Årsrapport for Agder

Her kan du laste ned en fil som inneholder årsrapporten i sin helhet eller relevante utdrag. Dersom du bruker filtrere, vil filen kun inneholde de filtrerte resultatene.

1 Fylkesmannens beretning

1.1 Overordnet vurdering av samlede resultater, ressursbruk og måloppnåelse

Jeg legger med dette fram Fylkesmannens årsrapport for 2019. Embetet har i 2019 gjennomført oppdragene innenfor rammen av tildelte midler, og jeg mener den samlede resultatoppnåelsen må karakteriseres som god. Jeg har også inntrykk av at denne oppfatningen deles av våre viktigste samarbeidspartnere.

Embetet har i perioden forvaltet tildelte midler på en god måte. Med tanke på de relativt store omstillingskostnadene som er knyttet til utflytting av to kontorsteder, tilbakestilling av leielokaler, flyttekostnader, samt anskaffelseskostnader knyttet til innflytting i nye leielokaler, så har vi ført en stram økonomisk kontroll. Innføring av ny budsjettfordelingsmodell til embetene har også økt oppmerksomheten rundt en stram økonomistyring. Derfor overførte vi midler fra 2018 til 2019, og i løpet av 2019 har vi ytterligere bygget opp en reserve som kan finansiere engangskostnader knyttet til flytteprosessen. Jeg setter også pris på signalene fra KMD om at embetet får beholde deler av innsparte husleiekostnader i 2021. Parallelt med stram økonomistyring har vi i løpet av 2019 prioritert å styrke bemanningen på noen av våre høyest prioritert oppdragsområder for å sikre god måloppnåelse. Rekrutteringsarbeidet vil fortsatt ha stort fokus på å tilpasse organisasjonen til en balansert bemanning ut fra embetets oppdrag og ny budsjettfordelingsmodell. Innenfor treårsperioden vi er gitt vil vi jobbe fortløpende med å tilpasse driftsnivået i embetet til nye rammer.

I 2019 har embetet prioritert rettssikkerhetsoppgavene framfor utviklingsoppgaver og utadrettet virksomhet. Saker knyttet til liv, helse, personlige rettigheter og personvern vil alltid ha førsteprioritet. Også i 2019 har det vært jobbet aktivt og målrettet med å innfri kravet til 12 ukers saksbehandlingstid for klagesaker etter plan- og bygningsloven. Vi ferdigstiller nå 98% av sakene innenfor 12-ukerskravet.

2019 ble et langt roligere år enn 2018 hva angår alvorlige naturhendelser. Det ga aktørene mulighet til å bearbeide og strukturere erfaringer fra 2018, og til å iverksette og styrke risikoreduserende tiltak. Det var likevel ikke helt rolig. Det ble utstedt flere varsler på relativt høyt farenivå, men konsekvensene ble minimale og ikke samfunnskritiske. I april var det flere middels store skogbranner vest i fylket som ble håndtert av brannvesenene. En endring i forhold til foregående år var at antallet varsler om utfall i telenettet var forholdsvis høyt. Enkelte utfall dekket store områder, men fikk ingen kritiske konsekvenser.

Selv om det ikke inntraff alvorlige hendelser i 2019 var de varslene vi mottok og skogbrannene vi opplevde påminnelser om at den klimatiske hverdagen har endret seg. Det at 2019 ble et roligere år er ingen sovepute for fortsatt godt, forebyggende samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid på alle nivåer. Fylkesmannen påser gjennom tilsyn, øvelser og plangjennomganger at kommunene i sitt beredskapsarbeid tar hensyn til klimautviklingen. Vårt inntrykk er at kommuner og regionale aktører er bevisste på dette.

De forholdsvis mange utfallene innen elektronisk kommunikasjon (ekom) er en påminnelse om hvor viktig denne infrastrukturen er for samfunnets fungering. Stadig økende grad av digitalisering, og innføring av velferdsteknologi for sårbare grupper, gjør det viktig at kommunene er bevisste på den risikoen som ligger i å basere viktige samfunnsfunksjoner på mobilinfrastruktur. Vårt prosjekt for økt robusthet innen kraft, ekom, informasjon og velferdsteknologi – KEIV-prosjektet – er et viktig tiltak for å bevisstgjøre aktørene og støtte dem i deres arbeid med risikoreduserende tiltak.

Embetet har hatt fokus på totalforsvaret i 2019. Vi har arrangert fagseminarer om dette for kommuner og regionale aktører.  Arbeidet med beredskapsplanverket ble videreført og er i rute.

Fylkesmannen fikk i 2019 ansvar for reformen «Leve hele livet», og vi var tidlig ute med etablering av regional støttegruppe. Allerede første halvår hadde vi besøkt de fleste kommuner, med god representasjon fra både politisk og administrativ ledelse. Jeg oppfatter at reformen både er blitt godt mottatt og godt forankret på Agder. Vi ser dette i sammenheng med kommunens planarbeid, og slik at planlegging for et aldersvennlige samfunn blir en «arbeidsstil» snarere enn en satsing.

Agder har i mange år hatt store utfordringer på levekårsområdet, og dette er fortsatt tilfelle. Det har derfor blitt satset mye på de områdene som kan bidra til utjevning av sosiale forskjeller - for det enkelte individ og i befolkningen som helhet. Embetet støtter tiltak som kan bidra til økt inkludering og sysselsetting, innovasjon og bedre levekår. Ved tildeling av prosjektskjønn er tiltak rettet mot barn og unge en spesielt prioritert gruppe. Vi mener det fortsatt er en lang vei å gå før kommunene virkelig har tatt ut sitt potensiale i «kampen» mot levekårsforskjellene.

Kommunene i Agder har en anstrengt økonomi og det er mange små kommuner. Samlet gir dette et bekymringsfullt bilde hva gjelder mulighet for rekruttering av kompetent personell til å ta seg av en eldre befolkning med stadig flere og mer komplekse sykdomstilstander. Flere kommuner signaliserer at de ikke har mulighet for å ivareta myndighetskravene på alle områder. Fastlegereformen utfordrer også flere kommuner, som ser seg nødt til å gå til fast ansettelse av leger, eller overta driften av legekontor. Begge deler krever et økonomisk løft. Dersom kommunene ikke lykkes i sin rekruttering av helsepersonell med kompetanse, vil dette i sin tur få store konsekvenser både for samhandling med spesialisthelsetjenesten, og for dennes mulighet til å løse sine oppgaver.

Den omfattende og raske utbyggingen av E18 og E39 gjennom Agder representerer store utfordringer for embetet på plansiden. Fremdriften i byggeprosjektene i regi av Nye veier AS, setter arealplan-området i embetet under press. Vi har prioritert dette arbeidet høyt. Vi har hatt fokus på å bidra til gode prosesser, og sikre at man finner gode og balanserte løsninger, samtidig som framdriften ikke går på bekostning av kvaliteten til de utarbeidede planene.

«Blå vekst» med bl.a. oppdrett av nye arter som tare mm. er en annen stor satsing med spennende potensiale for Agder, men den medfører også utfordringer for naturen i kystsonen. En omfattende og langsiktig tilbakegang med redusert biologisk mangfold og fiskeressurser i kystsonen vår er vel dokumentert, og denne negative utviklingen fortsetter. For embetet er arbeidet med å bevare pressede ansvarsarter som villaks og villrein en betydelig utfordring.

Embetet har i 2019 mottatt over 100 klager etter bestemmelsene i opplæringsloven kap. 9 A om elevenes skolemiljø. Dette nivået har vært relativt stabilt etter lovendringen i 2017. Området får stor oppmerksomhet både i kommunene og i vårt arbeide. Elevens stemme skal høres og tiltakene skal være til elevens beste – det er utfordrende og praktiseres ulikt. Vi driver veiledning og kompetanseheving av kommunene gjennom vår møtevirksomhet. Oppdraget krever høy kompetanse og stor prioritet framover fra vår side. Det er viktig med kompetanseheving ut fra de erfaringene vi og kommunene har gjort oss. Fylkesmannen lager i 2020 samlinger regionalt i Agder for å skolere kommuner i arbeidet med 9A og sørge for erfaringsutveksling i relevante møteplasser.

Agder har veldig mange private barnevernstiltak, med til sammen svært mange ungdommer på institusjon i forhold til folketallet. Fylkesmannen har tilsynsansvar, og skal også sørge for samarbeid og fornyelse innenfor sektoren. Dialogmøtene med kommunene er nyttige for å bevisstgjøre både kommuneadministrasjon og politikere om deres eierskap. Jeg leder selv disse møtene og det er med på å løfte rolleforståelse, ansvar og plikter på en god måte. I løpet av 2019 har alle barnevernstjenestene v/vertskommunen (9 stk) hatt dialogmøte med Fylkesmannen. Kompetanse i tjenestene har vært etterlyst. Derfor fortsetter vi sammen med barnevernet i Kristiansand å drive programmet «Kompetanseheving for barnevernsansatte i hele Agder» (KUBA). Her settes aktuelle tema på dagsorden, og interessante ressurspersoner er med på å løfte kunnskapsnivået og sette erfaringer i system. Vi opplever et godt samarbeid med tjenestene og en lav terskel for å søke veiledning.

Vergemålsarbeidet har hatt stort fokus i embetet i 2019. Gjennom vår saksbehandling og veiledning av verger har vi intensivert arbeidet med å søke å nå fram til enhetlig og korrekt rolleforståelse, implementering av fastsatt samtalemetodikk og respekt for vergehavernes selvbestemmelsesrett. Økt konsentrasjon om grundig og individorientert saksbehandling oppfattes positivt av alle ansatte, selv om det i noen tilfeller kan gå ut over saksbehandlingstiden.  

Som fylkesmann vektlegger jeg dialogen med kommuneledelsen som en viktig forutsetning for å lykkes med våre oppdrag. Gjennom faste møter gjennom året og møter knyttet til enkeltsaker opplever jeg at dialogen er basert på en gjensidig god rolleforståelse og respekt for de oppgaver vi er satt til å forvalte. Etter valget 2019 vil jeg besøke alle de nye by- og kommunestyrene som en del av folkevalgt-opplæringen. Dette vil fortsette inn i 2020.  Hvert besøk har en ramme på om lag en time, hvor jeg går gjennom embetets roller og oppgaver. Målet er å legge grunnlaget for en god samhandling med kommunestyrene basert på god rolleforståelse og gjensidig respekt.

2019 har naturlig vært preget av at et samlet Agder er en realitet fra og med årsskiftet. Vi har aktivt arbeidet for at de tre kommesammenslåingene skal bli vellykket. Det samme gjelder den sammenslåtte fylkeskommunene. Vi har bidratt aktivt til utarbeidelsen av Regionplan Agder 2030 som en videreutvikling av Agder 2020 og som vil være et kraftfullt verktøy for å nå målet om at "Agder i 2030 skal være et attraktivt lavutslippssamfunn med gode levekår". 

Vi har lagt godt til rette for at oppgaver på landbruks og miljøområdet som overføres fra Fylkesmannen til Fylkeskommunen skal være vellykket.Vi vil aktivt arbeide for at fylkeskommunen skal lykkes med sin sterke rolle som samfunnsutvikler gjennom vår visjon som er "Vi styrker Agder".

En annen viktig del av styringsdialogen med kommunene er heldags kommunemøter for hele ledergruppen med alle kommuner i løpet av hver valgperiode. I forkant av møtene sender Fylkesmannen ut et "Kommunebilde". Her gir vi en oversikt over Fylkesmannens inntrykk av kommunen på tjenesteområdene vi dekker. Kommunebildet danner dagsorden for kommunemøtene. Kommunedialog etter denne modellen er godt mottatt i kommunene, og jeg legger vekt på å videreføre denne.

1.2 Overordnet framstilling av de viktigste prioriteringer for året

Vi har i 2019 videreført to hovedsatsingsområder for hele embetet. Satsingsområdene er valgt ut fra de overordnede prioriteringer i embetsoppdraget og sett opp i mot de utfordringer som regionen står overfor. Begge satsingsområdene er organisert som prosjekter med egne prosjektledere. Satsingsområdene er:

  • Barn og unge (Jf 0-24-satsingen)
  • Klima og det grønne skifte

Barn og unge

Vi har fokus på tverrfaglig samarbeid og tidlig identifisering og innsats av barn i risiko.

Mange barn og unge i Agder har ulike risikofaktorer for å vokse opp med dårlige levekår. Regionplan Agder 2030 er Agder-regionens viktigste overordnede styringsdokument for regional utvikling, der Fylkesmannen på ulike områder har bidratt i prosessen. Mange kommuner har nå stort fokus på å etablere systemer for bedre tverrfaglig innsats.

Barnekonvensjonens jubileum ble markert med feiring og kake.  Barns rett til å bli hørt og hva det innebærer av kompetanse er et fokusområde. Kravene til å synliggjøre «barns beste» - vurderinger blir løftet frem på samlingen, som tema for tilsyn og klagesaker. Vi tilbyr å møte og høre barn som melder fra om at de ikke har et trygt og godt skolemiljø.

Vi har stort fokus på barn og unge i planarbeid. Vi følger tett opp og har hatt innsigelser og faglige råd til planer hvor vi ser at Plan- og bygningsloven og RPR og Barnekonvensjonens krav til medvirkning og «barns-beste» vurderinger ikke er godt nok ivaretatt.

Fylkesmannens ungdomsråd gir viktige innspill til vårt arbeid. Ungdomsrådet har blant annet bidratt med innspill til Ung-Data- undersøkelsen som ble gjennomført i hele Agder. I år har vi også hatt stort fokus på ny lovendring om plikt til å etablere ungdomsråd som sikrer reell medvirkning for barn og unge. Det er store forskjeller på kommunen når det gjelder fokus og erfaring med å involvere barn og unge.

Vi har utviklet det regionale samarbeidet med kompetansesentrene og KS, for å styrke og samordne den regionale innsatsen for utsatte barn og unge.

Det har vært gjennomført flere samlinger, der vi har invitert aktører fra ulike sektorer som jobber med barn og unge. Behovet for felles innsats og koordinerte tjenester har vært sentrale tema.

Det er økt fokus på mer helhetlig og tverrfaglig innsats rettet mot utsatte barn og deres familier.

Samtidig er det fortsatt behov for mer kunnskap om risikofaktorer hos barn som krever målrettet og tidlig innsats, og kunnskap om hva som fremmer god samhandling til beste for barn og unge.

Klima og det grønne skiftet 

I satsingen for 2019 har vi fokusert på følgende:

  • Fulgt opp «Klimasats» - kommunenes tilskuddsordning for klimatilpasning og klimagassreduserende tiltak.
  • Fulgt opp klima i arealplanleggingen regionalt og lokalt, inkludert konsekvenser av nedbygging av karbonrike arealer. Flere innsigelser har vært delvis begrunnet med å hindre økte klimagassutslipp.
  • Kartlegge status for kommunale klima- og energiplaner og oppfordre kommunene til revisjon av planene.
  • Arrangere «Klimasamling for kommunene på Agder» 23. og 24.10.19. Klimasamlingene er et opplegg Miljødirektoratet tilbyr til de regioner som ønsker det. Arrangert i samarbeid med KS, Agders daværende to fylkeskommuner og Difi.
  • Bidra i oppfølgingen av «Klimaveikart Agder», og forankring av klimaarbeidet i «Regionplan Agder 2030».
  • Innføringen av intern klimaledelse, og oppfordret øvrige regionale statsetater om å gjøre det samme.
  • Resertifisering av Arendalskontoret som Miljøfyrtårn.
  • Gjennomført reisevaneundersøkelse for reiser mellom hjem og arbeidssted.
  • Fulgt opp nye og etablerte nettverk og satsinger innen fornybar verdiskaping, herunder klyngesamarbeidet for treindustrien «Tre på Agder».
  • Oppfølging av tredriver-prosjektet på Agder, som er et informasjons- og veiledningstilbud innen tre-byggeri for offentlige og private byggherrer.
  • Fremme de gode eksemplene og tiltakene for reduserte utslipp fra landbruket, herunder landbruksbygg i tre og bruk av bioenergi.

Embetet har også i 2019 måttet fremme flere innsigelser som følge av lite klimavennlig planlegging. Dette var særlig knyttet til nye kommuneplaner. Vi mener dette viser at embetets innsats under kulepunkt nr 2 ovenfor gjør en forskjell.

Klima- og miljøledelse i embetets egen virksomhet gjennom Miljøfyrtårnsertifisering og fokus på våre egne klimagassutslipp.

Ledermøtet besluttet i 2017 å innføre «Klimaledelse» som metode for å ta tak i egne klimagassutslipp. Embetet er nå godt i gang med innføringen av klimaledelse, men vi trenger sentral tilrettelegging for å integrere måling og oppfølging av klimagassutslipp i våre styringssystemer, jf. vårt innspill til punkt 4.1.3.

Gjennom Klimaledelse følger vi opp den kunnskapen vi har fått om egne klimagassutslipp gjennom vårt medlemskap i Klimapartnere og som Miljøfyrtårn, og vi identifiserer aktuelle tiltak. Fra 2018 til 2019 økte utslippene noe, men dette var i første rekke knyttet til energiforbruk som resultat av en kald vinter og svært varm sommer (stort kjølebehov), og vi anser resultatet for å være innenfor feilmarginene. Vi forventer større utslippskutt når vi fra 2021 samlokaliseres i Arendal.

I tillegg til hovedsatsingsområdene har vi prioritert å rette opp forhold som ble påpekt i tilbakemeldingene på fjorårets rapport og i styringsdialogen ellers. Reduksjon av utgiftene til godtgjørelse til advokatverger har hatt høy prioritet gjennom 2018. Vi har gjennomført oppdragssamtaler med alle advokatverger, hvor hvert enkelt vergemål er gjennomgått.  En rekke vergeoppdrag er overført til faste verger, og videreførte advokatoppdrag godtgjøres etter faste satser. På forurensingsområdet hadde vi større produksjon enn forutsatt i 2019, og leverte gebyrinntekter fra tilsyn og konsesjoner over budsjett. Det arbeides svært godt med viktige prosjekter innen e-helse på Agder, og vi har prioritert høyt å bidra til dette arbeidet både faglig og med bruk av prosjektskjønnsmidler.

1.3 Sentrale forhold internt og eksternt som har hatt betydning for oppnådde resultater

Interne forhold

Den overordnede aktiviteten som har preget embetet i 2019, er prosessen rundt husprosjektet og ferdigstillelsen av dette. Kontrakten med Arendal Eiendomsutvikling ble undertegnet i 2018, og arbeidet med prosjektet har tatt vesentlig mer tid og ressurser enn det som var forventet. Underveis i prosessen har vi støttet oss på Statsbygg som våre rådgivere innenfor det juridiske og byggtekniske området, samt innleid interiørarkitekt knyttet til innredning, møblering og utforminger av lokaler. Vi har også i prosjektet hatt en god dialog med FMFA. FMFA er både fremtidig leietaker og en viktig leverandør av infrastruktur og IKT-løsninger i det nye bygget.

Parallelt med dette har det vært jobbet med bruken av flytterelaterte virkemidler knyttet opp til særavtaler og rapport utarbeidet av et partssammensatt utvalg. I løpet av våren 2020 vil det bli skrevet kontrakt med hver enkelt medarbeider som var ansatt i embetet i Vest-Agder ved sammenslåingen om betingelser i forbindelse med endret kontorsted. Vi flytter i desember 2020 inn i et attraktivt nytt bygg som er tilpasset nytt arbeidsplasskonsept, og som har en flott og sentrumsnær beliggenhet.

I hovedsak er det positive forventninger til det nye bygget og bruken av åpne kontorlandskap. Samtidig er det mange som er avventende til hvordan det nye arbeidsplasskonseptet vil påvirke deres arbeidshverdag og i hvilken grad dette vil få innvirkning på deres produktivitet.

I 2018 og 2019 har vi gjennomført personalsamling for alle ansatte i embetet på Kragerø Spa. Dette har blitt veldig godt mottatt og har vært en fin anledning til å bygge sammen embetet. I forlengelsen av disse samlingene, og som en forberedelse til samlokaliseringen og grunnlag for å bygge det «nye» embetet, har vi planlagt seks embetssamlinger. Den første samlingen ble gjennomført i november 2019 og de resterende samlingene vil bli gjennomført i 2020. Tematikken på disse samlingene tar for seg «alt» fra Agders historie, utviklingen av næringslivet på Agder, demografiske forhold, til mer konkrete orienteringer knyttet til jobbrelaterte utfordringer. På de siste samlingene vil vi ha mer søkelys på embetsinterne forhold og hvordan vi skal ha det i de nye kontorlokalene.

Embetet har siden sammenslåingen hatt Kristiansand og Arendal som to likeverdige kontorsteder, men med Arendal som fylkesmannens hovedkontor. Vi ser nå at tyngdepunktet forskyves stadig mer mot Arendal, bl.a. fordi alle nye medarbeidere tilsettes med Arendal som kontorsted.

Vi har gjennomført medarbeiderundersøkelsen og det er positiv fremgang i alle avdelinger sammenlignet med resultat fra forrige undersøkelse. Det er nedsatt partssammensatte grupper i fagavdelingene som følger opp og initierer tiltak som resultat av medarbeiderundersøkelsen.

Jeg har de siste årene etablert en fast rutine hvor jeg har et kort allmøte hver siste fredag i måneden. På disse møtene tar jeg opp aktuelle forhold både i embetet og i landsdelen. Møtet overføres mellom kontorstedene på Skype, og ansatte som ikke er til stede kan også følge med fra egen PC. Jeg bruker denne kanalen for å skape felles fokus på de sentrale utfordringene i samfunnet, og gi medarbeiderne forståelse for at de alle er med på å «styrke Agder» gjennom den daglige innsatsen for å utføre oppdraget vårt. Jeg noterer med tilfredshet at embetets visjon «Vi styrker Agder» nå er vel innarbeidet, og gir resultater.

Eksterne forhold

Levekårsutfordringene på Agder synes overraskende konstante, selv etter flere tiår med målrettet innsats. Vi jobber kontinuerlig med å løfte fram utfordringer knyttet til dette. Det er dekning for å si at problemstillingen er godt forankret både hos regionale og kommunale aktører, og det er grunn til å tro at vi over tid skal kunne se resultater av den langvarige innsatsen som er gjort på området. Regionen har tradisjonelt ligget under landsgjennomsnittet på mange viktige levekårsindikatorer. Selv om tallene peker i riktig retning så er det fortsatt mye arbeid som gjenstår før vi er på landsgjennomsnittet. Mye av grunnlaget for å lykkes er å sikre at ungdommer får fullført sine utdanningsløp. Dette kan i neste omgang sikre dem en plass i arbeidslivet. Fortsatt sliter regionen med alt for mange som baserer sitt livsopphold på støtte fra NAV. På Agder investeres det nå mye i veiutbygging. Dette vil ha mange positive effekter også på levekår og likestilling, bl.a. fordi det bidrar til en utvidelse av arbeidsmarkedene og slik bidrar til økt sysselsetting i regionen.

Klimautfordringenes helt ulike sider har de senere årene blitt demonstrert dramatisk og nært – og setter kraftig søkelys på både behovet for rask reduksjon av klimagassutslipp, og tilpasningstiltak så vi kan tåle den nye virkeligheten bedre. På begge disse områdene er bedre og mer kunnskapsbasert arbeid etter plan- og bygningsloven hovedsvaret på hva embetet og kommunene kan og må gjøre i sitt daglige virke. Styring etter oppdaterte gode planer og sterk reduksjon av antall dispensasjoner synes å være svaret på mange vesentlige spørsmål.

Fylkesmannen er, og skal fortsatt være, en kompetanseressurs for kommuner og innbyggere i vår region. Vi ser i dag at nedbygging av tradisjonelle media, splittede befolkninger og falske nyheter i økende grad synes å rokke ved demokratiets grunnforutsetninger i mange land. Dette øker viktigheten av vår rolle som garantist for faktabasert forvaltning og politikkutvikling. Det å etablere en felles forståelse av fakta som grunnlag for kompromiss og samarbeid, er avgjørende for gode løsninger i et samfunn som vårt.

På denne bakgrunnen er det min oppfatning at embetet i 2019 har utført de oppdragene vi har fått med god kvalitet. Vi har deltatt aktivt i det regionale partnerskapet sammen med kommuner, fylkeskommuner og regional stat, og bidratt til å løse felles utfordringer i regionen.

1.4 Andre forhold

I 2019 hadde Fylkesmannen to oppdrag for Kongehuset. Fylkesmannen gjennomførte oppdragene i henhold til protokoll i godt samarbeid med Slottet.

26. november: Afternoon Tea

På oppdrag fra Det Kongelige Hoff kontaktet vi samtlige ordførere i Agder og ba om forslag til gjester. Afternoon Tea på Slottet var denne gangen for eldre ildsjeler, basert på kriterier fra hoffet. Vi valgte ut 4 eldre fra hvert av våre to fylker– som etter vår vurdering best tilfredsstilte kriteriene. 

5. desember: H. K. H. Kronprinsen besøker Agder i anledning Frivillighetens dag 2019

Kronprinsen ankom Vegårshei jernbanestasjon, der han ble tatt imot av meg selv, ordfører i Vegårshei Kjetil Torp og visepolitimester Arne Pedersen. På Fjellheim ble Kronprinsen ønsket velkommen av daglig leder for frivillighetssentralen i kommunen samt leder for styret i Norges Frivillighetssentraler, Arvid Askø.

Kronprinsen tok selv ut nybakt brød fra steinovnen på tunet, før det ble avholdt lunsj sammen med 10. klasse ved Vegårshei skole og representanter for frivilligheten. Etter lunsj demonstrerte tre unge, kommende elgjegere sine skyteferdigheter i den innendørs skytebanen i kjelleren. Deretter fikk Kronprinsen en orientering om aktivitetene knyttet til alpinbakken og skiløypene ved idrettshuset, før besøket på Vegårshei ble avsluttet med en omvisning hos dugnadsgjengen som bygger det nye idrettshuset.

Turen gikk videre til Arendal kommune og 4H-gården Søstrene Kjevik, der Kronprinsen ble ønsket velkommen av ordfører Robert Cornels Nordli, og styreleder ved gården, Siri Myhre. Inger Aamundsen Øyen representerte 4H. Kronprinsen fikk deretter en omvisning i stallen, med hester, lama’er griser, geiter og en kanin, før felles grilling med 4H-barn. Besøket ble avsluttet i gårdsbutikken, der 4H-elever viste frem sine prosjekter.

I Arendal sentrum orienterte ansatte og frivillige om Skattekammeret. Dette er et tilbud til byens befolkning, der man kan låne sportsutstyr av høy kvalitet gratis. Videre ble det orientert om Arendals pilotprosjekt med et eget fritidskort for barn og unge.
Besøket i Arendal ble avsluttet på Kanalplassen, der «Jenteskate» viste frem sine kunster.

Fylkesmannen, ordfører i Vegårshei og visepolitimester tok avskjed med Kronprinsen på Vegårshei stasjon.

I 2019 ble det foretatt fire tildelinger av Kongens fortjenestemedaljer i Agder.

Sted, dato og fylkesmannens signatur

Arendal, 28. februar 2020

Stein A. Ytterdahl (sign.)

2 Introduksjon til embetets hovedtall

2.1 Embetet og samfunnsoppdraget

Fylkesmannen er statens, dvs. Kongens og Regjeringens, representant i fylket. Fylkesmannen er administrativt underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet, men utførte i 2019 faglige oppdrag for 11 departementer og en rekke direktorater og tilsyn. Fylkesmannen har også oppgaver for Kongehuset.

Fylkesmannen er både en stillingstittel (person) og en etat. Fylkesmannsembetet er administrativt en del av den sentrale statsforvaltningen, og følger samme ordninger og regelverk som departementer og direktorater. Fylkesmannsordningen har røtter tilbake til amtmennene midt på 1600-tallet. 

Fylkesmannens rolle og oppgaver beskrives i dag gjennom Fylkesmannsinstruksen med endringer sist i 1999, i tillegg til de årlige styringsdokumentene. Fylkesmannen skal arbeide for at Stortingets og Regjeringens vedtak, mål og retningslinjer blir fulgt opp, og skal ifølge instruksen "med dette som utgangspunkt virke til gavn og beste for fylket og ta de initiativ som finnes påkrevd".

Fylkesmannen har en svært bred portefølje og mange ulike oppgaver. Embetets rolle kan beskrives gjennom de fire hovedoppgavene som er angitt i våre styrende dokumenter:

  • Sektormyndighet og iverksetter. Fylkesmannen er regional sektormyndighet for flere departementer på en rekke viktige politikkområder.
  • Rettssikkerhetsmyndighet. Fylkesmannen skal sørge for rettssikkerheten for den enkelte innbygger, virksomhet og organisasjon ved å se til at grunnleggende prinsipper som likebehandling, likeverd, forutsigbarhet, uavhengighet, habilitet og rettferdighet blir ivaretatt i forvaltningen. Vi er klageinstans for kommunale vedtak og tilsynsmyndighet på sentrale velferdsområder som forvaltes av kommunene.
  • Samordningsmyndighet. Fylkesmannen skal bidra til å samordne, forenkle og effektivisere den statlige virksomheten i fylkene. Vi har et særlig ansvar for å samordne statens styring av kommunene.
  • Informasjonsformidler og tilbakemelder. Fylkesmannen skal holde sentrale myndigheter orientert om viktige spørsmål i fylket og om hvordan nasjonal politikk virker i vår region. Vi skal også formidle relevant informasjon til kommunale, fylkeskommunale og statlige organer.

Embetet har løpende kontakt andre embeter på alle nivå i organisasjonen, og utveksler erfaringer og ideer med andre fylker. Dette skjer dels i forbindelse med formelle arenaer som styringsdialogen og fylkesmannsmøtene, AU for fylkesmennene, og i de nye samarbeidsorganene med Fylkesmennenes fellesorganisasjon (FMFA) på det administrative området. Det er også mye kontakt gjennom ulike faglige nettverk og samlinger for ulike stillingskategorier, og helt spontant mellom medarbeiderne når behov oppstår. I inneværende periode hvor alle embeter må ha stort fokus på regionreform og egne omstillingsprosesser, har det vært mindre aktuelt med omfattende bilaterale prosesser. I forbindelse med Agders rolle som pilot for samlokalisering og nytt arbeidsplasskonsept har vi delt erfaringer med andre embeter på forespørsel. Arbeidet med å utvikle samarbeidet i det nye bildet med 10 likeverdige embeter er spennende.

Fylkesmannen er det viktigste bindeleddet mellom sentral stat og kommunene, og kommunene er totalt sett embetets viktigste målgruppe og samarbeidspartner. Både embetsledelsen og avdelingsdirektørene prioriterer kommunedialogen svært høyt, og bruker mye tid på dette. Hele ledergruppen besøker alle kommuner i heldags møte en gang i hver valgperiode, og vi har faste samlinger for ordførere og rådmenn mm.

Andre viktige aktører og samarbeidspartnere er bl.a. helseforetaket, fylkeskommunene, KS, næringslivet, organisasjoner og andre regionale statsetater.

Vi arrangerer halvårlig statlig etatsjefsmøte for alle regionale statsetater, og vi samarbeider tett om samordning av den statlige tilsynsaktiviteten.

2.2 Organisasjon og ledelse

De tidligere fylkesmannsembetene i Aust-Agder og Vest-Agder ble fra 2016 slått sammen til ett embete. Vi har fra 2019 tatt i bruk navnet Fylkesmannen i Agder. Vi skal i 2020 samlokaliseres i nye lokaler i nytt bygg i Arendal sentrum. Vi overtar bygget 1. desember, og innflytting er planlagt gjennomført før jul.

Embetet har siden sammenslåingen hatt Kristiansand og Arendal som to likeverdige kontorsteder, men med Arendal som fylkesmannens hovedkontor. Alle nye medarbeidere tilsettes med Arendal som kontorsted. Tyngdepunktet i embetet forskyves mot Arendal, men plassmangel der gjør at også nytilsatte kan sitte i Kristiansand. 

I 2019 hadde vi 188 ansatte og disponerte 159 årsverk. Om lag 40% av medarbeiderne har hatt sitt daglige kontorsted i Kristiansand og om lag 60% i Arendal. To verneområdeforvaltere har eksterne kontorer i hhv. Sirdal og Valle kommuner.

Dagens organisering har vist seg hensiktsmessig, og det er ikke gjennomført vesentlige organisasjonsendringer i 2019. Vi har 5 ordinære fagavdelinger ledet av en avdelingsdirektør. Beredskap, samordning, kommuneøkonomi og kommunedialogen ellers er organisert i stab. Gjenværende del av administrasjonsavdelingen er nå organisert som en stab. De enkelte fagavdelingene er organisert i faggrupper med faggruppeleder. Faggruppelederne har en faglig koordineringsrolle, men ikke personalansvar. 

Samarbeid på tvers av avdelingene er vektlagt ved innplassering av de ulike faggruppene i det nye bygget i Arendal. Vi mener dette vil medføre en mer matriseorientert arbeidsmåte, og redusere behovet for en tradisjonell OU-prosess. Fylkesmannen gjennomfører flere oppdrag som krever samarbeid på tvers av fagavdelingene. Slike oppdrag blir i mange tilfeller organisert som embetsinterne prosjekter med embetets ledergruppe som styringsgruppe.

2.3 Presentasjon av utvalgte nøkkeltall

Fylkesmannen fikk for 2019 en tildeling på kr. 138 911 000,- til ordinær drift. Lønnsandelen av driftsutgiftene på kap. 0525 post 01 utgjør 82,6 % mot 81 % i 2018. Husleieandelen av driftsutgiftene utgjør 17 %. Tar vi hensyn til innbetalt husleie fra FMFA på kr. 1 919 000,-, vil husleieandelen utgjøre 15,4 %, noe som er tilsvarende det vi har hatt de siste årene. Vi betaler fortsatt full husleie på begge kontorstedene etter de gamle embetenes leieavtaler. Dette innebærer at 98 % av embetets driftsmidler går til lønn og husleie. Sammenligner vi dette med øvrige embeter ser vi at vi er omlag på snittet når det gjelder lønnsandel mens husleieandelen i Agder ligger over snittet. 

Av embetets 188 medarbeidere, er 49 ansatte over 60 år, det vil si ca. 26 %. I praksis vil det si at vi har over to årsverk som går med til ekstra ferie og seniordager, samt at vi i årene som kommer fortsatt må påregne en viss grad utskifting av medarbeidere. Vi ser at vi er det embetet med høyest andel ansatte over 60 år. 

I 2019 hadde vi en lav turnover sammenlignet med tidligere år og sammenlignet med andre embeter. Agder skiller seg ut ved at vi har like mange som slutter grunnet pensjonering som ansatte som slutter for å begynne i annen stilling. 

Ved utgangen av 2019 hadde vi totalt 13 midlertidig tilsatte, 5 menn og 8 kvinner.  5 av disse er tilsatt som vikarer for ansatte som har permisjon. Dette er på samme nivå som tidligere, men vi ser vi at andelen midlertidig ansatte hos oss er noe høyere enn flere andre embeter. 

Sykefraværet i embetet ligger litt over det vi har hatt de siste årene. Da har vi hatt ca. 4 %, mens vi i 2019 hadde et fravær på 4,8 %. Totalt sett er sykefraværet vesentlig høyere for kvinner enn for menn, mens det egenmeldte  fraværet er ganske likt 1,3 % mot 1,2 %. Til tross for at vi har hatt en økning ser vi at det bare er to embeter som har lavere sykefravær enn Agder. 

Vi har ført overhead/administrativ kostnadsdekning tilsvarende 40 % av lønnskostnadene, jf. brev fra FAD av 16.02.2010 Retningslinjer for administrativ kostnadsdekning. 

I forbindelse med anskaffelse av nye lokaler, utflytting av gamle og innflytting i nye, vil vi i 2020 og 2021 ha behov for midler utover ordinær tildeling. Vi har derfor de senere årene hatt en stram økonomistyring og budsjettavviket har dermed økt fra 2,6 % i 2018 til 6,5 % i 2019. Innføringen av den nye budsjettfordelingsmodellen forsterket behovet for "innsparing". Vi ser at også embetet i Vestland har et tilsvarende budsjettavvik. 

Antall journalposter i 2019 var tilsammen 92 650, 53 307 i ePhorte og 39 343 i vergemåls-ePhorte.  Dette er totalt ca. 2000 færre journalposter enn i 2018. 

Lønnsnivået til kvinner ligger fortsatt under lønnsnivået til menn. Sammenlignet med 2018, ser vi at det gjennomgående har vært enn økning i lønnsnivået til kvinner i forhold til menn. Blant annet ser vi at for saksbehandler kategori 3 har andelen økt fra 96,2 % til 99,1 % og for saksbehandler kategori 4 fra 93,5 % til 96,2 %. Ved lokale lønnsforhandlinger og ved lønnsfastsettelse ved tiltredelse legges kriteriene i vår lokale lønnspolitikk til grunn, og vi forventer at vi vil få en enda større utjevning av lønnsnivået mellom kjønnene i 2020. 

3 Årets aktiviteter og resultater

3.1 Redegjørelse for, analyse og vurdering av oppnådde resultater

Hovedmål 1 - Nasjonal politikk skal være kjent og iverksatt i fylket

Samlet vurdering

Formidling og oppfølging av nasjonal politikk i Agder er en hovedoppgave for alle embetets fagavdelinger og faggrupper. Vi holder tett kontakt med alle våre kommuner. Vi vurderer at statlig politikk og målsettinger i hovedsak er godt kjent både i hkommunene og helseforetaket mm., og til dels også i befolkningen ellers. Den samlede måloppnåelsen vurderes derfor som god. Det er likevel tydelig at den klare og helt nødvendige prioritering av rettssikkerhets-oppgavene, i økende grad begrenser hvor mye ressurser som kan brukes på faglig utviklingsarbeid og forebyggende tiltak. Dette er spesielt tydelig innen helse- og omsorgsfeltet, men er også merkbart på flere av sektorområdene.

Arealpolitikk og planarbeid
Arealplanfeltet er et stort, viktig og krevende arbeidsfelt med stor politisk oppmerksomhet, både for kommunene og fylkesmannen. Det er vår oppfatning at den nasjonale politikken innen arealforvaltning, by- og samfunnsutvikling er godt kjent i kommunene, men at det fortsatt er svært krevende å sikre at politikken reflekteres godt i de konkrete planer og beslutninger.

Vi mener at Fylkesmannen i Agder har utviklet en tydelig og sikker utøvelse av vår rolle som statlig myndighet i gjennomføring av arealpolitikken. Nasjonal politikk formidles både gjennom løpende dialog med både politisk og administrativ ledelse i kommunene om nasjonale forventninger til arealplanleggingen, og gjennom daglig veiledning i forbindelse med saksbehandling. Vi deltar fast i relevante fora for utvikling av både regionale og kommunale planer. Klima er fremdeles et av to satsningsområder ved embetet, og vi har stort fokus på ekstern informasjon og veiledning om prinsipper for klimavennlig arealplanlegging og klimatilpasning. 

Den omfattende utbyggingen av E 18 og E 39 gjennom Agder representerer store naturinngrep, og utfordrer i stor grad hensynet til alle relevante tema hvor vi er regional fagmyndighet. Prosjektene har konsekvenser for naturmangfold, vannmiljø, jordvern, friluftsliv, barn og unges interesser, samt folkehelse og beredskap. Tempoet i planleggingen av disse prosjektene har vært svært høyt i 2019. Dette har vært utfordrende både mht. kvaliteten på kunnskapsgrunnlaget, og for gjennomføring av prosess og medvirkning. Embetet har prioritert ressurser til disse prosessene høyt. Dette har tidvis medført svært høyt arbeidspress på mange medarbeidere, samt at det nødvendigvis også har følgeeffekter for øvrige oppgaver.

Vi har stort fokus på tverrfaglig involvering i vår saksbehandling og opplever også at våre faglige råd til det kommunale planarbeidet blir vektlagt og tatt hensyn til i arealforvaltningen. Det gjelder særlig hensynet til jordvern og naturmangfold. Vi har stort fokus på folkehelse, barn og unges interesser, universell utforming og boligsosial planlegging. En stor del av våre innsigelser er knyttet til mangelfull ivaretakelse av barn og unge. Dette vil fortsatt være et prioritert område i vårt planarbeid. Vi opplever fortsatt at det, spesielt i strandsonen, er plansaker og dispensasjoner hvor det er betydelig avstand mellom nasjonale arealpolitiske føringer og den arealbruken som kommunene ønsker. 

Det er krevende å få inn klimahensyn som en sentral premiss i planarbeidet. Viljen til å ta plangrep for å sikre klimatilpasning er økende, men det er store variasjoner mellom kommunene. Spesielt i Arendal og Kristiansand med omland, har samordnet areal-, bolig- og transportplanlegging med klimahensyn som en hovedbegrunnelse fått stadig økende vekt i arealplanleggingen. Dette er forankret både politisk og administrativt. Kommunenes arealplankompetanse og rutiner for tverrfaglig involvering av de ulike interesseområdene som skal balanseres i planleggingen, er erfaringsvis av stor betydning for kvaliteten til de planene vi får på høring. Mange av de mindre kommunene er særlig sårbare mht. kompetanse.

Embetet har i 2019 fortsatt å prioritere forebyggende tiltak for å sikre kort saksbehandlingstid og bidra til effektivitet i prosjektgjennomføringen ute i kommunene og i byggebransjen. I tillegg til løpende veiledning, har vi høsten 2019 arrangert en fagdag for byggesaksbehandlerne i kommunene i Agder. Dette har vært godt mottatt. Betydelig kortere saksbehandlingstid i klagesakene bør over tid være en merkbar forbedring for sektoren.

Samfunnssikkerhet og beredskap
Det er vår vurdering at kommuner, etater og virksomheter som har oppgaver innen samfunnssikkerhet og beredskap er godt kjent med rolle- og ansvarsfordelingen på området. Vi har gjennomført en rekke nettverksaktiviteter der roller, ansvar og nasjonal politikk har blitt satt på dagsorden.

Værmessig har 2019 vært et langt roligere år enn de to foregående, da vi på Agder opplevde flere naturhendelser som kunne blitt kritiske. Hendelsenes omfang og gode kriseforberedelser medførte at vi unngikk de alvorligste konsekvensene. Hendelsene har likevel vært påminnelser om et klima i endring. Betydningen av å ivareta klimatilpasning i arealplanarbeidet øker, og plangjennomganger med dette for øyet er en stadig viktigere oppgave for Fylkesmannen. Oppgaven er utfordrende fordi «trusselbildet» er komplekst, og fordi fagmyndighetene ikke har ressurser til å bidra i tilstrekkelig grad. Hendelser må brukes til å lage enda bedre beredskap. Erfaringer må implementeres i planer og konkrete tiltak. Evaluering etter hendelser er viktig for å ivareta læring, og Fylkesmannens prosjekt for å bedre kvaliteten på evalueringer fortsetter i samarbeid med Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. 

Det regionale risikobildet må reflektere klimautfordringene og sårbarhetene i kritisk infrastruktur som kraftforsyning og elektronisk kommunikasjon. Gjeldende utgave av vår regionale ROS-analyse - ROS Agder, vil bli revidert i løpet av 2020. Fylkesmannens prosjekt for økt robusthet i kritisk infrastruktur – KEIV-prosjektet – videreføres. Prosjektet vil være et verdifullt bidrag i arbeidet med fylkes-ROS, men også for kommunene i deres ROS-arbeid. For kommunene og regionale aktører er ROS Agder en momentliste for eget arbeid, men skisserer også de nasjonale og Fylkesmannens regionale forventninger om hva slags risikobilde som må beskrives.

I 2019 ble første runde i arbeidet med regionalt beredskapsplanverk avsluttet. Det ble gjennomført samlinger for kommunene der totalforsvaret og forebyggende sikkerhetstjeneste var temaer. Også regionale aktører deltok. Det er en utfordring å konkretisere totalforsvaret for kommunene, og å kommunisere sikkerhetsgradert informasjon til dem. 

Fylkesmannen etablerte en ny oppfølgingsmodell for alle kommunene med virkning fra 1. januar 2018. Modellen legger opp jevnlig tilstede-værelse i kommunene gjennom tilsyn og øvelser, samt felles kompetanseaktiviteter. Når alle kommuner har vært gjennom modellen vil den bli evaluert, men signalene så langt er positive. 

Helse- og sosialområdet
Helse- og omsorg er et arbeidsfelt hvor årsakssammenhengene er sammensatte og påvirket av tunge trender i samfunnet, hvor faglige og politiske tiltak ofte bare kan vise effekter på lang sikt. Vi mener likevel at embetets innsats med vedvarende fokus på sentrale momenter over lang tid har gitt resultater. Vårt fokus har uten tvil vært med å påvirke de regionale politiske satsingene innen levekår i vid forstand, og tidlig innsats overfor barn og unge. Den løpende tilsynsvirksomheten får stor oppmerksomhet, og har en mer direkte virkning på utvikling av tjenestene.

Fylkesmannen har i alle sine møter med både kommuner og sykehus rettet oppmerksomheten mot de prioriterte områdene. Siste året har det vært stort fokus på samhandling mellom deltjenestene innen helse, sosial og barnevern – innen og på tvers av forvaltningsnivåene; kvalitet og pasientsikkerhet, «Leve hele livet», opptrappingsplan rus, psykisk helse, habilitering og rehabilitering, og levekår og folkehelse.

Barn og unge er et satsingsområde for embetet basert på regionenes levekårsutfordringer. 0-24 oppdraget, utenforskap, fattigdomsproblematikk og KVP er tema som settes på dagsorden i møter med kommunene, fagsamlinger, og andre fora der det er naturlig.

Fylkesmannen var tidlig ute med å etablere en regional støttegruppe for arbeidet med «Leve hele livet». Dette er en gruppe som arbeider aktivt og ser innsatsområdene i relasjon til oppdrag som universell utforming, inkludering, frivillighet på tvers av generasjoner, samt Omsorg 2020.

En av de største enkeltstående utfordringene for kommunene er rekruttering av helsepersonell med fagkompetanse. Denne utfordringen blir større i det neste tiåret, og vi har stort fokus på dette i våre møter med kommunene.

Helse- og sosialavdelingen er sterkt medvirkende i embetets planarbeid. Vi følger opp prosessene fra planstrategiene kommer inn til utvikling av detaljplaner. Vi har spesielt fokus på at barn og unges stemme blir hørt, at det tas boligsosiale hensyn, og hensyn til rikspolitiske retningslinjer innen folkehelse. Det er en utfordring å få med kommunene på det langsiktige folkehelsearbeidet, til beste for alle.

Barn og unge
Kommunene på Agder er vel kjent med den nasjonale politikken på barnehage-, skole- og barnevernområdet. De store kompetanse-strategiene er kjent, fagfornyelsen er iverksatt og det samme er de viktige samfunnsoppdragene knyttet til utsatte barn.

Fylkesmannen benytter løpende de mange arenaene vi har med kommunene på barnehage-, skole- og barnevernområdet, til å informere om nasjonal politikk inn mot våre sektorer. I tillegg bruker vi digital kommunikasjon til å informere om regelverk, kompetanse-ordninger og håndhevingsordningen. Møteplassene som er skapt mellom Fylkesmann, skole- og barnehage-eiere er viktige for dialogen. 

På barnevernfeltet er dialogmøtene på toppledernivå med kommunene særlig viktige for å kommunisere ut nasjonal politikk og forventninger. Her møter Fylkesmannen både administrativt og politisk nivå, til en drøfting av drift og prioriteringer på barnevernsfeltet. Vi ser at denne dialogen ofte peker på forebygging gjennom de andre tjenestene og tidlig innsats på alle arenaer. Tydelig og umiddelbar økt oppmerksomhet i de eierkommunene i de interkommunale barnevernene som ikke selv er vertskommune, ser vi som en direkte virkning av vårt arbeid med denne dialogen.

Økosystemer og naturvern - tilstandsvurdering
Hovedelementene i den nasjonale klima- og miljøvernpolitikken synes å være godt kjent i kommunene, næringslivet og offentligheten. Vi formidler dette i kommunedialogen, på nettsidene våre, på fagarenaer, og gjennom pressen og sosiale medier.

Tilstanden i ferskvannsøkosystemene på Agder har vist en positiv utvikling i vannkvalitet over tid, men er samtidig sterkt påvirket av vannkraftutbygging. Den massive utbyggingen av nye hovedveier som pågår i landsdelen vil påvirke kystnære vassdrag fremover. Dette gjelder særlig i anleggsfasen, men også med mulige negative langtidseffekter. Sulfid-problematikken øst i fylket er vedvarende, og fremkommer nå også i nye områder som følge av E18 og E39 utbyggingen. Vi har aktiv dialog med berørte kommuner og relevante aktører, samt Miljødirektoratet, for å forebygge og utrede problemet og drøfte løsninger. Dette er et svært krevende tema. Redusert langtransportert forurensning, redusert lokal forurensning og kalking har gitt bedret tilstand i mange ferskvannsforekomster. Resultatet er økt naturmangfold. Laksen er nå reetablert i alle hovedvassdragene i Agder. Arbeidet med regional plan for vannforvaltning har hatt god driv i Agder, og legger grunnlaget for å videreføre denne positive utviklingen.

De marine økosystemene har hatt en mindre gunstig utvikling. Det er en tydelig og langvarig tilbakegang i biodiversitet og produktivitet i kystfarvannene vår. Høy tilførsel av organisk materiale til våre fjordområder gir oksygensvinn i dypvannet og områder med død fjordbunn. Dette kan bare bedres gjennom å redusere tilførselen av både langtransportert og lokalt organisk materiale. Presset på marine områder oppleves som økende som følge av nasjonalt og regionalt fokus på "blå vekst". Agder har attraktive områder for "blå vekst". Vi deltar i relevante nettverk for å være best mulig oppdatert både faglig og politisk. Forvaltningen av naturmangfold i sjø i Norge er sterkt knyttet til utviklingen til enkelte kommersielt interessante arter, noe vi ser som bekymringsfullt.

Utvikling av naturtilstanden i økosystemene på land (de terrestre systemene) er vanskeligere å vurdere. Kystsonen er pressområde for utbygging, samtidig som den inneholder mange truede og sårbare naturtyper. Våtmark og myrer har blitt drenert og dyrket opp over lang tid, og mange gjenværende kystnære forekomster er nå under stort press som følge av vegbyggingen som pågår. Endrede regimer for hogst de siste 20 årene, som følge av miljøsertifisering av skogbruket, antas å bidra til en mer positiv utvikling mht. mangfold i skog. Frivillig vern av skog er i god driv i Agder, med nær 100 områder i prosess. Dette er et vesentlig bidrag til å nå målet om langsiktig ivaretakelse av naturmangfold i skog på Agder. Den samlede belastningen på viktige terrestre naturtyper og våtmark er i sum stor i ytre strøk av Agder.

Mangler i kunnskapsgrunnlaget om naturmangfoldet, både i sjø og på land, er fortsatt en hovedutfordring. Vi spiller årlig inn arealer til Miljødirektoratet for kartlegging, men dekningen er fortsatt lav og fremdriften svak. Det er også mange utfordringer knyttet til implementering av det nye Natur i Norge – systemet (NiN) for praktisk forvaltning. Forekomster av truede naturtyper etter den nye lista er i svært liten grad kartlagt, og de kan heller ikke identifiseres gjennom eksisterende datasett basert på DN-håndbok 13. Dette innebærer at truede naturtyper og arter kan utsettes for uheldige inngrep grunnet kunnskapsmangel. Det er særlig gjennom omdisponering av arealer at dette presset oppstår. Den generelle forståelsen for naturmangfoldverdier og behovet for sikring og ivaretakelse er gradvis økende, men fremdeles svakt både blant politikere og administrasjon i kommunene. Vi ser et klart behov for et solid nasjonalt system for verdisetting av naturtypelokaliteter som både er enkelt å bruke og som enkelt kan formidles ut. Slik forståelse mener vi er en grunnleggende forutsetning for lokalpolitisk vilje til å hensynta naturmiljøet. Klare nasjonale forventninger om bruk av feltundersøkelser i forbindelse med alle arealplaner som berører relevant natur, ville i stor grad styrket muligheten til god måloppnåelse. En mer kunnskapsbasert forvaltning ville redusert risikoen for ytterligere tap av truet og sårbart naturmangfold. Vi opplever også dette presset der konsekvensene er kjente, f. eks. rettet mot leveområdene til Europas sørligste villreinstamme.

Vi har i Agderfylkene relativt god oversikt over de kulturbetingede naturtypene som er truet, og arbeider godt med disse. Tilskuddsordningene bidrar positivt til å ta vare på disse naturtypene. Vi har etter hvert også relativt god oversikt over forekomster av de utvalgte naturtypene «hule eiker» og slåttemarker, og arbeider aktivt for å sikre disse.

Forurensning
Vi har fortsatt utslipp og belastning av helse- og miljøfarlige stoffer i Agder, både langtransportert og fra lokale kilder. Agder har en betydelig prosessindustri, som gjennom mange år har arbeidet målrettet for å begrense utslipp og belastninger til det ytre miljø. Det vil imidlertid alltid være noen rest-utslipp som kan gi lokale belastninger bl.a. ved nedsatt luftkvalitet. Dårlig luftkvalitet oppstår også i områder med stor trafikktetthet og liten luftutskifting vinterstid. Heldigvis har alle våre byområder luftkvalitet som tilfredsstiller anbefalte kvalitetsnormer. 

Embetet prioriterer en betydelig tilsynsaktivitet mot bedrifter og kommuner for å følge opp lokale forurensningskilder. Avløp- og avfall-behandling er også viktige områder. 

Vi finner fortsatt rester etter tidligere utslipp i noen av våre fjordsystemer nær tidligere forurensende virksomhet. Det har gjennom mange år vært arbeidet systematisk for å stoppe ytterligere tilførsler og hindre utlekking av miljøgifter fra disse fjordsedimentene. Resultatene er svært gode, og viktige prosjekter i Arendal havn og i fjordene ved Flekkefjord er avsluttet i 2019. Vi forventer at ytterligere fjordområder bl.a. i Lister og Kristiansand vil være tilbakeført til en god tilstand om noen år.

Kommuneøkonomi
Hovedbildet i 2019 er at kommunene i Agder har god styring og kontroll over økonomien. Ingen av kommunene i Agder er registrert i ROBEK ved utgangen av året. I 2019 har vi sett en tendens til økt bruk av fondsmidler. Tendensen har forsterket seg i budsjett- og økonomiplanen for 2020-2023, og for enkeltkommuner vurderer vi forsterket veiledning og tildeling av skjønnsmidler for å forhindre ROBEK-innmelding. 

Embetet har over lang tid hatt tett kontakt med kommunene på økonomiområdet. I de periodene vi har hatt kommuner i ROBEK har vi hatt en intensiv oppfølging av disse. Vi har god deltakelse på våre faste samlinger om kommuneproposisjon og statsbudsjett. I 2019 hadde vi også to samlinger med godt oppmøte for økonomisjefer og deres medarbeidere med tema ny kommunelov. Det er grunn til å anta at embetets fokus og oppfølging virker positivt inn på kommunenes arbeid med økonomistyringen.

Landbruk
Formidling av nasjonal landbrukspolitikk er en prioritert og kontinuerlig oppgave, og vi mener at vår måloppnåelse er god. Vår kompetanse og vårt fagmiljø rundt politikk og næring er helt sentral. Vi er så langt alene om denne kompetansen i regionen. Vi bidrar til aktuelle og relevante samlinger og konferanser. Når det er behov, tar vi ansvar for å koordinere ulike initiativ.

I det regionale partnerskapet med fylkeskommunene, Innovasjon Norge og næringen jobber vi godt sammen om både politikkformidling og næringsutvikling. Selv om det nasjonale vedtaket om flytting av UT-midlene til fylkeskommunen har vært klart lenge, har våre oppdrag rundt gjennomføringen kommet svært sent. Dette har gjort det vanskeligere å løfte inn landbruksoppgavene midt i fylkeskommunenes egen sammenslåingsprosess. Vi er imidlertid tydelige på at fylkeskommunen skal sitte i førersetet for dette arbeidet fra 2020 og har forberedt oss på å avgi «stafettpinnen» på en sikker og god måte.

Vi formidler også nasjonal landbrukspolitikk i embetsledelsens kommunedialog, med spesiell vekt på jordvern og næringsutvikling.

Vi samarbeider til daglig tett med landbruksforvaltningen i kommunene. Vi har en årlig todagers samling for de ansatte i kommunene. I tillegg har vi flere treffpunkter med kompetansepåfyll og oppdateringer i løpet av året. Det jobbes godt i kommunene, men vi observerer et betydelig «strekk i feltet» når det gjelder tilskuddsforvaltning. Dette gjelder særlig kommunenes eget arbeid med kontroll. Kommunene har førstelinjeansvaret for stadig flere ordninger. Kravet til kompetanse i hver ordning øker, og summen av dette er krevende. Vi gjennomfører i hovedsak forvaltningskontroller av kommunene, der vi også ser om kommunene gjennomfører de foretakskontrollene som er forventet. Det er lett å kontrollere kommunenes kontrollaktivitet, men mye vanskeligere å avdekke kvaliteten på dette arbeidet.

