Årsrapport for Vestfold og Telemark

Her kan du laste ned en fil som inneholder årsrapporten i sin helhet eller relevante utdrag. Dersom du bruker filtrere, vil filen kun inneholde de filtrerte resultatene.

1 Fylkesmannens beretning

1.1 Overordnet vurdering av samlede resultater, ressursbruk og måloppnåelse

Fusjonen
2019 var det nye embetets første driftsår og samanslåinga har prega heile året og alle delar av organisasjonen. Førebuingane til fusjonen vart gjennomført i tråd med den godkjente prosjektplanen og dei føringar som vart gitt frå KMD. Fokus i dette arbeidet var dei formelle prosessane med utgangspunkt i hovudtariffavtalen.

Sjølv om fylka på nokre område var like, var det og mange ulikskapar som t.d. kommunestorleik, demografi, naturtilhøve og urbanitet. Dette har naturleg nok prega måten vi løyste oppgåvene våre på. Slik prosessen var rigga fram til fusjonen, fekk vi i liten grad tid til å arbeide med felles rutiner og arbeidsmåtar. Dette arbeidet fekk vi derfor ikkje starta før fusjonen var ein realitet i januar 2019. Det har vore krevjande å arbeide med dette samstundes som vi skulle bli kjent i eit nytt fylke og få oversikt over ei stor saksportefølje. På nokre fagområde hadde vi relativt store restansar med inn i det nye embetetet.  I tillegg har vi hatt stor utskifting av medarbeidarar. I mangel på nytt bygg har alle avdelingar framleis vore lokalisert to stader. Det har medført mykje reising mellom kontora i Skien og Tønsberg. Samla sett har denne situasjonen utfordra arbeidsmiljøet og kosta kapasitet og ressursar, som elles kunne vore nytta til sakshandsaming og ekstern kontakt i eit nytt fylke.

FMFA
Den samtidige etableringa av FMFA, mens fusjonen var inne i sitt første år, har vore krevjande. Særleg i starten, men også gjennom året, har det gjentatte gonger vore eksempel på eit uklart grensesnitt mellom det som skal vere embetet sitt ansvar den støtta embetet kan pårekne frå FMFA. Dette har tynga oppgåveløysinga til embetet i 2019. 

Eit vesentleg poeng her er og at FMFA har overteke det meste den kompetansen embetet kan trenge for å bli ein god bestillar av støtte frå FMFA. Til dømes har vi avgitt all kompetanse på informasjonstryggleik. Dermed har det vore krevjande vidareføre dei oppgåvene på dette området som FMFA no ikkje tek seg av.

Planlegging
Nasjonale interesser vert best teke omsyn til når vi tidleg i planprosessane er tydeleg på kvar grensa går, og ved at vi er føreseielege i vår politikkformidling. Då blir behovet for å fremme motsegner redusert. Vi legg derfor stor vekt på tidleg medverknad, tydelege tilbakemeldingar og ei føreseieleg linje i våre uttaler.

Fylkesmannen har i 2019 samordna motsegner i 20 plansaker. 4 av motsegnene vart avskorne (ei av desse omfatta 29 enkeltområde). Det er vår oppfatning av denne ordninga har skjerpa krava til heimelsgrunnlag og avveging mot lokalt sjølvstyre. Motsegner brukast ikkje lenger som verkemiddel for å koma i dialog med utbyggjarar og kommunar. Vår vurdering er at samordninga hindrar at motsegner som ikkje er naudsynte vert fremma.

Gjennom planprosessen for ny E18 frå Bamble til Grimstad i Agder har vi erfart at dei to embeta ikkje er fullt ut normert når det gjeld innslagspunkt for motsegn til plangrunnlaget. På dette fagfeltet er det derfor behov for møteplassar der embeta kan diskutere eigen praksis og motta styringssignal frå departementet.

Praktiseringa av byggeforbodet i strandsona var ulikt i Vestfold og Telemark. Vi initierte i 2019 et samarbeid med kommunane for å gjera grensene for det lokale sjølvstyret tydelegare i denne type saker. Med dette som utgangspunkt er vi og i gang med å lage ein rettleiar og ei sjekkliste for behandling av saker i strandsona.

Det ble i 2017 avdekka at ei rekkje byggetiltak i strandsona i Tjøme kommune mangla gyldig godkjenning. Fleire av sakene vart ikkje sendt Fylkesmannen til uttale. Nye Færder kommune prioriterer oppryddingsarbeidet høgt. Dei har og i 2019 behandla ei rad av ulovlege saker på nytt. Fleire av sakene er sendt til embetet for uttale. Dette er krevjande saker som vi har gitt høg prioritet.  

Miljø
Norges største nasjonalpark, Hardangervidda, er nå den einaste nasjonalparken som ikkje har innført standard forvaltningsmodell.  Det er trong for sterkare initiativ frå overordna nivå for å få på plass ei ny forvaltningsordning, både for å sikre ressursar til å ta vare på verneverdiane, og for å få på plass eit folkevald styre som kan gi legitimitet til dei tiltak som er naudsynt m.a. for å ivareta omsynet til Norge største villreinstamme.

Naturtypekartlegginga i regi av Miljødirektoratet har bydd på utfordringar i Notodden kommune. Når kartlegginga konstaterte funn av sjeldne naturtypar medført det at tømmerkjøparane ikkje vil kjøpe tømmer frå området. Dermed får ikkje skogeigar omsett tømmer frå området sjølv om det ikkje er vedtatt noko formelt vern. Dette har ført til sterke reaksjonar lokalt.

Dei berørete skogeigarane er kjende med ordninga «frivillig vern», men ønskjer ikkje ei slik ordning. Skogeigarane etterlyser fleire «verktøy» frå Miljødirektoratet si side som til dømes årleg leige av skogen for ein gitt periode, eller tilbod om makeskifte mot anna skogareal. Status i dag er at dei kartlagde areala i praksis er bandlagte utan kompensasjon til skogeigarane.     

Landbruk
Kommunane har fått gradvis meir myndighet på fleire fagfelt innan landbruk, men med myndigheten fylgjer også ansvar. For mange av dei mindre kommunane er det krevjande å  overta desse oppgavene samstundes som ein skal løyse dei nye oppgåvene på ein fagleg forsvarleg måte og ivareta rettstryggleiken for innbyggjarane. Grunnane til dette kan vera fleire, mellom anna små fagmiljø og manglande juridisk kompetanse. 

Med bakgrunn i tørkesommaren 2018 vi  vore med og initiert eit prosjekt knytt til overvaking av skog med satelittteknologi som bør ha nasjonal interesse. Føremålet med prosjektet er overvakning av skogen for å oppdage tørkeskader på eit tidleg tidspunkt. Prosjektet er eit samarbeid mellom embetet, NIBIO, Norsk romsenter og ulike finasielle aktørar.  

Fylkesmannens arbeid og innsats for å få støtte til USN og prosjektet Digifood kan vera eit viktig steg på vegen for å sjå på marknad, omsetning og nye kanalar for omsetjing av ulike landbruksprodukt. Interessant er det og at det vil vera ei eiga Phd stilling ved universitetet som følger dette prosjektarbeidet.

Justis- og vergemål
Eit vesentleg punkt også for byggjesak har vore oppfølging av dei mange meldte lovbrota knytt til bygging i strandsona som har kome opp i ljoset etter at Tjøme og Nøtterøy blei til Færder kommune i 2018. Fylkesmannen har motteke fleire vanskelege saker etter dette. Her er mange problem der rettskjeldene ikkje gjev klåre svar. Mange saker er fleire år gamle og det er krevjande å slå fast faktum i desse sakene. Fylkesmannens rettslege klårgjering påverkar kommunens vidare oppfølging. Derfor vil fylkesmannen også frametter få nye krevjande saker frå Færder.

Verjemålsgruppa har i 2019 utvikla og teke i bruk et nytt system for kvalitetssikring i sin sakshandsaming. Hovedmålet har vore å sikra innbyggjarane sitt høve til reell medverknad og til å avgjere om vedkommande skal ha verjemål, og i så fall kor omfattande verjemålet skal vere.

Samfunnstryggleik
Den nye FylkesROS for det nye embetet blei ferdigstilt i desember 2019. Analysen har vurdert tema i for heile fylket og den er gjennomført etter standard metodikk. Bortfall av legemidlar, pandemi og bortfall av EKOM vert rangert som dei tre hendingane med størst skadepotensiale. I tillegg har vi teke inn eit eige kapittel med barn og unges perspektiv på samfunnstryggleiken. Undersøkinga viser at barn og unge er opptatt av litt andre forhold enn vaksne og det som har fokus i arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. Analysen vurderer også hybride angrep og mottak av allierte forsterkninger. Dette er nye tema.  

Beredskapsstaben er lokalisert til Tønsberg. Det gir nærleik til andre sentrale samvirkeaktører slik som politimester, regionbrannsjef, operasjonssentraler mv. Nærleik og tett samarbeid er ei styrke for samvirket. Samtidig vil den strukturelle regionale ulikskapen mellom etatene medføre større utfordringar for samvirket. Fylkesmannen har etablert eit nytt fylkesberedskapsråd 45 medlemmar. Strukturell ulikskap mellom regionale statsetater medførte dessverre at det var krevjande å få til representativ deltakelse. Det nye rådet er ein del av Sør-Øst politidistrikt, men politiet vil ha behov for å samarbeide med to fylkesmenn og delta i to fylkesberedskapsråd. I tillegg er det nye fylket dekket av to HV-område, som begge har ansvarsområder i Viken fylke i tillegg. Det gir tilsvarende utfordringar.

Strukturell ulikskap og større fylker svekkar den regionale evnen til samhandling ved større hendelser. Dette vekker krisehåndteringen, men i kanskje enda større grad svekker det evnen til forebygging. 

Oppvekst
Sjølv om vi får fleire klager enn før, synest det som skulane og kommunane gjer betre arbeid enn før. I høyringa til ny Opplæringslov ligg det føre eit forslag om å endre noverande § 9A-6, slik at embeta ikkje lengre skal fatte vedtak med tiltak, men om retting av tilhøve. Det verkar positivt. 

Innafor barnevernområdet har Fylkesmannen ressursmessig prioritert dialogmøtene med alle kommunane i fylket. Fylkesmannen sjølv, samt direktøren, har deltatt på alle møta. I ny barnevernlov skal kommunane gjevast større ansvar for å ha eigne fosterheim. Færder kommune har vore med på ein pilot der dei har teke dette ansvaret. Færder kommune har hausta særs gode erfaringar med dette.

Fylkesmannen mottek stadig klager fra barneverntenester knytt til at barn som har behov for fosterheim må vente uakseptabelt lenge på ei plassering. Det vert vidare klaga på at barn som blir akuttplassert i påvente av meir varige løysingar, må være uakseptabelt lenge i ei akuttplassering. Det vert og klaga på at det er vanskeleg å få plassert barn i institusjonar tilpassa barna sine behov. Fylkesmannen har derfor hatt tilsyn med Bufetat si bistandsplikt. Vi ser at Bufetat arbeider med å betre forhold dei sjøl kan gjere noko med, men Fylkesmannen ser at ein viktig del av vår bekymring er knytta til om det er nok fosterheimar tilgjengeleg, og til om ein har den institusjonskapasiteten som er naudsynt. Dette er etter vår vurdering eit nasjonalt ansvar som både sentrale myndigheiter og politisk leiing bør prioritere høgt.

Helse- og omsorg
Antall saker er aukande innan alle felt, men særleg innan rettighetsklager. Rein saksbehandling krev derfor stadig meir ressurser, Kombinert med opplæring av mange nytilsette har dette medført at vi, trass av prioritering av saksbehandling, ikkje har klart å redusere restansane. Vi har prioritert strengt i vårt arbeid eksternt. Oppdrag som Leve hele livet, Omsorg 2020, folkehelse, beredskap og fastlegesituasjonen har blitt følgd særleg opp. Gjennom tilsyn og klagesaksbehandling formidlar vi regelverksforståing og faglege normer. Vi er pådrivar for å utvikle gode tenestar på sosialområdet gjennom ulike aktivitetar, som møte, kurs og konferanser. Det same gjer vi ved direkte kontakt og i dei ulike nettverk der vi er representert.

Tilhøvet til kommunane
Fylkesmannen kjente Vestfold-kommunale godt på førehand, i og med at med at han hadde vore fylkesmann i Vestfold sidan august 2016. Det vart difor ei prioritert oppgåve raskt å bli kjent også med den kommuinale leiinga i kommunane i Telemark. Der er det no tre gonger så mange kommunar som i Vestfold. I tida fram til påske vart derfor alle kommunane i Telemark avlagt eit besøk for p knytte kontakt mellom Fylkesmannen og kommuneleiinga. Dette besøket vart nyttig for oss og vart godt motteke av kommunane.. I samband med denne vitjinga tok Fylkesmannen og opp vidareføring av kommunereformen.

Før valet i september ga Fylkesmannen eit tilbod om opplæring av folkevalde til dei nye kommunestyra. Inngangen er dei tette banda mellom kommunen og fylkesmannen sine saksfelt. Kommunane kunne velje frå denne "temapakka":

Kommuneøkonomi og finansieringssystemet, balanse- og realismekravet i kommunelova, Fylkesmannen si kontrollrolle og Robek.

FM som rettstryggleiksinstans; FM sine klage- og tilsynsordningar.

Kommunane sin plass i plansystemet og FM si rolle som motsegnsmyndigheit og deltakar i planprosessane.

Samfunnstryggleik. Fylkesmannen som beredskapsorganisasjon og ansvar for systematisk ivaretaking av omsyn til samfunnstryggleik

God forvaltingsskikk,, offentlegheitslov og forvaltingslov, og spesielt om viktige punkt i (ny) kommunelov. Interkommunalt samarbeid og kort om lovlegkontroll og eigarstyring. 

Om den norske forvaltingsmodellen, der stat og kommune er integrert. Modellen byggjer på eit lokalt folkestyre og kommunalt sjølvstyre, samstundes som staten skal ha vareteke sitt styringsansvar og borgarane sin rettstryggleik.

Kommunane har vald litt ulik tematisk vektlegging ut frå variasjoner i lokale omstende, perspektiv og problem. Tilbakemeldingane har jamt
over vore gode frå dei sju kommunane som takka ja til tilbodet før årsskiftet. Fylkesmannen held fram med opplæringa no på nyåret.

I denne opplæringa tek Fylkesmannen opp strukturutfordringar der det ligg til rette for det. Desse utfordringane vil elles måtte bli ein del av samhandlinga med kommunane om utvikling av planstrategiar for komande periode. 

Til dette kjem at førebels rekneskapstall for 2019 syner at mange kommunar i fylket har alvorlege økonomiske utfordringar framfor seg. Dei må møtast med kraftfulle lokale omstillingstiltak for få å balanse mellom inntekter og utgifter. Fylkesmannen bidreg med økonomiske analysar og orienteringar for kommunestyre og administrativ leiing.

1.2 Overordnet framstilling av de viktigste prioriteringer for året

Fusjon
Det første året med eit nytt embete har hatt fokus på å innføre og etablere ein ny organisasjon i samsvar med vedteken organisasjonsmodell. I tillegg har det vore eit mål å bli kjent i heile det nye fylket, og motsett, gjera embete kjent i det nye fylket. 

Verjemål
I kap. 1.1. er utviklinga av et nytt kvalitetssystem på  verjemålområdet omtalt. Det har vært en høgt prioritert oppgåve for avdelinga. Ved utviklinga av systemet har prinsippet om å avgjere sjølve vore heilt sentralt. Verjemålgruppa har teke i bruk ein spesialtilpassa samtalemetode utarbeidd av Statens sivilrettsforvaltning. Denne metoden er også (i 2020) overført til dei faste verjene.

Ein vesentleg del av systemet inneber at verjemålsmyndigheiten i sin sakførebuing gjer innbyggjarane merksame på alternative fullmakter og hjelpetiltak som finest. Som følge av denne rettleiinga vel fleire enn tidlagare andre tiltak enn verjemål, som t.d.. å nytta seg av nærståenda sin lov­lege rett til å representere dei (vergemålsloven § 94), eller å gje private fullmakter, enten korte eller vedvarande (inkl. framtidsfullmakter). Overslag til no syner at ca. 1/6 av innkomne ynskjer om verjemål vert løyst på denne måten, ofte på langt kortare tid enn det tar å opprette eit verjemål.

Kommunikasjon
Kommunikasjonsarbeidet i 2019 har hatt stort fokus på internkommunikasjon. For å få til ein felles kultur og sørge for at alle tilsette har fått lik informasjon er det arrangert fleire allmøte på begge kontorstadene i det nye embetet. Arbeidet vart noko prega av at embete var utan kommunikasjonssjef fra april til midten av august. Det er etablert nytt felles intranett, ny felles internettside og krisekommunikasjonsplanen er oppdatert og tilpassa det nye embete.

Beredskap
Gjennom 2019 heldt utviklinga av Totalforsvaret fram i det nye fylket. Prioritet for Fylkesmannen har vore å bygge evne til samhandling med kommunane også når informasjonen er gradert etter sikkerhetsloven, regional samhandling og felles sivilt-militært plangrunnlag. Fylkesmannen deltok på Øvelse Oslofjord i 2019, ei øving som var eit bidrag til å vidareutvikle Totalforsvaret. 

Etter fleire hendingar med brannar i avfallshandteringsanlegg og hendingar som kan falle inn under CBRN-beredskap har vi søkt samarbeid med interkommunalt utval for akutt forurensning (IUA). Føremålet er å sjå ressursar i samanheng. Dette styrkar den generelle beredskapsevnen og det styrker CBRN-beredskapen

Oppvekst
Fremdeles har 0-24 oppdraget høg prioritet. I samband med at Barnekonvensjonen fylte 30 år, hatt vi hatt ei ekstra merksemd mot barns rettigheiter. Vi har derfor inviterte elevråda på samlingar. Over 400 barn og unge har fått opplæring i Barnekonvensjonen, og dei har bidratt i diskusjonar om korleis arbeidet kan spreiast vidare.

Innanfor barnevernfeltet har vi gjennomført dialogmøte i alle kommunar. Fylkesmannen sjølv har deltatt på alle møter.

Oppvekstavdelinga har jobba mykje med dei store kompetanse-satsingane på barnehage-, skule- og barnevernområdet.

Mykje innsats og ressursar har gått med til å utvikle ei einskapleg regelverkforståing på tvers av dei to tidlegare embeta. Vi har likevel klart å oppretthalde kontakten med kommunane som før. Vi har også gjennomført alle våre tilsyn etter oppsett plan (oppfylt "volumkravet"), med unnatak av et felles tilsyn (LOT) på ettervern barnevern og NAV-området)

Plan og miljø
Vi har hatt fokus på å kalibrere saker, særleg innan dispensasjonar i strandsona og verneområdeforvaltning.  Det har vore krevjande å få oversikt over alle planporsessane i eit nytt og større fylke. Mellom anna har det pågått mange store samferdselsprosjekt i det nye fylket. Vi har prioritert tett og tidleg medvirkning i desse prosessane og meiner vi har lykkast med å avgrense talet på innsigelsar gjennom denne prioriteringa.

Det har vore arbeida godt med frivillig skogvern, store areal er blitt verna og vi har mottatt svært mange tilbod om nye område. Vi registrerer at fleire verneområde utløyser auka ressursbehov når det gjelder forvaltning av området etter vernevedtaket er gjort.

Klimaarbeidet har vore prega av endringar både internt og eksternt. Vestfold klima- og energiforum som var lokalisert i embete er avvikla og vil bli erstatta av eit nytt forum for heile det nye fylket. Vi reknar med å delta i det arbeidet men avventar dialog med den nye fylkeskommunen om dette.. 

Landbruk
Landbruksavdelinga har prioritert å løyse oppdrag, prioritere næring- og samfunnsoppgåver og ikkje la internfokus på det interne fokus få for stor plass. Sakshandsamingstida på lovsakene har vorte for lang, opp mot 6 månader, men kan forklarast med tap av viktig fagkompetanse som vi måtte bygge opp på ny. Inngangen til 2019 var til ein viss grad prega av at vi måtte avslutte eit stort etterarbeid etter tørkesommaren 2018.  Desse prioriteringane medført at vi framleis har att å harmonisere oppgåveløysing på nokre fagområde.

Helse og omsorg
Leve hele livet har blitt følgt særleg gjennom oppstartsåret med handsaming i leiargruppa, etablering av prosjektorganisasjon, presentasjon i fleire overordna fora og organisering av oppstartskonferanse. 

Fastlegesituasjonen, særleg sett i lys av nye utdanningskrav har vore drøfta med leiinga i kommunane. Legemiddelberedskap har vore drøfta med kommunale leiarar og styra på sjukehusa.

Kompetanse i tenestene og heiltidskultur har også vore viktige tema vi har følgd gjennom året i våre møter med kommunane.

1.3 Sentrale forhold internt og eksternt som har hatt betydning for oppnådde resultater

Interne tilhøve
Fusjonen mellom de to embetene har vore ein krevjande prosess for heile organisasjonen. Beste illustrasjonen på det er den svært store utskiftinga vi har hatt av medarbeidarar.  Det har tilsammen sluttet 63 ansatte i perioden 2018-19. Alle avdelingar har vore råka av dette men mest kritisk har det vore for dei avdelingane med stor saksproduksjon som Helse og omsorg- og Justis og vergemålsavdelinga. Vi har mista både kapasitet og viktig kompetanse. Nyrekruttering krev også mykje tidsbruk frå leiarane som ideelt sett skulle ha vore nytta til å bygge dei nye avdelingane og arbeide med normering og felles rutiner. Samla sett har dette bidratt til at vi ikkje har nådd sentrale målsetjingar for sakshandsamingstid og at vi ved inngangen til 2020 har relativt store restanser på innanfor nokre saksfelt. 

Samfunnstryggleik og beredskap
Kjerneaktiviteter for fylkesmannen innan samfunnstryggleik balanserar mellom øvingar og tilsyn med kommunane og veiledning. Desse er dei tre primære aktivitetane. I tillegg ivaretar embetet oversikt og eigenberedskap gjennom tett dialog og samarbeid med regionale samarbeidspartar. Samvirkeaktørar i fylket vert  primært teke vare på gjennom dei to årlege faste møta i fylkesberedskapsrådet. I tillegg vert nettverket teke i vare gjennom regulære møtepunkt slik som Beredskapsdagen, fagsamlingar eller andre midlertidige prosessar. Fylkesmannen sin instruks for samfunnstryggleik, saman med oppdrag gitt i den årlege styringsdialogen med DSB og KMD, dannar grunnlag for Fylkesmannens tverrfaglege tilnærming til samfunnstryggleik. Dette vert løyst ved deltaking i kommunale og regionale planprosessar for arealutvikling, samferdsel mv. I tillegg vert det løyst ved at embetet sjølv initierer og leiar ulike prosesser slik som fylkesROS og fagsamlingar med ulike tema. 

Helse og omsorg 
Ein gjennomgang ved starten av året med synte at det var meir enn 300 saker frå tidlegare Telemark som ikkje var ferdigstilt. Kombinert med at vi har mista mange av våre mest erfarne medarbeidarane og har måtta gjennomføre 21 tilsetjingar i ei avdeling med 37 tilsette, har dette medført strenge prioriteringar innanfor oppgåveportefølja. 

Vi har klart å ferdigbehandle fleire saker i 2019 enn de to tidlegare embeta gjorde til saman i 2018, men talet revisjonar har blitt sterkt redusert. Vi har gjort grundige gjennomgangar av vår deltaking i diverse samarbeidsfora for å bruke ressursane våre effektivt og med størst mogleg grad av måloppnåing. Mykje ressursar har gått med til opplæring av nye medarbeidarar. Vi ser også at vi brukar mykje meir tid og kostnader til reising enn vi har gjort tidlegare. 

Justis og verjemål
Byggjesak har streva med å skaffa seg oversikt over saksmengda og med å få utvikla rutinar for den nye faggruppa. Vi har lagt vekt å itvikle eit miljø for samvirke og deling av kunnskap. På denne bakgrunn har vi ikkje vore i stand til å oppfylle kravet om 12 veker sakshandsamingstid. Medverkande til dette er og det veldig ujamne kunnskapsnivået til kommune-administrasjonane i det nye fylket. Framover trengs det mykje kommunerettleiing samstundes som handsamingstida for klagene må ytterlegare ned. 2019 vart også prega av at Skien-kontoret mista mykje folk i 2018. Vi mista dermed mykje av lokalkunnskapen på dette fagfeltet.

Miljø
Det har vore eit krevjande år i avdelinga med å bygge ny organisasjon samstundes og få på plass felles måtar å løyse oppgåvene  Stor turnover og stort sakstilfang har utfordra vår kapasitet.  Ved inngangen til 2019 mista mange medarbeidere på plan i Telemark. Det var krevjande å opparbeide nødvendig lokalkunnskap og samtidig halde produksjonen oppe. Med stor innsats frå dei tilsette har vi likevel greidd å handtere sakene, og det er sett i gang eit arbeid med utvikling av veiledningsmateriell. Vi har hatt tett dialog med kommunene, særlig Telemarkskommunene langs kysten som nok har opplevd ei innstramming av byggeforbudet i strandsona.

Landbruk
Landbruksavdelinga gjekk inn i 2019 med merkbare endringar frå året før. Planarbeidet var overført til miljøvernavdelinga, og dette har medført trong for tilpassing og nye rutinar for samarbeid. I tillegg har avdelinga i fusjonsprosessen og i løpet av 2019 mista medarbeidarar, vesentleg frå Telemark. Vi opplever at måten å løyse oppgåver på kan vera ulik, fleire arbeidsfelt er ganske så ukjente frå det eine til det andre fylket og måten å informere og halde samlingar for kommunal forvaltning er endra. Respekten og forståinga for ei næring med svært ulike rammevilkår og forutsetningar har vore viktig. Likeså geografiske skilnader og avstandar, og kulturell ulikskap. Arbeid med å bygge "laget" har vore sentralt i 2019. Totalt sett har vi eit sterkare og meir robust fagmiljø enn tidlegare.

Oppvekst
2019 har vore eit utfordrande år også for Oppvekstavdelinga. Svært mange av dei 35 medarbeidarane har slutta dei siste to åra. Avdelinga har til saman fått 16 nye medarbeidarar i 2018 og 2019. Vi vurderer likevel måloppnåinga som god. Vi har hatt noko lengre sakshandsamingstid enn ønska på klagesaker, og betydelig lengre sakshandsamingstid i håndhevingsordninga (9A-saker om skolemiljø)

Eksterne tilhøve
Utvikling av regional stat med strukturell ulikskap set den regionale samordninga på prøve. Når regional stat også omorganiserar og gjenoppstår i konsernmodellar som er uavhengige av dei nye fylkesgrensene aukar utfordringa for samhandling. Samordningsrolla blir krevjande å fylle fordi den nye organiseringa gjer at dei andre statsetatane ikkje lenger føler ansvar for å bidra i regionale prosessar innan for fylkesgrensene. Sektorstyring er fundamentet i regjeringa sin styring av samfunnet. Innan samfunnstryggleik og beredskap krev førebygging og krisehandtering omfattande horisontal samordning for å sikre god sektorstyring. Det er vår erfaring at regional stat i ulik grad vert pålagt å delta i tverrsektorielle aktivitetar. Når sentrale beredskapsstyresmakter ikkje kan delta i prosesser slik som øvingar, beredskapsplanlegging og analyser, vert verdien av prosessane redusert.  

1.4 Andre forhold

Nye og større embete gir moglegheit for nye oppgåver og oppgaveoverføring. Det er grunn til å peike på moglegheiten for overføring av tilsynsoppgåver fra sentral tilsynsmyndigheit innan samfunnsikkerhet og beredskap. I dag gjennomfører Fylkesmannen samordnet tilsyn med helseberedskapslovgjevinga, sivilbeskyttelselova og statlege forventninger til beredskap i skule og oppvekst. Ved å overføre tilsyn med kommunal beredskap ved akutt forurensning fra Mljødirektoratet og brann og eksplosjonsvennloven fra DSB vil tilsynet i større grad bli eit heilskapleg tilsyn med kommunal samfunnsikkerhet og beredskap. Fylkesmann har fagmiljø innen samfunnstryggleik, miljø, helse og oppvekst. Tilsynet vil i større grad avdekke systemsvikt. Status i fylket er at det ikkje er gjennomført tilsyn med de to aktuelle pålegga dei siste to-tre åra. 

