i overgangsfase mot sammenslåing. Selv om det er gjennomført flere sammenslåinger i Vestfold allerede, gjenstår det fortsatt tre sammenslåinger der Vestfold-kommuner er involvert. I 2020 slås som nevnt nye Holmestrand og Sande seg sammen, Svelvik kommune slår seg sammen med Drammen og Nedre Eiker, mens Re og Tønsberg blir én kommune.

Holmestrand kommune er midt mellom to sammenslåinger. Som i 2016 gjordet embetet i 2018 en analyse av den økonomiske situasjonen i Holmestrand og Sande kommuner. Denne analysen har vært en del av grunnlaget for den videre økonomiske planleggingen for den nye kommunen.

Erfaringene fra sammenslåingene som er gjennomført i fylket tyder på at det er betydelig press for å øke lånegjelda og tappe økonomiske reserver før sammenslåing. Dette så vi blant annet et eksempel på i Sande kommune, som tok sikte på å inngå langsiktige leieavtaler, og dermed i realiteten øke lånegjelda, for en kombinert barnehage og idrettshall. Kommunen ønsket å gi utbygger kommunal lånegaranti. Fylkesmannen avslo søknaden om godkjenning av denne garantien på bakgrunn av kommunens svake driftsøkonomi.

Vi ser også at kommuner, for eksempel Re, budsjetterer med negative driftsresultat før sammenslåing. Dette er neppe utypisk for sammenslåinger der minst én av kommunene er mindre enn de/den andre, men også der to kommuner er relativt jevnbyrdige. Insentivet til å låse midler i «egen» kommune før sammenslåing synes å være sterkt.

Rådgivningen og veiledningen vil derfor fortsatt ha et ekstra fokus på kommuner som står foran sammenslåing.

Vi arrangerer alltid orienteringsmøter knyttet til framleggelsen av kommuneproposisjonen og statsbudsjettet.

I 2018 hadde vi en todelt presentasjon av statsbudsjettet. Først en gjennomgang av hovedinnhold og konsekvenser for kommunene ved økonomisjefene, samme dag som framleggelsen av budsjettet. Deretter, noen dager etter, i samarbeid med KS, arrangerte vi et større møte for politisk og administrativ ledelse i kommunen, der KMD, KS og fylkesmannen deltok, og også stortingsbenken var invitert. Det er en klar positiv tilbakemelding fra kommunene om at dette opplegget er ønskelig. Det vil derfor bli videreført i 2019, sammen med kommunene i Telemark.

I 2018, som de senere årene, ble det ikke holdt et eget informasjonsmøte med økonomisjefene om kommuneproposisjonen. Dette har sammenheng med at informasjonen fra KMD til fylkesmennene ble gitt samme dag som proposisjonen ble lagt frem, og at møtet for politisk og administrativ ledelse i kommunene ble holdt dagen etter framleggelsen. Økonomisjefene kunne delta der. I tillegg har embetet god kontakt med økonomisjefene på telefon og epost i etterkant av framleggelsen. Et slikt informasjonsopplegg synes å fungere bra.

Kostra
Vi har tidligere lagt til rette for intensiv opplæring i Kostra i kommunene. Den kommunale kompetansen knyttet til utfylling av skjema og innsending av data fungerer i hovedtrekk godt, selv om det fortsatt forekommer feil. I 2018 hadde vi, som tidligere år, en gjennomgang av nøkkeltall, både før og etter foreløpig publisering, for å identifisere vesentlige feil og mangler.

Eiendomsforvaltning har vært fokusområde siden 2016, og vi har hatt tett dialog med flere av kommunene for å rette opp i feilrapporteringer. Dette arbeidet har bidratt til økt kvalitet på rapporteringen.

Vi bruker Kostra-data aktivt i styringsdialogen med kommunene. Som regel bruker vi Kostra sammen med annen fagstatistikk. Det er vår erfaring at en aktiv bruk av slike data øker graden av legitimitet i styringsdialogen. Vi oppfordrer ellers kommunen særlig til bruk av tilgjengelige Kostra-data i sine styringsdokumenter og ulike analyser internt.

Det skal rapporteres særskilt om... (fra kapittel 7.3.6.3.2 i TB)

Rapportere på

Det skal rapporteres særskilt om hvilke tiltak fylkesmannen har iverksatt for den enkelte kommune som er registrert i ROBEK og hvilke tiltak som har vært iverksatt for å forhindre kommuner som er i faresonen til å bli registrert i ROBEK, herunder hvordan pedagogiske (veiledning), juridiske (lovlighetskontroll og lånegodkjenning) og økonomiske (skjønn) virkemidler er benyttet.

Det har lenge vært vårt mål at ingen Vestfold-kommuner skal være registrert i Robek-registeret. Det er nå en kommune i fylket som er i registeret.

Svelvik kommune ble registrert i Robek i 2010 – for andre gang. Kommunen har siden vært i Robek. Fram til 2014 ble kommunens økonomiske ubalanse betydelig forverret. Fylkesmannens aktiviteter i 2013 og ved inngangen til 2014 dreide seg i betydelig grad mot rådgivning og støtte til kommunen, slik at retningen kunne snus og økonomisk balanse og kontroll gjenvinnes.

Siden den gang har embetet i større grad latt kommunen jobbe på egen hånd med nødvendige økonomiske grep. Regnskapene for 2015-2017 viste at arbeidet bar frukter. Kommunens løpende rapportering om økonomisituasjonen gjennom 2018 tyder på det samme. Vi har derfor i stor latt grad latt kommunen jobbe videre
på det økonomiske planet uten påvirkning fra embetet.

Etter planen skal kommunen dekke inn resten av underskuddet i 2018, for dermed å kunne meldes ut av Robek etter behandlingen av regnskapet våren 2019. Regnskapsprognosene for 2018 tyder på at kommunen vil klare dette.

Svelvik fikk tildelt 1,11 mill. kroner i skjønnsmidler i 2018. Halvparten av dette ble holdt igjen til framleggelse av rapporten for andre tertial, der kommunen kunne vise at man lå an til å klare budsjettert inndekning.

Det er ingen andre kommuner i Vestfold som har opparbeidet seg regnskapsmessig merforbruk, jf. regnskapene for 2017. Når det gjelder veiledning og rådgivning rettet mot kommuner med svak driftsøkonomi, viser vi til kap. 3.1.1.11 "God økonomiforvaltning i kommunene".

Spesifikk omtale av arbeid med omstilling (fra kapittel 7.3.6.4.1 i TB)

Rapportere på

Spesifikk omtale av arbeid med innovasjons- og fornyingsprosjekter i kommunene. Kort om fordeling av skjønnsmidler til formålet, herunder rapportering i ISORD, og formidling av resultatene.

Omstilling og modernisering
Embetets arbeid med omstilling og modernisering i kommunene har to viktige utgangspunkt, utover departementets retningslinjer:

1. Skjønnsmidlene er en del av kommunenes samlede inntekter, og derfor skal kommunene ha betydelig innflytelse på bruken.

2. Kommunene driver den løpende tjenesteproduksjonen med større eller mindre innslag av utvikling og omstilling som en del av daglig drift, både etter eget initiativ, men også stimulert av statlige handlingsplaner eller KS-programmer. Vi forsøker å koble moderniseringsarbeidet til denne kontinuerlige virksomheten. Prosjektskjønnsmidlene skal bidra til at kommunene gjennom innovasjon bedre kan løse sine oppgaver; hovedsakelig tjenesteproduksjonen. Det betyr ikke at disse skjønnsmidlene finansierer daglig drift, men at vi må ta utgangspunktet i kommunenes problemforståelse og beslutnings- og mulighetshorisont.

I søknadsinvitasjonen til kommunene om prosjektskjønnsmidler i 2018, henviste vi til KMDs retningslinjer på vanlig måte, samt krav til hva en søknad bør inneholde. Det kom inn søknader for til sammen 8,725 mill. kroner, mens det var satt av 3 mill. kroner til formålet. Vi sikret videreføring av allerede igangsatte flerårige prosjekter, forutsatt tilfredsstillende framdrift. Dette er viktig, fordi reell endring og nyskaping kan være tidkrevende å få til.

Søknadene ble behandlet i fagavdelingene først, før det ble laget en samlet innstilling til ledermøtet. 8 prosjekter fikk støtte i 2018. Vi viser til Isord for en uttømmende liste over prosjekter som fikk tildelt støtte.

Erfaringene fra moderniseringsprosjektene spres og formidles blant annet i fagnettverk og lederfora, på månedlige «fredagsmøter» med politisk og administrativ ledelse i kommunene. For eksempel ble det i desember holdt et seminar i Øvre Eiker kommune om integreringsprosjektet VIS, som Fylkesmannen har gitt tilskudd til gjennom Larvik kommunes deltakelse.

Kort om fordelingen av skjønnsmidlene 2018
Ved tildelingen av de ordinære skjønnsmidlene for 2018 tok vi, som redegjort for i brev til KMD av 7. september 2017, utgangspunkt i kommunenes inntektssituasjon, kommunenes innspill til oss og vår vurdering av kommunenes «skjønnsmessige utfordringer», og til slutt tidligere års tildelinger.

Den samlede tildelingen av skjønnsmidler til Vestfold-kommunene var 28,2 mill. kroner i 2018. Det er blant landets laveste tildelinger per innbygger, og som tidligere år ikke tilstrekkelig til å korrigere for de skjønnsmessige utfordringene som kommunene i Vestfold har, blant annet som følge av det gjennomgående lave inntektsnivået.

Vi har ved flere anledninger kommentert Vestfold-kommunenes lave inntektsnivå og de betydelige utfordringene dette medfører for tjenestetilbudet. For en nærmere redegjørelse av dette viser vi til vår høringsuttalelse fra 2016 til forslaget til nytt inntektssystem for kommunene.

Av rammen ble det satt av 3 mill. kroner til uforutsette hendelser. Disse ble brukt til formålet i sin helhet. Flere kommuner fikk tilskudd til å dekke merutgifter som følge av økt arbeidsmengde ved behandling av søknader om avlingsskadeerstatning. I tillegg fikk Færder kommune tilskudd til å dekke betydelige merutgifter knyttet til økt saksmengde på byggesaksområdet.

I 2018 fikk Fylkesmannen i Vestfold i oppdrag å fordele ordinære skjønnsmidler for 2019 sammen med Fylkesmannen i Telemark. Rammen for 2019 var lik summen av rammen for embetene/fylkene i 2018. Embetene har hatt noen forskjeller i tilnærmingen til fordelingen av skjønnsmidler. Vi valgte derfor, som ledd i overgangen til et felles embete, å dele potten mellom embetene omtrent som i 2018. Hvert embete fordelte deretter etter innarbeidet praksis, se brev til departementet 10. september 2018.

Rapportering i Isord
Som nevnt ble 3 mill. kroner av skjønnsmiddelpotten for 2018 tildelt som prosjektskjønnsmidler. Tildelingsprosessen ble utført i Isord. Denne prosessen fungerte bra, uten at den ga noen besparelse i arbeidet for oss. Vi må uansett saksbehandle som vanlig i vårt saksbehandlingssystem.

Rapporteringen av prosjektene i Isord legges opp etter prosjektenes antatte ferdigstillelse. Vi har til nå hatt to rapporteringsfrister i året. Typisk er imidlertid at prosjektene bruker lenger tid til ferdigstillelse enn planlagt. Så lenge prosjektene likevel har tilfredsstillende framdrift anser vi det å være uproblematisk. Det er fortsatt ett prosjekt som fikk tilskudd i 2016 som ikke har levert endelig rapport, samt en rekke av prosjektene som fikk tilskudd i 2017.

Resultater og virkninger av prosjekter som har fått tildelt prosjektskjønnsmidler
Vi viser til departementets krav om å rapportere på resultater og virkninger av prosjekter som har fått prosjektskjønnsmidler. Vi vil her trekke fram følgende prosjekter som er ferdigstilt i 2018:

Prosjektet ByLab i Larvik kommune fikk tilskudd i 2016 og 2017. ByLab er et verktøy for å involvere innbyggere i prosessene som påvirker byutviklingen, og gi økt kunnskap og kompetanse om planer. Formidling av planer og prosjekter gjøres bl.a. gjennom både fysiske installasjoner og digitale framstillingsmodeller. Det har også vært arrangert en rekke utstillinger og møter i forbindelse med store og kompliserte planprosesser i kommunen, der kommunen har presentert planer og planprosesser for ulike brukergrupper. Prosjektet har ikke hatt som mål å gi direkte økonomiske gevinster, men har bidratt til en mer kunnskapsbasert debatt og medvirkningsprosess rundt de store arealplanene som har vært til behandling i prosjektets levetid. ByLab legges nå over i ordinær drift i kommunen, og vil drives videre i nær tilknytning til kommunens servicetorg. Det vil fortsatt være utstillinger og lokaler tilrettelagt for medvirkning.