Evaluering er et felles stikkord for aktiviteter i 2019. Vi har vært initiativtakere til en bred evaluering av tørken i 2018-sesongen sammen med næringsaktørene. Evalueringen har sett på fôrkrisen i jordbruket, erstatningsordningen for avlingssvikt, skogbranner, tørkeskader og barkbilleangrep i skog osv. Det ligger mye læring i å arbeide systematisk med evaluering og vi har sett det som viktig å gjennomføre dette mens vi har hendelsene friskt i minne. I 2019 har vi koordinert etableringen av jordbrukets beredskapsforum og ledet arbeidet med en beredskapsplan for jordbruket i Agder. 

Aktiviteten innen bygging av skogsvei har vært stor i mange år, og landbruksavdelingen har hatt en tett oppfølging av prosjektene i tråd med regjeringens satsing. Infrastruktur er viktig for utviklingen av skogbruket både på kort og lang sikt. 2019 vil gå inn i historien som et av de gode årene for bygging av skogsveier i Agder. Skal denne aktiviteten holdes oppe fremover, er vi avhengige av å få til en stor mobilisering overfor kommunene, som overtar ansvaret for dette arbeidet i 2020.

Arbeid med arealplaner har krevd mye av oss i første halvdel av 2019. Det er flere store veiprosjekter i gang i landsdelen: E18 Dørdal – Grimstad, E39 i Vest-Agder og Riksveg 9 i Setesdal. Det har vært store forventninger til oss både fra utbyggere og kommuner, og vi har prioritert oppfølgingen svært høyt. Deler av disse planprosessene har foregått i svært høyt tempo, noe som har utfordret oss på kapasitet. 

Hovedmål 2 - Statlig virksomhet på regionalt nivå skal være godt samordnet og legge til rette for gode helhetsløsninger

Samlet vurdering – embetets samordningsrolle

Etter vår oppfatning har arbeidet med samordning av statlig tilsyn med kommunene på Agder over tid vært vellykket, og tilstanden på området oppfatter vi nå som godt samordnet. Arbeidet har en innarbeidet fast organisering og framdrift, og kommunene gir i all hovedsak positive tilbakemeldinger. Samarbeidet mellom embetet og kommunerevisjonene og kontrollutvalgs-sekretariatene er utviklet over tid gjennom flere til dels nyskapende samarbeidsprosjekter, og er i dag tett og godt. 

Vi vurderer også at den mer generelle kommunerettede samordningen fungerer godt i vårt embete. Fylkesmannen har fokus på både intern og ekstern samordning. Den interne samordningen er knyttet til at våre egne avdelinger er samordnet i sin politikkformidling og annen innsats rettet mot kommunene. Dette følger vi opp bl.a. i ledermøtet i embetet, som er en viktig intern samordnings-arena. I vår kommunedialog har vi faste møter med kommunens politiske og administrative ledelse. I disse møtene deltar hele Fylkesmannens ledergruppe. Det er i seg selv et samordningstiltak. Fylkesmannen har to årlige møter med de statlige etatsjefene i Agder. På disse møtene er samordningstiltak overfor kommunene et fast tema. Det er svært sjelden konflikter knyttet til statlige pålegg til kommunene. Vi mener ordningen med at Fylkesmannen samordner statlige innsigelser til planer etter plan- og bygningsloven fungerer godt. De halvårlige møtene i fylkesberedskapsrådet er svært nyttig for best mulig å kunne fungere samordnet i en krise. Fylkesmannen gjennomfører årlig dialogmøte med HV 08 sammen med Fylkesmannen i Rogaland. Det er generelt en utfordring for Fylkesmannens samordningsfunksjon når flere etater nå omorganiserer seg fra geografisk inndeling til funksjonell inndeling.

Samordning av det boligsosiale arbeidet

I dette arbeidet søker vi å samordne særlige tiltak for vanskeligstilte barnefamilier og personer med behov knyttet til rus og psykisk helse, med det løpende arealplanarbeidet i kommunene. Det er store variasjoner i utfordringsbildet mellom kommunene i Agder. Særlig i de store og mellomstore kommunene i pressområdene langs kysten er innspill i planarbeidet viktig. Vi vil med dette bidra til at det tas boligsosiale hensyn i planlegging og utbygging. Vi har fokus på differensiert boligbygging, med sosiale møteplasser og ser etter forhold som kan påvirke sosial integrering og segregering. Vi har felles møter med Husbanken, og spesielt viktig her er «Bolig for velferd».

Det er i 2019 også innledet et samarbeid med Husbanken for å se på utviklingen i kommunens bruk av økonomiske virkemidler som startlån og tilskudd. Data fra dette vil inngå i embetsledelsens kommunedialog.

Samordning av tilsyn

Etter vår oppfatning har arbeidet med samordning av statlig tilsyn med kommunene på Agder over tid vært vellykket, og tilstanden på området oppfatter vi nå som godt samordnet.  Denne konklusjonen bygger på at arbeidet nå har en fast organisering og framdrift som er godt innarbeidet over tid. Samtidig gir kommunene gjennom tett kontakt i vår kommunedialog i all hovedsak positive tilbakemeldinger. Samarbeidet mellom embetet og kommunerevisjonene og kontrollutvalgssekretariatene er også tett og godt. 

Internt i embetet har vi etablert «Fylkesmannens tilsynsgruppe», der alle fagavdelingene som har kommunerettede tilsyn deltar. For å sikre samordning og dialog med andre statlige tilsynsetater og med kommunenes egenkontroll, har vi etablert «Fylkesmannens tilsynsforum». Her møter alle statlige etater som har kommunerettede tilsyn, de kommunale revisjonsdistriktene i Agder, kontrollutvalgssekretariatet i Agder og KS Agder.

Fylkesmannen arrangerer i januar møter i begge disse gruppene. Vi lager da en felles plan for tilsyn, som er samordnet slik at ikke belastningen på den enkelte kommune blir urimelig. Dette presenteres i en felles tilsynskalender for alle tilsynsmyndighetene som oppdateres to ganger årlig.

Samlet sett får vi gode tilbakemeldinger på våre tilsyn. De er koordinert i tid, de oppleves som nyttige, med god veiledning og oppfølging, og at de fører til endring. Vårt inntrykk over tid er at den samlede tilsynsbelastningen på kommunene i Agder er følbar, men ikke urimelig stor.

Gjennom vår tilsynsvirksomhet har vi fokus på at tilsynene skal oppleves som «lærende». Vi inviterer bredt til oppstarts- og avslutningsmøtene. Vi legger mye arbeid i å bygge opp tilsynsrapporten systematisk og pedagogisk. Det er viktig at kommunen kan forstå innholdet og avvikene/lovbruddene, slik at de raskt endrer rutinene med god forankring i egen organisasjon. Vi ønsker å lage læringssirkler og erfaringssirkler i størst mulig grad. Dette skjer også i enkelte sammenhenger regionalt.  Vi har fokus på at tilsyn ikke skal avsluttes før tiltak er iverksatt, og den ansvarlige ledelsen har vurdert at tiltakene har virket. Endelig rapport fra gjennomførte tilsyn legges ut på våre nettsider. Vi informerer om funn og erfaringer fra tilsyn på ulike møteplasser med kommunene, og arrangerer egne erfaringskonferanser.  

I 2019 har vi deltatt i et pilotprosjekt med kontrollutvalgssekretariat og kommunerevisjon om risiko- og vesentlighetsvurderinger (tidligere «overordnet analyse») for kommunestyreperioden 2019-2023 for to utvalgte kommuner i Agder.

Barn og unge

Fylkesmannen har de siste årene sørget for at 0-24 oppdraget er spesielt framhevet. Fylkesmannen har en intern koordineringsgruppe mellom Helse og Utdanning som er pådriver for at kommunene skal lykkes med sin samordning av tjenester til utsatte barn og unge. Mange kommuner satser aktivt på BTI-samarbeidet, og finner inspirasjon og løsninger bl.a. gjennom samarbeid i de interkommunale regionsamarbeidene.

Fylkesmannen deltar på møter i disse regionale samarbeidene. Vår sentrale rolle i kompetanse-ordningene på barnehage og skole, gjør at vi kan være tett på.  Samarbeidsorganene på fylkesnivå koordineres og fasiliteres av Fylkesmannen. Vi bidrar til at kommuner og UH-sektoren inngår i et hensiktsmessig partnerskap, og at kommunene må formalisere et samarbeid på tvers av kommunegrensene.

På barnevernfeltet er KUBA (Kompetanseutvikling Barnevernet Agder) blitt en samordningsarena for kompetanse og felles inspirasjon. Fylkesmannen bidrar både med faglighet og koordinering. Her inspirerer de syv barnevernstjenestene vi har i Agder hverandre. Dette har skapt et unikt nettverk for samarbeid og kompetansedeling.

Helse- og sosialområdet

Fylkesmannen deltar i en rekke overordnede fora for god samordning av oppgaveløsningene på regionalt nivå. Vi deltar i felles møter med NAV på et overordnet strategisk nivå, og har felles planer for bl.a. kompetanseheving. Vi er også representert i «Overordnet strategisk samarbeidsutvalg» mellom kommunene og sykehuset. Vi har gjennom dette anledning til å være pådriver for gjennomføring av statlig politikk. Samhandling er et viktig tema. Agder var tidlig ute med avtaler om helsefellesskap allerede i 2019.

Videre er det samarbeid med Universitetet i Agder både på sosial- og helsetjenesteområdene; RVTS og andre kompetansefora. Det er et godt etablert samarbeid med Mattilsynet på områder som berører helse og folkehelsen (vannforvaltning, dyresykdommer), og med Arbeidstilsynet om arbeidsvilkår for ansatte i helse- og omsorgssektoren. Vi har også god kontakt med IMDi omkring bosetting av flyktninger, med politiet i forhold til psykisk syke og trussel/voldssituasjoner, og med Kriminalomsorgen (fengslene).

Klimahensyn skal ivaretas i alle sektorer

Klima er et av to satsingsområder i embetet. Vi arbeider aktivt og målrettet som pådriver overfor kommuner og andre i klimapolitikken.. Fylkesmannen har imidlertid ennå ikke noen samlet oversikt over i hvilken grad ulike sektorer ivaretar klimahensyn.

«Klimaveikart Agder» legges til grunn for arbeidet. Dette er utarbeidet i tilknytning til regionplanen «Agder 2030», og er Norges første veikart for å nå utslippsmålene i 2030 og 2050 i kommunal sektor. Fylkesmannen arrangerte workshop for kommunene i januar 2019 i forkant av søknadsfristen for Klimasats, tilsvarende som vi har gjort hvert år siden 2016. Videre bidrar vi inn i nettverket Klimapartnere, hvor stadig flere av Agders kommuner deltar. Fokus er bl.a.  måling av utslipp og tiltak for reduserte utslipp. Areal- og transportplanarbeidet for Kristiansandsregionen, og for Arendal-Grimstad, er viktig.

Samfunnssikkerhet og beredskap

Fylkesmannen utfører oppgavene relatert til helhetlig og samordnet arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap i fylket gjennom ulike aktiviteter og tiltak. Etablering og vedlikehold av et bredt beredskapsnettverk med kommuner og regionale aktører er sentralt. Vi legger ansvarsprinsippet til grunn for vårt arbeid, og terskelen for å ta kontakt er lav.

Samordningsfunksjonen utføres også i formelle fora som Fylkesberedskapsrådet, Atomberedskapsutvalget og Infopool Agder. ROS Agder er også et verktøy for samordning. Analysen skal revideres i 2020. Fylkesmannen opplever det som utfordrende å involvere eksterne aktører i utarbeidelse og oppfølging av ROS Agder. To mastergradsstudenter er engasjert til å skrive sin masteroppgave om hvorfor det er slik.

Agder er et enhetlig fylke der aktørenes geografiske grenser i stor grad stemmer med fylkesgrensen. Det er en utfordring for Fylkesmannens samordningsfunksjon at mange etater nå omorganiserer seg fra geografisk inndeling til funksjonell inndeling. Det at alle aktører har god kunnskap om fylket er avgjørende for effektiv samordning i alle faser av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet.

Liv og helse vil være tema i de fleste hendelser, og derfor er fylkeslegen fast representant i Fylkesmannens krisestab, fylkesberedskapsrådet, og atomberedskapsutvalget. Tilsynene med beredskapen i kommunene gjennomføres i stor grad sammen med Helse- og sosialavdelingen, noe som har vært praksis i mange år. Fylkesmannen i Agder er med i DSB og Helsetilsynets prosjekt for utarbeidelse av veileder for felles beredskapstilsyn. Vi følger opp de kommunene som har behov for veiledning. Vi ser i noen kommuner at kommunelegen og de helse- og omsorgsfaglige ressursene i for liten grad er koordinert med det kommunale planverket. Vi har derfor stort fokus på dette. Internt i organisasjonen sikrer vi at all kommunikasjon er koordinert, slik at embetet framstår som en samlet ressurs for omgivelsene.

Fylkesmannens evalueringsprosjekt og KEIV-prosjektet (økt robusthet i kraft og kommunikasjon) er eksempler på samordnende tiltak for å finne gode helhetsløsninger.

Arbeidet med totalforsvaret krever stor grad av samordning mellom aktørene. I 2019 gjennomførte Fylkesmannen tre samlinger med totalforsvaret og forebyggende sikkerhetstjeneste som temaer. Både kommuner og regionale aktører deltok og ble kjent med hverandres utfordringer.

Sivil-militært samarbeid

Fylkesmannen søker å legge til rette for et godt sivil-militært samarbeid. Dette skjer generelt gjennom tett og god kontakt med HV-08 på flere nivåer og gjennom å vedlikeholde et godt regionalt beredskapsnettverk der sivil-militære temaer har en naturlig plass. Embetet har hvert år, sammen med Fylkesmannen i Rogaland, et eget dialogmøte med HV 08. På disse møtene deltar embetsledelsen sammen med fylkesberedskapssjef og ass fylkesberedskapssjef.

Hovedmål 3 - Rettssikkerhet skal være ivaretatt på en enhetlig måte i fylket og på tvers av embetene

Samlet vurdering

Høy tillit, åpenhet og likebehandling er et kjennetegn ved det norske samfunnet, og generelt har befolkningen tillit til offentlig sektor og tjenestene som tilbys. Uheldige hendelser og strid om ressurstilgang mm. utfordrer dette bildet, og det kan ikke tas som en selvfølge. Fylkesmannens rolle som rettssikkerhetsgarantist er den best kjente delen av vår portefølje. Våre tilsyn med helse, omsorg, beredskap og samfunnssikkerhet og oppvekstsektor får stor oppmerksomhet i lokale media og til dels riksmedia. Vi må anta at tilsynene kan bidra til å sikre kvalitet og tillit over tid. Vi samarbeider med andre embeter for kalibrering og læring ved alle tilgjengelige anledninger.

Vi betrakter rettsikkerhetsoppdraget som embetets kjernevirksomhet, og klagesaksbehandling og tilsyn har derfor klar første prioritet ved ressursmangel. Voksende rettsikkerhetsoppgaver har også i 2019 medført at ressursbruken til faglig utvikling blir mindre enn ønskelig. Vi ser også feltene i sammenheng, slik at tilsynsaktiviteten økes på tema der det er høyt eller økende antall klagesaker.

Målet om behandling av klagesaker etter plan- og bygningsloven innen 12 uker har vært en utfordring for embetet over lang tid. Etter stor og målrettet innsats har vi nå lykkes, slik at framgangen gjennom 2018 er konsolidert i 2019 med tilnærmet full måloppnåelse. Samlet for embetet vurderer vi at måltallene for antall tilsyn og saksbehandlingstid i hovedsak nås, og at de viktigste områdene er prioritert. Pågangen av nye saker på noen områder er imidlertid så stor at lengere behandlingstid ikke kan unngås. Vi har kontinuerlig felles fokus på dette i embetet.

Helse- og sosialområdet

Innen helse- og omsorg krever oppgavene som klage- og tilsynsorgan mye ressurser og tydelige prioriteringer mellom områdene. Rettighetsklager både på sosial- og helseområdet, og oppfølging av tvangsvedtak overfor psykisk utviklingshemmede og andre uten samtykkekompetanse, er høyest prioritert. Antall klagesaker på syketransportområdet er tredoblet fra 2018 til 2019 (fra 110 til 288). I prioriteringen mellom sakene finner vi at disse sakene ikke bør komme fremst, men den store saksmengden virker likevel inn på saksbehandlingstiden. 

Vi mottok 256 hendelsesbaserte tilsynssaker i 2019, noe som er en økning fra 2018. Vi oppnådde målkravet for saksbehandlingstid, men har ved årsskiftet en krevende restansesituasjon. Sakene fra spesialisthelsetjenesteområdet har vært særlig krevende i omfang og kompleksitet. 

Vi har gjennomført planlagte tilsyn i samsvar med eller over målkravene. Vi erfarer at planlagte tilsyn med systemrevisjonsmetodikk har stor verdi for kvalitet og rettssikkerhet på systemnivå i virksomhetene. Den kontakten og kunnskapen slike tilsyn gir oss om tjenestene, har en merverdi for våre øvrige oppgaver.

Nettverkssamlinger om kvalitet i saksbehandlingen er viktige arenaer for å holde fokus på rettsikkerhet. I 2019 har vi gitt økonomisk støtte og deltatt med undervisning i flere slike samlinger for saksbehandlere i kommunene. Vi har også deltatt med undervisning og innlegg på andre områder der vi er klageinstans eller utøver forvaltningsmyndighet. Vi har hatt undervisning for helsepersonell som skal gjøre førerkortvurderinger. 

På førerkortfeltet behandlet vi 694 saker. 438 av disse var saker med anbefaling om inndragning. Vi har sett en jevn nedgang av sakene på dette området siden lovendringene høsten 2016. Vi realitetsbehandlet 92 klager på tvangsbehandlingsvedtak etter psykisk helsevernloven § 4-4a, noe som er en nedgang fra 114 året før. Vi ga pasienten helt eller delvis medhold i klagen i 27 saker (ca 30%). Årsaken er ofte at formelle vilkår ikke har vært oppfylt, men nye tolkningsuttalelser fra Sivilombudsmannen og Helsedirektoratet har også hatt innvirkning. Vi har en løpende dialog med det psykiske helsevernet om praktisk gjennomføring av klagesaksbehandlingen, lovforståelsen og kvaliteten på vedtakene. Vi mottar fremdeles en del henvendelser fra kommunen og andre om pasienter som ikke ønsker hjelp fra kommunale tjenester og oppleves svært psykisk syke, men som etter lovendringen i 2017 ikke faller inn under vilkårene for å kunne legges inn i det psykiske helsevernet uten eget samtykke. Vi forsøker her å veilede og være pådrivere for gode samarbeidsløsninger.

Fylkesmannen har i 2019 behandlet tre klagesaker etter alkoholloven og en sak etter serveringsloven. Vi blir ofte kontaktet av kommunen om veiledning, og spørsmålene gjelder særlig bestemmelsene i reklameforbudet, saksbehandling etter prikktildeling ved overtredelse av alkoholloven, og saksbehandling ved tildeling av salgs- og skjenkebevillinger. Fylkesmannen i Agder samarbeidet i 2019 med KoRus-Sør om en fagkonferanse for det regionale alkoholnettverket (Vestfold, Telemark og Agder). Målgruppen var saksbehandlere i kommunene.

Barn og unge

Embetet arbeider målrettet med kompetanseutvikling på lovverksforståelse og tolkingsspørsmål. Vi jobber med å utarbeide og kvalitetssikre maler på de ulike klagesaksområdene. Vi har internmøter der egen rettsanvendelse gjennomgås både på utdannings- og barnevernsfeltet. Det er jevnlig kompetanseheving internt, men også med ekstern hjelp rettet mot sektor. Det er viktig for oss at jurister, sosionomer og pedagoger jobber sammen tverrfaglig, slik at jussen får en forankring inn mot praksisfeltet. Helsetilsynet har i år hatt en omfattende gjennomgang av tilsynsrapporter på barnevernsfeltet. Dette har ført til større bevissthet og endring av maler og praksis innenfor tilsynsmetodikk.

Utdanningsdirektørene har internmøter i forkant av fagmøtene i Utdanningsdirektoratet. Disse møtene er egnet både for tolkningsfellesskap, og til å identifisere områder der vi bør samarbeide om rettsanvendelse, eller hvor vi mener våre direktorater bør bidra til en enhetlig praksis.

Fylkesmennene har også et regionalt samarbeid på barnevern- og opplæringsområdene. På skole- og barnehageområdet samarbeider vi med Rogaland og Vestland. På barnevernsområdet strekker samarbeidet seg østover. Vi har stort utbytte av samarbeidet på direktørnivå. Hvert år setter vi oss sammen og ser på tildelingsbrev og virksomhetsplan. Ut fra dette finner vi viktige utviklingspunkter der vi lager fellessamlinger på saksbehandlernivå. Sør-Vest samarbeidet skaper dermed nettverk som gir kontaktpunkter for å kalibere embetene mot hverandre.

Lov- og tilskuddsforvaltning i landbruket

Fylkesmannen gjennomfører årlige oppdateringer av risikovurderinger, utarbeider kontrollplan og gjennomfører forvaltningskontroller. Parallelt med dette legges det vekt på veiledning og informasjon til kommunene. De har nå ansvaret for det største volumet av tilskuddsordningene. Gjennom å adressere enkelte momenter som fremkommer i risikovurderingene, gir denne veiledningen og informasjonsaktiviteten viktige bidrag til korrekt lov- og tilskuddsforvaltning. 

Den kommunale forvaltningen blir stadig bedre, men vi ser fortsatt noen utfordringer i forhold til enhetlig forvaltning. Dette gjelder særlig forhold knyttet til skjønnsutøvelse omkring vanlig jordbruksproduksjon, beitedyr og vurdering av aktsomhet ved feilopplysninger.

Vi opplever at effektiviteten i tilskuddsforvaltningen i stor grad styres av rammene. Digitaliseringen øker effektiviteten, samtidig som detaljstyringen gjennom rundskriv og retningslinjer og kompleksiteten i ordningene reduserer effektivitetsgevinsten.

I våre kontrollrapporter etter forvaltningskontrollene gir vi i større grad merknader enn avvik til kommunene. I mange tilfeller er momentene mangelfulle, men ikke manglende, noe vi mener ikke er tilstrekkelig for å konstatere avvik.

Plan og bygningsloven

Det er gledelig å kunne slå fast at kravet til 12 ukers saksbehandlingstid i byggesaker i det vesentligste er innfridd, med en måloppnåelse på 98 %. Fylkesmannen har i løpet av året mottatt mange henvendelser med spørsmål om veiledning i plan- og bygningsrett. Generell veiledning og informasjon gis både kommuner og enkeltpersoner fortløpende både på e-post og pr. telefon. Vi har også deltatt i møter med kommuner og i ulike fora, hvor vi har orientert om emner innenfor saksfeltet. Høsten 2019 ble det gjennomført en fagdag i plan- og bygningsrett for saksbehandlere i alle kommunene i Agder. Dette styrker kvaliteten i kommunenes saksbehandling og kan virke forebyggende på saksmengde over tid. Dette arbeidet krever at vi har en stabil ressurssituasjon i embetet. Slik veiledning er stadig mer etterspurt og blir svært godt mottatt av kommunene.

Fylkesmannen i Agder var stedlig vertskap da landskonferansen for plan- og bygningsrett ble arrangert for landets fylkesmannsembeter i Kristiansand i september.

Familierett

På områdene separasjon og skilsmisse og rettshjelp har vi i 2019 overholdt de saksbehandlingsfrister som er satt. Veiledning og informasjon gis fortløpende til søkere både på e-post og telefon.

Vergemålsforvaltning

Vi har i 2019 prioritert arbeidet med kvalitet i saksbehandlingen ved opprettelse av vergemål, gjennom intern skolering og implementering av fastsatt samtalemetodikk. Hensynet til minste middels prinsipp, selvbestemmelse og individualisering av vergens mandat har hatt særlig fokus. Samtale med potensiell vergehaver unnlates kun dersom personen ikke er mulig å komme i kontakt med, ikke ønsker samtale eller det er utilrådelig eller åpenbart hensiktsløst å gjennomføre samtale med vedkommende. Individtilpassing av vergens mandat vurderes i hvert enkelt tilfelle, og det framgår eksplisitt av vedtaksbrevet dersom det er funnet nødvendig å utforme et generelt mandat.

Vi har kommet langt i arbeidet med å redusere bruken av advokatverger og kostnadene til vergegodtgjøring. Måloppnåelsen med hensyn til saksbehandlingstid er ikke tilfredsstillende året sett under ett, og skyldes bl.a. turn-over og sykmeldinger.

Tilsyn med vergene er gjennomført i samsvar med plan. Risikobasert tilsyn har fokusert på advokatverger og faste verger med 20 eller flere oppdrag. Tilsyn basert på bekymringsmeldinger, og egne funn i forbindelse med gjennomgang av vergeregnskapene, har hatt høy prioritet. Gjennom samtaler, møter og skriftlig kommunikasjon er det søkt å finne en hensiktsmessig balanse mellom behov for veiledning, korrigering og øvrige tiltak.

Bosetting og integrering

Fylkesmannens rolle i bosettingsarbeidet er først og fremst å bidra til at kommunene legger forholdene til rette for en god integrering og at tiltak er kvalifiserende for videre utdanning og arbeid. I 2019 har vi hatt særlig oppmerksomhet på negativ sosial kontroll.

På grunn av få ankomster og IMDis kriterier, er det flere kommuner i Agder som i år ikke er bedt om å bosette flyktninger i 2019. Enkelte av disse kommunene har uttrykt bekymring til Fylkesmannen, da de er redd for å miste opparbeidet kompetanse i arbeidet med nyankomne. Fylkesmannen støtter IMDis vurderinger. Kommuner som bosetter kvoteflyktninger melder om et større behov for grundig veiledning i oppstarten og at dette arbeidet tar tid.

Fylkeskommunen har fått nye oppgaver i bosettingsarbeidet. Vi har allerede hatt et første møte for å avklare hvordan vi kan bistå fylkeskommunen i deres arbeid og hvordan vi best kan samarbeid om integrering på Agder.

Hovedmål 4 - Fylkesmannen skal ta de initiativ som finnes påkrevd og holde sentrale myndigheter orientert om tilstanden i fylket og effekten av statlig politikk

Kompetanse i oppvekstsektoren

Fylkesmannen mener at kompetansen i skole og barnehage i Agderfylkene totalt sett er god, sett i en nasjonal sammenheng. Utdanningstilbudet og relativt korte avstander i landsdelen bidrar til dette. Arbeidet med kompetanseprogrammer mm. i sektoren er godt innarbeidet og har god effekt. Det er likevel åpenbare variasjoner mellom kommuner og innenfor de forskjellige områdene. Ofte er de mindre kommunene mest sårbare for å mangle kompetanse.

Fylkesmannen ser det som en viktig oppgave å drive kontinuerlig overvåking av oppvekstområdet. Vi utfører risiko- og sårbarhetsanalyser av aktiviteten på opplærings- og barnevernfeltet i Agder. Tilsynsvirksomheten gir oss et overblikk, mens deltakelse i regionale samarbeid og betydelig veiledningsaktivitet gir oss en utvidet forståelse av tilstanden i kommunene. Dialogmøtene på barnehagene gir oss også mulighet til å sette sårbarheten på dagsorden.

Ledergruppa gjennomfører heldagsmøter med politisk og administrativ ledelse med alle kommuner i løpet av valgperioden. På disse møtene drøftes Fylkesmannens vurdering av status i kommunene innenfor de respektive tjenesteområdene. Drøftingene er basert på et «kommunebilde» vi utarbeider til møtene. Tilbakemeldingene fra disse møtene er gjennomgående positive og kommunen gir uttrykk for at det er med på å styrke utviklingen innenfor tjenesteområdene.

Tilbakemelding – divisjonalisering av statsetater

Stadig flere statsetater som har hatt en regionvis organisering med en geografisk inndeling, går nå over til funksjonell inndeling. Tidligere har vi hatt en regiondirektør el.l. som naturlig samarbeidspartner og deltaker i statlig etatsjefsmøte og i beredskapsorganene. I de nye organisasjonskartene er det ofte ingen åpenbare kontaktpersoner som kan fylle denne rollen i praksis. En nasjonal kontaktperson som skal delta i samarbeidet med ti fylkesmannsembeter vil neppe kunne ha samme funksjon som tidligere. Dette er en utfordring for Fylkesmannens samordningsfunksjon. Vi er mest bekymret for konsekvensene på beredskapsområdet, hvor kombinasjonen av beslutningsmyndighet og lokalkunnskap er avgjørende i kritiske situasjoner.

3.1.1 Nasjonal politikk skal være kjent og iverksatt i fylket

3.1.1.1 En bærekraftig, trygg og fremtidsrettet samfunnsutvikling og arealbruk

Arealplanarbeidet ved embetet er tverrfaglig, og har solid forankring i avdelingsledelse og embetsledelse. I embetets dialog både med politisk og administrativt nivå i kommunene har bærekraftig og trygg arealbruk stor fokus. Som del av vår daglige saksbehandling av ulike arealplaner utøver vi skriftlig og muntlig veiledning om nasjonale forventninger og retningslinjer til både offentlige etater og private aktører. 

Vi deltar aktivt i flere store pågående planprosesser i regionen, både i utvida styringsgrupper og ulike arbeidsgrupper. Nye Veier kom tungt inn både som byggherre og tiltakshaver i flere meget store veiplaner i Agder i 2018-2019.  Beredskap og ROS-analyser har fått et økt fokus fra vår side i de store veiplanene. Vi har vært proaktive i arbeidet med å etablere tidlig og god dialog på alle nivåer i de aktuelle prosjektene, og har hatt flere møter også på ledernivå for å sikre god felles forståelse for statlige forventninger og kravnivå, og for å skape forutsigbarhet for nødvendig saksbehandlingstid. I samband med disse veiplanene har vi også sett økende behov for kalibrering mellom ulike fylkesmenn hva angår kravstilling til både planlegging, utredninger, anleggs- og driftsfase. Vi arrangerte en tverrfaglig 2 -dagers kalibreringssamling med FM Rogaland og FM Vestfold-Telemark våren 2019 for å sikre mest mulig lik håndtering av fylkesoverskridende vegplaner. Dette var svært nyttig. Vi imøteser nå KMD og Miljødirektoratets oppfølging av vårt innmeldte behov for slik nasjonal kalibrering. 

Den svært ambisiøse fremdriften i Nye Veier sine prosjekter, både i plan- og anleggsfase, er en meget krevende utfordring for oss. Vi forutsetter at Nye Veier i fremtidige planprosjekter sørger for god kvalitetssikring av faglige utredninger og plandokumenter slik at arbeidet til høringsinstansene blir enklest mulig, og slik at almen-hetens mulighet til medvirkning blir best mulig.

Et klart hovedfokus er å være tidlige og tydelige mht. våre
forventninger, både til prosess og medvirkning, til faglige utredninger, og til aktuelle hensyn til nasjonale interesser. Vi har nylig publisert en ny regionalt tilpasset veileder til bruk for allmennheten og kommuner i dispensasjonssaker. Vi håper denne vil bidra til å forebygge søknader som må frarådes eller påklages, og til at søknader blir bedre opplyst. Videre er det et ledd i tydeliggjøring av statlige forventninger slik at kommunenes veiledning til tiltakshavere kan bli enda tydeligere. Vi har stor fokus på å være løsningsorienterte, og opplever god dialog med de aller fleste kommunene. De aller fleste konfliktene med nasjonale interesser løses i dialog i planprosessene, og da slik at løsningene gir økt samla kvalitet på planproduktet.

I 2019 fremmet vi innsigelse til 25 planer (6 kommuneplaner, 3 kommunedelplaner og 16 reguleringsplaner). Vi påklaget 11
dispensasjonsvedtak. Antall innsigelser i 2019 er omtrent på nivå med 2018. Antall klager har gått litt opp siden året før (8 klager i 2017). Innsigelsene i 2019 er begrunnet ut fra mange ulike interesser/tema: SPR for BATP (klima), barn og unge, jordvern, naturmangfold, vannmiljø, landskap, støy, friluftsliv, strandsone, manglende og mangelfulle utredninger/KU, strid med LNF, forurensning/sulfid og villrein. Klagesakene i 2019 er begrunnet ut fra ulike hensyn, som jordvern, strandsone, naturmangfold og landskap.

Det jobbes målrettet med å ivareta landbrukets arealressurser. Klare oppfordringer fra regjering og statsråd, samt ny jordvernstrategi vedtatt i Stortinget er gode hjelpemidler i arbeidet. Jordvern står høyt på dagsorden både i plangruppearbeidet og i kommunedialogen, og i møte med næring, samferdselsmyndigheter og andre
interessegrupper. Statistikk viser at utviklingen går i riktig retning, men vi vet at kommende nye veitraseer og næringstiltak vil øke nedbyggingen noe i kommende år.

Vi har stort fokus på å ivareta barn og unges interesser og folkehelse  i arealplanleggingen, med faste fagressurser fra helse- og sosial-avdelingen. Vi bruker tall fra Ung Data og annen kunnskap inn i våre innspill for å fremme det systematiske arbeidet rundt barn og unge. I areal planleggingen har vi stor oppmerksomhet på gode oppvekst-miljø, sosiale møteplasser (lek/grøntareal), trygge skoleveier, tilrettelegging for gode kollektivknutepunkt med sykkel/moped parkering mm.  

VI har hatt innsigelser og faglige råd til planer hvor vi ser at plan- og
bygningsloven og RPR og Barnekonvensjonens krav til medvirkning og barns beste-vurderinger ikke er godt nok ivaretatt. Dette har blant annet vært aktuelt i forbindelse med den massive utbygningen av E18/E39.

Nasjonale og regionale hensyn (fra kapittel 3.1.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

100%

FM har løpende dialog med alle kommuner, både ifm. enkeltsaker og knyttet til generell veiledning. Nasjonale og regionale hensyn er formidlet til alle kommuner, gjennom skriftlige uttalelser til konkrete plansaker, i ulike møter med kommunene, og ved fagseminarer vi arrangerer sammen med fylkeskommunene. Fylkesmannen deltar fast i planforum i begge fylker og melder selv inn saker til drøfting, hvor nasjonale/vesentlige regionale interesser blir berørt.

Deltagelse i regionalt planforum (fra kapittel 3.1.1.1.2.1 i TB)

Rapportere på

100%

Fylkesmannen har deltatt fast i planforum i begge fylker og vi har selv meldt inn saker til drøfting, hvor nasjonale/vesentlige regionale interesser blir berørt. Aktiviteten i planforum for Aust-Agder har vært noe redusert i 2. halvår. Dette har sammenheng med omorganisering knytta til arbeidet med sammenslåingen av fylkeskommunene. 

Tidlig medvirkning (fra kapittel 3.1.1.1.3.1 i TB)

Rapportere på

100%

Tidlig medvirkning fra Fylkesmannen sikres ved at vi gir skriftlige innspill/uttalelse til alle varsel om oppstart av planarbeid. Vi er i dialog med kommuner og forslagsstiller i forkant av oppstart ved behov, og i noen tilfeller drøftes også saker i mellomfase mellom oppstart og høring.

Kommunene i Agder legger ellers til rette for medvirkning, om enn i varierende grad. Vi ser en økende tendens til at barn og unges stemme blir tatt med, men det blir i liten grad gitt en vurdering av innspillene opp mot prinsippet av barns beste. Kommunene legger opp til tradisjonell høring og i liten grad tidlig medvirkning. Vår pådriverrolle på dette feltet oppleves nyttig, men det går sakte fremover.

Mekling i planer med uløste innsigelser (fra kapittel 3.1.1.1.4.1 i TB)

Rapportere på

100%

Alle planer med uløste innsigelser, har vært gjenstand for mekling. Det har i løpet av 2019 vært en markant økning i antall meklingssaker i forhold til fjoråret. Det har medgått mye tid og ressurser til gjennomføringen av meklingene.

Vurdering av samfunnssikkerhet i plan (fra kapittel 3.1.1.1.5.1 i TB)

Rapportere på

Kommuner med storulykkevirksomheter bør ved rullering av kommuneplaner etablere hensynssoner med tilhørende bestemmelser rundt storulykkevirksomheter. For eksplosivsanlegg underlagt storulykkeforskriften bør dette ivaretas for sikkerhetsrapportpliktige virksomheter (§ 9-virksomheter).

Fylkesmannen opprettholder god kontakt med kommunene som er vertskommune for storulykkesbedrifter, (§9) samt at vi etablerer dialog med de kommuner som eventuelt måtte få etablert slik virksomhet. Det er gode rutiner for å ivareta at hensynssoner blir etablert gjennom plangjennomgang i plangruppa. Det er også godt ivaretatt at slike virksomheter har et best mulig forhold til kommunen, og god dialog med de aktørene det skulle være behov for, som for eksempel lokalt brannvesen etc.

Boligsosiale hensyn (fra kapittel 3.1.1.1.6.1 i TB)

Rapportere på

100 %

Vi gir innspill om boligsosiale hensyn i høringsuttalelser som kommer inn til planforum der det er relevant. Vi undersøker om boligsosialt arbeid er forankret i planstrategien, og anbefaler at strategien Bolig for velferd legges til grunn og at veiviseren benyttes.

Vi fokuserer på innspill som bidrar til differensiert boligbygging - sosial utjevning. 

3.1.1.2 Fylkesmannen understøtter kommunenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap

Fylkesmannen understøtter kommunenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap gjennom en strukturert oppfølgingsmodell og andre veilednings- og pådriveraktiviteter. 

2019 er det andre året med ny, felles oppfølgingsmodell for begge fylker. Ingen kommuner har ennå vært gjennom alle aktiviteter i modellen, og den har derfor ikke vært evaluert. Modellen innebærer øving av 1/4 av kommunene og tilsyn i 1/4 av kommunene. Kommunene som øves gjennomfører en felles temadag forut for øvelsene samt at Fylkesmannen gjennomfører forberedende møter med den enkelte kommune som skal øves. Etter to år gjennomføres tilsyn i de samme kommunene, hvor det bl. a. fokuseres på oppfølging av læringspunkter etter øvelsen. Tilsyn gjennomføres som systemrevisjoner, ofte sammen med helse- og sosialavdelingen. De samme kommunene blir øvet to år etter. Modellen innebærer at Fylkesmannen besøker kommunene hvert annet år, noe som gir oss et godt bilde av status på beredskapsarbeidet i den enkelte kommune.

I tillegg til den strukturerte oppfølgingsmodellen gjennomføres andre veilednings- og pådriveraktiviteter. Eksempler på slike aktiviteter i 2019 er:

- Deltakelse på analysesamling for ny helhetlig ROS-analyse for Nye Lyngdal og Nye Lindesnes kommuner.

- Vassdragsøvelse for Sira-Kvina kraftselskap, der også Sirdal kommune deltok.

- Støtte til Birkenes og Iveland kommuner i planlegging og gjennomføring av LRS-øvelse.

- Møte med beredskapskoordinatorer i Setesdal.

- Fagseminar om totalforsvaret og forebyggende sikkerhet - 3 gjennomføringer.

- Temadag om evakuerte- og pårørendesenter og psykososiale kriseteam.

- Fagsamling for kommunale beredskapskoordinatorer.

- Møter om framkommelighetsutfordringer ifm. utbygging på Gartnerløkka, bygging av ny Varodd-bro og renovering av Haumyrheitunnelen.

- Deltakelse på beredskapsrådsmøter for Lyngdal og Audnedal kommuner, Vennesla kommune, Birkenes kommune, Kristiansand kommune og Kvinesdal kommune.

- Deltakelse på overlevering av flomsonekart for Mandalsvassdraget.

- Deltakelse på oppstartmøte for revisjon av ROS Setesdal og oppfølgende møter.

- Deltakelse på møte om beredskap knyttet til velferdsteknologi i Mandal kommune.

I tillegg kommer løpende rådgivning basert på henvendelser fra kommunene.

Tilsyn med kommunal beredskapsplikt (fra kapittel 3.1.1.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gjennomføre tilsyn med kommunal beredskapsplikt i ¼ av kommunene. Kommuner for tilsyn velges ut på bakgrunn av en vurdering av risiko og vesentlighet.

Det er i 2019 gjennomført tilsyn med kommunene Kvinesdal, Grimstad, Flekkefjord, Arendal, Vennesla og Åseral. Tilsynene har vært gjennomført som systemrevisjoner. I alle kommuner unntatt Kvinesdal og Flekkefjord har de blitt gjennomført som fellestilsyn sammen med helse- og sosialavdelingen. 

Avviket i antall gjennomførte tilsyn i forhold til antall pålagte tilsyn skyldes organiseringen av Fylkesmannens modell for oppfølging av kommunal beredskapsplikt. Kommunene er organisert i fire oppfølgingsgrupper av varierende størrelse, og i 2019 var det gruppen med seks kommuner som skulle ha tilsyn. I løpet av en fireårs periode vil alle kommuner ha hatt tilsyn.

Felles tilsyn med beredskap i kommunene (fra kapittel 3.1.1.2.1.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen avgjør om det skal gjennomføres tilsyn med helsemessig beredskap i kommunene basert på kunnskap om risiko og sårbarhet. Tilsyn med helsemessig beredskap i kommunene skal gjennomføres som felles tilsyn med fylkesmannens tilsyn med kommunal beredskapsplikt etter sivilbeskyttelsesloven, jf. veileder for felles beredskapstilsyn i kommunene fra DSB og Helsetilsynet.

Fylkesmannen i Agder har i flere år hatt samordnede og felles tilsyn med kommunenes beredskap, herunder helsemessig og sosial beredskap som en integrert del av det kommunale planverket. Det er beredskapsavdelingen  i samarbeid med helse- og sosialavdelingen som gjennomfører disse, og våre tilsyn har lagt grunnlag for ny veileder utarbeidet av Statens helsetilsyn og DSB. Dette er en god modell for gjennomføring av tilsyn, og rasjonell for både kommunene og oss. Tross avvik ved de fleste tilsyn, gir kommunene gode tilbakemeldinger på læringseffekten og god oppfølging og veiledning for oppdatering av planverket. 

Veiledning om samfunnssikkerhet og beredskap i kommunene (fra kapittel 3.1.1.2.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal styrke veiledningen i kommunene i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder helseberedskap. 

Det vises til rapportering på pkt. 3.1.1.2. I tillegg vil vi trekke fram samarbeidet mellom beredskapsstaben og helse- og sosialavdelingen relatert til felles tilsyn på beredskapsplanlegging. Disse gjennomføres med en prosess som legger opp til god læring både for Fylkesmannen og kommunene. Beredskapsstaben og helse- og sosialavdelingen samarbeider tett også utenom dette. Helse- og sosialavdelingen deltar på mange av beredskapsstabens veiledningsaktiviteter for kommunene og holdt eksempelvis innlegg om jodtabletter på fagseminar for beredskapskoordinatorer. Beredskapsstaben deltar etter anmodning på f. eks. helse- og sosialavdelingens samlinger for kommuneoverlegene. 

Egenberedskap (fra kapittel 3.1.1.2.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i 2019 bidra til at kommunene arbeider for styrket egenberedskap hos innbyggerne gjennom å implementere egenberedskapskampanjen fra DSB.

Fylkesmannen i Agder har i sine aktiviteter på samfunnsikkerhetssiden vært en pådriver, spesielt overfor kommunene, for å fremme målet om en godt forberedt befolkning ved en uønsket hendelse. Sivilforsvaret har vært en naturlig samarbeidspartner som har stilt seg velvillig til å bistå med å fremme viktigheten av god egenberedskap i befolkningen.

Siden det er frivillig hvordan de ulike kommunene gjennomfører «egenberedskapsuka», blir det store variasjoner i utførelsen. Vi har registret at enkelte kommuner har hatt informasjonskampanjer og stands i servicetorget hvor man har stilt ut hva som trengs for å klare seg i 3 døgn, mens andre kommuner kun har spredd budskapet via sine plattformer på sosiale medier.

Fylkesmannen i Agder vil i 2020 inngå et tettere samarbeid med Sivilforsvaret, i tillegg til å fortsatt være en pådriver overfor kommunene på dette feltet for å øke bevisstheten i befolkningen om viktigheten av å ivareta egenberedskap over tid.

Øvelse for kommunens kriseorganisasjon (fra kapittel 3.1.1.2.3.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i løpet av 2019- 2022 gjennomføre øvelse for alle kommuners kriseorganisasjon.

Birkenes og Iveland kommune ble i 2019 øvd under LRS-Agder øvingsutvalgs årlige full skala krisehåndteringsøvelse med overordnet øvingsmål: «Øve alle involverte aktører på hvordan man håndterer en alvorlig hendelse og derigjennom styrke krisehåndterings kompetanse og planverk for et slikt scenario».

Øvrige kommuner ble øvd av beredskapsstaben ved FM Agder med overordnet øvingsmål: «Øve praktisk bruk av kommunens beredskapsplanverk for å bedre kommunens evne til å håndtere en krisesituasjon».

3.1.1.3 Økt kunnskap om sosialtjenesteloven

Fylkesmannen har i samarbeide med NAV Agder gjennomført de kompetansetiltak som har vært etterspurt og/ eller som Fylkesmannen har vurdert som nødvendige for å bidra til å sikre en faglig forsvarlig standard ved NAV kontorene. Det er gjennomført felles kompetansetiltak ned på enhetnivå ( det enkelte NAV kontor /tjenesteområde ) på bakgrunn av behovsvurderinger.

Tilbud om opplæring til alle NAV-kontor i fylket (fra kapittel 3.1.2.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle NAV-kontor i fylket har fått tilbud om opplæring i sosialtjenesteloven og forskrifter med særlig vekt på aktivitetsplikt for personer under 30 år og kvalifiseringsprogram.

Alle NAV kontor har fått tilbud om opplæring. Denne er gjennomført i form av konferanser, opplæring nyansatte, faglige fora , deltagelse på samlinger i tjenesteområder/ lokale NAV kontor og bruk av Teams. KVP ( som også ses i sammenheng med aktivitetsplikt ) har hatt særlig fokus gjennom året med egne fag dager for ansatte som arbeider med dette feltet.


NAV kontor med lav kunnskap tilbys opplæring (fra kapittel 3.1.2.1.1.2 i TB)

Rapportere på

NAV-kontor som vurderes å ha lav kunnskap om sosialtjenesteloven og hvordan den skal praktiseres, eller forvaltningsloven og saksbehandlingsreglene i sosialtjenesteloven, tilbys opplæring.

Det holdes oversikt  over henvendelser fra brukere, saksbehandlere og ledere ved NAV kontor, klagesaker og tilsyn. Informasjonen benyttes når det gis opplæring i form av individuell veiledning, deltagelse på kontor /tjenesteområdemøter. Det er etablert " arbeids verksted"  i regi av ekspertteam i forhold til økonomisk råd og veiledning".  Det er etablert Teams som kanal for kompetansehevning i KVP.

Oppfølging av kommuner (fra kapittel 3.1.2.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen har systematisk fulgt opp kommuner der det gjennom tilsyn, klagesaksbehandling og veiledning er avdekket særlige utfordringer ved praktisering av sosialtjenesteloven.

Det tas initiativ til veiledning på telefon eller ved møter/opplæring på det enkelte kontor knyttet til enkeltsaker. Erfaringer fra vår klagesaksbehandling/tilsyn oppsummeres og analyseres og brukes som tema inn i dialogmøter og veiledning enten i tjenesteområde/kontornivå eller på fagsamlinger.

Antall deltagere i KVP er etter vår vurdering fortsatt lavt, særlig i tidligere Aust-Agder. Det har ble foretatt kartlegginger i 2017/2018 som viste at kommunene budsjetterte og la til rette for et større antall deltagere enn det de faktisk hadde. Vi har i 2019 gjennomført revisjoner ved 3 NAV kontor hvor en har undersøkt om KVP er en tilgjengelig tjeneste for personer i målgruppen. Tilsynsvirksomheten på området videreføres i 2020 og resultater fra disse vil vies oppmerksomhet både i NAV ledermøtet og embetsledelsens kommunemøter/kommunebilder. Antall deltagere er etter flere år med nedgang nå på vei oppover igjen i Agder.

3.1.1.4 Økt tilgjengelighet og kapasitet, samt styrket kvalitet i helse- og omsorgssektoren i kommunene

Vi viser også til utfyllende rapportering på 7.3.3.2.1 (TB) 

Tilgjengelighet og kapasitet, samt styrket kvalitet i helse- og omsorgssektoren

Mye fokus i år har vært på "Leve hele livet", og Fylkesmannen har hatt dialogmøte med samtlige kommuner i Agder. Dette har gitt oss innblikk i mangfoldet av prosjekter og satsinger. Det har vært befriende å besøke kommunene med dette oppdraget, og vi er imponert over entusiasmen og begeistringen vi møter. Men kommunene rapporterer også om store utfordringer, både mht økonomi, demografi og rekruttering. Vi får også rapporter om utfordringer i samhandling, både internt i kommunen, men særlig med spesialisthelsetjenesten. Antall utskrivningsklare pasienter øker. Mange melder om et stort og økende forventningspress fra brukere, og ikke minst fra pårørende. Dette ser vi gjennom vårt klage- og tilsynsarbeid, der saksmengden er stadig økende.

Pasientsikkerhetsprogrammet

Fylkesmannen finansierte i 2019 videre et samarbeidsprosjekt mellom SSHF og samtlige kommuner i Agder "Samarbeid om kvalitet og forbedring". Prosjekteiere er USHT'ene i begge fylker. Her er det satt i verk følgende læringsnettverk:

1.      Pasientsikkerhet: inn- og utskriving

2.      Pasientsikkerhet: fall, ernæring og, fysisk aktivitet

3.      Forbedringskompetanse: ledere – medarbeidere

4.      Pasientsikkerhet: legesamarbeid og legemidler

Dette er en forlengelse og kombinasjon av «Det gode pasientforløp» og Pasientsikkerhetsprogrammet. Alle våre 30 (nå 25) kommuner samt Sørlandet sykehus deltar. Det har vært visse utfordringer med å få engasjert spesialisthelsetjenesten i "medstyring" av prosjektet. 
Vi etterlyser en mer aktiv rolle fra Helsedirektoratet etter at Pasientsikkerhetsprogrammet opphørte som egen "prosjekt" og nå er fordelt på ulike avdelinger.  Det er uklart for oss hvilke konkrete forventninger direktoratet har til oss framover hva gjelder pasientsikkerhet i kommunal helse- og omsorgssektor.  

Vår årlige høstkonferanse, med nærmere 200 ledere og mellomledere fra Agder, var i sin helhet viet til kvalitet og læring av egne og andres feil og erfaringer. Her var Statens helsetilsyn representert, i tillegg til våre egne tilsynsteam og kommunenes oppfølging av tilsyn og hendelser. Mye fokus ble viet til forbedringskompetanse. Dette er et forum hvor også sykehusdirektøren informerer fra sitt ståsted og åpner opp for dialog med kommunene. 

Utviklingssentrene

Utviklingssentrene våre har etablert et nært samarbeid på flere områder, noe som etter vår mening har gitt gode resultater. I tillegg til det omfattende prosjektet «Sammen om kvalitet og forbedring», arrangerer de nå alle ABC-kursene i fellesskap, noe som høyner kvaliteten. Vi bidrar med midler via kompetansetilskuddet.

USHT i Aust-Agder har nå flyttet inn i i4Helse, et senter på Campus Grimstad UiA. Fasilitetene er åpne for alle. Dette er tenkt som et nasjonalt testsenter, der behovene i helse -og omsorgstjenestene meldes inn, og forsøkes løst gjennom innovasjon og ny teknologi. I samme lokaler er også Senter for e-helse, Senter for omsorgsforskning Sør, samt hjemmebaserte tjenester i Grimstad kommune.

Velferdsteknologi

Samtlige kommuner (nå 25) i våre fylker er med i regional koordineringsgruppe (RKG) om velferdsteknologiske løsninger. Koordineringsgruppen er forankret på ordfører- og rådmannsnivå i KS og i fylkeskommunen, og velferdsteknologi er et av satsingsområdene i Regionplan Agder 2030. Fylkesmannen har bidratt gjennom innovasjonsmidler og prosjektskjønn til videreutvikling av denne felles satsningen på Agder.

Det er stor aktivitet på feltet. Samtlige kommuner har nå innført velferdsteknologiske løsninger for sine brukere. Samtidig jobbes det med å videreutvikle samarbeidet i en ny runde med felles anskaffelser av mer teknologi. Agder er en aktiv pådriver for testing av telemedisin og er pilot for innføring av AKSON.

Fylkesmannen er med i programkomiteen for konferansen "Sammen om velferdsteknologi Agder" som arrangeres hvert år i februar/mars. Den samlet ca. 300 deltakere i 2019.

Samarbeid med Husbanken 2019

Vi har i 2019, som i tidligere år, vært betenkt over planlegging og bygging av (for) store enheter av samlokaliserte boliger og bofellesskap, særlig for utviklingshemmede. Det er etter vår oppfatning blitt bygget flere nye bofellesskap som både har få enheter (5), og hvor selve bygningen inviterer til individuelle tjenester. Dette kan gjøres bl.a. ved å la fellesarealer få en mindre sentral plass.

Flere kommuner ønsker å bygge det som kan beskrives som hospital-lignende bygg med relativt mange korttidsplasser, ofte i samme hus som kommunens legevakt. Dette medfører bla behov for innslusing av brukere med truende og skremmende atferd uten å la andre brukere utsettes for ubehageligheter.

Fylkesmannen er invitert til samarbeid med Husbanken om å utarbeide prioriteringskriterier for investeringstilskuddet. Dette er et oppdrag Husbanken fikk av HOD 06.11.2019. 

Generelt sett har 2019 vært preget av kommunesammenslåing, der kommunene har kommet ulikt mht planlegging av framtidas investeringsbehov. .Fylkesmannens har derfor en viktig rolle i å følge med på utviklingen av tilskudd de nærmeste årene.

Opptrappingsplan rehabilitering/habilitering

Opptrappingsplanen ble avsluttet i 2019 etter tre år. I løpet av denne perioden har kommunene på Agder hatt økt fokus på dette feltet blant annet gjennom prosjekter som har fått støtte og oppfølging fra Fylkesmannen. Ved også å satse på tilsyn har vi hatt ytterligere oppmerksomhet mot dette tjenestefeltet. Vi har i løpet av disse årene hatt flere samlinger og møteplasser på rehabiliteringsområdet i tillegg til at Kristiansand var vertskap for den årlige rehabiliteringskonferansen i regi av Sunnaas sykehus i 2018. Erfaringer fra tilsyn har blitt delt på ulike samlinger.

Kapittel 4A

11 år etter at kapittel 4A i pasient- og brukerrettighetsloven trådte i kraft, er det fremdeles stort behov for opplæring. Dette kan skyldes stadige nytilsettinger, spesielt på sykehjemmene. Reglene gir dessuten stort rom for tolking som igjen fører til hyppig veiledning fra Fylkesmannen. Kommunene etterspør nye kurs, ikke minst for å holde fokus på dette rettsområdet. På mange arbeidsplasser føler de at dette ikke er et område som får nok oppmerksomhet. Vi har deltatt på flere samlinger, bla ABC fagdager, samt andre fagsamlinger for kommunene. Systemrevisjoner har avdekket lovbrudd. 

Planer for kompetanseheving, rekruttering og velferdsteknologi (fra kapittel 3.1.3.1.1.1 i TB)

Rapportere på

100%

Resultatet er framkommet ved utsendt Questback og telefonintervju ved manglende svar. Questbacken skilte ikke mellom helse- og omsorgsplaner og kompetanse- og rekrutteringsplaner, så vi kjenner ikke til hvor mange kommuner som har en aktiv kompetanse- og rekrutteringsplan. Vårt inntrykk er at de fleste kommunene har en vedtatt og aktiv helse- og omsorgsplan, enten som delplan til kommuneplan eller som egen sektorplan. Det har også blitt arbeidet aktivt i flere kommuner for å utforme planer/delplaner i forbindelse med Opptrappingsplan for habilitering og rehabilitering.

Dagaktivitetstilbud til hjemmeboende med demens (fra kapittel 3.1.3.1.2.1 i TB)

Rapportere på

100% ved utgangen av 2019

Antall plasser i 2018: 541

Antall plasser i 2019: 877

Tallene er hentet fra nasjonal kartlegging utført av Aldring og helse i 2018. Vi mottok tallene i august 2019. Vi mener at disse tallene er mer korrekte enn tallene fra Helsedirektoratet, som bla ikke har tall fra Risør og Lillesand. Tallene viser en solid økning i antall plasser i dagaktivitetstilbud til mennesker med demens. 