Det er og grunn til å understreke at det er viktig å tilby kompetanseheving for dei nye fylka. Det vert tilbydd årlege kompetansehevende tiltak innan strategisk beredskapsleiing. Deltaking frå Fylkesmannen vil ha effekt ved at det regionale perspektivet er representert på dei ulike studia og det vil bidra til å heve kompetansen regionalt.

Den nye fylkeskommunen vart etablert ved inngangen til 2020. Det er trong for samordning med deira verksemd på mange av våre fagfelt. Dette gjeld både innan landbruk, klima, plan, natur og vannforvaltning. Innan vannforvaltning vart det i tillegg etablert ein ny vannregionmyndigheit, og siden korkje Vestfold eller Telemark hadde hatt dette ansvarer før, blei det eit vakum i sjølve planarbeidet i 2019. Vi ser derfor fram til at det kan etablerast nye samarbeidsrelasjonar med den nye fylkeskommunen i 2020.  

Sted, dato og fylkesmannens signatur

Tønsberg, 28. februar 2020
Per Arne Olsen (Sign)

2 Introduksjon til embetets hovedtall

2.1 Embetet og samfunnsoppdraget

Fylkesmannen er statens representant i fylket og har ansvar for å følge opp vedtak, mål og retningslinjer fra Stortinget og Regjeringen. Embetets samfunnsoppdrag er hovedsakelig gitt gjennom Fylkesmannsinstruksen, fastsett ved kgl. res 7. august 1981, endret ved kgl. res 10. november 1988 og 6. juli 1999, og Instruks for fylkesmannens og Sysselmannen på Svalbards arbeid med samfunnssikkerhet, beredskap og krisehåndtering, fastsatt ved kgl. res. 19. juni 2015. Styringen av fylkesmannsembetet bygger på at ansvaret for virksomheten er delt mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og oppdragsdepartementene. KMD har det administrative etatsstyringsansvaret for fylkesmannen, i tillegg til å ha samordningsansvaret overfor de øvrige departementene som legger oppgaver til fylkesmannen. KMD har også rollen som fagdepartement på noen saksområder. Det enkelte fagdepartement har finansieringsansvaret for oppgaver innen eget saksområde. Likeledes har de direkte faglig instruksjonsmyndighet overfor fylkesmannen innen vedkommende departements saksområde. Den enkelte fagstatsråd er konstitusjonelt ansvarlig overfor Stortinget på sine fagområder hvor oppgaver er lagt til fylkesmannen, jf. Fylkesmannsinstruksen. Fylkesmannen utfører også enkelte oppgaver for kongehuset og Stortinget. Fylkesmannen utfører fagoppgaver for til sammen elleve departementer og ti direktorater/tilsyn. Grunnlaget for fylkesmannens arbeid ligger i de oppgavene som embetene skal løse i henhold til lover, forskrifter og særlige politiske prioriteringer i de årlige styringsdokumentene. Fylkesmannens faste og lovbestemte oppgaver beskrives i virksomhets- og økonomiinstruksen, mens tildelingsbrevet gir føringer for årlige prioriteringer og styringskrav.

Bevilgning og finansiering
Fylkesmannens faste oppgaver finansieres over det felles budsjettkapitlet 0525. Finansieringen skjer i hovedsak gjennom overføring av midler fra departementenes fagkapitler til kap. 0525 i tråd med gjeldende finansieringsordning for Fylkesmannen. Det fagdepartementet som har instruksjonsmyndighet på et område har også ansvaret for ressurssituasjonen der. Dette ansvaret omfatter nye oppgaver som legges til fylkesmannen, men også endringer i eksisterende oppgaver, samt endringer i underliggende behov som for eksempel når flere klagesaker gjør at arbeidsmengden øker. Kontorer og støttefunksjoner som IKT, arkiv, personal, regnskap mv er en forutsetning for at arbeidsoppgavene kan utføres på de ulike fagområdene. Finansieringsansvaret til oppdragsgiverne omfatter således en forholdsmessig andel av administrative kostnader i fylkesmannsembetene. Fylkesmannens myndighets- og ansvarsområder er: Iverksetter av nasjonal politikk i fylket. Fylkesmannen skal som sektormyndighet medvirke til iverksetting av nasjonal politikk. Dette gjøres gjennom veiledning, dialog og tilsyn med kommunene, fylkeskommunene, innbyggere og berørte virksomheter.

Det er en utfordring at forurensningsfeltet får spesifikke krav til antall tilsyn og til hva som skal tjenes inn på tilsyn. Vi har forståelse for at vi må ha et måltall for hvor mye vi forventes å tjene inn totalt på gebyrer, men prioriteringen om inntjeningen skal være via tillatelser eller via tilsyn bør skje lokalt. Gjennomføringen av pålagte tilsyn går ut over behandlingstiden på tillatelser og endringer av tillatelser, noe som fører til urimelig lang behandlingstid.  

Samordningsmyndighet
Fylkesmannen skal bidra til å samordne, forenkle og effektivisere den statlige virksomheten i fylket. Fylkesmannen skal ta samordningsinitiativ i fylket overfor andre statlige virksomheter og andre aktører der det er aktuelt, for å sikre at nasjonale mål nås på tvers av nivå og sektorer, og for å sikre samordning av statens styring av kommunene. Vi minner om initiativet fra Vestfold fra noen år tilbake om adgangen til å samordne innsigelser. Det har vært en suksess, både fra kommunenes side som planmyndighet, og fra et effektivitets- og gjennomføringsperspektiv i planprosessene, gjennom måten det har virket på myndighetsorganenes atferd. Stadig endring og utvikling av ulikheter i måten regional stat er organisert på vanskeliggjøre oppgaven med å utøve fylkesmannens samordningsmyndighet.

Rettsikkerhetsmyndighet
Fylkesmannen har klagemyndighet for kommunale enkeltvedtak og vedtak gjort i spesialisthelsetjenesten, og tilsynsmyndighet etter særlovgivningen. I tillegg har fylkesmannen førstelinjeansvaret på flere områder. Fylkesmannen skal sikre likebehandling og rettsikkerhet for alle parter i sin forvaltning av lover og forskrifter.
Informasjon, kunnskapsinnhenting, initiativ for forslag
Fylkesmannen skal holde regjeringen og sentraladministrasjonen orientert om viktige spørsmål i fylket. Fylkesmannen skal ta de initiativ som er påkrevd, og fremme forslag til løsninger i den utstrekning fylkesmannen finner det formålstjenlig. Fylkesmannen skal formidle informasjon til kommunale, fylkeskommunale og statlige organ om forhold som antas å berøre deres virksomhet.
Fylkesmannen er et ordinært statlig forvaltningsorgan.  

Informasjonsformidler og tilbakemelder
Fylkesmannen skal holde sentrale myndigheter orientert om viktige spørsmål i fylket og om hvordan nasjonal politikk virker i vår region. Vi skal også formidle relevant informasjon til kommunale, fylkeskommunale og statlige organer.

Kontakt med andre embeter
Embetet har løpende kontakt andre embeter på alle nivå i organisasjonen, og utveksler erfaringer og ideer med andre fylker. Dette skjer dels i forbindelse med formelle arenaer som styringsdialogen og fylkesmannsmøtene, AU for fylkesmennene, og i de nye samarbeidsorganene med Fylkesmennenes fellesorganisasjon (FMFA) på det administrative området. Det er også mye kontakt gjennom ulike faglige nettverk og samlinger for ulike stillingskategorier, og helt spontant mellom medarbeiderne når behov oppstår. I inneværende periode hvor alle embeter må ha stort fokus på regionreform og egne omstillingsprosesser, har det vært mindre aktuelt med omfattende bilaterale prosesser

2.2 Organisasjon og ledelse

Fylkesmannsembetet i Vestfold og Telemark er lokalisert med kontorsteder i Tønsberg og Skien og ledes av fylkesmann Per Arne Olsen og assisterende fylkesmann Bernt Lasse Berggreen. Embetet er organisert i fem fagavdelinger, administrasjonsenhet, beredskapsstab og en samordningsstab. Administrasjonsenheten utfører oppgaver på vegne  for alle avdelingene. 

Oppvekstavdelingen
Avdelingen skal bidra til rettssikkerhet innenfor områdene barnehage, barnevern og skole i form av klagesaksbehandling og tilsyn. I tillegg føres tilsyn etter introduksjonsloven, og avdelingen har også tilsyn med krisesentra og familievernkontorene. Avdelingen har store samfunnsoppdrag og veiledning knyttet til statlige satsinger. Avdelingen ledes av direktør Kari Evensen.

Helse- og omsorgsavdelingen
Avdelingen behandler saker etter helse- og sosiallovgivningen. Det omfatter blant annet å ivareta innbyggernes rettsikkerhet på helseområdet og gir råd og veiledning til pasienter, pårørende og helsepersonell. Avdelingen gjennomfører tilsyn med helsepersonell og helsetjeneste og behandler klager etter lov om pasientrettigheter og enkeltklager på helsepersonell eller helsetjenester. Avdelingen følger opp hendelser som gir mistanke om svikt i pasientsikkerheten. Helse- og sosialavdelingen har oppgaver med lokal iverksetting av statlig politikk som gjelder rus, psykisk helse, omsorgstjenester og sosiale tjenester i NAV. I tillegg avgjør avdelingen saker om dispensasjon på grunn av helseforhold etter førerkortforskriften. Avdelingen er ledet av fylkeslege Jan-Arne Hunnestad.

Justis- og vergemålsavdelingen
Avdelingen arbeider i hovedsak med juridiske spørsmål. Avdelingen behandler klager på kommunenes vedtak innen fagområder som plan- og bygningsrett, forvaltningsrett, vergemål, alkoholloven, (skjenkebevillinger og åpningstider), offentlighetsloven osv. Avdelingen har også ansvar for å behandle søknader om fri rettshjelp, separasjon og skilsmisse, askespredning og tilskudd til trossamfunn. I tillegg veileder avdelingen personer og kommuner i offentligrettslige spørsmål. Avdelingen ledes av direktør Per Arne Andreassen.

Miljøavdelingen
Avdelingen skal ivareta det biologiske mangfoldet, sikre bærekraftig arealbruk, håndtere forurensningssaker, bidra til en god vannforvaltning og være en pådriver i klimaarbeidet. Ansvar for forvaltning av 366 verneområder i Vestfold og Telemark er også en viktig oppgave. Avdelingen forvalter ulike tilskuddsordninger, frivillig skogvern, utvalgte naturtyper, prioriterte arter, tiltak mot fremmede arter, samt forvaltning av villrein, rovdyr og anadrom fisk. Miljøavdelingen avgir uttalelser i saker etter plan- og bygningsloven, og er involvert i store samferdsels- og infrastrukturprosjekter, som jernbane og vei. Avdelingen behandler søknader som førsteinstans fra bedrifter og kommuner om tillatelser etter forurensningsloven og tilhørende forskrifter, samt fører tilsyn etter samme regelverk. Miljøavdelingen har også ansvar for å skaffe og kvalitetssikre data for vannkvaliteten i området og gi en oppdatert miljøstatus for de ulike vannområdene. Avdelingen ledes av direktør Elisabet Rui.

Landbruksavdelingen 
Avdelingen skal bidra til å gjennomføre den nasjonale landbruks- og matpolitikken i fylket. Oppgavene omfatter både saksbehandling og utviklingsarbeid innen jordbruk, skogbruk og bygdeutvikling. Avdelingen er et kompetansesenter for kommunene og bidrar til at kommunene opprettholder god forvaltningspraksis. I tillegg er avdelingen en pådriver for nærings- og bygdeutvikling, leder arbeidet med regional næringsstrategi, og har et ansvar for å ivareta hensynet til jordvern og kulturlandskap i arealforvaltningen. Avdelingen fører kontroll med tilskuddsforvaltningen i landbruket og ledes av direktør
Helge Nymoen.

Samordningsstaben
Samordningsstaben omfattet seks rådgivere i 2019 som har oppgaver på tvers av fagavdelingene, blant annet kommunal styring og fornying, kommuneøkonomi, kommunestruktur og inndeling, herunder veiledning, kommunikasjon, samarbeid med næringslivet og oppgaver for Slottet og statsborgerseremoni samt bistand til fylkesmannen. I 2020 reduseres staben med en stilling grunnet tilpasning til innsparingskrav. Samordningsstaben ledes av fagdirektør Petter Lodden.

Beredskapsstaben
Beredskapstaben er delegert ansvar for å ivareta fylkesmannens samfunnsikkerhetsinstruks og oppgavene med samfunnsikkerhet og beredskap i fylket. Staben er plassert direkte under embetsledelsen og består av seks medarbeidere. Beredskapsstaben ledes av fylkesberedskapssjef Jan Helge Kaiser.

Strategi og organisasjonsutvikling
Viktigste oppgaven er lederstøtte til embetsledelsen innenfor strategiarbeid og organisasjonsutvikling. I tillegg kommer diverse representasjonsoppgaver, fortrinnsvis i Telemark. Ansvaret for koordinering med fylkeskommunen på overordnet strategisk nivå ligger også her. Leder er strategidirektør Hans Bakke.

Administrativ enhet
Administrativ enhet bidrar til å administrere den daglige driften av embetet, herunder budsjett og regnskapsansvar. Enheten engasjerer seg i kortsiktig og langsiktig planlegging og legger til rette for at virksomheten skal nå sine fastsatte mål. God organisering, effektive støtte- og kvalitetssystemer understøtter dette arbeidet.

Administrativ enheter omfatter økonomi, personal, servicetjenester og drift av Statens Park. Administrativ enhet ledes av administrasjonssjef Jan Erik Glad.

2.3 Presentasjon av utvalgte nøkkeltall

Vurderinger av vesentlige forhold sammenlignet de to tidligere embetene i Vestfold og Telemark. 

Begge embetene hadde et mindreforbruk fra 2018 som ble overført til budsjettet i 2019. Årets regnskap viser at vi sitter igjen med et mindreforbruk på kr 2605,-. Sett på bakgrunn av at vi drog med oss et mindreforbruk fra begge de "gamle" embetene fra 2018 medfører de reelt sett at vi ikke greidde å drive embetet innen for det tildelte rammene. Vi legger opp til en styrket økonomistyring for 2020.  

Kapt 0525 post 01 driftsutgifter
Vi har hatt en reduksjon på driftsutgifter på kr 15,8 mill. Dette har
sammenheng med at Fylkesmennenes fellesadministrasjon (FMFA) ble skilt ut som en egen organisasjon og at de overtok driftsansvaret for IKT og dokumentforvaltning som tidligere hadde ligget i embetene.

Ansatte og årsverk
Vi har hatt en meget stabil arbeidsstokk i begge de tidligere embetene i Vestfold og Telemark i mange år. Etter vedtaket om fusjonering har vi mistet mange dyktige medarbeidere i begge de tidligere embetene. I 2018 sluttet det 33 personer og i 2019 sluttet det 30 personer. Vi har i 2019 hatt en turnover på 13,7 %. Vi har imidlertid mange kvalifiserte søkere til utlyste stillinger på alle fagområder. Ved inngangen til det nye embetet hadde flere av avdelingene store restanser. Den første delen av året gikk det mye tid til å skaffe oversikt over hele den nye oppgaveporteføljen, bli kjent med et nytt fylke og få på plass den nye organisasjonsmodellen. Dette medførte redusert kapasitet i starten av året. For å bøte på dette har vi benyttet mye overtidsarbeid i alle fagavdelinger for å redusere restansene.

Vi hadde en reduksjon på 12,4 årsverk sammenlignet med 2018. Dette skyldes overføring av ansatte tilhørende IKT og dokumentforvaltning til Fylkesmennenes fellesadministrasjon, samt en reduksjon av 3 stillinger i administrasjonen som følge av fusjoneringen mellom Vestfold og Telemark. Kvinners lønn sammenlignet med menns lønn er økt med 3,4 % til 88 %. Kvinneandelen i embetet er på 68%.

Sykefraværet har vært svært lavt i Vestfold de siste årene og noe høyere i Telemark. Nå viser statistikken har vi samlet sett har fått et høyere sykefravær enn tidligere. Vi har flere ansatte ute i langtidsfravær.

Husleie og driftsutgifter
Samlede husleieutgifter har økt fordi vi har vært nødt til å skaffe
tilleggslokaler som følge av stor nyrekruttering til
kontorstedet i Tønsberg. 

Lønnsandelen av totale driftsutgifter har vært forskjellig i fra Vestfold og Telemark med hhv 94 % og 86,8 i 2018. For et samlet embete så viser lønnsandelen 92,3 % av de samlede driftsutgiftene. 

Journalposter
Vi har hatt en reduksjon på ca 20000 journalposter sammenlignet med 2018. Det har vært en reduksjon av både inngående og utgående saker på flere saksområder. Blant annet på avlingssvikt, separasjoner og skilsmisser, fritt rettsråd og førerkortsaker. Vi har foretatt effektiviseringstiltak innenfor vergemålsområdet som har bidratt til reduksjon i antall journalposter.

2.4 Andre forhold

Ansvarsfordeling og samarbeid med FMFA
Fylkesmennenes fellesadministrasjon (FMFA) ble ny virksomhet fra 1. januar 2019. FMFA skal levere gode administrative tjenester som understøtter fylkesmannsembetenes samfunnsoppdrag. FMFA er delegert ansvar for styrings-, drifts- og utviklingsoppgaver innen embetenes administrative områder. Det innebærer at embetene skal følge de instrukser som gis av FMFA på dette området.
Innenfor områdene IKT, dokumentforvaltning og informasjonssikkerhet med unntak av informasjonssikkerhet i løpende drift i fylkesmannsembetene, får FMFA delegert ansvar for alle oppgaver.
På anskaffelsesområdet har FMFA ansvar for å inngå for å inngå rammeavtaler og gjennomføre anskaffelser som er felles for alle embetene, være kompetansesenter for embetene, bistå med praktisk med gjennomføring av anskaffelser over terskelverdi og koordinere avrop på rammeavtaler overfor DIFI. Embetene er pålagt å rådføre seg med FMFA ved anskaffelser over terskelverdi, men det er det enkelte embetet som er avtalepart.    
Innenfor økonomi- og personal-/HR-området vil FMFA ha ansvar for informasjon og veiledning, rådgivning, kvalitetssikring, standardisering av prosesser, utarbeidelse av maler og verktøy og utarbeidelse av retningslinjer. 
FMFA er underlagt KMD. KMD har ansvaret for etatsstyringsmøter og formell styringsdialog med FMFA. FMFA skal ha en hensiktsmessig og god dialog med fylkesmannsembetene.

For å sikre grensesnittet mellom FMFA og det enkelte embete er det under utvikling en tjenesteavtale. Den er ikke fullført. Oppgaven gitt embetet i fylkesmannens samfunnssikkerhetsinstruks gir det enkelte embete ansvar som medfører behov for å integrere FMFAs ansatte i embetet. Fylkesmannen vil understreke behovet for en tjenesteavtale slik at embetet kan opprettholde oppgaven med egenberedskap. 

3 Årets aktiviteter og resultater

3.1 Redegjørelse for, analyse og vurdering av oppnådde resultater

Hovedmål 1 - Nasjonal politikk skal være kjent og iverksatt i fylket

Styringssignal til kommunane
Vi har også i 2019 brukt det årlige forventningsbrevet til å formidle sentrale styringssignal til kommunene i Vestfold og Telemark. For sistnevnte var det en ny erfaring i og med at Vestfold har vore alene om denne formen for formidling av nasjonal politikk. De tilbakemeldingene som har kommet, har vært gode, om at en slik oversikt er nyttig.

De to embeta har hatt likearta opplegg for kommunane med hensyn til presentasjon av statsbudsjett og kommuneproposisjon.

Øvrig kontakt med kommunal ledelse har vært hyppigare i Vestfold enn i Telemark, som naturleg er når en legger geografi og avstander til grunn. Vestfold har gjennom mange år hatt månedlige  "fredagsmøte" med kommunane, i sammen med KS, fram til og med 2018. De har vært viktige for formidling av politiske signal begge vegar og for å få fram en felles forståelse av utfordringer og løsninger. I 2019 hadde vi et slikt møte i Vestfold og Telemark, i april, med tema Leve heile livet - reformen. Høsten gikk med til valg og konstituering og det var ikke rom for ytterligere initiativ. Fylkesmannen har bedt om KS sitt syn på framtidige møteplasser, der Fylkesmannen / regional stat og kommunane kan formidle og diskutere nasjonal politikk og lokale erfaringer.

Barn og unge
Fylkesmannen benytter de mange arenaene vi har med kommunene på barnehage-, skole- og barnevernområdet, til å informere om nasjonal politikk til "våre sektorer". De store kompetansestrategiene er nå vel kjent, det samme er viktige samfunnsoppdrag knyttet til utsatte barn. I tillegg bruker vi digitale flater til å informere om regelverk, kompetanseordninger og andre tema som f.eks håndhevings-ordninga.

Landbruk
Fylkesmannen har informert kommunal landbruksforvaltning om gjeldene nasjonale mål, strategier og prioritert satsinger gjennom fagsamlinger og møteaktiviteter. Vi har også arrangert en to-dagers samling for kommunene, der målet var å harmonisere saksbehandling, regelverk og politikkutforming, samt skape nettverk  i kommunal sektor. Ut over dette har vi gjennomført temavise dagsamlinger. På skogbruksområdet der oppgaver er på veg over til kommunal sektor er det lagt inn ein solid innsats. Nye strategiar for regionalt miljøprogram har også blitt formidla gjennom møte og samlinger. Kommunalt ansvar og myndighet i knyttet til behandling av konsesjons- og jordlovsaker er et område som krever oppmerksomhet. Flere kommuner ønsker dialog og opplæring/informasjon i politiske utvalg. Dette vil vi gjennomføre i 2020. Et nytt fylke med stort strekk i geografi, kommunestruktur, driftsforhold i skogbruk og jordbruk er en merkbar utfordring. Digitalt nyhetsbrev går ut til kommunal sektor en gang i uka. Dette for å redusere e-post mengde og gi lik informasjon til alle kommunar på samme tid.

Miljø og plan
Vestfold klima- og energiforum, som hadde sekretariat hos Fylkesmannen, ble lagt ned ved utgangen av 2019. Forumet skal gjenoppstå i regi av den nye fylkeskommunen i 2020. Gjennom året er det avholdt en rekke konferanser og fagseminarer for kommunene og næringslivet, der energivennlig bygg, transport og utslippsreduksjoner har vært tema. 

Gjennom uttalelser i plansaker blir nasjonale føringer innen naturmangfold, forurensning, strandsonen, klimatilpasning, samfunnssikkerhet, jordvern, folkehelse og barn og unges interesser formidlet. Vi har hatt en rekke møter med kommunene om konkrete enkeltsaker og om generelle problemstillinger. I 2019 har vi spesielt arbeidet med grensene for det lokalpolitiske skjønnet i dispensasjonssaker i strandsonen. 

Villrein er et tema som berører både artsforvaltning og arealdisponering. Vi registrerer at det er et stort press og en bit-for-bit nedbygging i og i randområdene til villreinen. Vi har i 2019 lagt ned mye arbeid i revidering av regional plan for Hardangervidda. Den ble imidlertid ikke vedtatt med lik ordlyd i tidligere Buskerud og Telemark fylkesting, og planen må derfor opp til ny behandling i alle de tre nye fylkene. Det er særlig vinterbrøyting over Imingfjell som er et stridstema.

I samarbeid med Fylkesmannen i Vestland og Fylkesmannen i Oslo og Viken har vi arrangert et seminar for kommunene rundt Hardangervidda med sikte på å motivere til etablering av ny forvaltningsmodell for nasjonalparken. Både Miljødirektoratet og KLD deltok for å formidle hva en slik standardmodell innebærer. 

Arbeidet med frivillig skogvern er i rute og har god progresjon, og vi får inn en rekke tilbud om frivillig vern.  

Vi har sendt ut informasjon om nye krav på avløpssektoren, vi har informert kommuner om naturmangfold, spesielt forskrifts-eiker, fremmede arter og motorferdsel i utmark. Vi har også avholdt et fagseminar om massedisponering. 

Forurensning har et stort tilfang av saker, det gjelder nye tillatelser, endringer av eksisterende tillatelser og naboklager. Videre er det flere store grunnforurensningsprosjekter i gang. Det jobbes aktivt med avløp. Det er svært krevende å sikre en god fremdrift av disse sakene når vi samtidig pålegges harde krav om antall tilsyn. Vi klarte ikke fullt ut kravene til inntjening og antall tilsyn, men tatt i betraktning de utfordringene som sammenslåing gir, er resultatet greit. 

Innen tema plast i havet har vi koordinert en rekke aksjoner, og har et godt samarbeid med Oslofjorden friluftsråd for "gamle" Vestfold. Vi har som mål få også Grenland med i dette samarbeidet. I 2019 var innsatsen mot plast i havet særlig rettet mot verneområdene og nasjonalparkene Færder og Jomfruland. Vi jobbet også aktivt med informasjon. 

Vannforvaltningsarbeidet er i godt gjenge og vi følger opp de frister og forventninger som er i tildelingsbrevet. 

Helse, omsorg og sosial
Vi har brukt 2019 til å samordne oss i forhold til de ulike arenaene som er benytta i de to fylkene for å løse våre oppdrag. Vi har tatt initiativ til å samkjøre disse for alle kommunene i det nye fylket for å sikre enhetlig informasjon og forståelse for oppdrag og tilskuddsforvaltning. Vi har fått gode tilbakemeldinger fra kommunene på dette arbeidet og et ønske om at de felles plattformene vi har søkt å etablere skal videreføres i det nye fylket. Avdelingens arbeid har vært preget av ressursmangel grunnet stor turnover og krevende samordning innad, som beskrevet andre steder i årsrapporten. Det har gjort at vi i 2019 har vært mer opptatt av å bygge nødvendig felles kultur og organisasjon enn tidligere år. Likevel er tilbakemeldingene fra kommunene positive og peker mot et godt samarbeid i årene som kommer.

Hovedmål 2 - Statlig virksomhet på regionalt nivå skal være godt samordnet og legge til rette for gode helhetsløsninger

Samfunnssikkerhet og beredskap
Utvikling av regional stat med strukturell ulikhet setter regional samordning på prøve. Sektorstyring er fundamentet i regjeringens ledelse av samfunnet. Forebygging og krisehåndtering forutsetter imidlertid utstrakt horisontal samordning for å sikre god sektorstyring. Sektorstyring får konsekvenser for andre sektorer og samordning innenfor en kommune eller et fylke, samordningens funksjon er derfor betydelig. Det er Fylkesmannens erfaring at regional stat i svært ulik grad pålegges i linja å delta å tverrsektorielle aktiviteter. Når sentrale beredskapsmyndigheter ikke kan delta i prosesser slik som øvelser, beredskapsplanlegging og analyser reduseres verdien av prosessene til dels betydelig. Strukturell ulikhet utfordrer Fylkesmannens evne til å ivareta fylkesmannens samfunnssikkerhetsinstruks. 

Landbruk
For landbrukssektoren er samordning med Mattilsynet, Innovasjon Norge og Miljøvernavdelinga/Rovviltnemnd/Statens Naturoppsyn dei viktigaste samarbeidspartane. Samarbeidet med mattilsynet er formalisert og fungerer, men ny regioninndeling medfører trong for å vurdere møteaktivitet og omfang lokalt og regionalt. Endring og presisering av regelverk for avkorting av produksjonstilskot i samband med dyrevelferdssaker vart utfordrande for ei samla forvaltning         på dette feltet. Informasjon og opplegg kunne med fordel vore informert og tilrettelagt på ein betre måte. I næringspolitikken har vi  hatt eit tett og godt samarbeid med Innovasjon. Både gjennom styringssignal og virkemiddelbruk frå begge partar. Dette har også ført til stor tillit frå næringsorganisasjonane. Rovviltsituasjonen i Vestfold og Telemark har ikkje vore spesielt krevande dette året. Det har heller ikkje vore beiteområde der Mattilsynet har vurdert beitenekt dei seinare åra.

Barn og unge
Fylkesmannen har et generelt samordningsansvar, men de siste årene er 0-24 oppdraget spesielt framhevet. Gjennom en intern koordinert innsats, skal vi være pådrivere i forhold til at kommunene lykkes med sin samordning av tjenester til utsatte barn og unge. Fylkesmannen har også i oppgave å samarbeide med KoRus, RVTS og RBUP Øst og Sør. Samarbeidet bidrar til bedre måloppnåelse.