Vi vil også trekke fram prosjektet Oppgaveutvalg i Svelvik kommune, som fikk tilskudd i 2017. Oppgaveutvalg er en ny politisk arbeidsform. Kommunen opprettet tre oppgaveutvalg; "Omdømmeprosjekt Svelvik 2020", "Framtidas omsorgstjenester - velferdsteknologi" og "Temaplan friluftsliv og rekreasjon", som hver bestod av fem politikere og ti innbyggere, som sammen skulle drøfte og utvikle strategier innen sitt område. Målet med prosjektet var å styrke det politiske lederskapet gjennom å bringe valgte politikere tidligere inn i den prosessen hvor politikk utvikles. Prosjektet har, i tråd med denne målsetningen, fungert som arena for "samskapt politikkutvikling". Altså har politikerne i større grad vært en del av politikkutformingen, ikke bare -beslutningene. I tillegg har involveringen av innbyggerne bidratt til en bredere prosess i politikkutformingen. Dette er interessant, særlig sett i lys av kommunereformens målsetting om å styrke (utvikle) lokaldemokratiet. Kommunen har formidlet sine erfaringer fra prosjektet ved en rekke anledninger.

De siste tre årene har vi også gitt prosjektskjønnsmidler til flere integreringsprosjekter. Fire slike prosjekter ble ferdigstilte i 2018 (Re, Færder og Holmestrand, i tillegg til et samarbeidsprosjekt mellom flere kommuner og andre offentlige aktører). Alle disse prosjektene fikk tilskudd i 2016, da antall bosatte flyktninger nådde en topp. For Fylkesmannen var det da viktig å bidra til å risikoavlaste kommunene i deres arbeid for å finne nye og bedre måter å løse integreringsutfordringene på. Det ligger i disse utfordringenes natur at det er vanskelig å måle resultatene av disse prosjektene. Vi vil likevel trekke fram integreringsprosjektene i Holmestrand og Færder. Prosjektet i Holmestrand ble betydelig endret underveis i prosessen, fra bl.a. å handle om boliganskaffelse, til å bli mer avgrenset mot samarbeidet mellom kommunen og frivillig sektor i arbeidet med nyankomne flyktninger. Tiltakene som ble gjennomført i prosjektet har etablert lokale møteplasser som flyktningene benytter. Samarbeidet med frivillig sektor synes å kunne utgjøre en viktig del av integreringen av flyktninger. Færder kommunes prosjekt fokuserte på foreldreveiledning. Kommunen brukte ressurser på kompetanseheving av minoritetsspråklige veiledere. Denne veiledningen har bl.a. bidratt til trygging av foreldrerollen, forståelse av norsk væremåte og til å avklare forventninger til og fra det offentlige (barnehage, skole og helsevesen) og naboer etc.

Det skal gis rapportering i tabell... (fra kapittel 7.3.6.5.1 i TB)

Rapportere på

Det skal gis rapportering i tabell som viser:

  • Antall saker om lovlighetskontroll etter klage som det er truffet vedtak i for året, hvor mange avgjørelser som er opprettholdt og hvor mange som er kjent ulovlige.
  • Antall lovlighetskontroller som er foretatt etter initiativ av fylkesmannen, hvor mange avgjørelser som er opprettholdt og hvor mange som er kjent ulovlige.
  • Hvor mange av sakene totalt (uten å skille mellom saker etter klage og på eget initiativ) som hadde henholdsvis habilitet eller lukking av møter blant vurderingstemaene.

Ingen saker hadde tilknytning til habilitet eller lukking av møter.  Sakene knyttet seg til innført forskrift om vannscooter.

Kortfattet omtale av... (fra kapittel 7.3.6.5.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal gi en kortfattet omtale av hvilke kommunalrettslige tema de (særlig) veileder kommunene om.

Vi har særlig rettledet kommunene om økonomiregler i kommuneloven med forskrifter, habilitet, og behandling av krav om lovlighetskontroll.

Kortfattet omtale i årsrapporten av bruken av interkommunalt samarbeid i fylket (fra kapittel 7.3.6.5.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal, på bakgrunn av egne erfaringer etter kontakt med kommunene, gi en kort omtale av omfanget av interkommunalt samarbeid i fylket, i hvilke former kommunene samarbeider, og hvilke tjenester det samarbeides om.

Som kjent er kommunestrukturen i Vestfold under kraftig ombygging; fra 14 kommuner fram til 2016, 9 ved inngangen til 2019, og 6 f.o.m 2020. Disse strukturendringene ledsages av en storstilt gjennomgang av og opprydding i det interkommunale samarbeidet i fylket. Vi kommer derfor nærmere tilbake til omfang og innretning av dette etter at strukturendringene er fullført og konklusjoner om alle samarbeidsordningene som gjennomgås er trukket.

De samarbeidene som i all hovedsak videreføres, er bl.a. de som er på vann og avløp, renovasjon og brann.

Fylkesmennene skal i årsrapporten... (fra kapittel 7.3.6.6.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal i årsrapporten oppgi hvor mange klager på avslag om begjæringer om innsyn de har behandlet, jf. offentleglova § 32 og forvaltningsloven § 28 annet ledd, samt hvor mange tilfeller klager har fått helt eller delvis medhold i klager etter offentleglova § 32.

Klage på innsyn – kommunale vedtak – 19 saker

Vedtaket er opphevet 2

Helt eller delvis stadfestet: 7

Øvrige saker er sendt til kommunen

Fylkesmannsembeter som samordner statlig innsigelser (fra kapittel 7.3.6.7.1 i TB)

Rapportere på

Det skal rapporteres på fylkesmannens arbeid med samordning av statlige innsigelser, herunder i hvilken grad innsigelser blir løst gjennom dialog. Rapporten skal omfatte informasjon om antall planer møtt med innsigelse fra statlige etater inklusiv fylkesmannen, antall planer møtt med innsigelse bare fra fylkesmannen og antall planer der innsigelser fra andre statsetater er avskåret.

Innsigelsesprosjektet med avskjæring av innsigelser har ført til at færre innsigelser blir fremmet. De som fremmes, holder en kvalitet som gjør at avskjæring ikke har vært nødvendig. Dette fordi de har vært godt forankret i nasjonalt viktige hensyn, og med tydelig hjemmelsgrunnlag. 7 av de 13 innsigelsene ble løst før mekling. Tilbakemeldingen fra kommunene er at de er meget godt fornøyd med ordningen. I 2018 var det totalt 9 innsigelser fra Fylkesmannen, og de resterende var fra Bane Nor, Statens vegvesen og NVE.

Fra og med 01.01.2017... (fra kapittel 7.3.6.8.1 i TB)

Rapportere på

Fra og med 01.01.2017 skal alle embetene rapportere byggesaker i SYSAM- ny rapporteringsløsning for fylkesmennene.

  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå totalt antall behandlede byggesaker.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå antall saker der klagen ble gitt medhold, helt eller delvis.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det i tillegg fremgå antall saker som ikke ble avgjort innen 12 uker. Det skal vises hvor lang gjennomsnittlig overskridelse var i disse sakene. Overskridelse skal føres i antall dager.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det i tillegg fremgå hvor mange saker det ble avtalt lengre frist enn angitt i saksbehandlingsforskriften jf. pbl. § 21-8 andre ledd, hvor mange "særlige tilfeller" klageinstansen selv forlenget fristen i, og hvor mange saker der fristen ble forlenget på grunn av barmarksundersøkelse.

Antall saker fremgår av vedlagte tabell. 12 saker ble utsatt behandlet grunnet "særlige" tilfeller, herunder krav til befaringer etc.  

Rapportering av plansaker i SYSAM (fra kapittel 7.3.6.9.1 i TB)

Rapportere på

Fra og med 01.01.2017 skal alle embetene rapportere plansaker i SYSAM- ny rapporteringsløsning for fylkesmennene.

  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå totalt antall behandlede klager på reguleringsplaner og gjennomsnittlig saksbehandlingstid i antall dager. Det skal i tillegg fremgå antall saker der klagen ble gitt medhold, helt eller delvis.

Det er behandlet 25 klager, der en av klagene er gitt delvis medhold. !7 av klagene er ikke behandlet innen 12 uker. Antall gjennomsnittlig saksbehandlingstid er ca. 100 dager.

Tiltak for å løse boligsosiale problemstillinger i kommunen (fra kapittel 7.3.6.10.1 i TB)

Rapportere på

Beskriv minst to tiltak gjennomført av flere regionale aktører under fylkesmannens ledelse for å løse boligsosiale problemstillinger i kommunene.

Vi har i samarbeid med Husbanken Sør, Fylkesmannen i Telemark og Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, arrangert en 2-dagers boligsosial konferanse.

Det skal rapporteres om lærlinger... (fra kapittel 7.3.6.11.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall lærlinger i 2018. Det skal også framgå innenfor hvilke fag.

Vi har en lærling innenfor kontor- og administrasjonsfaget.

Rapportering på fellesføring 2018 (fra kapittel 7.3.6.12.1 i TB)

Rapportere på

Embetet skal i årsrapporten redegjøre for resultater fra oppfølging av inngåtte kontrakter og hvordan virksomhetens anskaffelser er innrettet for å gjennomføre dette hensynet. Se kap. 4.1 Fellesføringer 2018

Vi følger statens regelverk for anskaffelser. I tillegg har vi utarbeidet egen innkjøpsstrategi, innkjøpspolitikk og egen innkjøpsveileder. Vi benytter sentralt inngåtte rammeavtaler så langt dette er mulig. Vi har innført E-handel og gjør en god del anskaffelser via e-handelsplattformen. Vi benytter fellesavtalene som er inngått av Statens innkjøpssenter. Vi har i 2018 inngått ny husleiekontrakt gjeldene fra 1. desember 2020. Her har vi brukt  Statsbygg som rådgiver og kvalitetssikrer i anbudsprossesen. Vi har satt som krav at alle våre leverandører skal sende faktura i EHF-format.

Ved større anskaffelser så benytter vi KGV-verktøyet Mercell. All dokumentasjon ifm anskaffelsene blir arkivert i ePhorte. Fra 1. januar 2019 overføres alle våre innkjøpsressurser til FMFA. Det imidlertid svært uklart om den nyopprettede organisasjonen er i stand til å utføre denne oppgaven på vegne av embetene. Så langt vi kjenner til så har FMFA ingen innkjøpsorganisasjon eller -systemer klare til å denne jobben når den nye organisasjonen blir satt i drift. Mot slutten av 2018 ble det inngått en ny avtale om bedriftshelsetjenester for det nye embetet. Avtalen er gjeldene fra 1. januar 2019 og omfatter også medarbeidere i FMFA som er lokalisert både i Skien og i Tønsberg.

Regjeringens inkluderingsdugnad (5 % målet) (fra kapittel 7.3.6.13.1 i TB)

Rapportere på

I årsrapporten skal Fylkesmannen redegjøre for hvordan rekrutteringsarbeidet har vært innrettet for å nå 5 %- målet og målene for inkluderingsdugnaden, jf. Rundskriv H-3/18 sendt ut juli 2018.

Vi har ikke ansatt noen med hull i CV eller funksjonsnedsettelse i perioden. Årsaken er kvalifikasjonsprinsippet og manglende kandidater som kan omfattes av dugnaden.

Kort beskrivelse av aktiviteten... (fra kapittel 7.3.7.1.1 i TB)

Rapportere på

Kort beskrivelse av aktiviteten på området, herunder oversikt over:

  • Tros- og livssynssamfunn som mottar tilskudd og antall medlemmer det er gitt tilskudd for
  • Trossamfunn som er slettet hos fylkesmannen
  • Nye registrerte/uregistrerte trossamfunn og nye livssynssamfunn
  • Ev. tilsyn med trossamfunn og forstander.

Det er 41 tros- og livssynssamfunn som mottar tilskudd. 18 807 medlemmer. Et trossamfunn slettet. Et nytt trossamfunn registrert. Ingen tilsyn, men møter med enkelte forstandere. 

Oversikt over antall saker... (fra kapittel 7.3.7.2.1 i TB)

Rapportere på

Oversikt over antall saker i hver kategori og utfallet i disse sakene.

143 søknader om askespredning innvilget. Ingen avslag.

Oversikt over antall saker i hver kategori... (fra kapittel 7.3.7.3.1 i TB)

Rapportere på

Oversikt over antall saker i hver kategori og utfallet i disse sakene.

4 søknader om dispensasjon fra loven. 2 avslått og 2 innvilget. Gitt en ny forskrift vedr. typisk turissted. (nye Færder kommune)

Rapportering av tilsyn etter barnehageloven og opplæringsloven (fra kapittel 7.3.8.1 i TB)

Rapportere på

Rapportering av tilsyn etter barnehageloven og opplæringsloven, jf. VØI pkt. 5.3.2 og bakgrunnsinformasjon (metodehåndbok og egen mal for rapportering). Fylkesmannen skal beskrive hvilke risikovurderinger som ligger til grunn for valg av tema og tilsynsobjekt. Med risikovurdering mener vi hvilke vurderinger og konklusjoner fylkesmannen har gjort på bakgrunn av de valgte kildene. Fylkesmannen skal sende inn foreløpig tilsynsrapport fortløpende i eget skjema på FM-nett. 