Andel ansatte i helse og omsorgstjenesten med formell utdanning (fra kapittel 3.1.3.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Andelen har økt siden 2018.

KOSTRA tall viser følgende utvikling:

Ansatte uten formell utdanning: 

2017 Aust - Agder:    1 198       Vest-Agder:      2 167

2018 Aust - Agder:   1 293       Vest - Agder:     2 182

Ansatte med helse- og omsorgsfaglig utdanning:

2017 Aust - Agder:    4  776       Vest - Agder:    8 000

2018 Aust - Agder:     4 971       Vest - Agder:    8 241

Antallet ansatte i helse- og omsorgstjenestene har økt i begge fylkene. 

Historisk har andelen ufaglærte i Agderfylkene ligget lavere enn landsgjennomsnittet. Andelen ufaglærte i Aust - Agder har økt fra 25% til 26%, mens andelen ufaglærte i Vest - Agder har blitt redusert fra 27% til 26%. Vi går derfor inn i ett Agder med den samme andelen ufaglærte, 26%. 

Mange kommuner har økt sin andel helsesykepleiere og kommunejordmødre. Helsestasjonstjenesten og jordmortjenesten er styrket i 2019. Det har blitt gjennomført desentralisert helsesykepleieutdannelse 2018 - 2019, og et nytt kull er nå i gang. Dette har betydd svært mye for å få opp andelen helsesykepleiere ansatt i helsestasjon/skolehelsetjeneste. Fylkesmannen har gitt tilskudd til utdanningen via Kompetanseløftet, og Universitet i Rogaland står som ansvarlig utdanningsinstitusjon. 

Kilde: SSB, Statistikkbanken

3.1.1.5 Forbedret, forsterket, tverrsektoriell og samordnet innsats på psykisk helse, rus- og voldsfeltet

Det er etablert tre FACT team i regionen. Tilsammen dekker disse teamene omlag 80% av befolkningen i Agder. Videre har Avdeling for rus og avhengighetsbehandling SSHF etablert oppsøkende ambulant team.

Det regionale samarbeidet med naboembeter og KoRus sør er videreført i 2019. 

I 2019 er følgende større aktiviteter gjennomført (samarbeidspartnere)

- Grunnkurs Motiverende Intervju (KoRUS)
- Fag og erfaringskonferanse (NAV/kommunene på Agder/Frivillige       org.)

- Regional nettverksamling skjenkansvarlige (Korus)

- Lokalbasert psykisk helsearbeid - recovery orienterte praksiser (UIA/Praxis Sør

- Implementeringskonferanse pakkeforløp (OSS)

- Lederseminar Rus/psykisk helse (KoRus)

- Fagkonferanse om supported employment (NAV)

- Ungdatakonferansen - Ung i Agder

- Introduksjonskurs kognitiv atferdsterapi (KoRUS)

- Kurs i rusmiddelavhengighet og somatisk helse (KoRUS)

- Fagdag rus og psykisk helse (LMT Setesdal)

- Frokostseminar om psykisk helse barn/unge (Arendalsuka)

- Boligsosial konferanse (Husbanken)

Flere kommuner har rekruttert psykolog og flere benytter denne kompetansen i kommunale helse- og omsorgtjenester i 2019.

2019 var siste år med mulighet for kommunene til å søke tilskudd for å rekruttere psykologer til kommunene. Alle kommuner er klar over at tjenesten er lovpålagt fra 01.01.2020. I dialogen med kommunene har vi erfart at det har vært utfordrende for små kommuner å rekruttere og beholde psykologkompetansen. Vi har gjennomført tilskuddsdag for kommunene med råd, veileding og informasjon om søknadsprosess og rapportering. Av 30 kommuner søkte 23 om psykologtilskudd i 2019. Ubrukte midler kan søkes overført til 2020. Sammenslåtte kommuner vil kunne dele på resurser som allerede finnes i den enkelte kommune. 

Egnet botilbud for personer med psykisk helse-/rusmiddelproblemer (fra kapittel 3.1.3.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Ingen personer med psykiske helse- og/eller rusmiddelproblemer står uten egnet botilbud.

På individnivå får vi sporadisk klager som også er knyttet til boligsituasjon. Imidlertid rapporterer 36% av kommunene i Agder om bedring eller stor bedring i boligsituasjonen for personer med psykisk helse eller rusmiddelproblemer. Bare en kommune rapporterer om forverring i situasjonen for målgruppen. 


Opptrappingsplanen mot vold og overgrep (fra kapittel 3.1.3.2.2.1 i TB)

Rapportere på

100 %

Alle kommunene har fått informasjon om opptrappingsplanen mot vold og overgrep gjennom møter med ledere i kommunen og informasjon via e-post.

Handlingsplaner mot vold i nære relasjoner (fra kapittel 3.1.3.2.3.1 i TB)

Rapportere på

Alle kommuner har utarbeidet kommunale eller interkommunale handlingsplaner mot vold i nære relasjoner enn i 2018.

Av de 30 kommunen i Agder i 2019 har 15 kommuner utarbeidet handlingsplan mot vold i nære relasjoner. Fylkesmannen følger opp de kommunene som ikke er ferdige med arbeidet. 

3.1.1.6 Styrket folkehelsearbeid

I 2019 har vi vært opprettholdt vår høye aktivitet som pådrivere for folkehelsearbeidet gjennom høringsinnspill til ulike planer. Hovedfokuset i våre innspill har i stor grad handlet om systematikken i folkehelsearbeidet bla. ved å etterspørre oversiktsdokument ved oppstart av planstrategier, fulgt med om dette er blitt innarbeidet videre inn i de kommunale og regionale planene. Vi jobber tett sammen med vår interne plangruppe hvor vi også gir innspill til arealplaner, reguleringsplaner og detaljreguleringer med fokus på gode oppvekstmiljø, boligsosiale hensyn, tilgjengelighet for alle, nærfriluftsliv, sosiale møteplasser (lek/grøntareal), hensynet til miljørettet helsevern i planene og barn og unges medvirkning i planarbeidet, samt vurderinger av barns hensyn. Vi opplever at det i økende grad blir satt inn folkehelsemål i de kommunale planene og at det jobbes systematisk innenfor deler av folkehelsefeltet, spesielt gjennom deltakelse i «Program for folkehelsearbeid».

De aller fleste av de 25 kommunene i Agder er med på en eller flere av de fire satsingsområdene i folkehelseprogrammet; Bedre tverrfaglig samarbeid (15 kommuner), Helsefremmende barnehager og skoler (5 kommuner), Nye Mønstre/Barnefattigdomsprosjekt (7 kommuner) og Sosiale nettverk og sosiale medier/Blå Kors rusforebyggende arbeid (6 kommuner). Prosjektene har det siste året fått mer “form” og det er jobbet godt med rigging av evaluering av tiltakene i samarbeid med forskningsmiljøer. I samarbeid med fylkeskommunen i Agder arrangerte Fylkesmannen i 2019 fagsamling om programmet med temaene status i folkehelseprogrammet (nasjonalt, regionalt og lokalt), link til 0-24-arbeidet vårt og om hvordan evaluere folkehelsetiltak. Det er fortsatt viktig for både regionalt nivå og kommunene å jobbe videre med hvordan en kan se disse satsingsområdene i sammenheng med andre større satsinger, og å holde oppmerksomheten mot det som er universelle tiltak i programmet.

Vi opplever at kommunene i Agder har en bevissthet rundt folkehelse og levekårsutfordringene som regionen har og Regionplan Agder har tatt dette inn over seg. Samtidig er det fremdeles utfordrende å få Agder til å ta et felles løft for å nå målene om et langsiktig og systematisk folkehelsearbeid. Mange kommuner jobber med enkelttiltak som i stor grad er helsefremmende, men jobber mindre med det universelle langsiktige som skal gjøre befolkningen i Agder robuste.

Folkehelserådgiverne har et tett samarbeid med vår utdannings- og barnevernsavdeling og det jobbes med kunnskapsdeling og gjensidig deltakelse på våre ulike arenaer. Folkehelserådgiverne har holdt innlegg om folkehelsearbeid, miljørettet helsevern, erfaringer fra tilsyn med samhandling, helsefremmende barnehager og vi har arrangert barn- og unge-seminar under Arendalsuka om det tverrfaglige tema livsmestring og folkehelse i skolen.

Fylkesmannen sitter ellers i ulike regionale fora innen fagfeltet, Regional koordineringsgruppe folkehelse og levekår, referansegruppe for levekår, Ungdata-arbeidsgruppe, samarbeidsgruppe og arbeidsgruppe for folkehelseprogrammet osv.

Som en del av det systematiske folkehelsearbeidet har alle ungdomsskoler og videregående skoler i Agder gjennomført UngData i 2019. En regional arbeidsgruppe med Fylkesmannen, KoRus, fylkeskommunen, kommunerepresentanter og ungdom har stått ansvarlig for undersøkelsen og har arrangert samlinger for kommune- og skolekontaktpersoner. Gruppen arrangerte også en UngData-konferanse, med stor oppslutning fra kommunene, hvor dagsaktuelle tema knyttet til ungdom ble belyst. Særlig stor begeistring vekker det med stor aktivitet av og for ungdom selv. Fra kommunene kom det frem at det er ønske om å jobbe videre med mer kunnskap om rus og psykisk helse i skolen og tilretteleggelse av fritidsaktiviteter for alle.  

Utfordringer:

Fylkeskommunene i Agder har vært under omorganisering så mye av vårt samarbeid på folkehelseområdet var noe redusert, vi klarte dessverre ikke å gjennomføre en planlagt fagsamling på folkehelseområdet med søkelys på plan og systematikken i folkehelsearbeidet. Årsaken var redusert kapasitet og at flere av de inviterte innlederne ikke kunne stille opp, deriblant Eldre- og folkehelseministerens avbud.


100 % . (fra kapittel 3.1.3.3.1.1 i TB)

Rapportere på

100 %

Vi har startet en kartlegging fra høsten 2019 ved oppstart av ny planstrategi periode som forhåpentligvis vil være klar i løpet av 2020. Vi vurderer situasjonen for det systematiske folkehelsearbeidet som bra.Vi har i 2019 som i 2018 ikke funnet det hensiktsmessig med noen systematisk kartlegging av andelen kommuner som har etablert et systematisk og langsiktig folkehelsearbeid eller hvor mange som har ivaretatt boligsosiale hensyn i planer, men følger med på dette i kommunenes planer og gir faglige råd der vi ser det er nødvendig. Vi har i spesielt utfordret kommunene på sosial ulikhet, boligsosiale hensyn, gode oppvekstmiljø, gode bomiljø mm.

Fra 2018 rapporten hitsettes: "I alt har 95 % utarbeidet et oversiktsbildet og av disse har 81% dette innarbeidet i planstrategi, 77% inn i kommuneplanens samfunnsdel og 54 % i arealdelen. 45 % har folkehelse innarbeidet i egen kommunedelplan. 68 % har fastsatt mål og strategi for sitt folkehelsearbeid. Vi ser fortsatt at ikke alle kommuner har forankret arbeidet godt nok i politisk og administrativ ledelse, men mange kommuner er på god vei og hele 81 % av de som har besvart har etablert et tverrfaglig utvalg. Det er noe varierende hvorvidt rådmann deltar i disse, 3 av kommunene nevner dette eksplisitt. Vi opplever at mange av kommunene har mange gode tiltak for å møte sine utfordringer, samtlige kommuner svarer at de har dette, mens kun 50% har et system for evaluering. Vi vurderer situasjonen for det systematiske folkehelsearbeidet som bra." Vi opplever at det i økende grad blir satt inn folkehelsemål i de kommunale planene og at det jobbes systematisk innenfor deler av folkehelsefeltet, spesielt gjennom deltakelse i «Program for folkehelsearbeid». 

100 % . (fra kapittel 3.1.3.3.2.1 i TB)

Rapportere på

100 % 

Vi har i 2019 som i 2018 ikke hatt en systematisk kartlegging av andelen kommuner som har etablert et systematisk og langsiktig folkehelsearbeid eller hvor mange som har ivaretatt boligsosiale hensyn i planer. Vi følger med på dette i kommunenes planer og gir faglige råd der vi ser det er nødvendig. Det er tett internt samarbeid mellom medarbeidere med ansvar for levekår og boligsosialt arbeid og medarbeidere med ansvar for planarbeidet. 

3.1.1.7 Økosystemene i fylket har god tilstand og leverer økosystemtjenester

Vannmiljøet er over mange år radikalt forbedret gjennom utslippsreduksjoner og vassdragskalking. Vi forventer videre positiv utvikling framover, ikke minst gjennom effektuering av tiltaksplanen i regional plan for vannforvaltning. Betydelige forbedringer i forurenset sjøbunn bidrar til måloppnåelse i marine økosystemer. Kulturlandskapene holdes til dels i hevd gjennom våre nasjonale ordninger.

Tilstand for truede arter og naturtyper er usikker. Vi arbeider med sakene, men har ingen god oversikt. Nasjonale ansvarsarter som villrein og laks er i god utvikling, men begge artene er under press fra utbyggingsinteresser og oppdrettsnæring. Vi er bekymret for fremtidig økt samla belastning på Agdernaturen generelt, og for rovfugl og hubro spesielt, som følge av stor interesse for utbygging av vindkraft på land i områder som allerede har omfattende inngrep som følge av hyttebygging og konsesjonsgitt vindkraft. Myr og våtmark har svak beskyttelse i rammeverk og føringer. I småskalalandskapet i Agder bygges det fortsatt ned mye myr og våtmark,
spesielt i store veiprosjekter og andre nye byggeområder. I 2019 har vi uttalt oss til et uvanlig høyt antall søknader om nydyrking av myr, hvor av kommunen i de aller fleste tilfellene tillater slik oppdyrking. Myr og våtmark har viktige funksjoner for fordrøyning og lagring av vann. Trenden med stadig nedbygging av slike områder vil bidra til at denne økosystemtjenesten vil svekkes. Aktiv svekkelse av terrengets kapasitet til flombufring står i direkte motstrid til arbeidet med nasjonale mål om å sikre best mulig klimatilpasning for fremtiden.

Kulturbetingede naturtyper ivaretas gjennom avtaler og tilskudds-ordningen. Samarbeidsklimaet med AT-skog er godt, men vi har liten oversikt over i hvilken grad skogbrukstiltak berører trua arter og viktige naturtyper i daglig drift.

Det er fremdeles et klart behov for supplerende kartlegging og kvalitetssikring av eksisterende data for viktige naturtyper både på land, i ferskvann og i sjø.

De pågående store veiprosjektene i Agder, E18 og E39, er vesentlige påvirkere av økosystemene i fylket. Veiene innebærer fragmentering og nedbygging av større, sammenhengende naturområder, av viktige naturtyper og av dyrka mark, og påvirker vannmiljø både på kort- og lang sikt. Vi ser et klart behov for at det i større grad enn i dag tas i bruk kompenserende tiltak for å begrense den samla belastningen vegbyggingen innebærer. Nye Veier imøtekom et kompensasjonkrav fra oss i 2019, og sikret gjennom kommunedelplan for E18 Dørdal-Grimstad at en del av dagens E18 som etter planlagt nybygging vil bli liggende uten særskilt nytteverdi, skal tilbakeføres til opprinnelig terreng når ny E18 åpnes. Vi ser det som svært positivt at statlige aktører går foran med et slikt godt eksempel på større og betydningsfulle kompenserende tiltak for å redusere de store skadevirkningene.

Forvaltningsplaner for de utvalgte kulturlandskapene i jordbruket i fylkene (miljø-, landbruks- og kulturminneforvaltning og lokal arbeidsgruppe): Arbeidet med ny forvaltningsplan for Rygnestad er godt i gang. Planen skal ferdigstilles av NIBIO i forbindelse med nytt prosjekt. På Furøya har vi konkludert med at planene der er gode nok.

Antall igangsatte restaureringstiltak i myr og annen våtmark (fra kapittel 3.1.4.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle restaureringstiltak som har fått tildelt midler i 2019, skal være igangsatt i løpet av året.

De tiltakene vi fikk midler til er igangsatt.

Antall reviderte regionale vannovervåkingsprogram (fra kapittel 3.1.4.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle overvåkingsprogram skal være revidert i løpet av året.

Har revidert overvåkingsprogram knyttet til kalkingsområdet, og rapportert inn overvåkingspunkter til vannmiljø. I tillegg jobbes det med et innspill til Miljødirektoratet knyttet til en større utvidelse av et langsiktige overvåkingsprogram (på områder utenom kalking) 

Antall pålegg om tiltak og undersøkelser hjemlet i vassdragsreguleringskonsesjon (fra kapittel 3.1.4.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Bruk av sektormyndigheten hjemlet i vassdragsreguleringskonsesjoner har økt sammenliknet med 2018.

Ingen pålegg er gitt. Har ikke kapasitet.

3.1.1.8 Et representativt utvalg av norsk natur skal tas vare på for kommende generasjoner

Status for vern av natur er relativt god i Agder. Mye fjellnatur er vernet i vestre del av fylkene. I Setesdal Austhei er det større villmarksområder med fast villreinstamme som ikke er vernet ut over at det er nasjonalt villreinområde. Raet nasjonalpark og de 3 store landskapsvernområdene vest i Agder sikrer noe marint vern og en god del representativ kystnatur. Skogvern har vi arbeidet godt med i mange år, og det har tilkommet en rekke nye verneområder i 2019, samtidig som vi har mellom 50 og 100 i prosess. Samsvaret mellom mangler i skogvernet og kvalitet på innmeldte områder er ikke optimalt, og vi skulle gjerne sett flere tilbud i lavereliggende strøk og vest i Agder, med fokus på rike skogtyper på høye boniteter. Mer myr og våtmark, vassdragsnatur og "hot-spot"-områder bør sikres. Vi imøteser oppdrag på supplerende vern prosesser i 2020 for slike områder. Vi mener også at 2-3 av de store landskapsvernområdene (LVO) i Agder (et ved kysten og et i heiområdene) ville egnet seg godt som nasjonalparker, hvorav kyst-LVO-ene kunne blitt en spennende marin nasjonalpark.

Skogareal tilrådd for vern (fra kapittel 3.1.4.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal tilrå vern av skog i et omfang som bidrar til at skogvernbudsjettet for 2019 utnyttes fullt ut

Fylkesmannen i Agder har prioritert arbeidet med vern av skog høyt. Følgende områder ble vernet i Agder i 2019: 

  • Lindedalen naturreservat, Åmli kommune
  • Lillestø naturreservat, Froland kommune
  • Eldhusliane naturreservat, Birkenes kommune
  • Frubæråsen naturreservat, Evje og Hornnes kommune
  • Staven naturreservat, Bygland kommune
  • Gardefjellet naturreservat, Bygland kommune
  • Underforlii naturreservat, Bygland kommune
  • Knudansheia naturreservat, Iveland kommune
  • Bjørnstadfjellet naturreservat, Gjerstad kommune (utvidelse)
  • Øykjeheia naturreservat, Sirdal kommune (utvidelse)
  • Bjorvannsheia naturreservat, Birkenes kommune (utvidelse Bjorvatn NR)
  • Øygardsmarka og Brattfossheia naturreservat, Birkenes kommune (utvidelse Dikeelva NR)
  • Urdvatn og Kallingshei naturreservat, Åmli kommune


3.1.1.9 Forurensning skal ikke skade helse og miljø

Faggruppe forurensning hadde en markant bemanningsflaskehals etter sammenslåing av Aust- og Vest-Agder i 2016, som blant annet førte til minimalt med tilsynsaktivitet og etterslep i saksbehandling. Gruppa er nå bemannet opp til nødvendig minimum, her under tilsatt egen tilsynskoordinator. Kapasiteten er økende, men fortsatt noe redusert pga. opplæring av nye medarbeidere. Oppbemanningen har gitt gode resultater med stor tilsynsaktivitet i 2019, og redusert saksbehandlingstid. 

Store oppryddingsprosjekter i forurenset sediment (og skipsverft) har fremdeles hatt mye fokus hos oss. Dette er kompliserte saker som er
krevende å følge opp og det har vært utfordrende for nye medarbeidere å komme inn i sakene. Flere prosjekter er ferdigstilt i 2019: Pollen, Kittelsbukt og Flekkefjord.

Andre saker som har vært tidkrevende bl.a. konsesjonsbehandling og oppfølging av anleggsaktivitet (utbygging av E18 og E39), avfallskonsesjoner, utfyllingssaker, mudre/dumpesaker) og avløpssaker. Innenfor avløp har vi hatt flere møter med kommunene, holdt foredrag på avløpsseminarer og hatt 2 kommunetilsyn. Vi deltar også med representanter i styret for Avfallsforum Sør og har deltatt i en prosjektgruppe som jobber med syredannende berggrunn.

Varsel om reviderte tillatelser (fra kapittel 3.1.4.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle avløpsanlegg etter kapittel 14 i forurensningsforskriften som har tillatelser som er gitt før 1.1.2007, skal ha fått varsel i løpet av 2019 om revidering

I Agder er det 4 anlegg som har gamle tillatelser (før 2007). Alle disse har fått varsel om revidering av tillatelse.

3.1.1.10 Marin forsøpling er redusert

8 prosjekt i Agder fikk støtte fra Miljødirektoratet i 2019 for å gjennomføre tiltak mot marin forsøpling. Disse prosjektene dekker geografisk over mye av Agderkysten. I tillegg gjennomføres det mye opprydding utenom tilskuddsordningen, via kystlotteri, egeninitierte ryddeaksjoner, strandryddedager m.m. Fylkesmannen har holdt kontakt med frivillige aktører, kommuner, avfallsselskaper, regionale sektormyndigheter i vårt fylke via møtevirksomhet  og seminar i 2019. Inntrykket fra alle aktører er at det har vært høy aktivitet, men vi har ikke konkrete tall. I tillegg til tradisjonell strandrydding har det vært mye fokus på opphenting av spøkelseredskaper (teiner, fiskegarn osv) i Agder. FM har også fokus på marin forsøpling på tilsyn og informerer bedrifter om temaet.

Avfallsplaner i Agder (fra kapittel 3.1.4.4.1.8 i TB)

Rapportere på

50 havner uten tidligere avfallsplan har fått godkjent avfallsplan

Måltallet på 50 havner uten plan er feil. I 2019 har vi fulgt opp 13 havner som kunne være aktuelle for avfallsplaner. En av disse har gått inn i en felles plan med andre havner. 7 havner er ikke aktuelle for avfallsplan da de ikke eksisterer, har anløp e.l. 5 havner har ikke svart på våre brev, og disse skal vi følge opp videre i 2020.

3.1.1.11 God økonomiforvaltning i kommunene

Fylkesmannen følger kommuneøkonomien tett og vår strategi er å skape en god og tillitsfull dialog med kommunene slik at kommunene har en lav terskel for å be om veiledning. Når kommunene ytrer ønske om veiledning prioriterer vi dette høyt, dette mener vi bidrar til å forebygge økonomisk ubalanse. I vår dialog med kommunene er vårt hovedfokus å bidra til at kommunene jobber målrettet med å tilpasse driften innenfor de økonomiske rammene som gis i kommuneopplegget.

Ureviderte KOSTRA-tall for 2019 vil foreligge i mars 2020. Den økonomiske situasjonen for kommunene vurderes som mindre god ved utgangen av 2018 enn de foregående årene. Reviderte KOSTRA-tall viser at 24 av 30 kommuner på Agder hadde positivt netto driftsresultat i 2018. Det er nedgang fra 28 av 30 kommuner i 2017. 12 av kommunene hadde, i 2018, bedre netto driftsresultat enn TBU sin anbefaling på 1,75 prosent av brutto driftsinntekter, det er en halvering fra året før.

De gode resultatene har bidratt til at ingen kommuner ved utgangen av 2018 hadde udekket merforbruk. Den økonomiske bufferen for kommunene har blitt betydelig styrket, og ved utgangen av 2018
hadde bare 3 av de 30 kommunene et disposisjonsfond som var lavere enn 5 prosent av brutto driftsinntekter, en liten økning fra 2017 på én kommune.

I perioden 2015 til 2018 har vi også sett at netto lånegjeld for kommunene i Aust-Agder og Vest-Agder har blitt redusert målt som andel av brutto driftsinntekter. Fra å ligge betydelig over lands-gjennomsnittet i 2015, lå netto lånegjeld pr utgangen av 2018 bare marginalt høyere enn landsgjennomsnittet.

Merskattevekst for landet har vært den viktigste forklaringen til de gode regnskapsresultatene for årene 2015-2018. Prognosene
for 2019 indikerer ikke det samme. I vår dialog med kommunene er vi tydelige på at merskatteveksten ikke er en permanent inntekt.

For økonomiplanperioden 2020-2023 ser vi at et fåtall av kommunene på Agder budsjetterer med et netto driftsresultat i tråd med TBU sin anbefaling, i tillegg til at de fleste kommunene budsjetterer med å bruke store deler av de frie disposisjonsfondene. Fra 2021 er enkelte kommuner bekymret for konsekvensene av eventuelle endringer i distriktstilskudd Sør-Norge og differensiert arbeidsgiveravgift. En del av kommunene er også sårbare for endringer i regelverket knyttet til eiendomsskatt og til eventuelle endringer i kraftbeskatningen.

Et særtrekk for de 30 kommunene på Agder har vært at utbytte fra Agder Energi over en lengre periode har vært stabilt og høyt. Disse inntektene har ulik betydning for de enkelte kommunene, men selv om det er økt utbytte fra 2019 til 2020, er det ventet at utbytte-grunnlaget vil bli redusert de kommende år.

I formålsbestemmelsen i § 14-4 i ny kommunelov fra 2020 lovfestes det at kommunene skal forvalte økonomien slik at den økonomiske handleevnen blir ivaretatt over tid. I lys av dette forsterket vi, i vår dialog med kommunene i 2019, fokus på langsiktig økonomistyring, blant annet gjennom fastsetting av lokale økonomiske måltall og lovens krav om å beskrive kommunens langsiktige økonomiske utvikling i budsjett- og økonomiplandokumenter. I 2020 vil vi fortsette med fagdager for økonomisjefer, samt ha et styrket fokus på veiledning til enkeltkommuner da vi ser at flere kommuner strever med å oppnå budsjettbalanse, og må inn i krevende omstillings-prosesser i tiden fremover. Vi vil også bruke skjønnsmidler aktivt for å støtte kommunene i nødvendige omstillingsprosesser for å forhindre at kommuner kommer på ROBEK.

Antallet kommuner i ROBEK (fra kapittel 3.1.5.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Antallet kommuner i ROBEK ved utgangen av 2019 skal ikke overstige antallet ved utgangen av 2018.

Det er ingen ROBEK-kommuner per 31.12.2019 i Agder.

Antall feil i KOSTRA-rapporteringen reduseres vesentlig sammenliknet med 2018. (fra kapittel 3.1.5.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Antall feil i KOSTRA-rapporteringen reduseres vesentlig sammenliknet med 2018.

Antall feil er stabil, ingen vesentlig reduksjon i feilene fra 2018 til 2019, da det er kun én feil mindre enn i 2018. Fylkesmannen følger opp antallet feil til hver enkelt kommune med spørsmål, råd og veiledning om hvordan feil kan reduseres. Og vi ser at selv kommuner med åpenbare feil hvor vi er inne med veiledning og kommunen er enige og har funnet feilene, ikke korrigerer disse.

3.1.1.12 Økt verdiskaping i landbruket

Vi har bidratt til økt verdiskaping i landbruket i 2019, gjennom f.eks prioritering av UT-midler til prosjekter der "bonden er tydelig" og der nettverksbygging og mobilisering er sentrale element. Vi deltar og tar initiativ til aktuelle møteplasser og arenaer for næring og forvaltning, vi jobber godt sammen med det regionale partnerskapet, og vi har tett kontakt med næringsorganisasjonene. 

I 2019 er etableringen av en "treklynge" spesielt positivt for skogbruksnæringen, i tillegg til et trebyggeri-prosjekt i Setesdal og et samarbeidsprosjekt om lauvtre-ressurser i vestre Agder. Et samarbeid mellom grønn og blå matsektor er så vidt i gang i Lister-regionen, og USUS-nettverket har fornyet aktiviteten i #SpisSørlandet. Ellers er det gledelig svært stor vekst i Inn på Tunet, og det er økt aktivitet innen urbant- og økologisk landbruk og andelslandbrukene.

Regionalt næringsprogram (fra kapittel 3.1.6.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Innholdet i nytt RNP er presentert for landbrukets organisasjoner, kommuner og øvrige samarbeidsparter. Tilhørende virkemidler er innrettet slik at målene i RNP nås. 

I Agder har vi "Landbruksstrategi 2019-2022 - verdiskaping gjennom jordbruk, skogbruk og bygdenæringer", en handlingsplan under Regionalplan Agder 2030 og "VINN - verdiskaping og innovasjon", utarbeidet av fylkeskommunene på Agder. Det er viktig for oss at landbruket er en naturlig del av regionens nærings- og utviklingsarbeid.

Landbrukstrategien er både RBU (regionalt bygdeutviklingprogram), RNP (regionalt næringsutviklingsprogram) og RSK (regionalt skog- og klimaprogram). Vi ser frem til at LMD rydder opp i programstrukturen i 2020. 

Landbrukstrategien er utarbeidet av det regionale partnerskapet og vedtatt av fylkestingene i hhv Aust-Agder og Vest-Agder i desember 2018. Vi har brukt strategien aktivt i næringsutviklingsarbeidet i 2019, både hver for oss og gjennom partnerskapet. Landbruksorganisasjonene har også et eierforhold til strategien, som de har vært med på å utarbeide. 

"Regionalt partnerskap landbruk" består av Fylkesmannen, fylkeskommunene, Innovasjon  Norge Agder, bondelagene og bonde- og småbrukarlagene på Agder. Fylkesmannen var ansvarlig for partnerskapet ut 2019. Partnerskapet møtes 2 ganger i året, men aktørene har jevnlig kontakt på saksnivå og i ulike fora utenom dette. Partnerskapets arbeid i 2019 har vært konstruktivt og med gode diskusjoner, men også preget av oppgaveflyttingen fra Fylkesmann til fylkeskommune. Det mest krevende har vært få signaler fra oppdragsgiver mht overordnede rammer og praktisk gjennomføring av oppgaveflyttingen. Manglende tydelighet gjorde det vanskelig å løfte inn landbruksoppgavene midt i fylkeskommunenes egen sammenslåingsprosess. Det ser imidlertid ut som det går bedre enn fryktet, takket være den gode kontakten gjennom partnerskapet. 

Fylkestingene i Aust- og Vest-Agder har i flere år hatt hvert sitt rådgivende Landbruksforum med 3-5 fylkespolitikere og representanter fra partnerskap, næring og rådgivning/forskning. Landbruksforumene har bl.a. kommet med innspill til jordbruksforhandlingene og vært referansegruppe for utarbeidelse av landbruksstrategien. Det nye fylkestinget i Agder fylkeskommune har valgt å videreføre dette, og i des.19 ble et nytt Agder Landbruksforum etablert med tilsvarende deltakelse og med 7 fylkespolitikere.

Tilfredsstillende foryngelse etter all hogst innen tre år etter hogst. (fra kapittel 3.1.6.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Kommunenes arbeid med tilfredsstillende foryngelse innen tre år etter hogst er fulgt opp. 

Svært høy aktivitet i Agderskogbruket også i 2019. I Vest-Agder ble det igjen ny rekord med nesten 424.000 m3. Vi må tilbake til toppårene med billehogst på 1980-tallet for tilsvarende nivå i Aust-Agder, som endte på drøye 441.000 m3. I sum ble det avvirket i overkant av 865.000 m3 i Agderfylkene.

Planteresultat ligger også tilsvarende høyt med 1.179.000 planter i Vest-Agder og 854.000 i Aust-Agder, totalt 2.033.000. I tillegg ble det suppleringsplantet 69.000 planter i Vest-Agder og 93.000 i Aust-Agder.  `

  • Både den offentlige og private veiledningstjenesten på Agder har satt fokus på temaet for å lukke avviket mellom hogd granvolum og utsatte granplanter. Det startet med "Ungskogpleieprosjektet" i regi av AT Skog og FM, 2014-2018.
  • FM prioriterte tidlig utsending av info knyttet til Resultatkartlegging og Foryngelseskontroll (april 2019). Begge kontroller ble purret i to omganger, august og november.
  • Kontrollene ble fulgt opp i FM sine forvaltningskontroller, i løpende dialog med kommunene gjennom året, samt drøftet på kommunesamlinger.
  • Gjennomgang og kontroll i ØKS for å sjekke at kommunene har utført oppdragene
  • FM sendte ut epost i november som understreket kommunenes lovpålagte ansvar for å følge opp bestemmelsene i skogloven. 

Vi mener at kontrollen i all hovedsak utføres og fungerer etter hensikten, og at de aller fleste avvik lukkes innen treårsfristen. Det må imidlertid skilles mellom oppfyllelse av skoglovens minimumskrav og det som faglig sett er tilfredsstillende foryngelse. LMD påpeker i sin tilbakemelding på årsrapporten for 2018 at det er en stor kontrast mellom høyt avvirkningsnivå og lav foryngelsesaktivitet i mange fylker. I fjor påpekte vi at foryngelsesplikten oppfylles langt bedre på Agder enn f.eks Nibio rapport 4 (159) i 2018 tilsier, og at vi ville  gå mer inn i tallgrunnlaget for egne analyser. Det har vi  dessverre foreløpig ikke kommet så langt med som ønsket.  

Gjennom VSOP er det i Vest-Agder rapportert 6.751 daa forynget areal og plantet 1.179.000 planter – noe som gir et plantetall på 174 pr daa. I Aust-Agder er det rapportert 5.898 daa forynget areal og plantet 854.000 planter – noe som gir et plantetall på 144 pr daa. Aust-Agder kommunene har et høyere innslag av furu med naturlig foryngelse. 

Vi mener at bærebjelken i skogbruket er å sikre tilstrekkelig foryngelse. Utfordringene er ulike i de forskjellige delene av Agder: 

  • Lengst øst og i skogstrøkene er det relativt få utfordringer - bortsett fra noen forhold knyttet til dårlig tilslag ved naturlig foryngelse.
  • Lengre vest, kystnært og i skogreisningsstrøk med 1. generasjon granskog, må skogeiere ofte "motiveres" mer for at foryngelsen skal bli god nok. Her er vi mer avhengig av tilskudd og skogfond, det er lettere å bruke gulrot enn pisk.

Få eller ingen kommuner har gått linja helt ut med å benytte tvangsvirkemidler for å få skogeier til å gjøre sin lovpålagte plikt.

Det har vært noen problemstillinger rundt omdisponering av areal i enkelte områder.

Tilskuddsordningene i skogbruket (fra kapittel 3.1.6.1.2.2 i TB)

Rapportere på

Kommunene er fulgt opp med henblikk på effektiv bruk av tilskuddsordningene i skogbruket. 100%.

NMSK skogkultur

  • Ordningen har eksistert og er innarbeidet i kommunene gjennom mange år. FM følger kommunene tett, både skriftlig og i ulike dialogpunkter.
  • Vi tildeler midler til kommunene etter behov, dvs vurdert i forhold til areal utført skogkultur i snitt de siste år, snitt avvirkning de siste 4 år, samt innmeldte behov fra kommunene.
  • vi praktiserer en grunntildeling i jan/februar, en behovstildeling i august, samt behovsprøvet omfordeling av midler i desember.
  • FM er tydelige på hvilke prioriteringer som bør følges: ungskogpleie og planting, samt markberedning der snutebille er et problem, eller der felter skal forynges naturlig med frøtrær. De fleste kommunene følger anbefalingene på en god måte.
  • Vi har informert bredt om de nasjonale klimaordningene Tettere planting og Suppleringsplanting.

NMSK vei / drift

  • Vi har tildelt midlene fortløpende etter prioriteringer definert gjennom egne Retningslinjer for landbruksvei / drift i Agder.
  • Vi følger kommunene tett, og yter bistand i prosessene rundt behandling av veisaker.

Det er etter vår vurdering høy kvalitet på tunge traktorveier og skogsbilveier bygget med tilskudd. FM Agder har krav om bruk av sertifisert veiplanlegger gjennom Skogkurs for utarbeidelse av byggeplaner (kreves for alle bilveier). Vi har også krav om bruk av sprengstein i bærelag for traktorvei klasse 7 og skogsbilveiklassene.

Vi mener at tilskuddsmidlene er benyttet godt og fornuftig og fordelt etter beste skjønn / behov til alle kommunene i vår to fylker. Dette støttes også av kommunene og næringen selv.


NMSK vei / drift overføres til kommunene fra 01.01.20 Vi har forberedt kommunene på dette gjennom flere samlinger: 

  • Viktigste tema på kommunesamling i november 2019. Endringer i ØKS og Veibank.
  • Gjennomført samling vedrørende utarbeidelse av kommunale Retningslinjer og Kontrollplaner, samt Veibank (ØKS) i januar 2020.

FM vil følge kommunene tett, både skriftlig og gjennom løpende dialog.

3.1.1.13 Bærekraftig landbruk

Vi arbeider med miljø- og klimautfordringene på bred front og i samarbeid internt og eksternt.  

Bærekraftig skogbruk er spesielt interessant for fylkeskommunenes klimaarbeid, både pga svært høy aktivitet i næringa, økende bruk av tre samt industrielle planer om biozin-anlegg i Åmli. Ny fylkeskommune må også avklare videre prioriteringer i og med at Vest-Agder fylkeskommune var medlem i Kystskogbruket (med tilhørende overflytting av prosjektmidler), mens Aust-Agder var en del av Østlandsskogbruket.

Økt planting med tilskudd (fra kapittel 3.1.6.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Klimadelen i regionalt- skog- og klimaprogram er kjent og fulgt opp av kommunene. 

Ordningene med tettere planting og gjødsling av skog som klimatiltak er etter hvert godt kjent i kommunene i Agder, noe som kommer frem av tilskuddsstatistikken. I 2019 ble det utbetalt et samlet tilskudd til tettere planting på 968 000 kr. Dette er mer enn tre ganger så mye som året før. 

Når det gjelder gjødsling av skog som klimatiltak er Agder definert inn i kvoteregulert utslippssone av nitrogen til Skagerak. Dette setter klare begrensinger for denne aktiviteten i vår region. I 2019 ble det kun utbetalt 21 000 kroner i tilskudd gjennom denne ordningen. Det ble totalt gjødsla 46 daa, noe som er vesentlig ned fra både fjoråret og året før det, hvor det ble gjødsla henholdsvis 285 og 583 daa. Dette må ses i sammenheng med begrensingene forklart ovenfor.

Rgionalt miljøprogram (RMP) (fra kapittel 3.1.6.2.2.1 i TB)

Rapportere på

Innholdet i RMP er kjent for landbrukets organisasjoner, kommuner og aktuelle søkere.

Regionalt miljøprogram for 2019–2022 ble ferdig revidert våren 2019. Det har vært 3 møter med næringsorganisasjonene i strategigruppa for Regionalt miljøprogram på Agder.

FM har publisert informasjon om RMP minst 4 ganger på FMs nettside i løpet av 2019. I løpet av våren la vi ut informasjon i forbindelse med høring av forskriften og høring av det regionale miljøprogrammet 2019–2022. Videre la vi ut informasjon om det ferdigbehandlede programmet i forkant av vekstsesongen, mens informasjon om regionale miljøtiltak for søknadsomgangen 2019 med gjeldende regelverk og veiledningsmateriell ble publisert i september.

Vi har hatt en tett dialog med kommunene underveis. Vi har også hatt en gjennomgang med kommunene av alle de prioriterte områdene under tiltakene «beiting av verdifulle jordbrukslandskap i innmark» (§ 6), «beiting av verdifulle jordbrukslandskap i utmark» (§7) og «slått av verdifulle jordbrukslandskap» (§8). Presentasjon av kart lå i utgangspunktet på forskjellig format i våre to tidligere Agderfylker. Forrige gang kartene ble revidert var vi to forskjellige embeter, og kartene var utformet på ulikt vis. Det var dermed nødvendig å gå gjennom kartgrunnlaget og samordne dette for alle kommunene på Agder. Her fikk vi god hjelp av Gis-koordinator i embetet. Nå er kart over de ulike prioriterte områdene laget etter samme standard for hele Agder. Alle oppdaterte kart er lagt ut på vår nettside, og er i tillegg vedlegg til forskriften om regionale miljøtilskudd i jordbruket for Agder.

FM har holdt 3 regionale møter med kommunene om RMP, med detaljert gjennomgang av innholdet i nytt regionalt miljøprogram for 2019-2022 og søknadsomgangen 2019.

Alle søkere av produksjonstilskudd på Agder som hadde gyldig epostadresse har fått epost fra FM angående RMP. Vi minnet om at informasjon om RMP og de ulike ordningene, samt veiledningsmateriell for Agderfylkene, er lagt ut på FMs nettside. Videre gjorde vi oppmerksom på at det var viktige endringer i RMP fra søknadsomgangen 2019.

FM har også hatt god hjelp av Norsk Landbruksrådgivning Agder når det gjelder å gjøre RMP kjent for bønder. De har lagt ut informasjon på sine nettsider og aktivt veiledet gårdbrukere om aktuelle ordninger. Og i flere tilfeller har de også bistått søkere i søknadsprosessen.

RMP-Regionale miljøutfordringer (fra kapittel 3.1.6.2.3.1 i TB)

Rapportere på

Tiltak i RMP er innrettet mot de regionale miljøutfordringene.

Det regionale miljøprogrammet for jordbruket (RMP) er utarbeidet for å bidra til å løse det Fylkesmannen og aktuelle samarbeidspartnere mener er regionale miljøutfordringer på Agder. I samsvar med det regionale miljøprogrammet for 2019–2022 er det valgt 20 tilskuddsordninger for regionale miljøtiltak. Disse 20 ordningene er fordelt på 6 miljøtema; kulturlandskap, biologisk mangfold, kulturminner, friluftsliv og tilgjengelighet, avrenning til vann og utslipp til luft. Disse tiltakene er innrettet mot de regionale miljøutfordringene på Agder slik som gjengroing av kulturlandskapet, tap av biologisk mangfold, avrenning av jord, næringsstoffer og plantevernmidler til vann og utslipp av klimagasser.

Jordbrukets arealressurser (fra kapittel 3.1.6.2.5.1 i TB)

Rapportere på

Gradvis reduksjon i omdisponeringen av dyrka jord, jf. nasjonalt jordvernmål.

Landbruk

Kun 58 daa dyrka jord ble omdisponert i 2018. Dette er et lavt tall, da gjennomsnittlig årlig omdisponering fra 2008-2017 var 284 daa. Omdisponering i 2018 er bare 20 % av dette og vi antar at det også blir lave tall for 2019.

Det er flere større veiprosjekter på Agder. I vest går trasèene for E39 utenom de viktigste jordbruksområdene, og etter planene skal det gå med forholdsvis lite dyrka jord. I Grimstadområdet går trasèen for E18 i gode jordbruksområder. Den følger i hovedtrekk dagens trasè, men må utvides og rettes ut. Vi må regne med at der blir noe omdisponeringa av dyrka jord i dette området. Landbruksavdelinga har vært aktiv i planprosessen for kommunedelplanen for å medvirke til minst mulig avgang av dyrka jord. Landbruksavdelinga har også vært aktivt med på flere planprosesser i vest, men her er utfordringene for dyrka jord mindre. På parsell for E39 Mandal øst - Greipsland er det laget en egen matjordplan. Det ser vi som positivt og noe som vi vil anbefale for andre prosjekter. 

Det har vært to innsigelser og to klager på grunn av jordvern i 2019.

3.1.1.14 Andre oppdrag

Status for sammenslåingen til et fylkesmannsembete på Agder

Hendelsesforløpet 
Regjeringen besluttet 14. november 2014 å slå sammen Fylkesmannsembetene i Aust-Agder og Vest-Agder med virkning fra 1. januar 2016, foreløpig med to likeverdige kontorsteder. I desember 2016 ble det bestemt at embetet skulle samlokaliseres i Arendal. Søket etter egnede lokaler tilpasset de nye føringene om arealgrenser og aktivitetsbasert kontorkonsept ble igangsatt med bistand fra Statsbygg. Valget falt på et nybygg som nå er under oppføring. Innflytting er bestemt til desember 2020. 

Målsetting med sammenslåingen
Det målet som går klart fram av den kongelige resolusjonen og tilhørende pressemelding, er etablering av større fagmiljøer. Dette må oppfattes som hovedmålet med tiltaket. Større enheter vil være mer robuste, og gir større rom for spesialisering og utvikling av kvaliteten i tjenestene. I tillegg argumenteres det med tilpasning til ny kommune- og fylkes-struktur, og at det praktisk og tidsmessig ligger godt til rette for en sammenslåing nå.

Embetets egne planer og erfaringsrapporter fra sammenslåingsfasen i 2015 og tidlig 2016, har fokus på gjennomføringen av selve prosessen, med organisering av medvirkningen og løsning på relativt praktiske forhold. Slike forhold var også det sentrale momentet da Agder ble pilotprosjekt for strukturendringene i øvrige embeter. Den lokale operative målsettingen i selve fusjons-prosjektet har gjennom hele den nå 6 år lange overgangsfasen vært å gjennomføre de krevende omstillingene på en god måte, uten å svekke embetets løpende faglige produksjon.  Dette har vært den sentrale føringen inn i embetets strategi-prosess og løpende virksomhetsstyring. Vi vil derfor også beskrive status i forhold til våre strategiske mål i lys av sammenslåingen.

Status i forhold til målene
En konkret objektiv sammenligning av dagens situasjon mot status før fusjonen kompliseres av betydelige «pukkel-kostnader» i den 6 år lange omstillingsfasen, og andre vesentlige endringer som etableringen av FMFA. Innfasing av ny budsjett-modell med et betydelig nedtrekk av budsjettet over tre år, har allerede nå virkning for vårt embete. Tap av kompetanse og økt utskiftningstempo på personalsiden er den viktigste overgangskostnaden. Vi ser nå med forventning fram til å kunne kraftsamle hele organisasjonen i nye lokaler og med kjente rammer fra 2021, og til da å kunne realisere gevinstene av sammenslåingen fullt ut.

Større fagmiljø er klart positivt på alle fagområder, og ikke minst på lengre sikt. På arbeidsområder med få ansatte og krav til spesial-kompetanse var de positive effektene synlige umiddelbart ved sammenslåingen. Dette gjelder eksempelvis kommuneøkonomi-feltet, hvor en person var alene om fagansvaret i hvert av de gamle embetene, mens vi i det nye kunne danne en gruppe med to fagpersoner. Vi har også realisert klare kvalitetsforbedringer, som mer lik praksis mellom de ulike delene i nytt felles fylke, og effektivisering av intern virksomhet gjennom stordriftsfordeler og noe mer faglig spesialisering innen faggruppene. Samtidig har effekten av større fagmiljø på mange områder og i lengre perioder blitt overskygget av tap av nøkkelpersonell, svært mange nyansettelser og streng budsjettstyring, samtidig som saksmengden har vært økende på flere felt. 

Ved sammenslåingen hadde det nye embetet 229 ansatte og 207 årsverk. I 2019 rapporterer vi 176 ansatte i snitt. Nedgangen er i hovedsak tatt innen administrasjon og ledelse, og inkluderer de som er overført FMFA. Antall ansatte i de fem fagavdelingene er i samme periode bare redusert fra 160 til 154. Vi har dermed allerede tatt en betydelig gevinstrealisering på det administrative området. To likeverdige kontorsteder i en så vidt liten organisasjon er også en løpende kostnad, ikke minst innen faglig ledelse og faglig stordrift. Vi har derfor håp om at samlokaliseringen vil gi mulighet for å ta ut ytterligere positive gevinster framover.

Vår nye strategiske plan i det felles embetet har visjonen «Vi styrker Agder». Denne er nå svært godt etablert i organisasjonen som overskrift og motto for alt vi gjør. At embetet har fått samme grenser som den nye sammenslåtte Agder fylkeskommune er en åpenbar fordel når vi skal iverksette dette. Den nye regionplanen Agder 2030 er en sentral plattform for samarbeidet. Våre to tverrgående satsinger «Barn og unge» og «Klima» har også blitt styrket av vi nå har større fagmiljøer til å løfte dette fram i alle sammenhenger.

Fylkessammenslåingen i Agder er frivillig, og det er nå svært lite støy rundt dette. Agder framstår som en naturlig region, hvor samarbeidet over fylkesgrensen har vært tett i mange år på de fleste felt. Det er mange satsinger hvor alle kommunene går sammen om felles mål. Embetet vurderer løpende om dette kan utnyttes til nye initiativ, eksempelvis om det kan bli mulig med nye skritt innen kommunestrukturarbeidet. Slik sett kan vi slå fast at etableringen av et felles embete uten tvil ble vedtatt på et godt tidspunkt, at det har ligget praktisk til rette for dette nå, og at sammenfallet i tid med andre reformer har vært gunstig.

Planlagte videre tiltak for å sikre måloppnåelse 
Interne tiltak
Hovedfokus de nærmeste 1-2 år vil fortsatt være å styre embetet gjennom omstilling og legge grunnlaget for en kraftfull vei videre etter samlokalisering i nye lokaler. Personalarbeid i vid forstand, for å opprettholde volum og kvalitet i produksjonen, er det sentrale. Vi fortsetter involvering og medvirkning i flytteprosessen. Et hovedgrep i 2019-20 er gjennomføring av en serie heldags personalsamlinger med høyeste ambisjonsnivå. Vi ønsker med disse å utvikle vår organisasjonskultur, gi "kompetansepåfyll" på sentrale tema, og forberede overgangen til nytt kontorkonsept.

Vi har vedtatt flere prinsippnotater om arbeidsformer og bruk i de nye lokalene, og iverksetting av de avtalte flyttevirkemidlene for ansatte som må bytte kontorsted. Vi antar at det fortsatt vil være behov for interne prosesser knyttet til kontorkonseptet mm. også i tida etter innflytting, og vil vurdere dette løpende. Det vil bli gjennomført en ny evaluering av kontorkonseptet ett år etter innflytting, etter samme mal som den kartleggingen av før-situasjonen som er foretatt.

I det nye bygget har vi helt bevisst innplassert fagavdelinger og grupper slik at fysisk nærhet i åpent landskap skal stimulere til samarbeid på tvers av administrative grenser. Dette vil føre til en mer reell «matrise-organisering» av arbeidet. Vi mener derfor at vi ikke skal sette i gang noen ny OU-prosess i denne åremålsperioden. 

Gevinstrealisering har to sider – effektivisering/innsparing og kvalitetsheving. Vi har allerede tatt ut mye av dette, men legger opp til at ytterligere effekter kan falle på plass når vi blir samlokalisert. Et viktig ledelsesfokus i 2021-2022 vil være å sikre tilpasning til ny budsjettmodell. Vi legger opp til en åpen prosess, med vekt på at alle ansatte kan delta i arbeidet med å finne de beste tilpasninger og løsninger. Vi søker å gjøre dette til en utviklingsprosess mer enn en klassisk nedbemanning med kanskje 20-22 stillinger. Nye digitale verktøy, og bedre utnyttelse av de vi allerede har, inngår i dette. 

Utadrettet virksomhet
Dialogen med kommunene vil fortsatt være en hovedsak i alle deler av embetet. Når vårt eneste kontorsted blir i Arendal i østre del av Agder, vil vi ha spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunene i Listerregionen, som har meldt bekymring over redusert oppmerksomhet som følge av økt avstand. 

Fylkesmannen ønsker å bli en tydeligere stemme for hele Agder – alene og i samarbeid med den nyorganiserte regionen. Nye Kristiansand har fra 2020 blitt en storby med over 100.000 innbyggere. Vi ønsker å bidra til at storbyen kan bli den motoren som Agder trenger. Samarbeidet med den nye fylkeskommunen med dens nye oppgaver, og den felles regionale satsingen på levekår og klimautfordringene vil bli viktig. Utviklingen av vår samordningsrolle i lys av at stadig flere statsetater går over til en divisjonsorganisering er et annet sentralt moment.

3.1.2 Statlig virksomhet på regionalt nivå skal være godt samordnet og legge til rette for gode helhetsløsninger

3.1.2.1 Den offentlige boligsosiale innsatsen skal være helhetlig og effektiv

Det er store variasjoner i utfordringsbildet mellom kommunene i Agder. I pressområdene langs kysten i de store og mellomstore kommunene er det blant annet  gjennom innspill i planarbeidet vi søker å bidra til at det tas boligsosiale hensyn. Dette gjøre ved at offentlige plandokumenter behandles og gjennomgås i eget planforum på embetet.  Her fokuseres det på differensiert boligbygging og folkehelserådgiver bistår, og vurderer hensyn til både sosiale møteplasser og forhold som kan fremme eller hemme sosial integrering / segregering.

Det er også innledet et samarbeid med husbanken for å se på utviklingen i kommunens bruk av økonomiske virkemidler som startlån og tilskudd. Data fra dette er tenkt benyttet inn i embetsledelsens møter med kommunenes administrative og politiske ledelse. 

 

Helhetlig samarbeid mellom stat og kommune (fra kapittel 3.2.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Helhetlig samarbeid mellom stat og kommune om de to tiltakene i Bolig for velferd.

Det boligsosiale arbeidet har særlig rettet seg mot boligtiltak for vanskeligstilte barnefamilier og for personer med behov for oppfølgingstjenester knyttet til rus og psykisk helse problematikk.

Tilskuddsordningen kommunalt rusarbeid er benyttet til styrking og iverksetting av nye oppfølgingstjenester i kommunene på rus/psykisk helseområdet.

Fylkesmannen i Agder har ett tett samarbeid med Husbanken i
forhold til kunnskapsformidling og samarbeide med andre statlige aktører. Strategien er presentert i statlig etatsjefsmøte og for alle NAV ledere i Agder.


Den årlige regionale boligsosiale konferansen er
gjennomført med deltagelse fra de fleste kommunene i Agder.

3.1.2.2 Tilsyn skal være samordnet, målrettet og medvirke til læring og forbedring

Etter vår oppfatning har arbeidet med samordning av statlig tilsyn med kommunene på Agder over tid vært vellykket. Tilstanden på området oppfatter vi nå som godt samordnet. Arbeidet har en innarbeidet fast organisering og framdrift, og kommunene gir i all hovedsak positive tilbakemeldinger. Samarbeidet mellom embetet og kommunerevisjonene og kontrollutvalgssekretariatene er utviklet over tid gjennom flere til dels nyskapende samarbeidsprosjekter, og er i dag tett og godt.  

For å sikre den interne tilsynssamordningen i embetet, har vi etablert «Fylkesmannens tilsynsgruppe», der alle fagavdelingene som har kommunerettede tilsyn deltar. For å sikre samordning og dialog med andre statlige tilsynsetater og med kommunenes egenkontroll, har vi etablert «Fylkesmannens tilsynsforum». Her møter alle statlige etater som har kommunerettede tilsyn, de kommunale revisjonsdistriktene i Agder, kontrollutvalgssekretariatet i Agder og KS Agder. 

I møtet i Tilsynsforum i midten av februar hvert år lager vi en felles kalender for planlagte statlige tilsyn med kommunesektoren i Agder (Tilsynskalenderen). Vi gjør da vurdering av hver enkelt kommune for å unngå at noen kommuner får en urimelig tilsynsbelastning. Endelig versjon av Tilsynskalenderen ferdigstilles innen utløpet av februar måned og legges ut på våre hjemmesider. I løpet av august publiserer vi en revidert versjon av kalenderen.

Samlet sett får vi gode tilbakemeldinger på våre tilsyn. De er koordinert i tid, de oppleves som nyttige, med god veiledning og oppfølging, og at de fører til endring. Vårt inntrykk over tid er at den samlede tilsynsbelastningen på kommunene i Agder er følbar, men ikke urimelig stor. 

Vi utformer all tilsynsvirksomhet i embetet for å legge til rette for læring i organisasjonene eller kommunene. Vi inviterer bredt til oppstarts- og avslutningsmøtene. Vi legger mye arbeid i å bygge opp tilsynsrapporten systematisk og pedagogisk. Det er viktig at kommunen kan forstå innholdet og avvikene/lovbruddene, slik at de raskt endrer rutinene med god forankring i egen organisasjon. Kommunen får tilsendt foreløpig rapport før avslutningsmøtet, slik at de kan forberede seg, og forankre i organisasjon det resultatet som kommer. Vi ønsker å lage læringssirkler og erfaringssirkler i størst mulig grad. Dette skjer også i enkelte sammenhenger regionalt.  