På tilsynsfeltet skal Fylkesmannen bidra til god samordning internt og med andre statlige tilsynsorganer, samt med kommunenes egen-kontroll slik at trykket ikke blir for stort i enkeltkommuner. Kravet til samordning etter kommuneloven utfordres av oppdragsgivernes skjerpede krav om at ethvert tilsyn skal bygges på så gode risikoanalyser at lovbrudd må forventes, jf. Utdannings-direktoratet. Utdanningsdirektøren er av den oppfatning at disse ros-vurderingene må tillegges betydelig vekt, og at belastningen for enkeltkommuner bør være underordnet dette. Det er viktig at denne problemstillingen avklares gjennom den nasjonale tilsynsarenaen.

Fylkesmannen har fremdeles en sentral rolle ifb med kompetanseordningene. Her bidrar vi til at kommuner og UH-sektoren inngår i et hensiktsmessig partnerskap, og at kommunene også samarbeider på tvers av kommunegrensene.

Plan
Planområdet er preget av stort behov for samordning. Saker på høring etter plan- og bygningsloven blir behandlet av en felles plangruppe for embetet. Dette gjør at Fylkesmannen fremstår som samordnet utad, selv om de ulike fagavdelingene vil ha forskjellig innfallsvinkel til sakene, og ulike hensyn å ta. Endelig uttalelse fra Fylkesmannen vil ha veiet de ulike interessene mot hverandre, og særinteressene blir veiet mot hensynet til det lokale selvstyret. Kommunene melder tilbake at de er fornøyde med den rolleforståelsen og det helhetssynet dette innebærer. Også ordningen med samordning av statlige innsigelser har gitt den ønskede effekten. Antall  innsigelser har blitt redusert, og det er bare når nasjonale interesser blir berørt at innsigelser fremmes

Miljø
Innen vannforvaltningsfeltet er det stort behov for samordning med særlig NVE og landbruk, og det er etablert gode samarbeidsløsninger som gir bra effekt. Når det gjelder klima har vi bl.a  flere samarbeidsprosjekter med ulike forskningsinstitusjoner. På forurensning er det samordning mot Arbeidstilsynet, brannvesenet og noe Dsb.

Villreinforvaltningen krever stor grad av samordning, dette gjelder både Hardangervidda og Setesdal/Austhei. Villreinen er en arealkrevende art, og villreinområdene består av ulike fylkesmenn, fylkeskommuner, kommuner, tilsynsutvalg, villreinnemnder og verneområdestyrer. Det er behov for å sikre fremdrift i arbeidet med ny forvaltningsordning for Hardangervidda, og det er behov for å styrke kravet og evnen til samordning på dette feltet. 
Arbeidet med fremmede arter krever utstrakt samarbeid for å gi effekt. Vi har samarbeid med landbruk og Mattilsynet, og med fylkeskommunen hva gjelder innsats mot stillehavsøsters. Kommunene har en særdeles viktig rolle, og vi prioriterer veiledning. Vi har laget en handlingsplan som gir en målrettet inngang til arbeidet. 

Helse, omsorg og sosial
Vi har fulgt opp føringer om tilsynsamordning og tilsynsoppdrag på gamle og nye samarbeidsarenaer. Både innad i embetet og utad mot samarbeidspartnere har vi jobbet for oppmerksomhet på utsatte barn og unge og 0-24 samarbeidet, sammen med oppvekst-avdelingen. I plansammenheng bidrar vi bl.a. med kompetanse og innspill på folkehelse til plangruppa i Miljøavdelingen. Vi jobber og med miljørettet helseberedskap og legemiddelberedskap sammen med beredskapsstaben. Vi har arrangert og deltatt i flere konferanser som berører eller handler helt om våre oppdrag med regionale og kommunale aktører. Etablert samarbeid med NAV fylke gjennom samordningsforum er videreført. Det er også etablert samarbeid med Husbanken på det boligsosiale området. I Leve hele livet har vi prioritert samarbeid på regionalt nivå og har en aktiv rolle i arbeidet med dialogmøter og oppstartskonferanse. 

Vi har hatt flere møter med  kommuneoverlegene for Telemark og Vestfold. Fastlegemangel og utdanning av LIS 1-3 (turnuskandidater og almennleger i spesialisering) har vært fått mye oppmerksomhet, sammen med legemiddelberedskap  Da med særlig fokus på modeller og løsninger som viser seg å fungere.

Hovedmål 3 - Rettssikkerhet skal være ivaretatt på en enhetlig måte i fylket og på tvers av embetene

Barn og unge
Oppvekstavdelingen har drevet med kontinuerlig kompetanseutvikling mh.t. lovverksforståelse. En del av dette arbeidet har bestått i å utarbeide og kvalitetssikre maler på de ulike klagesaksområdene. Internt har vi ukentlige saksbehandlermøter der egen rettsanvendelse gjennomgås. I tillegg har vi nå jevnlig juristmøter for å sikre en enhetlig forståelse av ulike lovverk. Dette bidrar til at rettssikkerheten i fylket ivaretas. Vi vurderer at disse tiltakene har bidratt til god måloppnåelse.

I forkant av fagmøter i Utdanningsdirektoratet har utdanningsdirektørene internmøter. Disse møtene er egnet både for fortolkningsfellesskap, eller til å identifisere områder der vi bør samarbeide om rettsanvendelse, eller hvor vi mener våre direktorat bør bidra til en enhetlig praksis. Eksempler på områder der vi ønsker direktoratets bistand, er skyssfeltet, videregående opplæring, lærekandidatordningen spesielt, samt 9A-feltet.

Fylkesmennene har også et regionalt samarbeid på barnevern- og opplæringsområdene. På skole- og barnehageområdet samarbeider vi med Oslo og Viken og Innlandet, på barnevernområdet samarbeider vi med Agder.

Justis- og vergemål

På vergemålsområdet er den største nyvinningen arbeidet med nye saksbehandlingsmetoder og nytt kvalitetssystem, også omtalt i fylkesmannens beretning – kap. 1.1. I dette ligger at Fylkesmannen i Vestfold og Telemark har laget egne maler og rutiner for å sikre at hensynet til minste inngreps prinsipp i større grad blir ivaretatt. Vergemålsgruppen har bl.a. utarbeidet ulike standard veiledningsskriv som brukes tidlig i saksbehandlingen for å informere om hva et vergemål vil innebære for den aktuelle personen og hvilke alternativer som foreligger. Det er da i det vesentlige tale om økonomisk rådgivning mv. fra NAV, som – i motsetning til vergemål – vil være et gratistilbud til borgeren. Saksforberedelsen i og oppfølgingen av disse sakene er ofte ressursmessig svært krevende, fordi den forutsetter dialog og kontakt med mange aktører (den aktuelle hjelpetrengende borgeren, dennes pårørende, leger, NAV, primærkontakter, ruskonsulenter o.l.). Omleggingen har imidlertid også en effektivitetsgevinst da det synes som ca 1/6 av innkommende begjæringer og meldinger om vergemål løses med mindre inngripende tiltak. Primært innebærer dette at søknadene trekkes. Den langsiktige effekten er man for disse sakene imidlertid usikker på, og dette overvåkes fortløpende. Det er en risiko for at hjelpetrengende ikke får hjelp i samsvar med egne ønsker, og vi arbeider derfor aktivt for å forsikre oss om at andre etater følger opp dette. De foreløpige erfaringene med det nye systemet gir likevel grunn til optimisme. Målet om å oppnå mer selvbestemmelse og mer konkret individtilpasning av vergemålene virker å bli realisert, og følges tett av overordnet myndighet i forbindelse med videreutvikling av vergemålsforvaltningen. At samtlige saksbehandlere benytter et gjennomarbeidet kvalitetssystem sikrer også likhet i saksbehandlingen.

I forhold til plan- og bygningsloven har sammenslåingen av embetene Vestfold og Telemark medført både fordeler og ulemper for rettssikkerheten. Fordelen er at faggruppen har blitt større og mer robust. Saksbehandlerne har bl.a. flere å spille på lag med og bidrar til økt lovforståelse i tråd med nasjonale føringer. Imidlertid overtok det nye embetet mange ubehandlede klagesaker, og for tiden har vi lengre saksbehandlingstid enn tre måneder. At embetet ikke vi får behandlet sakene raskt nok har også en side i forhold til rettssikkerhet.  

Sammenslåingen har også gitt oss mulighet til å samle flere mindre saksfelt i en felles faggruppe, og med en erfaren jurist som fagsjef (kvalitetssikrer). Eksempler på saksfelt er fri rettshjelp, klager etter alkoholloven, separasjon og skilsmisser, askespredning m.m. En slik samordning har medført at det generelle kompetansenivået til saksbehandlerne har blitt bedre og forhåpentligvis skaper det også større likhet samt økt kvalitet på avgjørelsene.  Det siste anses spesielt viktig for utsatte grupper som eksempelvis er omfattet av ordningen med fri rettshjelp.    

Plan og miljø
Det har vært noe ulik praksis i behandling av dispensasjonssaker i strandsonen. Vi ser også at det har vært noen ulikheter innen forurensningsområdet og innslagspunktet for tillatelser. I 2019 har vi brukt mye tid på å kartlegge porteføljen og få oversikt over restanser. Vi har  laget nye rutiner og maler for å sikre enhetlig praksis på alle fagområdene våre. Vi har ca 10-15 klager på vedtak om løyver til bruk av snøskuter. Det er behov for noe mer veiledningsmateriell og maler for behandling av disse sakene.

Av hensyn til rettssikkerheten er det behov for en mal for behandling av klagesaker etter lov om motorferdsel i utmark.

Helse og omsorg
Vi har jobbet hardt med å få kontroll på restanser. En særlig utfordring av var et stort antall antall saker fra Telemark som vi ikke hadde oversikt over ved inngangen til nytt embete. Ellers har det vært økende antall saker inn på alle saksfelt, men særlig innen rettighetsklager. Det betyr at vi har måttet prioritere saker etter føringene gitt i styringsdokumentene. Vi har derfor klart kravene innen tvang og makt og rettighetsklager og behandlingstiden for tilsynssaker er bare noe forlenget. Antall saker behandlet i 2019 er betydelig høyere enn i 2018 for de to embetene tilsammen. For å greie dette har vi måttet prioritere ned systemrevisjoner i kommuner, spesialisthelse og også noe innen sosialområdet. Vi har kartlagt og vurdert eksisterende plattformer for våre direktoratsoppgaver. Vi har oppnådd god måloppnåelse sett i forhold til omstillingsprosessen og at vi mistet flere gode medarbeidere på feltet i 2018-19.

Hovedmål 4 - Fylkesmannen skal ta de initiativ som finnes påkrevd og holde sentrale myndigheter orientert om tilstanden i fylket og effekten av statlig politikk

Eksterne initiativ og samordning med andre aktører
Medbyggerne er et samarbeid mellom offentlig sektor, partene i arbeidslivet og bygge- og anleggsbransjen i Vestfold og Telemark. Formålet med Medbyggerne er å få flere til å bli Medbyggere og handle hvitt, for å sikre et stabilt og trygt arbeidsmarked, sikre skattegrunnlaget, bedre de håndverksmessige utførelsene og hindre skadelige arbeidssituasjoner. Om lag 500 håndverksbedrifter i fylket er ambassadører for prosjektet og leder an for hvitt arbeid.

Oppstart av mobiliseringsarbeidet i Telemark mot kommuner, bygge- og anleggsbransjen og partene i arbeidslivet ble gjennomført flere steder i Telemark i løpet av 2019. Responsen har vært svært positiv. Bygge- og anleggsbransjen i Telemark har allerede tilført prosjektet engasjement og nytekning som med stor sannsynlighet vil gi resultater til hele det nye fylket i tiden fremover.

Politiske vedtak på seriøsitetsbestemmelsene er gjennomført i alle kommuner/fylkeskommune i Vestfold og Telemark. Valg av modell vedtas av kommunener/fylkeskommune.

Hvite bygg har i 2019 hatt fokus på leverandørseminarer, konferanser og interkommunalt samarbeid. Eksempler er interkommunalt samarbeid med harmonisering av rutiner for oppfølging av byggeplasser, leverandører samt seriøsitetsbestemmelsene.
Det ble gjennomført leverandørseminarer i Larvik, Sandefjord, Tønsberg og Horten med over 170 deltagere. Målet med seminarene var å gi leverandørene et godt innblikk i hvordan offentlig sektor utøver arbeidet med anbudskonkurranser, lover og forskrifter samt arbeid for et seriøst arbeidsliv.

Krav om lærlinger og fagarbeidere i bygge- og anleggskontrakter kan ha bidratt til å heve antall lærlingplasser i Vestfold. I tillegg til kommunalsjef/direktør fra alle 6 kommuner og fylkeskommunen, har EBA, håndverkerne, LO og skatteetaten deltatt med en representant i arbeidsgruppen.

For avdekking av useriøse og kriminelle aktører i bygge- og anleggsbransjen er det etablert et tipssamarbeid mellom statsetatene og den seriøse delen av bransjen, samt fagbevegelsen.
Tips som kommer inn blir på denne måten anonymisert og videresendt til e-post adresse hos skatteetaten og Arbeidstilsynet. Dersom tips fører til at politiet bør involveres gjøres denne vurderingen av etatene.

Det er utarbeidet en plan for kompetansemålene i ulike fag. Målet for 2019 var tilrettelegging for undervisning hvor Medbyggerne kom inn i fagundervisningen for matte, norsk og samfunnsfag
Det ble i 2019 utviklet en pilot på Re Videregående skole hvor Medbyggerne ble integrert inn i praktisk undervisning. Undervisningen er svært godt tilrettelagt og utviklet i tett samarbeid med fylkeskommunen, politiet, Skatteetaten, Arbeidstilsynet, næringsliv og partene i arbeidet.

I et samarbeid med Virke nasjonalt er det igangsatt et utviklingsprosjekt mellom Medbyggerne og utvalgte Byggvarehus i fylket. Etter en workshop på Årskonferansen 19.november hvor 4 ulike byggvarehus var representert sammen med håndverkere, partene i arbeidslivet og representanter fra statsetatene, var det enighet om å igangsette en felles satsning i løpet av første halvår 2020. Arbeidet er i gang og Medbyggerne gjennomfører i disse dager nye samarbeidsarenaer for utvikling av materiell, informasjon og verktøy slik at byggevarehusene skal lykkes med en felles satsning. .

3.1.1 Nasjonal politikk skal være kjent og iverksatt i fylket

3.1.1.1 En bærekraftig, trygg og fremtidsrettet samfunnsutvikling og arealbruk

I 2019 ga vi uttalelse til 122 reguleringsplaner og 8 kommuneplaner/kommunedelplaner på off. ettersyn. For å ivareta nasjonale interesser fremmet vi totalt 19 innsigelser til 13 planer. Jordvern og naturmangfold var de hyppigste innsigelsesårsakene.  Vi ga uttalelse til 540 dispensasjonssaker, de langt fleste i 100-metersbeltet langs sjøen. Vi varslet påklaging i 112 saker, og påklaget 34 vedtak.

For 2019 har fylkesmannen fokusert på formidling av statlige forventninger til samfunnsutvikling og arealbruk. Det har vært et fåtall saker som har medført innsigelse fra Fylkesmannen. Tidlig og god dialog er en vesentlig forklaring.

De store samferdselsprosjektene krever tett medvirkning. Det gjelder særlig Vestfoldbanen, ny E18, ny fastlandsforbindelse fra Nøtterøy til Tønsberg og bypakke Grenland. Prosjektene har stort potensial til å påvirke natur, landskap, jordvern og klima.  Det er en utfordring at byer og samferdselsårer er omkranset av landets beste jordbruksarealer, viktige friområder og verdifulle naturvernområder. Summen av nasjonale interesser legger begrensninger på det lokale selvstyret, og er en potensiell kilde til konflikt.

FNs naturpanel peker på at endret arealbruk er den viktigste årsaken til utryddelsen av arter. Vår vurdering er at plan- og bygningsloven antagelig er det viktigste virkemiddelet for å ivareta naturmangfoldet.

Klimaet i Vestfold er i endring. Det blir varmere, det blir mer ekstrem nedbør og havnivået stiger. Det blir en stadig viktigere oppgave for Fylkesmannen å påse at klimatilpasning er et premiss i arealplanleggingen. En arealforvaltning som forebygger negative konsekvenser av klimaendringer er et satsingsområde.

Ved tidlig og tett dialog, der vi var tydelige og konkrete, ble det ikke behov for å fremme innsigelser til kommunedelplan for ny E18 gjennom Bamble og Kragerø. Gjennom tidlig medvirkning og tydelige tilbakemeldinger har embetet heller ikke fremmet innsigelser til trasévalget for ny Vestfoldbane i Sandefjord og Larvik, uten at det har gått på bekostning av nasjonale miljø- og landbruksinteresser.

Bane NORs aktuelle traseer for ny Vestfoldbane gjennom Tønsberg er konfliktfylte. Den ene av traseene vil kunne gi store, negative konsekvenser for Ilene naturreservat og Ramsar-område. En annen trasé vil sterkt berøre og fragmentere dyrket mark av høyeste kvalitet. Vi vil prioritere høyt videre deltagelse i planprosessen.

Jordvernet har en viktig plass i den øvrige samfunnsutviklingen og vi følger opp dette i planarbeidet sammen med andre hensyn vi er satt til å ivareta. 

Et strengt jordvern har sammenheng med mål om økt selvforsyninggrad og en fellesansvar for en økende verdens befolkning, dette skal igjen bygge opp under FNs bærekraftmål og bidra til en trygg og fremtidsrettet samfunnsutvikling og arealbruk. 

Nasjonale og regionale hensyn (fra kapittel 3.1.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

100%

FM har løpende dialog med alle kommuner, både ifm. enkeltsaker og knyttet til generell veiledning. Nasjonale og regionale hensyn er formidlet til alle kommuner, gjennom skriftlige uttalelser til konkrete plansaker, i ulike møter med kommunene. Fylkesmannen deltar fast i planforum.

Fylkesberedskapssjefen har hatt møter med samtlige av fylkets kommuner ved kommunenes ledelse i 2019. Hensikten har vært å bli kjent og gjøre kjent statlige prioriteringer og mål for samfunnssikkerheten.

Landbruksavdelingen har formidlet jordvernhensyn både i plansammenheng og i møte med kommunene. Det er og arrangert en egen jordvernkonferanse. 

Deltagelse i regionalt planforum (fra kapittel 3.1.1.1.2.1 i TB)

Rapportere på

100%

Fylkesmannen har vært aktiv og deltaker i regionalt planforum. Fylkeskommunen arrangerer møtene og har faste dager som kommunene kan booke seg inn på. Året 2019 har vært et overgangsår da FMVT har vært sammenslått, men fylkeskommunene ennå har vært knyttet til to fylker. Innkallingen har derfor gått parallelt fra de to Fylkeskommunene, og kontaktnettet har vært noe ulikt. Fagavdelingene har deltatt i planforum etter behov og tema i saker i Telemark. For Vestfold har plansaksansvarlig deltatt fra FMVT.

Vi har også deltatt i en arbeidsgruppe under KMD som har sett på bruken av planforum.

Tidlig medvirkning (fra kapittel 3.1.1.1.3.1 i TB)

Rapportere på

100%

Vi prioriterer høyt å være tidlige, tydelige og forutsigbare i formidlingen av nasjonale interesser.  Vi deltar på oppstartsmøter i kommunene når det utarbeides nye kommuneplaner. Vi deltar aktivt i prosessene rundt E18, Vestfoldbanen, bypakke Grenland, bygdepakke Bø og bypakke Tønsberg. Vi deltar aktivt i planforum. En periode våren 2019 avga vi forenklede uttalelser ved varsel om reguleringsplanarbeid når planformålet var i tråd med nyere kommuneplaner. Dette pga. manglede saksbehandlingskapasitet.

Gjennom varsler og høringer etter pbl vil FM kunne fange opp planer og komme med innspill. Ofte er det møter og kontaktpunkt i forkant av planoppstart eller etter innspill til varsel. Det er noe ulikt mellom kommuner i hvilken grad de løpende møtepunktene blir benyttet. På plansaker er det strenge tidsfrister og mye må avklares innenfor korte tidsfrister. Vi ser at dette utfordrer interne samkjøringer og intern kapasitet, særlig i omorganiseringen, men vi etterstreber å få til møter og tilbakemeldinger underveis.  

Mekling i planer med uløste innsigelser (fra kapittel 3.1.1.1.4.1 i TB)

Rapportere på

100%

Ingen avvik.

Vurdering av samfunnssikkerhet i plan (fra kapittel 3.1.1.1.5.1 i TB)

Rapportere på

Kommuner med storulykkevirksomheter bør ved rullering av kommuneplaner etablere hensynssoner med tilhørende bestemmelser rundt storulykkevirksomheter. For eksplosivsanlegg underlagt storulykkeforskriften bør dette ivaretas for sikkerhetsrapportpliktige virksomheter (§ 9-virksomheter).

Kommuner med storulykkesbedrifter har etablert hensynssoner for å sikre hensyn til samfunnssikkerhet for egen virksomhet. 

Boligsosiale hensyn (fra kapittel 3.1.1.1.6.1 i TB)

Rapportere på

100 %

Vi har ingen samlet oversikt over boligsosiale hensyn i planprogram for kommuneplanenes areal- og samfunnsdel. Dette vil vi imidlertid ha mer fokus på i 2020 i nye planer som kommer. Dersom vi skal ha en fullstendig oversikt må vi imidlertid også lete opp eldre planer. Dette fordi det kan gå mange år mellom kommuners revisjon av areal- og samfunnsdelen. Vi har ikke hatt kapasitet til å prioritere å få en slik spesifikk oversikt.

3.1.1.2 Fylkesmannen understøtter kommunenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap

Fylkesmannen har ledet og gjennomført øvelser, tilsyn og veiledning med og for kommunene i tråd med oppgaver gitt i TD/VØI og instruks

Tilsyn med kommunal beredskapsplikt (fra kapittel 3.1.1.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gjennomføre tilsyn med kommunal beredskapsplikt i ¼ av kommunene. Kommuner for tilsyn velges ut på bakgrunn av en vurdering av risiko og vesentlighet.

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med kommunene Færder, Hjartdal, Horten, Kviteseid og Tinn. Det er fem kommuner. Tilsyn ble gjennomført som et samordnet tilsyn med fylkeslegen. Tilsynet ivaretok også statlige forventninger til beredskap i skole og barnehage. Antall kommuner er 23, noe som innebærer at antall tilsyn for 2020-2022 blir seks kommuner årlig, og dermed 100% av kommunene i løpet av 4-årsperioden. Det kan også bemerkes at i de to årene før sammenslåingen ble det i de to embetene ført tilsyn med til sammen 25 kommuner (av den gang 27 totalt).

Felles tilsyn med beredskap i kommunene (fra kapittel 3.1.1.2.1.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen avgjør om det skal gjennomføres tilsyn med helsemessig beredskap i kommunene basert på kunnskap om risiko og sårbarhet. Tilsyn med helsemessig beredskap i kommunene skal gjennomføres som felles tilsyn med fylkesmannens tilsyn med kommunal beredskapsplikt etter sivilbeskyttelsesloven, jf. veileder for felles beredskapstilsyn i kommunene fra DSB og Helsetilsynet.

Fylkesmannen har over tid gjennomført tilsyn med kommunenes beredskapsarbeid som et samordnet tilsyn med helseberedskapslovgivningen, statlige forventninger til beredskapsaktiviteter i skoler og barnehager og sivilbeskyttelsesloven med forskrifter.

Veiledning om samfunnssikkerhet og beredskap i kommunene (fra kapittel 3.1.1.2.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal styrke veiledningen i kommunene i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder helseberedskap. 

Fylkesmannen har i 2019 veiledet kommunene om samfunnssikerhet og beredskap gjennom ulike samlinger slik som Beredskapsdagen 2019, fagseminar med kommunene (Norsjøseminaret), fagdager med spesifikke tema om ulike samfunnsfunksjoner, og skriftlig veiledninger for eksempel kommunebrevet. 

Egenberedskap (fra kapittel 3.1.1.2.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i 2019 bidra til at kommunene arbeider for styrket egenberedskap hos innbyggerne gjennom å implementere egenberedskapskampanjen fra DSB.

Fylkesmannen hadde aktive bidrag sammen med kommunene for å støtte opp under egenberedskapskampanjen. Det er Fylkesmannens erfaring at kampanjen har bidratt til økt oppmerksomhet om egenberedskap. Spesielt har Fylkesmannen hatt en satsing mot barn og unge, bla med undervisning på noen videregående skoler i fylket. Imidlertid bør dette arbeidet i større grad sikres gjennom læreplaner og utdanningsmål fastsatt av utdanningsdirektoratet sammen med DSB. 

Øvelse for kommunens kriseorganisasjon (fra kapittel 3.1.1.2.3.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i løpet av 2019- 2022 gjennomføre øvelse for alle kommuners kriseorganisasjon.

Fylkesmannen gjennomfører månedlig øvelse med kommunene i Nødnett. I tillegg gjennomfører FMVT fire ganger i året en varslingsøvelse med alle kommuner. Alle kommunene deltok også på Øvelse Oslofjord 2019. Tre kommuner deltok aktivt under feltøvelsen. Til sist gjennomførte FM seks ordinære kommuneøvelser i 2019. 

3.1.1.3 Økt kunnskap om sosialtjenesteloven

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark har i 2019 gjennomført kompetansetiltak i ulike former for å kunne tilpasse ulike behov. Vi har arrangert større kurs og opplæringer, og vi har arrangert fagdager for mindre grupper for å kunne ha gruppearbeid og utveksle erfaringer. I tillegg har vi deltatt på nettverkssamlinger sammen med representanter for flere Nav-kontor og hatt opplæring for enkeltkontorer der vi har sett behov for det. 

Det er vår vurdering at opplæringstiltakene har bidratt til økt kunnskap om sosialtjenesteloven.

Tilbud om opplæring til alle NAV-kontor i fylket (fra kapittel 3.1.2.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle NAV-kontor i fylket har fått tilbud om opplæring i sosialtjenesteloven og forskrifter med særlig vekt på aktivitetsplikt for personer under 30 år og kvalifiseringsprogram.

Alle Nav-kontorene i Vestfold og Telemark har fått tilbud om opplæring i nytt regelverk om kvalifiseringsprogrammet. Nav-kontorene har også fått tilbud om å delta på en to-dagers fagsamling om kvalifiseringsprogrammet. 

Alle Nav-kontorene har fått tilbud om opplæring i saksbehandling, herunder om begrunnelser, skjønnsmessige vurderinger og om barnekonvensjonen. Opplæringen har vært gjennomført to ganger, slik at så mange som mulig fra Nav-kontorene har fått muligheten til å delta.

Vi har arrangert innføringskurs i økonomisk rådgivning for ansatte i Nav og andre i kommunen med behov for basiskunnskap om dette temaet. For økonomiske rådgivere/gjeldsrådgivere, arrangerte vi en fagsamling over to dager.

Vi har ikke arrangert opplæringsaktiviteter for alle Nav-kontorene spesielt om aktivitetsplikt i 2019. Aktivitetsplikten har blitt tatt opp med enkeltkontorer og i andre naturlige sammenhenger, som ved opplæring om kvalifiseringsprogrammet.  

NAV kontor med lav kunnskap tilbys opplæring (fra kapittel 3.1.2.1.1.2 i TB)

Rapportere på

NAV-kontor som vurderes å ha lav kunnskap om sosialtjenesteloven og hvordan den skal praktiseres, eller forvaltningsloven og saksbehandlingsreglene i sosialtjenesteloven, tilbys opplæring.

Vi får kjennskap til Nav-kontorer med behov for økt kunnskap om sosialtjenesteloven gjennom direkte henvendelser fra kontorene, gjennom behandling av klagesaker, tilsyn og ved telefonhenvendelser fra publikum. Vi registrerer henvendelser per kommune/Nav-kontor. Vi har ikke hatt kapasitet til å tilby opplæring tilpasset alle Nav-kontorene i fylkene i 2019. Vi har prioritert å gi opplæring til Nav-kontor som selv har meldt fra om et behov for økt kunnskap, og til kontorer som vi ser har behov for det. Vi har også prioritert å delta på nettverkssamlinger der representanter fra flere Nav-kontor har deltatt.

På bakgrunn av forhold avdekket under tilsyn i 2018 har vi fulgt opp et Nav-kontor spesielt med opplæring i 2019. Det har blitt gjennomført en dagssamling for veiledere og ledere ved kontoret, med tema innenfor sosialtjenesteloven og forvaltningsloven etter Nav-kontorets ønsker og behov. Det samme kontoret er tilbudt oppfølgende opplæring i 2020. 

Oppfølging av kommuner (fra kapittel 3.1.2.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen har systematisk fulgt opp kommuner der det gjennom tilsyn, klagesaksbehandling og veiledning er avdekket særlige utfordringer ved praktisering av sosialtjenesteloven.