Det er få kommuner i Vestfold, og korte avstander, hvilket gjør at vi har mulighet til å følge opp kommunene med det virkemiddelapparatet vi har til rådighet, det være seg veiledning og støtte gjennom møtevirksomhet, samlinger eller gjennom tilsyn. Vi gjennomfører en risikovurdering før vi velger ut tema og tilsynsobjekt, der vi sammenholder informasjon fra eget områdeovervåkingssystem, med sentral statistikk, samt informasjon fra klagebehandling, tidligere tilsyn, samlinger og møter mv.

Tilsyn etter barnehageloven
Vi har gjennomført to stedlige tilsyn med kommunen som barnehagemyndighet. Vi har hatt veiledning med begge kommunene i forkant av tilsynene og brukt RefLex. Vi baserer risikovurderingen på informasjon vi har hentet fra registreringer i områdeovervåking, oppslag i mediene, bekymringsmeldinger, statistikker i BASIL, klagesaker, tid siden forrige tilsyn, barnehagemyndighetens deltakelse på møtefora og barnehagemyndighetens kontakt med Fylkesmannen. Valg av temaer er gjort på bakgrunn av kunnskapen vi har om den enkelte kommune når det gjelder hvordan de påser regelverksetterlevelse på barnehageområdet. Det ble avdekket regelverksbrudd i begge tilsynene. Vi anser derfor vår risikovurdering som god og treffsikker. Begge foreløpige rapportene er sendt til Utdanningsdirektoratet.

Det har ikke vært gjennomført tilsyn i særlige tilfeller i den enkelte barnehage.

Sandefjord kommune

Fylkesmannen valgte temaet «Barnehagemyndighetens plikt til å påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk, jf. barnehageloven § 8 jf. § 16» i det stedlige tilsynet vi gjennomførte med nye Sandefjord kommune. Deltemaene var: risikovurdering, veiledning, tilsyn og reaksjoner, vedtak i tilsyn, håndtering av regelverket om dispensasjon fra utdanningskravet og dispensasjon fra pedagognormen, samt oppfølging av bestemmelser rundt innhenting av politiattest.

Fra 1. januar 2017 ble kommunene Stokke, Andebu og Sandefjord
én kommune og antall barnehager kommunen har ansvar for økte fra 42 til 62. I møter og fagdager vi har hatt med kommunene har Sandefjord kommune gitt utrykk for at de på bakgrunn av sammenslåingen sliter med å finne en god systematikk i tilsynsarbeidet. Det har også vært uklart om kommunen har vært bevisst skillet mellom kommunen som barnehageeier og -myndighet. Det har også vært flere feilrapporteringer i BASIL.

Ut fra vår kjennskap til kommunen, risikovurderte vi at sammenslåingsprosessen ble så omfattende for disse tre kommuner, og at barnehagemyndigheten ikke hadde påsett at barnehagene følger regelverket.

I tillegg så vi i områdeovervåkingen at alle de tre tidligere kommunene hadde lovbrudd når det gjeldt regelverket om dispensasjoner og innhenting av politiattest. Fylkesmannen ville undersøke hvordan praksisen i den nye kommunen ble på dette området. Det ble avdekket regelverksbrudd innenfor deltema: risikovurdering, veiledning, tilsyn og reaksjoner. I tillegg ble det avdekket at kommunen ikke hadde tilstrekkelig kunnskap om hvordan barnehagene oppfyller regelverket om innhenting av politiattest. Tilsynet er avsluttet.

Holmestrand kommune

Veiledning og tilsyn er en sentral oppgave for barnehagemyndighetene. Vi vurderer derfor at når vi har tilsyn med barnehagemyndighetens "påse"-rolle, favner vi et bredt risikofelt. Deltemaene i tilsynet med Holmestrand kommune var: risikovurdering, veiledning, tilsyn og reaksjoner, vedtak i tilsyn, samt oppfølging av bestemmelser rundt innhenting av politiattest.

Holmestrand kommune ble slått sammen med Hof kommune 1. januar 2018. Ved tidspunktet for sammenslåing ble det tilsatt ny barnehagemyndighet. I møter og fagdager vi har hatt vinter/vår 2018, har det vist seg at den nye myndigheten har lite oversikt over hva slags ansvar og oppgaver som ligger til barnehagemyndigheten og at de har lav kunnskap om barnehageloven. I tillegg fikk Hof kommune lovbrudd i 2016 på dette temaet. Kommunen klarte ikke å lukke avviket i løpet av 2017 og rettefristen ble grunnet kommunesammenslåingsprosessen med Holmestrand kommune satt til begynnelsen av 2018. Tilbakemeldingen Fylkesmannen fikk fra nye Holmestrand kommune på lovbruddene var i hovedsak identisk med den dokumentasjonen som vi fikk i forbindelse med tilsyn med Holmestrand kommune som barnehagemyndighet. På bakgrunn av dette kunne vi ikke avslutte vårt tilsyn med tidligere Hof kommune før tilsynet med Holmestrand kommune er avsluttet.  

Kommunen har også i forbindelse med flere klagesaker vist manglende forståelse av forvaltningsloven. I alle de tre klagene vi har behandlet fra Holmestrand kommune har klageren fått medhold.

Ut fra vår samlede kunnskap om kommunene, vurderte vi at risikoen var stor for at den nytilsatte barnehagemyndigheten ikke har påsett at barnehagene følger regelverket. Det ble avdekket regelverksbrudd innenfor alle deltemaene. Tilsynet er ikke avsluttet.

Spesielle vurderinger på skole: 

Grunnskoleopplæring for voksne

Vi har gjennomført stedlig tilsyn med to kommunale voksenopplæringsenheter i 2018; Horten kommunale voksenopplæring og Tønsberg læringssenter. Tema var grunnskoleopplæring for voksne. Det er i utgangspunktet få kilder på dette tema, både når det gjelder enkeltstående og sektoromspennende kilder. Vi har ikke mottatt klager på området, og bare svært få henvendelser. Det var noen år siden siste tilsyn på dette temaet, og informasjon fanget opp gjennom nettverkssamlinger og etterutdanningssamlinger på voksenopplæringsfeltet, samt en gjennomgang av kommunenes hjemmesider inngikk i våre risikovurderinger. Begge voksenopplæringsenhetene er store enheter som leverer tjenester til flere enn egen kommune, som etter vår vurdering er en kilde til risiko i seg selv. I forkant av tilsynene gjennomførte vi en tilsynssamling der alle voksenopplæringsenhetene i Vestfold var invitert, der vi gikk gjennom temaene for felles nasjonalt tilsyn. Vi forventet å finne regelbrudd blant annet innenfor vurderingsområdet, men også på skoleeiers forsvarlig system, hvilket vi gjorde i begge tilsynene. Det er kun i tilsynet med Horten kommune det er sendt ut foreløpig rapport. Rapporten fra Tønsberg kommune sendes ut i februar 2019.

Spesialundervisning

Gjennom klagesaker og andre henvendelser har vi over tid erfart at enkeltvedtakene om spesialundervisning i mange tilfeller ikke har oppfylt lovens krav i forhold til tydelig å definerer elevens opplæringstilbud. Fylkesmannen mottar også mange henvendelser fra foresatte som opplever at deres barn ikke får det opplæringstilbudet som enkeltvedtaket skisserer. Valget av spesialundervisning som tilsynstema var derfor på bakgrunn av avdelingens områdeovervåkning. Bakgrunnen for valget av Færder er at kommunen over tid har hatt et relativt stort antall klagesaker knyttet til spesialundervisning. I noen av sakene har vi erfart mangelfulle vedtak og lang saksbehandlingstid hos PPT.

Opplæring for barn i barnevernet

Fylkesmannen åpnet høsten 2017 tilsyn med Vestfold fylkeskommune på temaet opplæringstilbud til barn i barneverninstitusjoner, ved SMI-skolen og i ordinære videregående skoler. Våre risikovurderinger for valg av tema er basert på flere bekymringsmeldinger til Fylkesmannen fra enkelte barneverninstitusjoner om at barn/ungdommer ikke fikk tilbud om opplæring på full tid, og at det i tillegg gikk lang tid før opplæringen ble satt i gang etter ankomst i institusjonen. Dette bildet bekreftes av statistikk utarbeidet av Bufdir i 2017. Vi oppfattet kildene som troverdige, og sannsynligheten for brudd på regelverket som stor. Etter vår vurdering vil brudd på regelverk på dette området få til dels store konsekvenser for det enkelte barn, noe som også bekreftes av statistikken til Bufdir. Tilsynet avslørte, som forventet, svært alvorlige lovbrudd, både med tanke på rett til opplæring og spesialundervisning, samt fylkeskommunens forsvarlig system. Endelig tilsynsrapport ble sendt ut januar 2019.

Rapportering av antall meldte skolemiljøsaker (fra kapittel 7.3.8.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere om antall meldte skolemiljøsaker til embetene som håndhevingsmyndighet, resultat av behandlingen og saksbehandlingstid. 

Fylkesmannen skiller mellom henvendelser og melding om skolemiljøsaker. I 2018 fikk vi nærmere 130 henvendelser. Gjennom veiledning til foreldre, skoler og i noen tilfeller skoleeier, finner mange av disse sakene sin løsning, og blir avsluttet, uten at de avsluttes med vedtak. Fylkesmannen fikk, og håndterte, 56 saker og fattet totalt 13 vedtak. I 10 av sakene har krenker fått medhold og Fylkesmannen har pålagt kommunen/skolen å sette i verk tiltak. I en av sakene konkluderte Fylkesmannen med at skolen hadde satt inn tilstrekkelig, egnede tiltak. Vi har ikke avvist noen saker.

Fylkesmannen i Vestfold legger vekt på å høre barnet. Barnets subjektive opplevelse og mening i den enkelte sak har stor betydning for videre saksgang, herunder vår vurdering av tiltak som allerede er igangsatt og valg av tiltak vi pålegger skolen/kommunen. Vi har som målsetting å snakke med eleven som opplever å ha blitt krenket i løpet av tre dager. Dette er en frist vi ikke alltid klarer å holde siden vi har vært færre i 9A-gruppa og det har vært en økning av saker. Høringen av barnet skjer hovedsakelig på elevenes skole. Det er kun i en sak vi ikke har snakket med barnet. Det var foresatte som ikke ønsket dette, og vi valgte å ikke gjennomføre en slik samtale.

Gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 58 dager i 2018. Ved utgangen av juni hadde vi en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på 38 dager, mens det for siste halvår lå på 74 dager.I tillegg til personalutfordringer som tidligere er gjort rede for, er det mange kompliserte saker. I de kompliserte sakene tar det tid å finne ut av helheten og å finne ut hva som er til barnets beste i den enkelte konkrete saken. Selv om det i enkelte saker er lang saksbehandlingstid, det vil si fra saken meldes oss til vedtak foreligger, har Fylkesmannen likevel samtidig, og kontinuerlig, jobbet med disse sakene. Det vil si at både skole og foreldre har blitt ivaretatt underveis. Skolemiljøsaker har høy prioritet i embetet og skal behandles raskt. Vi jobber kontinuerlig for å ivareta høy kvalitet samtidig som vi skal arbeide for å redusere saksbehandlingstiden.

01.01.2018-30.6.2018:

Antall saker: 33

  • 21 var ferdig behandlet pr.30.06.2018
  • 4 saker med brudd på aktivitetsplikten
  • 1 sak der aktivitetsplikten oppfylt.
  • 16 saker ble trukket før vedtak ble fattet
  • 12 saker var ennå under behandling pr.30.06.2018.

Saksbehandlingstid: 38 dager

01.07.2018-30.12.2018:

 Antall saker: 23

  • 9 saker med brudd på aktivitetsplikten
  • 6 saker ble trukket før vedtak ble fattet.
  • 11 saker var fortsatt under behandling pr.31.12.2018.

Saksbehandlingstid:74 dager 

Totalt for 2018

Antall saker: 56

  • 13 saker med brudd på aktivitetsplikt.
  • 1 sak der aktivitetsplikt er oppfylt.
  • 22 saker ble trukket før vedtak ble fattet.
  • 11 under behandling inn i 2019 

Saksbehandlingstid: 58 dager

Rapportering av antall klager på barnehage- og opplæringsområdet (fra kapittel 7.3.8.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere om antall klager, type klager og resultatet av behandlingen på barnehage- og opplæringsområdet.

På barnehageområdet har vi hatt en økning i antall klager fra 3 i 2017 til 10 i 2018. Vi ser særlig økning i antall klager som gjelder spesialpedagogisk hjelp og tilrettelegging av barnehagetilbudet til barn med nedsatt funksjonshemming, hvor det i alle tre sakene ble gitt medhold til klageren. Det som ikke kommer frem av tabellen er at embetet på tampen av året fikk inn to klager som omhandler tilrettelegging av barnehagetilbudet.