Vi har fokus på at tilsyn ikke skal avsluttes før tiltak er iverksatt. Vi vil først motta tilbakemelding på ledelsens gjennomgang og vurdering av om tiltakene har virket. Vi bruker ulike kanaler og arenaer til erfaringsspredning. Endelig rapport fra gjennomførte tilsyn legges ut på våre nettsider. Vi informerer om funn og erfaringer fra tilsyn på ulike møteplasser med kommunene, og arrangerer egne erfaringskonferanser.   

I 2019 har vi også deltatt i et pilotprosjekt med kontrollutvalgs-sekretariat og kommunerevisjon om risiko- og vesentlighets-vurderinger (tidligere overordnet analyse) for kommunestyreperioden 2019-2023 for to utvalgte kommuner i Agder. 

3.1.2.3 Klimahensyn skal ivaretas i alle sektorer

Fylkesmannen har ikke noen samlet oversikt over i hvilken grad ulike sektorer ivaretar klimahensyn. Konkrete resultater knyttet til kommunenes klimaplaner og tiltak for reduserte utslipp er rapportert under konkrete punkter senere i dette kapittelet. Klima er fremdeles et av FM Agder sine 2 satsingsområder, og vi har stor aktivitet i eksterne relevante nettverk, her under følgende i 2019:

Vi anmoder alle kommunene om å prioritere å oppdatere klima- og energiplanen i våre innspill til planstrategiene, og ber dem legge til grunn Klimaveikart Agder, som er Norges første veikart for å nå utslippsmålene i 2030 og 2050 for kommunal sektor. For områdene hvor det gjelder interkommunale planer, anmoder vi om at planene inkluderer konkrete og tilpassede tiltak og mål for hver kommune som deltar i samarbeidet.

Fylkesmannen arrangerte workshop for kommunene i januar 2019 i forkant av søknadsfristen for Klimasats, tilsvarende som vi har gjort hvert år siden 2016. Videre bidrar vi inn i nettverket Klimapartnere, hvor stadig flere av Agders kommuner deltar, og hvor fokus bl.a. er måling av utslipp og tiltak for reduserte utslipp. 

Fylkesmannen i Agder har informert om ny SPR for Klima og energiplanlegging og klimatilpasning ved en rekke anledninger, bl.a. på våre planfaglige nettverkssamlinger, gjennom Bynett Sør-nettverket, ifm. revisjon av Areal- og transportplan for Kristiansandsregionen, på Klimasamlingen for kommunene 23. og 24.10.19. I tillegg har vi oppdatert vår sjekkliste for plansaker til konsulenter og kommuner som ligger på våre nettsider, samt oppdatert våre innspill til arealplansaker.

Det ble arrangert regional klimasamling for Agder i Kristiansand 23.-24.10.2019. Arrangementet var et samarbeid mellom Miljødirektoratet, KS, DiFi, daværende Aust-Agder og Vest-Agders fylkeskommuner og Fylkesmannen i Agder. Det deltok rundt 150 personer fra 27 av Agders daværende 30 kommuner (alle nåværende 25 kommuner var representert).

Ambisiøse mål for reduksjon av klimagassutslipp (fra kapittel 3.2.1.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Minimum 50 % av kommunene har ambisiøse mål for reduksjon av klimagassutslipp i sin klima- og energiplanlegging (temaplan eller integrert i andre planer)

3.2.1.3.1.1 Vi har i samarbeid med Klimapartnere-nettverket gjennomført en intervjuundersøkelse høsten 2019
om status for revisjon av kommunale klima- og energiplaner. Vår opptelling viser at 19 av Agders opprinnelige 30 kommuner, har omtalt revisjon eller har prioritert revisjon av klima- og energiplanen per 1.12.2019.

Tiltak for reduksjon av klimagass (fra kapittel 3.2.1.3.1.2 i TB)

Rapportere på

Minimum 50 % av kommunene har gjennomført tiltak for reduksjon av klimagassutslipp

Mer enn 50% av kommunene på Agder har gjort tiltak for å redusere klimagassutslippene, men det er de folkerike kommunene langs kysten som dominerer i antall tiltak og størrelse på prosjektene.9 kommuner, samt begge fylkeskommunene på Agder, fikk innvilget Klimasatsstøtte i 2019, mens 8 kommuner fikk innvilget støtte i 2018. Vi er kjent med at alle kystkommunene, samt at flere av innlandskommunene, har søkt støtte til Klimasats og utført tiltak i tiden ordningen har eksistert. Kommunene i Setesdal (Bykle, Valle, Bygland, Evje og Hornnes), samt enkelte andre av våre innlandskommuner har så langt ikke benyttet ordningen. Vi hadde særlig fokus på dette på Klimasamlingen for kommunene i oktober, hvor alle kommunene fikk informasjon og ble oppfordret til å søke støtte til tiltak for 2020, jf. punkt 3.2.1.3.4

Alle kommuner har mottatt bistand (fra kapittel 3.2.1.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle kommuner har mottatt bistand

Samtlige kommuner har mottatt tilbud om bistand, og 27 av 30 kommuner per 2019 (alle 25 kommunene per 2020) deltok på Klimasamlingen i Kristiansand 23. og 24.10.19. Samtlige ble invitert til workshop om Klimasats januar 2019, og mottok tilbud om bistand i desember 2019 til Klimasats 2020 gjennom et samarbeid Fylkesmannen har med Agder fylkeskommune og konsulentselskapet Greenstat.

 Informasjonspakke fra Miljødirektoratet mottatt hos oss mars 2019 ble videreformidlet til alle kommunene på Agder, inkl. tilbud om assistanse på forespørsel. Vi informerte også kommunene om forbudet i vårt kommunemøte våren 2018, samt på Klimasamlingen for kommunene 23. og 24.10.20.

3.1.2.4 Andre oppdrag

Ingen krav om rapportering.

3.1.2.5 Tilrettelegge for et godt sivilt-militært arbeid

Fylkesmannen søker å legge tilrette for et godt sivil-militært samarbeid. Dette skjer generelt gjennom tett og god kontakt med HV-08 på flere nivåer og gjennom å vedlikeholde et godt regionalt beredskapsnettverk der sivil-militære temaer har en naturlig plass. Av konkrete aktiviteter i 2019 kan nevnes:

- Støtte til Sivilforsvaret i deres bidrag til DSBs sonekonsept.
- Deltakelse i kontaktmøte med HV-08.
- Deltakelse på sivil-militært kontaktmøte for sør-vest.
- Gjennomføring av fagseminarer om totalforsvaret og forebyggende sikkerhetstjeneste der også regionale etater var invitert.
- Deltakelse i planprosessen for HV-08s øvelse "Gjallarhorn".

Utarbeidelse av felles plangrunnlag (fra kapittel 3.2.1.5.1.1 i TB)

Rapportere på

Utarbeide et felles plangrunnlag for å styrke det sivil-militære samarbeidet.

I møte med DSB 1. mars 2019 ble det informert om at plangrunnlaget ikke skal betraktes som et eget dokument, men som en bevisstgjøring om totalforsvaret og det sivil-militære samarbeidet gjennom fora som allerede eksisterer. Det skal være kontinuerlig prosess for å styrke samarbeidet. I denne prosessen har vi gjennomført følgende tiltak:

- Fagseminarer for kommunene og regionale aktører om totalforsvaret og forebyggende sikkerhetstjeneste.

- Utarbeidelse av regionalt beredskapsplanverk iht. Sivilt beredskapssystem.

- Kontaktmøte med HV-08.

- Sivil-militært kontaktmøte for Sør-Vestlandet.

- KEIV-prosjektet, som fokuserer på økt robusthet i kritisk infrastruktur med henvisning til NATOs 7 Baseline Requirements.

- Totalforsvaret har også vært tema på møte i Fylkesberedskapsrådet.

Fylkes-ROS skal revideres i 2020 og der vil sikkerhetspolitisk krise og krig tas inn.

Videreutvikle totalforsvaret og robustheten i kritiske samfunnsfunksjoner (fra kapittel 3.2.1.5.1.2 i TB)

Rapportere på

I tråd med sentrale føringer videreutvikle totalforsvaret og robustheten i kritiske samfunnsfunksjoner nasjonalt, regionalt og lokalt.

FMAG har jobbet systematisk før, under og i oppfølgingen av Trident Juncture 2018. Parallelt har det vært stort fokus på å styrke NATOs 7 Baseline Requirements på regionalt nivå. Konkret er dette fulgt opp med «KEIV prosjektet i Agder (robusthet i kraft, ekom, informasjon og velferdsteknologi)»,

Fylkesmannen har følgende målsettinger med prosjektet:

  • Etablere en regional oversikt over samfunnskritisk infrastruktur og samfunnskritiske brukere
  • Styrke ROS Agder med en kartbasert oversikt over kraft, ekom og informasjonsstruktur på Agder og med utgangspunkt i denne finne svakheter og muligheter for å øke robustheten sammen med relevante aktører
  • Etablere gode og kartbaserte evalueringssystemer som kan ligge til grunn for evaluering og konkrete oppfølging av robustheten etter hendelser og øvelser
  • Skape møtearenaer hvor sårbarhet, konsekvenser og mulige tiltak når frem til konkret handling mellom relevante aktører
  • Bidra til at ROS analyser i kommuner og aktuelle etater styrkes i forhold til fremtidige utfordringer relatert til kraft, ekom, informasjon, velferdsteknologi
  • Innenfor rammen av Totalforsvarskonseptet styrke samfunnets robusthet sett i lys av «The Seven Baseline Requirements»
  • Etablere bedret oversikt over sårbarhet og gjensidig avhengighet slik at situasjonsforståelsen og samordningsmulighetene styrkes i fred, kriser og i krig.
  • Gjennom vårt prosjekt i Agder bidra til overføringsverdi til andre fylker og etater
  • Gjennom prosjektet styrke infrastruktur som er grunnlaget for langsiktige og helhetlig satsing på innovative løsninger på Agder bl.a. sammen med Innovasjon Norge, KS og UiA

Prosjektet har oppnådd resultater og systematikk. 4 direktorater og en mengde relavante aktører bidrar og henter ut erfaringer fra prosjektet.

Fylkesmannen har bidradd i evaluering og oppfølging etter øvelsen Trident Juncture 2018.

Læringspunkter fra evalueringsrapporten etter Nasjonal helseøvelse 2018 er drøftet med fylkesberedskapsrådet.

Fylkesmannen bidrar i planleggingen av øvelse Digital -2020

Fylkesmannen har gjennomført samlinger for alle kommunene der totalforsvaret og forebyggende sikkerhetstjeneste har vært temaer.

3.1.3 Rettssikkerhet skal være ivaretatt på en enhetlig måte i fylket og på tvers av embetene

3.1.3.1 Høy kvalitet i veiledning, kontroll, tilsyn og saksbehandling

Fylkesmannen har fokus på høy kvalitet i tilsynsarbeid og saksbehandling. Det sikres gjennom gode rekrutteringsrutiner og kontinuerlig  faglig oppdatering og kompetanseheving av medarbeiderne.  På utdanningsområdet deltar våre ansatte på alle nasjonale samlinger i regi av Utdanningsdirektoratet. Dette er samlinger som tar opp regelverk og generell kompetanseheving. I tillegg legger Fylkesmannen i Agder selv til rette for kompetanseheving på bakgrunn av egenvurdering av behov ved utarbeidelse av virksomhetsplanen. Vi legger stor vekt på å gi god veiledning og informasjon slik at konflikter kan løses av kommunen selv på lavest mulig nivå.  

Ved behandling av klagesaker og tilsyn følges de rutiner som er utarbeidet, og sakene blir i stor grad drøftet av flere for å sikre at saksbehandlingen holder høyest mulig kvalitet.

Tett og godt samarbeid med de andre embetene i våre regioner samt med Utdanningsdirektoratet og Helsetilsynet er med på å sikre enhetlig behandling i tilsynsarbeidet og i klagesaker.

Som håndhevingsmyndighet i skolemiljøsaker har vi etablert ei gruppe på flere saksbehandlere som behandler alle sakene og som har jevnlige møter for å drøfte utfordringer, sikre kvalitet og etablere en enhetlig praksis.

Vi opplever å få mange henvendelser om veiledning etter introduksjonsloven med forskrifter, og et forholdvist høyt antall klagesaker. Erfarne medarbeidere bidrar til å holde høy kvalitet i arbeidet, men vi erkjenner at det er utfordringer med tid og kapasitet på området. Det er også et komplisert saksfelt som fordrer kjennskap til andre lover, blant annet utlendingsloven og statsborgerloven. For å sikre kvalitet på områder deltar vi i sørvestnettverk med andre embeter, og prioriterer nasjonale samlinger der det legges til rette for erfaringsutveksling innen tilsyn, veiledning og klagesaksbehandling.

Alle saksbehandlere på forurensningsområdet som leder og deltar på tilsyn har gjennomført tilsynskurs. Vi deltar også på alle opplæringskurs i forbindelse med landsdekkende tilsynsaksjoner i regi av miljødirektoratet. Vi deltar i tilsynsforum, regionalt med andre tilsynsetater og nasjonalt med andre fylkesmannsembeter. I 2019 har vi i tillegg hatt tilsynsuke med Miljødirektoratet hvor direktoratet deltok på 3 av våre tilsyn. Vi hadde flere møter og fikk gode tilbakemeldinger på gjennomføringen av våre tilsyn.

Minimum 2 tilsyn per år. (fra kapittel 3.3.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Minimum 2 tilsyn per år.

Fylkesmannen har gjennomført 2 stedlige tilsyn etter introduksjonsloven, i kommunene Risør og Lyngdal. Temaet for tilsynet var individuell plan. Det ble avdekket lovbrudd i den ene kommunen. Tilsynene ble gjennomførst samtidig med tilsyn etter opplæringsloven om grunnskoleopplæring for voksne. 

Alle klagesaker er behandlet innen (fra kapittel 3.3.1.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker, jf. § 7-1 bokstav d, i byggesaksforskriften 

Etter målrettet innsats ble mot slutten av 2018 96 % av byggesakene behandlet innen 12 ukers fristen. Overholdelse av saksbehandlingsfristen har hatt største fokus og prioritet også i 2019, noe som har resultert i tilnærmet full måloppnåelse på området. Ved utgangen av 2019 var andelen byggesaker behandlet innen 12 ukers fristen 98 %. Dette er en svært positiv utvikling sammenlignet med foregående år.

Situasjonen på saksområdet er imidlertid uendret i forhold til stor sakstilgang, og komplekse saker. Særlig relaterer dette seg til  dispensasjonssaker i strandsonen. I den enkelte kommune er det et stort behov for veiledning og informasjon om regelverket generelt, og for kystkommuner er dispensasjonsbestemmelsen  spesielt av interesse. Det har derfor også i 2019 vært krevende å jobbe ned restanser på området, og samtidig ivareta veilednings- og informasjonsbehovet i den enkelte kommune. Høsten 2019 gjennomførte vi fagdag for kommunens byggesaksbehandlere, saksbehandlere som arbeidet med plan og aktuell administrasjonsledelse. Våren 2020 vil det bli gjennomført politikeropplæring, hvor fokus særlig vil være rettet mot plan- og bygningslovens bestemmelser om dispensasjon, samt regelverket knyttet til utarbeidelse av kommune- og reguleringsplaner.

Alle klagesaker der det er gitt (fra kapittel 3.3.1.1.2.2 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker der det er gitt utsatt iverksetting etter forvaltningsloven § 42, er behandlet innen 6 uker, jf. § 7-1 bokstav e, i byggesaksforskriften

4 saker med utsatt iverksetting ble ikke behandlet innenfor kravet til 6 ukers saksbehandlingstid. Overskridelsene er ikke store, og det er stort fokus på å prioritere disse sakene.  En del av utfordringen i forhold til å oppnå full måloppnåelse er fremdeles å identifisere saker med utsatt iverksetting. Vi ber kommunene om å benytte sjekkliste Fylkesmannen har utarbeidet ved oversendelse av klagesaker til å informere om at det er gitt utsatt iverksetting, eventuelt omtale det eksplisitt i oversendelsesbrev.  Videre er den enkelte saksbehandler gitt et selvstendig ansvar for umiddelbar gjennomgang saker som blir tildelt,  blant annet for å fange opp saker der det er gitt utsatt iverksetting.

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker (fra kapittel 3.3.1.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker

Det har vært en stor økning i antall planklager for 2019 i forhold til 2018. Totalt antall behandlede planklager i 2018 var 43, mens antall totalt behandlere klager i 2019 var 76. Andelen plansaker som er behandlet inne 12 ukers fristen er betydelig bedret sammenlignet med tidligere år, og vi har nå i realiteten full måloppnåelse på området, med en differanse på kun 1 %. I likhet med saksbehandlingen i byggesaker, har Fylkesmannen i Agder i løpet av 2019 hatt målrettet innsats og fokus på overholdelse av 12 ukers fristen.

Alle ekspropriasjonssaker i førsteinstans (fra kapittel 3.3.1.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Alle ekspropriasjonssaker i førsteinstans på plan- og bygningsrettens område er behandlet innen 12 uker

Resultatmål oppnådd.

Alle ekspropriasjonssaker som klageinstans (fra kapittel 3.3.1.1.4.2 i TB)

Rapportere på

Alle ekspropriasjonssaker som klageinstans på plan- og bygningsrettens område er behandlet innen 12 uker

Embetet hadde ingen ekspropriasjonssaker som klageinstans på plan- og bygningsrettens område i 2019.

3.1.3.2 Effektiv og korrekt lov- og tilskuddsforvaltning

Fylkesmannen gjennomfører årlige oppdateringer av risikovurderinger og utarbeider kontrollplan, gjennomfører forvaltningskontroller og arbeider med rutiner for ordninger hvor vi har vedtaksmyndighet. Parallelt med dette kontroll- og internkontrollarbeidet legges det vekt på veiledning og informasjon til kommunene som har det største volumet av tilskuddsordningene. Gjennom å adressere enkelte momenter som fremkommer i risikovurderingene gir denne veiledningen og informasjonsaktiviteten viktige bidrag til korrekt lov- og tilskuddsforvaltning.  Vi opplever at effektiviteten  styres i stor grad av rammene. Digitaliseringen er økende, samtidig som detaljstyringen av ordningene i rundskriv og retningslinjer virker reduserende på effektiviteten. Vi har god dialog med kommunene. Dette er svært viktig for å nå frem og formidle  krav og retningslinjer.

Gjennomført kontroller i henhold til kontrollplan (fra kapittel 3.3.1.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Gjennomført kontroller i henhold til kontrollplan

I 2019 ble det gjort nye risikovurderinger av de fleste ordningene basert på Landbruksdirektoratets nye mål. Risikovurderingene  fra 2018 ble også lagt til grunn da disse fortsatt er relevante. Kontrollplanen er fulgt ved forvaltningskontroller for produksjonstilskudd, nærings- og miljøtiltak i skogbruket og regionalt miljøprogram. Kontrollplanen omfattet også foretakskontroller/feltkontroller innen tilskudd til veganlegg. Videre omfattet kontrollplanen tilskudd til veterinære reiser hvor det legges dokumentkontroller utover ordinær saksbehandling, se egen rapportering.

På husdyrkonsesjonsområdet er det utført dokumentkontroll i samsvar med Landbruksdirektoratets rundskriv, se egen tabell.

Gjennomført risikobasert forvaltningskontroll (fra kapittel 3.3.1.2.1.2 i TB)

Rapportere på

Gjennomført risikobasert forvaltningskontroll av 20 % av kommunene.

I 2019 ble det gjort en nye risikovurderinger av de fleste ordningene basert på Ldir sine nye mål. Risikovurderinger fra 2018 ble også lagt til grunn da disse fortsatt er relevante risikovurderinger. Det er gjennomført forvaltningskontroll på 7 kommuner i Agder ( 23%). To av kontrollene er gjennomført som dokumentkontroller mens resten er utført som kontrollbesøk hos kommunene

Andel avvik avdekket under (fra kapittel 3.3.1.2.1.3 i TB)

Rapportere på

Andel avvik avdekket under kontroll som er fulgt opp: 100 %. 

Fylkesmannen kommuniserer avvik i sluttrapporter med frist for tilbakemelding. 2 avvik for forvaltningskontroll i 2019 er gitt 1 kommune. Avvikene fulgt opp fra FM og følges opp i ny kommune (etter kommunesammenslåing).

Kontroll av veterinærers syke- og inseminasjonsbesøk (fra kapittel 3.3.1.2.1.4 i TB)

Rapportere på

Gjennomført risikobasert kontroll av minst 5% av søknadene om tilskudd til veterinærers syke- og inseminasjonsbesøk for hver søknadsomgang. 

Alle veterinære reisesøknader er kontrollert for et eller flere kontrollpunkter. Antall kjørte km er etter vår vurdering den største risikofaktoren, og vi har utarbeidet egne lister over veterinærenes besøk og omsøkte km. Veterinærene er også jevnlig purret på å notere fullstendige adresser til rekvirent. 

Søknadene er kontrollert mot vaktlister og antall reiser pr dag, og det er foretatt kontrollutregning av totalsummene. 

Vi får søknader fra 8-12 veterinærer i hvert kvartal og fylke. Vi gjennomfører månedsvis utbetaling for de som ønsker det (foreløpig gjelder det en av veterinærene). 

Tallene i tabellen under en en sum av utbetalingene i 2019 (til Saturn ble stengt i november), dvs 4. kvartal 2018 + 1. - 3. kvartal 2019 + en utbetaling i oktober 2019. 

Veterinære reiser skal digitaliseres i 2020, og vi har derfor ikke satt igang med egne opplegg og systemer for å forenkle gjennomgangen av veterinærenes reiser (jf kontrollplanen). 

3.1.3.3 Befolkningen har tillit til tjenestene og får ivaretatt sin rett til forsvarlige og nødvendige tjenester

Rettighetssaker og saker som vedrører bruk av tvang overfor sårbare grupper prioriteres. 80% av sakene innen helse og omsorg er ferdigbehandlet innen tre måneder, noe som betyr et avvik fra kravet til saksbehandlingstid med 10%. Dette skyldes en større belastning på saksbehandlingsoppgaver totalt sett, blant annet med en tredobling av syketransportsaker. Vi er i denne situasjonen bevisst på prioriteringen mellom typer av rettighethetssaker, og prioriterer saker som er av særlig stor betydning for den enkelte.Den lengste saksbehandlingstiden har klager på retting og sletting i journal. 

Vi har fokus på at klager og bekymringsmeldinger skal behandles på den mest hensiktsmessige måte for å oppnå formålet med tilsyn, kvalitet og pasientsikkerhet. Dette innebærer at vi videreformidler klager til helsetjenesten når vi vurderer at en slik direkte oppfølging er best egnet for gjenopprette tillit mellom pasienten/brukeren og helsetjenesten. Vi har hatt en økning av hendelsesbaserte  tilsynssaker, og har fokus på å prioritere de alvorligste sakene og saker der det av hensyn til pasientsikkerheten er viktig å gripe inn raskt.  

Vi har behandlet 269 rettighetsaker etter sosialtjenesteloven, en økning med 70 saker fra året før. Sakene prioriteres høyt, og har en median saksbehandlingstid hos oss på 0.8 mnd. 

Vi formidler våre samlede inntrykk og erfaringer fra behandling av klage- og tilsynssaker til helse- og sosialtjenesten, blant annet i møte med kommuneledelse og sykehusledelse. Vi arrangerer årlig en stor konferanse som samler ca 200 ledere og mellomledere, med fokus på kvalitet, pasientsikkerhet og læring av egne og andres tilsyn, 


Fylkesmannen skal ta kontakt med det enkelte barn (fra kapittel 3.3.1.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal ta kontakt med det enkelte barn med tilbud om tilsynssamtale. Barnet kan kontaktes i forkant eller under fylkesmannens tilsynsbesøk. Dersom barnet ikke var tilstede under tilsynsbesøket, skal fylkesmannen i etterkant kontakte barnet med tilbud om samtale.

Tilsynet sender brev til institusjonene med datoer for de anmeldte tilsynene. I brevet kommer det klart fram at vi ber institusjonen om å informere barna om vårt besøk og at vi ønsker å snakke med dem. Oppholder de seg i institusjonen når tilsynet kommer, men har gitt beskjed om at de ikke ønsker samtale tar vi likevel initiativ til å hilse på alle barna. Vi informerer de ansatte, der hvor vi ikke treffer barna, om at barna kan ringe og gir dem direktenummer til oss. Telefonnummer blir skrevet ned i brosjyren fra Fylkesmannen.

Fylkesmannen skal gjennomføre samtale med alle barn som ønsker det. (fra kapittel 3.3.1.3.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gjennomføre samtale med alle barn som ønsker det.

Fylkesmannen i Agder legger alle tilsyn til ettermiddag/kveldstid, slik at sannsynligheten for å treffe barna er størst. Vi har gjennomført samtale med 136 barn i 2019.  

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker HOD (fra kapittel 3.3.1.3.3.1 i TB)

Rapportere på

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker: 6 måneder eller mindre.

Vi har behandlet 218 tilsynssaker i 2019. Median saksbehandlingstid er 5.5. måned. 

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker ASD (fra kapittel 3.3.1.3.3.2 i TB)

Rapportere på

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker: 5 måneder eller mindre

Innen sosialtjenesteområdet har vi behandlet fire tilsynssaker. Alle er behandlet innenfor kravet til saksbehandlingstid.

På barnevern er det behandlet 29 saker i 2019. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid er 6.8 måneder. Grunnet sykmeldinger, stort arbeidspress og utskiftning av ansatte har vi ikke klart å overholde frister for tilsynsaker. Vi har prioritert tilsyn i institusjoner og rettighets- klager.

Avslutning av klagesaker (fra kapittel 3.3.1.3.3.3 i TB)

Rapportere på

Avslutning av klagesaker: Minst 90 prosent innen 3 måneder.

På helse- og omsorgsområdet har vi behandlet tilsammen 400
rettighetsaker. 48 gjaldt nødvendig helsehjelp, 64 "helse og omsorg for øvrig" og 288 gjaldt syketransport. Saksmengden på syketransportsaker er tredoblet fra 2018. Antallet øvrige rettighetssaker er stabilt. 80% av sakene er behandlet innen tre måneder, noe som betyr et avvik fra kravet til saksbehandlingstid med 10%. 

Vi har behandlet 269 rettighetsaker etter sosialtjenesteloven. Dette er en økning med 70 saker fra året før. Median saksbehandlingstid er under en måned.   

På barnevernområdet er det behandlet 44 klagesaker. Alle sakene er behandlet innen 3 måneder.

Andel vedtak om bruk av tvang og makt (fra kapittel 3.3.1.3.3.4 i TB)

Rapportere på

Andel vedtak om bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemning som er overprøvd innen 3 måneder: Minst 90 %.

Fylkesmannen har overprøvd 137 vedtak om tvang og makt etter hol kap 9, § 9-3.3.ledd bokstav b og c i 2019. Dette er ett vedtak mer enn i 2018. Ett vedtak er ikke godkjent.

Andel søknader om dispensasjon fra utdanningskrav (fra kapittel 3.3.1.3.3.5 i TB)

Rapportere på

Andel søknader om dispensasjon fra utdanningskrav som er behandlet innen 3 måneder: Minst 90 %.

Det ble innvilget dispensasjon i 109 av 137 saker i 2019. Dette er en økning på ca 20 saker sammenlignet med 2018. Måloppnåelsen på behandlede søknader innen tre måneder er den samme som for overprøvingen eller bedre. Søknader som kommer inn i vedtaksperioden behandles uten opphold.

Resultatmål FMAG (fra kapittel 3.3.1.3.4.4 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende: 260 poeng

Vi har overoppnåelse på resultatkrav på tilsyn med de kommunale helse- og omsorgstjenestene. Vi har god kompetanse på planlagte tilsyn i embetet, kommunene ønsker og tar vel i mot våre tilsyn og bruker det i sitt arbeid for bedre kvalitet. Vi har også hatt med bruker i mange av tilsynene og har gode erfaringer med dette. Bruker har en innsikt (fra innsiden) av systemet som er veldig verdigfull, og det gir resultatet større legitimitet. 

Resultatmål FMAG, FMTL og FMTF (fra kapittel 3.3.1.3.5.1 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende: 70 poeng

Vi har hatt revisjonsledelsen av de landsomfattende tilsynene i Vestfold, Telemark, Aust- og Vest-Agder. Videre har vi hatt mange store tilsynssaker blant annet mot Sørlandet sykehus Flekkefjord, men også andre, med påpekte pliktbrudd som har krevd oppfølgingsarbeid på linje med systemrevisjoner. 

Resultatmål FMAG og FMTF (fra kapittel 3.3.1.3.6.3 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende: 80 poeng

Vi så oss dessverre nødt til å avlyse et av de landsomfattende tilsynene i en region som var svært belastet med både kommunesammenslåing og sammenslåing av NAV kontorene. Ettersom vi er avhengig av volum (befolkningsgrunnlag) for endel tilsyn hadde vi i dette tilfellet ikke noen annen kommune / kommunesammenslutning å gå inn i. Tross at 6 tilsyn på NAV av denne grunn ble avlyst, klarte vi gjennom alternative tilsyn (blant annet KVP) å oppfylle volumkravet. 

Alle tilsyn på Helsetilsynets områder hvor det er funnet brudd på lovkrav (fra kapittel 3.3.1.3.7.1 i TB)

Rapportere på

Alle tilsyn på Helsetilsynets områder hvor det er funnet brudd på lov- og forskriftskrav er avsluttet (dvs. praksis er endret) innen en avtalt frist.

I alle tilsyn med lovbrudd som konklusjon blir det satt en svarfrist for oppfølging fra virksomheten. Virksomheten skal først lage en tidsplan, og med denne planen følger det oftest forslag til tiltak med ulike frister. Dokumentasjon på iverksatte tiltak etterspørres. Det er en utfordring å få virksomheten til å forholde seg til egne frister, og vi må ofte etterspørre svar og dokumentasjon.Tilsyn avsluttes ikke før Fylkesmannen vurderer situasjonen slik at tiltak virker og praksis er endret. Iverksetting av tiltak og virksomhetens evaluering av om tiltak er virksomme i praksis kan ta tid, avhengig av hvor komplekse lovbruddene er. 

Barnevern: Der hvor vi konkluderer med lovbrudd blir det satt en frist for kommunen til å gi en tilbakemelding til fylkesmannen hva de vil gjøre for å rette opp i lovbruddet. Er fylkesmannen tilfreds med tilbakemeldingen lukkes lovbruddet. Virksomhetene er flinke til å overholde frister. 

3.1.3.4 Andre oppdrag

Ingen krav om rapportering.

3.1.3.5 En effektiv og velfungerende vergemålsforvaltning som ivaretar rettsikkerhet og rettslikhet

Måloppnåelsen med hensyn til saksbehandlingstid er ikke tilfredsstillende året sett under ett. Det er redegjort nærmere for dette under de aktuelle delområdene. Det har i 2019 særlig vært fokusert på kvalitetssikring og -heving. Turn-over og sykmeldinger er de største risikofaktorene med tanke på manglende måloppnåelse. Det jobbes systematisk med fortsatt redusert bruk av advokatverger, og reduserte kostnader knyttet til vergegodtgjøring. 

Opprett vergemål (fra kapittel 3.3.2.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Opprett vergemål – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 70 dager.

Manglende måloppnåelse skyldes primært turn-over blant saksbehandlere, derav behov for at erfarne saksbehandlere har avsatt betydelig tid til opplæring av nye. Dette, kombinert med økt fokus på selvbestemmelse, avklaring av reell vilje hos potensiell vergehavere og kvalitet i saksbehandlingen generelt, har uvegerlig ført til lengre saksbehandlingstid.

Fylkesmannens samtykke til bruk av kapital (fra kapittel 3.3.2.1.1.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannens samtykke til bruk av kapital – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 20 dager.

Resultatmålet er oppnådd. 

Godtgjøring og utgiftsdekning til verger og representanter (fra kapittel 3.3.2.1.1.3 i TB)

Rapportere på

Godtgjøring og utgiftsdekning til verger og representanter – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 45 dager.

Avviket skyldes langtids sykmelding. Grunnet press på andre saksfelt, herunder vergeregnskapsarbeid, var det først i juli vi kom effektivt i gang med nedarbeiding av restanser gjennom ansettelse av sommervikarer. Vi gjennomførte også dugnad på overtid før sommerferien, noe som ga en viss effekt. Det er satt inn ekstra saksbehandlerressurser på arbeidet med vergegodtgjøring, og utviklingen er positiv. Måloppnåelsen i tredje tertial er på 99 %.

Klagesaksbehandling (fra kapittel 3.3.2.1.1.4 i TB)

Rapportere på

Klagesaksbehandling – 80 % av klagene Fylkesmannen mottar på vergemålsområdet skal være behandlet innen 60 dager.

Avviket antas særlig å skyldes at nye, presserende saker har blitt prioritert av den aktuelle saksbehandler, på bekostning av mottatte klager. Forberedelse av klagesaker utføres nå av samme saksbehandler som behandlet saken i første omgang, og det er understreket av fagledelsen at klagesakene ikke må nedprioriteres, men behandles fortløpende og drøftes med fagleder.

Vergeregnskapskontroll (fra kapittel 3.3.2.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle vergeregnskap i sentralt uttrekk fra Statens sivilrettsforvaltning skal være kontrollert innen fristen. I tillegg skal alle regnskap hvor fylkesmannen har pålagt utvidet regnskapsplikt, kontrolleres.

Resultatmålet er oppnådd. 

Digital innlevering av vergeregnskap (fra kapittel 3.3.2.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Andelen vergeregnskap som leveres digitalt via Altinn, skal være minst 65 %.

Resultatmålet er oppnådd. 

Digital innsending av søknader om vergegodtgjøring og fylkesmannens samtykke (fra kapittel 3.3.2.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Andelen søknader om godtgjøring og søknader om fylkesmannens samtykke (bruk av kapital, salg av eiendom etc.) som leveres digitalt via Altinn, skal være minst 40 %

Resultatmålet er oppnådd. 

3.1.3.6 Vergehaver skal ha høy grad av selvbestemmelse og vergemålene skal være individtilpassede

Selvbestemmelse har høyeste fokus i saksbehandlingen. Samtale med potensiell vergehaver unnlates kun dersom personen ikke er mulig å komme i kontakt med, ikke ønsker samtale eller det av medisinske grunner er utilrådelig eller åpenbart hensiktsløst å gjennomføre samtale med vedkommende. Individtilpassing av vergens mandat vurderes i hvert enkelt tilfelle, og det framgår eksplisitt av vedtaksbrevet dersom det er funnet nødvendig å utforme et generelt mandat. 

Individtilpasning av vergemål (fra kapittel 3.3.2.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Når et vergemål opprettes, skal det foretas nødvendige undersøkelser slik at mandatet individtilpasses og ikke er mer inngripende enn nødvendig

Dette rapporteringspunktet henger nøye sammen med spørsmålene om sikring av selvbestemmelse og kvalitet i saksbehandlingen, med derav følgende økt saksbehandlingstid. Det legges særlig vekt på grundig veiledning og opplæring av nye saksbehandlere på dette feltet. Kompliserte problemstillinger og etiske dilemmaer drøftes mellom saksbehandlerne og fagleder, for å sikre en forsvarlig og ens forståelse av i hvilken grad individualisering er mulig og formålstjenlig. Det skal alltid framgå i vedtaksbrevet hvilke vurderinger som ligger til grunn når mandatet likevel finnes å måtte utformes generelt. 

3.1.3.7 Barnehagemyndigheter, barnehageeiere og skoleeiere forstår, formidler og etterlever regelverket

Fylkesmannen har faste møter for kompetanseheving med sektoren. Gjennom nettverk, dialog og veiledning er fylkesmannen tett på barnehageeier, barnehagemyndighet og skoleeier. Gjennom våre tilsyn har vi et bestemt inntrykk av at de forstår, formidler og etterlever regelverket. Det er likevel utfordringer i enkelte kommuner. Vår ROS-analyse avdekker også at det er nødvendig med regelverkskompetanse og god rolleforståelse i den enkelte kommune.

Sektorkunnskap ligger til grunn for vurdering av oppfølging og virkemiddel (fra kapittel 3.3.3.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Kunnskap om tilstanden i sektor på rettsikkerhetsområdet skal ligge til grunn for alle vurderinger av oppfølging og valg av virkemiddel

Fylkesmannen organiserer seg tverrfaglig i sin risiko og sårbarhetsanalyse. Det betyr at jurister, statsvitere, sosionomer og pedagoger sammen gjør vurderingene av kommunenes tjenester. I klagesaksbehandling og tilsyn er alltid juristene sentrale både i analysen og ved utforming av tiltak. Vi mener derfor at vi har bred kunnskap om tilstanden i sektoren på rettsikkerhetsområdet ved at vår juridiske kompetanse jobber tverrfaglig internt og også utadrettet mot tjenesten.

Veilederen om saksbehandling i 9A-saker er implementert og tatt aktivt i bruk (fra kapittel 3.3.3.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Veilederen om saksbehandling i 9A-saker er implementert og tatt aktivt i bruk

Veilederen er et viktig og nyttig verktøy i det daglige saksbehandlingsarbeidet vårt. Vi oppfatter at den er tydelig på hvordan Fylkesmannen skal utføre oppgaven som håndhevingsordning. Vi setter også pris på at Utdanningsdirektoratet formidler skriftlig til alle embetene når de kommer med avklaringer på området etter spørsmål fra enkelt embeter.

Fylkesmannen i Agder har siden våren 2017 hatt en intern gruppe for saksbehandlere som jobber med læringsmiljø. Denne gruppen har etter innføringen av nytt § 9 A hatt ansvar for behandlingen av skolemiljøsakene. Gruppen består i dag av 8 saksbehandlere, med en lik fordeling av pedagoger og jurister.  Det gjennomføres ukentlige møter, hvor vi blant annet har fokus på å etablere en enhetlig praksis i embetet.

Vi har i løpet av 2019 fått fire nye saksbehandlere på dette området. Det innebærer at halve gruppa har vært ny og disse har alle fått begynneropplæring på feltet. I dette arbeidet har Veilederen om saksbehandling i 9 A-saker vært helt sentral.

Elever og foreldre skal regelmessig få informasjon om håndhevingsordningen (fra kapittel 3.3.3.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Elever og foreldre skal få regelmessig og oppdatert informasjon om håndhevingsordningen og meldeordningen

Fylkesmannen i Agder har lagt til rette for å ha tilgjengelig informasjon om håndhevingsordningen og klagemuligheten på våre hjemmesider. Vi opplever at sakene i all hovedsak meldes til oss elektronisk via meldingsfunksjonen. Vi vurderer derfor at informasjonen på vår hjemmeside er tilgjengelig når man har behov for informasjon om håndhevingsordningen. 

Vi ønsker at informasjonen her skal være enkel og tydelig. Vi har involvert Fylkesmannens ungdomsråd i å gjøre informasjonen mer tilgjengelig for barn og ungdom. I 2018 laget ungdomsrådet en egen film sammen med fylkesmann Stein Ytterdal om håndhevingsordningen. Vi vil fortsette å benytte ungdommenes innspill i det videre arbeidet med å utvikle hjemmesiden. 

Vi har de senere årene lagt vekt på å veilede skoler og kommuner oppll. § 9 A etter regelverksendringen. Gjennom dette veiledningsarbeidet ble informasjonsplikten i oppll. § 9 A-9 presisert. 

Fylkesmannen informerer elever og foreldre om håndhevingsordningen også gjennom tilsynsarbeidet vårt. Vi ser at både ansatte, elever og foreldre blir bedre kjent med fylkesmannens oppgaver og roller når vi gjennomfører tilsyn. 

Vi vurderer at gjennom våre hjemmesider, veiledning og oppfølging av skolens plikt til å informere elever og foreldre om rettighetene i kapittel 9 A ivaretar vi ansvaret for å gi elever og foreldre regelmessig og oppdatert informasjon om håndhevingsordningen og meldeordningen.

klagebehandling resultatmål (fra kapittel 3.3.3.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal sørge for å komme raskt i gang med behandlingen av saker etter § 9 A-6.

Vår rutine er at elever og foreldre som melder inn saker til oss kontaktes innen et døgn fra vi mottar saken. Vi har opplevd at antallet saker som kommer inn i perioder er omfattende, og at saksbehandlerne har behov for tid til å behandle sakene raskt etter intensjonen i regelverket. For å gi rom for dette har vi hatt som prøveordning at faggruppeleder for skolemiljø har tatt den første kontakten med melder i alle saker som vi mottar elektronisk. I saker som kommer direkte på telefon til saksbehandler er det den enkelte saksbehandler som igangsetter saken. Alle saker fordeles i felles møte i læringsmiljøgruppa. 

Vi har evaluert denne ordningen og har funnet at det gjør det mulig å kontakte melder raskere, og at saksbehandlerne får anledning til å jobbe mer konsentrert med saksbehandling. 

I den første telefonsamtalen med melder avklarer vi om den aktuelle saken er en sak som Fylkesmannen skal behandle etter oppll. § 9 A-6. Dersom vi vurderer at vi ikke skal behandle saken fatter vi nå alltid et avvisningsvedtak, etter henstillingen fra Kunnskapsdepartermentet og Utdanningsdirektoratet fra august 2019. 

I saker som skal behandles tar vi samme dag kontakt med rektor på skolen, samt skoleeier. Vi informerer da muntlig om saken, og sender dem deretter en e-post med hvilken informasjon og dokumentasjon vi ber om å få tilsendt. Vi ber da om å få: 

  • En kronologisk oversikt av saken.
  • En kort utredning om saken, der det kommer frem hvordan skolen har:
    • fulgt med
    • grepet inn
    • varslet rektor/skoleeier
    • undersøkt (elevens skolemiljø og klassemiljø)
  • Elevens aktivitetsplan
  • En kort utredning om tiltakene skolen har satt inn, der det kommer frem:
    • Hvilke funn fra undersøkelsene skolen legger til grunn for valg av tiltak
    • Hvorfor skolen finner tiltakene egnede og tilstrekkelige
    • Hvordan eleven har blitt hørt/medvirket til tiltakene
    • Hvordan skolen har vurdert hva som er det beste for barnet
  • En redegjørelse med hvilke tiltak som eventuelt er satt inn for andre involverte parter
  • Evt. annen relevant dokumentasjon som skolen har i saken.


Vi sender så elektronisk både til melder, rektor og skoleeier et brev hvor vi også beskriver hva meldingen gjelder. Skolen og kommunen gis vanligvis en frist på 10 virkedager til å sende inn dokumentasjonen som vi ber om.

FM skal bidra til kompetanse om trygt og godt skolemiljø (fra kapittel 3.3.3.1.5.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal jobbe forebyggende og systematisk slik at skoleeiere og skoleledere har kompetanse på hva som gir et trygt og godt skolemiljø.  

Da oppll. § 9 A ble innført gjennomførte Fylkesmannen i Agder en omfattende veiledningsrunde i alle våre kommuner og begge fylkeskommunene. Vi informerte da om endringene i regelverket og hva det innebar for skoler og skoleeiere gjennom forelesning og arbeid med case. De siste kommunene mottok denne veiledningen høsten 2018.

I 2019 begynte vi en ny veiledningsrunde i regionene. I denne gangen legger vi opp til å dele våre erfaringer som håndhevingsmyndighet. Vi legger nå også opp til at deltakerne jobber med case, men at de også i større grad i forkant kan spille inn utfordringer og problemstillinger, samt dele gode erfaringer. Der vi har gjennomført denne veiledningen har vi fått svært gode tilbakemeldinger på dette. Vi legger opp til å gjennomføre de resterende veiledningene i løpet av 2020.

Da Fylkesmannen gjennomførte fagdag for skoleledere og skoleeiere i Agder om fagfornyelsen i november 2019, var trygge læringsmiljø som en forutsetning for å praktisere fagfornyelsen et sentralt tema. Det ble gitt svært gode tilbakemeldinger på at vi satte fokus på sammenhengen mellom det forebyggende arbeidet med trygge og gode læringsmiljø og arbeidet med den faglige læringen. Dette vil fortsette å være et viktig tema også fremover. 

Vi har i Agder kommuner som deltar både i Læringsmiljøprosjektet, Oppfølgingsordningen og Inkluderende barnehage- og skolemiljø. I disse prosjektene får skoleeiere og skoleledere kompetanseheving. Fylkesmannen har en rolle i alle disse ordningene, og vi benytter denne kontakten med skoler og kommuner til å bidra i det forebyggende arbeidet med trygge og gode læringsmiljø.

Elever/foreldre som har erfart at de ikke har blitt ivaretatt av skolen (fra kapittel 3.3.3.1.6.1 i TB)

Rapportere på

Elever/foreldre som har erfart at de ikke har blitt ivaretatt av skolen på en god måte er redusert, som følge av at skolen har fått veiledning fra fylkesmannen

De største positive endringene i forhold til hvordan elever og foreldre blir ivaretatt har vi sett underveis i sakene vi har behandlet.Vi har fått se i flere konkrete tilfeller at rektor og skolen har endret sin tilnærming til og forståelse for flere elever og deres foreldre i løpet av vår saksbehandling. Vi har hatt flere eksempler på skoler som i en kort periode har hatt flere saker, men som vi så ikke har mottatt nye saker fra.Det er vår vurdering at skolen da får anledning til å være god for eleven og deres foreldre, og det anser vi som et viktig mål for vårt arbeid.

Vi mener at vi gjennom ordningen hvor vi sakene gjennomfører møter med skolen og skoleeier får anledning til å veilede direkte på dette der det er behov. Dialogen i møtene gjør det mulig for oss å oppklare misforståelser, og å tydeliggjøre gjennom eksempler, og å kunne gi konstruktive tilbakemeldinger til skolen. Vi mener at vi på den måten ha bidrar direkte til at elever og foreldre blir ivaretatt på bedre måte. 

Fylkesmannen i Agder mottok i 2019 111 saker i 2019. Dette er en liten økning sammenlignet med tidligere år. Vi mottar fortsatt saker hvor elever gir uttrykk for å ha sagt i fra til skolen om alvorlige hendelser som skolen ikke har tatt på alvor. Vi møter også foreldre som forteller at de igjen og igjen har bedt om hjelp for sine barn, uten at skolen har tatt tak og satt inn tiltak. Det er samtidig vår opplevelse at skolene og kommunene nå har gjort seg egne erfaringer med regelverket og forstår intensjonene bak regelverket bedre, og derfor møter elever og foreldre på en bedre måte. 

Negative tilbakemeldinger er redusert (fra kapittel 3.3.3.1.7.1 i TB)

Rapportere på

Negative tilbakemeldinger fra elever/foreldre på Fylkesmannens ivaretakelse er redusert

Etter innføringen av nytt kapittel 9 A har vi arbeidet bevisst med å kompetanseheve oss internt på å snakke med barn og unge. Vi har gjort dette gjennom å lese litteratur, sett filmer om temaet, og gjennom erfaringsdeling blant annet fra vår egen barnevernsgruppe.

Da vi det siste året har fått flere nye medarbeidere som jobber med skolemiljøsakene har dette også bidratt til ny og viktig kompetanse på dette området.

Vi legger vekt på å møte elever og foreldre på en lyttende måte. Vi erfarer at når vi snakker med barn og unge om deres opplevelse av deres skolemiljø som ikke er trygge og gode, innebærer det å snakke med dem om det verste de har opplevd i livene sine. Vi ønsker å legge til rette for at elevene skal likevel oppleve dette som trygt, og at vi ønsker å hjelpe dem.

Å legge til rette for gode samtaler med barn, unge og foreldre krever god planlegging. Vi forbereder oss grundig gjennom å lese dokumentasjonen i saken før vi møter elevene, og planlegger i hver sak hva vi ønsker å snakke om i møtene. Vi er tydelige på at det er elevens rett, men ikke plikt å uttale seg i saken, og at det er eleven selv som bestemmer hva han eller hun vil svare på. I kommunikasjonen legger vi også vekt på å være tydelige på hva som er vår rolle i skolemiljøsaker, for på et tidlig tidspunkt å avklare vårt oppdrag slik at vi unngår at man har forventninger til fylkesmannen som vi ikke kan innfri.

Vedtak fra skoleeier med rettsanvendelsesfeil eller saksbehandlingsfeil (fra kapittel 3.3.3.1.8.1 i TB)

Rapportere på

Vedtak fra skoleeier med rettsanvendelsesfeil og/eller saksbehandlingsfeil er redusert

Vi er generelt nøye med å forklare og veilede direkte i den enkelte klagesak dersom vi ser at det er gjort feil. I ettertid kan det registreres at veiledningen har medført endring i noen tilfeller, men vi ser også at feil bruk av gamle maler for enkeltvedtak kan medføre feil både i rettsanvendelse og saksbehandling.  I tillegg får vi en del henvendelse fra de som skal treffe vedtak slik at vi kan gi generell veiledning på saksbehandlingsregler. Vår oppfatning er at det fremdeles er mangelfull opplæring i kommunene på dette området, og at det er behov for vår veiledning.

Vedtak fra barnehagemyndigheten med rettsanvendelsesfeil (fra kapittel 3.3.3.1.8.2 i TB)

Rapportere på

Vedtak fra barnehagemyndigheten med rettsanvendelsesfeil og/eller saksbehandlingsfeil er redusert

Det har gjennom flere år vært økt fokus på spesialpedagogisk hjelp og tilrettelegging i barnehagen. Vi mottar flere saker som gjelder tilrettelegging i barnehagen etter § 19 g. Samtidig er det er behov for fortsatt fokus på lovforståelse og vedtakskompetanse, da særlig krav til begrunnelse og barns beste-vurderinger.

Vedtak fra fylkesmannen med rettsanvendelsesfeil (fra kapittel 3.3.3.1.8.3 i TB)

Rapportere på

Vedtak fra fylkesmannen med rettsanvendelsesfeil og/eller saksbehandlingsfeil er redusert

Dersom vi er i tvil i noen saker, tar vi det alltid opp med kolleger, også i andre embeter eller direktoratet. blir det oppdaget at det er gjort feil i en sak, vil vi alltid informere øvrige saksbehandlere og ledere. 

Vedtak som er tilpasset mottakeren har økt (fra kapittel 3.3.3.1.9.1 i TB)

Rapportere på

Vedtak er skrevet med klart språk og tilpasset mottakeren.

Vi har gjennom hele perioden som håndhevingsordning arbeidet bevisst på å skrive vedtakene med et klart og tydelig språk. Samtidig ser vi at ettersom vi selv er blitt tryggere på regelverket skriver vi også vedtak som kommuniserer bedre.

Vi har arbeidet kontinuering med å gjøre vedtakene brukerrettet gjennom at vi alltid er minst to som leser vedtakene før de sendes ut. I tillegg til dette har vi utarbeidet flere versjoner av maler for vedtak i 9 A-saker. Dette er noe som vi vil fortsette å jobbe med, også i året som kommer. 

For de øvrige vedtakene har vi også hatt fokus på at vi skal være oppmerksomme på hvem som skal lese vedtaket. Her er vi i noen tilfeller bare en eller to saksbehandlere på hvert område.  Det har derfor i større grad vært opp til den enkeltes måte å formulere seg på. Vi har som mål å skrive kortere og mer konkret og mener selv at vi har blitt bedre på det, og vil vil jobbe videre med det sammen. 

 

Omfang av tilsynsaktiviteten skal minimum være på samme nivå som kravet for 2018 (fra kapittel 3.3.3.1.10.1 i TB)

Rapportere på

Omfang av tilsynsaktiviteten skal minimum være på samme nivå som kravet for 2018. 

Fylkesmannen i Agder har oppfylt kravet om at tilsynsaktiviteten skal være på samme nivå som i 2018. Vi har gjennomført tilsyn etter opplæringslov og barnehagelov.

Alle våre tilsyn er utført i tråd med metodehåndboken, og vi har i tilsynene behandlet flere del-tema. Vi ser at flere av våre tilsyn er store og omfattende og har i planleggingen for 2020 lagt opp til flere, mer målrettede tilsyn med mulighet for utvidelse ved behov. Tilsynene er basert på risiko- og sårbarhetsvurderinger.


80 prosent av foreløpige tilsynsrapporter skal gjelde FNT (fra kapittel 3.3.3.1.10.2 i TB)

Rapportere på

80 prosent av foreløpige tilsynsrapporter skal gjelde FNT og nasjonal tilsynssatsning på barnehageområdet

I 2019 har alle våre tilsyn vært etter Udir sine tilsyns-opplegg for FNT/nasjonalt tilsyn. Vi har vært piloter i meldeplikt tilsynet og tilsynsopplegget til udir og helsetilsynet er benyttet.

Tilsyn uten avdekkede brudd skal reduseres (fra kapittel 3.3.3.1.11.1 i TB)

Rapportere på

Tilsyn uten avdekkede brudd på regelverk skal reduseres sammenliknet med 2018

Vi har i 2019 avdekket brudd på regelverket i alle våre tilsyn.

Embetene skal være samstemte i hvordan de gjør gode risikovurderinger (fra kapittel 3.3.3.1.11.3 i TB)

Rapportere på

Embetene skal være samstemte i hvordan de gjør gode risikovurderinger

Vi har i 2019 hatt økt fokus på områdeovervåkning og risikovurdering. Vi har en egen statistikkgruppe i utdanning og barnevernsavdelingen. Som vi rapporterte i 2018 er vår risikovurdering basert på sektoromspennende kilder som GSI, BASIL, Skoleporten, Statistikkportalen,god kjennskap til utdannings- og barnehagesektoren, samt meldinger / henvendelser fra sektor, klagesaker,media og tilstandsrapporter.  Dette er i godt samsvar med det udir fant i "Tjenestedesign-prosjektet for risikovurdering" i 2017. Dette prosjektet kartla hva embetene gjorde i sitt arbeid med områdeovervåkning og risikovurderinger. Vi har fortsatt utfordringer knyttet til det å sammenstille kvalitativ og kvantitativ informasjon , og bestemme hvordan  parametere bør vektes mot hverandre. Vi bruker i dag Excel- og Word-dokumenter, men savner et delingsverktøy for å strukturere, oppdatere og sammenstille informasjon.Vi har i løpet av året hatt en "Sørvest-samling" med FM i Rogaland og Vestland hvor områdeovervåkning og risikoanalyse var tema og opplever at vi er ganske godt samstemte med dem. Vi har deltatt på alle samlinger i direktoratet som omhandler tilsyn, statistikk og informasjonsinnhenting. Vi forholder oss til det som står i Metodehåndboken for tilsyn om risikovurderinger. Vi har som mål at risikovurderinger skal styre hvilke tema, hvilke barnehager , skoler eller kommune vi fører tilsyn med. Vi har på barnehageområdet hatt samling med barnehagemyndigheten i kommunene hvor områdeovervåkning og risikovurderinger var tema. I veiledningen brukte vi lysarkene som er utarbeidet av tilsynsavdelingen i udir. Hvert år publiserer FMAG "Opplæringsvinduet" som er en publikasjon med statistikk fra barnehage- og opplæringsområdet i Agder.

Økt bevissthet i valg av veiledningsform og innhold tilpasset kommunen (fra kapittel 3.3.3.1.12.1 i TB)

Rapportere på

Økt bevissthet i valg av veiledningsform og innhold tilpasset kommunens behov

Mye av vårt veiledning- og informasjonsarbeid er rettet mot kommunen som skoleeier og barnehagemyndighet. Vi vurderer at vi gjennom dialog og møteplasser når kommunene og fylkeskommunene slik at sentral informasjon blir gitt, og at den blir fulgt opp gjennom nettverk mellom kommuner og i kommunene. Fylkesmannen har faste møter med kommunale og fylkeskommunale skoleeiere og barnehagemyndigheter. Fylkesmannen benytter disse møtene til å veilede om nytt regelverk og dessuten temaer vi oppfatter at sektoren har behov for å ha mer kunnskap om.

Vi mottar stadig henvendelser på telefon og epost, og disse besvares fortløpende. I tillegg gjør vi en vurdering av om det er spesielle behov for veiledning som utpeker seg. Vi holder oversikt over hva slags henvendelser vi mottar og drøfter jevnlig hva slags type henvendelser vi får og fra hvem

I noen tilfeller ser vi, på bakgrunn av vår generelle kjennskap til sektoren og typen henvendelser vi får, at enkelte kommuner kan ha behov for veiledning og vi tilbyr dem dette på eget initiativ. Vi får også direkte henvendelser om vi kan bidra med veiledning, og vi prøver så langt det lar seg gjøre å imøtekomme disse behovene.

Våren 2019 fikk alle regionene i Aust- og Vest-Agder tilbud om veiledning av vurderingforskriften, særlig knyttet til fastsetting av standpunktkarakter og sammenhengen mellom underveisvurdering og sluttvurdering. Dette ble gjort for å imøtekomme et meldt behov fra kommunene, samt at vi på bakgrunn av blant annet standpunktklager så at det var behov for kompetanseheving på dette området.

I løpet av året har vi ved flere anledninger gitt informasjon/veiledet om regelverk på etterspørsel, blant annet på kapittel 9A i opplæringsloven, regelverk knyttet til spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp i barnehagene.