Gjennom året har vi nedtegnet forhold vi ser ved behandling av klagesaker fra Nav-kontorene. Vi ser at flere Nav-kontor har de samme utfordringene, og har derfor valgt tema for felles opplæringsaktiviteter på bakgrunn dette. Ved deltakelse på nettverkssamlinger har vi meldt inn temaer på bakgrunn av forhold vi ser gjennom vår klagesaksbehandling og forhold vi får kjennskap til gjennom henvendelser til oss.

Enkelte Nav-kontor har selv meldt om utfordringer og behov for økt kompetanse. Vi har på bakgrunn av slike henvendelser hatt dialogbasert opplæring ved enkelte Nav-kontor.

Vi har i 2019 fulgt opp én kommune som følge av forhold avdekket under tilsyn i 2018. På bakgrunn av funnene i tilsynet har vi tilbudt opplæring. Vi har hatt et godt samarbeid med Nav-kontoret og valgt temaer for opplæring på bakgrunn av våre vurderinger og meldte behov fra Nav-kontoret.

3.1.1.4 Økt tilgjengelighet og kapasitet, samt styrket kvalitet i helse- og omsorgssektoren i kommunene

Alle kommunene i Vestfold og Telemark har arbeidet i henhold til målsettingene om økt tilgjengelighet, kapasitet og styrket kvalitet i helse- og omsorgssektoren. Det er blant annet en viktig del av grunnlaget for kommunesammenslåing, noe de fleste kommuner i Vestfold, og 2 i Telemark, har gjort. Det er fortsatt stor variasjon i kommunenes utfordringsbilder. 

Av utlyste stillinger på Nav.no i Helse- og omsorgssektoren i 2019 var 58% av stillingene i Vestfold hele stillinger, mens det i Telemark var 35%. Små stillinger gjør det mer krevende for lederne både å sikre kvalitet og kontinuitet i tjenesten da det bl. a. blir mange flere personer som må sikres tilstrekkelig opplæring og kompetanse.  Flere kommuner både i Vestfold og Telemark er aktivt med i "Nytt Blikk" satsingen (samarbeid KS, org. og kommunene)  for å få flere større  stillinger i kommunene. Vi har sett en svak økning av større stillinger, men utviklingen går sakte, og vi vil følge med på dette.   En annen viktig faktor vi ser som bekymrer oss er gapet mellom hva kommunen planlegger av kompetanse på jobb for å gi tjenester, og hvem som faktisk bemanner de enkelte vaktene. Eksempelvis viser en kartlegging i uke 10 og 11 i  i Vestfold i 2019 at 19,7 planlagte sykepleievakter ikke var bemannet med sykepleier.  Dette er en forverring fra året før. I tillegg var det en radikal forverring når det gjaldt å få erstattet helsefagarbeidere, noe som gjør at det er en stor kompetansevridning der faglærte erstattes av ufaglærte. Vi vil følge med på dette også i 2020.

Mange kommuner jobber sammen om løsninger for eksempel gjennom velferdsteknologisatsningen og andre kompetansenettverk i samarbeid med Utviklingssentrene for sykehjem og hjemmetjenester. Det er fokus på strategisk arbeid med rekruttering og kompetanseheving av ansatte, for å sikre tilgang på kompetent personell i framtiden.  Dialogmøter om Leve hele livet-reformen har bidratt til å belyse behovet for en planmessig tilnærming til utfordringene kommunene står overfor framover.

For fastlegerekruttering ser vi store forskjeller mellom kommunene, selv om det er jevnt over vanskeligere å rekruttere nye fastleger enn for få år siden. Vi ser større problemer i små kommuner som ikke bevisst har gjort tiltak for å bedre rekrutteringen, enn i kommuner av tilsvarende størrelse som har opprettet kommunale legestillinger og har lite legevaktbelastning og sykehjemslegestillinger som ikke fordeles mellom fastleger.

Planer for kompetanseheving, rekruttering og velferdsteknologi (fra kapittel 3.1.3.1.1.1 i TB)

Rapportere på

100%

Telemark
10 kommuner i Telemark har lagt ved kompetanseplaner til søknad om kommunalt kompetanse- og innovasjonstilskudd 2019. Alle de største kommunene i Telemark har utarbeidet strategiske kompetanseplaner for helse- og omsorgstjenesten. De øvrige kommunene har planer som på litt ulikt vis synliggjør at kommunen har vurdert kompetansesituasjonen og lagt planer for hvordan behovet skal møtes.

Fylkesmannens vurdering er at det fortsatt er forbedringspotensial både detaljert nok å utforme planene og følge dem opp, men ser mye positivt i arbeidet som er gjort og som fortsatt pågår. 

Vestfold
Av Vestfolds 9 kommuner har 7 kommuner laget egne kompetanseplaner. 

Flere kommuner vil fra 01.01.2020 være slått sammen og Fylkesmannen forventer at det arbeides med en samlet plan og kartlegging ved kommunesammenslåing. 

Fylkesmannen vurderer det som positivt at så mange kommuner i Vestfold jobber med kompetanseplanlegging. Selv om det er noe ulikt hvor detaljert planene er utformet, og hvor systematisk de følges opp fra år til år, er det mye godt arbeid i gang når det gjelder kompetanseplanlegging.

Vestfold og Telemark
For å hjelpe kommunene i vår region hadde Fylkesmannen planarbeid som hovedtema på programmet da vi arrangerte en større konferanse høsten 2019. Vi vil fortsette å etterspørre strategiske planer også i forbindelse med søknad om kommunalt kompetanse- og innovasjonstilskudd for 2020. Fylkesmannen vil sammen med Universitetet i Sørøst-Norge og Senter for omsorgsforskning Sør ha dialogmøter med kommunene i Telemark vår 2020.Tema er kartlegging av kompetansebehov planarbeid.

I forbindelse med arbeidet med Leve hele livet, er også planfokus stort. Vi viser til egen rapportering for denne satsingen. 

Velferdsteknologi
Vi ser over en 3-4 års periode et tydelig økende engasjement i alle kommunene. Velferdsteknologi er et satsingsområde med nettverksbygging, systematisk utprøving og kompetansebygging. De fleste kommunene har ressurspersoner som samordner tiltak, samler erfaringer med utvalgte teknologiske løsninger og bidrar i interkommunalt samarbeid.

Alle kommunene deltar i et av to interkommunale nettverk, der hhv Skien kommune og Kongsberg kommune har prosjektledelse som deltakere i det nasjonale Velferdsteknologiprogrammet.

Fylkesmannen har deltatt på flere fag samlinger i nettverk Vestfold og nettverk Telemark, i tillegg til felles fag samlinger for hele fylket.  

Kommunene har egen rapportering på tiltak innen Velferdsteknologi for tilskuddsmidler gitt av Helsedirektoratet og Fylkesmannen, noe som har gitt oss grunnlag for å følge med på utviklingen og deltakelsen fra kommunene.

Dagaktivitetstilbud til hjemmeboende med demens (fra kapittel 3.1.3.1.2.1 i TB)

Rapportere på

100% ved utgangen av 2019

Tallene er hentet fra den nasjonale kartleggingen utført av Aldring og helse i 2018 som vi fikk oversendt i august 2019, der samtlige kommuner i Vestfold og Telemark svarte.

Undersøkelsen viste at det i 2018 var 13 av 18 kommuner i Telemark som svarte at de hadde  etablert et dagaktivitetstilbud spesielt tilegnet og tilrettelagt for personer med demens. I Vestfold svarte 9 av 9 kommuner at de hadde et slikt tilbud.

Oversikten over kommuner som har søkt tilskudd viser at det er 5 kommuner (i Telemark) som ikke har søkt om tilskudd til etablering av slike plasser. Dette er: Bø, Sauherad, Tinn, Hjartdal og Nissedal. Samtlige kommuner i Vestfold har søkt tilskudd. Hjartdal er samtidig den kommunen som sammenlagt har den høyeste stillingsandelen innen demens (329% stilling), også sammenliknet med de store kommunene (Skien har samlet 200% stilling).

Det totale antallet plasser i 2019 for Vestfold og Telemark var 303 (217 + 86 plasser).

Det totale antallet personer med tilbud i 2018 var 544 (365 + 179)
(Gjennomsnittlig 246 + 118 personer per dag). Tall for 2019 har vi ikke tilgjengelig.

I Vestfold oppgis det at det kun er 19,21%,  og i Telemark 21,73%, av alle hjemmeboende personer med demens som har fått et vedtak om dagaktivitetstilbud. I hvilken grad dette er beskrivende for om behovet er dekt eller ikke er usikkert, da det er kjent at slike tilbud ikke alltid er vedtakspliktige (i kartleggingen oppgis det at 5 av 18 kommuner i Telemark, og 1 av 9 kommuner i Vestfold, gir andre lavterskeltilbud det ikke fattes vedtak om). Svært mange kommuner oppgir også å ha samarbeid med frivillige på dette området. Ulike behov for aktivisering/dagtilbud kan også dekkes av andre tjenester slik som f.eks. avlastning i institusjon, BPA, støttekontakt, aktivitetsvenn, trening i gruppe/fysioterapi, etc. Vi synes derfor det er vanskelig å vite eksakt hva kommunen har tatt med i sine tellinger.

Et hovedtrekk er at det er relativt få kommuner som oppgir at de tilbyr et eget tilbud til yngre personer med demens. Det er kun to kommuner som oppgir å ha benyttet "Inn på Tunet", og vi ser også, litt overraskende, at små kommuner rapporterer om et noe mer differensiert tilbud enn de største kommunene.

Andel ansatte i helse og omsorgstjenesten med formell utdanning (fra kapittel 3.1.3.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Andelen har økt siden 2018.

Telemark
Kostra-tall for 2019 foreligger ikke når årsrapporten avgis. Derfor presenterer vi tall for 2017 og 2018 for den kommunale helse- og omsorgstjenesten i Telemark fylke. Tallene er hentet fra nettstedet ressursportal.no, anbefalt av Helsedirektoratet. Vi har plukket ut tall som gjelder hjelpepleiere, omsorgsarbeider, helsefagarbeider, sykepleiere uten videreutdanning og sykepleiere med videreutdanning med tanke på at disse gruppene representerer de store utdanningsgruppene i helse- og omsorgstjenesten i kommunene våre. 

Antall avtalte årsverk av hjelpepleiere, omsorgsarbeidere, helsefagarbeidere har økt med 19 fra 2017-2018. 

Avtalte årsverk av sykepleiere uten videreutdanning har økt med 12 i samme periode. 

Avtale årsverk av sykepleiere med videreutdanning har økt med 10 årsverk fra 2017-2018. 

Til sammen har årsverk for disse gruppene økt med 41 i perioden 2017-2018 i Telemark og representerer dermed en økning, jf. rapportkravet. 

Nøkkeltall hentet fra Kostra som gjelder for 2018 viser at i andelen brukerrettet årsverk i omsorgstjeneste med helseutdanning ligger på 77,8 % for hele fylket samlet. Telemark ligger 3,3 % over landsgjennomsnittet.  

Vestfold
Vi har benyttet tilsvarende tallmateriale fra ressursportal.no når det gjelder helse- og omsorgstjenesten i Vestfold. 

Antall avtalte årsverk av hjelpepleiere, omsorgsarbeidere, helsefagarbeidere har økt med 44 fra 2017 til 2018.

Avtalte årsverk av sykepleiere uten videreutdanning har økt med 21 i samme periode.

Avtalte årsverk av sykepleiere med videreutdanning har økt med 11 i perioden 2017-2018.

Til sammen har årsverk for disse gruppe økt med 76 i perioden 2017-2018 i Vestfold og representerer dermed en økning, jf. rapportkravet. 

Nøkkeltall hentet fra Kostra som gjelder for 2018 viser at andelen brukerrettet årsverk i omsorgstjenesten med helseutdanning ligger på 72,4 for hele fylket samlet. Vestfold ligger 2,1 under landsgjennomsnittet.

3.1.1.5 Forbedret, forsterket, tverrsektoriell og samordnet innsats på psykisk helse, rus- og voldsfeltet

Internt hos Fylkesmannen er det etablert samarbeid mellom fagavdelingene Helse- og omsorg og Oppvekst, herunder barnevern. Gjennom dette sikrer vi at embetet ivaretar oppdrag på tvers av avdelingene innen psykisk helse, rus- og voldfeltet.

Det er etablert to regionale samarbeidsforum der vi deltar. Regionalt samarbeidsforum for rus og psykisk helse (KoRus Sør, Napha, FMAV, FMVT, SIVHF, SSHF, STHF, brukerrepresentant) og Regionalt samarbeidsforum 0-24 (KoRus Sør, RBUP Øst og Sør, RVTS Sør, FMVT, FMAV, KS). De regionale forumene sikrer at felles oppdrag løses effektivt, og at innsatsen ut mot kommunene er koordinert og med høy kvalitet.

Egnet botilbud for personer med psykisk helse-/rusmiddelproblemer (fra kapittel 3.1.3.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Ingen personer med psykiske helse- og/eller rusmiddelproblemer står uten egnet botilbud.

Vestfold:
Tall fra Brukerplan 2016 viser at 79 % av kartlagte personer i Vestfold med rus- og/eller psykisk helseutfordringer hadde tilfredsstillende botilbud (grønn + gul). Tilsvarende tall for 2017 viser 82% og 2018  91%. Vi mener dette indikerer at kommunene i Vestfold har fokus på at personer med psykiske helse- og/eller rusmiddelproblemer har egnet botilbud.

Telemark
Tall fra Brukerplan 2017 viser at 92 % av kartlagte personer i Telemark med rus- og/eller psykisk helseutfordringer hadde tilfredsstillende botilbud (grønn + gul). Tilsvarende tall for 2018 viser 94%. Vi mener dette indikerer at kommunene i Telemark har fokus på at personer med psykiske helse- og/eller rusmiddelproblemer har egnet botilbud.

Opptrappingsplanen mot vold og overgrep (fra kapittel 3.1.3.2.2.1 i TB)

Rapportere på

100 %

Alle kommunene i Vestfold og Telemark har fått informasjon om opptrappingsplanen mot vold og overgrep og nye lovbestemmelser i helselovgivningen, enten fra Fylkesmannen eller HOD/Hdir.

Handlingsplaner mot vold i nære relasjoner (fra kapittel 3.1.3.2.3.1 i TB)

Rapportere på

Alle kommuner har utarbeidet kommunale eller interkommunale handlingsplaner mot vold i nære relasjoner enn i 2018.

Vi har ikke oversikt over hvilke kommuner som har utarbeidet handlingsplaner. Vi finner heller ikke relevante data i IS 24/8.

I samarbeid med RVTS Sør og FMAV har vi invitert kommunene til konferanse  om implementering av handlingsplaner 12-13. februar 2020.

3.1.1.6 Styrket folkehelsearbeid

Vårt inntrykk er at kommunene jobber ulikt når det gjelder systematikk og bruk av ressurser målrettet mot folkehelsearbeid.

I store trekk synes det likevel som at motivet "styrking av folkehelsen" blir stadig mer vanlig å se i kommunale saker og planer.

Vi har imidlertid ingen oppdatert, samlet oversikt over andel kommuner som har etablert et systematisk og langsiktig folkehelsearbeid, hvor psykisk helse er inkludert. Kommunene har ingen rapportrutine om sin status på dette området til fylkesmannen.

Fylkeskommunen har derimot i noen år hatt en del fokus på oversiktsarbeid og hjulpet kommunene i gang med systematikk.

Det er færre og større kommuner, med mindre avstander seg i mellom, i "gamle Vestfold" enn i "gamle Telemark". Begge fylkeskommuner (Vestfold fylkeskommune og Telemark fylkeskommune) har veiledet kommunene direkte og i nettverk. Likevel synes det å være forskjeller på kommunene i de to fylkene, der kommunestørrelse/-personellressurser og avstander/-tid kan være utslagsgivende faktorer.

Indikatorer på et systematisk og langsiktig folkehelsearbeid er om kommunene bl.a. har: 1) oversiktsdokument  2) plan for folkehelsearbeid 3) stilling som folkehelsekoordinator 4) deltakelse i program for folkehelsearbeid. Andre indikatorer kan være 5) godkjenning som Trygt lokalsamfunn og 6) Trafikksikker kommune. Vi vil sette fokus på å få en oversikt over status i kommunene nå i 2020, da bl.a. kravet om planstrategi kan gjøre det berettiget å be kommunene om status. 

100 % . (fra kapittel 3.1.3.3.1.1 i TB)

Rapportere på

100 %

Vi har ingen oppdatert oversikt pr. 31.12.19 over andel kommuner som har etablert et systematisk og langsiktig folkehelsearbeid, hvor psykisk helse er inkludert. Ved kartleggingen i Telemark 2017 viste det seg at kun ca halvparten av kommunene hadde et oversiktsdokument. Kommunene i gamle Vestfold fylke har en høyere andel med oversiktsdokument.

100 % . (fra kapittel 3.1.3.3.2.1 i TB)

Rapportere på

100 % 

Vi har ikke oversikt over dette området.

3.1.1.7 Økosystemene i fylket har god tilstand og leverer økosystemtjenester

Økosystemene i regionen har vært utsatt for menneskelig påvirkning gjennom lang tid. Den største utfordringen for det biologiske mangfoldet er tap av leveområder. I Vestfold og Telemark er det et voldsomt arealpress langs kystsonen. Dette fører til fragmentering og tap av leveområder for enkelte arter. En langsiktig og bærekraftig planlegging av fylkets arealbruk vil være avgjørende for å unngå framtidig tap av biologisk mangfold.

Regionen opplever en økt vekst i antall og utbredelse av fremmede arter og har intensivert arbeidet på dette feltet.

I indre deler av regionen/fjellområdene er det vanskelige utfordringer i forvaltningen av villreinen på Hardangervidda,  Setesdal Austhei og Ryfylkeheiene. Dette er en bekymring vi deler sammen med nabofylkene. Vestfold og Telemark har også et forvaltningsansvar for de mindre bestandene i Brattefjell-Vindeggen, Blefjell og Våmur-Roan. Det er fremdeles et stort press på arealene i randområdene til disse leveområdene, se tidligere årsrapporter. Både som følge av økt hytteutbygging, men også som følge av økt turistsatsing generelt, ser vi økt ferdsel inn i villreinens leveområde. Noen steder er ferdselen så stor at den fortrenger villreinens adgang til viktig beiteområder. Mange ønsker regulering av ferdselen inn i disse områdene. Dette er krevende problemstillinger enten det gjelder innenfor eller utenfor våre verneområder. Vi har ingen tradisjon for å regulere friluftslivet i disse områdene, og ønsker at Miljødirektoratet bistår Fylkesmennene i denne prosessen hvis det skulle bli nødvendig. Besøksstrategien for Hardangervidda nasjonalpark som nå er under utarbeiding vil måtte håndtere disse problemstillingene. Tilsvarende vil Kvalitetsnormen for villrein være et nyttig verktøy i framtidig forvaltning.

En stor andel av Vestfold og Telemarks kystvannsforekomster har moderat, spesielt i sidefjorder til Ytre Oslofjord. Likeså er den kjemiske tilstanden utilfredsstillende i flere kystvannsforekomster. På tross av dette leverer Ytre Oslofjord verdifulle økosystemtjenester i form av fiske- og skalldyrfangster samt rekreasjonsverdier for over 1 mill. mennesker på Østlandet samt eget fylke. Ferskvannsforekomstene i fylket bidrar til kraftproduksjon, drikkevannsforsyning, jordvanning og rekreasjon. Vannforekomster i Grenland, vestsiden av Nordsjø samt store deler av Vestfold har moderat økologisk tilstand og oppfyller dermed ikke vannforskriftens mål innen 2021. 

Nasjonalparkene har fortsatt god fremdrift og samarbeider godt med styrene og med vertskommunene.Tverrfaglige prosjekter som Frisk Oslofjord og Kyst-torsk-prosjektet som Færder Nasjonalpark har tatt initiativ til, har god fremdrift.

Antall igangsatte restaureringstiltak i myr og annen våtmark (fra kapittel 3.1.4.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle restaureringstiltak som har fått tildelt midler i 2019, skal være igangsatt i løpet av året.

Alle innvilgede myrrestaureringer er gjennomført.

Første trinn i restaurering av Gjennestadmyra og  myr i Adalstjern NR er gjennomført ihht tildeling. Tilsvarende er restaurering av Veggemyra gjennomført og ferdigstilt.  

Gjennomføringen har vært et samarbeid mellom Fylkesmannen i Vestfold og Telemark, SNO og innleid entreprenører.

Det gjenstår restaureringstrinn på Adalstjern NR og Gjennestadmyra før restaureringsarbeidet ansees som ferdigstilt. Men disse restaureringstrinnene har ikke fått tildelt midler i 2019.

Antall reviderte regionale vannovervåkingsprogram (fra kapittel 3.1.4.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle overvåkingsprogram skal være revidert i løpet av året.

FMVT har samlet inn og systematisert overvåkingsstasjoner fra pågående programmer fra de viktigste aktørene/instansene i fylket, og sendt Miljødirektoratet oversikt i excel-format pr. 01.07.2019.

Antall pålegg om tiltak og undersøkelser hjemlet i vassdragsreguleringskonsesjon (fra kapittel 3.1.4.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Bruk av sektormyndigheten hjemlet i vassdragsreguleringskonsesjoner har økt sammenliknet med 2018.

Nytt pålegg etter naturvilkårene i Tokkeåi, tilsvarende prosess igangsatt i Vallaråi. Tiltak for styrking av storørret.

Det er for øvrig 16 løpende pålegg om fiskeutsetting.

Det er frivillige avtaler med konsesjonær i Tokkeåi og Vallaråi, men disse blir erstattet av formelle pålegg.

3.1.1.8 Et representativt utvalg av norsk natur skal tas vare på for kommende generasjoner

Det er opprettet 11 nye skogreservater i Vestfold og Telemark i 2019. I tillegg er et reservat utvidet. Reservatene fører til en større dekning av skogtyper som mangler i dagens skogvern og bidrar til å ta vare på et representativt utvalg av norsk natur.

Totalt utgjør disse områdene til sammen 27446 daa nytt verneareal.

Skogareal tilrådd for vern (fra kapittel 3.1.4.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal tilrå vern av skog i et omfang som bidrar til at skogvernbudsjettet for 2019 utnyttes fullt ut

11 nye områder ble vernet i 2019. I tillegg ble et område utvidet. Samlet utgjorde dette 274446 daa.

Det ble ut over dette oversendt tilråding til Miljødirektoratet for ytterligere 5 områder. Samlet utgjør disse 21792 daa.

Ett område på 2618 dekar lå også klar for tilråding i 2019. Men pga. en høringsuttalelse, ble tilrådingen utsatt. Tilrådingen er nå klar for å sendes med sikte på vedtak juni 2020.  

Vi sendte ellers 3 andre områder på høring i siste halvår i 2019 med et samlet areal på 1198 daa. Alle disse forventes å
bli vernet i juni 2020.

Vi har dermed hatt 21 områder i verneprosess i 2019 med
et samlet areal på 52954 daa.

3.1.1.9 Forurensning skal ikke skade helse og miljø

Det er ved vårt arbeid med tilsyn og tillatelser at Fylkesmannen kan bidra til at utslippene av helse- og miljøskadelige stoffer blir redusert. Vi har først og fremst fokus på helse- og miljøskadelige stoffer i vårt arbeid, men arbeid med mer nærmiljøproblemer utgjør også en stor del av arbeidet vårt. I 2019 har vi gjennomført 43 kontroller, hvorav 30 frekvensbaserte inspeksjoner, 2 revisjoner, 3 oppfølging av tips og 3 landsomfattende tilsynsaksjoner inkludert kommunetilsyn avløp. Vi har gitt 21 tillatelser og 1 avslag etter forurensningsloven. Elve av disse sakene var mudre-, dumpe- eller utfyllingstiltak, 8 tillatelser til avfallsanlegg, og 2 innen landbasert industri. I de fleste av disse sakene er vårt hovedfokus på å redusere utslipp av helse- og miljøskadelige stoffer. Ved tilsynsarbeidet gir vi veiledning til små og mellomstore bedrifter om sikker håndtering av farlige stoffer og farlig avfall.

Gjennom arbeid i vannområdet Grenland og dialog med miljødirektoratet har vi satt fokus på den vedvarende og til dels kritiske vannkvaliteten i Frierfjorden. Det foregår en betydelig skipstrafikk i området med oppankring av inntil 7 båter i døgnet som bidrar til oppvirvling av forurenset sediment. Fjorden er i moderat økologisk tilstand og dårlig kjemisk tilstand. Med fortsatt ønske om industriell utvikling i området for eksisterende bedrifter og for nyetableringer vil dette være en betydelig utfordring. Problemstillingen er aktualisert gjennom Fylkesmannens behandling av en omfattende områderegulering for et stort industriområde i Bamble kommune på vestsiden av Frierfjorden. 

I Horten pågår opprydding av forurenset sediment i Indre havn. Prosjektet ble gitt tillatelse etter forurensningsloven våren 2019. Anleggsarbeidet startet opp i oktober 2019 og skal ferdigstilles i løpet av 2020. Arbeidet berører 500 000 kvadratmeter sjøbunn og omfatter også mudring og deponering av 40 000 kubikkmeter forurensede masser i sjødeponi. Prosjektet skal bidra til at miljøkvaliteten i Horten Indre havn når vannforskriftens krav innen fristene som er satt, og gjør også at forurenset sjøbunn tilknyttet skipsverft i Horten blir håndtert.

Sandefjord har tilbakelagt første år med overvåking av tildekket forurenset sjøbunn og sjødeponi. Overvåkingen utføres i henhold til vannforskriftens krav for vurdering av miljøtilstanden. Resultater vil foreligge i løpet av første halvår 2020.

I 2019 ble det sendt 5 pålegg om utarbeidelse av tiltaksplan for forurenset sjøbunn tilknyttet skipsverft i Vestfold og Telemark. Samtlige er påklaget.

I Vestfold og Telemark er det registrert 534 lokaliteter med forurenset grunn, hvorav 170 med behov for tiltak. Av disse er Fylkesmannen forurensningsmyndighet for 103 lokaliteter. Sakene varierer i kompleksitet og omfang. I 2019 har Fylkesmannen behandlet to komplekse saker: Jernverkstomta på Notodden og Bukta, Stavern. Saksbehandlingen av disse to lokalitetene fortsetter i 2020.Vi har også gitt innspill til planprosesser tilknyttet forurenset grunn og gamle kommunale deponi.

Data fra fagsystemet for avfallsplaner i havner viser at det i Vestfold og Telemark er 78 nærings og industrihavner, 3 fiskerihavner, 9 trafikkhavner og 478 småbåthavner. Av totalen på 568 har 315 krav om godkjent avfallsplan, mens 51 mindre småbåthavner etter Fylkesmannens vurdering bør inkluderes i eksisterende felles avfallsplaner for småbåthavner i kommunene.

Varsel om reviderte tillatelser (fra kapittel 3.1.4.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Alle avløpsanlegg etter kapittel 14 i forurensningsforskriften som har tillatelser som er gitt før 1.1.2007, skal ha fått varsel i løpet av 2019 om revidering

Vi har informert alle kommunene i Vestfold og Telemark om revisjon av tillatelser for kapittel 14 anlegg og som er gitt før 01.01.2007 og tidligere.Det er også informert om kommende krav til rensing av organisk stoff.

Vi oversendte i august 2019 vår oppfølgingsplan for revisjon av tillatelser og nye krav vedrørende sekundærrensing til Miljødirektoratet. I hovedsak har vi en slik inndeling:

  • Kommuner / ra det arbeides med: Holmestrand/Sande og Sandefjord
  • Tillatelser eldre enn 2007 uten sek.rensing: Elstrøm ra/Skien, Salen ra/ Bamble, Heistad ra/Porsgrunn, Ramsflog ra/Notodden, Kragerø ra, Rjukan ra/Tinn
  • Kap. 13 anlegg som vil bli kap. 14: Prestestranda ra /Drangedal, Hallbjønnsekken ra/Tokke, Skinnarbu ra/Tinn, Nissedal ra/Nissedal, Treungen ra/Nissedal.
  • Tillatelser yngre enn 2007 uten sek.krav: Vårnes ra/ Sandefjord, Lillevik ra/Larvik

3.1.1.10 Marin forsøpling er redusert

Har deltatt på Hold Norge Rent sin konferanse – koordinerende samling 2019 i Svolvær.

Det er gjennomførte et «bli-kjent møte» med kystommunene i tidligere Telemark, samt rep. fra SNO, Skjærgårdstjenesten og friluftsrådene.