I 2018 gjaldt seks av klagene forskrift om tildeling av tilskudd til private barnehager hvor det ikke ble gitt medhold i noen av klagene. 

Den siste klagen på barnehageområdet gjaldt godkjenning etter § 10, hvor det ikke ble gitt medhold til klager.

På skoleområdet har vi hatt en nedgang fra 125 klager i 2017 til 94 klager i 2018. Dette skyldes hovedsakelig nedgang i antall klager på standpunkt, skoleplassering og klager i videregående skole. Vi vurderer at vår utstrakte veiledning om vurdering på samlinger i ulike fora kan ha medvirket til nedgangen.

Vi har i tillegg behandlet 17 søknader om dispensasjon fra vurdering med karakter i annet fremmedspråk i videregående skole. I motsetning til i 2017, hvor de fleste søknadene ble avslått, ble samtlige søknader i 2018 innvilget.

Status på samarbeidsarena og kompetanseutviklingstiltak for skole (fra kapittel 7.3.8.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en status på etableringen av samarbeidsarena mellom skoleeiere og UH-institusjoner, med sikte på kompetanseutvikling i grunnopplæringen. Fylkesmannen skal redegjøre for hva som er nyttige erfaringer og utfordringer i dette arbeidet. Fylkesmannen skal gi en beskrivelse av de tiltakene som er lagt til rette innenfor fagfornyelse, skolemiljø og andre relevante tiltak som inngår i kompetansemodellen.

Det eksisterende lederforum for oppvekst og opplæring fungerer som samarbeidsarena for den desentraliserte ordningen for kompetanseutvikling. Lederforum består av kommunale og fylkeskommunale skoleeiere, samt representanter for Utdanningsforbundet, KS og lokal UH (USN). Det er etablert et eget samarbeidsforum for private skoleeier. Noen friskoler har nå startet planleggingen av tiltak, men ingen er så langt igangsatt. Vi opplever at friskolene setter pris på å ha et eget nettverk. I 2019 må det igangsettes en prosess for å tilpasse strukturene for samarbeidsforum til de nye kommune og fylkesgrensene fra 1.1.2020.

Fylkesmannen tror den nye kompetanseutviklingsmodellen allerede har medført et tettere samarbeid mellom lokal UH og kommunen, og at  kommunene ser at denne ordningen ikke bare handler om kompetanseheving i kommunene, men også om å heve kvaliteten i UH samt minske avstanden mellom lærerinstitusjonene og grunnskolene. Vi har overfor både kommunene og lokal UH lagt stor vekt på at den desentraliserte ordningen skal resultere i et utviklende partnerskap og at tiltakene som iverksettes må være skolebaserte.

Alle kommunen i Vestfold har i løpet av 2018 kommet frem til satsinger, og tiltakene blitt startet opp. Kommunenes satsinger er innenfor temaene:

  • Fagfornyelsen (Larvik)
  • Digitale læringsarenaer (Re, Tønsberg, Færder og Holmestrand)
  • Skolemiljø (Horten)
  • «Grunnleggende ferdigheter i regning i alle fag» og «Utforskende metoder/problemløsning»  (Sandefjord)
  • Tilpasset opplæring (Sande)

Svelvik kommune, som slår seg sammen med Drammen kommune fra 1.1.2020, har søkt om og fått innvilget en overføring av midler til Drammensregionens satsing.

I Vestfold ble kommunene enige om at 10 % av midlene til den desentraliserte ordningen skulle brukes til en felles satsing rundt fagfornyelsen. Fylkesmannen, i samarbeid med USN, fikk ansvaret for denne fellessatsingen. Vi har i løpet av 2018 arrangert to nettverkssamlinger for kommunenes ressursgrupper, samt en storsamling for alle fylkets skoler. Både private og fylkeskommunale skoler/skoleeiere har deltatt på disse samlingene. Kommunenes evalueringen har vært positiv, og fellessatsingen rundt fagfornyelsen videreføres i 2019. Opprettelsen av et nettverk der alle kommuner, friskoler og fylkeskommunen kan være med for få å dele erfaringer, heve kompetansen og bli orientert og forberedt til høsten 2020 har medført stort engasjement, bedre kjennskap på tvers av enhetsgrenser og det har gjort at Fylkesmannen har kunnet opptre mer reelt som en koordinator i ordningen. Vi tror at våre kommuner er godt rustet for fagfornyelsen gjennom de grepene som er gjort ved denne nettverksbygginga.

Status på samarbeidsarena og kompetanseutviklingstiltak for barnehage (fra kapittel 7.3.8.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en status på etableringen av samarbeidsarena for barnehagemyndighet, barnehageeiere og UH-institusjoner. Fylkesmannen skal redegjøre for hva som er nyttige erfaringer og utfordringer i dette arbeidet, og gi en helhetlig status på kompetanseutvikling på barnehagefeltet i fylket i henhold til tiltakene i revidert kompetansestrategi for barnehage (2018-2022).

Fylkesmannen skal også rapportere i tabell på tiltak innenfor kompetanse og rekruttering på barnehageområdet. 

Rapporteringskravet er splittet i to (se kapittel 7.3.8.8) av tekniske grunner for å koble riktige tabeller til årsrapporteringen.

Fylkesmannens arbeid med strategien Kompetanse for fremtidens barnehage er godt forankret i fylket og vi velger i årsrapporten å fremheve noen tiltak vi har jobbet med i 2018.
 
Kompetansemidler:
2018 var et overgangsår til den regionale ordningen for kompetanseutvikling. Fylkesmannen valgte derfor i 2018 å videreføre gammel fordeling til kompetansetiltakene ovenfor kommuner og  barnehager, samtidig som arbeidet med etablering av den regionale ordningen ble iverksatt. Fylkesmannen i Vestfold lyste i 2018 ut midler til arbeid med kompetansestrategien «Kompetanse for framtidens barnehage- Strategi for kompetanse og rekruttering 2014-2022». Fra Fylkesmannen er det lagt føringer om at arbeidet med de ulike kompetanseområdene, inkludert de tre nasjonalt prioriterte områdene, skal foregå på barnehagens premisser og ta utgangspunkt i rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver. Samtidig presiserte Fylkesmannen at kompetansetiltak i den enkelte kommune også skulle ivareta revidert kompetansestrategi. Av ni kommuner i Vestfold var det åtte kommuner som søkte og fikk tildelt midler i 2018. Fylkesmannen mottok i desember 2018 rapporter fra kommunene som viser bruk av midler i 2018. Kommunene beskriver i rapportene tiltak som sikrer kompetanseutvikling på flere nivåer i barnehagene, og at både kommunale og ikke-kommunale barnehager er ivaretatt i alt fra planlegging til gjennomføring og deltakelse. Kommunenes rapportering viser også at planlagte og igangsatte tiltak er knyttet til rammeplan for barnehager og kompetansestrategien. Ut fra fremlagte rapporter vurderer Fylkesmannen at midlene brukes i henhold til strategiens målsetting. I tillegg har flere barnehageeiere og kommuner deltatt i prosjektet "Kompetanse for mangfold" og "Inkluderende barnehage- og skolemiljø". Erfaringene fra prosjektene blir formidlet kontinuerlig i de samarbeidsarenaen vi har (GLØD, fagsamlinger, Barnehageforum ol.).

Barne- og ungdomsarbeiderutdanningen:
Fylkesmannen gjennomførte ved årets start en kartlegging av behovet for barnehagefaglig grunnkompetanse, KOMPASS og barne- og ungdomsfaget utdanningen. Kartleggingen viste at det i 2018 ikke var behov for tiltakene barnehagefaglig grunnkompetanse og KOMPASS. Derimot var det mange assistenter i kommunale og ikke-kommunale barnehager som ønsket å ta fagbrev i barne- og ungdomsarbeiderfaget. Fylkesmannen samarbeider i 2018/2019 med Kompetansebyggeren i Vestfold og har 27 kandidater som deltar i opplæring i barne- og ungdomsarbeiderfaget. Tilbudet inkluderer lærebøker og individuell veiledning av den enkelte kandidat. Fylkesmannen i Vestfold følger opp med statistikk over antall kandidater med bestått eksamen og gjennomført fagprøve. Fylkesmann ønsker å fremheve at dette studiet motiver for at flere assistenter søker formell utdanning.

Tilretteleggingsmidler:
Målet med tilretteleggingsmidler er å stimulere til at ansatte i barnehagen utvikler sin kompetanse. Fylkesmannen lyste ut en million kroner i tilretteleggings midler i 2018. Vi fikk søknader fra 58 ansatte og 41 av disse har fått tildelt tilretteleggingsmidler, lokale prioriteringer. Søknadene har rettet seg mot studier innen spesialpedagogikk, ABLU, barnehagelærer deltid, fagskoleutdanning og veiledning. Fylkesmannen har lagt vekt på at mottatte søknader skal henge sammen med den enkelte kommunes helhetlige kompetanseplan, og har vurdert søknadene i samråd med barnehagemyndighetene. De som ikke fikk lokale tilretteleggingsmidler søkte om midler til å ta deltidsstudier som barnevernspedagog, studier innenfor juridisk utdanning og diverse kurs som går ut på arbeidsgivers styringsrett (lønn, personal, medarbeidersamtaler og lignende). 

Fylkesmannen vurdere at tiltaket er godt mottatt i sektor og er god supplement til den nasjonale ordningen.      

Avslutning av GLØD-nettverk og overgang til den regionale ordningen 
Fylkesmannen har brukt 2018 til innføring og rigging av den regionale ordningen. Dette har skjedd i samarbeid med fylkesmannen i Telemark. Innføringen og organiseringen av den regionale ordningen har vært tema på samlinger Fylkesmannen har hatt med barnehagemyndigheten, barnehageeiere, Universitetet i Sørøst Norge (USN) og GLØD-nettverket. Dette for å gi informasjon til aktørene og gi de mulighet for å medvirke i innføringen av ordningen.

På bakgrunn av innspill fra sektor, GLØD - nettverket og USN arrangerte Fylkesmannen i Vestfold og Telemark 1. og 2. november 2018 en felles konferanse for barnehageeiere hvor vi presenterte organisering av ny, regional ordning for kompetanseutvikling i barnehagene. På konferansen ble det lagt til rette for gruppearbeid på tvers av kommunene og vi fikk gode innspill fra sektor. I tillegg startet vi etablering av de lokale og regionale nettverkene i Vestfold og Telemark.

Under er en skjematisk oppstilling av hvordan organiseringen
er tenkt å være. 

De lokale nettverkene skal kartlegge og lage en kompetanseutviklingsplan. De skal også foreslå representanter til det regionale nettverket. Det skal være to regionale nettverk. Sammensetning og ansvar/oppgaver:  

Regionalt nettverk skal også avgi 10 representanter
til Samarbeidsforum. Samarbeidsforum skal vare organet som planlegger, prioriterer og iverksetter gjennom årlig tildeling av midler. Fylkesmannen har fått tilbakemelding at de lokale nettverkene er etablert i begge fylkene og vi har også fått navn på representantene som skal sitte i de regionale nettverkene. Det blir seks lokale nettverk i Vestfold og ni i Telemark.

Fylkesmannen opplever at informasjonen om den regionale ordningen har nådd ut til aktørene og at de har vært engasjerte i arbeidet med etableringen. 

Kartlegging
Regional kompetanseordning legger opp til at hver enkelt eier skal kartlegger kompetansen til de ansatte i barnehagen. Resultatene av analysen skal danne grunnlaget for å utvikle en langsiktig kompetanseplan.

GLØD-Vestfold har gjennom hele høsten jobbet med et kartleggingsverktøy som den enkelte barnehageeier kan velge å bruke når de skal vurdere sitt behov for kompetanseutvikling. Dette verktøyet ble presentert på eierkonferansen i november og fylkesmannen fikk tilbakemelding om at flere ønsket å benytte seg av dette tilbudet. Desember 2018 fikk alle som ønsket lenke med spørsmål som de kunne benytte til å analysere sin kompetanse. Spørsmålene i kartleggingen er knyttet til Rammeplanen og de fire satsingsområdene i den statlige strategien Kompetanse for fremtidens barnehage. Vi har fått tilbakemeldinger på at dette er et godt verktøy og at nesten alle eiere i Telemark og Vestfold har valgt å bruke det. 

Sammenheng med andre nasjonale satsninger og kompetansetiltak  
Det er flere kommuner i fylket som er med i de nasjonale kompetansesatsinger som "Realfagskommuner", "Språkløyper" og     "Inkluderende barnehage- og skolemiljø".  Fylkesmannen har avtalt med kommunene at erfaringer fra prosjektene skal i løpet av 2019 formidles på de samarbeidsarenaen vi har. Samtidig er det et ønske fra kommuner i prosjektet  at nasjonale satsninger de er med på skal ses i sammenheng med den regionale ordningen. Blant annet har Horten kommune som er med i "Inkluderende barnehage- og skolemiljø" prosjektet lagt inn som et mål i prosjektplanen at barnehageeier og skoleeier skal se prosjektet, den regionale ordningen og desentraliserte ordning i sammenheng.   