3.1.3.8 Fylkesmannen understøtter nasjonale myndigheters og kommunenes arbeid med bosetting og integrering

Med bakgrunn i lave ankomster og IMDis fastsatte kriterier for anmodning av kommuner for bosetting, er det flere kommuner i Agder som i år ikke er bedt om å bosette. Enkelte av disse kommunene har uttrykt bekymring til Fylkesmannen, da de er redd for å miste opparbeidet kompetanse i arbeidet med nyankomne. Fylkesmannen støtter IMDis vurderinger. Kommuner som bosetter kvoteflyktninger melder om et større behov for grundig veiledning i oppstarten og at dette arbeidet tar tid. 

Fylkesmannens rolle i bosettingsarbeidet er først og fremst å bidra til at kommunene legger forholdene til rette for en god integrering og at tiltak er kvalifiserende for videre utdanning og arbeid. Det gjelder særlig å sikre likeverdige offentlige helsetjenester, en inkluderende skolegang for barn, unge og voksne, tidlig innsats, god språkopplæring og nødvendig kvalitet i introduksjonsprogram. I 2019 har vi også rettet særlig oppmerksomhet til negativ sosial kontroll, og behovet for tverrfaglig innsats på området. 

Fylkeskommunen har fått nye oppgaver i bosettingsarbeidet, og vi har allerede hatt et første møte for å avklare hvordan vi kan bistå fylkeskommune i sitt arbeid og hvordan vi best kan samarbeid om integrering på Agder.

Andel flyktninger bosatt innen (fra kapittel 3.3.3.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Andel flyktninger bosatt innen 6 måneder etter at vedtak som danner grunnlag for bosetting eller reisetillatelse er gitt: 90 % Resterende andel skal være bosatt innen 12 måneder.

Tall fra IMDi viser at 98% av flyktningene i Aust-Agder ble bosatt innen 6 måneder. 99% ble bosatt innen 12 måneder. I Vest-Agder ble 93% av flyktningene bosatt innen 6 måneder, og 97% innen 12 måneder.

Disse tallene er kun tilgjengelige for Fylkesmannen ved å henvende seg til IMDi. Etter det vi kjenner til rapporterer også IMDi selv på dette til departementet. 

Andel enslige mindreårige bosatt (fra kapittel 3.3.3.2.1.2 i TB)

Rapportere på

Andel enslige mindreårige bosatt innen tre måneder etter at vedtak som danner grunnlag for bosetting, eller innreisetillatelse er gitt: 50 %. 

Tall fra IMDi viser at 61% av enslige mindreårige i Aust-Agder ble bosatt innen 3 måneder. I Vest-Agder ble 67% prosent av de enslige mindreårige bosatt innen 3 måneder. 

Disse tallene er kun tilgjengelige for Fylkesmannen ved å henvende seg til IMDi. Etter det vi kjenner til rapporterer også IMDi selv på dette til departementet.

3.1.4 Fylkesmannen skal ta de initiativ som finnes påkrevd og holde sentrale myndigheter orientert om tilstanden i fylket og effekten av statlig politikk

3.1.4.1 Barnehageeiere og skoleeiere har ansatte med kompetanse som fremmer utvikling, læring og trivsel tilpasset barn og unges behov

Vår 2018 startet Fylkesmannen med å "innrette" Regional ordning for kompetanseutvikling for barnehage i et samlet Agder. Dette arbeidet har det vært særlig fokus på i 2019. I Agder har vi jobbet parallelt med Samarbeidsforumsnivå (Agder) og i de fire regionale kompetansenettverkene som Agder er inndelt i på innen barnehage og denne ordningen. I alle fem fora jobbes det målbevisst for at ansatte i sektoren skal ha høy kompetanse. Både samarbeidsforumet og kompetansenettverkene er bredt sammensatt. Det blir arbeidet svært mye og målrettet for å fremme de ansattes kunnskap i de regionale kompetansenettverkene.

September 2019 arrangerte samarbeidsforumene i desentralisert ordning og regional ordning en to-dagers samling for medlemmer i alle nettverk  og andre aktuelle samarbeidspartnere. Professor Sølvi Lillejord var hovedforeleser med tema: "Partnerskap i utdanning og utviklingsarbeid; roller, utfordringer og forventninger. På flere ulike vis har Fylkesmannen bidratt til at barnehageeiere og barnehageansatte hever sin kompetanse,  og at dette vil bidra til at kvaliteten i barnehagene blir bedre. To fagsamlinger med kommunene som barnehagemyndighet - en over to dager, samt ett dags-møte er avholdt i 2019. På disse samlingene har vi i rammeplanimplementeringsarbeidet hatt særlig fokus bærekraftbegrepet i barnehagesammenheng og mobbeproblematikk/dialogmodellen. En av de tre dagene inviterte vi foruten kommunal barnehagemyndighet ledere fra PPT og spesialpedagogiske team. "Bekymringsbarn", tilsyn etter barnehagelov § 19 g, erfaringer fra andre kommuner m.m. var tematikken.

Fylkesmannen arrangerte i 2019 en fagdag for ansatte i barnehagene i Agder. Barnehagens verdigrunnlag; Livsmestring og helse var utgangspunktet. Hvordan bidrar vi på ulikt vis for å skape et trygt og godt barnehagemiljø? Dagen ble arrangert i samarbeid med det regionale arbeidet innen satsingen «Inkluderende barnehage og skolemiljø». Vi arrangerte også en samling for kommunal barnehagemyndighet og styrere i Agder. «Ledelse for læring i praksis». Vi ønsket å sette styrere bedre i stand til å styre og lede sine ansatte i det kvalitative arbeidet i barnehagen.

Også i 2019 hadde Fylkesmannen en representant i styrer i stiftelsen Sørlandsk lærerstevne. Dette er det største kursdagen for ansatte i barnehage og skole- sektorene i Agder. Gjennom dette styrearbeidet er Fylkesmannen med og definerer tilbudet som blir gitt ansatte i barnehagesektoren og skolesektoren på stevnedagen. Ca 2500 deltakere velger seg ett av 55 kurs for dagen. En slik dag ser vi som verdifull i vårt arbeid med å gjøre rammeplan for barnehage kjent og implementert i sektoren.

Fylkesmannen mener vi oppfyller vårt oppdrag; å bidra til at barnehageeiere har ansatte med kompetanse som fremmer utvikling, læring og trivsel tilpasset barn og unges behov.

Skoleeiere i Agderfylkene har ansatte med generelt god kompetanse. Agder hadde i 2019 tretti kommuner med ulike størrelse. Fylkesmannen orienterer om de statlige satsingene på de halvårlige utdanningsmøtene og sender i tillegg informasjon til kommunene om de statlige satsingene. Med bakgrunn i den informasjon vi får gjennom drøftinger på møter med kommunene, utdanningsmøter, resultater fra elevundersøkelsen, andre aktuelle kartlegginger og resultater etter tilsyn, tar vi direkte kontakt med kommunen og informerer om aktuelle satsinger, drøfter og eventuelt oppfordrer kommunen til å delta. Vi ser at relevante tiltak kan styrke kompetansen og fremme utvikling, læring og trivsel tilpasset barn og unges behov.

 Alle kommunene har deltatt i en eller flere satsinger som hadde fokus på utvikling, læring og trivsel. De minste kommunene deltok med samtlige skoler der de fleste ansatte var engasjert, mens de øvrige kommunene i større grad valgte ut enkelte skoler som deltok i utviklingsarbeidet. Fylkesmannen registrerer at administrativ skoleeier sammen med skolelederne vurderte størrelsen på satsingen og har plan for framdrift slik at alle skolene vil delta over en angitt tidsperiode.

Nettverkene sine planer i Dekomp bygger på lokalt kartleggingsarbeid. Resultatet fra kartlegging synliggjør blant annet kompetansebehovet både på skole-, kommune- og regionnivå. Denne dokumentasjonen blir videre analysert, delvis i samarbeid med UH. Arbeidet fokuserer på aktuelle kompetansebehov som må ivaretas i persoianlgruppen og legger grunnlag for både en langsiktig og kortsiktig plan for arbeidet i Dekomp. Analysearbeidet synliggjør kommunenes behov for både etter- og videreutdanning.  Fylkesmannen ser at denne måten å vurdere lokalt kompetansebehov på, fører til en økt bevissthet på kommunens behov for bredde i sin kompetanse og gir grunnlag for tilrettelegging av en  skolebasert kompetanseutvikling. Gjennom partnerskapet mellom UH og nettverket i Dekomp vil  det bidra til kompetanseutvkling både lokalt og innad i nettverket. Dette samarbeidet vil på sikt kunne føre til et utvidet faglig fellesskap der profesjonen sammen bidrar som likeverdige parter med sine ulike kompetanser.



Partene i samarbeidsforumet har god samhandling (fra kapittel 3.4.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Partene i samarbeidsforumet har god samhandling som fører fram til omforente, langsiktige og kunnskapsbaserte tiltak.

Vi har eget forum for barnehage og eget forum for skole, men legger møtene til samme dag med et fellesmøte midt på dagen.
Samarbeidsforumet for regional ordning for kompetanseutvikling i barnehage ble etablert desember 2018, og i 2019 har vi hatt fire møter. Ved tre av de hadde vi en midtbolk med medlemmer fra begge fora.
Fylkesmannen tenker at ved å organisere møtene på dette vis vil det kunne fører til økt samhandling mellom barnehageområdet og skolen med tanke på eventuelle felles satsinger innen oppvekstområdet internt i kommunen, samtidig som det fører til bedre informasjonsflyt og kan gi inspirasjon på tvers av kommunene. Vi erfarer også at disse to ordningene, og ikke minst sektorene, er så ulike at for oss er det best samlet sett å ha to ulike samarbeidsforum for ordningene.
I Agder er de fire regionale kompetansenettverkene organisert geografisk. På grunn av flere kommunesammenslåinger i tidligere Vest-Agder har arbeidet med å etablere nettverk blitt noe forsinket. Kommuner som tidligere hørte til ett nettverk er nå i et annet, noe som har medført at arbeidet med å innrette regional ordning har blitt noe nedprioritert i enkelte kommuner. I Agder har de kommunale barnehagemyndigheten i de fire nettverkene særlig viktige roller.
De fire regionale kompetansenettverkene - barnehage gir gode tilbakemeldinger på at Samarbeidsforumet bidrar godt til felles forståelse for de statlige føringene for ordningen. De rapporterer også at å utvikle rolleforståelse både på Agdernivå og i de fire regionale kompetansenettverkene er krevende øvelser som vi trenger mer tid til. Hvordan få innrettet og gjennomført utviklingsarbeid i tråd med statlige føringer i de regionale kompetansenettverkene har det i 2019 vært arbeidet mye med.


Vår 2019 ansatte Universitetet i Agder en prosjektleder som har ansvar for både den regionale ordningen og den desentraliserte ordningen ved UiA. Da UiA er organisert som en matriseorganisasjon har det vært krevende å få den interne innretningen ved UiA god og hensiktsmessig for å få etablert og gjennomført den regionale ordningen. Høsten 2019 er vi meget godt fornøyd med utviklingen i partnerskapet både på Agdernivå og i de regionale nettverkene.
I 2019 har vi prioritert å arbeide parallelt med innretning på Agdernivå og i de regionale kompetansenettverkene. Hvert nettverk har utarbeidet et plandokument som det kontinuerlig arbeides videre med. Kartlegging av kompetansebehov i nettverkets barnehager, kommunale, regionale og andre statlige satsinger ligger til grunn for kompetansenettverkenes begrunnelser.
Møtene i Samarbeidsforumet er nyttige for å skape en felles forståelse, erfaringsdeling og innspill for å legge til rette for langsiktig tenkning.


2019 har vært et svært aktivt år for å innrette den Regionale ordningen i Agder. Målet med denne ordningen er bl.annet å sikre at barnehageeier legger til rette for at barnehageansatte innfrir Rammeplanens intensjoner og oppgaver i det daglige arbeidet. Vi har nærmere 400 barnehager i Agder med overvekt av privateide. Vi har stort fokus på eiers ansvar.  Det er eier av barnehagen og de ansatte som definerer hvor de har størst behov for kompetanseutvikling. 
Alle nettverk har foretatt kartlegging og analyser for å finne fram til satsingsområdene. Ett av nettverke utarbeider i disse dager et nytt kartleggingsverktøy i lag med forskere på UiA. Verktøyet er tenkt brukt også i de andre nettverkene når barnehagene vil foreta nye kartlegginger. 


På bakgrunn av  analysearbeidet er arbeidsutvalget for Samarbeidsforum for regional ordning i gang med å utarbeide en langsiktig overordnet plan for kompetanseutvikling i barnehagen i Agder. Den er ikke ferdigstilt, da vi har sett nødvendigheten av å prioritere arbeidet med å etablere partnerskap, rolleforståelse, få klarhet i hva betyr de statlige føringene – samt etablere gode prosesser i hele sektoren. Vi tilstreber å være omforente, langsiktige og forutsigbare i våre dokumenter.


Medlemmer i Samarbeidsforum for regional ordning er inntil to fra hvert av de fire nettverkene, to fra UiA, to fra Fylkesmannen, en fra KS, Utdanningsforbundet, Fagforbundet og PBL. I fellesskap har vi en større oversikt over kompetansebehovet i sektoren i Agder enn hver for oss. I fellesskap vil vi klare å organisere oss slik at ny kunnskap blir etablert og kan «flyte» mellom aktørene.
Samarbeidsforum for skole i den desentraliserte ordningen for kompetanseutviklingen (Dekomp) er felles for begge Agderfylkene. Universitetet i Agder (UIA) er fast deltaker i samarbeidsforum. 

Samtlige kommuner deltar nå i ordningen og de to fylkeskommunene kom med i samarbeidsforum fra 2019. Forumet for desentralisert ordning og forum for regional ordning har organisert seg slik at det er et felles møte for både barnehage og skole og et særskilt møte for samarbeidsforum for regional ordning - barnehage, og et særskilt møte for Samarbeidsforum desentralisert ordning - skole. Vi har vurdert at de to ordningene og sektorene har behov for å ha separate samarbeidsforum innen sine sektorer. Alle møtene er lagt på samme dag, da det er en del overlapping av personer som både representerer barnehage og skole. Samarbeidsforum desentralisert ordning har hatt tre møtedager i 2019. Samarbeidsforum regional ordning barnehage har hatt fire møter i 2019. Denne måten å organisere det på, fører til økt samhandling mellom barnehageområdet og skolen med tanke på eventuelle felles satsinger innen oppvekstområdet internt i kommunen, samtidig som det fører til bedre informasjonsflyt og kan gi inspirasjon på tvers av kommunene. 
Tilbakemelding viser at kommunene gjennom samarbeidsforum har utviklet en økt felles forståelse for hva Dekomp er. De framhever at informasjon fra Fylkesmannen i møtene gir rom for dialog, erfaringsdeling, drøftinger og avklaringer. Dette har ført til langsiktig tenkning og kunnskapsbaserte tiltak. Kommunene har delt seg inn i fem regionale nettverk. Nettverkene samhandler og arbeider med felles kompetanseheving. Hver nettverksregion har 1-2 representanter inn i samarbeidsforumet. Samarbeidsforum får informasjon fra nettverkene som gir grunnlag for drøfting om satsinger og tiltak. 


Både Desentralisert ordning - skole og Regional ordning - barnehage  har etablert geografiske nettverk. I en enkelte region kommuniserer disse gjerne internt og opp mot kommunalsjefnettverk. Regional ordning har fire regionale kompetansenettverk i Agder. 
Regional ordning for kompetanseutvikling og Dekomp har etablert egne arbeidsutvalg som forbereder saker til de to samarbeidsforumene som igjen følger opp oppdrag etter vedtak i samarbeidsforum.
Felles fokus for begge ordningene i 2019 var behov for å få økt kompetanse på partnerskapsarbeid mellom de ulike aktører og i særlig grad mellom UH og nettverkene. Samarbeidsforum arrangerte derfor høsten 2019 en partnerskapskonferanse for deltakere fra både Regional ordning, Dekomp, UIA, Statped, organisasjonene der vi hadde i underkant av 300 deltakere. Sølvi Lillejord var innleid foreleser på den to-dagers samlingen.Tilbakemelding i rapportering fra nettverkene viser at partnerskapstanken i arbeidet mellom nettverkene og UH er i positiv utvikling.

Alle skoleeiere benytter desentralisert ordning for kompetanseutvikling (fra kapittel 3.4.1.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle skoleeiere benytter desentralisert ordning for kompetanseutvikling i sammenheng med eventuelle andre statlige ordninger til kvalitetsutvikling av skolene. 

Samtlige kommuner er deltakere i et regionalt nettverk i Agderfylkene. Nettverkene ser sammenheng mellom egne behov ut ifra lokalt analysearbeid. Gjennom våren så vi en økning hos flere kommuner som benyttet de flere statlige ordningene til kvalitetsutvikling i skolen. Fokus på arbeid med læringsmiljø, bruk av IKT i opplæringen samt utviklingsarbeid generelt kunne være tema. I løpet av 2019 har samtlige nettverk arbeidet med den overordnede delen av fagfornyelsen i samarbeid med UIA. Fylkesmannen deltar etter avtale på møter i de fleste nettverkene.

Alle skoleeiere som er omfattet av oppfølgingsordningen har igangsatte tiltak (fra kapittel 3.4.1.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Alle skoleeiere som er omfattet av oppfølgingsordningen har igangsatte tiltak med sikte på kvalitetsforbedring.

Totalt 4 Agder-kommuner har inngått i Oppfølgingsordningen 2019, Tvedestrand, Froland, Vegårshei og Åseral.

Av de 4 kommunene i 1019-porteføljen har 3 kommuner deltatt i veilederkorpsordningen. Alle fire kommunene har i tillegg fått tildelt midler etter søknad for å gjennomføre egeninitierte tiltak for å øke kvaliteten i utdanningssektoren i den enkelte kommunen. Fylkesmannens saksbehandler har fulgt opp kommunene blant annet gjennom å delta på skoleeiermøter i forbindelse med VK-besøk og ellers gjennom kontakt i forbindelse med søknad om OO-midler. 

Tiltakene kommunene er i gang med er vurdert ut fra resultatene på kvalitets-indikatorsettet de er identifisert etter. Eksempel på tiltak er for eksempel innhenting av ekstern kompetanse knyttet til veiledning i omstillings- og utviklingsprosesser, forsøk med mer elevtilpasset undervisning og vurdering, systematisert kollegaveiledning, fagdager, utvikling av analysekompetanse, veiledning fra Læringsmiljøsenteret, lederstøtte mm.

Kommunene har gitt uttrykk for at de verdsetter støtten og oppfølgingen som oppfølgingsordningen har generert og at de har fått bedre grunnlag for å analysere og vurdere resultater som grunnlag for målrettede tiltak.

Fylkesmannen i Agder har i november 2019 gjennomført egen regional samling for sine kommuner i Oppfølgingsordningen identifisert i 2017 og 2018. Temaet for samlingen har vært kommunikasjonslinjer mellom de ulike kommunale nivåene (skoleledelse og skoleeier) og politisk skoleeiers ansvar. Vi hadde faglig innlegg av professor ved UiA Dag Inge Jacobsen, og hver av kommunene presenterte hvordan de har igangsatt og fulgt opp tiltak for å bedre sine resultater.

Vi har i tillegg gjennomført den første av to samlinger for en av kommunene i Agder og en kommune i Viken i samarbeid med Fylkesmannen i Oslo og Viken. Kommunene har tilsvarende utfordringer og får veiledning av felles veilederteam i Veilederkorpset. Den siste samlingen er planlagt gjennomført høsten 2020.


3.1.5 Gjennomførte evalueringer

Det er ikke gjennomført evalueringer i 2019

3.2 Avvik på oppdrag i tildelingsbrevet og/eller faste oppgaver i virksomhets- og økonomiinstruks

3.2.1 Tverrsektorielle oppdrag/oppgaver

Ingen avvik

3.2.2 Arbeids- og sosialdepartementet

Ingen avvik

3.2.3 Barne- og likestillingsdepartementet

Ingen avvik.

3.2.4 Helse- og omsorgsdepartementet

Ingen avvik

3.2.5 Justis- og beredskapsdepartementet

Ingen avvik

3.2.6 Klima- og miljødepartementet

Ingen avvik

3.2.7 Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Ingen avvik

3.2.8 Kunnskapsdepartementet

Ingen avvik.

3.2.9 Landbruksdepartementet

Ingen avvik

3.3 Særskilte rapporteringskrav fra tildelingsbrevet

Gjennomført opplæring (fra kapittel 7.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Det vises til styringsparameter 3.1.2.1.1. Fylkesmannen skal kort beskrive opplæringen som er gitt NAV-kontorene, og begrunne sitt valg av omfang, form og innhold i opplæringen opp mot utfordringsbildet i NAV-kontorenes praktisering av tjenestene.

Fylkesmannen deltar med egen opplæringsmodul for alle nyansatte flere ganger årlig. Det er ansatt flere nye i 2019.

i 2019 har vi særlig vektlagt KVP arbeidet med bakgrunn i lav KVP deltagelse i flere kommuner. Det er gjennomført KVP konferanse og dialog møter NAV kontor hvor det har vært tilsyn. Det er etablert KVP gruppe i Teams. Området er prioritert pga lav KVP deltagelse i enkelte kommuner, få klagesaker og lovbrudd etter tilsyn 

Det er gjennomført grunnkurs økonomisk rådgivning.  "Interkommunalt ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning" har ansvar for å gjennomføre fagmøter ,"arbeidsverksted" for å styrke og vedlikeholde fagkompetansen ved de enkelte NAV kontor. Tilsyn og klagesaker har avdekket mangelfull råd og veiledning ved enkelte NAV kontorer 

Kommunens arbeide med KVP er en del av kommunebildet og er tema i kommunemøter 


Redegjøre for forståelse og praktisering (fra kapittel 7.3.1.2 i TB)

Rapportere på

Det vises til styringsparameter 3.1.2.1.2. Fylkesmannen skal redegjøre for forståelsen og praktiseringen av sosialtjenesteloven i kontorene i fylket/regionen.

Vi får jevnlig telefonhenvendelser fra ansatte/ledere på NAV kontorene med spørsmål om lovtolkning. Dette ser vi på som positivt, og mange forteller at de har fagmøter/drøftinger på NAV kontorene som omfatter sosialtjenesteloven. Også i år er 12 % av klagesakene opphevet og sendt tilbake for ny behandling. Hovedgrunnen er at sakene ikke er tillstrekkelig utredet. Dette kan     f eks være manglende individuell vurdering eller barneperspektivet mangler i saker der det er barn. I 2019 ble færre saker endret sammenlignet med tallene fra 2018. 

Kvalifiseringsprogrammet (fra kapittel 7.3.1.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal beskrive:
- Situasjonen for kvalifiseringsprogrammet (KVP) i fylket
- Hvor god oversikt NAV- kontorene har over personer i målgruppen for KVP
- Om personer i målgruppen for KVP får tilbud om program
- Hva som kjennetegner NAV-kontor som jobber godt med KVP
- Om utfordringene med KVP har endret seg fra 2018
- Embetets arbeid med KVP i fylket

Store variasjoner mellom kommunene når det gjelder deltagelse. Fortsatt potensiale for at flere kan tilbys program

NAV kontorene har varierende oversikt over personer i målgruppen og i varierende grad ivaretas retten til å få tilbud om program. Dette er dokumentert gjennom tilsyn , tilsyn som videreføres i 2020.

Kontorer som jobber godt med KVP har god ledelsestyring, internkontrollsystemer og alle ansatte kjenner til og kan identifisere aktuelle kandidater til KVP. Fylkesmannen har ikke gode nok kunnskaper om kvalitet og innhold i programmene.

Utfordringen for 2019 har vært endringene i AAP. Dette kan både øke deltagelse i KVP, men redusere rekruttering til KVP for personer som står lengre fra arbeidsmarkedet. Overgang fra Introduksjonsprogram til KVP er fortsatt en utfordring.

KVP regelmessig tema på enhetsledemøte i NAV og dialog med direktøren. NAV-direktør aktiv i forhold til bruk av KVP og sørget for det gjennomføres dialogmøter med NAV kontorer hvor NAV og Fylkesmannen samarbeider.

Det er etablert KVP Teams gruppe og gjennomført KVP konferanse

Arbeid med å vurdere særlige utfordringer i kommunene (fra kapittel 7.3.1.5 i TB)

Rapportere på

Det vises til styringsparameter 3.1.2.1.2. Fylkesmannen skal redegjøre for sitt arbeid med å vurdere særlige utfordringer i kommunene, samt kort beskrive hvordan kommunene er fulgt opp.

Kommunesammenslåing og etablering av NAV verts-kommunemodell er ressurskrevende og innebærer nye samarbeidsformer i forhold til opplæring kompetansetiltak. 

Retten til KVP program og deltagelse i program, og innhold i økonomisk rådgivning variere mellom NAV kontorene. 

Det er tett samarbeid med fylkeleddet i NAV om kompetansetiltak, og aktiviteter er iverksatt og videreføres på bakgrunn av klagesaksbehandling, henvendelser fra publikum og tilsyn. 

I klagesaksbehandling og i råd og veiledning følger vi spesielt med barneperspektivet og kravet til konkrete individuelle vurderinger.

Enkelte kommuner i sin saksbehandling i stor grad baserer seg på vedtatte veiledende satser uten at de individuelle vurderingene blir synliggjort i begrunnelser og i faktisk utmåling av økonomisk sosialhjelp.

Det gis konkret råd og veiledning til saksbehandlere .I ledermøter i NAV blir erfaringene fra tilsyn  og klagesaksbehandling formidlet, og det gis anbefalinger til NAV-ledere om gode eksempler ved andre kontorer.  

NAV kontorene må i større grad bidra med å formidle kunnskapen de sitter med om forhold som bidrar til å opprettholde sosiale problemer. Det er betydelige levekårsforskjeller i og mellom kommuner på Agder.Fylkesmannen adresserer dette til kommunene og fylket.


Aktivitetsplikt (fra kapittel 7.3.1.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal beskrive kommunenes erfaring med aktivitetsplikt for mottakere av økonomisk stønad under 30 år. Herunder om aktivitetsplikten bidrar til overgang til arbeid og utdanning.

Fylkesmannen har  behandlet en klage om aktivitetplikten som ble stadfestet. 

Veiledning og dialog med NAV ansatte gjør at Fylkesmannen ikke har grunnlag for å hevde at bestemmelsen praktiseres feil, men at dette mer en er problemstilling knyttet til vilkårslæren generelt og ikke § 20A spesielt.

 

Vi har ikke systematisk kunnskap om at aktivitetplikten bidrar til overgang  til arbeid og utdanning, men tror at det forholde seg slik 

Fylkesmannen skal rapportere på antall gjennomførte tilsyn... (fra kapittel 7.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall gjennomførte tilsyn med
kommunenes oppfølging av krisesenterloven, informasjonsarbeid overfor kommunene om faglig veileder for innhold og kvalitet i tilbudet, samt gi en kort vurdering av tilgjengelighet og kvalitet på tilbudet i fylket.

Fylkesmannen har hatt tilsyn utført som systemrevisjon ved Øst-Agder krisesenter, Arendal kommune i 2019 ( jf. §§ 2,3,4 og 8 krisesenterlova). Arendal kommune er vertskommune for 7 andre kommuner i Agder. Revisjonen avdekket at tilbudet til menn og menn m/barn ikke var sikret et likeverdig tilbud som kvinner og kvinner m/barn. Arendal kommune har fått  utsettelse til 1.4.2020, da arbeidet var omfattende og de var i dialog med krisesenteret i Vest-Agder (nå "stiftelsen Sørlandets Krisesenter") om et felles tilbud til denne gruppen.

Fylkesmannen har hatt dokumenttilsyn (f. §§ 4 og 8 krisesenterlova) i to kommuner; Birkenes og Kvinesdal. her ble det ikke avdekket lovbrudd.

Fylkesmannen har deltatt på Stiftelsen Sørlandets Krisesenter sin årlige fagdag, hvor alle de 15 samarbeidende kommunene er representert.

Kommunenes arbeid med handlingsplaner mot vold i nære relasjoner pågår og fylkesmannen har mottatt handlingsplaner fra 15 av de 30 kommunene i 2019. Fylkesmannen følger opp de kommunene som enda ikke har utarbeidet planer.

Fylkesmannen skal redegjøre for bakgrunnen for og konsekvenser... (fra kapittel 7.3.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for bakgrunnen for og konsekvenser av eventuelle nedleggelser av krisesentrene eller reduksjon i tilbudet.

Det har ikke vært nedleggelser eller innskrenkinger i krisesentertilbudet i Agder

Fylkesmannen skal rapportere på antall behandlede søknader... (fra kapittel 7.3.2.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall behandlede søknader, og fattede vedtak inndelt i innvilgelser, avslag og avvisninger knyttet til hver sakstype, etter ekteskapsloven, anerkjennelsesloven og brudvigjingslova i årsrapporten. Når det gjelder ekteskapsloven § 18a andre ledd, bes fylkesmannen differensiere rapporteringen for saker ut ifra sakstype, dvs. etter om sakene gjelder bokstav a), b) eller c).

Fylkesmannen skal rapportere på andelen separasjons- og skilsmissesøknader som er mottatt digitalt.

Fylkesmannen har i 2019 gitt 606 bevillinger til separasjon. 372 av søknadene er mottatt digitalt. 17 søknader om separasjon er avslått/avvist på grunn av manglende dokumentasjon eller at vilkåret for å behandle søknaden ikke er til stede. Videre er det gitt 614 bevillinger til skilsmisse. 439 av søknadene er mottatt digitalt. 26 søknader om skilsmisse er avslått/avvist, hovedsaklig på grunn av at partene over tid har bodd sammen og således ikke oppfyller kravet til atskillelse.
Fylkesmannen har mottatt 18 søknader om skilsmisse etter ekteskapsloven § 22 (Hver av ektefellene kan kreve skilsmisse dersom samlivet har vært brutt i minst to år). 9 søknader er innvilget og 9 søknader er avslått/avvist da partene ikke er enige om atskillelsen.

Anerkjennelsesloven
Totalt har vi behandlet 34 søknader etter anerkjennelsesloven. 27 søknader er innvilget. 7 av søknader er avslått/avvist. Avslag begrunnes med at dokumentene ikke er troverdige (spesielt Somalia). Fylkesmannen benytter ofte Landinfo, ambassader og utenriksstasjoner i forbindelse med verifisering av utenlandske dokumenter.  
Fylkesmannen har mottatt 5 søknader om fritak for dokumentasjon av skifte. 4 søknader er innvilget og 1 søknad er avslått/avvist. Avslag gis i hovedsak der partenes siste felles bolig har vært i Norge.

Fylkesmannen skal rapportere på antall fattede vedtak... (fra kapittel 7.3.2.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall fattede vedtak etter barneloven i årsrapporten. Fylkesmannen bes om å spesifisere sakstype etter hjemlene i barneloven.

Etter barneloven § 55 er det fattet 1 vedtak. Etter § 47 er det fattet 1 vedtak. Klager ble gitt medhold. Utenom dette er det gitt skriftlige veiledninger på e-post, men det meste av veiledning er gitt over telefon og omhandler reiseutgifter.

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid... (fra kapittel 7.3.2.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med veiledning og informasjon på familierettens område, herunder om mekling. Dette kan for eksempel være hvilke typer saker som dominerer, utviklingstrekk og utfordringer. Det er også av interesse å få opplyst hvem som kontakter Fylkesmannen.

Fylkesmannen har gitt veiledning over telefon i forhold til hvor partene kan henvende seg ved uenigheter. Ofte er det en av partene i en konflikt som henvender seg til oss. Vi har ikke hatt saker til mekling i 2019. Vi har merket en økning i antall henvendelser der parter ikke klarer å komme til enighet, spesielt når det gjelder reiseutgifter ved samvær.

Fylkesmannen skal rapportere på antall saker... (fra kapittel 7.3.2.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall saker hvor det er gitt ut opplysninger om den adoptertes opprinnelige foreldre i saker hvor fylkesmannen har gitt adopsjonsbevilling.

Vi har mottatt 26 saker om innsyn etter adopsjonsloven. Det er i 2019 gitt ut opplysninger om den adoptivbarnets biologiske opphav i 20 saker. 2 saker er videresendt annen Fylkesmann og 4 saker  er avslått da søker ikke er part i saken, jf. adopsjonsloven § 39. Det har vært en stor økning i antall innkomne saker i 2019 sett i forhold til 2018.

Fylkesmannen skal rapportere på antall tilsyn... (fra kapittel 7.3.2.7 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall tilsyn med familievernkontorene.

Fylkesmannen har gjennomført tilsyn som systemrevisjon ved familievernkontoret i Aust-Agder, høsten 2019. Det ble ikke gitt lovbrudd. 

Fylkesmannen sendt ut varsel om tilsyn ved familievernkontoret i Vest-Agder, des.2019, med gjennomføring medio februar 2020.

Fylkesmannen har deltatt i panelet til familievernets kurs for foreldre som har mistet omsorgen for barnet/barna.

Fylkesmannen har deltatt ved seminar og jubileet til Aust-Agder familievernkontor.

Fylkesmannen har behandlet 1 klage i 2019, i tillegg gitt mye råd og veiledning på telefon. 

Fylkesmannen skal redegjøre for implementeringstiltak... (fra kapittel 7.3.2.10 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid på området barnevern og skole, herunder Se meg – digitale kurs i barnevernet, delkurs 1 og Veileder for samarbeid mellom skole og barnevern.

Veileder for samarbeid mellom skole og barnevern er gjort kjent gjennom våre institusjons tilsyn og i møter med den kommunale barneverntjenesten. Den er mye brukt av oss i forbindelse med individtilsyn, der hvor skole har et hovedfokus.

Fylkesmannen skal utarbeide en årsrapport... (fra kapittel 7.3.2.11 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal utarbeide en årsrapport om tilsynsvirksomheten ved barneverninstitusjoner, omsorgssentre og sentre for foreldre og barn, jf. forskrift om tilsyn med barn i barnevernsinstitusjoner for omsorg og behandling § 14 og forskrift for sentre for foreldre og barn §28. Statens helsetilsyn skal ha kopi av årsrapporten.

Fylkesmannen har utarbeidet en egen rapport fra tilsynet med barneverninstitusjoner. Se egen rapport. 

Akuttberedskap i kommunene (fra kapittel 7.3.2.12 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere halvårlig på status på barnevernstjenestens akuttberedskap i alle kommunene i fylket, herunder om alle har en forsvarlig akuttberedskap.

Fylkesmennene skal redegjøre for embetenes vurdering av kvalitet og risiko i barnevernet i fylket.

Akuttberedskapen i Agder blir ivaretatt av to barnevernvakter henholdsvis Kristiansand og Arendal. Alle kommunene har inngått samarbeid med en av disse tjenestene. Det kan være en utfordring for kommuner nord i fylket da avstanden er stor. Generelt er det god kvalitet i akuttberedskapen.

Tros- og livssynssamfunn (fra kapittel 7.3.2.13.1 i TB)

Rapportere på

Oversikt over:

  • Nye registrerte/uregistrerte trossamfunn og nye livssynssamfunn
  • Trossamfunn som er slettet hos fylkesmannen 
  • Ev. tilsyn med trossamfunn og forstander.

Fylkesmannen i Agder har i 2019 ført kontroll med  76 registrerte/uregistrerte trossamfunn. 
Fylkesmannen kontrollerer samtlige årsmeldinger/regnskap for å se til at statlig tilskudd benyttes i henhold til gjeldende regelverk og at forstander utfører sine lovpålagte plikter.
For 2019 utbetalte vi statsstøtte med totalt kr. 11 405 396,-.
Fylkesmannen har i 2019 registrert 4 nye trossamfunn. Ingen trossamfunn er slettet. 
Det er ikke gjennomført tilsyn med trossamfunn og forstander i 2019. 

Oversikt over antall saker... (fra kapittel 7.3.2.14.1 i TB)

Rapportere på

Oversikt over antall saker i hver kategori og utfallet i disse sakene.

Fylkesmannen har ikke mottatt søknad om privat gravplass for nedsetting av askeurne i 2019.
Vi har mottatt totalt 118 søknader. 110 søknader er innvilget som omsøkt, det vil si land og hav. 8 søknader er avslått med begrunnelse i uegnet sted, f. eks. nær bebyggelse, egen tomt, i turistområder.

Dette er samme antall, både innvilgede og avslåtte som for 2018.

Oversikt over antall saker i hver kategori... (fra kapittel 7.3.2.15.1 i TB)

Rapportere på

Oversikt over antall saker i hver kategori og utfallet i disse sakene.

Det er gitt fire dispensasjoner og to avslag på søknad om dispensasjon fra søndagsstengt med hjemmel i «særlige grunner».

Det er veiledet om søknadsprosess, nødvendig dokumentasjon og vilkår for en kommune som ønsker å søke om dispensasjon ved å bli definert som «typisk turiststed».

Det er veiledet i saker om tolkning av regelverk, bl.a:

  • Serveringssted inne i et senter som ikke har søndagsåpent. Kommunen fastsetter åpningstid for serveringsteder.
  • En bilbutikk som ønsket å levere ut allerede oppgjorte biler på en søndag.
  • Det er mottatt henvendelser fra personer som har registrert at butikker har oppe på søndager. De stiller spørsmål ved regelverket, og forteller også om at de har tatt kontakt med politiet som henviser til Fylkesmannen. Det kan synes som at politiet i liten grad benytter hjemmelen for å gi bøter etter loven. Jeg har foreslått et møte med politiet, og har også tatt kontakt med barne- og familiedepartementet som også uttrykte at det kan synes som at flere butikker tar seg til rette.
  • Det kan også synes som det har dannet seg en oppfatning om at bruktbutikker hvor det kan synes som det er en forståelse for at de kan ha oppe på søndager uten å søke

Videre har vi mottatt henvendelse fra en større matkjede som mener det er konkurransevridende at det noen steder er gitt dispensasjoner som turiststed hele året.

BFD har også sendt alle embeter et brev med avgjørelser i klagesaker som er nyttige for embetene å kjenne til.

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale helse- og omsorgstilbudet i fylket ut (fra kapittel 7.3.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale helse- og omsorgstilbudet i fylket utvikles i henhold til retning og målsetninger i Leve hele livet.

Fylkesmannen gjennomførte i 2019 individuelle dialogmøter med samtlige kommuner i Agder, totalt 25 møter, for å mobilisere og spre kunnskap om reformen. Kommunene responderte godt og møtene ble en suksess som katalysator for prosessen. Kommunene stilte med representanter fra både administrasjon, kommunestyre, eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Møtedeltakerne var særlig opptatt av følgende tema: ensomhet, frivillighet, møteplasser, rekruttering og transportløsninger.

Fylkesmannens erfaring fra dialogmøtene er at kommunenes kartlegging av behov/tiltak i for stor grad er utført av ledere i pleie og omsorgstjenesten, uten å involvere eldreråd, brukerrepresentanter, frivillige organisasjoner eller andre sektorer i kommunen i tilstrekkelig grad. Derfor har den første kartleggingen kommunene har gjort, i snitt, fått for stort omsorgsfokus. En annen erfaring er at mange kommuner jobber med ideer, ikke planer, og har behov for noe støtte for å utarbeide kommunale planer for reformen. Fylkesmannen erfarte også at det er behov for mer fokus på analyse av kapasitet/dimensjonering og framskriving av behov for tjenester i kommunene. Det er sannsynlig at tjenestene innen pleie og omsorg ikke er bærekraftige slik de i dag drives, herunder både på kapasitet og rekrutteringsbehov. Noen av kommunene på Agder har egne ressurser til analyse og har god innsikt i utfordringsbildet i årene fremover. Samtidig er det flere mindre kommuner som ikke har samme analyseressurs. Fylkesmannen har et klart inntrykk av at flere kommuner ikke har tilstrekkelig detaljkunnskap om eget utfordringsbilde de neste ti årene.

Flere kommuner har vært tydelige på at de anser reformen for å være like mye en samfunnsreform som en kvalitetsreform innen helse/omsorg. Derfor lagde Fylkesmannen, for første gang, et nyhetsbrev til kommunene der også kommunalsjefer i plan og kultur var mottakere av informasjon om reformen. Nyhetsbrevet sendes nå ut 6-8 ganger i året og kobler informasjon fra Helsedirektoratet sammen med informasjon fra støtteapparatet og Fylkesmannen til kommunene.

Det regionale støtteapparatet har informert om reformen på flere arenaer, herunder eksempelvis «Arendalsuka» og på Pensjonistforbundets årsmøte og helsekonferanse.

I tillegg deltar Fylkesmannen i de regionale helseledernettverkene der reformen er ett av flere tema. Fylkesmannen og det regionale støtteapparatets anbefaling om at kommunene jobber tverrsektorielt med reformen har blitt godt mottatt. 

Målet for 2019 var å informere og mobilisere kommunene til å starte opp arbeidet med reformen. Samlet sett er kommunene på Agder der de skal være i arbeidet med «Leve hele livet». Reformen er godt kjent i kommunene og det er progresjon til neste fase som handler om analyse og planarbeid. 

Vi vil særlig framheve hvor nyttig det er å ha med to brukerrepresentanter i det regionale støtteapparatet. Disse har deltatt aktivt på dialogmøtene i kommunene, og er viktige stemmer inn i vårt arbeid med reformen..

I 2020 følges kommunene opp med egne regionale analysesamlinger der eldrerådene inviteres med, samt statussamling som både skal gi inspirasjon og fokusere på kommunenes arbeid med planer.  

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale... (fra kapittel 7.3.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale helse- og omsorgstilbudet i fylket utvikles i henhold til retning og målsettinger i Omsorgsplan 2020, herunder Demensplan 2020.

Kompetanseløftet

Etter vår vurdering er det oppnådd relativt mer på områdene kompetanse og kvalitet innen helse- og omsorgstjenesten, enn på kapasitet i form av ressurser. Vårt generelle inntrykk er at de aller fleste kommunene planlegger for kutt innen helse- og omsorgssektoren, på linje med øvrige sektorer. Med en økende andel eldre i de fleste kommunene i årene framover, er bekymringen betydelig. Kommunesammenslåing har betydd svært mye arbeid for å rigge en ny organisasjon, men vårt inntrykk er at det også har generert energi og vilje til å skape noe nytt sammen. Vi har, bla ved hjelp av prosjektskjønn og innovasjonstilskudd, bidratt til ekstra ressurser i denne fasen.  

Det er en markert og økende rekrutteringsutfordring i begge fylkene. Flere kommuner melder om et betydelig erstatningsbehov i et 10 års perspektiv pga gjennomsnittlig høy alder blant ansatte. .

Vi ser at mange kommuner satser mye på å øke både grunn - og videreutdanning. Utfordringer er likevel mange. Mange ansatte i omsorgstjenestene i kommunene føler fortsatt de har stort ansvar, et lite fagmiljø og få å kunne rådføre seg med i krisesituasjoner etc. Utfordringen oppleves særlig i helgene og på kveld og natt, og er oftest størst i hjemmetjenestene.

Ved sykdom og vikariater er det sjelden at sykepleiere erstattes av sykepleiere. Dette betyr at selv om vaktplanen viser ansatte med tilfredsstillende kompetanse, vil realiteten være en annen. NSF har foretatt undersøkelser av dette i 2019 som viser at i 2 uker i februar var det vikarer med annen utdanning i ca.14% av sykepleierstillingene i Aust-Agder og 13% i Vest-Agder. 

Menn i helse er en suksess i Agderfylkene, der 12 kommuner i Aust - Agder og 6 kommuner i Vest-Agder deltar. Her har det vært et godt samarbeid mellom kommunene, fylkeskommunen, KS og Fylkesmannen.  

Heltid/deltid

Vi opplever at mange arbeider godt med å øke stillingsbrøken, men selv om mange av kommunene utlyser kun 100% stillinger, synes ikke dette å ha resultert i flere søkere, særlig fra sykepleiere.

Samarbeid med Husbanken 2019

Fylkesmannens rolle overfor Husbanken oppleves fortsatt som svært viktig. Vi har i 2019, som i tidligere år, vært betenkt over planlegging og bygging av (for) store enheter av samlokaliserte boliger og bofellesskap, særlig for utviklingshemmede. Det er i den sammenheng nyttig å kunne vise til NOU 2016:17 «På lik linje», for å få gjennomslag for mindre enheter. Det er etter vår oppfatning blitt bygget flere nye bofellesskaper som både har få enheter (5), og hvor selve bygningen inviterer til individuelle tjenester. Dette kan gjøres bl.a. ved å la fellesarealer få en mindre sentral plass.

Det har i 2019 vært en tendens til endringer i brukergruppen, noe Fylkesmannen antar kan være en konsekvens av samhandlingsreformen. Dette innebærer at flere kommuner ønsker å bygge det som kan beskrives som hospital-lignende bygg med relativt mange korttidsplasser, ofte i samme hus som kommunens legevakt. Disse plassene skal f.eks. dekke KØH, utskrevne pasienter fra sykehus som er vanskelig å følge opp i eget hjem og akutte situasjoner innen rus og psykisk helse. Man planlegger for høy medisinsk faglighet og muligheter for oppfølging. For å klare dette må det bl.a. planlegges for hvordan man kan sluse inn mennesker som kan ha en truende og skremmende atferd uten å la andre brukere utsettes for ubehageligheter.

Disse plassene er ikke planlagt for å ivareta funksjonen som varig botilbud, og noen kommuner definerer oppholdet til å være maksimum 2 uker. Fylkesmannen anser at dette er en riktig utvikling, men gjør at vi må se på søknadene om tilskudd på en ny måte.

Fylkesmannen ble senhøstes invitert til å samarbeide med Husbanken om å utarbeide prioriteringskriterier for investeringstilskuddet. Dette er et oppdrag Husbanken har fått av HOD i brev av 06.11.2019. Husbanken blir i dette brevet bedt om å samarbeide med Fylkesmannen og KS for å se på forskjellige prioriteringsmodeller, og drøfte fordeler og ulemper ved disse. Hus-banken gir uttrykk for å ha et godt samarbeid med Fylkesmannen i Agder, og vi er av samme oppfatning overfor Husbanken.

I 2019 har Husbanken i samarbeid med oss planlagt, hatt kommunemøter og gitt tilskudd til i alt 25 prosjekter. Dette innebærer 6 tilskudd til alarmanlegg/velferdsteknologi, 30 sykehjemsplasser og 157 omsorgsboliger. Alle nye enheter har vært 100% netto tilvekst.

Brukergruppa til omsorgsboliger har i hovedsak vært utviklingshemmede og rus/psykisk helse. Unntaket her er Søgne kommune som bygger 64 omsorgsboliger for eldre. Søgne ble 01.01.2020 slått sammen med Kristiansand og Songdalen.

Generelt sett har 2019 vært preget av kommunesammenslåing. Noen kommuner har hatt godt samarbeid om planlegging av omsorgstilbudene før sammenslåingen, mens andre ikke har deltatt på samme måte. Det vil derfor for Fylkesmannens være viktig å følge med på utviklingen av investeringstilskuddet de nærmeste årene.

Inn på tunet

Inn på tunet i Agder fylkene har fått et løft de siste to årene, gjennom et samarbeid mellom helse- og sosialavdelingen og landbruksavdelingen hos Fylkesmannen, Bondelaget og Inn på tunet Norge. Sammen har vi arrangert  frokostseminar under Arendalsuka, i fjor med fokus på Inn på tunet tilbud til personer med rus og psykisk helse utfordringer.

Demensplan 2015 -2020

Det er mye fokus på demensarbeidet i Agder. Alle kommuner har, eller er tilknyttet demensteam, og tidlig diagnostisering er økende. Demensteamene er tverrfaglige i 12 av 15 i Aust - Agder og 11 av 15 i Vest-Agder.)

Det er etablert to interkommunale nettverk for demens, hhv. for Agder Øst og Agder Vest gjennom USHTene.  Nettverkene møtes to ganger årlig i begge fylkene der Fylkesmannen bla presenterer nytt fra direktoratet og i forkant gir innspill til aktuelle tema. I år hadde ett av av møtene i hvert fylke tema: "Leve hele livet" med etterfølgende drøfting om hvordan dette kan knyttes opp mot demensomsorgen. Videre samarbeider Fylkesmannen internt, og presenterer viktige (og nye) presiseringer innenfor 4A feltet.

I samarbeid mellom Fylkesmannen og USHTene arrangerte vi tre HST kursdager (Hukommelsesstimulerende terapi), to i Aust-Agder og en i Vest-Agder, med maks deltagelse (20 personer pr kurs).

Demensomsorgens ABC fortsetter med høy deltagelse. Det er pårørende skoler i flere av kommuner hvert år, evt interkommunalt samarbeid der pårørende kan delta på pårørende skole i nabokommunen.

Dagaktivitetsplasser

Alle kommuner med behov for dagaktivitetsplasser for hjemmeboende personer med demens, har nå etablerte tilbud. Flere av våre minste kommuner tilbyr plass på sykehjem, enten på dagtid eller som et utvidet «korttidstilbud» som avlastning for pårørende.

Tilbudene i fylket varierer i omfang og organisering. Flere kommuner har startet ambulerende tilbud, der en aktivitør drar hjem til personer med demens. Det er to godt etablerte tilbud for personer med demens på "Inn på tunet gård",  en i Mandal (nå Lindesnes) og en i Lillesand. De fleste tilbud er ellers av mer tradisjonell art, på dagsenter tilknyttet sykehjem.

Et tilbud som har vakt nasjonal interesse er i Grimstad: Voksenskole for personer med demens, med slagordet «take your brain to the gym». Statsminister Erna Solberg besøkte dette tilbudet 20.05 2019, og uttalte til pressen at dette var noe alle kommuner burde ha. Formålet er å hjelpe personer med demens til å opprettholde funksjonsnivå og forbli selvhjulpne lengst mulig. Dette skjer gjennom lesing, oppgaveløsning, ADL-trening, styrketrening og sosialt samvær. Voksenskolen har ansatt egen pedagog som ivaretar undervisningen sammen med bla fysioterapeut. Skolen foregår foreløpig 1 dag pr. uke. Resultatene hittil har vært imponerende. Kommunen har søkt prosjektskjønn for å finansiere tilbudet videre i 2020. Det er utilfredsstillende at et slikt tilbud er avhengig av tidsbegrensede prosjektmidler.

Det er en økning i dagaktivitetstilbud til hjemmeboende personer med demens i begge fylkene. Per 22.oktober var det er opprettet 46 nye plasser i Aust-Agder, og 118 nye i Vest-Agder i 2019 i følge rapporter fra Helsedirektoratet. Dette gir ikke et presist bilde, ettersom noen kommuner hadde etablert dagaktivitetstilbud før tilskuddsordningen startet, og ikke søkt om midler fra Helsedirektoratet. Rapport fra Kompetansesenter for aldring og helse viser at Agderfylkene i 2019 hadde 877 dagaktivitetsplasser. 



Rapportere på resultatoppnåelse... (fra kapittel 7.3.3.3.1 i TB)

Rapportere på

Rapportere på måloppnåelse for tilskuddsordning til kommunene 0762.60

0762.60: 23 av 30 kommuner i Agder søkte tilskudd til etablering og utvikling av kommunale frisklivs, lærings. og mestringstilbud. Nye sentraler ble prioritert. Midler fra tidligere er brukes til årlige samlinger for sentralene og deres samarbeidspartnere. Samlet vurderer vi at tilskuddsordningen er med på å sette nye kommuner i gang, opprettholde og videreutvikle særlig de små kommunenes sentraler og ha dialog med kommunene om god kvalitet av denne forebyggende tjenesten.

765.60: i 2018 ble det etablert et nytt FACT team i regionen, dette medfører at tilskuddsmidlene i hovedsak går til understøttelse av regionens tre FACT team. Alle berørte kommuner og helseforetak har i 2019 blitt godt informert om forventninger om økende egenfinansiering og nedtrapping av de statlige tilskuddsmidlene på ordningen. Vi vurderer at tilskuddsordningen i stor grad har bidratt til etableringen av FACT team i regionen.

765.62: Ser en begge tilskuddsordningene under ett, mottar 97% av kommunene midler til årsverk på en eller begge ordningene. Enten som hovedmottaker eller gjennom interkommunale samarbeid. Vi har i vår forvaltning et særlig fokus på å bidra til at vi får flere ansatte med brukererfaring i tjenestene og at tjenester rettet inn mot barn/ungdom/unge voksne styrkes. 

Den tydelige "nedtrappingsmodellen som ble innført i regelverket i 2018 bidrar til at kommunene i større grad har blitt ansvarliggjort i forhold til å prioritere bruk av økningen rammebevilgningen til de formål som de er ment for. Flere kommuner har valgt å ikke iverksette ytterligere styrking av tjenestene men velger å konsolidere den kapasitets vekst de har hatt de siste årene.


Samlet vurdering av hvorvidt... (fra kapittel 7.3.3.3.2 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt tilskudd til etablering og utvikling av kommunale frisklivs, lærings- og mestringstilbud bidrar til måloppnåelse.

I tillegg bes Fylkesmannen om samlet rapportering i årsrapporten på gjennomføring av tiltak i oversendt virksomhetsplan for arbeidet i 2018 med psykisk helse og rus, jamfør Opptrappingsplanen for rusfeltet.

23 av 30 kommuner i Agder søkte tilskudd til etablering og utvikling av kommunale frisklivs, lærings. og mestringstilbud. Nye sentraler blir prioritert, i 2019 søkte Vegårshei og Setesdal-kommunene til etablering. Øvrig kommuner søker til videre utvikling av basistilbud, kompetanseheving (særlig til Tankevirus, Hverdagsglede og KID/KIB), til samstemming av sentraler i nye sammenslåtte kommuner og til "utslusingstiltak (samarbeid med frivillig). Noen har også søkt midler til tiltak i skole, for forebygging av uhelse. Vi fordeler etter kommunestørrelse. Vi har gjort noen forsøk på å samkjøre søknader med andre tilskuddsordninger hos helse- og sosialavdelingen, og har bistått kommunene i å overføre deler av søknaden til andre ordninger. Fra tidligere år har vi gitt midler til Kristiansand frisklivssentral, og vi arrangerer årlige samlinger for sentralene og deres samarbeidspartnere sammen med de. Samlet vurderer vi at tilskuddsordningen er med på å sette nye kommuner i gang og å opprettholde og videreutvikle særlig de små kommunenes sentraler. 

Følgende skisserte tiltak i oversendt virksomhetsplan for 2019 jf. opptrappingsplanen for rusfeltet er gjennomført:  

  • Få tilgang til data fra IS 24/8 rapportering på kommunenivå 
  • Adressere mangelfull utvikling på ulike områder i kommunebilder og i tildelingsbrev kommunalt rusarbeid mv.
  • Bruke data til utvelgelse av kommuner aktuelle for tilsyn 
  • Repr. fra avd. medlem i embetets plangruppe – etterser at boligsosiale problemstillinger tas hensyn til i de planer vi får til høring
  • Innhente oversikt fra Korus om status pt. Vedr. brukerplan.
  • Bistå KoRus Sør med gjennomføring av Brukerplan kartlegging
  • Fokus på de største kommunene og en systematikk på   gjennomføring min. hvert andre år
  • Videreføre regionalt samarbeid med KoRus
  • Videreføre regionalt samarbeid med RVTS
  • Videreføre samarbeid med kommuner og brukerorg. Vedr. utforming og gjennomføring av fag og erfaringskonferanse
  • Brukermedvirkning/innhenting av brukererfaringer mv. tas opp som eget tema i kommunemøter og kommunebilder
  • Videreføre samarbeid med brukerorg. Faglig forum for ansatte med brukererfaring
  • Prioritere tilskudd til ansettelser av personer med egenerfaring




Rapportere på resultatoppnåelse... (fra kapittel 7.3.3.4.1 i TB)

Rapportere på

Rapportere på resultatoppnåelse for tilskuddsordningen til kommunene 0762.64.

I 2019 tildelte vi tilskudd i form av "friske midler" til 13 kommuner, og ytterligere 3 kommuner fikk overført ubrukte midler fra året før. Tilskudd er gitt til flere ulike formål i tråd med regelverket for ordningen bla egne koordinatorer for familier med barn med store og sammensatte behov, barneergoterapeut, hverdagsrehabilitering og utarbeidelse av planer for arbeid innen rehabilitering og habilitering. I forbindelse med kommunesammenslåing har noen kommuner fått tilskudd for å samordne innsatsen og organisere tilbud i ny kommune. Vi har gjennomført egeninitierte tilsyn i 4 kommuner, og dette har resultert i søknad om tilskudd for å få tjenesten i tråd med kravene i revisjonen. Vi opplever at tilsynet har hatt en viktig effekt for å sette habilitering/rehabilitering på dagsorden, og at kommunen ser på organisering og plassering av  Koordinerende enhet, hvordan koordinatorfunksjonen utøves, kompetansebehov, og dessuten bruk av individuell plan. Tilsynet har også ført til økt fokus på innbyggernes tjenestebehov og planlegging. I en kommune ble det opprettet en kommunefysioterapeutstilling etter tilsynet.