Det er arrangert to møter med Oslofjordens Friluftsråd sammen med Fylkesmannen i Oslo og Viken i forhold til deres oppdrag langs Oslofjorden.

Det er gjennomført en rekke ulike ryddeaksjoner i regi av private virksomheter, ulike frivillige organisasjoner og offentlige aktører.

Vi har registrert at det feks i Kragerø er behov for en koordinerende enhet, da veldig mange vil rydde og at det ryddes til dels på de samme områdene. Dette er lite hensiktsmessig bruk av ressurser.

Vannområdene i indre Telemark har i samarbeid med frivillige organisasjoner gjennomført opprydding i større vassdrag.Det er bl.a. etablert et kanallotteri, lik kystlotterier, for opprydding langs Telemarkskanalen.

Miljøavdelingen gjennomførte selv en ryddeaksjon i et av våre verneområder.

Vi har også levert inn en liste over prioriterte områder for rydding til Miljødirektoratet.

3.1.1.11 God økonomiforvaltning i kommunene

Embetet har som ambisjon å bidra til å forebygge økonomisk ubalanse, heller enn å måtte reparere i etterkant.

De siste årene har kommunene, også i Vestfold og Telemark, hatt høyere inntekter enn forventet. Dette har bidratt til relativt gode økonomiske resultater. Ingen kommuner i fylket dro meg seg regnskapsmessig merforbruk inn i 2019, men det var likevel betydelig dårligere driftsresultater i 2018 enn de to foregående år. Seks kommuner avla regnskapet med negativt netto driftsresultat i 2018. Av disse stod tre foran sammenslåinger i 2020, mens èn kommune ble sammenslått i 2018.

Uten at vi kan bevise dette empirisk, mener vi at det kan se ut som at sammenslåingene kan være en årsak til dårligere økonomiske resultater. Det kan være flere forhold som trekker i den retning. For det første kan det være at de direkte utgiftene til selve sammenslåingsprosessen er større enn ekstrainntektene sammenslåingskommunene får. For det andre kan det være at driftsnivået, spesielt i små kommuner som slår seg sammen med en betydelig større, justeres opp fram mot sammenslåing. Det gjelder også investeringsnivået, men her er effektene på driftsbalansen mer langsiktige. For det tredje gir sammenslåingene forventninger til bedre tjenester, gjerne medfulgt av ambisiøse, politiske lovnader som gir press på utgiftene. For det fjerde går to av sammenslåingskommunene i Vestfold fra inntekter fra eiendomsskatt i gammel kommune, til ingen slike inntekter i den nye kommunen.

Vestfold og Telemark får tre nye kommuner i 2020. Nye Tønsberg, nye Holmestrand og Midt-Telemark. Alle disse kommunene planlegger negative driftsresultater i årene som kommer. Situasjonen er spesielt vanskelig i Midt-Telemark. Både Bø og Sauherad var Robek-kommuner fram til 2017. Den nye kommunen har altså begrenset med økonomiske reserver. I tillegg betyr grensejusteringen mot Notodden et netto inntektstap for kommunen. Grensejusteringen innebærer altså at inntektene faller mer enn utgiftene kan reduseres. Vi har i tidligere årsrapporter uttrykt bekymring for Re, som slår seg sammen med Tønsberg, og Sande og Holmestrand som slår seg sammen. Denne bekymringen vedvarer, og forsterkes av de vedtatte økonomiplanene.

Mange kommuner planlegger negative eller svært svake driftsbalanser i kommende økonomiplanperiode, det vil si at de spiser av sine økonomiske reserver. Det synes klart at dette er en spesielt krevende tid for kommuneøkonomien. Statsbudsjettet viste at økningen i kommunenes frie inntekter i 2020 spises opp av økte demografikostnader. Dette viser seg også i økning i utgifter på helse og omsorg, som er en av hovedårsakene til tilstrammingen i driftsbalansene. Flere av kommunene har satt i gang omstillingsprosjekter som er nødt til å gi resultater for å oppnå bærekraftige driftsbalanser igjen. Det er grunn til å frykte at en eller flere kommuner i fylket havner på Robek-lista i løpet av få år, med mindre de nyvalgte kommunestyrene tar vesentlig sterkere grep enn de har gjort i budsjettvedtak for 2020, og tilhørende økonomiplaner.

Vi viser ellers til omtale under overskriften «Generell veiledning om kommuneøkonomi».

Antallet kommuner i ROBEK (fra kapittel 3.1.5.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Antallet kommuner i ROBEK ved utgangen av 2019 skal ikke overstige antallet ved utgangen av 2018.

Det var én kommune fra Vestfold og Telemark i Robek ved inngangen til 2019. Etter kommunestyrets behandling av regnskapet for 2018, ble Svelvik kommune utmeldt av registeret i juni.

Antall feil i KOSTRA-rapporteringen reduseres vesentlig sammenliknet med 2018. (fra kapittel 3.1.5.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Antall feil i KOSTRA-rapporteringen reduseres vesentlig sammenliknet med 2018.

Fylkesmannen vurderer at kompetansen knyttet til utfylling av skjema og innsending av data i hovedtrekk er god i de fleste kommunene, selv om det fortsatt forekommer feil og mangler.

Eiendomsforvaltning har vært fokusområde siden 2016, og vi har hatt tett dialog med flere av kommunene for å rette opp i feilrapporteringer. Dette arbeidet har bidratt til færre feil i rapporteringen på dette området.

3.1.1.12 Økt verdiskaping i landbruket

Den overordnede føring for utrednings- og tilretteleggingsmidler (UT-midler) er at midlene skal bidra til å støtte opp om innledende faser og arbeid knyttet til landbruketsverdiskaping regionalt. Det er utarbeidet et nytt Regionalt næringsprogram (RNP) for landbruket i Vestfold og Telemark. Planen gjelder for perioden 2019 til 2022. Viktigste formålet med det regionale næringsprogrammet er å peke på muligheter og sette mål for videre utvikling og satsning. Det utarbeides årlig handlingsplan i samarbeid med partnerskapet.

De overordnede målene for landbruket i Vestfold og Telemark ble:

  • Landbruket i Vestfold og Telemark skal utvikles ved å ta i bruk alle gårdens ressurser og bidra til verdiskaping og beredskap i hele verdikjeden.
  • Landbruket skal være framtidsrettet og bærekraftig, med reduserte utslipp av klimagasser og økt binding av karbon, uten at det reduserer matproduksjonen.
  • Matproduksjonen i Vestfold og Telemark skal økes ved videre utvikling og aktiv drift av de matproduserende arealene.
  • Landbrukets produksjon av mat, tre og tjenester skal være konkurransedyktig, markedsrettet og klimavennlig og bidra med fellesgoder til befolkningen.

Klima og FN’s bærekraftsmål er gjennomgående i mye av utviklingsarbeidet i Vestfold og Telemark, det gjenspeiles i våre prosjekter som er bevilget i 2019. I tillegg til det er markedet et viktig fokus, mye av næringsutvikling skjer på de områder det er rom i markedet. Vi hos Fylkesmannen ser viktigheten av å ha god dialog med næringen. Frukt, bær, grønnsaker, potet og korn er produksjoner med rom i markedet og som er viktig i vår region.

Vi ser vår oppgave i å koble miljøer og skape muligheter for større utviklings- og forskerprosjekter. Eksempler på det kan være prosjektene «Bedre trehelse i steinfrukt», NIBIO og «DIGIFOOD – Transformasjon av de nordiske Rekoringer til et digitalisert bærekraftig verdisystem for lokal mat», USN.  Begge prosjektene ble bevilget over forskningsmidlene for jordbruk og matindustri.

Regionalt næringsprogram (fra kapittel 3.1.6.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Innholdet i nytt RNP er presentert for landbrukets organisasjoner, kommuner og øvrige samarbeidsparter. Tilhørende virkemidler er innrettet slik at målene i RNP nås. 

Bevilgningen var i 2019 på kr 1 450 000 for Vestfold og kr 1 780 000,- for Telemark. I og med at det var siste året Fylkesmannen forvaltet disse midlene, ble søknadene behandlet og fordelt i det fylket der de naturlig hørte hjemme.

I Vestfold ble det behandlet 14 søknader, hvorav 13 søknader ble innvilget. I Telemark ble det behandlet 24 søknader, hvorav 21 ble innvilget.

Fordelingen i RNP’s satsningsområder har fordelt seg slik:
Jordbruk: 1.500.620 kr og 11 saker
Skogbruk: 750.000 kr og 6 saker
Trebruk og bioenergi: 100.000 kr og 1 sak
Økologisk landbruk: 486.750 kr og 4 saker
Frukt og bær: 97.000 kr og 3 saker
Landbruksbaserte næringer 436.000 kr og 4 saker
Andre tiltak: 510.000 kr og 5 saker

Sum disponert i 2019 i begge fylker: 3.880.370 kr

Ny RNP ble utarbeidet i god dialog med partnerskapet i både Vestfold og Telemark. 2019 har vært første år hvor den nye RNP har lagt føringer for arbeidet med våre UT-midler. Partnerskapet har bestått av Fylkesmann og fylkeskommuner i begge fylkene, Innovasjon Norge Vestfold Telemark, Vestfold Bondelag, Telemark Bondelag, Telemark Bonde- og småbrukarlag og Vestfold Bonde- og Småbrukarlag. Det har vært ett møte i partnerskapet i 2019. Den nye RNP har vært gjennomgått og lagt fram for alle landbrukskontorene i den nye regionen.

Fylkesmannen har sammen med Innovasjon Norge og fylkeskommunen bidratt til flere prosjekter i nye Vestfold og Telemark innenfor viktige satsingsområder i vår regionale næringsplan for landbruket, RNP.

Det har vært stor pågang på våre midler i 2019, og bakgrunnen til at noe midler overføres til fylkeskommunen er en tidligere avslutning av Saturn og prosjekter som har kommet etter tidsfristen.  I dialog med Fylkeskommunen vil de bli bevilget i 2020.

Noen eksempler på prosjekter i vår region er:

Helhetlig jordhelseprogram
Skjærgården gartneri er en foregangsbedrift for sitt arbeid med helhetlig jordhelseprogram. Jordhelse er et svært viktig tema for landbruket og matproduksjonen. Skjærgården legger vekt på «fotosyntese over alt og alltid». Dette gjøres ved å så ulike grønngjødslingsblandinger etter hvert hold. Erfaringene fra 2019 er at det kreves mindre mengder tilført kunstgjødsel og plantene blir sterkere med redusert behovet for plantevernmidler.

Søtpotetproduksjon
Bjertnæs og Hoel tester muligheten for å dyrke søtpotet i Norge. Erfaringene fra 2018 og 2019 tilsier at dette kan bli et nytt produkt fremover Dagligvarehandelen ønsker mer av dette og ernæringsmessig utgjør søtpotet mye i energi pr daa avling. Det gjenstår mer arbeid for å få en årssikker avling, men forsøkene hittil ser lovende ut.

Skjærgårsmat
Skjærgårdsmat ble etablert i 2019 og skal være en arena for matglede. Prosjektet ledes av et styre fra Tønsberg kommune, lokalt næringsliv og landbruk, dagligvarebransjen og reiselivet.

Prosjektet finansieres fra Innovasjon Norge, fylkeskommunen, kommunen og stiftelser. Fylkesmannen støttet prosjektet økonomisk i oppstarten og følger arbeidet videre med landbruksfaglig kompetanse.

Skjærgårdsmat ønsker å bygge omdømme for Vestfold og Telemark som matfylke, bidra til verdiskaping og arbeidsplasser, bedret folkehelse og bærekraft. Arbeidet er delt på 3 aktiviteter:

1.       Skjærgårdsmatkonferansen, der tema er lokal matglede, bærekraft og helse
2.       Matopplevelser med utstillinger
3.       Sunnere mat til barn og unge, med UngMat konferanse, skolehageprosjekt og sunn lokalmat i SFO

Uke 35 i 2020 er satt av til Skjærgårdsmatuka. Som et ledd i felles arbeid i ny region Vestfold og Telemark er det startet en dialog mellom Skjærgårdsmat, Mersmak og Dyrsku’n.

Urbant landbruk
Fylkesmannen har bidratt til at LMD nå utarbeider en nasjonal strategi for urbant landbruk, og vi sitter tett på LMD som en dialogpartner. Strategien skal forankres på tvers av departementer.

Grønn Parallell
En gruppe produsenter har skapt et bindeledd ‘Grønn parallell’. Bindeleddet er et samarbeid mellom økologiske grønnsaksprodusenter fra Vestfold og Telemark på den ene siden og restauranter, utsalg og offentlige institusjoner på den andre siden. Hensikten er å få til en direkte omsetning uten mellomledd for lokalproduserte økologiske varer.

‘Grønn parallell’ startet opp med prøveleveranser august 2019. Det er 20 deltakere i ordningen og firmaet Velle Utvikling stiller med bil og arbeidskraft (arbeidstrening) slik at produsentene bare betaler en kilometergodtgjørelse. Høstens prøveleveranser er evaluert og vurdert som vellykket. ‘Grønn parallell’ fortsetter i 2020.

Prosjekt «Bærekraft med Mersmak»
Matfestivalen Mersmak i Skien – www.mersmakiskien.no – har i 2019 og 2020 en pågående satsing på bruk av festivalen som bærekraftsarena relatert til FN-s 17 mål. I tillegg til utvikling av selve festivalen, etableres det både en årlig «Mersmak-konferanse» og det utvikles en ny undervisningsmodell for barn og unge. Sistnevnte utarbeides sammen med engasjerte barnehager og skoler i Skien kommune, Århus Gård – www.aarhusgaard.no ved Telemark Landbruksselskap og Debio Info ved www.matvalget.no . Utgangspunktet er årshjulet på en gård / i en hage, hvor maten følges i fra «jord til bord» / «fra hagen til magen» og tilbake igjen. Målet er å styrke barn og unges fortrolighet og forståelse for matens vei, for natur, økologi, bærekraft og sammenhenger.

Økt produksjonsevne i skogen
Samarbeidsprosjekt med NIBIO; Fylkesmannen og Fritzøe Skoger. Verifiseringen av økt produksjonsevne (bonitet) som følge av lengre veksttid, mer CO2 i atmosfæren, mer nedbør i vekstsesongen og nitrogennedfall. Så langt tyder økningen i produksjonsevne på at langsiktige hogstplaner og hogstmodenhetsalder må endres i forhold til tidligere skogregistreringer. Resultatene fra dette prosjektet skal implementeres også i Landskogtakseringens registreringer. Resultatene vil kunne foreligge i 2021.

Overvåkning av skogen etter tørkesommeren 2018
Samarbeidsprosjekt med Norsk Romsenter, NIBIO og Fylkesmannen. Skader på skogen etter tørkesommeren i 2018 ble mer og mer synlig ut over vekstsesongen 2019. Prosjektet skal teste ut hvor vidt det er mulig å se endringer i skogskadeutviklingen ved hjelp av satellitt. På et tidlig stadium slik at skader kan varsles. Satellittovervåkingen ble i 2019 kaliberet med at skadesteder ble oppsøkt manuelt og skadeutviklingen registrert i felt. Resultatene vil foreligge vinteren 2020.

Tilfredsstillende foryngelse etter all hogst innen tre år etter hogst. (fra kapittel 3.1.6.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Kommunenes arbeid med tilfredsstillende foryngelse innen tre år etter hogst er fulgt opp. 

I 2019 var avvirkningen i Vestfold og Telemark 1 223 166 kubikkmeter. Det innebærer en økning for begge de gamle fylkene sammenlignet med året før. Avvirkningen var i 2019 på rekordhøyt nivå, og avvirket volum har økt hvert år de siste seks årene. Derfor er det gledelig og nødvendig å se at plantetallet også øker, fra 2 767 362 planter i 2018 til 3 238 147 planter i 2019. Andelslagenes arbeid med å systematisere innhenting av planteoppdrag samtidig med at det inngås hogstkontrakter har gitt gode resultater. Det er utviklet gode rutiner som vil gi kontinuitet i foryngelsesarbeidet og langsiktige resultater. Plantetallet pr. dekar er relativt stabilt.

Vi har fulgt opp samtlige kommuner for å sikre at foryngelseskontrollene og resultatkartleggingene blir gjennomført. Kommunene er fulgt opp gjennom brev i juni og e-poster i august. Kommunene som ikke fulgte opp kontrollene til fristene som ble satt av Fylkesmannen, ble fulgt opp pr. telefon.

Foryngelseskontrollene er med få unntak fulgt opp av kommunene. Det er imidlertid mange kontroller som fremdeles ikke er avsluttet. Dette er tatt opp med kommunene på kompetansesamling. Vi har også tatt opp viktigheten av å følge opp og avslutte åpne kontroller fra tidligere år.

Fylkesmannen har tatt ansvar for to av kontrollene fordi feltene var i kommunalt eid skog. Det ble gjennomført feltkontroll i én av disse sakene. Begge sakene er avsluttet.

Alle kommunene i Vestfold og Telemark har gjennomført alle resultatkartleggingene i 2019.

Den største utfordringen ved å oppnå tilfredsstillende foryngelse er å få skogeierne til å følge opp plantefeltene med suppleringsplanting. Noen kommuner rapporterer dessuten om at det er vanskelig å motivere skogeierne til å plante med høyere tetthet enn minstekravet i forskriften.

Tilskuddsordningene i skogbruket (fra kapittel 3.1.6.1.2.2 i TB)

Rapportere på

Kommunene er fulgt opp med henblikk på effektiv bruk av tilskuddsordningene i skogbruket. 100%.

Vi har i samarbeide med Fylkesmannen i Oslo og Viken og Skogkurs på Honne, gjennomført kurs for kommunene i temaet planlegging og bygging av skogsveier. Kurset ble gjennomført over to dager geografisk fordelt på tre forskjellige steder i fylkene.

Vi har videreført kartleggingen av tilstanden på samtlige broer på skogsbilveiene i fylket. Per dato er én region av totalt 4 regioner ferdig kartlagt.

Vi har i samarbeide med Skogkurs på Honne utdannet tre veiplanleggere som skal bistå kommunene med gode byggeplaner. Dette er en kvalitetssikring og hjelp for kommunene når tilskuddsmidlene fra og med 2020 er overført til kommunen.

Vi sørger for en effektiv bruk av tilskuddsordningene i skogbruket ved å gjennomføre kompetansesamlinger for kommunene der vi gir faglig påfyll samtidig som vi bidrar til en likebehandling av skogeierne. Vi har hver vinter en kompetansesamling med tema tilskuddsforvaltning i forbindelse med tildeling av NMSK-midler til kommunene. Vi har hvert år, på ettersommeren eller tidlig høst, kompetansesamling om skogkultur, hvor ungskogpleie og kalibrering av kommunene er sentrale tema.

Gjennom faglige arrangementer i regi av Østlandsskogbruket får ansatte hos FM i Oslo og Viken, Agder og Vestfold og Telemark skogfaglig påfyll som bidrar til effektiv bruk av virkemidlene på skogområdet.   

3.1.1.13 Bærekraftig landbruk

Regionale bygdeutviklingsprogram (RBU), bestående av regionalt næringsprogram (RNP), regionalt miljøprogram (RMP), og regionalt skog- og klimaprogram (RSK) er basis til utviklingen av et bærekraftig landbruk i Vestfold og Telemark. Vi følger opp satsingsområder i RNP, både med aktiv deltakelse og med bevilging av UT-midler eller KMP-midler til diverse prosjekter. Prosjektene vi bl.a. har bidratt til har som tema jordhelse, urbant landbruk, økologisk landbruk, effektiv utnytting
av ressurser, klima, og bærekraft.

Vi bidrar som sekretariat til landbruksdirektoratets sin arbeidsgruppa ‘Økt bruk av husdyrgjødsel i biogassproduksjon’. Bruk av  husdyrgjødsel i biogassanlegg, og bruk av biorest som biogjødsel har fokus, og vi har god kontakt med Greve AS.

Sammen med Telemark Landbruksselskap har vi startet et samarbeide rundt formidling av bærekraft tilknyttet matproduksjon. Med utgangspunkt i etablering av et informasjonsopplegg på Århus Gård – www.aarhusgaard.no , sponset av Skien kommune, vil vi utvikle presentasjonsverktøy til ulik bruk. Ambisjonen er å bidra til kunnskap om, og engasjement for, økt bærekraft relatert til mat. Samtidig vil det styrke troverdigheten og omdømme til landbruket.  Målgruppe er barn, unge og øvrige forbrukere.             

Vi er med i et utredningsprosjekt i regi av Telemarkforskning som definerer status og forbedringsmuligheter av det norske matproduksjonssystem, og ser på virkemiddelbruk for å støtte en bærekraftig utvikling av det norske jordbruk og matindustri. 

Vi gjennomfører satsingen «Areal ute av drift» i 2019-2020 rettet mot kommunene. Arbeidet tar utgangspunkt i det vi kjenner til etter arealklassifiseringen i AR5 og produksjonsstatus gjennom Produksjonstilskuddet. NIBIO har utarbeidet en GIS modell for dette og status er at Vestfold kan ha 7,1 % av dyrka mark ute av drift og tilsvarende 16,7 % i Telemark i 2018. Dette bildet avdekker både feilkilder om datagrunnlaget, men også et bilde om at det finnes mye areal som ikke blir driftet på tradisjonell måte eller ligger ubrukt. Årsaker og betydning av areal ute av drift er sammensatt og vi er gang med et pilotarbeid for å øke kunnskapsgrunnlaget og gi gode faglige vurderinger av arealene. Fylkesmannen, kommunene, NIBIO rådgivningstjenesten og faglagene er alle del av denne satsingen. Det er viktig at areal som er egnet til matproduksjon blir benyttet der det er grunnlag for det. Det er også viktig å sikre en geografisk bredde i arealtyper ut fra endringer i klima og risikobildet for matproduksjon. Det er et mål å sammenstille behovet for matproduksjon sammen med øvrig bildet rundt økosystemtjenester; produksjon av biologisk mangfold og vurderinger av konsekvenser ved at areal går ut av produksjon. Fjellandbrukskommunene Seljord og Vinje er piloter sammen med Horten.

Økt planting med tilskudd (fra kapittel 3.1.6.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Klimadelen i regionalt- skog- og klimaprogram er kjent og fulgt opp av kommunene. 

På direkte spørsmål fra ansatte i fylkesmannsembetene under kompetansesamling om skogbruksplanlegging hos Landbruksdirektoratet 1. februar 2018 ga Landbruks- og matdepartementet føring om at de regionale skog- og klimaprogrammene kun skulle omfatte ordningene for tilskudd til skogbruksplanlegging med miljøregistreringer og tilskudd til skogsveibygging og til drift med taubane og hest.

Tilskudd til tettere planting og gjødsling som klimatiltak er ikke en del av RSK pga ovennevnte. Det blei utbetalt 1 million kroner kr i Vestfold og Telemark. Responsen på slikt tilskudd til suppleringsplanting har vært meget god. Vi ber om at tilskuddet videreføres.

Rgionalt miljøprogram (RMP) (fra kapittel 3.1.6.2.2.1 i TB)

Rapportere på

Innholdet i RMP er kjent for landbrukets organisasjoner, kommuner og aktuelle søkere.

Regionalt miljøprogram i jordbruket for Vestfold og Telemark 2019-2022 ble laget i prosess med bred involvering av landbrukets organisasjoner, landbruksrådgivningen, kommunene, fylkeskommunen og Fylkesmannen VT landbruk og miljø. Denne RMP-gruppa hadde flere dagsmøter med mange nyttige faglige diskusjoner, og godt samarbeidsklima. Det ble også avholde en egen samling med kommunene. Programmet med ny RMP-forskrift ble sendt ut på høring, og det kom fram nyttige innspill som ble tatt inn i ny RMP.

Miljøprogrammet ble lagt ut på vår hjemmeside, og lagt ut som nyhetssak på landbruksportalen Grønt Fagsenter. På våre nettsider ble det før våronna lagt ut oversikt over RMP-tilskudd med lenke til fakta-ark for hvert tilskudd. Informasjon om dette ble sendt elektronisk til alle gårdbrukerne i Vestfold og Telemark. I august  ble det sendt ut veiledningshefte med alle RMP-tilskuddene til alle gårdbrukerne elektronisk i bladbar form.

RMP-Regionale miljøutfordringer (fra kapittel 3.1.6.2.3.1 i TB)

Rapportere på

Tiltak i RMP er innrettet mot de regionale miljøutfordringene.

I Vestfold og nedre deler av Telemark, med mye åpen åkerdrift, er miljøutfordringene til dels store mtp avrenning til vann. Mange vassdrag i jordbruksområdene har ikke god nok miljøtilstand. Denne utfordringen er det lagt stor vekt på i innretningen av både RMP og SMIL. Jordbruksarealer under marin grense er valgt ut som prioritert område for vannmiljøtiltak, og er gitt høyest tilskuddssatser i RMP. I RMP-menyen vår har vi med alle de viktige tiltakene mot avrenning til vann. For SMIL er det lagt føringer til kommunene på at hydrotekniske tiltak, erosjonssikring, fangdammer oa tiltak som vil avlaste vassdragene skal prioriteres.

Frivillige miljøavtaler ble innført som pilot i ny RMP for et svært belastet nedbørfelt. Vi har gitt signaler om flere belastede områder vil kunne få tilbud om å søke tilskudd til miljøavtaler fra 2020.

Miljøvennlig spredning av husdyrgjødsel er vektlagt, og har fått et betydelig omfang. Særlig har spredning av biorest fra Greve Biogass bidratt til dette.Størstedelen av disse arealene spres med tilførselslange (ikke tankvogn).

I øvre deler av Telemark er det utfordringer knyttet til at jordbruksarealer og setervoller går ut av drift og gror igjen. Tilskudd til drift av bratt areal er viktig, og er derfor tilgodesett med en relativt høy tilskuddssats. Det samme er drift av seter. De mest verdifulle jordbrukslandskapene er definert, og prioritert tilskuddsmessig. 

Tilskudd til drift av beitelag stimulerer til bruk av utmarksressursene i de øvre delene av fylket. Beiting og skjøtsel av utmarksarealer langs kysten er også vektlagt i miljøprogrammet. Langs kysten er det biologiske mangfoldet stort, det finnes 2 nasjonalparker, 2 Utvalgte kulturlandskap og mange andre naturvernområder.

Soner for pollinerende insekter kom inn i RMP, og ble tilgodesett med en høy tilskuddssats. Dette førte til anlegning av et betydelig antall meter soner, som gav nyttige erfaringer mtp anlegning og skjøtsel av sonene. Trua arter og trua naturtyper er tatt med som egne tilskuddordninger i RMP.

Jordbrukets arealressurser (fra kapittel 3.1.6.2.5.1 i TB)

Rapportere på

Gradvis reduksjon i omdisponeringen av dyrka jord, jf. nasjonalt jordvernmål.

De nasjonale jordvernmålene som ble satt 2014 har vært formidlet til kommunene i forbindelse med planarbeid og i veiledning og ligger til grunn for mye av vårt arbeid på jordvernfeltet sammen med nasjonale retningslinjer og regionale føringer på feltet. Vi har omsatt de nasjonale jordvernmålene til Vestfold og Telemark til henholdsvis; 170 daa/år i Vestfold og inntil 70 daa/år i Telemark innen 2020. Vi har sett en gradvis nedgang i omdisponeringstallene for begge fylkene i denne perioden, og særlig etter 2014. For 2018 ser vi i en oppgang i begge fylkene. For Vestfold skyldes dette hovedsaklig areal til samferdsel og bane i Tønsberg (dobbeltspor Nykirke-Barkåker), og for Telemark skyldes dette reguleringsplan for boligområde i tråd med areal i Kommuneplanens arealdel i Porsgrunn.

De regionale planene Regional plan for bolig og areal i Vestfold (RPBA) og  Regional plan for areal- og transport i Telemark (ATP Telemark/Grenland) er begge overordna planer som vekter jordvernet i den helhetlige planleggingen. De fokuserer på utbyggingslinjer og krav til utbyggingstetthet som grunnlag for omdisponeringsbehovet. Vi ser at planene sin virkning er viktig for jordvernet, men ser uheldig på at RPBA har lagt inn store jordbruksareal innenfor området til utbygging. Dette vil legge et press på disse områdene som vi mener er uheldig. Fylkeskommunen med ordfører i spissen har uttalt at disse planene skal vurderes rullert og jordvernet er viktig del av arbeidet. Vi har tro og håp for at dette vil klargjøre linjene for utbygging og pressområder ennå tydeligere. 