Rapportering på forvaltning av tilskuddsordningene (fra kapittel 7.3.8.7 i TB)

Rapportere på

Årsrapporten skal inneholde en egenvurdering av hvordan embetene forvalter tilskuddsordningene i henhold til retningslinjene og gjeldende regelverk. Fylkesmannen skal redegjøre for eventuelle avvik i utføringen av forvaltningen og gi en omtale av iverksatte tiltak. 

Tilskudd på skoleområdet
Svømmeopplæring - nyankomne minoritetsspråklige elever - statsbudsjettet 2018 - prosjekt 62069

Fylkesmannen har i 2018 forvaltet kr. 400 000 til dette tilskuddet. Etter utlysning av tilskuddet i mai fikk alle kommuner som søkte om
det, tilskudd. Seks av Vestfolds ni kommuner søkte om tilskudd. Tønsberg kommune fikk ikke innvilget sin søknad om tilskudd til 15 deltakere da de ikke har rapportert på bruken av 2017 midler (godkjent overført til 2018). Selv om vi opplever at interessen for dette tilskuddet er mindre i år enn tidligere, ser vi at vi i rapporteringen får positiv tilbakemelding fra de som har igangsatt svømmeopplæring. Av rammen på kr. 400 000 ble kr. 265 000 utbetalt i tilskudd. Dette tilsvarer svømmeopplæring for 150 elever.

Tilskudd på barnehageområdet
Fylkesmannen behandler søknader fra kommuner når de kommer inn i henhold til frister satt av fylkesmannen. Søknadene journalføres i arkivsystemet, ePhorte. Saksbehandler gjennomgår søknadene og foretar en formalia- og rimelighetskontroll. Ved eventuelt mangelfulle opplysninger, kontaktes kommunene per e-post (e-post og svar fra kommunene journalføres på saken), og manglende dokumentasjon, eventuelt korrigert søknad, sendes inn før søknadene behandles og utbetales til kommunen.    

Saksbehandler fører en oversikt over søknadene for hver enkelt tilskuddsordning i eget regneark.

Informasjon om retningslinjer for tilskuddsordningene er formidlet i de fora der dette har vært naturlig.

Rapporter på antall årsverk mm (fra kapittel 7.3.9.1 i TB)

Rapportere på

- Antall årsverk i landbruksavdelingen per 31.12.2018, antall samlede årsverk i landbruksforvaltningen i kommunene per 31.12.2018, samt antall enheter/landbrukskontor i kommunene i fylket.

 - Antall årsverk i avdeling eller seksjon for reindriftsforvaltning     

 - Ressurser avsatt til kontrollarbeid

Se tabell.

Ingen reindriftsforvaltning i Vestfold.

Rapporter på tiltak og virkemiddelbruk for bedre skogsvegnett... (fra kapittel 7.3.9.2 i TB)

Rapportere på

Rapporter på tiltak og virkemiddelbruk for bedre skogsvegnett, herunder omfang (kilometer/kroner) for nybygging, ombygging og vedlikehold av skogsvegnettet.


Hele 23 skogsveianlegg/flaskehalsutbedringer ble ferdigmeldt i 2018. Statistikken viser at det er ferdigmeldt 1029 meter nybygd skogsbilvei og hele 17 634 meter ombygd skogsbilvei. 5 av de 23 veianleggene er tung traktorvei. Løpemeterkostnadene for ombyggingen varierer fra 500 kroner til ca. 1 000 kroner, mens nybyggingskostnadene i enkelte tilfeller koster opp mot 1 200 kroner per løpemeter. Løpemeterprisen for å bygge tung traktorvei ligger på 400 - 600 kroner.

Totalkostnaden for de 23 veianleggene utgjør 13 326 535 kroner, og hvor tilskuddsutbetalingen til de samme anleggene ligger på 5024100 kroner.

Innenfor regionalt kartsamarbeid og arealressurskart... (fra kapittel 7.3.9.3 i TB)

Rapportere på

Innenfor regionalt kartsamarbeid og arealressurskart skal det rapporteres i henhold til tabell:

  • Eventuelle kommuner i fylket som ikke har ajourført AR5.
  • Eventuelle utfordringer kommunene har med ajourføring av arealressurskart (AR5). 

God kommunikasjon mellom geodata og landbruk i kommunene er en nøkkel for å oppnå høy kvalitet i arbeidet med ajourføring av AR5. I 2018 ble det avholdt en fagsamling der geodata og landbruk i kommunene fikk innføring i ajourhold av AR5 med foredrag fra fagpersoner i Kartverket og Nibio.

Alle kommunene er i 2018 gått over til lagring av kartdata i sentral felles kartdatabase (SFKB). Det er kun en kommune som ikke har oppdatert SFKB i 2018 med kontinuerlig ajourhold av AR5.

Gi en overordna vurdering av kontrollresultatene i forbindelse med forvaltning... (fra kapittel 7.3.9.4 i TB)

Rapportere på

Gi en overordna vurdering av kontrollresultatene i forbindelse med forvaltning av inntekts- og velferdspolitiske tiltak.

Forvaltningskontroll har blitt nedprioritert i 2018, på grunn av ekstraordinær arbeidsbelastning i forbindelse med behandling av søknader om erstatning for klimabetinget avlingssvikt.

Fylkesmannen har likevel gjort analyser i fagsystemene for å følge med på kommunenes forvaltning.

Analyser av avvik mellom foretakenes omsøkte verdier og kommunenes godkjente verdier for produksjonstilskudd i 2017 ble gjennomført våren 2018. Totaloversikten viser at det var avvik i snaut 9 % av sakene. Totalt var det søkt 734 487 kroner mer i tilskudd enn kommunene godkjente. En stor del av dette beløpet ble redusert etter at kommunene fikk oppdatert informasjon om godkjente foretak fra Debio. Stikkprøver i fagsystemet eStil PT har vist at kommunene i stor grad gjør skriftlige avkortingsvurderinger i fagsystemet og at kommunene foretar avkortinger som forventet.

Når det gjelder skog, er det noen kommuner som har for lite omfang av NMSK-kontroller. Én kommune har etterslep på resultatkartlegging. Fylkesmannen vil prioritere oppfølging av kommunenes kontrollarbeid i skog i 2019.

I henhold til tabell i årsrapport skal det gis en oversikt... (fra kapittel 7.3.9.5 i TB)

Rapportere på

I henhold til tabell i årsrapport skal det gis en oversikt over og en vurdering av klager og dispensasjonssøknader behandlet av fylkesmannen.

Se tabell med kommentarer

Godkjente bruksregler og utarbeidede distriktsplaner (fra kapittel 7.3.9.6 i TB)

Rapportere på


  • Rapporter på andel godkjente bruksregler og andel utarbeidede distriktsplaner
  • Beskriv hvilke tiltak fylkesmannen har gjennomført knyttet til brudd på bruksreglene, samt ulovlige gjerder og anlegg.

Ikke aktuelt for Vestfold.

Avkortinger produksjonstilskudd (fra kapittel 7.3.9.7 i TB)

Rapportere på

Gi en kort analyse/vurdering av kommunenes arbeid med avkorting ved feilopplysninger

Avviksrapporter og rapport- eller søkefunksjon for avkortinger må etableres i fagsystemet eStil PT for at kommunene og Fylkesmennene skal kunne følge opp feilopplysninger på en rasjonell måte. Kommunene håndterer dette i dag gjennom regneark eller lister som føres ved siden av fagsystemet. Noen kommuner har veldig god oversikt og gode rutiner for å følge opp avvik, mens andre mangler kapasitet til å ha en fullgod oppfølging av avvik.

Fylkesmannen i Vestfold gjennomførte en avviksanalyse av søknadsomgangen 2017 basert på rapporten "Eksport søknadsdata" fra eStil PT. Dermed skaffet vi oss oversikt over omfanget av avvik mellom søkers data og kommunens godkjente data og oversikt over de konkrete foretakene med avvik. Vi gikk inn i eStil PT i mange av sakene (de med høyest avvik og for øvrig tilfeldig utvalgte). For kommunene hvor vi hadde planlagt forvaltningskontroll, studerte vi kommunens behandling i eStil PT for alle saker med avvik.

Våre undersøkelser viser at kommunene alltid skriver informative begrunnelser for avvik. De fleste kommunene gjør skriftlige avkortingsvurderinger i forbindelse med begrunnelsen knyttet til den enkelte produksjonskode eller under begrunnelse i fanen "Avkortinger".

Noen få kommuner må følges opp når det gjelder å avkorte for feilopplysninger, men de fleste kommunene avkorter når det er gitt feilopplysninger som ikke skyldes åpenbare feilføringer eller misforståelser.

Noen få kommuner må følges opp når det gjelder skriftlige avkortingsvurderinger.

Selv om vi nå gjennom flere år har vektlagt arbeidet med avkortinger, må vi hvert eneste år må påpeke kommunens arbeidsoppgaver når det gjelder avvikshåndtering. Mange kommuner har dette "under huden" nå, men det er fremdeles noen som ikke har oppnådd automatikk i dette arbeidet.

Forbedret fagsystem vil, som nevnt, gjøre arbeidet med oppfølging av avvik og avkortinger mye mer rasjonelt for kommunene og for Fylkesmennene. I tillegg til avviksrapporter og avkortingssøk, er det noen maskinelle kontroller i saksbehandlingssystemet som bør komme på plass. Kommunene har gjennom to år gitt tilbakemeldinger fagsystemets svakheter og styrker, og Fylkesmennene har gitt innspill til Landbruksdirektoratet om de viktigste forbedringspunktene. Det er vesentlig at det prioriteres ressurser til videreutvikling av eStil PT i 2019.

Skade- og erstatningsomfanget etter avlingssvikt i jordbruket (fra kapittel 7.3.9.8 i TB)

Rapportere på

Etter en svært tørr sommer har mange Fylkesmenn måttet legge ekstra innsats i prognosering av skade- og erstatningsomfanget etter avlingssvikt i jordbruket. I tørkeområdene må Fylkesmennene påregne ekstraordinær saksmengde for ordningen med erstatning etter avlingssvikt. Oppgaven er beskrevet i VØI pkt. 5.1.10.13 hvor det normalt kun skal avviksrapporteres. På grunn av årets ekstraordinære situasjon vil vi at Fylkesmennene skal rapportere på følgende;

- Kvantifiser forvaltningens ekstra innsats grunnet ekstraordinær avlingssvikt i jordbruket.

- Gi en kort oversikt over hvilke tiltak som ble iverksatt, i embetet og overfor kommunene

- Vurder effekten av tiltak som ble iverksatt

- Gi en kort vurdering av hvilke forhold som medvirket til eller vanskeliggjorde arbeidet for å nå Regjeringens mål om at erstatningssakene skal behandles i 2018.

Fra 2007 til 2017 var det 767 erstatningssaker i Vestfold og det ble utbetalt ca. 58 mill. kr. I 2018 er det 1026 saker og ca. 140 mill. kr i utbetaling. 7 av 12 ansatte i Landbruksavdelingen har vært involvert i saksbehandlingen av erstatningssaker. Ved nyttår hadde vi saksbehandlet av saker attestert av kommunene, men fortsatt var ca. 300 søknader ikke ferdig behandlet. I en del av disse var det utbetalt forskudd. Annet arbeid har derfor måttet utsettes eller gjøres så enkelt som forsvarlig.

Fylkesmannen tildelte kommunene skjønnsmidler for å kunne øke bemanningen til å saksbehandle erstatningssaker. Alle kommunene med landbruksforvaltning har mottatt skjønnsmidler. Det viste seg vanskelig å leie inn kompetent hjelp. Særlig krever alle grovfôrsakene god faglig kompetanse. En god del av skjønnsmidlene ble derfor brukt til overtidsbetaling for ansatte på landbrukskontoret.

Det var ikke mulig å ferdigstille alle søknader til nyttår da avlingene ennå ikke var solgt og dokumentert. Det var noe etterslep i saksbehandlingen i kommunene pga. prioritering av tidsfristene i saksbehandling av PT-søknader og RMP-søknader. Det er ofte de samme saksbehandlerne. Arbeidspresset på de ansatte på landbrukskontorene har vært meget stort høsten 2018 og inn i 2019.

Fylkesmannen skal gi en samlet egenvurdering... (fra kapittel 7.3.10.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en samlet egenvurdering av hvordan arbeidet med 0-24-oppdraget har fungert i henhold til embetets målsettinger og ambisjoner. Herunder skal det framkomme hvilke egne mål som er satt for arbeidet, jf, andre oppdrag 3.2.1.6.1. I egenvurderingen skal fylkesmannen vurdere hvilke tiltak som har gitt de beste resultatene og i størst grad bidratt til samarbeid og samordning i og mellom kommuner og fylkeskommunen, tjenester og institusjoner som arbeider for og med utsatte barn og unge og deres familier.