I oppsummeringen foretatt av Helsedirektoratet for 2018, vurderer kommunene seg selv etter sentrale tema som planarbeid, tilbud, individuell plan/koordinator, brukermedvirkning, samhandling og koordinerende enhet. 23 kommuner besvarte undersøkelsen og de skårer seg selv noe bedre enn forrige år, på en del av temaområdene, noe som bekrefter vårt inntrykk. Agderfylkene ligger også noe over landsgjennomsnittet på de fleste måleparametrene. 

Vi har i løpet av perioden med Opptrappingsplan arrangert årlige samlinger for prosjektkommunene, der vi har tilbudt forelesninger med teori om prosjektarbeid og nye tanker omkring faget. I tillegg har prosjektkommunene delt erfaringer og lært av hverandre. 

Sørlandets sykehus i samarbeid med kommunene og Fylkesmannen arrangerer i tillegg en årlig fagdag for hele Agder der samhandling i rehabiliteringsfeltet er hovedfokus.

Samlet vurdering av hvorvidt tilbudet... (fra kapittel 7.3.3.4.2 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt tilbudet innen habilitering og rehabilitering i fylket utvikles i henhold til retning og målsettinger i opptrappingsplanen.

Vi viser til rapportering i 7.3.3.4.1. Som tidligere nevnt mener vi at Opptrappingsplanen har bidratt til økt fokus på habilitering/rehabilitering i Agder. Vår oppmerksomhet har i hovedsak vært mot kommunene, men vi har også deltatt i fagutvalg for rehabilitering som er et underutvalg for OSS. Fagfolk i kommunene uttrykker bekymring for at de øremerkede tilskuddene ikke fortsetter, selv om de er klar over at kommunens frie midler beregnet til denne tjenesten har økt. 

Selv om hovedinntrykket er et økt fokus på feltet, er det fremdeles en vei å gå for å oppnå bedre samhandling på tvers av avdelinger, sektorer og nivåer som er nødvendig for å få til rehabilitering og habilitering slik faget er definert.  Det er også en tendens til at rehabilitering får større fokus enn habilitering når det gjelder tiltak i opptrappingsplanen, og at somatisk rehabilitering blir fokusert mer enn psykososial/sosial rehabilitering. 

Derfor tror vi at det er viktig "å holde trøkket" oppe, ved at Fylkesmannen settes økonomisk i stand til å følge dette feltet videre og bygge på gode relasjoner og nettverk som er etablert i Opptrappingsplan perioden.   


Tilsyn av verger (fra kapittel 7.3.4.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten rapportere på totalt antall kontrollerte vergeregnskap i 2019. Det skal oppgis hvor mange av disse vergeregnskapene embetet har plukket ut og kontrollert basert på egne risikovurderinger.


Fylkesmannen skal også rapportere på antall vergemål som har vært gjenstand for tilsyn i 2019 utover regnskapskontroll, både planlagte og hendelsesbaserte. Fylkesmannen skal i tillegg kort beskrive hva tilsynene har avdekket og hvordan avvik er fulgt opp. Dette skal inkludere rapportering av gjennomføring av oppdrag 3.3.2.1.6 i tildelingsbrevet.

Av 467 kontrollerte regnskap er 10 basert på egne risikovurderinger.

Planlagt tilsyn ut over vergeregnskapskontroll: Det er gjennomført tilsynssamtaler (oppdragssamtaler) med 20 faste verger. Samtalene har omfattet kort gjennomgang av alle vergeoppdrag, anslagsvis tilsammen ca 500 vergemål. 

Hendelsesbaserte tilsyn: 28 vergemål. Av disse ble 12 avsluttet uten tiltak, 2 ble avsluttet med merknad, 1 ble opphevet, mens det i 8 saker ble byttet verge. 5 saker er under fortsatt oppfølging. 

Fylkesmannen legger intern plan, basert på SRFs veileder, til grunn for systematisk tilsyn med vergene.

Samtale med vergehaver (fra kapittel 7.3.4.1.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en vurdering av andelen opprettede vergemål for voksne hvor det er gjennomført samtale med vergehaver gjennom 2019.

Fylkesmannen skal kort rapportere på hvordan metoden for samtaler utarbeidet av Statens sivilrettsforvaltning har blitt tatt i bruk og hvilke erfaringer som er gjort gjennom året.

I henhold til sentralt register er det gjennomført samtale i 66,8 % av sakene. Samtaler er kun unnlatt i tilfeller hvor det åpenbart, på medisinsk grunnlag, ikke anses mulig å gjennomføre samtale, eller hvor aktuell vergehaver eksplisitt ikke ønsker samtale, samt hvor vergehaver har skriftlig samtykket, men ikke er mulig å få kontaktet etter gjentatte forsøk. Det gjennomføres også samtale med aktuelle vergehavere som ikke kan anses samtykkekompetente, men som det foreligger indikasjoner på vil motsette seg vergemål.

Samtalemetodikken er implementert internt ved kursing av samtlige saksbehandlere i regi av SRF. Metodikken anses også å være godt innarbeidet internt gjennom løpende deling av erfaring og drøfting i enkeltsaker.  

De faste vergene har fått tilsvarende opplæring gjennom kurs, med SRFs prosjektleder som ansvarlig for opplegg og gjennomføring. Samtale og kommunikasjon har også vært et sentralt tema i oppdragssamtalene med de faste vergene.  

Fratakelse av vergeoppdrag (fra kapittel 7.3.4.1.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten rapportere på hvor mange verger som er fratatt sitt oppdrag i 2019 som en konsekvens av funn i regnskapskontrollen.


Fylkesmannen skal også rapportere på antall verger som har blitt fratatt vergeoppdrag i løpet av 2019 på bakgrunn av andre tilsyn og en kort redegjørelse om årsaker til fratakelsene.

30 oppdrag er fratatt verger som følge av funn i regnskapskontrollen. 4 oppdrag er fratatt verger som følge av andre tilsyn. Årsakene er primært manglende rolleforståelse.  

 

Individtilpasning av vergemål (fra kapittel 7.3.4.1.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort, overordnet beskrivelse av hvordan embetet har arbeidet med å individtilpasse mandater, både ved opprettelse av nye vergemål og ved gjennomgang av løpende saker når dette har vært hensiktsmessig.

Dette rapporteringspunktet henger nøye sammen med spørsmålene om sikring av selvbestemmelse og kvalitet i saksbehandlingen, med derav følgende økt saksbehandlingstid. Det legges særlig vekt på grundig veiledning og opplæring av nye saksbehandlere på dette feltet. Kompliserte problemstillinger og etiske dilemmaer drøftes mellom saksbehandlerne og fagleder, for å sikre en forsvarlig og ens forståelse av i hvilken grad individualisering er mulig og formålstjenlig. Det skal alltid framgå i vedtaksbrevet hvilke vurderinger som ligger til grunn når mandatet likevel finnes å måtte utformes generelt. 

Vurdering - gjennomføring og oppfølging av oppdrag 3.3.2.2.4 (fra kapittel 7.3.4.1.7 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en beskrivelse og vurdering av
gjennomføringen av oppdrag 3.3.2.2.4. Fylkesmannen skal også gi en kort beskrivelse av hvordan erfaringene fra oppdraget tenkes fulgt opp fremover.

Saksbehandlingen har fulgt retningslinjer og føringer fra SRF. Alle tilbakemeldinger er fulgt opp, med  samtale og konkret undersøkelse av alternativene oppheving, mulig videreføring av frivillig vergemål eller behov for å fremme sak om fratakelse av rettslig handleevne. Mange av disse sakene er komplekse, og reiser kompliserte dilemmaer. Særlig gjelder dette saker hvor vergehaver er ambivalent i holdningen til opphør eller fortsettelse av vergemålet, og i saker hvor det er åpenbart at vergehaver objektivt sett trenger en verge, men hvor reell motstand er utvilsom, og det samtidig oppleves som stridende mot minste middels prinsipp og lite humant å saksøke vergehaver med påstand om fratakelse av rettslig handleevne. 

En har som følge av dette oppdraget også sett urovekkende eksempler på at sosial kontroll kan skygge for vergehavers reelle vilje. 

Oppfølging av oppdraget er i første rekke tenkt fulgt opp ved å sørge for at alle saksbehandlere har en rotfestet forståelse av aktuelle dilemmaer, og at hver sak behandles grundig med fokus på reell vilje.  

Gjennomføring av oppdrag 3.3.2.1.8. (fra kapittel 7.3.4.1.8 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal kort redegjøre for gjennomføring og resultater av oppdrag 3.3.2.1.8. i tildelingsbrevet.

Fylkesmannen har i 2018/2019 gått gjennom 314 saker der advokatverge har hatt godtgjørelse etter salærsats.

Resultat av gjennomgangen:

Vurderte saker med salærsats, ikke endret 2018/2019: 117 saker

Av disse sakene er det:

·         11 saker som gjelder mindreårige

·         5 saker som senere er avsluttet

·         7 saker som er vurdert på nytt, hvor det fortsatt er behov for advokatverge. I enkelte av disse sakene er det likevel satt begrensninger på tidsbruk.

Godtgjørelse endret fra salærsats til fast sats for faste verger (ikke byttet verge) 2018/2019: 121 saker.

Saker som det ikke har vært mulig å endre til nå, men som antas å kunne gå over til fast sats/fastverge/avsluttes i løpet av 2020: 21 saker

I flere av disse sakene er det fastsatt dato for når de kan gå over til fast sats.

Byttet verge, fra advokat med godtgjørelse etter salærsats til fastverge/alminnelig verge/nærstående: 55 saker

Årsrapportering rettshjelp (fra kapittel 7.3.4.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapportløsningen rapportere på antall innkomne, innvilgede og avslåtte søknader for perioden, fordelt på henholdsvis fritt rettsråd og fri sakførsel. Fylkesmannen skal også rapportere på gjennomsnittlig saksbehandlingstid og på antall restanser. Hva gjelder de innvilgede sakene, skal rapporteringen gi en oversikt over forekomsten av økonomisk dispensasjon, samt totale advokatutgifter og evt. andre utgifter som er innvilget i aktuelle periode, fordelt på saksområde. Av rapporteringen skal det videre fremgå hvorvidt det er gitt avslag som følge av økonomisk overskridelse eller av andre grunner i henhold til skjema over rettshjelpsstatistikk fra Statens sivilrettsforvaltning.

Fylkesmannen skal rapportere på forbruk for året samt forventet forbruk på kap. 470, post 01 for påfølgende år. Eventuelle avvik skal begrunnes. Fylkesmannen skal umiddelbart informere SRF dersom det er andre vesentlige risikoer eller avvik på området.

Fylkesmannen har hatt oppgang i antall innkomne saker om fritt rettsråd. Oppgangen skyldes i hovedsak saksområdet som behandles i medhold av Helsevernloven § 4-4.  Øvrige fritt rettsråd saker holder seg stabile. Antall saker i 2018 var 1183 saker. For 2019 er tallet 1242. Altså en oppgang på 59 saker.  
Når det gjelder fritt rettsråd har vi gitt økonomisk dispensasjon i 10 saker. For sakførsel er det ikke gitt dispensasjon.
26 saker er avslått pga. inntekts/formuesoverskridelse. 38 saker er avslått av andre grunner.
Gjennomsnittlig saksbehandlingstid regnes å være mellom 3 - 4 uker. Restanse ved årsskiftet er 29 saker.
I 2018 utbetalte vi salær med kr. 7 135 065,-. For 2019 er beløpet kr. 7 734 696,-. En oppgang på kr. 599 631,-.

Forventet forbruk i 2019 stipuleres til ca. 9 000 000,-. Fylkesmannen har  lagt inn økning som følge av endring av salærsatsen, og ny stykkprissats i Klagesaker NAV - erstatningssaker.

Fylkesmannen skal rapportere på forventet forbruk... (fra kapittel 7.3.4.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på forventet forbruk på kap. 470, post 01 inneværende og påfølgende år. Eventuelle avvik skal begrunnes.

For 2019 er det utbetalt salær med totalt kr. 7 734 696,- mot
kr. 7 135 065,- i 2018. En økning på kr. 599 631,-. Økningen skyldes i hovedsak saksområdet psykisk helsevernloven og økning i salærsatsen.

Forventet forbruk i 2020 stipuleres til ca. kr. 9 000 000,-. Fylkesmannen har lagt inn en økning som følge av endring i salærsatsen og nytt saksfelt: Vurdering/klage/erstatning til NAV.

Samfunnssikkerhet i arealplaner (fra kapittel 7.3.4.3 i TB)

Rapportere på

Beskriv kort hva embetet gjør, i tillegg til plansamlinger,for å gjøre følgende kjent i kommunene:

  •  Ny sjekkliste som er utarbeidet til ROS-analyser
  •  Fylkets klimaprofil blir brukt under kommunens planleggingsarbeid og i ROS-analyser. 


Fylkesmannen har gjennom god dialog med plansaksbehandlere bidratt til at ny sjekkliste for ROS er tatt i bruk. Dette har blitt gjort gjennom at den er integrert i dialogen ved oppstarts-meldinger.

Det er stort fokus på klimaprofil i alle plansaker, og man legger opp til at det skal være likedan ute i kommunene.

Embetet deltar på oppstarts-samlinger for helhetlig ROS i kommunene ved forespørsel, samt har ROS høyt prioritert ved temadager og andre treffpunkter. Det er også til å nevne at man gjennom plangjennomsyn avdekker svakheter, hvor man gjennom Klimaprofil Agder og god dialog reduserer risikoen for blant annet naturfarer ved å bygge på trygge steder

Hensynssoner i kommuneplaner (fra kapittel 7.3.4.4 i TB)

Rapportere på

For hvilke storulykkevirksomheter er det etablert hensynssoner?

Fylkesmannen har ikke oppdatert oversikt over hvilke virksomheter det er etablert hensynssoner for. Det tilstrebes at det skal være etablert hensynssoner rundt alle storulykkes-virksomheter. Det er stort fokus på dette ved nyetableringer samt at man oppnår dette ved at kommunene har fokus på det i sitt planarbeid og arealutvikling.

Regionale tiltak gjennomført i arbeidet med forebygging og beredskap (fra kapittel 7.3.4.6 i TB)

Rapportere på

Hvilke tiltak vurderer embetet har vært viktigst for å ivareta fylkesmannens ansvar for samordning i arbeidet med forebygging og beredskap?

Fylkesmannen anser at følgende regionale samordningstiltak har vært viktigst for å ivareta ansvaret vårt for samordning i arbeidet med forebygging og beredskap:

Generelle tiltak:

- Deltakelse i planlegging og gjennomføring av LRS-øvelsen

- Gjennomføring av Kristiansandskonferansen der temaet i 2019 var håndtering av naturutløste hendelser.

- Støtte til landbruksavdelingen og landbruksorganisasjonene i utarbeidelsen av en beredskapsplan for landbruket og etableringen av et beredskapsforum.

- Deltakelse i samarbeid mellom Rogaland, Agder, Vestfold og Telemark i kalibrering av FMs arbeid med store veiprosjekter.

- Deltakelse og foredrag på NVEs konferanse om helhetlig forvaltning i nedbørsfeltet. 

- Deltakelse i kontaktmøte med sivilforsvarsdistriktene.

- Gjennomføring av to ordinære møter i Fylkesberedskapsrådet.

- Gjennomføring av møte i Fylkesberedskapsrådet som forberedelse til skogbrannsesongen.

- Gjennomføring av møte om framkommelighetsutfordringer ifm. Gartnerløkka-utbyggingen og deltakelse i tilsvarende møte om Varoddbrua og Haumyrheitunnelen.

- Gjennomføring av øvelse for Atomberedskapsutvalget og egen kriseorganisasjon.

- Deltakelse i regionalt tilsynsforum.

Totalforsvarsrelaterte tiltak:

- Støtte til Sivilforsvaret i deres bidrag til DSBs sonekonsept.

- Deltakelse i kontaktmøte med HV-08.

- Deltakelse på sivil-militært kontaktmøte for sør-vest.

- Gjennomføring av fagseminarer om totalforsvaret og forebyggende sikkerhetstjeneste der også regionale etater var invitert.

- Deltakelse i planprosessen for HV-08s øvelse "Gjallarhorn".

Tiltak ifm. KEIV-prosjektet:

- Utvidelse av KEIV-prosjektet til Arendal, Froland og Grimstad kommuner.

- Gjennomføring av gjennomgang av infrastruktur i Setesdal relatert til KEIV-prosjektet.

- Presentasjon av KEIV-prosjektet for statssekretær og Sørlandsting.

- Gjennomføring av møte om varsling og videre oppfølging av KEIV-prosjektet.

Revisjon av underliggende planverk (fra kapittel 7.3.4.7 i TB)

Rapportere på

Redegjør kort for status revisjon for underliggende planverk knyttet til SBS.


Underliggende planverk er oppdatert med alle tiltak i SBS pr. 31.12.2019.

Planverket for kommunalt nivå er mangelfullt. Det er ikke klarlagt fra DSB hvordan dette skal utarbeides. Det er nedsatt en kjernegruppe i DSB som jobber med dette og vi avventer resultatet av deres arbeid.

Status øvelser med kriseorganisasjonen i kommunene (fra kapittel 7.3.4.10 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for status på gjennomførte øvelser med kriseorganisasjonen i kommunene. 

Fylkesmannen understøtter kommunenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap gjennom en strukturert oppfølgingsmodell og andre veilednings og pådriveraktiviteter. 2018 var det første året med ny, felles oppfølgingsmodell for de tidligere fylkene som nå er sammenslått. Modellen innebærer øving av 1/4 av kommunene hvert år. Fylkesmannen gjennomfører forberedende møter med den enkelte kommune som skal øves, hvor aktuelle tema blir belyst og gjensidige forventningsavklaringer blir gjort.

I 2019 ble kommunene Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Hægebostad, Sirdal og Valle øvd av fylkesmannens beredskapsstab. Bakteppet var ekstremvær og bortfall av kritisk infrastruktur som kraft-, tele- og vannforsyning, samt ødeleggelser på kommunal infrastruktur. I tillegg ble Birkenes og Iveland kommune øvd under den årlige full skala redningsøvelsen i regi av LRS -Agder øvingsutvalg.

Øvelsene har hatt fokus på krisehåndtering og stabstjeneste med DSB - CIM som verktøy. Kommunene er i forkant av øvelsene gitt en innføring i stabsmetodikk og hvordan den kommunale kriseledelsen kan organisere seg og fungere effektivt som en krisehåndteringsstab. Evalueringene tilsier at øvingsutbyttet er godt og at kommunene har en helhetlig forståelse av beredskapsarbeidet og krisehåndteringsprinsippene; ansvar-, nærhet-, likhet- og samvirke.

Fra Fylkesmannens side tilstrebes det å engasjere eksterne aktører som brann, politi og sivilforsvar i kommuneøvelsene, dette for å synliggjøre ansvarsområdene til aktørene og drive nettverksbygging på tvers av organisasjonene. Kommuneøvelsene er en god arena for å synliggjøre koordineringsansvaret for de ulike hendelsene, samt belyse viktigheten av å etablere et oppdatert situasjonsbilde på tvers av krisehåndteringsapparatet. Evalueringene viser at den tverrfaglige forståelsen økes gjennom kommuneøvelsene og at utgangspunktet for å håndtere en kommende krise blir bedre, ikke bare hver for seg, men også på tvers av samvirkende organisasjoner.

Tilrettelegge for helhetlig og systematisk tilnærming i oppfølging av kommuner (fra kapittel 7.3.4.11 i TB)

Rapportere på

Redegjør kort for status på arbeidet med å tilrettelegge for enhetlig og systematisk tilnærming til samfunnssikkerhets - og beredskapsarbeidet i oppfølging av kommunene.

1. januar 2018 ble det iverksatt en modell for felles oppfølging av kommunene i Aust- og Vest-Agder. Fram til da var dette gjort med forskjellige modeller. Den nye fellesmodellen innebærer at Fylkesmannen gjennomfører tilsyn hvert fjerde år i kommunene og øvelser hvert fjerde år, mellom tilsynene. Vi er dermed ute hvert annet år i hver kommune og danner oss på den måten et godt og oppdatert bilde av status på beredskapsarbeidet. Hvert år arrangerer vi to fagsamlinger for kommunale beredskapskoordinatorer der vi bl. a. tar opp erfaringer fra tilsyn og øvelser. Vi har gode erfaringer med denne modellen fordi den sikrer god statusoversikt samtidig som den er rasjonell for kommunene, regionale deltakere og Fylkesmannen.

Tilrettelegge for å styrke samordningsrollen innen samfunnssikkerhetsarbeidet (fra kapittel 7.3.4.12 i TB)

Rapportere på

Redegjør kort for status på arbeidet med å tilrettelegge for felles tilnærming og systematisk oppfølging av regionale aktører.

Vi antar at dette spørsmålet primært er rettet mot fylker som nylig er sammenslått. I Agder har det i mange år vært et samarbeid mellom de to gamle fylkesmannsembetene i tilnærmingen til regionale etater. Dette har både vært naturlig og nødvendig fordi svært mange regionale etater dekker Aust-Agder og Vest-Agder. Rent praktisk har dette gitt seg utslag i felles møter i Fylkesberedskapsrådene, felles møter i Atomberedskapsutvalgene og felles fylkes-ROS. Ved sammenslåingen til ett embete i 2016 var derfor denne felles tilnærmingen og systematiske oppfølgingen allerede på plass. 

Resultat- og økonomirapportering (fra kapittel 7.3.5.1 i TB)

Rapportere på

Rapportering på supplerende tildelinger på klima- og miljøområdet

Alle økonomirapporteringer for supplerende tildeling i 2019 er levert iht. frister og rapportkrav.

Avfallsplaner i havner (fra kapittel 7.3.5.2 i TB)

Rapportere på

Status på arbeidet med godkjenning og re-godkjenning av avfallsplaner i havner.

Måltallet på 50 havner uten plan er feil. I 2019 har vi fulgt opp 13 havner som kunne være aktuelle for avfallsplaner. En av disse har gått inn i en felles plan med andre havner. 7 havner er ikke aktuelle for avfallsplan da de ikke eksisterer eller har anløp mv. 5 havner har ikke svart på våre brev, og disse skal vi følge opp videre i 2020.

Vi har startet arbeidet med å kvalitetssikre dataverktøyet, og har kommet godt i gang med noen kommuner men det er fremdeles mye arbeid som gjenstår.

Status fremmede organismer (fra kapittel 7.3.5.3 i TB)

Rapportere på

Status på gjennomførte tiltak mot fremmede organismer.

Vi har hatt fokus på å involvere kommunene i tiltaksarbeidet mot fremmede karplanter. Farsund, Kristiansand, Søgne, Songdalen og Vennesla kommuner har etablert systematisk tiltaksarbeid. Tiltaksplanlegging i nye Lindesnes (Marnardal, Mandal og Lindesnes) og Lyngdal kommuner er igangsatt, men har tildels blitt nedprioritert på grunn av kommunesammenslåingen. Nye kommuner som har fått tilskudd til bekjemping av fremmede karplanter er Froland og Sirdal. 

Bekjemping av boersvineblom med målsetting om utrydding av arten i Agder er prioritert. I Farsund er det brukt mye ressurser på å sanere masser som er infisert med frø av boersvineblom i Lundevågen industriområde. 

Vi har bestilt en kartlegging av områder som bør prioriteres for plukking av stillehavsøsters slik at framtidige tiltak skal gi best mulig effekt av ressursinnsatsen. Rapporten skal leveres før plukkesesongen 2020. Etter avtale med Miljødirektoratet ble kr. 200.000,- omdisponert fra stillehavsøsters til bekjemping av Boersvineblom.

Vi har videreført overvåking og utfisking av introdusert gjedde i Stølsvann i Songdalselvas nedbørfelt.I tillegg har vi brukt E-DNA for å prøve å påvise gjedde i Gillsvann og Stølsvann i nye Kristiansand kommune. Vi skulle også ta E-DNA i Hengeltjønn i Fyresdal. Dette vannet ligger øverst i vannområde Nidelva. Dessverre frøys vannet før vi rakk å ta vannprøvene i år.  

Vi har brukt til sammen kr 155 000 av tildelingen over kap 1420 post 21 til å styrke arbeidet i miljøvernavdelingen (lønn og adm. kostnadsdekning).

Vannforvaltningstiltak (fra kapittel 7.3.5.4 i TB)

Rapportere på

Status på vannforvaltningstiltak i vedtatte regionale tiltaksprogrammer fra 2016 innenfor eget myndighetsområde, ved utdrag/utskrift fra Vann-Nett.

Arbeidet er påbegynt men ikke sluttført. Er i god dialog med vannforvaltningsmyndighet og fått utsatt svarfrist.

Utvalgte naturtyper (fra kapittel 7.3.5.5 i TB)

Rapportere på

Status på utvalgte naturtyper (UN):

1) Antall plansaker som berører UN-lokaliteter.

2) Antall plansaker hvor det er tatt hensyn til UN-lokaliteter.

1) Fem

2) To

Se merknad under tabellen for UN under.

Sektormyndigheten hjemlet i vassdragsreguleringskonsesjoner (fra kapittel 7.3.5.6 i TB)

Rapportere på

Status på sektormyndigheten hjemlet i vassdragsreguleringskonsesjoner: Det skal rapporteres på følgende: Antall nye pålegg som er gitt, antall løpende pålegg og antall frivillige avtaler med konsesjonær. Rapport om løpende pålegg skal deles i pålegg om fiskeutsetting og øvrige pålegg

Ingen nye pålegg. Flere frivillige tiltak.

Grunnforurensning (fra kapittel 7.3.5.7 i TB)

Rapportere på

Status på arbeidet med å kvalitetssikre og oppdatere grunnforurensningslokaliteter i Grunnforurensning.

118 av 206 lokaliteter i Agder er kvalitetssikret i 2019 (57,3 %). Dette inkluderer arbeid med å etterspørre opplysninger fra kommuner og konsulenter, og oversendelse av varsel til grunneiere.

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse... (fra kapittel 7.3.6.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse av embetets tiltak for samordning av statlig tilsyn etter kommuneloven, herunder tilsyn fra andre tilsynsetater enn Fylkesmannen selv. Fylkesmannen skal kort opplyse om hva som er gjort for å fremme og formidle læring hos kommunene i de tilsynene som er gjennomført. Fylkesmannen skal også gi en kort og overordnet vurdering av den samlete tilsynsbelastningen på kommunene i sitt fylke, både generelt og når det gjelder enkeltkommuner. Med tilsynsbelastning menes blant annet om tilsynet krever mye ressurser i kommunen og om tilsyn er samordnet i tid.

Samordning av tilsyn

For å sikre den interne tilsynssamordningen i embetet, har vi etablert «Fylkesmannens tilsynsgruppe», der alle fagavdelingene som har kommunerettede tilsyn deltar. For å sikre samordning og dialog med andre statlige tilsynsetater og med kommunenes egenkontroll, har vi etablert «Fylkesmannens tilsynsforum». Her møter alle statlige etater som har kommunerettede tilsyn, de kommunale revisjonsdistriktene i Agder, kontrollutvalgssekretariatet i Agder og KS Agder. I tilsynsforum utveksler etatene informasjon om planlagte og gjennomførte tilsyn/revisjoner og andre relevante temaer. Kontrollutvalgssekretariatet melder inn planlagte forvaltningsrevisjoner for de tre kommunale revisjonsenhetene i Agder.

Fylkesmannen arrangerer tidlig i januar møter i begge disse gruppene. Vi lager da en felles plan for tilsyn, som er samordnet slik at ikke belastningen på den enkelte kommune blir urimelig. Dette presenteres i en felles tilsynskalender for alle tilsynsmyndighetene. Denne ligger på Fylkesmannens hjemmeside og oppdateres to ganger årlig. 

På begge møtene i tilsynsforum i 2019 informerte vi om endringene i samordningsbestemmelsene i ny kommunelov. Vi vurderer at vi er godt i rute til å oppfylle de nye bestemmelsene, blant annet gjennom å ta i bruk den nye nasjonale tilsynskalenderen fra 2020. Vi har også i 2019 deltatt i prosjektgruppen for etablering av den nasjonale tilsynskalenderen, og blant annet gjennomført en pilotering av løsningen høsten 2019. 

Høsten 2019 har vi også deltatt i et pilotprosjekt sammen med Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat og to av revisjonsenhetene i Agder. Prosjektet gjelder samarbeid om risiko- og vesentlighetsvurderinger (tidligere overordnet analyse) for kommunestyreperioden 2019-2023 for to utvalgte kommuner i Agder. Vi  tar sikte på at det utarbeides en enkel erfaringsrapport i løpet av 2020.

Tilsynsbelastning

Kommunene kan fra tidlig i februar lese seg opp i den felles tilsynskalenderen på vår hjemmeside, og legge alle planlagte tilsyn inn i sine årsplaner. Vårt inntrykk over tid er at den samlede tilsynsbelastningen på kommunene i Agder er følbar, men ikke urimelig stor. Det er svært sjeldent at enkeltkommuner gir konkret uttrykk for at tilsynsbelastningen er for stor. Imidlertid har vi gjort noen mindre justeringer i tilsynsplanene for 2019 og 2020, knyttet til helt spesielle forhold i kommuner som ble slått sammen fra 2020. 

Samlet sett får vi  svært gode tilbakemeldinger på våre tilsyn, at de er rimelig koordinert i tid, at de oppleves som nyttige, med god veiledning og oppfølging, og at de fører til endring. 

Læring og forbedring

Vi utformer all tilsynsvirksomhet i embetet for å legge til rette for læring i organisasjonene eller kommunene. Vi inviterer bredt til oppstartsmøtene, der temaet klargjort for alle og bevisstheten omkring emnet blir delt. Av og til holdes oppstartsmøtet i regional sammenheng, slik at flere kan bli informert. Det inviteres også bredt til avslutningsmøte. Kommunen får tilsendt foreløpig rapport, slik at de kan forberede seg, og forankre i organisasjon det resultatet som kommer. Vi ønsker å lage læringssirkler og erfaringssirkler i størst mulig grad. Dette skjer også i enkelte sammenhenger regionalt.  

Vi legger mye arbeid i å bygge opp tilsynsrapporten systematisk og pedagogisk. Det er viktig at kommunen kan forstå innholdet og avvikene/lovbruddene, slik at de raskt endrer rutinene med god forankring i egen organisasjon.

I 2019 gjennomførte vi en grundig internrevisjon av alle tilsyn som ble gjennomført i 2018 på barnevernområdet. Gjennomgangen ble utført og rapportert etter Helsetilsynets metode, og gjort tilgjengelig for nasjonal bruk. Funnene var om lag de samme som i andre undersøkelser. Det gjøres mye svært godt barnevernfaglig arbeid, men det ble likevel klarlagt behov for å gjøre endringer.  Rapporterings- og tilsynsmetodikken er endret i løpet av 2019. Rapportene bygger nå mer presist opp om de funn som er lovbrudd, og antall konstaterte brudd er økt. 

Utdannings og barnevernsavdelingen samarbeider med de 9 barnevernstjenestene i Agder for å utvikle praksis. Kompetanseutvikling for barnevernet i Agder (KUBA) er et kompetanseprogram som går både for ledere og ansatte i sektoren. Her er det også fokus på vår tilsynsvirksomhet og effekten av våre tiltak. Dialogmøtene med barnevernstjenestene har også som tema å drøfte tjenestene med administrativ og politisk ledelse i kommunen med tanke på utvikling. Her er tema som rekruttering, ledelse kompetanse og ansvar en sentral del av dialogen. 

På helse-, omsorg- og sosialområdet har vi fokus på at tilsyn ikke skal avsluttes før tiltak er iverksatt. Vi vil først motta tilbakemelding på ledelsens gjennomgang og vurdering av om tiltakene har virket. Vi bruker ulike kanaler og arenaer til erfaringsspredning, f. eks. legger vi ut saker om gjennomførte tilsyn med lenke til endelig rapport på våre nettsider. Vi har informert om funn og erfaringer fra tilsyn på ulike møteplasser med kommunene, blant annet på det årlige kommuneoverlegemøtet. På en stor erfaringskonferanse vi arrangerte i oktober 2019, var tilsynserfaringer med sykehjem i Agder på programmet. 

Fylkesmannen skal rapportere på... (fra kapittel 7.3.6.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på det generelle veiledningsarbeidet om kommuneøkonomi, herunder hvilke tiltak som er iverksatt for å rapportere inn korrekte KOSTRA-data til riktig tid og veiledning til kommunene om bruken av disse dataene til styring i kommunene.

Antall feil i Kostra-rapporteringen var redusert med én i 2019. Embetet informerer kommunene om mulige feilregistreringer, og ber kommunene om å korrigere disse. Dette gjøres mellom foreløpige tall og endelige Kostra-tall, i tillegg til en runde i løpet av høsten. Embetet veileder kommunene ved henvendelser om hva som ligger i de ulike Kostra-funksjonskodene. I forbindelse med opplæring til økonomisjefer og økonomimedarbeidere når det gjelder ny kommunelov i 2019, ble det samtidig satt fokus på Kostra-data og dette vil bli videreført på embetets fagdag for økonomisjefer i 2020.

Fylkesmannen arrangerte lokalt informasjonsmøte om Kommuneproposisjonen for 2020 (mai) og om kommuneopplegget i forslag til statsbudsjett for 2020 (oktober). Begge møtene ble arrangert i samarbeid med KS Agder og med innleder fra departementet. I etterkant av møtene besvarte vi løpende henvendelser fra kommunene når det gjelder kommuneopplegget.

I 2019 har vi hatt mye kontakt med kommunene knyttet til veiledning om økonomibestemmelsene i ny kommunelov. Vi har også arrangert to fagdager for økonomisjefer, samt hatt tema på dagsorden til ordfører og rådmannsmøtet i mai. Høsten 2019 dreide mange av henvendelsene seg om de innholdsmessige kravene til årsbudsjett og økonomiplan iht ny kommunelov.Vi valgte også å ta en gjennomgang av rådmennenes forslag til budsjett for alle kommunene før de hadde blitt behandlet i formannskapet, for å gi veiledning om budsjett-forslagene oppfylte kravene i ny kommunelov.

Det skal rapporteres særskilt om... (fra kapittel 7.3.6.2.2 i TB)

Rapportere på

Det skal rapporteres særskilt om hvilke tiltak fylkesmannen har iverksatt for den enkelte kommune som er registrert i ROBEK og hvilke tiltak som har vært iverksatt for å forhindre kommuner som er i faresonen til å bli registrert i ROBEK, herunder hvordan pedagogiske (veiledning), juridiske (lovlighetskontroll og lånegodkjenning) og økonomiske (skjønn) virkemidler er benyttet.

Agder fylkesmannsembetet har ingen kommuner registrert i ROBEK.

Hovedinntrykket er fortsatt at Kommunene på Agder har generelt god økonomistyring, og antallet i ROBEK-registeret har over tid vært lavt. Vår strategi er å skape en god og tillitsfull dialog med kommunene slik at kommunene har en lav terskel for å be om veiledning. Dette mener vi bidrar til å forebygge ROBEK-registrering. I den grad vi blir spurt om å bidra for å skape et godt samspill mellom politikk og administrasjon, prioriterer vi dette høyt.

Vi prioriterer hvert år å gi samtlige kommuner en skriftlig tilbakemelding på vedtatt årsbudsjett og økonomiplan der vi kommenterer planlagt utvikling i netto driftsresultat og disposisjonsfond og våre eventuelle bekymringer for utviklingen. I dette brevet vurderer vi også om kriteriene for registrering i ROBEK er til stede.

Høsten 2019 har vi gått igjennom rådmennenes forslag til budsjett for 2020, og økonomiplanperioden 2020-2023 og tilbudt veiledning til alle kommuner som vi så ikke oppfylte kravene i ny kommunelov, i forkant av formannskapets innstilling.

Vi ser for 2020 og videre i økonomiplanperioden 2020-2023 at kommunene har problemer med å omstille driften, og vurderer i 2020 å gi skjønnsmidler til omstillingsarbeid i to kommuner som har søkt om det for å hindre innmeldinger i ROBEK. 

 

Skjønnsmidler (fra kapittel 7.3.6.2.3 i TB)

Rapportere på

Omtale av prosess med kommunene i tildelingen av skjønnsmidler for 2020.

De ordinære skjønnsmidlene fordeles til kommunene med utgangspunkt i retningslinjene. I 2019 gjennomførte vi skjønnsamtaler i august med 23 av de 25 kommunene på Agder (dette tilsvarte 28 av de 30 daværende kommunene) På disse møtene deltar, som hovedregel, ordfører, rådmann og økonomisjef, samt embetsledelsen og økonomistaben hos Fylkesmannen.

Denne arenaen er en viktig kanal for kommunene til å melde inn spesielle forhold som vi bør ta hensyn til ved fordeling av ordinære skjønnsmidler, men også en arena der embetet blir oppdatert på kommunens utfordringbilde.

Agder hadde en reduksjon av total skjønn for 2020 til 55 mill kr. Dette utgjorde en nedgang på 2,7 mill. kr. i nedgang fra 2019. 

I august/september 2019 informerte vi kommunene om muligheten for å søke skjønnsmidler for uforutsette hendelser og behandlet de få søknadene innenfor lokal pott i 2019. Vi har ingen ubehandlede søknader fra kommunene på skjønnsmidler for uforutsette hendelser pr 31.12.19, og vi har ingen signaler på at det kommer søknader etter høsten 2019. Siden vi for skjønnspotten for 2019 hadde økt avsetningen til ekstraordinært skjønn utover 5% som ikke ble brukt opp, har vi nedjustert denne avsetning til 5% igjen for 2020, tilsvarende 2,75 mill. kr.  

I tillegg har vi satt av 0,5 mill. kr. i forhold til små, private barnehager som får økonomiske problemer ift. å oppfylle bemanningsnormen. Vi vil ta dette opp på fagdag for økonomisjefer i løpet av 2020.

Vi satte også av 1,5 mill. kr for kommuner i økonomisk ubalanse og utilsiktede virkninger av inntektssystemet pga. kommunereformen.

Embetet har to søknader fra kommuner som har søkt ekstra skjønnsmidler i 2020 til gjennomføring av analyser av hele kommunen, for å snu den negative trenden og hindre at kommunene havner i ROBEK. Én av disse kommunene har også søkt prosjektskjønnsmidler for omstillingsprosjekt i 2020. Vi forventer at det til budsjett 2021 og økonomiplanperioden 2021-2024 vil være flere kommuner som er i økonomisk ubalanse og som vil søke skjønnsmidler for å hindre at de havner i ROBEK. Vi har også én søknad inne på skjønnsmidler for utilsiktede virkninger av inntektssystemet pga. kommunereformen som kom i 2019, og som vil bli ferdigbehandlet etter at vi har gjennomgått budsjett- og økonomiplan for kommunen. 

Samlet sett gjør dette at vi legger opp til en reduksjon i prosjektskjønnspotten fra 9 mill. kr. i 2019 til 7,75 mill. kr i 2020. 

Spesifikk omtale av arbeid med omstilling (fra kapittel 7.3.6.3.1 i TB)

Rapportere på

Spesifikk omtale av arbeid med innovasjons- og fornyingsprosjekter i kommunene. Kort om fordeling av skjønnsmidler til formålet, herunder rapportering i ISORD, og formidling av resultatene.

Omtale av virkninger og resultater av prosjektene. Noen få innovasjonsprosjekter kan trekkes spesielt fram.

Prosjektskjønnsmidlene er et viktig virkemiddel for å stimulere kommunenes omstillings- og moderniseringsarbeid. For 2019 prioriterte vi i våre lokale retningslinjer prosjekter rettet mot barn og unge, f.eks. tverrfaglige omstillings- og samarbeidstiltak rettet mot utsatte grupper av barn og unge, velferdsteknologi samt klima- og miljøvennlig omstilling. 

Vi stiller krav om målsetting i tråd med de sentrale føringene og våre lokale retningslinjer. Prosjektene skal fortrinnsvis være politisk forankret, tidsavgrenset og kommunal egenandel/innsats må inngå. Videre krever vi en vurdering av overføringsverdi til andre kommuner. For å sikre en god faglig vurdering av prosjektene, samt samordning av tilskudd innad i embetet er avdelingene aktivt involvert i tildelingsprosessen.

I 2019 mottok vi ca. 40 søknader og fordelte ut 9,2 mill. kr, hvorav én kommune mente de ikke kunne gjennomføre prosjektet likevel - og trakk seg. Potten var opprinnelig på 9 mill. kr, og resultatet endte på 9 mill. kr. 

Vi vil trekke frem innovasjonsprosjektene som styres av Regional Koordineringsgruppe (RKG) på Agder: Det er et uttalt mål at velferdsteknologi skal bli en integrert del av tjenestetilbudet i helse- og omsorgstjenenestene. På Agder har alle kommunene etablert Regional koordineringsgruppe e-helse og velferdsteknologi forankret hos Rådmannsgruppen (Regionplan Agder), hvor et av målene er at kommunene i regionen skal være ledende innen bruk/implementering av velferdsteknologi i Norge. Regionen samarbeider om flere prosjekter innenfor velferdsteknologi. RKG får tilskudd til 4 prosjekter i 2020, hvorav 2 er videreføring fra 2019. Fylkesmannen synes disse prosjektene er særdeles innovative og inkluderer alle 25 kommunene på Agder. Vi velger derfor å støtte prosjekter forankret hos RKG innen e-helse og velferdsteknologi, og støtter ikke enkeltkommuners prosjekter innenfor e-helse og velferdsteknologi. 



Det skal gis rapportering i tabell... (fra kapittel 7.3.6.4.1 i TB)

Rapportere på

Det skal gis rapportering i tabell som viser:

  • Antall saker om lovlighetskontroll etter klage som det er truffet vedtak i for året, hvor mange avgjørelser som er opprettholdt og hvor mange som er kjent ulovlige.
  • Antall lovlighetskontroller som er foretatt etter initiativ av fylkesmannen, hvor mange avgjørelser som er opprettholdt og hvor mange som er kjent ulovlige.
  • Hvor mange av sakene totalt (uten å skille mellom saker etter klage og på eget initiativ) som hadde henholdsvis habilitet eller lukking av møter blant vurderingstemaene.

Kortfattet omtale av... (fra kapittel 7.3.6.4.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal gi en kortfattet omtale av hvilke kommunalrettslige tema de (særlig) veileder kommunene om.

Tema for veiledning har variert relativt mye, men det er det siste året bl.a. gitt veiledning om lovlighetskontroll, delegasjon og habilitet. Vi har også hatt en del henvendelser om inndelingsloven. Etter valget og ikrafttredelsen av ny lov, har det vært betydelig økning i antallet henvendelser fra kommunene. Henvendelsene har særlig vært knyttet til reglene om kjønnsbalanse ved sammensetning av formannskap og utvalg. Videre har det vært flere henvendelser om sammensetningen av kontrollutvalget, herunder hva som forstås med at leder ikke kan tilhøre samme "gruppe" som ordfører, om det er et absolutt krav at et medlem skal være kommunestyrerepresentant, om adgangen til å kombinere verv i kontrollutvalget med andre verv og om leder av kontrollutvalget kan byttes ut, uten at det foretas nyvalg av hele utvalget. Det har videre vært noe usikkerhet rundt muligheten til "gjeninnføre" adgangen til å kreve skriftlig avstemning ved valg og ansettelser ved bestemmelse i reglementet. Inntrykket er at den nye kommuneloven har skapt noe større usikkerhet enn normalt, og at en del henvendelser til Fylkesmannen gjøres for å få bekreftet at den nye loven ikke innebærer realitetsendringer.  

Kortfattet omtale i årsrapporten av bruken av interkommunalt samarbeid i fylket (fra kapittel 7.3.6.4.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal, på bakgrunn av egne erfaringer etter kontakt med kommunene, gi en kort omtale av omfanget av interkommunalt samarbeid i fylket, i hvilke former kommunene samarbeider, og hvilke tjenester det samarbeides om.

Det har over tid vært utstrakt interkommunalt samarbeid både i Aust-Agder og Vest-Agder. Alle de 30 kommunene har deltatt i ett av fem faste regionsamarbeid. Hoveddelen av det interkommunale samarbeidet har foregått innenfor disse regionene, men også med mange andre både større og mindre varianter i tillegg. Oppgaver av rent forretningsmessig art er i mange tilfeller organisert som aksjeselskaper, men det er også utstrakt bruk av interkommunale selskaper. Eksempel på oppgaver som organiseres som interkommunale selskap er renovasjon, IKT, revisjon og kulturhus.

Samtlige kommuner deltar i interkommunale samarbeid etter den tidligere kommunelovens § 27, der det samarbeides om drift av felles oppgaver. Eksempler på oppgaver er IKT-tjenester, avløpsrensing, opplæringskontor, regionalt næringsfond og friluftsråd. Regionrådene er organisert etter denne paragrafen. Alle disse samarbeidene må nå innen fire år omdanne seg enten til kommunalt oppgavefellesskap (iht. ny kommunelov kapittel 19) eller interkommunalt politisk råd (iht. ny kommunelov kapittel 18).

Svært mange interkommunale samarbeid er opprettet etter den tidligere kommuneloven § 28 enten som administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven § 28-1 b (nå §20-2) eller som vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemd etter punkt 1-c (nå §20-3). De fleste av kommunene inngår i ulike vertskommunesamarbeid både innen barnevern, pedagogisk psykologiske tjenester og krisesentertilbud. I helsesektoren er det etablert vertskommunesamarbeid både for legevakt, alarmsentral (110 Agder) og kommunal øyeblikkelig hjelp. Vertskommunesamarbeid er videre etablert innen brannvern, landbruksforvaltning, oppmåling og geodata, natur- og miljøforvaltning, kulturskole, arbeidsgiverkontroll mm.

Fra 1/1-2020 får det nye sammenslåtte Agder fylke 25 kommuner, ved at 8 av de tidligere kommunene i vest-fylket går sammen til 3 nye. Denne endringen har som konsekvens at Lindesnesregionen, ett av de tidligere fem faste samarbeidene, avvikles. De tre største av de fem tidligere medlemskommunene i denne regionen er nå blitt nye Lindesnes kommune, og ønsker å ta hjem flere samarbeid til egen drift. Audnedal kommune har blitt en del av nye Lyngdal kommune, og er med dette en del av Lister-regionen. Åseral kommune med ca 900 innbyggere har blitt alene igjen, og søker i hovedsak nye løsninger som del av Setesdal regionråd.

På barnevernområdet er de aller fleste kommunene med i ett av fire interkommunale samarbeid. Agder har ved utgangen av 2019 bare tre kommuner som ikke har interkommunalt barnevern. Av disse har to mer enn 20.000 innbyggere, og er store nok til å ha stabil tjeneste alene, mens en mindre kommune er sårbar.

NAV er under kraftig omstilling, og fra årsskiftet får Agder et betydelig lavere antall vertskommunekontor. Dette gir større og mer robuste enheter og fagmiljøer. Men selv om alle kommunene opprettholder en lokal tilstedeværelse, er Fylkesmannen avventende i forhold til hvordan dette vil påvirke tilgjengeligheten for brukerne. De brukerne som trenger tett oppfølging mest, er ofte minst mobile.

Interkommunalt samarbeid etter vertskommunemodellen innenfor helsetjenestene setter kommunene i stand til å opprettholde tilstrekkelig robusthet og kompetanse, tross lange avstander og små miljøer i den enkelte kommune. Det gjelder typisk for lokalmedisinske tjenester i Setesdal, som også inkluderer spesialisthelsetjenester, legevakt og legetjenester. Det er åpenbart at slike små distriktskommuner ikke ville være i stand til å oppfylle myndighetskravene innenfor disse områdene om de sto alene. Det er også noe samarbeid om kommunelegeoppgaver. Videre har noen kommuner samarbeidet om institusjonsplasser ved at kommuner har "solgt" ut ledige plasser til nabokommuner. Dette viser hvor vanskelig det er å beregne, og tilby, tilstrekkelig behov i små kommuner.

Fylkesmennene skal i årsrapporten... (fra kapittel 7.3.6.5.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal i årsrapporten oppgi hvor mange klager på avslag om begjæringer om innsyn de har behandlet, jf. offentleglova § 32 og forvaltningsloven § 28 annet ledd, samt hvor mange tilfeller klager har fått helt eller delvis medhold i klager etter offentleglova § 32.

Fylkesmannen har behandlet 38 klager over avslag på begjæringer om innsyn, jf. offentleglova § 32. I 18 saker er klagen tatt helt eller delvis til følge. 

Det er ikke behandlet klagesaker etter forvaltningsloven § 28 annet ledd i 2019. 

Fylkesmannsembeter som samordner statlig innsigelser (fra kapittel 7.3.6.6.1 i TB)

Rapportere på

Det skal rapporteres på fylkesmannens arbeid med samordning av statlige innsigelser, herunder i hvilken grad innsigelser blir løst gjennom dialog. Rapporten skal omfatte informasjon om antall planer møtt med innsigelse fra statlige etater inklusiv fylkesmannen, antall planer møtt med innsigelse bare fra fylkesmannen og antall planer der innsigelser fra andre statsetater er avskåret.

Vi har i 2019 videreført praksisen hvor aktuelle etat i en del tilfeller har direkte kontakt med kommunen og løst innsigelsen, uten at Fylkesmannen har vært involvert. Vi har således ikke en fullstendig oversikt over antall planer som andre statsetater i utgangspunktet har villet fremme innsigelse til, men hvor konflikten er løst i forkant, og hvor innsigelse følgelig ikke er fremmet for kommunen.

I nesten alle aktuelle saker, gjennomfører vi dialogmøter i forkant av en ev. mekling. Mange saker løses gjennom dialogmøter, men vi har i 2019 hatt en markant økning i saker som går til mekling, sammenliknet med foregående år. Flere av disse sakene er blitt løst gjennom mekling, men vi har i 2019  også hatt flere saker som er oversendt departementet enn det vi har opplevd tidligere år.

Fra og med 01.01.2017... (fra kapittel 7.3.6.7.1 i TB)

Rapportere på

Fra og med 01.01.2017 rapporterer alle embetene byggesaker i SYSAM- ny rapporteringsløsning for fylkesmennene.

  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå totalt antall behandlede byggesaker.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå antall saker der klagen ble gitt medhold, helt eller delvis.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det i tillegg fremgå antall saker som ikke ble avgjort innen 12 uker. Det skal vises hvor lang gjennomsnittlig overskridelse var i disse sakene. Overskridelse skal føres i antall dager.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det i tillegg fremgå hvor mange saker det ble avtalt lengre frist enn angitt i saksbehandlingsforskriften jf. pbl. § 21-8 andre ledd, hvor mange "særlige tilfeller" klageinstansen selv forlenget fristen i, og hvor mange saker der fristen ble forlenget på grunn av barmarksundersøkelse.

Rapportering av plansaker i SYSAM (fra kapittel 7.3.6.8.1 i TB)

Rapportere på

Fra og med 01.01.2017 skal alle embetene rapportere plansaker i SYSAM- ny rapporteringsløsning for fylkesmennene.

  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå totalt antall behandlede klager på reguleringsplaner og gjennomsnittlig saksbehandlingstid i antall dager. Det skal i tillegg fremgå antall saker der klagen ble gitt medhold, helt eller delvis.

Tiltak for å løse boligsosiale problemstillinger i kommunen (fra kapittel 7.3.6.9.1 i TB)

Rapportere på

Beskriv innsatsen med de to tiltakene i tiltaksplanen for Bolig for velferd 2018-2020 gjennomført av regionale aktører under fylkesmannens ledelse.

Fylkesmannen har gjennomført fag og erfaringskonferanse for ansatte i sosiale tjenester i NAV, kommunal oppfølgingstjeneste  rus og psykisk helse  og bruker og pårørende organisasjoner  kalt "sårbare overganger". Tjenester i bolig stod helt sentralt.

Vi arrangerer årlig en boligsosial konferanse i samarbeid med ¨Husbanken, Fylkesmannen Vestfold og Telemark og Imdi region Sør med tema "tilrettelegge for at vanskeligstilte barnefamilier bor i egnet bolig".

Vi deltar med innlegg omkring tema barnefamilier i konferanser for "Husbankens programkommuner".

Fylkesmannen og Husbanken gjennomførte dialog og kartleggings møter i utvalgte kommuner om boligsosialt arbeid for videreføring av bolig for velferd.

Fylkesmannen har gitt tilskudd til kompetanseheving, fagdager i til boligsosialt arbeid i Østregionen, hvor Vegårshei er vertskommune for de andre 4 kommunene i østre del av Agder

Det skal rapporteres om lærlinger... (fra kapittel 7.3.6.10.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall lærlinger i 2019. Det skal også framgå innenfor hvilke fag.

Fylkesmannen i Agder hadde ved inngangen av 2019 to lærlinger, en i kontorfag og en i IKT-service-fag.

I løpet av året har dessverre begge valgt å slutte hos oss, den ene på grunn av svangerskap og fødsel, og den andre på grunn av feilvalg. 

Rapportering på fellesføring 2019 (fra kapittel 7.3.6.11.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten redegjøre for hvordan rekrutteringsarbeidet har vært innrettet for å nå 5 %- målet og de øvrige målene for inkluderingsdugnaden, jf. Rundskriv H-3/18.

Embetet jobber bredt med inkludering. Ledergruppa og samarbeidsutvalget har ved flere anledninger drøftet ulike tiltak for å nå målsettingene for inkluderingsdugnaden og målet om å ansette 5 % med hull i CV'en. 

LIM-utvalget i embetet har i sin handlingsplan tiltak for å underbygge målsetningene i inkluderingsdugnaden. Et eksempel er at utvalget i 2019 gjennomførte et kurs i mangfoldsledelse for utvidet ledergruppe og LIM-utvalget. 

Fylkesmannen i Agder ble i 2018, via deltakelse i et pilotprosjekt, sertifisert for likestilt arbeidsliv. Vi har i 2019 deltatt på to fagsamlinger i regi av prosjektet og jobber videre med kriteriegrunnlagene for å kunne bli  resertifisert. Dette ses i sammenheng med sammenheng med embetets handlingsplan  for likestilling, inkludering og mangfold. 

Vi har videre inngått en lokal samarbeidsavtale med NAV Arendal. I praksis går denne ut på at vi sender utlyste stillinger til vår kontaktperson i NAV, som sprer denne i sitt nettverk. NAV kontakter aktuelle arbeidssøkere og anmoder dem om å søke stillingen, samt informerer oss om hvem de har vært i kontakt med.  

Samarbeidet med NAV, fokuset embetsledelsen og andre tiltak har hatt i internt i embetet på å nå målsettingen om å tilsette minst 5 % med hull i CV-en, har medført at vi i 2019 har tilsatt to medarbeidere i som faller inn under denne definisjonen i faste stillinger, noe som er tilnærmet 10 %

Alle stillinger lyses ut med en standardtekst hvor det fremkommer at vi ønsker et mangfold blant våre ansatte og at vi dermed oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av kjønn, kulturell bakgrunn, alder, nedsatt funksjonsevne eller hull i CV ‘en. 

Vi har i 2019 lyst ut 22 stillinger og tilsammen har 430 søkt på disse stillingene. Av disse 430 søkerne er det kun 5 som oppgir funksjonsnedsettelse (1,2 %) og 15 (3,5 %) som oppgir innvandrerbakgrunn.  Disse andelene er identisk tallene for 2018. 

Dersom det er kvalifiserte søkere til stillingene som oppgir nedsatt funksjonevne eller innvandrerbakgrunn, kalles minst en av hver kategori inn til intervju. 

Vi har i 2019 ikke tilsatt søkere med innvandrerbakgrunn siden de ikke oppfylte kravene til kompetanse, herunder kravet til god skriftlig norsk fremstillingsevne. 

 Vi har i 2019 kun hatt en medarbeider engasjert på arbeidsmarkedstiltak. Årsaken til den lave aktiviteten er blant annet fordi all rekruttering de siste årene har skjedd til kontorsted Arendal, noe som har resultert at vi for tiden er svært trangbodde her.   

Rapportering kommunestruktur (fra kapittel 7.3.6.12.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse av embetets arbeid og prosesser for dialog med kommuner om utfordringer fremover og hvilke muligheter som kan ligge i strukturendringer, ref. oppdrag 3.1.7.1.

Året 2019 har i vår region vært preget av fokus på prosessene med å etablere både nye Agder fylkeskommune og tre nye primærkommuner fra 2020. Fra starten av året og fram mot kommunevalget var det relativt liten interesse i kommunene for å arbeide med ytterligere strukturendringer. Mot slutten av året har til dels svært problematiske budsjettprosesser skapt ny interesse for saken i flere kommuner. Vi har bla. deltatt i møte med både styre og rådmannsutvalg i Østre Agder regionråd om dette tema. Det har imidlertid ikke resultert i noen tyngre politiske initiativ.