3.1.1.14 Andre oppdrag

Fylkesmannen har ivaretatt øvrige oppgaver gitt i TD/VØI. Evalueringer er gjennomført, kommunene er veiledet i bruk av Nødnett og utviklingen av totalforsvaret er videreført. 

3.1.2 Statlig virksomhet på regionalt nivå skal være godt samordnet og legge til rette for gode helhetsløsninger

3.1.2.1 Den offentlige boligsosiale innsatsen skal være helhetlig og effektiv

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark har i samarbeid med Fylkesmannen i Agder, Husbanken og IMDi arrangert en 2-dagers boligsosial konferanse. Temaene på konferansen var blant annet boligens betydning for barn og unges oppvekst og Pengeproffene fra Forandringsfabrikken snakket om hvordan samarbeide med barn som lever i familier med dårlig råd.

Helhetlig samarbeid mellom stat og kommune (fra kapittel 3.2.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Helhetlig samarbeid mellom stat og kommune om de to tiltakene i Bolig for velferd.

Det boligsosiale arbeidet har særlig rettet seg mot boligtiltak for vanskeligstilte barnefamilier og for personer med behov for oppfølgingstjenester knyttet til rus og psykisk helse problematikk.

Den årlige regionale boligsosiale konferansen i samarbeid med Fylkesmannen i Agder, Husbanken og IMDI er gjennomført med deltagelse fra de fleste kommunene i Vestfold og Telemark.

3.1.2.2 Tilsyn skal være samordnet, målrettet og medvirke til læring og forbedring

Kontakten mellom fylkesmannen og kontrollutvalgene ved deres sekretariater har vært opprettholdt gjennom 2019, men på et minimumsnivå. Det skyldes både sammenslåingen av embetene Vestfold og Telemark, som har belastet organisasjonen hardt, med opp mot 30 - 40 % turnover i de store tilsynsavdelingene OA og HOA. Og tilsvarende strukturendringer på kontrollutvalgs-sekretariatsiden, der mye av oppmerksomheten i 2019 har gått til fusjonen med andre sekretariater, i kjølvannet av kommune- og regionreformen. Likevel har det vært brukbar informasjonsflyt og utveksling av både planer og rapporter. Dette underbygges ved at vi ikke har hatt særskilte klagemål fra kommunene på mangelfull og/eller dårlig samordning. Framover gir de skjerpede samordningsbestemmelsene i den nye kommuneloven ytterligere krav til tidligere gjensidig og systematisk involvering i planfasen. Dette vil gjøre tilsyns- og revisjonsforberedelsene mer rasjonelle og effektive for begge parter. 

3.1.2.3 Klimahensyn skal ivaretas i alle sektorer

Kommunene er informert om klimahensyn gjennom nyhetsbrev, fagdager og samlinger for kommunene med tema klima og samfunnssikkerhet. 

I samarbeid med fylkeskommunene har vi deltatt i arbeidet med etablering av nytt klimanettverk for det nye fylket.

Vi har også tett samarbeid med det eksisterende nettverket i Vestfold. 

Vi har ikke fått fulgt opp pilotprosjektet om deponi Kjørbekk på en god nok måte. Dette skyldes både interne prioriteringer og at vertskommunen ikke har fått oppnevnt noen ny prosjektorganisasjon.  

Ambisiøse mål for reduksjon av klimagassutslipp (fra kapittel 3.2.1.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Minimum 50 % av kommunene har ambisiøse mål for reduksjon av klimagassutslipp i sin klima- og energiplanlegging (temaplan eller integrert i andre planer)

Alle kommunene har klima- og energiplaner, og de er til dels ambisiøse samtlige av de. Utfordringen er oppfølging av målene. Flere kommuner, bl a Tønsberg og Færder har opprettet egne stillinger til å jobbe med klimaspørsmål. Den nye fylkeskommunen har overtatt sekretariatsansvaret for klima-og energiforum, og dette er under oppbygging. 

Tiltak for reduksjon av klimagass (fra kapittel 3.2.1.3.1.2 i TB)

Rapportere på

Minimum 50 % av kommunene har gjennomført tiltak for reduksjon av klimagassutslipp

Egen rapportering på dette. 

Alle kommuner har mottatt bistand (fra kapittel 3.2.1.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle kommuner har mottatt bistand

Klima er tema i uttalelser til kommunale planer. Videre har det vært avholdt en rekke fag-og temamøter om energi og klima i regi av Klima-og Energiforumet. Kommunene har også fått tilbud om to ulike steder for skrivehjelp til klimasats, og ca 80 % av kommunene deltok. 

3.1.2.4 Andre oppdrag

Fylkesmannen har 100% måloppnåelse på oppdrag i TB/VØI og samfunnssikkerhetsinstruks for 2019. Intern ROS er startet, men det er ikke gjennomført prioritering av embetets funksjoner ved driftsforstyrrelser. 

3.1.2.5 Tilrettelegge for et godt sivilt-militært arbeid

Fylkesmannen har jevnlige møter med politiet, Heimevernet og sivilforsvaret. Møter i fylkesberedskapsrådet, sivilt-militært kontaktmøte for Østlandet er eksempler. I 2019 ga øvingsplanleggingen mot Øvelse Oslofjord et ekstra bidrag til samarbeidet.   

Utarbeidelse av felles plangrunnlag (fra kapittel 3.2.1.5.1.1 i TB)

Rapportere på

Utarbeide et felles plangrunnlag for å styrke det sivil-militære samarbeidet.

Fylkesmannen utvikler felles sivilt-militært plangrunnlag sammen med politiet, Heimevernet og Sivilforsvaret.

Videreutvikle totalforsvaret og robustheten i kritiske samfunnsfunksjoner (fra kapittel 3.2.1.5.1.2 i TB)

Rapportere på

I tråd med sentrale føringer videreutvikle totalforsvaret og robustheten i kritiske samfunnsfunksjoner nasjonalt, regionalt og lokalt.

Fylkesmannen har brukt 2019 til å slå sammen RIS-analysene for de tidligere fylkene Vestfold og Telemark. I prosessen er det samlet og analysert kunnskap om kritiske samfunnsfunksjoner. 

Fylkesmannen har drøftet funn og læringspunkter fra nasjonal helseøvelse med fylkesberedskapsrådet. 

Øvelse TRJE18 er evaluert. Evalueringen er formidlet til DSB.

Fylkesmannen deltar i planleggingen av Digital 2020. Imidlertid vil Fylkesmannen understreke at øvelsen nok en gang ser ut til ikke å sikre at samvirke mellom sektorer på regionalt og nivå testes eller øves. Dette er en gjentakende erfaring hvor sektorvis deltakelse i høyden er tilfeldig. Samordning og samvirke regionalt er da lite tilgjengelig.  

3.1.3 Rettssikkerhet skal være ivaretatt på en enhetlig måte i fylket og på tvers av embetene

3.1.3.1 Høy kvalitet i veiledning, kontroll, tilsyn og saksbehandling

En forutsetning for å lykkes på dette området er å holde oss faglig oppdatert og ha gode kunnskaper om regelverket til enhver tid. Vi deltar derfor på alle fagsamlinger som miljødirektoratet holder. Deltar også på andre relevante fagsamlinger. I vår dialog med kommunene veileder vi særlig i bruk av miljøkommune. Vi gir utstrakt veiledning til små- og mellomstore bedrifter gjennom vårt tilsynsarbeid og gjennom arbeidet med utarbeidelse av utslippstillatelser.

Deltar i relevante nasjonale tilsynsaksjoner og gir innspill og tilbakemeldinger til miljødirektoratet knyttet til dette arbeidet.
Det er etablert et eget  landsdekkende tilsynsnettverk for fylkesmennene  som vi er aktivt delaktig i.Vi har hatt to møter med Mdir for å gjennomgå tilsynsarbeidet med tanke på å få til likebehandling. Mdir har også deltatt på tilsyn sammen med Fylkesmannen. Det er også et regionalt samarbeid med HMS-etatene.
I saksbehandlingen følger vi de veiledninger og maler som er tilgjengelig på de forskjellige områder og har utstrakt kontakt med andre fylkesmenn for å sammenlikne saker.

Minimum 2 tilsyn per år. (fra kapittel 3.3.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Minimum 2 tilsyn per år.

Fylkesmannen har i 2019 gjennomført tilsyn i to av kommunene våre: Tønsberg og Siljan. Tilsynene har vært gjennomført som stedlige tilsyn og samtaler med utvalgte deltakere. I samtaler med deltakerne ble det benyttet tolk.

Tema for begge tilsynene var i henhold til tilsynsinstruksen fra IMDi "Individuell plan for deltakere i introduksjonsprogram", jf. introduksjonsloven § 6 og § 19 første ledd. I Tønsberg kommune ble det i tillegg ført tilsyn med deltakernes rett til et introduksjonsprogram som er helårig og på fulltid etter introduksjonsloven § 4 annet ledd. Her ble det avdekket lovbrudd. Rapportene er sendt i kopi til IMDI.

Alle klagesaker er behandlet innen (fra kapittel 3.3.1.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker, jf. § 7-1 bokstav d, i byggesaksforskriften 

Ut fra ressurssituasjonen har det ikke vært mulig å overholde saksbehandllingstiden i henhold til nevnte forskrift.

Alle klagesaker der det er gitt (fra kapittel 3.3.1.1.2.2 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker der det er gitt utsatt iverksetting etter forvaltningsloven § 42, er behandlet innen 6 uker, jf. § 7-1 bokstav e, i byggesaksforskriften

Avviket skyldes ressurssituasjonen som følge av mange erfarne saksbehandlere har sluttet i løpet av året. 

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker (fra kapittel 3.3.1.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Alle klagesaker er behandlet innen 12 uker

Avviket skyldes blant annet at mange erfarne saksbehandlere har sluttet i løpet av året. 

Alle ekspropriasjonssaker i førsteinstans (fra kapittel 3.3.1.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Alle ekspropriasjonssaker i førsteinstans på plan- og bygningsrettens område er behandlet innen 12 uker

Ikke noe avvik.

Alle ekspropriasjonssaker som klageinstans (fra kapittel 3.3.1.1.4.2 i TB)

Rapportere på

Alle ekspropriasjonssaker som klageinstans på plan- og bygningsrettens område er behandlet innen 12 uker

Avviket skyldes ressursmangel.

3.1.3.2 Effektiv og korrekt lov- og tilskuddsforvaltning

Landbruksavdelingen vektlegger kompetanseoppdraget vi har overfor kommunene i lov- og tilskuddsforvaltningen, og mener det bidrar sterkt til effektiv og korrekt lov- og tilskuddsforvaltning. I 2019 har vi gjennomført 13 kompetansesamlinger med spissede tema, blant annet om lov- og tilskuddsforvaltning. Veiledningsansvaret ivaretas også ved kontakt per telefon og e-post. Videre er
landbruksavdelingen klageinstans i slike saker.

Det er et økende press for å dele landbrukseiendommer, både ut fra driftsmessige- og økonomiske hensyn. Dette utfordrer kommunene, og landbruksavdelingen er kjent med at utfallet i sakene varierer både innad i enkelte kommuner og mellom kommunene. Det er uheldig av hensyn til likebehandling, rettsikkerhet og en forsvarlig ivaretakelse av landbrukets arealressurser. Landbruksavdelingen vil blant annet på denne bakgrunn tilby kommunene politikeropplæring innen lovforvaltning i 2020.

På vår nettside legger vi ukentlig ut aktuell informasjon om blant annet tilskuddsforvaltning til kommunene. Videre sender vi ut fire informasjonsskriv ("Informasjon til bonden") i året direkte til alle bønder i Vestfold og Telemark som søker produksjonstilskudd. Skrivet er en nyttig informasjonskanal for nyheter innen tilskuddsforvaltning. E-posten sendes med en programvare for
utsending av e-post med mulighet for avmelding og epostadressene hentes fra søknader om produksjonstilskudd. Nyhetssaker på våre nettsider når frem til bøndene når de lenkes til landbruksportalen for Vestfold og Telemark sin nettside grontfagsenter.no.

Fagsystemene Agros, eStil og eStil PT har gitt bedre kvalitet på søknadsdata fra foretak og enkeltpersoner. Landbruksdirektoratet har i 2019 fått på plass avviksrapporter i fagsystemet for produksjonstilskudd. Det er vesentlig for god avvikshåndtering og oppfølging i kommunene. I 2019 ble det også produsert nye rapporter for oppfølging av vanlig jordbruksproduksjon innenfor saueproduksjon. Vi ser allerede at dette har satt kommunene i stand til å følge opp vilkåret om vanlig jordbruksproduksjon på en bedre måte enn tidligere. Vi etablerte i 2019 et prosjekt om vanlig jordbruksproduksjon. Prosjektet vil bli videreført i 2020, i samarbeid med kommunene.

Tilskuddsforvaltning er hovedtema på to kompetansesamlinger i løpet av året. Avviksoppfølging, oppfølging av vilkår og likebehandling mellom kommuner er sentrale tema på disse samlingene.

Vi har flere ganger spilt inn at utvikling av systemer for kartfestede søknadsdata vil ha mange fordeler, både i kontrollsammenheng og på andre områder. Vi forventer at utvikling av kartmoduler blir prioritert av departementet.

Gjennomført kontroller i henhold til kontrollplan (fra kapittel 3.3.1.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Gjennomført kontroller i henhold til kontrollplan

Forvaltningskontrollene av kommunal landbruksforvaltning er gjennomført som planlagt, med unntak av én kontroll, som måtte utsettes på grunn av sykefravær. Det gjaldt en kontroll knyttet til SMIL-ordningen (hydrotekniske anlegg) i èn kommune.

Resultatene fra forvaltningskontrollene kommer frem av rapportering under eget punkt i årsrapporten. 

Kontroll av ordningen tidligpensjon for jordbrukere og tilskudd til veterinære reiser er utført som planlagt. Resultatene kommer frem av tabellen under.

Erstatning for svikt i honningproduksjonen ble vurdert som kontrollordning. Vi fant at det ikke var relevant å kontrollere dette utover de kontrollene som allerede var utført under saksbehandlingen.

Vedlikeholdskontroller av skogsbilveger (NMSK) er gjennomført som planlagt. Resultatene av kontrollene kommer frem av tabell under.

Forvaltningskontroll av tilskudd til skogkultur er gjennomført som planlagt til tross for sykefravær.

Husdyrkonsesjon: Tre foretak med gris var ikke ferdigkontrollert i 2018. Disse er sjekket ut. Ett foretak med høner er også sjekket ut. 

Det var satt opp to saker på driftssamarbeid. Kun den ene saken er kontrollert. Det ble ikke avdekket samarbeid. 

Det var ingen mislighetssaker å følge opp i 2019.

Gjennomført risikobasert forvaltningskontroll (fra kapittel 3.3.1.2.1.2 i TB)

Rapportere på

Gjennomført risikobasert forvaltningskontroll av 20 % av kommunene.

Fylkesmannens landbruksavdeling har i 2019 gjennomført forvaltningskontroll av 15 kommuner, 7 av disse kommunene er kontrollert i felt, resten er kontrollert gjennom dokumentkontroll. I tillegg til kontroll knyttet til de ordningene som er beskrevet under, er det gjennomført dokumentkontroll for produksjonstilskudd knyttet til avvikshåndtering for større og medium avvik i alle kommuner. Målet om at minst 20 % av kommunene skal være kontrollert er oppfylt.

Kontrollene er risikobaserte ved at både utplukk av ordninger og utplukk av kommuner er vurdert og beskrevet i forhold til risikofaktorer.

Andel avvik avdekket under (fra kapittel 3.3.1.2.1.3 i TB)

Rapportere på

Andel avvik avdekket under kontroll som er fulgt opp: 100 %. 

Alle avvik som ble funnet i 2019 er fulgt opp.

De fleste avvik funnet i 2019 er lukket, men avvik i NMSK-ordningen i Bamble, Hjartdal og Larvik kommune er ikke lukket. De åpne avvikene er under oppfølging og følges opp videre i 2020.

Kontroll av veterinærers syke- og inseminasjonsbesøk (fra kapittel 3.3.1.2.1.4 i TB)

Rapportere på

Gjennomført risikobasert kontroll av minst 5% av søknadene om tilskudd til veterinærers syke- og inseminasjonsbesøk for hver søknadsomgang. 

Geografiske forskjeller i fylket gjør at enkelte veterinærer har mange og lange avstander til rekvirent. Det er derfor gjennomført kontroll av hver 5 reise gjennom alle søknadsomgangene i 2019.

3.1.3.3 Befolkningen har tillit til tjenestene og får ivaretatt sin rett til forsvarlige og nødvendige tjenester

Helse- og omsorgsavdelingen har i løpet av 2019 byttet ut store deler av personalet som resultat av sammenslåing. Dette har tappet oss for erfarne saksbehandlere og revisorer/revisjonsledere. Etter prioriteringene gitt i styringsdokumentene har vi derfor prioritert ned antallet systemrevisjoner og konsentrert ressursene våre om opplæring av nye saksbehandlere, behandling av alvorlige tilsynssaker, saker om bruk av tvang og makt og rettighetssaker. Vi har derfor ikke ikke oppfylt måltallene for 2019.

Fra starten av året oppdaget vi også et stort antall saker som ikke var avsluttet i Telemark og som måtte vurderes og behandles i tillegg til vanlig innkomne saker. På rettighetsområdet er i tillegg tilfanget av saker betydelig økt i 2019.

Fylkesmannen skal ta kontakt med det enkelte barn (fra kapittel 3.3.1.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal ta kontakt med det enkelte barn med tilbud om tilsynssamtale. Barnet kan kontaktes i forkant eller under fylkesmannens tilsynsbesøk. Dersom barnet ikke var tilstede under tilsynsbesøket, skal fylkesmannen i etterkant kontakte barnet med tilbud om samtale.

Tilsynsbesøkene blir i all hovedsak lagt til ettermiddag og kveldstid når ungdommene er hjemme fra skole eller dagtilbud. Vi har etablert faste team som gjennomfører tilsyn på de samme institusjonene. Dette gjør at de fleste beboerne er «kjent» med oss, og de vet hvordan de kan kontakte oss utenom våre besøk. Selv om vi tilrettelegger for samtaler og til tider er ganske pågående for å få ungdommene i tale, er det likevel noen som ikke ønsker å snakke med oss. Det må vi respektere.

Fylkesmannens praksis for å komme i kontakt med beboerne starter med at vi i forkant av de meldte tilsynene ber de ansatte informere beboerne om vårt besøk og at vi ønsker samtale om hvordan de har det på institusjonen. På selve tilsynsbesøket tilbyr vi alle som er hjemme, samtale. Ved enkelte besøk spiser vi middag sammen med beboerne og ansatte.

Samtalenes form blir tilpasset beboerens ønske. De fleste ønsker å snakke med oss alene. Av og til er de voksne på institusjonen til stede i samtalen. Noen samtaler blir gjennomført i fellesrom hvor flere beboere deltar. Innledningsvis i samtalen gir vi informasjon om vår rolle og hvordan vi kan være til hjelp for ungdommene. Beboerne blir så spurt om hvordan de har det på institusjonen og om det er noen spesielle ting de ønsker å fortelle oss/klage på.

I de tilfellene de ikke ønsker samtale spør vi  om lov til å hilse på vedkommende i institusjonens fellesrom. Dette fordi vi mener og erfarer at det er lettere for beboeren å snakke med oss i en mer uformell og «spontan» ramme. Det er også lettere for beboeren å ta kontakt på et senere tidspunkt hvis de vet hvem vi er.

Vi leverer ut tilsynsbrosjyren med kontaktinformasjon til kontortelefon og en mobiltelefon, som er anskaffet for bruk i tilsyns-dialog med beboere på barneverninstitusjonene. Mobiltelefonen er kun betjent i kontortid. Telefoner og sms som mottas på kveldstid blir besvart  neste dag.  

Fylkesmannen skal gjennomføre samtale med alle barn som ønsker det. (fra kapittel 3.3.1.3.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gjennomføre samtale med alle barn som ønsker det.

I 2019 gjennomførte Fylkesmannen 108 samtaler med barn som bor på institusjonene i Vestfold og Telemark. Til sammen bodde det 194 ungdommer på institusjonene, på de tidspunktene tilsynene ble gjennomført. Mange av de samme beboerne bodde der under flere tilsynsbesøk. Det betyr at vi snakket flere ganger med noen av de samme ungdommene. Andel tilbudte samtaler ut fra antall barn som bodde på institusjonstidspunktet, er 82 prosent. 

Når vi er registrert med kun 82 prosent tilbudte samtaler gjenspeiler dette ungdommer som ikke er hjemme under tilsynsbesøket. For å nå disse ungdommen ber vi de ansatte om å videreformidle tilsynsbrosjyren med vår kontaktinformasjon. Vi gir beskjed om at det blir videreformidlet at vi kommer på nytt besøk hvis de ønsker å snakke med oss. Imidlertid er det ikke mange som benytter seg av denne muligheten.

Vi vil derfor i 2020 innføre tiltak som gjør at vi selv kontakter ungdommene direkte med spørsmål om de vil snakke med oss. 

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker HOD (fra kapittel 3.3.1.3.3.1 i TB)

Rapportere på

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker: 6 måneder eller mindre.

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker ASD (fra kapittel 3.3.1.3.3.2 i TB)

Rapportere på

Median saksbehandlingstid for tilsynssaker: 5 måneder eller mindre

Vi hadde ingen hendelsesbaserte tilsynssaker i 2019.

Avslutning av klagesaker (fra kapittel 3.3.1.3.3.3 i TB)

Rapportere på

Avslutning av klagesaker: Minst 90 prosent innen 3 måneder.

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark behandlet 574 klager på helse- og omsorgstjenester i 2019. Dette er en markant økning i antall saker fra 2018, da samlet antall klagesaker for Vestfold og Telemark var 213. Også på klagesaker på sosialområde har det vært en økning i 2019. Fylkesmannen i Vestfold og Telemark behandlet 350 saker, mot 317 i 2018. 95 % av sakene på sosialområdet ble behandlet innen 3 måneder.

Andel vedtak om bruk av tvang og makt (fra kapittel 3.3.1.3.3.4 i TB)

Rapportere på

Andel vedtak om bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemning som er overprøvd innen 3 måneder: Minst 90 %.

Andel overprøvde vedtak som hadde en saksbehandlingstid innen 3 måneder, er 73 %. På grunn av utfordringer knyttet til sammenslåingsprosess og at sentrale medarbeidere på fagområdet har sluttet/fått andre arbeidsoppgaver, har dessverre andelen saker behandlet innen 3 måneder blitt lavere enn forventet og ønsket. Vi har imidlertid god kontroll på sakene og forventer at saksbehandlingstiden i løpet av kort tid er innenfor 3 måneder igjen.    

Andel søknader om dispensasjon fra utdanningskrav (fra kapittel 3.3.1.3.3.5 i TB)

Rapportere på

Andel søknader om dispensasjon fra utdanningskrav som er behandlet innen 3 måneder: Minst 90 %.

Dispensasjonssøknadene behandles i hovedsak samtidig som vedtak som skal overprøves, og saksbehandlingstiden samsvarer med det samme som rapportert i pkt. 3.3.1.3.3.4.

Resultatmål FMVT (fra kapittel 3.3.1.3.4.3 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende: 280 poeng

Resultatmål FMVT og FMIN (fra kapittel 3.3.1.3.5.2 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende: 60 poeng

Resultatmål FMVT (fra kapittel 3.3.1.3.6.2 i TB)

Rapportere på

Tilsynsaktiviteter tilsvarende: 90 poeng

Fylkesmannen gjennomførte 5 systemrevisjoner i 2019, tilsvarende 50 poeng. Alle tilsynene som ble gjennomført var en del av det landsomfattende tilsynet om ettervern og samarbeid mellom barneverntjenesten og sosiale tjenester i Nav. Dette var etter vår vurdering et ressurskrevende tilsyn. Planlagt tilsynsaktivitet ble redusert på grunn av mangel på ressurser og en økt mengde rettighetsklager.

Vi har i 2019 fulgt opp én kommune som følge av forhold avdekket under tilsyn i 2018. På bakgrunn av funnene i tilsynet har vi tilbudt og gjennomført opplæring ved Nav-kontoret i 2019. 

Alle tilsyn på Helsetilsynets områder hvor det er funnet brudd på lovkrav (fra kapittel 3.3.1.3.7.1 i TB)

Rapportere på

Alle tilsyn på Helsetilsynets områder hvor det er funnet brudd på lov- og forskriftskrav er avsluttet (dvs. praksis er endret) innen en avtalt frist.

Barnevern: Der hvor vi konkluderer med lovbrudd blir det satt en frist for kommunen til å gi en tilbakemelding til Fylkesmannen på hva de vil gjøre for å rette opp lovbruddet. Lovbrudd lukkes når Fylkesmannen er tilfreds med tilbakemeldingen. Virksomhetene er flinke til å overholde frister. 

Helse: Som ovenfor, men i noen tilfeller har vi mer problemer med å få inn etterspurte planer. Vi kan også måtte gå flere runder med tilbakemeldinger før vi mener at det er godt nok. Det kan være utfordringer rundt forståelsen av lovverket (at virksomheten ikke anerkjenner lovbruddene) eller rundt nødvendig kompetanse (juridisk, faglig, organisasjonsmessig) for å drive forbedringsarbeid.

3.1.3.4 Andre oppdrag

Veiledning innenfor ny kommunelov gis fortløpende. Vi merket særlig en sterk økning i henvendelser i forbindelse med konstitueringen av de nye kommunestyrene.
Fylkesmannen skal gjennomføre kurs for folkevalgte i kommuneøkonomi, kommunelov og kommunal planlegging våren 2020.

3.1.3.5 En effektiv og velfungerende vergemålsforvaltning som ivaretar rettsikkerhet og rettslikhet

2019 var svært krevende for vergemålsmyndigheten i Vestfold og Telemark. Det vises til det som er rapportert under resultatmål 3.3.2.1.1, om utfordringer knyttet til sammenslåing av embeter, flere kontorlokasjoner, behov for utarbeidelse av felles rutiner, samt utarbeidelse av nytt kvalitetssikringssystem for saksbehandlingen av opprettelse/endring/opphør av vergemål, som samlet forklarer de resultatmål som ikke er oppfylt.

Det vurderes at kvalitetssikringssystemet medfører stor grad av rettslikhet blant innbyggerne som sogner til embetet, og det er vårt hovedfokus på at saksbehandlingen skal ivareta borgernes selvbestemmelsesrett, rettssikkerhet og behov for bistand. Vi vil så langt vi har kapasitet vedlikeholde og videreutvikle det interne systemet, samt utvikle tilsvarende system for andre saksfelt på vergemålsområdet.

Opprett vergemål (fra kapittel 3.3.2.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Opprett vergemål – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 70 dager.

Måloppnåelsen har vært lavere enn ønsket, men utviklingen har
vært som forventet. Sammenslåing fra to embeter til ett har vært og er krevende (tidstap som følge av to kontorlokasjoner, samt behov for samordning av praksis og rutiner ifm. sammenslåing av embetene) og har, sammenholdt med vergemåls­forvaltningens merfokus på  selvbestemmelsesrett medført behov for å håndtere disse sakene på
en annen måte enn tidligere. Det vises til det som er skrevet i rapporteringen til sentral vergemålsmyndighet for 1. tertial: «Dette arbeidet er påbegynt, men er krevende å gjennomføre samtidig som sakstilfanget er stort, og forventes i 2. tertial å medføre en ikke ubetydelig reduksjon i måloppnåelsen
for 2. tertial. Forhåpentligvis vil trenden snu i 3. tertial.»

Innledningsvis i 2019 medførte også omorganisering hos en
sentral støttefunksjon (opprettelse av FMFA) noe merarbeid. Dette har gått seg til, men tjenestene oppleves likevel som mindre tilgjengelig enn før.

Fylkesmannens samtykke til bruk av kapital (fra kapittel 3.3.2.1.1.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannens samtykke til bruk av kapital – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 20 dager.

Det er behandlet 799 søknader om bruk av kapital, hvorav 634 saker er behandlet innen fristen på 20 dager. Årsaken til at resultatmålet ble på 79 % skyldes ressursfordeling mellom de personer som har tatt regnskapskontrollen med langt flere kontroller enn tidligere, og de personer som har arbeidet med kapitalsaker og andre økonomisaker. Flere av personene som arbeider med kapitalsaker, har også gjennomført regnskapskontroller. Det har også vært noe sykefravær i perioden, kombinert med ferieavvikling som har gjort det utfordrende å balansere ressursene.