Vi har også i 2018 organisert oppdraget som et tverrfaglig samarbeid. Dette tverrfaglige samarbeidet har vært godt forankret i embetsledelsen, som prioriterte tre målsettinger. I tillegg har såkalt «Ovalen», en arbeidsgruppe på tvers av avdelingene, møttes jevnlig og fulgt opp de tre definerte målsetninger.

Embetets definerte målsettinger i arbeidet med 0-24-oppdraget i 2018:  

  1. Være pådriver for tverrfaglig samarbeid for utsatte barn og unge og deres familier i kommunene og fylkeskommunene.
  2. Bidra til at kommunene fanger opp og følger opp barn og unge som sliter psykisk, med spesiell oppmerksomhet mot barnevernsbarn.
  3. Bidra til at kommunen fanger opp og følger opp barn og unge med levekårsutfordringer, herunder barn og unge som faller inn under begrepet barnefattigdom.

Tiltak som er gjennomført og bidratt til samarbeid og samordning:

Ift Mål 1: Være pådriver for tverrfaglig samarbeid for utsatte barn og unge og deres familier i kommunene og fylkeskommunene. Fylkesmann har i løpet av 2018:

  • Skaffet mer kunnskap om tverrfaglighet i de enkelte kommuner og etterspurt kommunenes behov.
  • Skaffet oversikt over koordinerende enheter for habilitering og rehabilitering i kommuner og helseforetak.
  • Arrangert en egen 0-24-samling (oppfølging av samlingene 10.mars 2016 og 10.mars 2017). Tema: tverrfaglig samarbeid.
  • Gjennomført møte med de kommunale NAV-veilederne og barnevernlederne. Mål: styrke samarbeidet og samhandlingen mellom barnverntjenestene og NAV
  • Fulgt opp forsøket med NAV-veiledere i videregående skoler.
  • Opprettet et 0-24-nettverk etter mal av God oppvekst.
  • Hatt diverse møter med aktører som har bidratt til økt samarbeid mellom kommunene om HFU (Helsestasjon for ungdom) slik at alle ungdommer sikres et tilbud utenom skoletid.
  • Invitert BUPA til barnevernledermøte med mål om bedre samhandling mellom barneverntjenestene og BUPA.
  • Satt i gang tiltak som skal øke bruk av Individuell plan som virkemiddel
  • Gjort BTI (Bedre tverrfaglig innsats) bedre kjent i alle kommuner. Brukt Færder som eksempelkommune.
  • Gjennom kontinuerlig arbeid ettersett samhandlingssvikt i våre hendelsesbaserte tilsyn.
  • Fulgt opp at kommunene arbeider samordnet i det å fange opp og følge opp barn som ikke møter på skolen
  • Bidratt gjennom veiledning og møter til økt oppmerksomhet om «Retningslinjer for samarbeid mellom barneverntjenesten og NAV-kontoret» i våre møter med NAV-kontorene

Ift Mål 2: Bidra til at kommunene fanger opp og følger opp barn og unge som sliter psykisk, med spesiell oppmerksomhet mot barnevernsbarn. Fylkesmannen har i løpet av 2018:

  • På alle institusjonstilsyn og individtilsyn tatt opp tema psykisk helse
  • Jobbet kontinuerlig med å bringe inn temaet på de ordinære møtene med kommunene (lederforum, barnehageforum, barnevernledersamling, lederforum barnevern, og i kontaktmøtet med fylkeskommunen.
  • Psykisk helse var deltema på erfaringskonferansen God oppvekst og 0-24 samling
  • Psykisk helse var fast tema på nettverksmøter i God oppvekst og 0-24
  • Etterspurt kommunenes arbeid med å fange opp. (ROS-arbeid) Framhevet viktigheten av å fange opp barn og unge som sliter psykisk.
  • Etterspurt kommunenes og fylkeskommunens oppfølging av Ungdataundersøkelsen.
  • Startet samarbeid med RVTS, herunder gjennomført to konferanser med tema «Selvmordsforebygging». 

Ift Mål 3:Bidra til at kommunen fanger opp og følger opp barn og unge med levekårsutfordringer, herunder barn og unge som faller inn under begrepet barnefattigdom. Fylkesmann har i løpet av 2018:

  • Arrangert boligsosial konferanse, sammen med fylkesmannen i Telemark, med fokus på betydningen av å jobbe på tvers av fag og sektorer for å nå målsettingene i Bolig for velferd og i øvrige statlige strategiene/satsingene. Tema: Barn som lever i fattigdom hvor Bufdir`s nasjonale tilskuddsordning blir presentert, opptrappingsplan for rusfeltet og folkehelseperspektiv i boligpolitikken.
  • Gjennomført oppfølgingsmøter med tre kommunene i Vestfold (Larvik, Sandefjord og Horten) som er sammenligningskontorer i AVdir-prosjektet «Helhetlig oppfølging av lavinntektsfamilier» - HOLF. Erfaringer fra dette prosjektet ble også delt på møter med øvrige NAV-kontorer.
  • Gjennomført oppfølgingsmøter med kommuner som mottar tilskudd til utvikling av sosiale tjenester i NAV – herunder tilskudd til forebygging av barnefattigdom og tilskudd til boligsosialt arbeid.
  • Arrangert i fellesskap med Fylkesmannen i Telemark opplæring i sosialtjenesteloven. Tema: skjønnsmessige/individuelle vurderinger med fokus på barneperspektivet i de sosiale tjenestene. Målgruppe: NAV-kontorene i Vestfold og Telemark.
  • Bidratt at Bufdir`s kommunestatistikk på barnefattigdomsområdet blir bedre kjent og forstått av kommunene/NAV-kontorene.
  • Bidratt i Vestfold fylkeskommunens arbeid med regional plan for folkehelse.
  • Medvirket i folkehelseprogrammet, med deltakelse fra Fylkesmannen i Samarbeidsråd for folkehelse og arbeidsgruppe. Samarbeidet med fylkeskommunen om vurdering av søknader fra kommunene til folkehelseprogrammet.
  • Prioritert i sitt arbeid tildeling av tilskudd til frisklivstiltak for utsatte barn og unge.
  • Invitert NAV-lederne til møte med barnevernlederne. Mål: Styrke samarbeidet og samhandlingen mellom barneverntjenestene og NAV.

Fylkesmannen i Vestfold vurderer at de tiltakene som er gjennomført under disse målsetninger har medført identifisering av utfordringer og et styrket fokus på endrings/forbedringsarbeid innen tjenester og tiltak for utsatte barn- og unge. Derfor ønsker vi å fortsette å jobbe med de to første målsetninger også i 2019.

I tillegg har ledergruppa i embetet hatt 3 møter hvor 0-24 har vært tema.

Bufdirs pålagte dialogmøter støtter opp under 0-24-oppdraget. Fylkesmannen har svært god erfaring med disse møtene, og opplever økt forståelse for utsatte barn, her barnevernsbarn, hos politisk ledelse og øverste administrative ledelse i kommunen

Utdanningsdirektøren utover dette holdt foredrag/hatt innledninger knyttet til 0-24-oppdraget på samlinger i regi av direktorat m.m.

Fylkesmannen skal gi en samlet redegjørelse... (fra kapittel 7.3.10.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en redegjørelse for arbeidet og erfaringene embetet har gjort seg i det tverretatlige samarbeidsprosjektet «Forsøk med NAV-veileder i videregående skoler».  Herunder bes det om en redegjørelse av konkrete tiltak i embetet og planer embetet har for det videre arbeid i fylket.

"Forsøk med NAV-veileder i videregående skole" hadde oppstart i 2015 og ble avsluttet i juni 2018. Deltakere i forsøket var Færder videregående skole og NAV-kontorene i hhv Tønsberg og Nøtterøy kommune.

Fylkesmannen har deltatt i prosjektets styringsgruppe sammen med representanter fra NAV-kontorene, NAV fylke, Vestfold fylkeskommune, rektor og leder av skolens elevtjeneste. Styringsgruppa har i prosjektperioden hatt møter hver 6. uke.

Utfordringer styringsgruppa har hatt er å avklare ansvar, roller og gode kommunikasjonslinjer i samarbeidet mellom de mange aktørene i prosjektet, samt med alle involverte samarbeidsparter. Kunnskap om, og avklaring av hverandres kompetanse, roller og oppgaver har bidratt til både økt kvalitet og kvantitet på samarbeidet.

NAV-veiledernes involvering og arbeid med elever har økt gjennom prosjektperioden, selv om deres tilstedeværelse på skolen i 2017 ble redusert fra 4 til 2 dager i uken. Resten av tiden var de tilknyttet ungdomsteamet på sitt lokale NAV-kontor.

Medlemmer i styringsgruppa og prosjektgruppa har deltatt på de nasjonale NAV-veileder samlingene. Erfaringer og motivasjon herfra er tatt med tilbake til eget arbeid.

I april 2018 arrangerte styringsgruppa en erfaringssamling der rådgivere fra skoler og NAV-ansatte deltok. Styringsgruppa la frem erfaringer fra prosjektet og Kommuner/NAV-kontor utenfor prosjektet delte sine erfaringer og arbeid. Det ble diskutert videre samarbeidsformer, og det var interesse for styringsgruppas forslag om å etablere et nettverk for erfaringsdeling og kunnskapsutveksling mellom de videregående skolene og ungdomsteam ved lokale NAV-kontor. Fylkesmannen vil i 2019 ta initiativ til etablering av et slikt nettverk.

Det todelte målet i rovviltpolitikken (fra kapittel 7.3.10.3.1 i TB)

Rapportere på

Rapporter på status i forvaltningen av det todelte målet for rovviltpolitikken

Vestfold er en del av rovviltregion 2 Sør-Norge med bestandsmål for gaupe (12 årlige ungekull), mens det ikke er et mål om yngling for bjørn, ulv og jerv i regionen. Husdyrtap til rovvilt og erstatningskrav har de senere år blitt betydelig redusert i hele regionen, også i Vestfold.

Regionen har over tid hatt flere utfordrende episoder med ulv, men dette har i liten grad berørt Vestfold. Det er ikke søkt om eller iverksatt fellingstillatelser på rovvilt i 2018 for Vestfold.

Fylkesmennene i regionen bestreber å prioritere og utføre forebyggende tiltak som kan gi varig tapsreduksjon. Erfaringsmessig er det mest virksomme tiltaket å flytte sau fra belastete skogsbeiter til mindre rovviltutsatte beiter (fjellbeite), men dette har ikke vært aktuelt for mange beitebrukere i Vestfold.

3.4 Redegjørelse for, analyse og vurdering av ressursbruk

Samlet er embetets oppgaver større enn vi har ressurser til å løse, noe som har gjort det nødvendig å prioritere ressursbruken på alle fag- og departementsområder. Vi mener at vi likevel har klart å nå våre mål på de aller fleste områder på en tilfredsstillende måte.
Avlagt regnskap er i tråd  med rapportering per tredje tertial. Vi har ingen vesentlige avvik på kapittel/post i årsregnskapet.
Det er Klima- og miljødepartementet, Barne- og likestillingsdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet som har de største økningene. Dette er i tråd med økt satsning på forurensningsområdet, barnevern og saksbehandling på helseområdet.

Integrering av innvandrere ble fra 01.05.2018 overført fra Justisdepartementet resultatområde 570 til Kunnskapsdepartementet . Pr 30 april var det regnskapsført 
kr 67 000,-. I perioden 1.5 - 31.12 har vi regnskapsført kr 195 000,-.

Tilsvarende ble kapittel 1140 ble overført fra Klima- og miljødepartementet til Landbruksdepartementet. Kapitlet har resultatområde 010 og skulle vært regnskapsført på 299. LMD.
I perioden 1.1.-30.4. blei det ikke regnskapsført noen utgifter,- og i perioden 1.5.-31.12 ble det regnskapsført 195 000,-

3.5 Samlet vurdering av måloppnåelse i forhold til samfunnsoppdraget og regnskapsresultat

Embetet har løst samfunnsoppdraget på en god måte selv med stor turnover og ekstra belastning på grunn av omstillingsprosessen. Vi har gjennom nødvendige prioriteringer hovedsakelig nådd målene innenfor våre budsjettrammer.

For embetets regnskapsresultat for alle kapitler/poster viser vi til årsregnskapet i kapittel 6.

3.6 Andre forhold

KONGEHUSET

Kongelige besøk

Det har vært 4 besøk fra Kongehuset i 2018.

17. april – H. K. H. Kronprinsen – Norsk Bergindustri 10 års jubileum – Besøk til Larvik og Tønsberg.

9. mai – H.M. Dronning Sonja – Offisiell åpning med snorklipp. Ny operasjonssentral i Sør-Øst Politidistrikt og innvielse av nytt tilbygg til Politihuset i Tønsberg.