Embetet tar opp kommunestruktur som fast tema i alle deler av kommunedialogen. Vi besøker alle kommuner til et heldagsmøte en gang i hver valgperiode, og utarbeider da et kommunebilde hvor strukturspørsmålet inngår. På vår samling for ordførere og rådmenn i forbindelse med kommuneproposisjonen i mai, deltok kommunalminister Monica Mæland bl.a. med et eget innlegg om behovet for struktur-reform. Hun vektla særlig utfordringene knyttet til kompetanse i de mindre kommunene.

Embetet legger fortsatt vår tilråding fra 2016 til grunn for arbeidet. Dette er vårt faglige grunnlag for å kunne gi stabile råd over tid. Vi framholder systematisk at reformbehovet er stort, at småkommune-utfordringene er store og viktige ikke minst innen helse og omsorg, og at felles hverdagsregioner rundt byene bør være en felles lokaldemokratisk arena. 

Det er vårt tydelige inntrykk fra arbeidet med saksområdet over tid, at svært mange aktører ønsker seg en samlet felles og faglig fundert reform, framfor enkeltvise initiativ. Vi har derfor så smått startet arbeidet med å lansere ideen om en regional kommisjon for Agder, basert i fylkestinget, som kunne legge fram en pakke til regional løsning. Vi har en frivillig fylkes-sammenslåing med stor grad av enighet, og ferske gode erfaringer fra felles satsinger som alle kommunene har stilt seg bak, jf. vegsaker og levekårsområdet. Vi håper en slik tanke kan modnes over tid, og kanskje gi grobunn for en framdrift i strukturdebatten.

Fellesføring 2019 - motvirke arbeidslivskriminalitet (fra kapittel 7.3.6.13.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten redegjøre for resultater fra oppfølging av inngåtte kontrakter og hvordan virksomhetenes anskaffelser er innrettet for å gjennomføre dette hensynet, jf. rundskriv H-8/17.

Embetet har ikke inngått kontrakter i 2019 hvor dette har vært en aktuell problemstilling.

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid...(2) (fra kapittel 7.3.7.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med veiledning og informasjon på universell utforming.

Fylkesmannen har i 2019 inngått et samarbeid med Bynett sør og Farsund kommune om et mulighetsstudie som omhandler universell utforming. Farsund kommune har blitt tildelt midler til dette prosjektet (100 000,-) hvor ett av formålene med prosjektet er å øke kunnskapen om universell utforming i forbindelse med bytransformasjoner i historiske bysentra.

Prosjektet vil bidra til å styrke kompetansen innen universell utforming i planlegging. Prosjektet vil også bygge på erfaringer og kompetanse fra de ande byene på Sørlandet. Fylkesmannen rolle i arbeidet er og observere og gjøre rede for statlige føringer ved behov og sørge for kunnskapsspredning.

Videre ivaretas UU systematisk i alle relevante høringsuttalelser til arealplaner og andre overordna samfunnsplaner. Vi oppfordrer kommuner til å kreve en mer detaljert beskrivelse av hva som kreves  for å planlegge etter «prinsippet om universell utforming». Vi oppfordrer til tydeligere planbestemmelser og at UU omhandler mer en tilrettelegging for bevegelseshemmede.

Vi har mottatt kr 200 000 i 2019 til Universell utforming (UU) i planlegging.Midlene er brukt som følger:

-kr 100 000 til Universitetet i Agder: Støtte til UU i fortettingsprosjekter i  Farsund. 

-kr 100 000,00 til Farsund Kommune: Midler til samarbeidsprosjekt med formål å styrke UU i Farsund (se over).

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med å fremme likestilling... (fra kapittel 7.3.7.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med å fremme likestilling knyttet til ulike diskrimineringsgrunnlag i aktuell lovgivning.

Vårt arbeid med å fremme likestilling og hindre diskriminering er i tillegg til relevant lovverk forankret i "Regional plan for likestilling, inkludering og mangfold 2015 - 2027 (LIM-planen)". I Agder er det betydelige utfordringer med hensyn til levekår og likestilling. Derfor er også "Levekår, likestilling, inkludering og mangfold" ett av tre gjennomgående perspektiver i Regionplan Agder 2030. Det gir oss et særskilt ansvar for å jobbe aktivt, systematisk og målrettet med oppdraget. Det er en krevende og omfattende oppgave, som kun kan løses i samarbeid med kommunene, fylkeskommunene og sentrale regionale aktører.

Embetet jobber ut fra et bredt likestillingsperspektiv, og søker å ivareta oppgaven gjennom våre faste oppdrag i klagesaker, tilsyn, informasjon og veiledning. Likestilling og inkludering er et eget punkt i vår dialog med kommunene. Vi er deltar i enkelte regionale prosjekter som blant annet "4-dagers skoleuke" initiert av fylkeskommunen, der NORCE har gjennomført en studie blant utvalget kommuner på Agder. Vi ser det også som viktig å være medarrangør på UiAs årlige likestillingskonferanse, der temaet i år var "Arbeid etterlyses!" - om inkludering i arbeidslivet på Agder. 

Vi arbeider fremdeles strukturert for å videreføre de syv kriteriene vi ble godkjent etter i "Likestilt Arbeidsliv", og det er i den sammenheng verdifullt for oss å delta på samlinger for å heve og utvikle egen kompetanse på områdene. Det interne likestillingsarbeidet i embetet er forankret i egen plan om Likestilling, inkludering og mangfold. I 2019 har vi hatt et særlig fokus på å gjøre interne retningslinjer om varsling, herunder seksuell trakassering, kjent i hele organisasjonen. Vi har også lagt vekt på lederforankring, og hatt kurs i mangfoldsledelse for ledergruppen.

Vurdering av virkemiddelbruk på rettsikkerhetsområdet (fra kapittel 7.3.8.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for hvilke vurderinger som ligger til grunn for valg av virkemiddel og oppfølgingsmåte av risikoutsatte kommuner på rettsikkerhetsområdet.  

Når vi vurderer valg av virkemidler og oppfølgingsmåte av risikoutsatte kommuner er det flere vurderinger som ligger til grunn. Vår kunnskap om kommunenes evne og vilje til endring vil blant annet ha betydning for hvordan vi velger å følge kommunene opp. I all hovedsak vil vi i forhold til risikoutsatte kommuner velge ett av to virkemiddel: tilsyn eller veiledning.

Under punkt 3.1.3.7 i denne rapporten: «Økt bevissthet i valg av veiledningsform og innhold tilpasset kommunenes behov» har vi gjort nærmere rede for når vi mener det er hensiktsmessig å veilede og hvordan vi gjør dette.

Under punkt 3.1.3.7 i denne rapporten: «Rapportering av tilsyn etter barnehageloven og opplæringsloven» har vi gjort nærmere rede for når vi mener det er hensiktsmessig å føre tilsyn og hvordan vi velger ut våre tilsynsobjekter.

Rapportering saksbehandlingstid i skolemiljøsaker (fra kapittel 7.3.8.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på gjennomsnittlig saksbehandlingstid i håndhevingssakene per 31.12. Dere skal kun rapportere på saker som gjelder brutt/ikke brutt aktivitetsplikt. 

Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i saker hvor vi fattet vedtak om at aktivitetsplikten var brutt eller ikke brutt var 56 dager i 2019.

Rapportering av tilsyn etter barnehageloven og opplæringsloven (fra kapittel 7.3.8.3 i TB)

Rapportere på

Rapportering av tilsyn etter barnehageloven og opplæringsloven, jf. VØI pkt. 5.3.2. Fylkesmannen skal redegjøre for valg av tilsynsobjekt, omfang og innretning på tilsyn. I denne sammenheng må dere redegjøre for hvordan ulike kilder er brukt i vurderingen av tilsyn som virkemiddel. Dere skal vise hvilke vurderinger som har vært avgjørende for valg av tilsynstema, tilsynsobjekt og innretningen på tilsynet. Dere skal synliggjøre hvordan risikoen for regelverksbrudd er redusert ved bruk av tilsyn som virkemiddel.

Tilsyn etter barnehageloven

I 2019 gjennomførte vi fem tilsyn på barnehageområdet.

Vi har i to kommuner hatt tilsyn med barnehagemyndighetens veiledning og tilsyn - barnehageloven §§ 8 og 16. I disse tilsynene kontrollerte vi også hvordan barnehagemyndigheten ivaretar sitt ansvar når det gjelder plikten til å påse at barnehagene oppfyller reglene som gjelder meldeplikten til barnevernet. Tilsynene ble gjennomført som stedlige tilsyn.

Kommunene ble valgt på bakgrunn av vår kjennskap til sektor. I den største kommunen viser BASIl et stort antall private barnehager, mange familiebarnehager, og vi opplever av kommunen er litt lite oversiktlig i forhold til hvem som utfører myndighetsoppgaver. Vi ville undersøke om og hvordan de skaffet seg informasjon om en stor og lite oversiktlig sektor. Kommunen var i en sammenslåingsprosess med to andre kommuner. Vi hadde fått informasjon om at myndighetsoppgavene ikke hadde høy bevissthet i dette arbeidet. Vi fant tre lovbrudd i tilsynet, ett dreide seg om manglende kunnskap til å gjøre risikovurderinger for å vurdere behov for veiledning og tilsyn. Vi fikk i tilsynet bekreftet at vi kom inn med tilsyn til rett tid. Funn i tilsyn og påfølgende veiledning var til hjelp i etablering av ny organisering i den nye kommunen.

Den andre kommunen ble valgt på bakgrunn av BASIL-registreringer, manglende oppmøte på våre veiledningssamlinger. Informasjon fra tilsyn på opplæringsområdet var også kilde til informasjon. Bekymringen ble bekreftet og vi avdekket flere lovbrudd. I etterkant har kommunen gjort endringer, og det har kommet inn en ny person i myndighetsrollen. Kommunen viser nå etter det vi kan se så langt en praksis i tråd med loven. Vi blir ofte kontaktet for veiledning. Vi ser en positiv utvikling.

To av de øvrige tilsynene ble gjennomført som felles tilsyn med Helse og sosialavdelingen. Tema var miljørettet helsevern og godkjenning. Innretningen av tilsynet var stedlig, men godkjenningstilsynet ble gjennomført som et dokumenttilsyn uten intervjuer.

 I tilsynet etter barnehageloven § 10 vet vi av erfaring fra tidligere tilsyn i andre kommuner at det var manglende lovoppfyllelse. Mange kommuner forholder seg til den gamle godkjenningsveilederen til KD.  Dette fikk vi bekreftet, og vi fant lovbrudd i begge kommunene. Vi ser at det i etterkant er blitt utarbeidet nye gode rutiner og informasjonen på kommunens hjemmesider er blitt bedre. Forhåpentligvis har dette en spredningseffekt til de andre kommunene. Vi har hatt godkjenning oppe som tema på veiledningssamling hvor alle kommunene har møtt.

Det femte tilsynet på barnehageområdet var tilsyn med meldeplikten. Dette er et felles-tilsyn med barnehagemyndighet, skoleeier, helsestasjon og barnevern. Agder var med som pilot i utviklingen av dette som felles nasjonalt tilsyn i udir. Kommunen vi valgte ble valgt på bakgrunn av at de har et interkommunalt barnevernssamarbeid og at kommunen har levekårsutfordringer. På barnehageområdet fant vi ingen lovbrudd, snarere svært god praksis. Denne gode praksisen er det viktig å dele med skolene i kommunen og de øvrige kommunene i Agder.

Tilsyn etter opplæringsloven

Alle tilsynene er rapporterte i tabellen. På opplæringsområdet har vi bare hatt stedlige, nasjonale tilsyn. Ett av tilsynene var hendelsesbasert og ikke varslet i tilsynskalenderen. Vi har også hatt et oppfølgingstilsyn. Både kommunen og vi hadde positive erfaringer med å gå inn og undersøke om kommunen hadde endret praksis etter forrige tilsyn.

Tema, tilsynsobjekt og innretning av tilsynet er basert på bakgrunn av tall i GSI, elevundersøkelsen, klagesaker, henvendelser og oppslag i media.

Spesialundervisningstilsynene var store tilsyn med flere tema.

Vi valgte spesialundervisning som tema på bakgrunn av forhold som har kommet fram blant annet fra Nordahl-rapporten og rapporten " Uten mål og mening" fra Barneombudet.Spesialundervisningstilsynet ble gjennomført med alle tre deltemaene, pluss et tema fra tilsynet med skolens arbeid med elevens utbytte som dreide seg om krav til å vurdere om elevene får tilfredsstillende utbytte. Vi har også inkludert skoleeiers forsvarlige system. I disse tilsynene har vi hatt samlinger med PPT, skoleeier og rektorer. Funn i disse tilsynene ligger til grunn for planlegging av tilsyn i 2020. I år vil vi ha flere dokumenttilsyn hvor vi ser på vedtak om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. Disse tilsynene begynner smalt, og vil utvides med flere tema hvis funn i tilsynet tilsier det enten i 2020 eller påfølgende år.

Tilsyn med grunnopplæring for voksne ble gjennomført sammen ned tilsyn med kommunens forvaltning av introduksjonsloven. Temaene og de to lovene ses i sammenheng og risikovurderingen er basert på kjennskap til begge områder. Mange voksne flyktninger mangler grunnskoleopplæring eller har for svake grunnleggende ferdigheter til at de kan klare seg i utdanningssystemet eller i arbeidslivet. Svært mange deltakere har grunnskoleopplæring som del av sitt introduksjonsprogram. Det har derfor vært viktig å se disse områdene i samlet.

Tema skolemiljø ble valgt på bakgrunn av et stort omfang av henvendelser som håndhevingsmyndighet. Vi så et behov for å støtte kommunene i sitt arbeid med å implementere regelverk på § 9 A, og for å etablere rutiner og fremgangsmåter som ivaretar regelverkets krav. Vi vurderte det da hensiktsmessig å gjennomføre tilsyn på skolemiljø i tre skoler på bakgrunn av henvendelser og Elevundersøkelsen. Ett av disse tilsynene var ikke planlagt i utgangspunktet, men ble åpnet etter mange henvendelser og medieoppslag. I dette tilsynet ble det avdekket mange lovbrudd, og det  vil kreve stor innsats fra skoleeier og skoleledelse å få innarbeidet nye rutiner og endret kultur. Tilsynene på disse områdene ble utvidet til § 13-10 tilsyn (Forsvarlig system) og følges  opp av skoleeier. Ingen av disse tilsynene er ikke avsluttet og de følges opp. Det kan være aktuelt at en av skolene deltar i Læringsmiljøprosjektet ( Pulje 5). Skolemiljøtilsynene vil bli fulgt opp med veiledning regionsvis i Agder. 

Rapportering av antall klager på barnehage- og opplæringsområdet (fra kapittel 7.3.8.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere om antall klager, type klager og resultatet av behandlingen på barnehage- og opplæringsområdet.

Antall standpunktkaraktererklager har gått ned i 2019. I 2018 mottok FMAG 37 klager, i 2019 mottok vi 33. I 2018 fikk 66,66 % medhold, i 2019 har 76,67 % fått medhold. Antall klager på "orden og oppførsel" har økt. I 2018 var det én klage, og denne fikk medhold. I 2019 var det fem klager. I to av sakene ga FMAG klager medhold. Vi har nasjonalt ansvar for klager på eksamenskarakter i sidemål NOR0215. Det har vært en økning i klager på 98,15% fra 271 klager i 2018 til 537 i 2019. Mulige årsaker kan være økt fokus på klagesensur og endring av resultater i etterkant av eksamen 2018. Videre ble feil i sidemålseksamen 2019 korrigert i løpet av eksamensdagen. I tillegg kan økt fokus på eksamen i media de siste årene, mer tilgjengelig informasjon om hva man kan klage på og hvordan man klager generelt, ha påvirket antallet klager i 2019. Når det gjelder spesialundervisning har vi hatt flere henvendelser der noen ønsker å klage på spesialundervisning, men hvor saken er blitt løst etter veiledning om saksgang fra Fylkesmannen. Det har også vært saker om skolemiljø som omfatter gjennomføring og tiltak knyttet til spesialundervisning, der Fylkesmannen for eksempel har anbefalt at det blir gjennomført ny sakkyndig vurdering. Fylkesmannen ser at det kan være problematisk å skille håndhevingsmyndighetsrollen og klageinstansrollen i mange saker der skolemiljø og forhold rundt elever med spesialundervisning er involvert. 

Rapportering på egen kompetanse på regelverksområdet (fra kapittel 7.3.8.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for egen kompetanse på regelverksområdet og tiltak som er iverksatt for å sikre god kvalitet.  

Vi har både erfarne og ferske medarbeidere på området, og utnytter dette ved å sette sammen de nye med de mer erfarne. Dette mener vi at alle kan ha utbytte av. På områder som deles av flere saksbehandlere, jobber vi tett sammen i det daglige. Vi leser i stor grad hverandres vedtak og gir innspill. Samlinger med Utdanningsdirektoratet og Sørvest-samlinger vurderer vi som viktig for kompetanseheving. Det er også lav terskel for individuell deltakelse på kurs.

Samarbeidsforum i desentralisert ordning for kompetanseutvikling (fra kapittel 7.3.8.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for roller og samhandling i partnerskapet for desentralisert ordning for kompetanseutvikling, og for hvilke prioriteringer som er gjort for bruk av kompetanseutviklingsmidlene, som det er enighet om i samarbeidsforumet. 

Roller og samhandling i partnerskapet

Fylkesmannen har en sentral oppgave i Samarbeidsforum ved å informere og oppdatere medlemmene om de statlige føringene og pågående tiltak inklusive eventuelle endringer. Vår rolle utover det dette er å legge til rette for gode møteplasser med rom for dialog, erfaringsdeling og lokal utvikling som fører til skolebaserte kompetanseutviklingstiltak. Vi lager forslag til sakslister og møteplaner for arbeidsutvalg og samarbeidsforum, kaller inn til møter og skriver referat.

Agderfylkene har organisert seg i regionale kompetansenettverk/nettverk som samarbeider lokalt i den desentralisert kompetanseutviklingen (Dekomp). Kommunene i nettverket ligger geografisk nær hverandre. Hvert nettverk har en leder, som gjerne omtales som utviklingsveileder. Nettverkene er sammensatt i ulik størrelse som varierer fra 2 til 8 kommuner. I tillegg har to friskolesammenslutninger – Oasenskolene og Samfundet skoler, etablert seg i to nettverk. Det enkelte nettverk inngår i et partnerskap gjennom partnerskapsavtale med et UH, som for de fleste har vært Universitetet i Agder (UIA). To nettverk hadde allerede fra 2018 en partnerskapsavtale med henholdsvis Skrivesenteret ved NTNU og SePu på Høgskolen Innlandet. Dette har fortsatt i 2019. Kommunene som samarbeider i et nettverk, representerer sammen med UH et partnerskap. Partnerskapet er ansvarlig for å utarbeide en felles plan for kompetanseutviklingen i nettverket. Planen bygger på intern kartlegging og analyse av lokale behov i kommunene. Dialogen mellom UH og nettverket (partnerskapet) er i utvikling og utarbeiding av planer skjer i større grad i fellesskap. Fylkesmannen får tilbakemelding om at partene lærer av hverandre og opplever samarbeidet som positivt. Målet om likeverdige parter i et partnerskap som utfyller og lærer av hverandre er et sentralt fokus. UIA arbeider aktivt for å legge til rette for gode løsninger. De arbeider med en tydelig organisering som skal føre til at representanter fra UIA dekker de aktuelle fagområdene nettverkene har behov. Samtidig arbeider UIA strategisk for at de tilsatte på universitetet som deltar i partnerskapene skal ha relevant innsikt i skolehverdagen og skolebasert kompetanseutvikling. UIA har tilsatt en egen fagleder som har ansvar for å sikre at universitetet har ansatte med aktuell og relevant kompetanse.

Samarbeidsforum

Samarbeidsforum er Dekomp sitt øverste organ. Samarbeidsforum har tre deltakere fra UIA, en til to deltakere på administrativt skolenivå fra hvert av de fem nettverkene fra kommunen, to representanter fra friskolene, to representanter fra fylkeskommunene, en representant fra organisasjonene og en representant fra KS. Fylkesmannen deltar med fire representanter – utdanningsdirektør, assisterende direktør, representant for regional ordning for kompetanseutvikling i barnehage og representant for Dekomp

Samarbeidsforum vedtar tildeling av de statlige midlene. Samtidig er de et organ for erfaringsdeling mellom nettverkene og bidrar til å legge retning for felles kompetanseutvikling i regionen. Tilbakemelding i årsrapporteringen i 2019 fra nettverkene sier at de opplever at møtene i samarbeidsforum gjennom dialog bidrar til felles forståelse og langsiktig tenkning. Innhold i møtene bidrar til gode presentasjoner og drøftinger om hvordan nettverkene og UH kan utvikle gode partnerskap.

I 2019 var det tre møter i samarbeidsforum.

Arbeidsutvalg

Samarbeidsforum vedtok å etablere et eget arbeidsutvalg som forbereder og tar ansvar for etterarbeid i samband med møter i Samarbeidsforum. Utvalget legger til rette for gode prosesser for erfaringsdeling og komme med forslag til viktige tema å ta opp. Medlemmene i arbeidsutvalget består av to representanter fra UIA, to representanter fra Fylkesmannen og én representant fra tre av de fem av nettverkene.

Arbeidsutvalget har møte i forkant og gjerne etterkant møte i samarbeidsforum. Utvalget hadde fire møter i 2019

Prioriteringer for bruk av kompetanseutviklingsmidlene

Kompetanseutviklingsmidlene ble tildelt med bakgrunn i lærerårsverk og de planene som nettverkene hadde lagt fram som grunnlag for behov for økonomiske midler. Fylkesmannen utarbeidet et forslag for tildeling av midler som ble lagt fram for arbeidsutvalget og deretter samarbeidsutvalget. Samarbeidsutvalget fattet enstemmig vedtak om tildelingen til de ulike nettverkene, inklusive deltakere fra friskolene og til den videregående opplæringen.

Partnerskapet drøftet intern fordeling av midlene med utgangspunkt i planen og partnerskapsavtalen. Fylkesmannen sin tilråding er en fordeling på 50/50 til hver av partene. Dette gir en forutsigbarhet over tid som viser hvilke ressurser som vil være til rådighet.

Sammenheng mellom desentralisert og andre statlige ordninger komp.utv. (fra kapittel 7.3.8.7 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for hvordan etter- og videreutdanning (for eksempel lærerspesialister og veiledning av nyutdannete) blir benyttet i sammenheng med andre tiltak for kvalitetsutvikling. 

Kommunene i Aust- og Vest-Agder deltar i stor grad i etter- og videreutdanningstilbud og i kompenserende tiltak som læringsmiljøprosjektet og oppfølgingsordningen. Fylkesmannen registrerer at kommunene og de private skolene er bevisste på hva slags kompetanse det er behov for i deres virksomhet og prioriterer søknader fra lærere på denne bakgrunn. Fylkesmannen vurderer at flere skoleeiere, barnehageeiere og barnehagemyndighet evner å se ulike utviklingstiltak, innenfor både etterutdanningsordninger og videreutdanningsordninger, i sammenheng og dra nytte av disse. Dette er noe vi stadig oppfordrer til og søker å bidra til å tilrettelegge for. 

Mentor A, veiledning av nyutdannede lærere/barnehagelærere og mentorutdannelse, er nå etablert som faste tilbud ved Universitetet i Agder. Fylkesmannen informerer sektoren om programmet og oppfordrer til å bruke dette.

Regional ordning for kompetanseutvikling på barnehageområdet (fra kapittel 7.3.8.8 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for kompetansebehov i barnehagene i fylket og hvilke prioriteringer som er gjort i samarbeidsforumets kompetanseutviklingsplan. Videre skal det redegjøres kort for hvordan ordningen ses i sammenheng med andre nasjonale satsinger og kompetansetiltak.

Fylkesmannen skal også rapportere i tabell på deltakelse i kompetansetiltak i regional ordning for barnehage.

Vår 2018 startet Fylkesmannen det konkrete arbeidet med å "rigge" Regional ordning for kompetanseutvikling for barnehage i Agder. I løpet av høsten 2018 hadde kommunene organisert seg i fem regionale kompetansenettverk. Kun ett av nettverkene fikk i 2018 tildelt statlige kompetansemidler til nettverket, de andre kommunene fikk kompetansemidler etter plan fra den enkelte kommune. (Udir åpnet for dette.)

Grunnet kommunesammenslåinger er fem nettverk blitt redusert til fire i løpet av 2019. 
Enkelte kommuner /regioner er blitt noe forsinket i arbeidet med å etablere/innrette ordningen da mye energi og tid er gått med til prosesser knyttet til kommunesammenslåing.

Desember 2018 ble samarbeidsforum for regional ordning etablert. I 2019 er det blitt avhold fire møter. Vi har samme møtedag som den Desentraliserte ordningen med møte for den ene ordningen først, deretter fellesmøte og så møte for den andre ordningen. Noen få personer sitter i begge fora, og da er denne organiseringen praktisk. samarbeidet legger også til rette for samarbeid mellom sektorene i de ulike regionale kompetansenettverkene.

Representasjonen i Samarbeidsforum: Inntil to fra hvert av de fire regionale kompetansenettverkene, to fra UiA, to fra Fylkesmannen - og en fra hver av organisasjonene:KS, Utdanningsforbundet, Fagforbundet og PBL.

Overordnet kompetanseutviklingsplan for Agder blir snarlig ferdigstilt. Samarbeidsforumet har i løpet av 2019 drøftet og tatt stilling til flere av momentene i planen. Denne planen bygger på arbeidet som er utført i de regionale kompetansenettverkene i 2019. I Agder har vi dette året vært særlig opptatt av å bygge partnerskap på alle nivå. Det er foretatt flere ulike kartlegginger i nettverkene, og tre av fire kompetansenettverk har kommet meget langt i prioriteringsarbeidet. I Agder har vi valgt å organisere oss slik at medlemmene i de regionale nettverkene har særlig viktige roller for å få innrettet ordningen. I Agder ønsker vi å gi tilbud til alle barnehagene. Vi ønsker at alle barnehagene skal foreta kartlegging av kompetansebehov, vi ønsker at alle barnehager skal innen rimelig tid ha utviklet en kompetanseplan. Derfor går vi fram i det tempo som er nødvendig for oss i Agder.
Fortsatt vil det framover arbeides mye med etablering og vedlikehold av strukturer for samarbeid. Ulike prosesser foregår kontinuerlig, men i 2020 vil det bli mer fokus på innhold og prosesser på barnehagenivå. VI arbeider hardt på alle nivå for å sikre kompetanseutviklingstiltak av høy kvalitet som svarer på lokale behov.

Samarbeidforumet besluttet å tildele de fire regionale kompetansenettvekene midler i hovedsak etter en fordeling antall barn i barnehagene. Det aller minste nettverket fikk noe mer for å ha et handlingsrom. De regionale kompetansenettverkene foretar en prioritering innad i nettverket. Minimum 40 % av beløpet som tilfaller ett kompetansenettverk ble i 2019  tildelt UH-sektoren.

Desember 2018 etablerte vi et fora "Dialogmøtet" med medlemmer fra de fem regionene, Universitetet i Agder (UiA) og FM. Her hadde vi alle anledning til å foreta mer dypdykk og kna ulike problemstillinger. Forventninger til hverandre kunne målbæres, roller ble diskutert m.m.  "Dialogmøtet" var tenkt som et støttebidrag i arbeidet med å etablere og implementere ordningen på alle nivå -  særlig for de som leder de regionale nettverkene og som er tettest på eier og styrer i barnehagene som de barnehagebaserte utviklingsarbeidene skal skje. Vi må hjelpe hverandre til å få ordningen innrettet i Agder- slik at barnehageansatte vil oppleve at disse tiltakene virkelig hever kvaliteten på arbeidet som gjøres i barnehagen. Vi hadde tre «Dialogmøter». Dette var slik Fylkesmannen ser det – og etter tilbakemeldinger vellykket i en innledende periode hvor det var mange ubesvarte spørsmål.

I 2019 har Fylkesmannen prioritert å delta på så mange møter som mulig i de ulike kompetansenettverkene. Dette for å få nærhet til prosessen i den enkelte region, formidle - og holde fast på de statlige føringene samt bidra med ideer og erfaringsdeling. Vi ønsker å bidra til gode partnerskap på både fylkesnivå og i de regionale kompetansenettverkene. UiA er en selvskreven partner i de
regionale kompetansenettverkene. I den første tiden har/er prosjektleder fra UiA medlem i nettverket, etter hvert blir det fagansatte fra UiA som møter medlemmer i det regionale kompetansenettverket.

Avdeling for lærerutdanningene har ikke ansatte fagfolk som underviser på barnehagelærerutdanningen i sin avdeling. Matrisen er slik at alle fagfolkene er ansatt på ulike fakultet. Ulempen er at det er mer komplekse prosesser å finne rette fagfolk, fordelen er at vi i teorien har mange personer å benytte. F

I Agder har vi i stor grad prioritert arbeid knyttet til satsingsområde: Barnehagen som pedagogisk virksomhet. Samtidig som vi på Agder innretter strukturer prioriterer tre av fire nettverk å særlig arbeide innen dette satsingsområde.

Det nettverket som arbeider med språk har i flere år arbeidet med dette satsingsområdet tidligere/ og fortsetter i en annen struktur, og ønsket å arbeide i den regionale ordningen med et annet satsingsområde.  Samarbeidsforumet prioriterte dette. Nettverkene og Samarbeidsforumet er trygge på at i 2019 bygger vi «grunnmur» ved å bidra til at styrere blir bedre i stand til å drive organisasjonsutvikling, barnehagebaserte utviklingstiltak slik at barnehagen blir en lærende organisasjon.

I dag innrettes ordningen i hver av de fire regionale kompetansenettverkene og på Agdernivå samtidig. Kunnskapen vil de første årene «flyte» mest innad i kompetansenettverkene, men Samarbeidsforumet håper at i framtiden vil kunnskap «flyter» også mer på tvers i fylket.

Litt om de fire nettverkene:

Kompetansenettverk Setesdal:

Ett av de fire kompetansenettverkene (Nettverk Setesdal) er i full gang med barnehagebaserte utviklingstiltak i den enkelte barnehage. (Språk) Dette på bakgrunn av et godt analysearbeid, samt at språk er satsingsområdet for regionens skoler i desentralisert ordning.  De har utarbeidet plandokument for regional ordning for flere år framover, og har en meget god rigg og hånd om prosessen. Nettverket består av fire kommuner som har få barnehager. Dette nettverket søkte også samlet om kompetansemidler i 2018 og har lang erfaring i å samarbeide om ulike satsinger innen barnehagesektoren. Dette nettverket har i flere år arbeidet med organisasjonsutvikling og ledelse i sine barnehager, og vil arbeide parallelt med dette selv om satsingsområdet i den regionale ordningen er Språkutvikling. (Nettverket samarbeider med Lesesentret. UiA er noe involvert, men vil være partner når det skal arbeides med neste satsingsområde). Nettverket består i dag av fire kommuner med 9 barnehager – hvorav kun en er privat. Fra medio 2020 vil det mest sannsynlig være 5 kommuner og 10 barnehager i dette nettverket.

Satsingsområdene i Nettverk Setesdal i 2019 – 2023 er:

·     Barnehagens språkmiljø – systematisk språkarbeid i barnehagen

·     Realfag i barnehagen på barnehagens premisser

Kompetansenettverk Lister:

Etter et godt analysearbeid er Nettverk Lister i gang med barnehagebasert utviklingsarbeid i sine barnehager. De startet analysearbeid i alle sine barnehager høsten 2018 slik at vår 2019 hadde de et bilde av hvilke områder det var nødvendig å øke kompetanse hos barnehageansatte i sin region. Det tar tid å få etablert et partnerskap med UiA, diskutere fram innhold og prosess, forberede og motivere barnehageeiere, styrere og ansatte. Det har også vært kommunesammenslåing som har influert på prosessen innad i nettverket. En ansatt ved det pedagogiske senteret i regionen bidrar mye i nettverksarbeidet. Alle barnehagene/styrerne i nettverket har startet arbeidet innen det første satsingsområdet som er Barnehagen som pedagogisk virksomhet.

Nettverket består av 6 kommuner med totalt 43 barnehager hvorav en er en åpen barnehage.

Satsingsområdene i Nettverk Lister:

·      Barnehagen som pedagogisk virksomhet

·      Inkluderende miljø for omsorg, lek, læring og danning

·      Språk og kommunikasjon

·      Barnehagens verdigrunnlag

Kompetansenettverk Region Kristiansand:

Region Kristiansand er det største nettverket med totalt 212 barnehager. Innad i den «gamle» regionen har det vært kommunesammenslåinger, samt at Nye Lindesnes som tidligere bestod av tre kommuner - har i løpet av 2019 søkt – og fått etablert samarbeid med Region Kristiansand nettverk barnehage. Det som tidligere var 10 kommuner og to kompetansenettverk er nå 6 kommuner i ett nettverk. Kommunesammenslåinger har selvsagt krevd mye tid og ressurser. Mye på grunn av dette – samt størrelsen på regionen – har de ikke ennå kommet dit at barnehagene arbeider direkte med barnehagebaserte utviklingstiltak i denne ordningen. Med så mange barnehager pågår det selvsagt mange ulike barnehagebaserte utviklingstiltak ved siden av denne ordningen. Dette nettverket har ansatt en fagutvikler som sammen med nettverksleder leder arbeidet med å innrette, avklare roller, bygge partnerskap, reflektere og definere begrep, involvere barnehagenivået i det regionale arbeidet i Region Kristiansand. Nettverket har sterkt ønsket seg at UiA skal utvikle et nytt kartleggingsverktøy for å finne fram til kompetansebehovet. En gruppe arbeider med dette. Dette kartleggingsverktøyet vil mest sannsynlig bli brukt av de andre nettverkene senere i perioden. En annen gruppe arbeider med tema Barnehagen som pedagogisk virksomhet, mens selve nettverket driver det hele.

Etter ulike kartlegginger og prosesser i de ulike gamle kommunene – har nettverket drøftet seg fram til at Barnehagen som pedagogisk virksomhet skal være det første satsingsområde i denne ordningen.

Kompetansenettverk Østre Agder:

Nettverk Østre Agder består av 8 kommuner med 120 barnehager. På tross av at nettverket ble etablert høsten 2018 har de kommet godt i gang med å etablere den regionale ordningen i sitt nettverk.  Det er foretatt en kartlegging og kompetansenettverket har valgt ut tre satsingsområder foruten Barnehagen som pedagogisk virksomhet. (barnehagens utviklings- og endringsprosesser). Høsten 2019 ble det ansatt en fagutvikler i regionen som arbeider både med den desentraliserte ordningen og den regionale ordningen. Partnerskapet mellom nettverket og UiA er etablert og våren 2020 vil dette utvikle seg nærmere. Mest sannsynlig vil det sent vår 2020 bli igangsatt utviklingsarbeid i barnehage.

Satsingsområder i Østre Agder:

·       Barnehagen som pedagogisk virksomhet

·        Digital praksis

·        Flerspråklige barn

·        Bærekraftig utvikling

Praksiskandidatordningen:

25 assistenter går nå i en klasse finansiert av 2019-midler. Teorieksamen i desember 2020. Kompetansefirmaet MenKo har fått oppdraget etter anbudsrunde. Også denne gangen tilbyr vi en ekstra oppfølging av våre kandidater ved å dra ut til barnehagene og veileder både kandidat og pedagog. Pedagogene til kandidatene får også utover dette ekstra oppfølging for å bedre deres veilederkompetane.  I tiltaket blir også tidligere kandidater kontaktet og kurset for å være mer forberedt til den praktiske fagprøven. Vi ønsker ikke å slippe våre kandidater etter bestått teorieksamen, men følge de best mulig frem til en endelig utdanning som Barne – og ungdomsfagarbeider. I Agder har ca 335 assistenter frem til nå deltatt i ordningen.  Mange av de er nå ferdig utdannet fagarbeidere.

I 2019 var det enighet i Samarbeidsforumet å tilby dette kompetansetiltaket. Vår 2020 skal forumet  beslutte om vi skal prioritere dette kompetansetiltaket  videre framover.

Kompetansehevende studier for assistenter og fagarbeidere:

En klasse på 13 kandidater avsluttet med eksamen i 2019. Dette finansiert av 2018- midler. Dette tiltaket ble ikke prioritert i 2019. Ca 190 assistenter/fagarbeidere har totalt tatt del i KOMPASS i Agder.

Barnehagefaglig grunnkompetanse: Vi har over flere år hatt flere hundre assistenter på fem-dagers kurs. I 2019 har vi valgt dette tiltaket vekk. Ikke på grunn av manglende interesse ute i sektoren, men vi har valgt å rette ressursene mot poenggivende tiltak.

Økonomisk tilretteleggingstilskudd til barnehager som har assistenter/fagarbeidere som deltar i ABLU- utdanningen har samarbeidsforum prioritert både vår og høst 2019. Dette tiltaket har en klar prioritering i Samarbeidsforumet. Høsten 2019 var det to klasser ABLU-studenter.

Samlinger relatert til regional ordning:

For å etablere best mulige partnerskap på ulike nivå diskuteres dette ofte og mye på alle nivå. I Agder har vi et stort fokus på partnerskap, og forsøker etablere strukturer og møteplasser for å få dette til også  i praksis. De regionale kompetansenettverkene inviterer andre aktuelle partnere bredt inn flere aktører inn i sine fora.

Samarbeidsforumene for Regional ordning og for den Desentraliserte ordningen arrangerte  september 2019 en to-dagers-samling med tema partnerskap. Målsettingen var å få mer kunnskap om begrepet partnerskap, hva må til for å lykkes med et godtpartnerskap, samt diskusjoner i det enkelte kompetansenettverk om gitte problemstillinger. Målgruppa var begge samarbeidsforumene, alle de regionale kompetansenettverkene både i ordningen for skole og for barnehage, samt kommunene ved skoleeier og barnehagemyndighet. UiA deltok med flere ansatte.  

En av intensjonene ved ordningen er å knytte praksisfeltet nærmere UH- og vi har ønsket at UiA så mye som mulig kan ta del i arbeidet så tidlig som mulig. Høst 2018 og i 2019 har FM og UiA møttes flere ganger for å etablere både den desentraliserte ordningen og den regionale ordningen. Vi erfarer at UiA trenger tid til å omstille seg slik skal blant annet bidra til praksisnære og forskningsbaserte utviklingsprosjekter i barnehagene. I mai 2019 ansatte UiA en person som er ansvarlig for desentralisert og regional ordning, noe som har vært veldig heldig for samarbeidet i Agder. Siden UiA er organisert som en matriseorganisasjon er det et krevende arbeid å finne fram til – og frigjøre fagpersonell til å anvende deler av sin tid med regional ordning. Prosjektleder har fått fotfeste i organisasjonen og bidrar til at nettverkene raskere kommer i kontakt med aktuelle fagfolk på UiA.

Hvordan kan ordningen ses i sammenheng med andre nasjonale satsinger og kompetansetiltak:

Flere av våre ca 360 barnehager deltar også i andre nasjonale satsinger. Når nettvekene planlegger kompetansetiltak for de nærmeste årene blir disse satsingene og kommunale og regionale planer/satsinger sett i sammenheng. Allerede i 2019 ser vi at nettverk har inkludert satsingen på språk inn i den regionale ordningen.Både i samarbeidsforum og i kompetansenettverkene diskuteres ofte å se regionale og lokale satsinger i sammenheng med tema som er prioritert i dagens strategiplan. Det diskuteres også at innretningen - organisasjonen kan anvendes når andre satsingsområder skal innføres og implementeres.. 

Prioriteringer gjort i Samarbeidsforumet sin overordnede kompetanseutviklingsplan:

Samarbeidforumet  har foruten barnehagebasert kompetanseutvikling prioritert Praksiskandidatordningen og tilretteleggingsmidler til barnehager som har studenter i ABLU-utdanning. Samarbeidsforumet prioriterer også samlinger som fremmer partnerskap og bidrar til at de ulike aktørene blir dyktigere til å utøve sine ulike roller  i denne ordningen - dette for å heve kompetansen i barnehagene i Agder.


Oppfølgingsordningen (fra kapittel 7.3.8.9 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for behovsanalysen som ligger til grunn for planlagte og igangsatte tiltak i kommuner som deltar i Oppfølgingsordningen. 

Etter å ha mottatt uttrekket for kommuner med kvalitets-utfordringer kontaktet Fylkesmannen samtlige kommuner med antall risikopoeng over risikogrensen for å drøfte mulige tiltak. I møtene ble tallmaterialet fra indikatorsettet nøye gjennomgått med skoleeier/skoleeiers administrasjon og representanter fra skoleledelsene. Det ble blant annet satt søkelys på hvilke sammenhenger som kunne ha bidratt til tallresultatene, for eksempel hva opplevelse av manglende lærerstøtte og motivasjon ville kunne ha for elevenes måloppnåelse av læreplanmålene. Disse drøftingene dannet så grunnlaget for tiltakene som ble foreslått. I møtene med disse kommunene kom det også fram utfordringer som ikke så lett kunne trekkes direkte til tallmaterialet, men som likevel kunne sies å ha bidratt til resultatene. Disse vurderingene ble også lagt til grunn i drøftingene rundt egnede tiltak. For eksempel kunne stor turnover, omorganiseringer osv. ha medført mindre fokus på elevbehov og læringsarbeid, noe som kunne løftes fram og snakkes om. Fylkesmannen har opplevd stor imøtekommenhet og åpenhet i disse møtene. Kommunene har også meldt at de har satt pris på Fylkesmannens kontakt og oppfølging gjennom disse prosessene.

Fylkesmannen har sett prosessene som nyttige. Vi ser at flere kommuner kan slite med analysekompetansen når det gjelder å forstå resultater fra ulike undersøkelser og kartlegginger i et større perspektiv for deretter å gjøre målrettede tiltak. Gjennom at Oppfølgingsordningen har satt søkelys på denne prosessen, mener vi at det på sikt kan bidra til økt kompetanse på å forstå tallenes bakenforliggende forhold og derigjennom økt kvalitet på kommunenes utviklingsprosesser.

Rapportering på forvaltning av tilskuddsordningene (fra kapittel 7.3.8.10 i TB)

Rapportere på

Årsrapporten skal inneholde en egenvurdering av hvordan embetene forvalter tilskuddsordningene i henhold til retningslinjene og gjeldende regelverk. Fylkesmannen skal redegjøre for eventuelle avvik i utføringen av forvaltningen og gi en omtale av iverksatte tiltak. 

Tilskuddsordningen er forvaltet etter de retningslinjene som Udir har lagt til grunn gjennom ulike tildelingsbrev og informasjon på FM-nett

Tilskudd til svømming: Vi har informert om tilskuddsordningen via våre hjemmesider og brev til kommunene. Denne informasjonen har omfattet alle kriterier for å søke, tilskuddssats og frister. Alle som har søkt om tilskudd i 2019 har fått tildelt midler.

Tilskudd til barn og unge som søker opphold i Norge: Vi har tatt imot søknader fortløpende og informert om tilskuddssats i tildelingsbrevet. Fylkesmannen i Agder har opplevd utfordringer i 2019 med å registrere forvaltningen av tilskuddsordningen i tertialrapporteringen.  Utfordringen var å skille rapporteringen på "opplæring av unge asylsøkere og barn av asylsøkere - mottak" og "Opplæring av barn og unge asylsøkere - vgs" fra hverandre da det ikke var lagt inn satser for Opplæring av barn og unge asylsøkere - vgs" i rapporteringsverktøyet. . Embetet spilte inn utfordringen til direktoratet og kommenterte posteringen i rapporten for å klargjøre avviket. I siste tertialrapportering var det mulig å differensiere tilskuddene fra hverandre og dette ble gjort. 

I forbindelse med introduksjonsordning... (fra kapittel 7.3.8.13.1 i TB)

Rapportere på

I forbindelse med introduksjonsordning for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven) skal fylkesmannen rapportere på antall klagesaker, hva klagen gjelder og utfallet av klagen.

Vi har behandlet 23 klager etter introduksjonsloven. 

Det fleste klagene (15) var på utvidet introduksjonsprogram etter introduksjonsloven § 5 andre pkt. 6 ble opphevet, en fikk medhold og 8 opprettholdt.

Vi hadde 5 klager på stans av programmet, alle ble opprettholdt.

En klage etter introduksjonsloven § 6 som ble opprettholdt.

En klager etter introduksjonsloven §15 som ble opphevet.

En klage etter forskrift om fravær og permisjon § 5-1 som ble opprettholdt.

På området opplæring i norsk... (fra kapittel 7.3.8.13.2 i TB)

Rapportere på

På området opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere (introduksjonsloven) skal Fylkesmannen oppgi antall klagesaker, hva klagen gjelder og utfallet av klagen.

Embetet har behandlet totalt 3 klager på området norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere. En klage ble avvist med hjemmel i introduksjonsloven § 17. To klager gjaldt fritak fra prøver, der begge sakene ble opprettholdt.


Fylkesmannen skal i årsrapporten... (fra kapittel 7.3.8.13.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gjennomføre statsborgerseremonier for alle nye statsborgere i fylket som har fylt 12 år, samt medvirke til at andelen av nye statsborgere som deltar på seremoniene øker.

Fylkesmannen skal i årsrapporten rapportere på antall statsborgerseremonier som er avholdt, totalt antall utsendte invitasjoner til nye norske statsborgere og totalt antall nye statsborgere som har deltatt i statsborgerseremoniene i fylket.

Vest-Agder fikk 477 nye statsborgere i 2019. Det var 117 nye statsborgere fra 27 land som deltok på statsborgerseremonien. Sammen med ordførere og gjester, var det i alt 330 personer til stede på seremonien i Vest-Agder.

Aust-Agder fikk 198 nye statsborgere i 2019. Det var 73 nye statsborgere fra 25 land som deltok på seremonien. Sammen med arrangører, ordførere, nye statsborgere og gjester, var det i alt ca 220 personer til stede på seremonien i Arendal kulturhus.

Fylkesmannen skal også rapportere på.... (fra kapittel 7.3.8.13.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal også rapportere på antall deltakere i opplæring norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere (også personer som ikke er omfattet av introduksjonsloven). I tillegg skal fylkesmannen rapportere på antall årsverk i kommunene som gir opplæring i norsk og samfunnskunnskap iht. introduksjonsloven.

Fylkesmannen har på oppdrag fra Kompetanse Norge innhentet antall deltakere i opplæring norsk og samfunnskunnskap og årsverk fra kommunene i Agder.  Rapporteringen er fordelt på 1. og 2. halvår 2019. Frist for rapportering fra Kompetansen Norge var satt til 20. januar 2019.  Vi ser at antall deltakere og årsverk går ned fra 1. til 2. halvår. 1. halvår er det rapportert inn 2205 deltakere og 136 årsverk. 2. halvår er det rapportert 1840 deltakere og 114 årsverk.

Gevinstrealisering på barnehage- og grunnopplæringsområdet (fra kapittel 7.3.8.14 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre kort for status på arbeidet med gevinstrealisering, jf. oppdrag 3.1.7.2. 

Økt standardisering av klagesaksbehandling

Allerede oppnådde gevinster:

Faggruppeleder for læringsmiljø ivaretar jevnlig møtestruktur hvor det blant annet jobbes med enhetlig praksis, faglig oppdatering og felles regelverksforståelse. Faggruppeleder kvalitetsikrer også de enkelte teamenes vurderinger og vedtak.Selv om Fylkesmannen i Agder ikke er samlokaliserte enda, møtes 9A-gruppa jevnlig og fremstår som en samlet gruppe. Sør-Vest-samarbeidet med FMRO og FMVL bidrar til kvalitetsikring på tvers av embetene.

Grep som enkelt kan gjøres:

På andre klagesaksområder har den enkelte saksbehandler jobbet en del alene. 9A-gruppa har nå funnet sin form og flere nyansatte begynner å bli trygge på behandlingen av disse sakene. De vil etter hvert i større grad kunne gå inn i team knyttet til klagesaker som spesialundervisning, skyss, nærskole, barnehage osv og lære av mer erfarne kollegaer på feltet.

Større utfordringer:

Vi har hatt høy turnover på avdelingen. Det har ført til at kompetansen stadig må gjenoppbygges. Samtidig er mengden skolemiljøsaker stor og krever mye ressurser.

Økt profesjonalisering av tilsyn 

Allerede oppnådde gevinster:

Faggruppeleder på tilsyn ivaretar tilsynsplanlegging og bidrar inn i overordnet tilsynskalender, oppfølging av tilsynsteam og har fokus på enhetlig praksis. Hun sørger for faglig oppdatering og felles regelverksforståelse. Ved sammensetning av tilsynsteam, er vi bevisste på å sette sammen mer erfarne medarbeidere med nye. Vi har høsten 2019 hatt to interne fagdager (én for nyansatte og én for alle som arbeider med tilsyn på utdanningsområdet). Avdelingen prioriterer å sende alle som jobber med tilsyn på Udirs tilsynssamling. Avdelingen har hatt økt fokus på risiko- og sårbarhetsanalyse. Blant annet har vi styrket statistikkgruppa og etablert et ukentlig kort møte med faggruppeledere hvor eventuelt nye sårbarheter i kommunene fanges opp og tiltak vurderes

Utfordringer:

Det har vært høy turnover på avdelingen, noe som igjen har ført til at kompetansen stadig må gjenoppbygges. Samtidig er mengden skolemiljøsaker stor og krever mye ressurser.

Mer effektiv informasjonsformidling og veiledning

Allerede oppnådde gevinster:

FMAG har faste møter med sektoren (utdanningsmøter, oppvekstmøter, barnehagemøter). Disse er innarbeidet i fylket og har god oppslutning. Så langt vi klarer, imøtekommer vi forespørsler fra sektoren om å komme ut og veilede.

Utfordringer:

 Det har vært høy turnover på avdelingen, noe som igjen har ført til at kompetansen stadig må gjenoppbygges. Vi ser at vi trenger bedre digital kompetanse for at digitale verktøy i større grad kan benyttes. Vi erfarer også at andre oppgaver krever mye ressurser slik at det å utarbeide veiledere, blant annet digitale, ofte blir nedprioriter.

Rapporter på antall årsverk mm (fra kapittel 7.3.9.1 i TB)

Rapportere på
  • Antall årsverk i landbruksavdelingen per 31.12.2018, antall samlede årsverk i landbruksforvaltningen i kommunene per 31.12.2018, samt antall enheter/landbrukskontor i kommunene i fylket.
  • Antall årsverk i avdeling eller seksjon for reindriftsforvaltning
  • Ressurser benyttet til kontrollarbeid

Landbruksavdelingen har pr. 31.12.19 17,7 årsverk. Fire av våre medarbeidere har redusert arbeidstid og jobber 80 % (to med AFP og to av velferdsgrunner). Én har 30% stilling ut 2019 for å sluttføre arbeidet med Skogfond i Aust-Agder før fylkessammenslåing fra 1.1.20. 

I løpet av 2020 vil 4 medarbeidere gå av med pensjon, og det er p.t. lyst ut to nye stillinger. Embetets nye GIS-koordinator vil bli administrativt knyttet til landbruksavdelingen fra 1.6.20. 

Kontrollarbeid: Tabellen under anslår ressursbruk rundt forvaltningskontroller, kontrollplan og generelt kontrollarbeid. I avdelingen er kontrollarbeidet organisert slik at hver medarbeider med forvaltningsansvar også har ansvar for fortløpende kontroll og risikovurdering av sin(e) ordning (er). 

kommunal landbruksforvaltning pr 31.12.19 er det 37,1 (37,05) årsverk, en nedgang på 1,2, årsverk fra året før (38,25). Tallet gjelder begge fylker.  

Det var 5 egne landbrukskontorer/landbruksenheter, alle i Vest-Agder.

Aust-Agder (15. kommuner): 

Arendal og Froland - 2,1 årsverk. Ingen egen enhet, men en del av Plan og samfunn i Arendal, og Teknisk i Froland. 

Birkenes og Lillesand - 2,4 årsverk. Ikke egen enhet

Bygland - 0,8 årsverk. Ikke egen enhet, del av Drift og forvaltning

Bykle - 0,25 årsverk. Ikke egen enhet, del av Planavdelingen

Evje & Hornnes og Iveland - 1,6 årsverk. Ikke egen enhet, del av Enhet for drift og forvaltning

Gjerstad og Risør - 2,0 årsverk. Ikke egen enhet, jordbrukssjefen er underlagt Enhet for plan og byggesak i Risør og skogbrukssjefen er underlagt Samfunnsenheten i Gjerstad.

Grimstad - 2,0 årsverk. Ikke egen enhet, del av Enhet for plan, miljø og landbruk.

Valle - 1,2 årsverk. Ikke egen enhet, del av Teknisk avdeling. Kjøper 0,2 skogstilling fra Bygland.

Vegårshei og Tvedestrand - 1,4 årsverk. Ikke egen enhet; skogbrukssjefen er en del av rådmannens stab og landbruksrådgiveren en del av Enhet for plan miljø og eiendom.

Åmli - 1,6 årsverk. Ikke egen enhet, del av egen enhet under Samfunn, dvs. plan og næring, teknisk, kultur, renhold.

Vest-Agder (15 kommuner): 

ALMA - Audnedal Lindesnes, Mandal og Marnardal - 5,0 årsverk
Egen landbruksenhet lokalisert i Marnardal.

Farsund - 3,1 årsverk. Egen landbruksenhet.

Flekkefjord - 1,65 årsverk. Eget landbrukskontor.

Hægebostad - 0,9 årsverk. Ikke egen enhet, del av Plan og drift.

Kristiansand - 1,3 årsverk. Ikke egen enhet, del av Parkvesenet i teknisk sektor.

Kvinesdal - 1,5 årsverk. Ikke egen enhet, del av Plan- og miljøenheten og Servicekontoret.

Lyngdal - 1,15 årsverk. Ikke egen enhet, del av kommunens plankontor.

Sirdal - 1,0 årsverk. Eget landbrukskontor.

Songdalen - 1,9 årsverk. Ikke egen enhet, del av enhet for ressurs og areal i Teknisk sektor.

Søgne - 1,2 årsverk. Ikke egen enhet, del av arealenheten i Teknisk sektor.

Vennesla - 2,0 årsverk. Ikke egen enhet, del av Plan og utbygging.

Åseral - 1,0 årsverk. Eget landbrukskontor.

Innenfor regionalt kartsamarbeid og arealressurskart. (fra kapittel 7.3.9.2 i TB)

Rapportere på

Innenfor regionalt kartsamarbeid og arealressurskart (AR5) skal det rapporteres i henhold til tabell:

  • Eventuelle kommuner i fylket som ikke har ajourført AR5.
  • Eventuelle utfordringer kommunene har med ajourføring av arealressurskart AR5.


I Geovekst-samarbeidet deltar vi aktivt på geodatautvalgsmøter, FDV-årsmøter og på løpende oppfølgingsmøter i Geovekst-prosjektene i regi av Kartverket. I det årlige arbeidet med rullering av Geodataplanen for Agder påser vi at landbrukets interesser blir ivaretatt. Vi er pådriver for at periodisk ajourhold av AR5 blir tatt med i de prosjektene der det planlegges nye ortofoto eller initierer nye prosjekter ved behov.  I 2019 ble det holdt feltkurs i ajourføring av AR5 i samarbeid med NIBIO. Her deltok nesten alle kommunene. På FDV-årsmøtene holdt vi et innlegg om rutiner for ajourføring av AR5. I noen kommuner ser vi at AR5 ikke oppdateres når endringen skyldes nedbygging. Bakgrunnen for dette er at de mangler rutiner som sikrer helhetlig oppdatering av AR5 som datasett, ikke bare endringer som går igjennom landbruksforvaltningen.

Gi en overordna vurdering av kontrollresultatene i forbindelse med forvaltning... (fra kapittel 7.3.9.3 i TB)

Rapportere på

Gi en overordna vurdering av kontrollresultatene i forbindelse med forvaltning av inntekts- og velferdspolitiske tiltak.

Kontrollresultatene fra forvaltningskontrollene på dette området skiller seg ikke spesielt ut i 2019. Vi synes at forvaltningen av ordningene har svært mye fokus på feilopplysninger, avkortingsvurderinger, avkorting og  risikobasert kontroll. Vi har hatt stort fokus på dette de siste årene gjennom veiledning og kontroll og ser at den kommunale forvaltningen bedres. Vi ser fortsatt noen utfordringer i forhold til enhetlig forvaltning, særlig knyttet til skjønnsutøvelse omkring vanlig jordbruksproduksjon, beitedyr og vurdering av aktsomhet ved feilopplysninger.