Godtgjøring og utgiftsdekning til verger og representanter (fra kapittel 3.3.2.1.1.3 i TB)

Rapportere på

Godtgjøring og utgiftsdekning til verger og representanter – 80 % av vedtakene skal være fattet innen 45 dager.

Resultatmålet er oppnådd med god margin. Arbeidet har vært godt organisert og effektivt utført av ansatte som har lang erfaring med vergegodtgjørelse. Det har gjennom året vært lagt ned et betydelig arbeid i samkjøring av rutiner og arbeid med maler.

Klagesaksbehandling (fra kapittel 3.3.2.1.1.4 i TB)

Rapportere på

Klagesaksbehandling – 80 % av klagene Fylkesmannen mottar på vergemålsområdet skal være behandlet innen 60 dager.

Måloppnåelsen har vært relativt jevn under hele 2019. Selv
om antallet saker er lite 43, og enkelte saker kan være arbeidskrevende, indikerer dette at vi i framtida må ha større fokus på framdriften i klagesakene.

Vergeregnskapskontroll (fra kapittel 3.3.2.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle vergeregnskap i sentralt uttrekk fra Statens sivilrettsforvaltning skal være kontrollert innen fristen. I tillegg skal alle regnskap hvor fylkesmannen har pålagt utvidet regnskapsplikt, kontrolleres.

Det har i 2019 vært i alt 9 personer som har arbeidet med regnskapskontrollen, alle med erfaringer fra dette arbeidet tidligere. Det har vært avholdt et oppstartsmøte med gjennomgang av retningslinjer og veiledninger til arbeidet, for å sikre konsistens i våre kontroller. I tillegg har det vært konsultasjoner mellom saksbehandlerne fortløpende underveis. Det er i alt kontrollert 693 regnskap i det sentrale uttrekket. I tillegg er det tatt ut 2 til ekstra kontroll, hvor vergeregnskaps-aktiviteten i VERA er benyttet. I tillegg er det gjennomført regnskapskontroll i alle avsluttede saker i 2019, for både 2019 og 2018, men da uten at vergeregnskaps-aktiviteten i VERA er benyttet. Arbeidet med regnskapskontrollen er svært tidkrevende, som følge av mye arbeid med å innhente manglende dokumentasjon fra vergene. Dette betyr at inntil arbeidet med en mer automatisk innhenting av regnskapsdata er på plass, kreves det mye og god opplæring av vergene for en bedre kvalitet på innsending av vergeregnskap til oss. I forhold til tidsbruken på innhenting av manglende dokumentasjon og arbeidet med selve regnskapskontrollen, er det svært mye å hente her for en bedre ressursutnyttelse, samt at vi får bedre tid til å følge opp saker hvor vi finner avvik

Digital innlevering av vergeregnskap (fra kapittel 3.3.2.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Andelen vergeregnskap som leveres digitalt via Altinn, skal være minst 65 %.

Alle verger anmodes om å levere inn dokumentasjon digitalt til oss. De faste vergene plikter å sende digitale skjema til oss, med unntak av noen ganske få. Det er avholdt kurs for verger høsten 2019 med opplæring i hvordan vergeregnskap sendes inn digitalt. Fra tidligere er det avholdt egne kurs i Vestfold i forkant av innlevering av vergeregnskap, mens det i Telemark har vært opplæring av verger i forbindelse med avholdte kurs i november hvert år. Dette arbeidet som er gjort tidligere, gjenspeiles i resultatet for 2018. I tillegg er det gitt mye veiledning via telefon og e-post til verger, med henvisninger til Vergemålsportalen, samt veiledningsskriv med visuelle rinn for trinn beskrivelser av innsendingen. I det nye sammenslåtte embetet, har vi ikke hatt ressurser til å gjennomføre egne kurs for verger i forkant innlevering av vergeregnskap. Dette er planlagt gjennomført i 2020.

Digital innsending av søknader om vergegodtgjøring og fylkesmannens samtykke (fra kapittel 3.3.2.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Andelen søknader om godtgjøring og søknader om fylkesmannens samtykke (bruk av kapital, salg av eiendom etc.) som leveres digitalt via Altinn, skal være minst 40 %

Alle verger anmodes allerede i forkant av oppnevningen og i oppnevningsvedtaket om å levere inn dokumentasjon digitalt til oss. De faste vergene plikter å sende digitale skjema til oss, med unntak av noen ganske få. I tillegg er det gitt opplæring i digital innsending til fylkesmannen i kurs for verger høsten 2019, samt mye veiledning på telefon og e-post til verger. I saker hvor søknader sendes inn manuelt, setter vi inn et avsnitt i vedtaket med anmodning om å sende inn søknader digitalt for ettertiden, vedlagt samtykke fra vergehaver eller andre vedlegg i egen fane for dette

3.1.3.6 Vergehaver skal ha høy grad av selvbestemmelse og vergemålene skal være individtilpassede

Det er stor og økende bevissthet blant medarbeiderne om at vergehaveres selvbestemmelsesrett er avgjørende, og inntrykket er at vergemålene som følge av dette i større grad enn tidligere blir tilpasset den enkelte vergehaver. En annen konsekvens synes å være at det blir færre vergemål enn tidligere. Vi deltar også i Staten sivilrettsforvaltnings pilot-prosjekt for individtilpasning av vergemål. Det vises for øvrig til rapporteringen under punkt 3.3.2.2.1.1. om individtilpasning av vergemål.

Individtilpasning av vergemål (fra kapittel 3.3.2.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Når et vergemål opprettes, skal det foretas nødvendige undersøkelser slik at mandatet individtilpasses og ikke er mer inngripende enn nødvendig

Vi har i løpet av 2019, bl.a. som følge av behovet for å utarbeide nye, felles rutiner i det nye embetet, utarbeidet og tatt i bruk et nytt, internt kvalitetssikringssystem hvor et av delmålene har vært å sikre at vergemålenes omfang blir tilpasset den enkelte vergehavers behov og ønsker. Rutinene og malene i dette kvalitetssikringssystemet har tatt utgangspunkt i samtalemetodikken For Øye som er utarbeidet av Statens sivilrettsforvaltning (SRF). Vergemålsmedarbeiderne har også deltatt på SRFs kurs om For Øye. Utviklingen og implementeringen av et nytt system har vært krevende, og utgjør det vesentligste av bakgrunnen til at måloppnåelsen (jf. 3.3.2.1.1.1) har vært lavere enn ønsket/normalt.

3.1.3.7 Barnehagemyndigheter, barnehageeiere og skoleeiere forstår, formidler og etterlever regelverket

Gjennom tilsynsarbeid, klagesaksbehandling, vår rolle som håndhevingsmyndighet i 9A-saker og ellers gjennom annen samhandling/veiledning får vi et inntrykk av hvordan barnehagemyndigheter, barnehageeiere og skoleeiere forstår, formidler og etterlever regelverket. 

Utover enkelte formelle krav i saksbehandlingen, som vurderinger av barnets beste, høring av barn, er skyss et av de områdene vi har plukket opp som særlig utfordrende for skoleeiere. Etter vår vurdering er også regelverket knyttet til kapittel 9A om skolemiljø og aktivitetsplikten fortsatt utfordrende for skolene.

Den kunnskapen vi blir gjort kjent med, blir deretter en del av grunnlaget for det vi velger å gi informasjon og veileding om på våre nettsider, på regelverkssamlinger og andre møter med barnehagemyndigheter, barnehageeiere og skoleeiere.

Sektorkunnskap ligger til grunn for vurdering av oppfølging og virkemiddel (fra kapittel 3.3.3.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Kunnskap om tilstanden i sektor på rettsikkerhetsområdet skal ligge til grunn for alle vurderinger av oppfølging og valg av virkemiddel

Avdelingen har på skole- og barnehageområdet en egen gruppe med ansvar for statistikk, analyse og risikovurderinger, som kontinuerlig arbeider for å få til en mer systematisk oppfølging av de indikatorene vi anser som viktig å følge med på. Utfra tallmateriale fra BASIL, GSI og brukerundersøkelsene, i tillegg til informasjon fra klagesaker, resultat fra tilsyn og henvendelser fra skoleeiere/skoleledere/foreldre og andre, er vi i ferd med å utarbeide en mer systematisk oversikt over og kunnskap om den enkelte kommune. 

De ulike kontaktpunktene Fylkesmannen har med de aktørene i feltet er også en viktig kilde til kunnskap om sektoren. Vi har blant annet tre regelverkssamlinger (kontaktmøter) med skoleeiere og barnehagemyndigheter i året, hvorav en av disse er en fellessamling. Vi har samarbeidsmøter med fylkeskommunen, og egne samlinger med friskolene to ganger per år, i tillegg til at vi deltar i ulike skoleeiermøter i regionen. 

Kunnskapen vi får brukes i forbindelse med utvelgelse av både tema og objekt for fremtidige tilsyn, men også som utgangspunkt for dialog med kommuner dersom dette er mer aktuelt. Vår kjennskap til og kunnskap om kommunene vil være vesentlig i valg av oppfølging av den enkelte kommunen. 

Veilederen om saksbehandling i 9A-saker er implementert og tatt aktivt i bruk (fra kapittel 3.3.3.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Veilederen om saksbehandling i 9A-saker er implementert og tatt aktivt i bruk

Veilederen om saksbehandlingen i 9 A-sakene er i aktivt i bruk. På grunn av turnover i 2019 foregår det kontinuerlig arbeid med implementering av veilederen.

FMVT har faste 9A-møter for å diskutere regelverksforståelse og praksis. Spørsmål knyttet til veilederen tas opp i disse 9A-møtene. I tillegg har vi hatt et eget arbeidsseminar der ulike case ble brukt med tanke på kalibrering.

For å sikre ensartet praksis i klagesaksbehandling, bruker vi utarbeidede maler på de fleste områder. Vi har minst to saksbehandlere på hver sak, og så langt det er mulig en kombinasjon av jurist og fag.

Direktør i oppvekstavdelingen kvalitetssikrer og godkjenner alle håndhevingssakene og er med på de faste møtene. Dette bidrar også til en kalibrert praksis. I saker der vi er i tvil om lovtolkningen, henvender vi oss enten til direktoratet, eller av og til også til et embete vi vet har erfaring med nettopp den problemstillingen vi ønsker å drøfte.

Vi opplever at regelverksamlingene i regi av Utdanningsdirektoratet er både nyttig og viktige. Disse ble ikke gjennomført i 2019, og særlig på bakgrunn av mange nye saksbehandlere på 9A-området i forbindelse med sammenslåingen, er dette noe vi etterlyser.

Elever og foreldre skal regelmessig få informasjon om håndhevingsordningen (fra kapittel 3.3.3.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Elever og foreldre skal få regelmessig og oppdatert informasjon om håndhevingsordningen og meldeordningen

Skolens informasjonsplikt om håndhevingsordningen og mulighet for å melde saker til Fylkesmannen blir poengtert i møter med skoler og skoleeiere. Det er likevel slik at 2017 og 2018 var særlige viktige år med tanke på å gi denne informasjonen. Stikkprøver og tilsyn viser at dette nå er en innarbeidet informasjon på den enkelte skole. Fylkesmannen har ikke opplevd at det er skoler som ikke har gitt elever og foreldre informasjon om hvordan en kan melde en sak til fylkesmannen.

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark har egen direkte 9A-telefon (mobbetelefon). Vi har imidlertid sett en økning av kontakt via bruk av sikker melding på våre hjemmesider.

Nettsiden vår er en viktig kilde til informasjon for elever og foreldre.

Alle foresatte og elever som henvender seg til Fylkesmannen i skolemiljøsaker får veiledning i forhold til regelverket i håndhevingsordningen og hva dette betyr for dem i praksis.

klagebehandling resultatmål (fra kapittel 3.3.3.1.4.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal sørge for å komme raskt i gang med behandlingen av saker etter § 9 A-6.

Alle saksbehandlere er kjent med at sakene skal startes opp raskt. Saksbehandler som tar imot saken gir elever og foresatte grundig informasjon om prosessen. Deretter settes saken på to saksbehandlere. Disse saksbehandlerne avtaler elevsamtale i løpet av en uke.

Vi tar samtidig telefonkontakt med skolen og orienterer om at vi har mottatt en sak. Vår erfaring er at det skjer mye på skolenivå etter at vi opplyser om at elev eller foresatte har tatt kontakt med oss for veiledning og hjelp.

 Vi opplever at vi kommer raskt i gang med sakene, og at det er viktig i den tidlige fasen i arbeidet. De som melder opplever at de blir hørt og får hjelp.

Praksis slik den er orientert om her, er nedfelt i vår rutine for 9A-saker.

FM skal bidra til kompetanse om trygt og godt skolemiljø (fra kapittel 3.3.3.1.5.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal jobbe forebyggende og systematisk slik at skoleeiere og skoleledere har kompetanse på hva som gir et trygt og godt skolemiljø.  

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark har prioritert arbeidet med det forebyggende skolemiljø på ulike måter. Vi har gått inn i problematikken i kontaktmøter med alle skoleeierne, og tematikken er gjentatt i de lokale nettverkene. Vi har hatt 9A generelt, og forebygging spesielt, oppe som et tema til refleksjon med fylkeskommunen. I møtene med skoleeiere/ledere, inklusiv fylkeskommunen, er mye av grunnlaget for vår informasjon og veiledning, erfaringer fra håndhevingssaker. I tillegg har Fylkesmannen i Vestfold og Telemark gjennomført et kursopplegg: Skolen som profesjonell aktør. Dette har vært et tilbud til alle skoleledere og skoleeiere i Telemark. Dette innbar to dagssamlinger med fokus på både regelverkforståelse, forebyggende arbeid og kompetanseheving på området. FMVT fikk meget gode tilbakemeldinger fra deltakerne om nytteverdien av konseptet. 

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark veileder og følger opp både skoleeier og skoler i enkeltsaker som omhandler skolemiljø. Når vi møter den enkelte skole i håndhevingsordningen, er vi alltid nøye med å poengtere viktigheten av det forebyggende arbeidet. Embetet har fått nærmere 140 henvendelser vedrørende skolemiljø i 2019. Dette innebærer at vi har mye erfaring å bygge på, og det viser også at vi har naturlig informasjons- og veiledningsmuligheter til enkeltskoler.

Foruten de faste arenaene som er redegjort for, opplever vi ofte å få henvendelser fra både skoler og kommuner med forespørsel om veiledning. Fylkesmannen blir relativt ofte bedt om å holde innlegg om 9A på samlinger for skoleledere, da er det forebyggende arbeidet alltid et tema. Det er i tillegg svært ofte at skoleeiere eller skoleledere henvender seg telefonisk til saksbehandlere med spørsmål om veiledning på skolemiljøsaker, også da benytter vi anledningen til å snakke om viktigheten av forebygging. Enkelte ganger veileder vi et personale. Dette skjer ofte i etterkant av enkeltsaker hvor skolen opplever at de trenger kompetanseheving og veiledning.

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark bistår skoleeiere i satsingsprosjekter i regi av Udir. Herunder Inkluderende skole og barnehagemiljø, Læringsmiljøprosjektet og Oppfølgingsordningen (se også rapporteringspunkt 7.3.8.9). I Vestfold og Telemark har vi til sammen hatt seks kommuner med i Læringsmiljøprosjektet. Alle kommunene har uttrykt tilfredshet med å ha vært med i prosjektet. FMVT rekrutterer nå deltakere til ny pulje 5. Deltakende skoler har forbyggende arbeid som et viktig tema.

Elever/foreldre som har erfart at de ikke har blitt ivaretatt av skolen (fra kapittel 3.3.3.1.6.1 i TB)

Rapportere på

Elever/foreldre som har erfart at de ikke har blitt ivaretatt av skolen på en god måte er redusert, som følge av at skolen har fått veiledning fra fylkesmannen

Fylkesmannen er av den oppfatning at vi ikke kan si noe om hvorvidt elever/foreldre som har erfart at de ikke har blitt ivaretatt av skolen på en god måte, er redusert. Dette er ikke informasjon som kommer til oss eller som vi etterspør.

Vår egen vurdering av om vår veiledning har bidratt til at elever/foreldre blir ivaretatt på en god måte, er at vi spiller en viktig og positiv rolle i en rekke enkeltsaker. Dette kan blant annet illustreres ved at mange saker raskt finner en løsning raskt etter at saken er bragt inn til oss. Det kan også illustreres ved at mange saker avsluttes etter at skolene har fulgt opp våre vedtak, og at elever og foreldre sier at eleven nå har det trygt og godt.

Når Fylkesmannen har mottatt saken og er i dialog med skole og foresatte,erfarer vi at kommunikasjon mellom skole -hjem ofte kan forandre seg. Saker som kommer til Fylkesmannen har noen ganger «låst seg», det foreligger ofte kommunikasjonsproblemer og tillitsbrudd. Når en ny aktør kommer inn i saken kan tilliten gjenopprettes ved oppklaring og veiledning.

Vi er også av den oppfatning at vår generelle veiledning har bidratt til bedre praksis i skolemiljøsaker i kommunene, noe som igjen bør ha ført til at flere elever/foreldre blir ivaretatt på en god måte.

Negative tilbakemeldinger er redusert (fra kapittel 3.3.3.1.7.1 i TB)

Rapportere på

Negative tilbakemeldinger fra elever/foreldre på Fylkesmannens ivaretakelse er redusert

Fylkesmannen har i 2019 jobbet med å ferdigstille en Questback som er klar til bruk i 2020 og som vil gi informasjon om eventuelle negative opplevelser på Fylkesmannens håndheving. Fram til nå har vi derfor ikke systematisk fått slike tilbakemeldinger.

Fylkesmannen har svært sjelden uoppfordret fått negative tilbakemeldinger, noe som indikerer at vi nok oppfatter at vi ivaretar elever og foresatte på en god måte. Vi kan uansett si at vi er svært bevisste på å opptre på en god og respektfull måte, noe vi selv anser å bidra til en god ivaretakelse. Eksempler på god ivaretakelse fra vår side, er at vi raskt avtaler samtale. Vi setter av tilstrekkelig med tid. Vi har alltid to saksbehandlere med på samtalene, og minst en av de to har lang erfaring fra barnesamtaler.

Vedtak fra skoleeier med rettsanvendelsesfeil eller saksbehandlingsfeil (fra kapittel 3.3.3.1.8.1 i TB)

Rapportere på

Vedtak fra skoleeier med rettsanvendelsesfeil og/eller saksbehandlingsfeil er redusert

Selv om vi ikke har full kjennskap til om det arbeidet vi gjør har bidratt til færre rettsanvendelsesfeil og/eller saksbehandlingsfeil, mener vi at vi har grunnlag for å si at antall vedtak fra skoleeier med feil er redusert. To av de viktigste kildene for å kunne vurdere dette er klagesaksbehandling og tilsyn. 

I klagesaksbehandlingen veileder vi skoleeiere/skoler i løpet av behandlingen av våre vedtak og i tillegg løfter vi eventuelle temaer/problemstillinger som går igjen i flere saker gjennom artikler på våre hjemmesider og/eller på f.eks. regelverkssamlinger både for offentlige og private skoleeiere. 

For å øke regelverksforståelsen og vedtakskompetansen hos skoleeier i 2019 har vi f.eks. på regelverkssamlinger og friskolesamlinger hatt veiledning om meldeplikt til barnevernet, spesialundervisning, barnekonvensjonen i saksbehandlingen, herunder barns-beste-vurderinger og å høre barnet og kapittel 9A om skolemiljø. På nettsiden vår har vi blant annet orientert om skoleskyss og julegudstjenester.

Selv om vi mener at skoler og skoleeiere fortsatt har utfordringer, særlig knyttet til barnets beste-vurderinger og å høre barn, ser vi gjennom klagebehandlingen en økning i vedtak der skolen/kommunen har gjort disse vurderingene.

Vedtak fra barnehagemyndigheten med rettsanvendelsesfeil (fra kapittel 3.3.3.1.8.2 i TB)

Rapportere på

Vedtak fra barnehagemyndigheten med rettsanvendelsesfeil og/eller saksbehandlingsfeil er redusert

Fylkesmannen ser gjennom tilsyn og i klagesaksbehandling at noen kommuner fremdeles sliter med lovforståelse av forvaltningsloven og barnehageloven. Særlig ser vi dette i saker som omhandler tilrettelegging i barnehagen etter § 19 g. Selv om vi har hatt oppmerksomhet rundt dette lovverket i noen år, så er det allikevel slik at vi ser at barnehagemyndigheten mangler vedtakskompetanse, da særlig krav til begrunnelse og barns beste-vurderinger. Det er vanskelig å måle om antallet vedtak med feil er redusert.

Vedtak fra fylkesmannen med rettsanvendelsesfeil (fra kapittel 3.3.3.1.8.3 i TB)

Rapportere på

Vedtak fra fylkesmannen med rettsanvendelsesfeil og/eller saksbehandlingsfeil er redusert

I forbindelse med sammenslåingen av Vestfold og Telemark til ett embete, samt medfølgende utskiftninger av ansatte i avdelingen, har vi gjort flere tiltak for å sikre en likere praksis i vår saksbehandling, herunder redusere egne rettsanvendelsesfeil og/eller saksbehandlingsfeil. På skoleområdet, i faggruppen for klager og tilsyn, har vi ukentlige saksbehandlingsmøter, der vi blant annet tar opp ulike forhold som gjelder vår saksbehandling. 

Et av tiltakene er arbeidet med å fatte vedtak i forbindelse med klagebehandling og håndhevingsordningen. Vi utarbeidet tidlig en saksbehandlingsrutine som en del av kvalitetssikringen av våre vedtak. Blant annet er det et krav i våre rutiner at en jurist og en pedagog, for de aller fleste av våre sakstyper, må samarbeide om vedtakene. 

Vi har utarbeidet felles maler for de mest vanlige klagesakene på skoleområdet, samt for innhenting av opplysninger og vedtak i arbeidet som håndhevingsmyndighet. I tillegg gjennomførte vi på vårparten kortere opplærings- og avklaringsøkter på noen av saksområdene både for nye og erfarne saksbehandlere. 

På 9A-området har vi har vi hatt et internt dagsseminar der kalibrering av vedtakene var hovedfokus.

Vi har ikke mottatt klager på vår egen rettsanvendelse i klagesaksbehandling i 2019. Vi har heller ikke mottatt klage på vår rettsanvendelse i håndhevingssakene. Vi vurderer ut fra dette at vårt arbeid med rettsanvendelse i egen saksbehandling er god. 

Vedtak som er tilpasset mottakeren har økt (fra kapittel 3.3.3.1.9.1 i TB)

Rapportere på

Vedtak er skrevet med klart språk og tilpasset mottakeren.

Vi har i 2019 utarbeidet nye maler for vedtak på flere klagesaksområder. I dette arbeidet har vi forsøkt å ha et bevisst forhold til hvem som er mottaker, og vi  har i den forbindelse jobbet både med å forenkle språket og forkorte vedtak slik at riktig og viktig informasjon skal blir forstått av alle parter. Vi arbeider kontinuerlig med å skrive et informativt og klart språk. Arbeidet med å skrive forståelige og klare vedtak, samt utarbeidelsen av flere maler, fortsetter i 2020. 

Omfang av tilsynsaktiviteten skal minimum være på samme nivå som kravet for 2018 (fra kapittel 3.3.3.1.10.1 i TB)

Rapportere på

Omfang av tilsynsaktiviteten skal minimum være på samme nivå som kravet for 2018. 

Selv om vi ikke lenger har et poengkrav for å måle tilsynsomfanget vårt, mener vi likevel at vi har holdt tilsynsomfanget på samme nivå i 2019 som i 2018. Vi har forholdt oss til de tidligere kravene for både Vestfold og Telemark, og vurdert et samlet omfang til å være summen ev embetenes tidligere volumkrav.

80 prosent av foreløpige tilsynsrapporter skal gjelde FNT (fra kapittel 3.3.3.1.10.2 i TB)

Rapportere på

80 prosent av foreløpige tilsynsrapporter skal gjelde FNT og nasjonal tilsynssatsning på barnehageområdet

Alle tilsyn på barnehageområdet har vært nasjonale tilsyn i 2019.

Tilsynskravet om 80% eller mer er også oppfylt på skoleområdet. 

Vi har i tillegg vært med på pilotering av tilsyn med meldeplikt der tilsynsopplegget til Utdanningsdirektoratet og Helsetilsynet er benyttet.

Tilsyn uten avdekkede brudd skal reduseres (fra kapittel 3.3.3.1.11.1 i TB)

Rapportere på

Tilsyn uten avdekkede brudd på regelverk skal reduseres sammenliknet med 2018

Samtlige tilsyn  på opplæringsområdet har avdekket brudd på regelverket, jf. tabellen rapportering av tilsyn. Med unntak av det hendelsesbaserte tilsynet på skoleområdet, viser valget av både tilsynstema og tilsynsobjekter i de nasjonale tilsynene at våre risikovurderinger har vært tilfredsstillende. 

På barnehageområdet har fire av fem tilsyn regelverksbrudd i foreløpig rapport. Målet om at tilsyn uten avdekkede brudd på regelverket skal reduseres sammenlignet med 2018, er nådd.

Embetene skal være samstemte i hvordan de gjør gode risikovurderinger (fra kapittel 3.3.3.1.11.3 i TB)

Rapportere på

Embetene skal være samstemte i hvordan de gjør gode risikovurderinger

Vi vurderer at Utdanningsdirektoratet bør ha en sentral rolle nå "alle embeter" forventes å være samstemte i hvordan de gjør gode risikovurderinger. Dette har i noen grad vært et tema på fagmøter, samt på tilsynssamlinger. Direktørene har også utvekslet erfaringer på sine internmøter.

Internt hos Fylkesmannen i vestfold og Telemark har vi også arbeidet for en bedre risikovurderingspraksis. Som nevnt i årsrapporten under punktene 3.3.3.1.1.1 og 7.3.8.14 har vi i 2019 arbeidet med å profesjonalisere våre risikovurderinger. Våre risikovurderinger bygger på analyser av data og statistikk fra offentlige kilder, men også informasjon vi har registrert ved henvendelser til Fylkesmannen. Alle henvendelser til oss blir registrert på en systematisk måte. 

Vi har ukentlige møter for saksbehandlere på skoleområdet, der de sist registrerte henvendelsene og annen informasjon vi er blitt kjent med blir drøftet. 

Det er etter vår vurdering utfordrende å gjøre gode nok risikovurderinger, da det er mange feilkilder og vi ikke alltid har tilstrekkelig kunnskap om skolene og kommunene i fylket til å få en god nok oversikt over ulike risikofaktorer. Selv om vi ikke er helt i mål med dette arbeidet, har vårt kontinuerlige arbeid og fokus på dette tema gjennom hele 2019 ført til en langt mer bevisst og systematisk tilnærming til risikovurderinger enn tidligere. 

Økt bevissthet i valg av veiledningsform og innhold tilpasset kommunen (fra kapittel 3.3.3.1.12.1 i TB)

Rapportere på

Økt bevissthet i valg av veiledningsform og innhold tilpasset kommunens behov

Generelt får vi mange henvendelser om veiledning. Vi vurderer ut fra henvendelsene om vi kun skal veilede "de som kontakter oss", eller om temaene også skal inngå i generell veiledning. Den generelle veiledningen kan for eksempel foregå  i forbindelse med våre tre faste kontaktmøter med barnehage- og skoleeiere i året. Den ene av disse samlingene skal være felles for barnehage og skole. Disse samlingene er i hovedsak regelverkssamlinger, der vi tar opp ulike temaer basert på en vurdering av behov hos skoleeier. 

Vi har i enkelte tilfeller, særlig knyttet til saker i håndhevingsordningen, veiledet enkeltskoler og kommuner. I noen tilfeller ber skolen eller kommunen selv om veiledning, andre ganger kan veiledningen være en konsekvens av et tilbud fra oss på bakgrunn av vår vurdering av skolens/kommunens regelverksforståelse og/eller regelverksetterlevelse. 

Vi foretar også risikovurderinger knyttet til informasjon om enkeltkommuner der vi inviterer rådmann/skoleeier og/eller barnehagemyndighet for å ta opp vansker disse kommunene har knyttet til for eksempel å ha et godt nok forsvarlig system. Vi legger alltid vekt på å opptre respektfullt overfor våre kommuner.