4. – 6. september – DD. KK. HH. Kronprinsparets fylkestur med besøk til Svelvik, Holmestrand, Horten, Færder og Larvik.

23. september – H. M. Kongen tilstede under vigsling av ny biskop i Tunsberg – Tønsberg Domkirke

11. november – H. K. H. Kronprinsregenten tilstede under minnemarkering 11. november - Stavern

Saksforberedelse i Ordens- og medaljesaker

Vi har forberedt 8 Ordens- og medaljesøknader. 7 søknader om Kongens fortjenstmedalje og 1 søknad om St.Olavs Orden.

4 Styring og kontroll i embetet

4.1 Redegjørelse for vesentlige forhold ved embetets planlegging, gjennomføring og oppfølging

Vi arbeider systematisk med å utnytte tildelte ressurser bedre og øke produktiviteten. Digitalt førstevalg ligger som et premiss i alt vi foretar oss.
Fylkesmannen har mål- og resultatstyring som et grunnleggende styringsprinsipp. Styringen skal være helhetlig og tilpasset risiko.
Den overordnede styringen i embetet skjer i ledergruppen i ledermøtene og i virksomhetsplan. Alle strategiske og prinsipielle saker skal opp til drøfting i ledergruppen. Vi har god styring og kontroll gjennom året.
Med utgangspunkt i de sentrale styringsdokumentene er vi laget virksomhetsplaner som gir en samlet oversikt over årlige mål og resultatkrav. Virksomhetsplanen er et viktig styringsverktøy for den samlede aktiviteten i embetet, og et redskap for å følge opp og sikre at oppdragene blir utført. I forbindelse med arbeidet med virksomhetsplaner utfører avdelingene risikovurderinger av kritiske faktorer knyttet til å nå hovedmålene i oppdragene, se pkt 4.1.1. Ledergruppen gjennomfører en samlet risikovurdering i ledermøte. Det er laget retningslinjer for risikostyring i embetet.
Embetet har god økonomistyring, effektiv saksbehandling og god måloppnåing innenfor alle fagområder. Sektorovergripende oppgaver skal løses gjennom samarbeid mellom de ulike fagavdelingene.
Vi har et styringssystem som er tilgjengelig for alle ansatte via pekere på vårt intranett. Her har vi en rekke skriftlige rutiner og informasjon blant annet delegering, virksomhetsplaner, innkjøp, varsling, instruks for økonomiforvaltning, HMS-arbeid mm.
Vi har gjennomført en rekke allmøter, og avdelingsmøter i 2018 knyttet til sammenslåingsprosessen med Fylkesmannen i Telemark. Vi har opprettet felles intranettside, felles kvalitetssystem og postkasse. De ansatte har gitt tilbakemelding på at de synes informasjonen om prosessen har vært meget god.

4.1.1 Embetets risikostyring

Risikovurdering er en samlet prosess som består av planlegging, risikoanalyse og risikoevaluering. Dette handler om å identifisere farer og uønskede hendelser, analysere og evaluere risiko, og identifisere tiltak som kan redusere risikoen. Embetet bruker verktøyet Riskmanager i dette arbeidet. Den enkelte fagavdeling skal aktivt bruke risikostyring som verktøy i sin mål- og resultatstyring. God risikostyring skal gi bedre måloppnåelse innenfor de budsjettrammer som er stilt til disposisjon. Risikovurderingene skal relateres til mål- og resultatkravene og inngå som en integrert del av styringen. Der hvor det vurderes å være høy risiko skal risikoreduserende tiltak iverksettes. Det skal gjøres vurderinger av gjenværende risiko og om denne er akseptabel. Den enkelte avdelingsdirektør skal gi tilbakemelding på foreløpig budsjettildeling for avdeling slik at embetet kan gi en samlet vurdering for embetet for det enkelte budsjettår. Vurderingene drøftes i ledergruppemøte. Eventuelle vurderinger av høy risiko for manglende måloppnåelse skal fremkomme i en skriftlig tilbakemeldingen. Embetet har frist på seg til å sende overordnede riskovurderinger som ligger til grunn for embetets årlige planlegging innen 1. mars hvert år. Overordnede risikoområder er beskrevet i overordnet virksomhetsplan for embetet. Alle ROS-vurderinger er unntatt offentlighet jf. Offentlighetsloven § 14. Det er foretatt ROS-vurdering i forhold til sammenslåingsprosessen med Fylkesmannen i Telemark

4.1.2 Embetets internkontroll, herunder iverksatte tiltak

Fylkesmannen har et selvstendig ansvar for å innrette embetets systemer og rutiner for internkontroll og påse at nødvendige kontrolloppgaver blir utført. Risiko- og vesentlighetsvurderinger skal ligge til grunn. Internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet etter eForvaltningsforskriften § 15 og personopplysningsloven § 14, jf. personopplysningsforskriften § 3-1, tilpasset omfang og risiko, gjennomføres årlig. Det er ikke avdekket noe unormalt i 2018. Kontroll på og beskyttelse av personopplysninger, den menneskelige faktor samt tekniske sikkerhetsløsninger, har et særskilt fokus.
Vi bruker Riskmanager som kvalitetssystem. Vi bruker alle tilgjengelige moduler (ROS-vurderinger, dokumentsystem, avviksbehandling, varsling, tiltak og rapporter).
Riskmanager har gitt oss et enhetlig og felles system hvor all informasjon er samlet på ett sted. Løsningen er svært brukervennlig og lett tilgjengelig for alle ansatte.

Det er utarbeidet en ny felles plattform i RiskManager for Fylkesmannen i Vestfold og Fylkesmannen i Telemark. Det har i løpet av høsten 2018 blitt jobbet aktivt for å få felles rutiner, varsler og avvik.
Risikovurdering av omstillingsprosessen ble påbegynt i 2017 og fullført sammen med vårt AMU, hovedverneombudet og vår Bedriftshelsetjeneste. Ledergruppa gjennomførte samtidig en egen risikovurdering av faren for manglende måloppnåelse mht embetsoppdraget på grunn fusjonsprosessene.

4.1.3 Bemanning, kapasitet og kompetansesituasjonen i embetet

Kompetansesituasjonen oppleves som god. Vi rekrutterer nå ansatte fra større områder enn tidligere. Bemanningssituasjonen er imidlertid krevende på grunn av den nye turnoversituasjonen (se kap 1). Vi har nå flere ansatte som dagpendler til Tønsberg fra Oslo. Vi opplever nå en større merbelastning på kontorlokalene i Tønsberg som følge av at nyrekruttering. Dette har medført mange omrokkeringer internt for å få kontorplass til alle. Det er inngått en ny husleieavtale fra 1. desember 2020. Det nye kontorbygget blir liggende sentralt i Tønsberg by med nærhet til kommunikasjonsknutepunkt for buss og jernbane.

Det satses stort på miljøvennlig kollektivtransport i Vestfold og dekningen til arbeidsstedet i Tønsberg er i dag god.
Som en høykompetansevirksomhet har vi en god og naturlig spredning i aldersstrukturen. Lønnsnivået ved embetet oppleves som lavere enn i kommune, fylkeskommune og øvrige statlige virksomheter. Vi kan imidlertid tilby varierte og spennende arbeidsoppgaver som virker rekrutteringsfremmende.

4.1.4 Forvaltning av egne eiendeler (materielle verdier)

Embetet har svært få eiendeler av verdi. Vi leier stort sett alt kapitalkrevende utstyr. Dette gjør at vi kan sikre en topp moderne utstyrspark til enhver tid, samtidig som vi slipper å binde opp kapital.  Inventar og IKT-utstyr anskaffes lokalt via inngåtte rammeavtaler. Fra 1. januar 2019 blir alt av IKT-utstyr og driftsmidler til anskaffelse overført til Fylkesmennenes fellesadministrasjon (FMFA).

4.1.5 Oppfølging av eventuelle avdekkede svakheter/utfordringer, herunder merknader fra Riksrevisjonen og status for arbeidet med informasjonssikkerhet

Regnskapsrevisjon:
Riksrevisjonen hadde ingen anmerkninger til regnskapsrevisjonen for 2017. Årsrevisjonen for 2018 er ikke ferdigstilt.

Informasjonssikkerhet:
Det er etablert et styringssystem for informasjonssikkerhet i tråd med kravene til et tilfredsstillende internkontrollsystem. Nye personvernregler er informert om og lokal GDPR-kontakt er etablert.

4.2 Rapportering av andre vesentlige forhold knyttet til personalmessige forhold, likestilling, HMS/arbeidsmiljø, diskriminering, ytre miljø og lignende

2018 ble nok et år preget av omstilling, og arbeidet med etableringen av Fylkesmannen i Vestfold og Telemark.  I året som har gått har det vært jobbet mye med å få på plass felles rutiner, retningslinjer, avtaleverk og råd og utvalg for det nye Fylkesmannsembetet.
Arbeidet i den lokale omstillingsgruppen har vært omfattende. Medvirkning og involvering av hele organisasjonen har vært avgjørende for å skape forståelse for omstillingen, avklare forventinger og ikke minst bygge en organisasjons for fremtiden.
Lokal omstillingsgruppe hadde 10 møter i 2018. Arbeidet i lokalomstillingsgruppe har vært konstruktiv og målrettet. Tillitsvalgte har gitt uttrykk for at medbestemmelse og medvirkning har vært tatt på alvor, og at samarbeidsklimaet har vært bra. Det har vært krevende, men lærerikt.
I tillegg har embete hatt 4 AMU - møter, der mye av fokuset har vært omstilling og ivaretagelse av de ansatte i denne prosessen.  Det har vært 2 fellesmøter med AMU i begge embetene, allmøter hver måned og en felles embetssamling, for å nevne noen sentrale oppgaver. Videre har det vært gjennomført innplassering av ledere og øvrige ansatte, interne utlysninger og tilsettinger. Det har vært en egen arbeidsgruppe for nye kontorlokaler i det nye embetet. I tillegg til ledelsen har tillitsvalgte og verneombudene vært representert i gruppen. Det har vært medvirkningsprosesser hvor alle ansatte har fått si sin mening. Arbeidsgruppen har i tillegg vært på befaring for å se ulike kontorløsninger.
Viken bedriftshelsetjeneste har vært godt involvert i hele omstillingsprosessen, og alle ansatte har fått tilbud om samtaler og oppfølging.
2018 har vært turbulent år, og embetet har mistet mye verdifull kompetanse. Dette har ført til økt merarbeid og stor slitasje på gjenværende medarbeidere. Det å skulle gjennomføre en sammenslåingsprosess av 2 embeter, bidra med ressurser til bygge Fylkesmannens fellesadministrasjon, ivareta daglig drift og samtidig ivareta ansatte i en omstilling har vært meget krevende. Økende restanser og ustrakt bruk av overtid har vært en del av arbeidshverdagen. Det har fortløpende vært rekruttert nye medarbeidere som må læres opp. Dette har bidratt til en ytterligere merbelastning for de ansatte. KMD innførte i tillegg stillingsstopp for administrative stillinger som skulle være essensielle bidragsytere til omstillingsarbeidet og den daglige driften. Det måtte gjennomføres HTA 2.5.3 forhandlinger for å få ansatte som hadde planlagt å gå av på alderspensjoner til å stå lengre i arbeid. Den lave sykefraværsstatistikken gjenspeiler derfor ikke de faktiske forhold.

Som del av personalpolitikken legges det vekt på tilrettelegging i de ulike livsfasene. Gjeldende lov – og avtaleverk og lokale tilpasninger, i forhold til velferdspermisjoner og ekstra fremforhandlede seniordager, er tiltak som skal sørge for at ansatte blir godt ivaretatt ved ulike behov.

Ansatte kan bruke Riskmanager til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Varslingen kan gjøres anonymt dersom varsler ønsker dette. Det er ikke mottatt noen varselsaker i 2018.

4.3 Andre forhold

I hele 2018 er det jobbet med å forberede sammenslåing av Fylkesmannsembetene i Vestfold og Telemark.  Arbeidet har tiltatt utover året og særlig fra mai 2018 har alle ansatte vært involvert i vesentlig grad. Arbeidet fulgte sentral omstillingsavtale, føringer og mandat fra KMD samt prosessplan for Lokal omstillingsgruppe.

Omstillingsarbeidet har også innbefattet arbeid med å forberede, planlegge og forankre en lokalisering av hovedkontoret til Tønsberg.