I våre kontrollrapporter etter forvaltningskontrollene gir vi i større grad merknader enn avvik til kommunene. I mange tilfeller er momentene mangelfulle, men ikke manglende. Vi mener at det ikke er tilstrekkelig for å konstatere avvik.

Våre avvik og merknader er som oftest knyttet til føringer i rundskriv. Vi har sjeldnere avvik etter forskriftene.

I 2019 ble det gitt avvik og merknader knyttet til dokumentasjonen av risikobasert kontrollplan og avkortingsvurderinger. 


Avkortinger produksjonstilskudd (fra kapittel 7.3.9.4 i TB)

Rapportere på

Gi en kort analyse/vurdering av kommunenes arbeid med avkorting ved feilopplysninger

Vi vurderer det slik at det er for store forskjeller på kommunenes håndtering av feilopplysninger. Noen kommuner er bevisste og avkorter der andre kommuner ikke vil avkorte eller ikke tenker på at de skal avkorte. Fylkesmannen har derfor hatt vurdering av avkorting og kommentarskriving i fagsystemet som et viktig tema på gruppemøter for kommunene i begynnelsen av september 2019. I forvaltningskontroll har vi fokusert på samme tema med utgangspunkt i konkrete saker.

Ekstraordinær saksmengde - erstatning etter avlingssvikt (fra kapittel 7.3.9.6 i TB)

Rapportere på

Etter tørkesommeren 2018 har mange fylkesmenn også i 2019 måttet legge ekstra innsats i behandling av en ekstraordinær saksmengde for ordningen med erstatning etter avlingssvikt. Dette gjelder både erstatningssøknader og klager. På grunn av den spesielle situasjonen bes det om at fylkesmennene rapporterer på følgende:

- Kvantifiser forvaltningens ekstra innsats i 2019 grunnet ekstraordinær avlingssvikt i jordbruket i 2018.

- Beskriv kort hvilke andre oppgaver og ansvarsområder som eventuelt er nedprioritert eller forenklet for å gi rom for ekstrainnsatsen.

- Gi en kort vurdering av hvilke av de ekstraordinære tiltakene som ble iverksatt i embetet og overfor kommunene i 2018 og 2019, som anbefales brukt i eventuelle lignende situasjoner.

Vi anslår å ha brukt omlag 1000 timer i ekstrainnsats i 2019. Arbeidet har involvert 4-6 personer. Ekstrainnsatsen omhandler i første rekke søknader der kommunene ikke hadde nok dokumentasjon fra søker og der kommunen ikke hadde kapasitet nok i 2018. En del av disse søknadene har vært arbeidskrevende.

Oppgaver som har blitt nedprioritert eller forskjøvet er proaktivt samarbeid med kommunene og Mattilsynet, andre erstatningssaker og organisert beitebruk.

Vi har evaluert tørkesommeren 2018 og anbefaler å videreføre disse tiitakene:

Møter, informasjon og tilgjengelighet:
Vi var tidlig ute med informasjon til kommunene på epost, og la vekt på å være tilgjengelige og ekspeditte både på epost og telefon. Vi hadde samlinger om avlingssvikt med kommunene tre steder i fylket. Vi var 6 ansatte som behandlet avlingsskadesøknader og hadde fordelt kommunene mellom oss, slik at hver kommune hadde én person å forholde seg til. Avlingssvikt var også et sentralt tema på kommunesamlingen i november. Alt dette var vesentlig for at kommunene skulle komme tidlig i gang med saksbehandlingen, og få svar på spørsmål underveis.


Møte med næringen:

Den 28. juni 2018 samlet vi representanter fra hele landbruksnæringen i Agder til et informasjonsmøte om tørkekrisa. Hovedfokuset vårt var å få en felles forståelse for situasjonen, diskutere tiltak som kunne øke fôrtilgangen og gå ut med samme informasjon i alle kanaler.

Derettter ble det arrangert fellesmøte for alle bøndene på Agder (9. juli 2018) der bl.a. Fylkesmannen i Agder bidro: Dette var svært viktig for å få ut informasjon og dekke et stort behov for å drøfte løsninger på fôrsituasjonen.

Vi hadde jevnlige møter med næringen, og denne gruppen med representanter fra over 15 landbruksorganisasjoner ble enige om å etablere Jordbrukets beredskapsforum. Forumet skal samles årlig fremover. Det er lagt ned mye arbeid i en felles beredskapsplan som akkurat nå er ferdigstilt.

Felles evaluering:
På nyåret 2019 hadde vi fellesmøte med alle kommuner for å dele erfaringer og diskutere hvordan ordningen kan forbedres. Vi oppsummerte det som fremkom av dette møtet og internmøter i et skriv som ble sendt til Landbruksdirektoratet.

Fylkesmannen tildelte kommunene 1,5 mill.kr. i ekstra skjønnsmidler for å stimulere til ekstra innsats og rask saksbehandling.

Tydelige målsetninger fra sentralt hold og forenkling av saksbehandlingen var vesentlig for å komme gjennom den store saksmengden.

Gylne Måltid (fra kapittel 7.3.9.7 i TB)

Rapportere på

Rapporter på bruk av midler til prosjekter under Gylne Måltid.

Det har ikke vært noen Gylne Måltid-prosjekter på Agder i 2019. 

Arbeidet for utsatte barn og unge (0-24) (fra kapittel 7.3.10.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for hvilke tiltak som er gjennomført i arbeidet for utsatte barn og unge, både for å samordne regionale innsatser og for å styrke samarbeidet mellom sektorer og tjenester i kommunen. Fylkesmannen skal også gi en vurdering av arbeidet: hva lykkes godt og hva er mer utfordrende.

«Barn og unge» er sammen med «det grønne skifte» et satsingsområde for Fylkesmannen i Agder.

Det er opprettet en egen barn og unge - gruppe som er sammensatt av medarbeidere fra utdanning, barnevern og helse-avdelingene, med avdelingsledere og fylkesmannen i styringsgruppen. 0-24 satsingen er en sentral del av dette arbeidet.

Vi har fire kjerneområder som er styrende for vårt arbeid: Barnekonvensjonen – med fokus på barns rett til å bli hørt og barns beste-vurderinger, systemarbeid rundt tverrfaglig arbeid, kunnskap om taushetspliktsreglene og tidlig innsats som del av folkehelsearbeidet.

Vi arbeider for at vår satsing på barn og unge og de fire fokusområdene skal være styrende for vårt arbeid internt hos Fylkesmannen og eksternt ute i kommunene.

Kunnskap er viktig for å oppdage barn i risiko og sette inn virksomme tiltak.

Regionplan Agder 2030 er Agder-regionens viktigste overordnede styringsdokument for regional utvikling, der Fylkesmannen på ulike områder har bidratt i prosessen. Her er det utarbeidet et veikart for bedre levekår med forslag til tiltak og felles kunnskapsgrunnlag for Agder.

Som en del av det systematiske folkehelsearbeidet har alle ungdomsskoler og videregående skoler i Agder gjennomført UngData i 2019. En regional arbeidsgruppe med Fylkesmannen, KoRus, fylkeskommunen, kommunerepresentanter og ungdom har stått ansvarlig for undersøkelsen og har arrangert samlinger for kommune- og skolekontaktpersoner. Gruppen arrangerte også en UngData-konferanse, med stor oppslutning fra kommunene, hvor dagsaktuelle tema knyttet til ungdom ble belyst. Særlig stor begeistring vekker det med stor aktivitet av og for ungdom selv. Fra kommunene kom det frem at det er ønske om å jobbe videre med mer kunnskap om rus og psykisk helse i skolen, mer helsetjenester rettet mot gutter og tilretteleggelse av fritidsaktiviteter for alle.

Elevundersøkelsen blir nå grundig gjennomgått med særlig fokus på kommuner og skoler som har mange elever som opplever mobbing på skolen.

I gjennomgangen av årets BASIL-innsamling (barnehagestatistikk) har vi hatt et spesielt fokus på rapporteringen av minoritetsspråklige barn i barnehage. Under dette punktet i BASIL registreres barn i barnehage med annet morsmål enn norsk, svensk, dansk og engelsk etter alder og oppholdstid. Tallene er relativt høye i flere av fylkets kommuner.

Samtidig som det er et lite antall minoritetsspråklige barn som får styrket norskopplæring i form av personalressurser. Vi vet at noen barn har sen språkutvikling eller andre språkproblemer. Det kan være både barn med norskspråklig bakgrunn og barn med minoritetsspråklig bakgrunn. De må få tidlig og god hjelp. Barnehagen kan oppdage og hjelpe ved å gjøre helhetlige observasjoner av barnas ferdigheter og utvikling.  Vi vil følge opp funnene i BASIL i løpet av våren og vil i veiledningssamling med barnehagemyndigheten ha et ekstra fokus på tidlig og god språkstimulering.

Tall fra de ulike undersøkelsene blir presentert i kommunebildene. Sårbare barn er en viktig del av dialogen vi har med kommunen i etterkant. Vi arbeider med å synliggjøre barn i risiko og ha større fokus på kommunenes tverrfaglige innsats rettet mot disse barna og deres familier.

Økonomi:Prosjekter rettet mot barn og unge, for eksempel tverrfaglige omstillings- og samarbeidstiltak rettet mot utsatte grupper av barn og unge er et prioritert område for tildeling av skjønnsmidler.

Fylkesmannen har gitt tilskudd til kompetansetiltak til kommuner knyttet til mottak av flyktninger i alderen 6-18 år. Vi prioriterte kommuner som så kompetansehevingen i sammenheng med tverrsektorielt samarbeid for utsatte barn og unge. Flere kommuner ønsket kompetanseheving innen traumeforståelse, psykisk helse og negativ sosial kontroll.

Systemarbeid rundt tverrfaglig arbeid:

Tilsyn tverrfaglig samarbeid rundt barn med psykiske utfordringer. Helse- og sosialavdelingen har gjennomført til sammen 4 tilsyn (2 i 2019) med kommunenes tverrfaglige samarbeid rundt barn 7-12 år som har psykiske utfordringer. Vi har tatt utgangspunkt i barn henvist til ABUP, lest journaler, snakket med foreldrene, i noen grad barna selv og intervjuet fastlegene til barna. Deretter intervjuet vi ansatte og ledelse av helsetjenestene, i skole og barnevern i kommunen, for å vurdere om de la til rette for godt samarbeid rundt disse utsatte barna. Vi og kommunene selv ser mange forbedringspunkter ved å gjennomføre slike tilsyn, og vi har ved to anledninger presentert funn fra tilsynene på samlinger for kommunene i Agder. Vi har jobbet med å inkludere utdannings- og barnevernsavdelingen internt her i tilsynene, og de skal være med på de neste tilsyn vi skal ha på dette i 2020.  

Fylkesmannen i Agder deltok i 2019 som pilot i utprøving av tilsyn med meldeplikten til barnevernet og tilbakemelding til offentlige meldere. Dette er et felles tilsyn utviklet av Utdanningsdirektoratet og Helsetilsynet. Vi gjennomførte tilsynet som et felles tilsyn med skole, barnehagemyndighet, helsestasjon/skolehelsetjenesten og barnevernstjenesten. I vårt embete er disse tjenesteområdene fordelt på to avdelinger: Helse og omsorgsavdelingen og Utdanning- og barvernsavdelingen. For å dekke alle fagområdene bestod tilsynsteamet av fire ansatte hos tilsynsmannen. Temaet i dette tilsynet ble oppfattet som svært relevant både for oss hos Fylkesmannen og i kommunen. Flere undersøkelser viser at meldeplikten ikke alltid overholdes og “Svikt og svik” ( NOU 2017) - rapporten viste en rekke områder der hjelpeapparatet svikter. Det å gjennomføre dette tilsynet med deltakere fra flere fagområder hos FM og møte flere tjenester i kommunen samlet i ett tilsyn ble opplevd som svært nyttig. Vi ønsker flere tverrfaglige nasjonale tilsyn – det er behov for mer samarbeid på tvers i eget embete. 

KUBA står for kompetanseutvikling barnevern Agder. KUBA ble etablert i 2018 for å følge opp kompetansestrategien fra Bufdir, som har som formål å øke den faglige kompetansen i det kommunale barnevernet, samt hjelpe kommunen til å ruste seg til blant annet kommunereformen 2022 som innebærer overføring av flere oppgaver fra stat til kommune.

KUBA er læringsnettverk for opplæring av barnevernansatte og drives via en styringsgruppe som består av barnevernledere og hvor også fylkesmannen er representert. Læringsnettet er finansiert delvis av støtte via fylkesmannen og gjennom tilskudd fra kommunene. KUBA drives av prosjektleder/ medarbeidere, ca halvannet årsverk. I 2019 gjennomførte KUBA en rekke opplæringsprogram for kommunene. Ansatte i barneverngruppa hos Fylkesmannen deltok sammen med kommunene, i tillegg til at embetet bidro i opplæring omkring juridiske tema og dokumentasjon. Kursene er på ulike nivåer og retter seg mot nyansatte, mer generell saksbehandling slik som bedre barnevernfaglige vurderinger og dokumentasjon. KUBA tar opp i seg hvilke tilbakemeldinger/ lovbrudd som kommer fra Fylkesmannen, samt hvordan man skal bruke ny og oppdatert kunnskap fra barnevernfeltet inn i opplæring av de ansatte.

Arendalsuka: Under Arendalsuka arrangerte vi et eget barn- og ungeseminar. Livsmestring i skolen var årets tema.  Det er stor deltagelse på seminaret, der fagfolk fra ulike sektorer er representert. Folkehelseinstituttets direktør Camilla Stoltenberg, psykolog Anne-Kristin Imenes, foredragsholder Mads Grimsæth, Nasjonalt senter for læringsmiljø og adferdsforskning og ikke minst innspill fra vårt eget ungdomsråd bidro med gode innlegg.

Stine Sofie Senteret. Samarbeid med ulike aktører er viktig for å kunne lykkes i dette arbeidet. Fylkesmannen har blant annet hatt flere møter med Stine Sofie Senteret om deres arbeid og innsats mot sårbare barn og deres familier.

Regionalt samarbeidsforum 0-24.Fylkesmannen i Agder og Fylkesmannen i Vestfold og Telemark inngår i et løpende og forpliktende kompetanseutviklingssamarbeid sammen RBUP Sør-Øst, KoRus Sør og RVTS Sør i det som kalles Regionalt samarbeidsforum 0-24.

Formålet med regionalt samarbeidsforum 0-24, er å formalisere et forpliktende samarbeid mellom fylkesmennene og nevnte kompetansesentrene i region sør å sikre samordning og god kvalitet på de kortsiktige og langsiktige opplæringstiltak som planlegges og iverksettes for kommunene i regionen på områder det er naturlig å samarbeide om.

Samarbeidsforumet har allerede bidratt til et tettere regionalt samarbeid og samlet kompetansetiltak og bistand til kommunene.

Agdernettverket. Vi ser det er behov for økt fokus og tverrfaglig innsats mot negativ sosial kontroll, særlig knyttet til unge minoritetsjenter. Vi har derfor valgt å delta i Agdernettverket, der det blant annet er representanter for RVTS Sør, Bufetat, UDI, politiet, krisesenter, IMDi og Kristiansand kommune. Agdernettverket har også arrangert regional samling der dette var hovedtema.

Taushetsplikt:

Fylkesmannen har deltatt på tverrfaglig samling i kommunal regi der filmer og refleksjonsnotat fra forebygging.no ble brukt som et nyttig verktøy.

Reglene om taushetsplikt er utfordrende å anvende og vi håper ny forvaltningslov og opplæringslov bidrar til å klargjøre rettstilstanden.

Barnekonvensjonen – å høre barn.

For å lykkes med å hjelpe barn og sette inn de riktige tiltakene, er det ikke bare en rett for barn til å bli hørt – men avgjørende for å kunne lykkes i arbeidet med sette inn tiltak og hjelp som virker.

Fylkesmannens ungdomsråd i Agder har eksistert siden 2017, og fungerer godt. De består av ungdom fra hele fylket, fra 14-19 år. Fra 2019 er nye medlemmer valgt, og de har jobbet med UngData (innspill til spørsmål og aktiv deltakelse i samlinger/konferanse), høringsinnspill til ny kommunelov om ungdomsråd og deltatt med sine refleksjoner rundt det nye tverrfaglige tema i skolen om livsmestring under vårt arrangement under Arendalsuka. Rådet hjelper oss til å holde barn og unge høyt som et satsingsområde for Fylkesmannen og for oss til å formidle viktigheten av ungdomsmedvirkning til kommunene. 

Sjumilsteget: Hele embetet, kanskje spesielt UTBA, HESO og plan har kontinuerlig oppfølgning av barns rettigheter i saksbehandlingen. Vi opplever at vår oppmerksomhet og uttalelser blir godt mottatt og at kommunene i Agder begynner å få dette innarbeidet bedre i sine saksbehandlingsrutiner. 

Embetet vårt er representert i den nasjonale arbeidsgruppen for implementering av Barnekonvensjonen/Sjumilstegsgruppa. Her har vårt embete spesielt bidratt med kompetanse på folkehelsefeltet og planlegging.  

I forbindelse med 30-års jubileet for Barnekonvensjonen er alle barnehager og skoler i Agder blitt oppfordret til å markere dagen og gitt mulighet til å få fylkesmannen på besøk for å feire bursdagen. Myra skole i Arendal fikk besøk av Stein Ytterdal på en flott markering av dagen. 

 

Tidlig innsats – Folkehelse:

Folkehelseprogrammet. De aller fleste av de 25 kommunene i Agder er med på en eller flere av de fire satsingsområdene i folkehelseprogrammet; Bedre tverrfaglig samarbeid (15 kommuner), Helsefremmende barnehager og skoler (5 kommuner), Nye Mønstre/Barnefattigdomsprosjekt (7 kommuner) og Sosiale nettverk og sosiale medier/Blå Kors rusforebyggende arbeid (6 kommuner). Prosjektene har det siste året fått mer “form” og det er jobbet godt med rigging av evaluering av tiltakene i samarbeid med forskningsmiljøer. Fylkesmannen sitter i samarbeidsorganet og arbeidsgruppe for programmet. I samarbeid med fylkeskommunen i Agder arrangerte vi i 2019 fagsamling om programmet med temaene status i folkehelseprogrammet (nasjonalt, regionalt og lokalt), link til 0-24-arbeidet vårt og om hvordan evaluere folkehelsetiltak. Det er fortsatt viktig for både regionalt nivå og kommunene å jobbe videre med hvordan en kan se disse satsingsområdene i sammenheng med andre større satsinger. 

Oppvekstmøte. Nye mønstre/barnefattigdom ble også presentert på Oppvekstmøte i høst der målgruppen var kommunale ledere innen oppvekst og barnevern. Barnekonvensjonen, tidlig innsats og tverrfaglig samarbeid var fokus for samlingen. Her presenterte  RBUP sitt forskningsprosjekt « KOBA- mestring i skolen for barn i risiko». KoRus presenterte «Islandsmodellen» der betydningen av helhetlige løsninger og foreldreinvolvering var sentral.  

Tenk Tanken. I samarbeid med RVTS har vi utarbeidet program for en todagers inspirasjonsfestival om vold i nære relasjon og seksuelle ovegrep – Tenk Tanken!  Målet er å inspirere og hjelpe kommunene i arbeide med å bekjempe vold og overgrep og for å etablere gode samarbeidsstrukturer på tvers av tjenester og sektorer.

Barn og unge i plan: Vi jobber tett sammen med vår interne plangruppe hvor vi også gir innspill til planstrategier, samfunnsplaner, arealplaner, reguleringsplaner og detaljreguleringer for å ivareta barns interesser i planleggingen. Vi bruker tall fra Ung Data og annen kunnskap inn i våre innspill for å fremme det systematiske arbeidet rundt barn og unge. I areal planleggingen har vi stor oppmerksomhet på gode oppvekstmiljø, sosiale møteplasser (lek/grøntareal), trygge skoleveier, tilrettelegging for gode kollektivknutepunkt med sykkel/moped parkering mm.  

Vi følger tett opp og har hatt innsigelser og faglige råd til planer hvor vi ser at plan- og bygningsloven og RPR og Barnekonvensjonens krav til medvirkning og barnsbeste vurderinger ikke er godt nok ivaretatt. Dette har blant annet vært aktuelt i forbindelse med den massive utbygningen av E18/E39 hvor både statlige planer og reguleringsplanene til Nye Veier ikke har ivaretatt dette. 

 

Utfordringer:

Det er økt fokus på mer helhetlig og tverrfaglig innsats rettet mot utsatte barn og deres familier.

Samtidig er det fortsatt behov for mer kunnskap om risikofaktorer hos barn som krever målrettet og tidlig innsats.

Vi får tilbakemeldinger om at ulike kulturer, fagbakgunn, forklaringsmodeller og språk, hemmer tverrfaglig samarbeid. Det er behov for å arbeide med rolleforståelse og ansvarsfordeling. Kommunens styrings- og økonomiske tildelingsmodeller, bidrar også til å opprettholde sektortenkning og ansvarsfraskrivelse.

Vi ønsker flere gode eksempler og modeller som viser gevinsten av godt tverrfaglig samarbeid for det enkelte barn og deres familier.

 

Fylkesmannen skal gi en samlet redegjørelse... (fra kapittel 7.3.10.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en redegjørelse for arbeidet og erfaringene embetet har gjort seg i det tverretatlige samarbeidsprosjektet «Forsøk med NAV-veileder i videregående skoler».  Herunder bes det om en redegjørelse av konkrete tiltak i embetet og planer embetet har for det videre arbeid i fylket.

NAV i videregående skole er avsluttet og er ikke videreført.

Det todelte målet i rovviltpolitikken (fra kapittel 7.3.10.3.1 i TB)

Rapportere på

Rapporter på status i forvaltningen av det todelte målet for rovviltpolitikken

Midlene til tiltak i beiteområder har i år i større grad gått til investering i droner og radiobjeller, som kan være viktige tiltak i forhold til rovvilt.

Landbruksavdelingen har vært representert i den regionale rovviltnemnda og i kontaktutvalget.

Midler til forebyggende tiltak mot rovviltskader og behandling av søknader om erstatning for skadet bufe, er behandlet av Miljøvernavdelingen.

Fylkesmannen i Agder jobber kontinuerlig med å fremme dialog og samarbeid på rovviltområdet, og å gjennomføre behandling av skadefellingssøknader og lignende på en så rask, smidig og korrekt måte som mulig. I 2019 har det vært lite skader knyttet til fredet rovvilt i Aust-Agder. Vi har ikke registrert ulv, jerv eller bjørn i fylket. Noe utbetaling med bakgrunn i gaupe og kongeørnskader.

I Vest-Agder har vi hatt en skadefellingssituasjon (gitt / forlenget skadefelling 3 ganger). En del tap knyttet til sau i Kvinesdal og Hægebostad kommuner.  

Konfliktnivået på Agder har vært lavt i 2019. Antall erstatningssøknader og rovvilterstatningsutbetalingene var noe opp i forhold til 2018 både i Aust- og Vest-Agder. Sett i lys av dette har konfliktnivået vært lavt, og forvaltningen av det todelte målet i rovviltpolitikken vært bra i 2019 

3.4 Redegjørelse for, analyse og vurdering av ressursbruk

Etter beslutningen om samlokalisering av embetet i Arendal, har vi hatt en bevisst stram økonomistyring for å imøtekomme behovet for midler i forbindelse med anskaffelse av nye lokaler, utflytting av gamle og innflytting i nye. Dette har medført at vi de senere årene har klart å avsette noe midler hvert år som vi har søkt overført til påfølgende år, fra 2018 til 2019 fikk vi overført 3,8 mill.  

I tillegg til forventede merkostnader tilknyttet nye lokaler, fikk vi i høst informasjon om ny budsjettfordelingsmodell som innebærer et stort nedtrekk for vårt vedkommende.  

Stram økonomistyring i 2019 har medført et mindreforbruk på ca. kr 5,2 mill. slik at samlet mindreforbruk nå er på kr 9 032 000. Det totale mindreforbruket utgjør 6,5% av tildelt ramme i 2019. Behovet for midler utover normal tildeling vil særlig gjelde 2020 og 2021.


Kommentar til forbruk 2019 og endringer i på det enkelte departement fra 2018 til 2019:

ASD: Midlene er brukt til lønn og driftsmidler egne ansatte. Det er bare små endringer fra 2018 til 2019.

BLD: Midlene er brukt til lønn og driftsmidler egne ansatte. Det er en økning i forbruket på ordinær drift med ca. 23% fra 2018 til 2019. Økningen skyldes økt bemanning på området. Forbruket på fagdepartement er tilnærmet lik forbruket i 2018. Føring av lønn på fagdepartement gjelder i hovedsak midler til prosjekt for å «koordinere kompetansetiltak».

HOD: På drift er midlene brukt til lønn og driftsmidler egne ansatte. Midler brukt på fagdepartement inkluderer i tillegg til lønn og driftsmidler egne ansatte, også utbetalinger til medlemmer av kontrollkommisjonen for psykisk helse med ca. kr 4,9 mill. i 2019. Ressursrapporteringen viser en økning i utbetalinger på fagdepartement fra 2018 til 2019. Økningen skyldes økt tildeling i forbindelse med eldrereformen på prosjekt «Leve hele livet».

JBD: På drift er midlene brukt til lønn og driftsmidler egne ansatte. Det er en reduksjon fra 2018 til 2019, hovedårsaken til reduksjonen skyldes fagfeltet «integrering av innvandrere» som er flyttet fra JBD til KD i 2019, dette gjelder blant annet arrangering av statsborgerseremonien. Når det gjelder reduksjonen på fagmidler fra 2018 til 2019 så skyldes dette reduksjon i utbetalinger på posten «godtgjøring til representanter for enslige mindreårige asylsøkere (EMA)». 

KLD: På drift er midlene brukt til lønn og driftsmidler egne ansatte.  Midler på fagkapitler er brukt til lønn og driftsmidler egne ansatte. I tillegg føres utbetalinger til verneområdestyrene på fagkapitler. Økningen på fagkapitler fra 2018 til 2019 skyldes i hovedsak nytt prosjekt; «kvalitetssikring i grunnforurensning» og økte inntekter på prosjekt for «gebyrinntekter».

KMD: Midlene er brukt til lønn og driftsmidler egne ansatte. Det har vært en større reduksjon på drift fra 2018 til 2019. Hovedårsaken til reduksjonen er etableringen av Fylkesmennenes fellesadministrasjon (FMFA) fra 1/1-19. Som følge av etableringen av FMFA og overføring av ressurser fra fylkesmannen har vi redusert lønnskostnader, husleiekostnader og IKT-kostnader i 2019. Vi har også i 2019 betalt husleiekostnader og felleskostnader på to kontorsteder. Fylkesmannen skal flytte inn i nye lokaler i desember 2020, og vi hadde i 2018 større kostnader til prosjekt «nye lokaler» enn i 2019 (reduksjon på ca. 1,5 mill.). Vi har også redusert de administrative lønnskostnader fra 2018 til 2019, to ledere har gått av med pensjon og er ikke erstattet. Når det gjelder fagdepartement så er det en økning fra 2018 til 2019, denne økningen skyldes at vi i 2019 fikk økt tildeling til «kommunereformprosjektet».

KD: Midlene er brukt til lønn og driftsmidler egne ansatte og utbetalinger til sensorer for eksamen grunnskole. Vi har en økning på ordinær drift fra 2018 til 2019 med ca. 21%. Økningen skyldes overføring av oppgaver fra JBD «integrering av innvandrere», samt tilsetting i vakante stillinger. På fagdepartement har vi en økning i utbetalinger fra 2018 til 2019 med ca. 27%. Denne økningen skyldes økte utbetalinger til sensorer i forbindelse med «eksamen grunnskole». 

LMD: Midlene er brukt til lønn og driftsmidler egne ansatte. Endringen fra 2018 til 2019 skyldes at vi i 2018 hadde en person i foreldrepermisjon, uten at det var tilsatt vikar. På fagdepartement så er det en økning fra 2018 til 2019. Økningen skyldes «driftsutgifter viltfondet» som tidligere er overført fra KLD, i 2018 ble utgiftene ført på KMD sitt område.

Andre: Midlene er brukt til lønn egne ansatte.

3.5 Samlet vurdering av måloppnåelse i forhold til samfunnsoppdraget og regnskapsresultat

Med de økonomiske rammebetingelsene vi har hatt i 2019 mener vi at embetet har løst samfunnsoppdraget på en god måte. Vi har hatt god kontroll med økonomien gjennom året. Gjennom stram styring av bemanningsutvikling og øvrige utgiftsposter oppnådde vi et planlagt mindreforbruk i 2019, jfr. kap. 3.4.

Samfunnsoppdraget er i hovedsak videreført fra 2018 til 2019. Det var i 2019 fortsatt stor pågang av saker som gjelder skolemiljø. Dette betyr at vi har brukt ressurser fra ordinær drift for her å sikre måloppnåelse, i tillegg til ressurser brukt på fagdepartement.

Etter beslutningen om samlokalisering av embetet i Arendal, har vi hatt en bevisst stram økonomistyring for å imøtekomme behovet for midler i forbindelse med anskaffelse av nye lokaler, utflytting av gamle og innflytting i nye. Dette har medført at vi de senere årene har klart å avsette noe midler hvert år som vi har søkt overført til påfølgende år. Fra 2018 til 2019 fikk vi overført 3,8 mill. kr. I tillegg til forventede merkostnader tilknyttet nye lokaler, fikk vi i høst informasjon om ny budsjettfordelingsmodell som innebærer et stort nedtrekk for vårt vedkommende. 

Stram økonomistyring i 2019 har medført at regnskapet ble gjort opp med et mindreforbruk på ca. kr 5,2 mill. slik at samlet mindreforbruk nå er på kr 9 032 000.

For embetets regnskapsresultat for alle kapitler og poster viser vi til årsregnskapet i kap. 6. 

3.6 Andre forhold

Tilbakemelding på TB 4.1.3 "Utvikling av klimavennlig virksomhet"
Fylkesmannen i Agder er godt i gang med innføring av klimaledelse. Både tidligere Fylkesmannen i Aust-Agder og Fylkesmannen i Vest-Agder var Miljøfyrtårnsertifisert, og Fylkesmannen i Agder fikk resertifisert kontorsted Kristiansand i 2018 og kontorsted Arendal i 2019. Miljøledelsessystemet er godt innarbeidet i embetet. Siden 2010 har vi målt klimagassutslippene fra vår virksomhet. Våre tall viser at for kontorvirksomheter som vår, som er i leide lokaler og når vi holder utslipp fra ansattes reiser mellom hjem og arbeidssted utenfor, kommer rundt ¾ av klimagassutslippene fra tjenestereisene. Det er derfor stort fokus på hvordan vi reiser hos Fylkesmannen i Agder. Vi har utarbeidet forslag til retningslinjer for reiser med sikte på implementering i løpet av 2020.

En vesentlig premiss for å lykkes med klimaledelse er at den som fatter beslutningen som utløser utslippet, har kunnskap om hvilket utslipp som faktisk utløses. For å få til dette, må klimagassutslipp integreres i økonomistyringssystemene. I første omgang mener vi at utslippstall må integreres i reiseregningsmodulen. På den måten kan den enkelte arbeidstaker se hvilket utslipp reisen genererte, og embetet kan gjøre uttrekk i forbindelse med økonomirapporteringer i løpet av året. Hver avdeling vil da ved starten av året få tildelt en pott penger og en pott utslipp til sin reisevirksomhet. På den måten legges det til rette for at klimagassutslipp kan bli premissgiver for vår reisevirksomhet på lik linje med økonomi.

Vi oppfordrer KMD til å ta nødvendige initiativ overfor FMFA og DFØ for å sørge for at slike tilpasninger i reiseregningsmodul og økonomisystem blir utviklet så snart som mulig. Dette vil være et effektivt og billig klimatiltak som kan implementeres bredt i staten og ellers i arbeidslivet.

4 Styring og kontroll i embetet

4.1 Redegjørelse for vesentlige forhold ved embetets planlegging, gjennomføring og oppfølging

For å sikre at embetet løser pålagte oppdrag er det etablert tre nivåer for planlegging, gjennomføring og oppfølging. Det er overordnet strategisk nivå, det tverrsektorielle nivået og avdelingsnivået. 

Den viktigste arenaen for å sikre oppfølging og gjennomføring av pålagte oppdrag er embetsledermøtet som gjennomføres fast hver 14. dag.

Strategisk nivå

Vår strategiske plan ble ferdigstilt i 2019, og har en tidshorisont på fire år. Planen har hovedfokus på interne forhold. Planens visjon er «Vi styrker Agder». Denne visjonen er nå meget godt etablert i organisasjonen, og benyttes flittig som "slagord" i løpende aktiviteter. Samlokalisering i nye lokaler i Arendal, med innflytting i desember 2020, er en sentral hendelse som krever god planlegging.

Tverrsektorielt nivå

Med utgangspunkt i Tildelingsbrevet (TB) og Virksomhets- og økonomiinstruksen (VØI) utarbeides det en felles virksomhetsplan (FVP) for embetet. Denne planen har fokus på de tverrsektorielle og avdelingsovergripende oppgavene som er tildelt embetet. Planen angir hvilken avdeling som har et hovedansvar for at oppgaven blir ivaretatt og løst, og hvilke øvrige avdelinger/staber som har et delansvar innenfor oppdraget. Planen skal inneholde konkrete tiltakspunkter og tidsfrister for når aktivitetene skal være gjennomført. For hvert oppdrag skal det i FVP være angitt en risikovurdering. FVP gjennomgås kvartalsvis i ledermøtene.

Våre to hovedsatsningsområder er videreført også i 2019:

  • Barn og unge (0-24 – satsingen)
  • Klima og det grønne skiftet

I tillegg har det vært satset betydelig på å støtte opp om regionens felles satsing på e-helse, bl.a. gjennom tildeling av prosjektskjønnsmidler.

Avdelingsnivået

Innenfor hver enkelt fagavdeling/stab utarbeides det detaljerte virksomhetsplaner for å følge opp tildelte oppdrag. Vi gjennomfører også en risikovurdering av hvert enkelt oppdrag.

4.1.1 Embetets risikostyring

Det gjennomføres en risikovurdering av alle oppgaver/oppdrag i felles virksomhetsplan (FVP) og i de avdelingsvise virksomhetsplanene. På det tverrsektorielle området ivaretas risikostyring gjennom kvartalsvise gjennomganger av FVP. Med utgangspunkt i ROS-analysen plasseres de enkelte oppdragene i kategorier - grønn, gul og rød. Oppdrag som plasseres i gul kategori vil være "under observasjon" og dette diskuteres spesielt ved ledergruppas gjennomgang av FVP. Oppdrag som kategoriseres som rødt ved gjennomgang skal kvitteres ut ved at det skal iverksettes konkrete tiltak. 

Risikostyring på HMS- og informasjonssikkerhetsområdet blir gjennomført i ledelsens styringsverktøy RiskManager. Avviksbehandling blir utført i avviksmodulen, og risikovurderinger blir dokumentert og gjennomført i risikomodulen. Kvalitetsdokumentene som retningslinjer og lignende, blir revidert etter behov i dokumentstyringsmodulen. 

4.1.2 Embetets internkontroll, herunder iverksatte tiltak

Oppgave- og ansvarsfordeling fremgår av delegeringsreglement. Det er utarbeidet en egen instruks for økonomiforvaltningen i embetet basert på Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten. Instruksen inneholder utfyllende bestemmelser, delegasjonsfullmakter, signaturprøver mm. Instruksen holdes løpende oppdatert.

Internkontrollhåndboka HMS-området samt vedlegg til denne ble gjennomgått og oppdatert våren 2019. Embetet har deltatt i et pilotprosjektet basert på Difis  praktiske veileder for etablering av internkontroll for informasjonssikkerhet. Dette arbeidet ble fullført og avsluttet i 2019. Høsten 2019 lanserte FMFA "Informasjonssikkerhetsinstruks for fylkesmannsembetene og FMFA. Instruksen er gjennomgått i embetsledergruppen og i avdelingene.

Kvalitetssystemet RiskManager blir brukt som ledelsens styringsverktøy til avviksbehandling, risikovurderinger, revisjonskontroll av dokumenter, godkjenning og publisering av prosedyrer og retningslinjer. Hendelseshåndtering og avdekking av risiko og sårbarheter, samt dokumentering av sikkerhetstiltak blir også håndtert i Riskmanager på HMS- og informasjonssikkerhetsområdet.

4.1.3 Bemanning, kapasitet og kompetansesituasjonen i embetet

Byggingen av nye lokaler til embetet går etter planen, og embetet samlokaliseres i desember 2020. Vi har siden fusjonen til ett embete 1. januar 2016 hatt en målsetting om at begge kontorstedene skal oppleves som likeverdige fram til flytting. Avdelingsdirektører, assisterende direktører og faggruppeledere har derfor også i 2019 prioritert tilstedeværelse på begge kontorstedene, noe som innebærer at vi også dette året har brukt endel tid på reise mellom Arendal og Kristiansand.  

Beslutningen om samlokalisering og den lange omstillingsperioden har medført press på organisasjonen, og relativt mange med kontorsted i Kristiansand har fått nye jobber og sluttet i embetet. I tillegg har vi en høy andel ansatte over 60 år, noe som igjen medfører at flere medarbeidere går av med pensjon. Dette medfører mange ansettelser og igjen at det medgår endel tid til opplæring av disse. 

Vi har gjennomgående hatt gode søkertall og godt kvalifiserte søkere til alle utlyste stillinger. Vi merker oss ved ansettelser at lønnsnivået ved embetet er lavere enn i kommune, fylkeskommune og andre statlige virksomheter, og at vi dermed ved enkelte tilfeller har tapt konkurransen om de beste søkerne. 

Etter at beslutningen om lokalisering ble fattet, er alle nye tilsatt med kontorsted Arendal. Dette bidrar sammen med andre forhold til at tyngdepunktet for virksomheten gradvis forskyves mot kontorsted Arendal.

Som tidligere år har det vært utfordringer knyttet til klagesaksbehandling etter plan- og bygningsloven, men etter målrettet jobbing i løpet av 2019 så har vi nådd lovkravet på dette området. Vi har også hatt noe kapasitetutfordringer på vergemålsområdet.  

4.1.4 Forvaltning av egne eiendeler (materielle verdier)

Embetet har utarbeidet oversikt over kunsten som embetet besitter. 

FMFA har overtatt alt IKT-utstyr fra 1. januar 2019.

4.1.5 Oppfølging av eventuelle avdekkede svakheter/utfordringer, herunder merknader fra Riksrevisjonen og status for arbeidet med informasjonssikkerhet

Årsrevisjonen fra Riksrevisjonen i 2018 ble gjennomført uten merknader. Årsrevisjonen for 2019 er ikke ferdigstilt.

Sikkerhetsutvalget i embetet ble formalisert i 2019. Det består av assisterende fylkesmann, administrasjonsdirektør, fagansvarlig informasjonssikkerhet og representanter fra Helse- og sosialavdelingen, Utdanning- og barnevernsavdelingen, Justis- og vergemålsavdelingen  og Beredskapsenheten. Utvalget er et rådgivende organ i internkontroll- og sikkerhetsspørsmål, og har minst ett møte hvert halvår, ellers ved behov. 

Informasjonssikkerhetsinstruksen som ble utarbeidet av FMFA høsten 2019 er gjennomgått i ledergruppa, og vi er godt igang med å gjennomgå den i avdelingene. 

Vi opplever at avvik blir meldt og behandlet i kvalitetssystemet. Ved noen innmeldte avvik opplever vi at grensesnittet mellom embetet og FMFA er uklart. Vi forventer nærmere avklaring av dette i 2020. 


4.2 Rapportering av andre vesentlige forhold knyttet til personalmessige forhold, likestilling, HMS/arbeidsmiljø, diskriminering, ytre miljø og lignende

Vi har i 2019 begynt å forberede oss til vi skal samlokaliseres i desember 2020. Vi har hatt tre fellessamlinger hvor alle i embetet er invitert, en dagssamling i slutten av mai, en to dagers personalsamling i september og et felles dagsseminar i november. Seminaret i november var det første av en serie på seks, hvor både kompetanseheving og kulturbygging står på agendaen. Viktige tema på personalsamlingen var endring og omstilling i organisasjoner, embetet vårt i det nye Agder, Regionplan Agder 2030, strategisk plan, gevinstrealisering og samlokalisering.  Tilbakemeldingene fra fellessamlingene er svært positive.

Avdelingene og faggruppene har gjennom året hatt regelmessige møter, vekselsvis fysiske og via skype. Siste fredag i måneden har fylkesmannen et kort informasjonsmøte kalt "Rikets tilstand" for hele embetet. I tillegg gis det informasjon på lokalt intranett.   

Likestilling og likeverd
Kjønnsfordelingen i embetet er omtrent lik de foregående årene, med en kvinneandel på 65,4 %. Vi er kjønnsfordelingen bevisst ved rekruttering, men med utgangspunkt i kvalifikasjonsprinsippet har vi ikke klart  å øke andel menn. I ledergruppa har kvinneandelen vært 50 % og i utvidet ledergruppe (inklusiv assisterende direktører) utgjør den 67 %.

Kjønnsfordelingen varierer betydelig fra avdeling til avdeling. Utdanning- og barnevernsavdelingen og Administrasjonsavdelingen har en svært høy  kvinneandel, mens Landbruksavdelingen og Miljøvernavdelingen har en balansert kjønnsfordeling. 

Likestillings-, inkludering- og mangfoldsutvalget (LIM-utvalget) ved embetet består av en representant fra hver avdeling. Utvalget arbeider ut fra vår handlingsplan for likestilling, inkludering og mangfold. Målet med planen er å øke bevisstheten i embetet, og bidra til å forsterke det systematiske arbeidet for å skape mer rom for likestilling, inkludering og mangfold. Planen ble revidert i 2019 og på nytt behandlet i ledermøtet. Viktige aktiviteter som er gjennomført iht. handlingsplanen i 2019 er kurs i mangfoldsledelse for utvidet ledergruppe og medlemmer i LIM-utvalget, og innføring av sjekkliste for rapportering av likestillingsarbeidet i avdelingene. 

Fylkesmannen  i Agder er sertifisert for likestilt arbeidsliv som en av de 15 første i Norge. Vi jobber videre med kriteriegrunnlaget for å kunne bli resertifisert, og ser dette i sammenheng med embetets handlingsplan  for likestilling, inkludering og mangfold.

HMS og arbeidsmiljø
Sykefraværet utgjorde i 2019 4,8 %. Dette er noe høyere enn i 2018, og økningen har vært i det legemeldte fraværet. Sykefraværet følges opp internt i henhold til avtalte rutiner.

Vernetjenesten i embetet er organisert ved at alle avdelinger har ett verneombud og ett varaverneombud (ett ved hver lokasjon). Blant verneombudene er det igjen valgt hovedverneombud (HVO) og varahovedverneombud. 

Vi har hatt god erfaring med å slå sammen Arbeidsmiljøutvalget og Medbestemmelsesutvalget til Samarbeidsutvalget, og vi har derfor hatt denne ordningen også i 2019. Både HVO og vara HVO møter i dette utvalget. 

Embetets internkontrollhåndbok HMS med vedlegg er gjennomgått og oppdatert i 2019. I denne forbindelse reviderte og videreutviklet vi rutine for "Varsling og oppfølging av kritikkverdige forhold - herunder mobbing, diskriminering og trakassering." 

I tråd med intensjonene  IA-avtalen og inkluderingsdugnaden har vi i 2019 rekruttert to medarbeidere med "hull i CV-en" og dermed oppfylt målkravet på 5 % med god margin. Vi har også hatt fokus på tilrettelegging, slik at medarbeidere med redusert funksjons-evne, varig eller midlertidig, kan jobbe mest mulig og lengst mulig. 

Alle medarbeidere har minst en årlig medarbeidersamtale samt tilbud om årlig ergonomigjennomgang/arbeidsplassvurdering.

Vi gjennomførte medarbeiderundersøkelse i september 2019. Både avdelingene, ledergruppa og samarbeidsutvalget er godt i gang med bearbeiding og oppfølging av resultatene. For å sikre en best mulig oppfølging har avdelingene opprettet arbeidsgrupper, hvor også verneombudene er med. 

Medvirkning   

Som tidligere nevnt har vi et felles utvalg for arbeidsmiljø og medbestemmelse som vi betegner Samarbeidsutvalg. I Samarbeidsutvalget har det møtt tre representanter fra Akademikerne, en fra LO, en fra YS og en fra Unio, samt hovedverneombud og vara hovedverneombud. Arbeidsgiver har møtt med fylkesmannen, assisterende fylkesmann og administrasjonsdirektør.

Samarbeidsutvalget har i 2019 hatt ni møter og totalt behandlet 80 saker. Viktige saker har blant annet vært kontorsituasjonen,  "flyttevirkemidler", sykefravær, vernerunder og medarbeiderundersøkelsen.  Faste saker på alle møter har vært nytt fra husprosjektet (arbeidet med nye kontorlokaler), personellnytt, orienteringssaker og informasjon fra tillitsvalgte og verneombud.

Vi har god erfaring med sammenslåingen av Arbeidsmiljøutvalget og Medbestemmelsesutvalget, og viderefører ordningen med Samarbeidsutvalg. 

Ytre miljø

Embetet er sertifisert i Miljøfyrtårn-ordningen på begge kontorsteder, og har i 2019 startet arbeidet med å innføre systematisk klimaledelse i embetet.

5 Vurdering av framtidsutsikter

5.1 Forhold i og utenfor embetet som kan påvirke embetets evne til å løse samfunnsoppdraget på sikt

Interne forhold

Det er i hovedsak to forhold som vi antar vil dominere embetets interne dagsorden de nærmeste årene. Dette er avslutning av den pågående fusjons- og flytteprosessen, og tilpasningen til ny økonomisk ramme som følge av ny budsjettfordelingsmodell. I tillegg vil vi ha fokus på løpende utvikling og tilpasning av kompetanse, teknologi og arbeidsformer til skiftende oppgaver og utfordringer i et samfunn i stadig endring.

Vi er nå inne i år seks etter at beslutningen om sammenslåing av embetene på Agder ble kjent, og ser fram til endelig å flytte inn i nye felles lokaler i slutten av dette året. Den lange omstillingsperioden med to kontorsteder på oppsigelse har åpenbart vært utmattende for den enkelte og for organisasjonen, men på den annen side har livet under disse betingelsene blitt det normale. Vi er stolte over å kunne si at volum og kvalitet i våre leveranser er opprettholdt og til dels forbedret, trass de utfordringene som fusjon og flytting har skapt på bemanningssiden.

Vi har i 2019 og videre gjennom 2020 fokus på å forberede organisasjonen på det nye livet i nytt bygg, for å kunne realisere oppsiden ved nytt flott bygg tilpasset det nye arbeidsplasskonseptet. Det har hos oss, som i andre etater, vært betydelig intern skepsis til åpne kontorløsninger. Det er fortsatt bekymring blant mange ansatte om at åpne kontorløsninger vil virke negativt for arbeidet deres, spesielt for de som har høy andel konsentrasjonskrevende skrivearbeid eller mye personsensitive telefonsamtaler. Gjennom bred medvirkning og åpne beslutningsprosesser over lengre tid, er imidlertid inntrykket nå at et flertall av medarbeiderne er klar til å gå over til slike løsninger. Vi har derfor i pågående serie av personalsamlinger fokus på at denne diskusjonen ligger bak oss. Vi vektlegger bygging av organisasjonskultur og kompetanse for framtida tilpasset nytt arbeidsplasskonsept.

Beslutningen om å samlokalisere alle ansatte i embetet i Arendal har utløst en ekstraordinær avgang av medarbeidere fra Kristiansandskontoret siden 2014. Vi regner nå med at knapt 50 av de opprinnelig ca 120 ansatte i Vest-Agder blir med ved flyttingen. Begge disse tallene inkluderer da de knapt 20 medarbeiderne som er overført til FMFA. En høy andel ansatte over 60 år (26% i 2019) er også en faktor i forhold til stabilitet i kompetanse og kapasitet.

21 medarbeidere har sluttet i 2019. 8 har blitt pensjonister, 8 har gått til ny stilling og 5 har sluttet av andre årsaker, eks. brudd på lærekontrakt og opphør av engasjement. Det er i 2019 lik fordeling mellom kontorstedene for de 8 som gikk over i ny jobb.  

Vi fortsetter arbeidet både med flytterelaterte virkemidler som kan stimulere flest mulig av våre gjenværende medarbeidere til å bli med til Arendal, og mer generelle og varige tiltak for å skape kontinuitet i bemanningen. Økt fleksibilitet og digitalisering kan være effektivt, men må balanseres mot fellesskapets behov for tilstedeværelse.  

Den nye budsjettfordelingsmodellen innebærer for embetet i Agder et nedtrekk på om lag 14%, eller i området 15-20 stillinger, innen utløpet av 2022. I 2020 er flyttingen den dominerende prosessen i embetet. Som beskrevet foran i denne rapporten mener vi nå å ha kontroll på de store engangsutgiftene ved selve flyttingen, gjennom overføring av oppspart mindreforbruk til 2020 og at vi får beholde deler av innspart husleie i 2021. Men fra første halvår 2021, når vi er etablert i nye lokaler, vil tilpasningen til ny ramme over de neste to år være viktigste interne endringsprosess.

Ledergruppen legger opp til at dette skal bli en konstruktiv effektiviserings- og utviklingsprosess med mulighet for bred involvering fra medarbeiderne på de ulike fagområdene. Digitalisering, «bench-marking» og utvikling av samhandlingen mellom FMFA og embetet er foreløpige stikkord for disse planene.

Det er også svært viktig at måltall for oppdragene våre, eksempelvis antall tilsyn pr år, beregnes på en måte som samsvarer med budsjettmodellens ressurstildeling på de samme departementsområdene.

Stor tilstrømning av nye saker innen flere store felt på rettsikkerhetsområdet er en stående utfordring. Det er også til dels et misforhold mellom vårt opplevde ressursbehov og budsjettmodellens fordeling av midler på sektorene. Vi vil derfor fortsatt være nødt til å bruke lokalt handlingsrom til omprioriteringer, både mellom departementsområder og fra faglig utvikling til rettssikkerhet innenfor fagområdene.

At vi nå oppfyller målet om 12-uker behandlingstid for klager etter plan- og bygningsloven er en milepæl for embetet. Men tilstrømningen av nye saker er fortsatt svært stor, og feltet krever lang intern opplæringstid. Området er derfor svært sårbart for tap av erfarne medarbeidere. Det samme gjelder i stor grad for rettssikkerhetsoppgavene innen helse- og sosial, barnevern og skolemiljø. Både flyttingen i 2020 og reduserte budsjettrammer over tre år vil være en markant utfordring mhp. denne måloppnåelsen.

Eksterne forhold

Sammenslåingen til en felles fylkeskommune på Agder har vært frivillig, og samarbeidet i regionen er nå generelt svært godt. Det er allerede vedtatt andre generasjon felles regionplan «Agder 2030», som nå i økende grad legges til grunn både av kommuner, statlige aktører og privat sektor. Fylkesmannen i Agder går med grunnlag i visjonen «Vi styrker Agder» aktivt inn i samarbeidet med fylkeskommunen og de 25 primærkommunene om å løfte de felles utfordringene vi har: Klimagassutslippene må ned – og levekårene må opp!

Vi har allerede i 2020 hatt ny kontakt med fylkeskommunen for å søke etter områder hvor vi sammen kan skape merverdi. Hvis embetet og fylkeskommunen har samme faktagrunnlag og samme hovedbudskap om veien framover, er det betydelig økt sjanse til å oppnå reelle endringer, og få regionen til å løfte i flokk. Vi følger også opp de oppgavene som overføres fra embetet til fylkeskommunen fra i år.

Fylkesmannen har fra starten deltatt aktivt i det store felles og langsiktige levekårsprosjektet på Agder. Det bygger opp under våre interne satsing på barn og unge, jf. 0-24 satsingen. Levekårsarbeidet i Agder må forventes å kreve forsterket innsats fra Fylkesmannen framover. Vi prioriterer også den nye satsingen «Leve hele livet», som har kommet svært godt i gang på Agder.

Regjeringsplattformen fra Jeløya understreket at regjeringen vil ha fokus på at Norge tar sin del av ansvaret for å løse klimautfordringene. I Granavolden-erklæringen ble dette ytterligere forsterket. Fylkesmannen tar dette som et signal, og klima forsterkes nå årlig i våre oppdrag på tvers av sektorene. Det kommer bl.a. til uttrykk ved at det forventes betydelig innsats fra Fylkesmannen i arbeidet med Byvekstavtale for Kristiansandsregionen og på sikt muligens også en tilsvarende avtale for Arendalsregionen. I tillegg til disse konkrete prosjektene, er det grunn til å anta at klimautfordringene, både utslippsreduserende tiltak og klimatilpasning, vil kreve større oppmerksomhet fra Fylkesmannen framover. Det kan utfordre embetet da vi mangler kompetanse på deler av dette samfunnsoppdraget. Det er samtidig fortsatt noe uklart hvilken rolle Fylkesmannen skal ha i gjennomføring av nasjonens klimaforpliktelser.

Fylkesmannens kapasitet til å gjennomføre oppdragene innen samfunnssikkerhet og beredskap blir stadig testet. Selv om 2019 har vært et roligere år enn de foregående, må vi anta at ekstreme vær-situasjoner vil opptre hyppigere i framtiden og utfordre oss på alle områder. Krisehåndtering, plan- og tiltaksarbeid for reduserte klimagassutslipp, og for bedre tilpasning til nytt klima. Vi øker også fokus på totalforsvarsarbeidet, med økt belasting på om lag de samme medarbeiderne som beredskapen for øvrig allerede utfordrer.

De nye viktige bestemmelsene i opplæringsloven om elevenes skolemiljø (kap. 9 A) har som ventet blitt en omfattende og krevende oppgave for embetet vårt, og alle fylkesmennene. Utviklingen på feltet er ennå usikkert, og arbeidet må finne sin endelige form. Vi føler at vi har lyktes forholdsvis godt så langt, og tilbakemeldingene fra sektoren er i hovedsak gode. Det er viktig å sikre at arbeidsmengden på feltet holdes under kontroll, bl.a. gjennom spissing mot de vesentligste punktene i hver sak.

5.2 Konsekvenser for embetets evne til å nå fastsatte mål og resultater på lengre sikt

Vi føler nå at organisasjonen er i god driv trass utfordringene ved en langvarig omstillingsprosess. Vi er rimelig omforent internt om veivalg og prioriteringer, og har en unikt godt innarbeidet strategisk visjon i «Vi styrker Agder». Vi er fremdeles sikre på at det er riktig at hele embetet samles på ett sted uten noen enhet igjen i Kristiansand, selv om lokaliseringen et stykke unna regionens befolkningsmessige og geografiske tyngdepunkt isolert sett ikke er den ideelle for embetet. Det er kun gjennom samlokalisering det er mulig å ta ut alle faglige og administrative gevinster av en sammenslåing. Embetets status og renommé i regionen og hos viktige samarbeidspartnere er solid. Den dominerende utfordringen framover er å opprettholde svært høy kompetanse og tilstrekkelig kapasitet på vårt brede faglige spekter innenfor reduserte rammer.

Flytting og omstilling har allerede medført at vi har mistet kjernekompetanse, og noe av kontinuiteten i lokalkunnskapen og forhistorien for Vest-Agder på flere av embetets ansvarsområder. Spesielt miljøvernavdelingen i Kristiansand har mistet et flertall av sine opprinnelige medarbeidere siden vedtaket om sammenslåing kom. Andre avdelinger merker nå den samme utfordringen tydeligere når flyttingen rykker nærmere i tid. Vi ser samtidig at vi i hovedsak har godt kvalifiserte søkere til ledige stillinger i embetet. På lengre sikt vil derfor tapet kunne erstattes.

Fylkesmannsembetets konkurransefortrinn er at vi kan tilby medarbeiderne interessante oppgaver og et godt arbeidsmiljø. Dette vil også være en fordel i konkurransen om arbeidskraft for det framtidig samlokaliserte embetet. Men lønnsnivået er en stor utfordring i rekrutteringsarbeidet. Vi opplever systematisk at vårt lønnsnivå er lavere enn både kommuner og andre deler av regional stat, og noen ganger betydelig lavere. Dette er et forhold som embetene og våre oppdragsgivere bør arbeide med framover.

Vi har i tråd med vårt oppdrag om miljøvennlig reisemåte engasjert oss som bestillere av et godt buss-tilbud for pendlere inn til Arendal, og begrenset parkeringen ved nytt bygg. Et økt omland å rekruttere fra vil være vesentlig, særlig for noen typer spesialkompetanse.

6 Årsregnskap

Årsregnskap for Agder.pdf