Husleiekontrakten i Tønsberg går ut ved årskiftet i 2020/2021. Det ble derfor igangsatt et arbeid med sikte på å inngå ny leiekontrakt for lokaler til Fylkesmannen. Arbeidet ble organisert som et prosjekt og Statsbygg har gitt faglig bistand i prosessen. De nye statlige arealnormene (maks 23 kvm pr ansatt) og aktivitetsbaserte arbeidsplasser er lagt til grunn. Prosjektet har inneholdt markedssøk og prekvalifisering av tilbydere, befaringer, utarbeidelse av rom- og funksjonsprogram, kravspesifikasjon og kontraktsforhandlinger. Det kom inn 10 tilbud og kontrakt ble underskrevet like før jul med en av tilbyderne. De nye lokalene blir i et nytt arealeffektivt kontorbygg lokalisert i sentrum av Tønsberg. Vi har hatt meget god veiledning og støtte fra Statsbygg i denne prosessen. Føringene i arbeidsplassveilederen har skapt mye friksjon lokalt. Det er bestemt en møbleringsplan på 80/20. Antall smårom som gir fleksibilitet for 20 % cellekontorer og hvor resterende åpne arbeidsplasser har en stilleromsdekning på 1:7. De nye kontorlokalene skal være innflytningsklare 1. desember 2020. Det er først da vi får muligheten til å samlokalisere det nye embetet. Frem til denne tid blir det mye reiseaktivitet mellom kontorstedene i Skien og Tønsberg.

Av praktiske årsaker ble 2 midlertidige stillinger (2x7 mnd verk) på innenfor dokumentforvaltningen i Telemark overført FMFA fra 2019. Fra 2020 forventes det at midlene for disse stillingene blir tilbakeført embetet. Embetet fikk ultimo 2018 lov til å lyse ut 2 midlertidige stillinger innenfor dokumentforvaltning i Tønsberg (på vegne av FMFA). Lønnsmidlene for disse stillingene ble overført FMFA ifm tildelingen for 2019, men kun en av stillingene ble besatt. Dersom ikke FMFA besetter den siste stillingen forventer vi at midlene tilbakeføres embetet.

5 Vurdering av framtidsutsikter

5.1 Forhold i og utenfor embetet som kan påvirke embetets evne til å løse samfunnsoppdraget på sikt

Samfunnssikkerhet, beredskap og miljø 
De nye fylkesmannsembetene er under utvikling. Stikkord er større fylker med flere innbyggere og større areal, større kommuner med andre behov enn mindre kommuner, kompetanseutfordring, utfordringer i overgangsfasen, forholdet til bykommuner, ulik lokalisering mm. Det er slik Fylkesmannen ser det flere forhold som krever strategisk oppmerksomhet.

  • Hvordan bygge kompetanse for de nye embetene – kompetanseheving.
  • Forholdet til og arbeidsmetodikk med kommunene, spesielt større bykommuner. Utviklingen av Totalforsvaret gir et særlig behov for oppmerksomhet for dette forholdet. Det er potensiale for at Fylkesmannens rolle marginaliseres, noe som vil være i konflikt med utviklingen av Totalforsvaret.
  • Overgangsfasen og tiltak for å hindre tap av kompetanse, samtidig må kompetanse sikres i de nye embetene.
  • Kompensering og tilpasning til strukturell ulikhet.
  • Objektsikring, hvordan kan denne aktiviteten styrkes.
  • Tiltak for å styrke funksjonen regional brannsjef. Fylkesmannen ser vedtaket fra DSB om en regional brannsjef som et riktig og viktig tiltak for å styrke den regionale evnen til ledelse og innsats ved store hendelser – over tid. Imidlertid er det til dels betydelige mangler i hvilket innhold og hvilken forståelse funksjonen har, både i brannvesen og hos samvirkeaktører. Fylkesmannen ønsker å bidra til å utvikle funksjonen slik at den kan bidra til å styrke den regionale evne til ledelse ved større hendelser.

Utvikling av Totalforsvaret:

  • Hvordan kan vi styrke samfunnets grunnleggende evne til samhandling når informasjonen er underlagt sikkerhetsloven? Revisjon av sikkerhetsloven er en prosess som har betydning for dette, spesielt behov for en funksjonell tilnærming av lavgradert informasjon, rutiner og evne for implementering av tiltak etter SBS.
  • Forventninger om at fylkene utarbeider beredskapsplan for Totalforsvaret.
  • Forsyningsberedskap innen Totalforsvaret.

Vern

  • Spørsmål rundt verneprosesser, hvordan kartlegging skjer (metode) og ikke minst varsling av berørte parter er vanskelige temaer. Også samarbeid med landbruk, herunder skogbruksnæringen, kan bli et viktig tema fremover. Det er viktig at Miljødirektoratet og Klima- og miljødepartementet er på banen og deltar sammen med embetene i disse prosessene, slik at staten og forvaltningen kan fremstå som enige og kalibrerte utad. Det er viktig at initiativ som kommer fra bunnen blir fanget opp og anerkjent videre inn i direktorat og departement.

Forurensning og snødeponi

  • Dette temaet kommer stadig opp. Det er nok behov for at embetene får noe klarere styringssignaler på dette feltet. Det er et stort fokus på marin forsøpling, ren Oslofjord og opprydding i forurensede sedimenter i havnene. Videre gir klimaendringene mye og tung snø, så behovet for å få fjernet snøen på en hensiktsmessig måte er av stor samfunnsmessig betydning. Stor variasjon mellom embeter, fra null-toleranse mot dumping av snø til liberal praktisering, kan representere en utfordring.

Klima

  • Klimaendringene skjer fortere enn vi klarer å tilpasse regelverk og innsats. Innenfor avløpsfeltet er det behov for avklaring av hvor harde krav vi bør og skal stille til kommunenes utskifting av avløpsnett.

Landbruk
Vi er godt i gang med å tilpasse arbeidet vårt til en større region, Vestfold og Telemark sammen. For det nye embetet, utover å skulle betjene et areal som er mer enn 8 ganger større enn Vestfold, gir dette en bredere tilnærming og forståelse av distriktspolitiske problemstillinger som vi tidligere i liten grad har hatt.

Flere medarbeidere i landbruksavdelingen styrker fagmiljøet og bør bidra til en bedre forvaltning. Med teknologi mener vi og at vi selv om fysisk avstand ut til kommunene blir større, skal kunne yte de den kompetansestøtte de trenger. Korrekt forvaltning og oppfølging av kommunen er kjerneoppdrag. Vårt arbeid med utviklingsoppgaver gir oss kunnskap om landbruksnæringen som er viktig i formidlingen av politikk og løsning av forvaltningsoppgaver.

Vi har i 2018 sammen med Telemark og det breie partnerskapet i fylkene utarbeidet nytt Regionalt bygdeutviklingsprogram, med næringsprogram, miljøprogram og skog- klimaprogram.

Overordnede mål for landbruket i Vestfold og Telemark ble:

  • Landbruket i Vestfold og Telemark skal utvikles ved å ta i bruk alle gårdens ressurser og bidra til verdiskaping og beredskap i hele verdikjeden
  • Landbruket skal være framtidsrettet og bærekraftig, med reduserte utslipp av klimagasser og økt binding av karbon, uten at det reduserer matproduksjonen
  • Matproduksjonen i Vestfold og Telemark skal økes ved videre utvikling og aktiv drift av de matproduserende arealene.

Vergemål
I 2018 har vi i hovedsak klart å løse de overordnede målsetningene i tildelingsbrevet på vergemålsområdet. Vi har jevnt over levert godt til tross for begrensede ressurser og utfordringer med utgangspunkt i medbestemmelsesretten. I 2019 vil det fortsatt være utfordringer med å følge opp departementets oppdrag knyttet til medbestemmelsesretten og en forventet økning i saker om fratakelse av rettslig handleevne. 2019 vil også bli krevende som følge av omstilling og sammenslåing.

Det nye embetet
Framtidsutsiktene vil avhenge sterkt av hvor raskt og dyptgående vi får til harmonisering av arbeidsmetoder og omforente forståelsesmåter i møte med kommuner og eksterne parter i embetets nye felles avdelinger. Trykket er stort, og utfordringene er mange; arvede restanser og etterslep på saksbehandlingen, høy turnover og dermed mange nye medarbeidere, ulike kulturer, behov for kalibrering av vurderingsnivåer, f.eks. vektleggingen av det kommunale selvstyret i arealsaker, delingssaker m.v., osv. Det ble som nevnt i kap.1.1. for lite faglig harmonisering under fusjonsforberedelsene i 2018, som nok har noe sammenheng med at det ikke var utpekt én ansvarlig omstillingsledelse med mulighet for å drive prosesser på tvers.

5.2 Konsekvenser for embetets evne til å nå fastsatte mål og resultater på lengre sikt

Fylkesmannens fellesadministrasjon (FMFA)
FMFA trådte i kraft samtidig med nye embeter 01.01.2019. Det er fortsatt uklarheter rundt hvilke oppgaver og tjenester FMFA skal levere og ha ansvar for.

Embetet har fra 1. januar ikke IKT-medarbeidere som kun skal dekke embetes behov for IKT-tjenester. Vi har mistet mye av bestiller-kompetansen, lokal brukerstøtte, veiledning og opplæringsstøtte som disse medarbeiderne har utført for oss. FMFA har overtatt ansvaret for tjenesteleverandører innenfor IKT. Grensesnittet mellom FMFA og Difi kan synes noe uklart. Tidligere lokale anskaffelser, som ble gjort som avrop på rammeavtale blir nå gjort om til sentrale anskaffelser, noe som betyr at anskaffelsene blir større, mer komplekse og mer tidkrevende å gjennomføre enn tidligere. FMFA må få på plass tilfredsstillende innkjøpsverktøyer - foreløpig må embetene selv foreta innkjøpene og fakturere FMFA, etter å ha innhentet tillatelse. Når embetenes ressurser på dette området er overført til FMFA blir dette en utfordring. 

Innenfor dokumentforvaltning tilbakeføres tjenester (gjennomlesning av offentlig journal, skjerming av dokumenter, fordeling av saker til riktig saksbehandler mv) til fagavdelingene; oppgaver som i Vestfold tidligere har vært utført i arkivet. Ressursene er derimot overført FMFA. FMFA har imidlertid ikke anskaffet saksbehandlerne verktøy for å kunne foreta skjermingsarbeidet. Dette må derfor gjøres av dedikerte personer i embetet. Det sammenslåtte embetet har pr 1. januar 2019 1408 hyllemeter med historiske dokumenter - Vestfold 560 m mot Telemarks 848 m. Dette må ryddes, listeføres og pakkes før det kan avleveres. Embetet har ikke lenger ressurser til å gjøre dette arbeidet selv. Det er ønskelig å få avlevert så mange historiske dokumenter som mulig før embetet skal flytte inn i nye kontorlokaler både i Skien og i Tønsberg.

Anskaffelser av nye kontormøbler
KMDs beslutning om at vi skal inn i nye arealnormer og nye arbeidsformer medfører en betydelig merkostnad knyttet til anskaffelser av nye kontormøbler når vi skal inn i et nytt kontorbygg. Eksisterende kontormøbler kan av størrelsesmessige årsaker ikke benyttes i de nye lokalene. Embetet har ikke budsjettmessige midler til å dekke en slik investeringskostnad.

5.3 Andre forhold

Planlegging, gjennomføring og oppfølging
I reglement for økonomistyring i staten skal alle virksomheter innenfor sitt ansvarsområde sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås på en effektiv måte. For å sikre dette skal virksomhetene planlegge med både ettårig og flerårig perspektiv. De økonomiske rammene til Fylkesmennene er i dag såpass uforutsigbare at det er vanskelig å planlegge i et flerårig perspektiv. Det er til dels store variasjoner i tildelingene fra ett år til et annet. Det har nå vært foretatt kutt i bevilgningene gjennom flere år som følge av avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen. Dersom embetene blir pålagt ytterligere effektiviseringskutt, må det vurderes kutt i oppgaveporteføljen, for å unngå at å sette rettssikkerheten til enkeltgrupper i fare.

Gevinstrealisering
Beslutningen om at hovedsete for det nye embetet skal lokaliseres i Tønsberg, og en organisatorisk enhet skal legges til Skien gir utfordringer i forhold til gevinstrealisering. Frem til samlokalisering ultimo 2020 må embetet regne med store tilleggskostnader knyttet til reise mellom de to kontorlokasjonene.

Den nye organisasjonsstrukturen vil være et grunnlag for å utvikle kvaliteten, effektiviteten og redusere kostnader innenfor de rammer som vi har fått. Omstillingsarbeid tar tid, og realisering av potensielle gevinster ved omorganiseringen vil også ta tid. At oppdragsgiverne og embetet har en felles forståelse av dette vil være viktig. Som angitt i nøkkeltallene er nå lønnskostnadene 94 % av driftskostnadene. En for rask gevinstrealisering vil ha store konsekvenser for embetets evne til å gjennomføre oppdraget. Gevinstrealisering henger også sammen med de reelle styringsmulighetene fylkesmannen har til å disponere ressurstildelingen på grunnlag av prioritering og etter behov i det nye embetet. De største truslene mot dette handlingsrommet er omfanget av finansiering over fremmedkapitler, med tilhørende mangel på stabilitet / forutsigbarhet.

6 Årsregnskap

Årsregnskap for Vestfold.pdf