3.1.3.8 Fylkesmannen understøtter nasjonale myndigheters og kommunenes arbeid med bosetting og integrering

Bosetting og integrering av flyktninger er en kommunal oppgave. De store svingningene i migrasjonsbildet er utfordrende for kommunene. Dialog mellom kommunene og fylkesmannen har i 2019 dreid seg om at det er krevende for kommunene å justere sitt apparat for bosetting og integrering av flyktninger. Fylkesmannen har i sitt dialog med kommunene prøvd å bidra til at kommunene legger forholdene til rette for en god integrering på tross av tilbakemeldingen om utfordringene rundt lave ankoms. Mya av veiledning har handlet om å sikre likeverdige offentlige helsetjenester, en inkluderende skolegang for barn, unge og voksne, tidlig innsats, god språkopplæring og nødvendig kvalitet i introduksjonsprogram. Som et ledd i dette har vi i 2019 sammen med Fylkesmannen i Agder, IMDi sør og Husbanken sør inviterer til boligsosiale konferanse. Her har vi særlig rettet oppmerksomhet på hvordan tilrettelegge for at vanskeligstilte barnefamilier bor i en egnet bolig. På konferansen fikk vi høre hvordan Kragerø kommune hadde brukt ulike virkemidler for å få flere flyktninger til å bosette seg i kommunen, kommer seg ut i jobb og få hjelp til å kjøpe sin egen bolig: https://husbanken.no/-/media/B...

Fylkesmannen har også deltatt på samarbeidsmøter med Kompetanse Norge angående etterutdanning for lærere og ledere i norskopplæringen og grunnskoleopplæringen for voksne. Det er også etablert nettverk i fylke hvor ledere for norskopplæring møtes og hvor nasjonal politikk på området formidles.

Fylkesmannen understøtter også kommunenes arbeid med bosetting og integrering gjennom veiledning på introduksjonslovens områder, behandling av klagesaker og gjennomføring av tilsyn. Resultatene av tilsyn formidles til kommunene i etablerte forum.

Andel flyktninger bosatt innen (fra kapittel 3.3.3.2.1.1 i TB)

Rapportere på

Andel flyktninger bosatt innen 6 måneder etter at vedtak som danner grunnlag for bosetting eller reisetillatelse er gitt: 90 % Resterende andel skal være bosatt innen 12 måneder.

Andel bosatte innen 6 måneder i 2019:

  1. Telemark - 94%
  2. Vestfold - 93 %

Andel bosatte innen 12 måned i 2019:

  1. Telemark - 97%
  2. Vestfold - 97%

Andel enslige mindreårige bosatt (fra kapittel 3.3.3.2.1.2 i TB)

Rapportere på

Andel enslige mindreårige bosatt innen tre måneder etter at vedtak som danner grunnlag for bosetting, eller innreisetillatelse er gitt: 50 %. 

Andel enslige mindreårige bosatt innen 3 måneder i 2019:

  1. Telemark - 49%
  2. Vestfold - 67%

3.1.4 Fylkesmannen skal ta de initiativ som finnes påkrevd og holde sentrale myndigheter orientert om tilstanden i fylket og effekten av statlig politikk

3.1.4.1 Barnehageeiere og skoleeiere har ansatte med kompetanse som fremmer utvikling, læring og trivsel tilpasset barn og unges behov

Barnehage
Etter sammenslåingen ser vi at det er store variasjoner mellom kommunene og mellom barnehagene. Det er blant annet flere kommuner i Telemark som har barnehager som har kun fire til seks barn, men som politikere allikevel ønsker å  opprettholde.I tillegg er det mange av våre små kommuner at barnehageeier og skoleeier, en og samme person, og i disse tilfellene kan barnehagen være i nedprioritert rolle, da det ofte er mange færre barn og ansatte involvert. Fylkesmannen informerer og motiverer kontinuerlig for deltakelse i både de statlige og lokale satsninger på barnehageområdet. Kontaktmøter for barnehagemyndigheten i tillegg til kontaktmøter hvor alle barnehageeiere blir invitert, samt møter i regionale nettverk og samarbeidsforum er arena hvor vi har fokus på å gi informasjon om kompetansesatsinger som fremmer utvikling, læring og trivsel tilpasset barn og unges behov. Blant annet har vi i 2018 hatt fokus på barns beste- vurderingene. I tillegg har vi prøvd å formidle og dele informasjon om gode lokale tiltak på tvers av kommuner.     

Noen av de store barnehageeiere i fylket har god kompetanse og kapasitet, og vi oppfordrer kommuner/eiere med utfordringer til å søke samarbeid med disse, for å øke egen kompetanse. Lokal nettverk i regional ordning mellom barnehageeiere i Skien og Siljan kommune er et godt eksempel på dette. I Siljan er det kun to små barnehager med få barn, mens i Skien kommune er det god sammenblanding av små og store barnehageeiere. Dette lokale nettverket fungerer godt på tvers av kommunegrensene. 

I september var alle barnehageeiere invitert til konferansen om «Det didaktiske barnehage - arbeidsmåter i barnehagen» hvor hovedtema var vurdering og progresjon i barnehagen.  

I BASIL rapportering ser vi positiv utvikling når det gjelder dispensasjoner. Vi har allikevel, i samarbeid med samarbeidsforum i Vestfold og Telemark, valgt å prioritere barnehageeiere med studenter som går på barnehagelærerutdanning. I tillegg har vi prøvd å støtte også barnehageledere som tar styrerutdanning.  

Alle barnehagene i fylket har analysert kompetansen sin gjennom et felles kartleggingsverktøy. Analysen viste at de fleste barnehagene har behov for å øke sin kompetanse innenfor tema: «Inkluderende miljø for omsorg, lek, læring og danning». USN har fått midler gjennom REKOMP til å drive med barnehagebasert kompetanseutvikling i barnehagene på dette området.  

Gjennom Inkluderende barnehage- og skolemiljø, samlingsbasert tilbud får både barnehager, skoler og PPT tilbud om kompetanseutvikling i barnehage- og skolemiljø. Vi har 9 kommuner som er med i pulje 3 og fire. Tilbudet gir mange kommuner kompetanse som er viktig for barn og unge.

Skole
Foruten at alle kommunene deltar i den desentraliserte ordningen,  har vi også mange kommuner som deltar i andre nasjonale satsningene. Det viser at kommunene har stor interesse for kompetanseheving, og søkningen er deretter. Det viser også at sektor prioriterer ordningene fra direktoratet.

På de kontaktmøtene der vi inviterer skoleeiere, har vi i 2019 fokusert på blant annet 0-24 arbeid, fagfornyelsen, håndhevingsordningen og desentralisert ordning. I tillegg veileder vi kommuner enkeltvis innenfor deler av regelverket. Deltakelse på tilbud i regi av Fylkesmannen er høy og etterspurt.

Utdanningsdirektoratets søkesystem viser at høsten 2019 var det registrert 571 lærere som tar videreutdanning skoleåret 2019/2020. Dette gjelder både grunnskole og videregående skole. Regionen har også en økning innen lærerspesialistutdanningen.

Arbeidet med desentralisert ordning for kompetanseutvikling på skoleområdet (se egen rapportering) har bidratt til å heve interessen og oppmerksomheten i sektor om kompetanseutvikling.

I det sammenslåtte nye fylket er det store variasjoner på hvilken kapasitet som skoleeiere har til å følge opp kompetansen til de ansatte. De minste kommunene har mange oppgaver som skal løses med få ressurser. De største skoleeierne har derimot større kapasitet. Det har vært ulik tilnærming på hvordan kommunen kartlegger sine behov. Vi har derfor en viss bekymring for om alle har den kompetansen som skal til for å tilpasse barn og unges behov. I vår region har vi to kommuner som er i Oppfølgingsordningen.

Partene i samarbeidsforumet har god samhandling (fra kapittel 3.4.1.1.1.1 i TB)

Rapportere på

Partene i samarbeidsforumet har god samhandling som fører fram til omforente, langsiktige og kunnskapsbaserte tiltak.

I 2019 har vi hatt to separate fylker, men ett embete og en
pott med midler til fordeling. En del av samhandlingen har gått ut på å finne ny struktur for samarbeidet i det nye fylket Vestfold og Telemark. I 2019 har det dermed ikke vært ett overordnet samarbeidsforum.

Prioritering og samhandling har vært ivaretatt av
«Lederforum for oppvekst og utdanning i Vestfold», og «Forum for utdanning i Telemark», samt det Fylkesmanns initierte nettverket for friskolene i Vestfold og Telemark. Da Vestfold og Telemark fortsatt var egne fylker i 2019 var det enighet om at midlene fordeles mellom fylkene ved å bruke lærerårsverk i grunnskolen (GSI 2018/2019: felt C24 - Årsverk til undervisning).

Beskrivelse av igangsatte tiltak er rapportert under punkt
7.3.8.6

Alle skoleeiere benytter desentralisert ordning for kompetanseutvikling (fra kapittel 3.4.1.1.2.1 i TB)

Rapportere på

Alle skoleeiere benytter desentralisert ordning for kompetanseutvikling i sammenheng med eventuelle andre statlige ordninger til kvalitetsutvikling av skolene. 

Alle kommunale skoleeiere i Vestfold og Telemark har nå
igangsatt tiltak innenfor ordningen. Også 17 friskoler (4 DELK og 13
Montessori) har startet opp tiltak. Fagfornyelsen og/eller skole-/læringsmiljø er de mest sentrale temaene for skolenes tiltak, både i og utenfor den desentraliserte ordningen. Vi vurderer at skoleeiere ser ordningene i sammenheng med andre ordninger. Utfordringen kan heller være at noen ikke ser forskjellene, og blander innretningen og rammer for de forskjellige ordningene.

Alle skoleeiere som er omfattet av oppfølgingsordningen har igangsatte tiltak (fra kapittel 3.4.1.1.3.1 i TB)

Rapportere på

Alle skoleeiere som er omfattet av oppfølgingsordningen har igangsatte tiltak med sikte på kvalitetsforbedring.

Re kommune var den eneste Vestfold-kommunen som var i oppfølgingsordningen i 2019. Re var omfattet av uttrekket i 2017, og fikk oppfølging skoleårene 2017/2018 og 2018/2019. Midler for skoleåret 2018/2019 ble utbetalt i 2018. Som et oppfølgingstiltak ble det opprettet en deltidsstilling som utviklingskoordinator. Dette styrket kommuneleddets kapasitet til å drive pedagogisk veiledning, og for å koordinere og følge opp prosjekter og satsinger. Re kommune slo seg 1.1.2020 sammen med Tønsberg kommune, til nye Tønsberg kommune.

Drangedal kommune i Telemark var omfattet av uttrekket i 2017. Midler for skoleåret 2019/2020 er utbetalt. Kommunen har satt i gang tiltak på områdene skolemiljø og språk/lesing. Drangedal er i gang med et forprosjekt sammen med Læringsmiljøsenteret for å forberede seg til deltagelse i Læringsmiljøprosjektet.

Drangedal har vært språkkommune og har iverksatt tiltak i tråd med strategiplanen deres. De har bl.a. arbeidet med implementering av ny metode for leseopplæringen, kvalitetssikring av overgangene i barnehage – barneskole – ungdomsskole, kompetanseutvikling gjennom språkløypene og gjennomføring av leseplanen for kommunen. Språkkommunesamarbeidet med Utdanningsdirektoratet/Lesesenteret ble avsluttet i 2019. Kommunene viderefører arbeidet med språk og lesing.

Hjartdal kommune i Telemark var omfattet av uttrekket i 2018. Midler for skoleåret 2019/2020 er utbetalt. Kommunen har iverksatt disse tiltakene:

  • 60% stilling, tidlig innsats; fokus på lesing 1.-4.trinn.
  • 50% stillingform å koordinere og følge opp de ulike satsingsområdene knyttet til kvalitetsutviklingsarbeidet;
  • Alle Med, et utviklingsarbeid kommunen er godt i gang med og som bl.a bidrar til at hele personalgruppa deltar aktivt i profesjonelle læringsfelleskap, hvor man reflekterer over felles verdier og vurderer og videreutvikler sin pedagogiske praksis.
  • Inkluderende skolemiljø pulje 4, første samling 28.-29.januar.
  • Utarbeide Leseplan, ferdigstilles i løpet av våren.
  • Forebyggende arbeid mot mobbing. Samarbeid med mobbeombudet i Telemark er i gang, og vi skal i tillegg til å gjennomgå rutiner og prosedyrer, drøfte og etablere aktuelle tiltak på skolen.

Hjartdal har endret skolestrukturen og har fra høsten 2019 kun en kommunal 10-årig skole. I oppstarten av skolen har kommunen fokus på organisasjonsutvikling og endringsarbeid. Pedagogisk analyse er ett av redskapene som brukes for å oppnå ønsket resultat.

Fylkesmannen har fulgt opp publiserte resultat fra GSI, Skoleporten og Statistikkportalen, både for forhold omfattet av kriteriesettet, samt andre relevante forhold.

3.1.5 Gjennomførte evalueringer

3.2 Avvik på oppdrag i tildelingsbrevet og/eller faste oppgaver i virksomhets- og økonomiinstruks

3.2.1 Tverrsektorielle oppdrag/oppgaver

Ingen avvik meldt.

3.2.2 Arbeids- og sosialdepartementet

Vi har gjennomført planlagt tilsyn med ei aktivitetsvolum lik 50 poeng, mens volumkravet er 90. Ikke oppfyllelse av volumkravet skyldes ressurssituasjonen. Ingen vesentlige avvik utover dette.

3.2.3 Barne- og likestillingsdepartementet

På felles landsomfattende tilsyn mellom barnevern og NAV, ble det gjennomført tilsyn med fem av seks kommuner. Avviket skyldes primært kapasitetsproblemer i Helse- og omsorgsavdelingen.

3.2.4 Helse- og omsorgsdepartementet

Vi har nedprioritert systemrevisjoner på grunn av stor utbytting av ansatte, få erfarne revisjonsledere og revisorer og for å kunne løse de sakene som, i følge styringsdokumentene, skal prioriteres høyere. Vi har gjennomført ca halvparten av målkravet til systemrevisjoner.

Ellers ingen vesentlige avvik

3.2.5 Justis- og beredskapsdepartementet

Fylkesmannen viser til prosatekst knyttet opp mot vergemålsområdet. I tillegg vises det til utfylte rapporter som indikerer at vi er på "track". Også på rettshjelpområdet.  

3.2.6 Klima- og miljødepartementet

Inge avvik

3.2.7 Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Det har i løpet av året vært store utfordringer knyttet opp mot behandling av saker etter plan- og bygningsloven. Dette har sin bakgrunn i de utfordringer som har oppstått på som følge av sammenslåingen av embetene. Mange erfarne saksbehandlere har sluttet og det har tatt både tid og ressurser å lære opp nye på et vanskelig saksfelt. I tillegg har det vært en del kulturforskjeller som også har bidratt til at vi ikke har klart å oppfylle kravene til saksbehandlingstid. Situasjonen for 2020 ser noe lysere ut selv om innsparingskravene vil bidra til en fortsatt vanskelig  

3.2.8 Kunnskapsdepartementet

Ingen avvik.

3.2.9 Landbruksdepartementet

Ingen avvik.

3.3 Særskilte rapporteringskrav fra tildelingsbrevet

Gjennomført opplæring (fra kapittel 7.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Det vises til styringsparameter 3.1.2.1.1. Fylkesmannen skal kort beskrive opplæringen som er gitt NAV-kontorene, og begrunne sitt valg av omfang, form og innhold i opplæringen opp mot utfordringsbildet i NAV-kontorenes praktisering av tjenestene.

Ved valg av opplæringsaktiviteter i 2019, har vi i tillegg til føringer fra Arbeids- og velferdsdirektoratet, tatt utgangspunkt i lovendringer, vår vurdering av behov og kommunenes meldte behov. Vi har i tillegg vurdert at det er hensiktsmessig med en variasjon i typen opplæring, fra kursdager til opplæring i mindre grupper. 

Vi gjennomgikk lovendringer i kvalifiseringsprogrammet på en felles kursdag for alle Nav-kontorene. Når Nav-kontorene selv hadde fått jobbet med de nye endringene en stund, arrangerte vi en fagsamling over to dager med gruppearbeid og refleksjoner.

Gjennom våre tilsynsaktiviteter og behandling av klagesaker, ser vi at de fleste Nav-kontorene trenger økt forvaltningskompetanse. Vi har også sett at barnas behov i større grad bør utredes og vurderes. Vi arrangerte derfor en kursdag som omhandlet saksbehandling, med hovedvekt på begrunnelser og barns behov, med en gjennomgang av relevante artikler i barnekonvensjonen. Den samme opplæringen ble gjennomført to påfølgende dager for at så mange som mulig skulle få anledning til å delta.

Vi har i 2019 deltatt på nettverkssamlinger arrangert av Nav-kontorene. Nettverkene har kommet ønsker om temaer til gjennomgang. I tillegg har vi tatt opp relevante temaer som vi, gjennom vår klagesaksbehandling og råd og veiledningsrolle, har sett at det er behov for økt kompetanse om.  

Vi har i tillegg til større opplæringer, fagdager og deltakelse på nettverkssamlinger, hatt opplæring for enkeltkontorer der vi har sett behov for det. 

Vår vurdering er at det er hensikstmessig med en variasjon i typen opplæringsaktiviteter, ut fra behov og tema. 

Redegjøre for forståelse og praktisering (fra kapittel 7.3.1.2 i TB)

Rapportere på

Det vises til styringsparameter 3.1.2.1.2. Fylkesmannen skal redegjøre for forståelsen og praktiseringen av sosialtjenesteloven i kontorene i fylket/regionen.

Vår erfaring fra tilsyn, klagesaksbehandling og dialog med Nav-kontorene, er at kontorene har god kjennskap til bestemmelsene i sosialtjenesteloven. Forståelsen og praktiseringen er noe ulik mellom Nav-kontorene. Vi ser at kommuner som kartlegger behovet for tjenester godt også foretar konkrete og individuelle vurderinger i tråd med sosialtjenesteloven, i større grad enn kommuner som ikke prioriterer grundige kartlegginger/undersøkelser. Vi ser også at det er ulik forståelse og praktisering av vilkårsstillelse og oppfølging av vilkårsbrudd, herunder endring av vedtak og reduksjon i stønad. 

Det er vår vurdering at de fleste Nav-kontorene har behov for økt kompetanse om saksbehandling.

Kvalifiseringsprogrammet (fra kapittel 7.3.1.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal beskrive:
- Situasjonen for kvalifiseringsprogrammet (KVP) i fylket
- Hvor god oversikt NAV- kontorene har over personer i målgruppen for KVP
- Om personer i målgruppen for KVP får tilbud om program
- Hva som kjennetegner NAV-kontor som jobber godt med KVP
- Om utfordringene med KVP har endret seg fra 2018
- Embetets arbeid med KVP i fylket

Fylkesmannen har registrert en økning i antall KVP-deltakere fra 352 pr. januar 2019 til 491 pr. november 2019. Vi har spurt kommunene om hva økningen i antall deltakere kan skyldes, og flere har meldt tilbake at økningen har sammenheng med endringer i regelverket. Særlig nevnes som en forklaring på økt antall deltakere, at KVP ikke lenger er en engangsrett og at det nå er anledning til å ha utdannings- og opplæringsaktiviteter som innhold i program.

På bakgrunn av kontakt med Nav-kontorene erfarer vi at det er varierende hvor god oversikt kontorene har over personer som er i målgruppen for KVP, og om personer i målgruppen får tilbud om program. Nav-kontor som har oppmerksomhet rettet mot langtidsmottakere av sosialhjelp, og som samtidig har stort fokus på, og god kunnskap om KVP, har også god oversikt over personer i målgruppen. Aktuelle KVP-deltakere i disse kommunene får tilbud om program. Vi ser i vedtak om sosialhjelp at Nav-kontorene i større grad enn tidligere vurderer om personer oppfyller vilkårene for KVP før det settes vilkår om aktivitet etter § 20 a. Det er beskrevet i vedtakene om aktivitetsplikt at KVP er vurdert.  

Nav-kontor som jobber godt med KVP kjennetegnes ved at de har et stort fokus på KVP, har god kompetanse, har forankret arbeidet i ledelsen, og det er uttalt at KVP er en rettighet dersom inngangsvilkårene er oppfylt. 

Vi har forespurt Nav-kontorene om utfordringene med KVP har endret seg fra 2018. Flere Nav-kontor uttaler at lovendringer – særlig at KVP ikke lenger er en engangsrettighet og at det nå er anledning til å ha utdannings- og opplæringsaktiviteter som innhold i program – har bidratt til at arbeidet med KVP har endret seg. Det meldes om at kontorene opplever at de i større grad kan tilby meningsfulle program og at flere program igangsettes fordi KVP ikke lenger er en engangsrett.

Fylkesmannen gjennomførte opplæring i de nye reglene (iverksatt 1.1.2019) for alle Nav-kontorene i Vestfold og Telemark i april 2019. I etterkant av opplæringen ble det nedsatt en arbeidsgruppe for å planlegge en fagsamling for samtlige Nav-kontor hvor representanter fra fire Nav-kontor deltok. I november gjennomførte vi en fagsamling over to dager der hvor også Arbeids- og velferdsdirektoratet deltok. 

Vi hadde meget gode erfaringer med å involvere Nav-kontorene i planleggingen av fagsamlingen. Det ble satt av mye tid til gruppearbeid og Nav-kontorene var aktive med presentasjoner av ulike KVP-løp og erfaringer med KVP-arbeid.

Vi har i tillegg hatt egne opplæringsaktiviteter på KVP-området rettet mot to store Nav-kontor i 2019. Ved det ene kontoret var opplæringen en del av oppfølgingen etter tilsyn utført i 2018. Ved det andre kontoret ble opplæringen gjennomført etter forespørsel fra Nav-kontoret.

Nav-kontorene i Vestfold og Telemark har etterspurt mer opplæring og bistand på KVP-området. For å kunne dekke behovet for økt kompetanse om KVP i det enkelte Nav-kontor, har vi frikjøpt en veileder fra et Nav-kontor i ett år fra 1. februar 2020 for å kunne bistå kommunene i KVP-arbeidet.

I 2019 mottok vi tre klagesaker som gjelder kvalifiseringsprogrammet. I samtlige klagesaker var temaet inngangsvilkårene for KVP. Alle sakene ble stadfestet.

Arbeid med å vurdere særlige utfordringer i kommunene (fra kapittel 7.3.1.5 i TB)

Rapportere på

Det vises til styringsparameter 3.1.2.1.2. Fylkesmannen skal redegjøre for sitt arbeid med å vurdere særlige utfordringer i kommunene, samt kort beskrive hvordan kommunene er fulgt opp.

Vi benytter kunnskapen vi får gjennom vår klagesaksbehandling, tilsynsaktiviteter og ved henvendelser fra tjenestemottakere og ansatte ved Nav-kontorene, til å vurdere utfordringene i den enkelte kommune. Vi registrerer/nedtegner forhold fra saksbehandlingen og beklagelser fra tjenestemottakere.

En fellesnevner for de fleste Nav-kontorene er et behov for økt forvaltningskompetanse. For å imøtekomme behovet, har vi både i 2018 og 2019 arrangert kursdager for alle Nav-kontorene med tema saksbehandling. Vi vil også i 2020 arrangere kurs i saksbehandling for alle Nav-kontorene.

I tilfeller der vi registrerer utfordringer som kun knytter seg til enkelte Nav-kontor, tilbyr vi veiledning/opplæring spesielt tilpasset kontorets behov. 

Aktivitetsplikt (fra kapittel 7.3.1.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal beskrive kommunenes erfaring med aktivitetsplikt for mottakere av økonomisk stønad under 30 år. Herunder om aktivitetsplikten bidrar til overgang til arbeid og utdanning.

Kommunenes erfaringer med aktivitetsplikt var tema i Fylkesmannens møter med Nav-kontorene i 2018. Vi har ikke gjennomført en systematisk kartlegging av kommunenes erfaringer i 2019, men aktivitetsplikt har vært tema i dialogen med enkeltkontorer. 

Flere kommuner har etablert nye tiltak, egne eller i samarbeid med tiltaksleverandører, for å møte kravet om å kunne tilby aktivitet til unge under 30 år. Kommuner vi har hatt dialog med erfarer at det er kvaliteten og innholdet i aktiviteten som tilbys som er avgjørende for om aktivitetsplikt virker etter sin hensikt, ikke at tjenestemottakeren risikerer at stønaden kan reduseres ved manglende oppfyllelse. Det erfares også at det å sette vilkår om aktivitet krever tett og individuell oppfølging av den enkelte, noe som igjen krever betydelige ressurser.

Vi har gjennom vår klagesaksbehandling og årets landsomfattende tilsyn (som gjaldt unge i målgruppen for aktivitetsplikt) fått kunnskap om praktiseringen av aktivitetsplikt i kommunene. Vi registrerer at Nav-kontorene stiller vilkår om aktivitet etter sosialtjenesteloven        § 20 a, men at praktiseringen av vilkårslæren ikke alltid er i tråd med loven. Vi har merket oss mangler i kompetanse om saksbehandling ved reduksjon av stønad. Vi har også merket oss at innholdet i aktivitetsplikten er lite konkret beskrevet i en del vedtak. Vi registrerer en positiv utvikling ved at Nav-kontorene i økende grad vurderer om tjenestemottakeren kan ha rett til å delta i kvalifiseringsprogrammet, før det stilles vilkår om aktivitet.  

Vi har ikke et tilstrekkelig kunnskapsgrunnlag til å kunne vurdere om aktivitetsplikten bidrar til overgangen til arbeid.

Fylkesmannen skal rapportere på antall gjennomførte tilsyn... (fra kapittel 7.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall gjennomførte tilsyn med
kommunenes oppfølging av krisesenterloven, informasjonsarbeid overfor kommunene om faglig veileder for innhold og kvalitet i tilbudet, samt gi en kort vurdering av tilgjengelighet og kvalitet på tilbudet i fylket.

Fylkesmannen har ikke hatt tilsyn med kommunenes oppfølging av krisesentertilbudet i Telemark i 2019. Vi er i avslutningsfasen av tilsynet med kommunens tilbud i 2018.

Fylkesmannen skal redegjøre for bakgrunnen for og konsekvenser... (fra kapittel 7.3.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for bakgrunnen for og konsekvenser av eventuelle nedleggelser av krisesentrene eller reduksjon i tilbudet.

Ingen nedleggelser.

Fylkesmannen skal rapportere på antall behandlede søknader... (fra kapittel 7.3.2.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall behandlede søknader, og fattede vedtak inndelt i innvilgelser, avslag og avvisninger knyttet til hver sakstype, etter ekteskapsloven, anerkjennelsesloven og brudvigjingslova i årsrapporten. Når det gjelder ekteskapsloven § 18a andre ledd, bes fylkesmannen differensiere rapporteringen for saker ut ifra sakstype, dvs. etter om sakene gjelder bokstav a), b) eller c).

Fylkesmannen skal rapportere på andelen separasjons- og skilsmissesøknader som er mottatt digitalt.

I 2019 mottok Fylkesmannen i Vestfold og Telemark 2022 søknader på ekteskapsfeltet. De aller fleste ble behandlet i 2019, men en liten
andel av disse sakene er fremdeles under behandling. Disse er derfor ikke medregnet i statistikk over innvilgelser, avslag og avvisninger.

Vi ga bevilling til 911 separasjoner og 832 skilsmisser. I tillegg behandlet vi 67 saker om godkjenning av utenlandske skilsmisser og
separasjoner. I disse sakene inngår også to vedtak om fritak for plikten til å dokumentere skifte. Vi mottok 18 søknader om fritak fra plikten til å dokumentere skifte ved skilsmisse eller død. 16 søknader ble innvilget, mens 2 søknader ble avslått. En del søknader bortfalt på grunn av at ektefellene har trukket søknaden etter at den er kommet inn, og før det er fattet vedtak.

Tallet på søknader til behandling har minket litt sammenlignet med 2018. Antallet søknader som blir sendt inn elektronisk øker. Totalt fikk vi inn 2292 inngående poster på saksfeltet. Av disse er 1520 mottatt elektronisk, noe som tilsvarer omtrent 66,3 %.

Det er medgår en del tid til veiledning og informasjon til søkere som tar kontakt personlig eller via epost og telefon.

Vi benytter digitalt samhandling DISAM for melding til Skatteetaten i de sakene vi har mottatt elektronisk. Utover dette benytter vi ikke digital utsending. 

Fylkesmannen skal rapportere på antall fattede vedtak... (fra kapittel 7.3.2.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall fattede vedtak etter barneloven i årsrapporten. Fylkesmannen bes om å spesifisere sakstype etter hjemlene i barneloven.

Det er fattet tre vedtak etter barneloven § 55 i 2019. I tillegg har vi tilskrevet to familier og etterspurt barnets mening om avtalens innhold uten at dette har blitt besvart.

Det har ikke vært fattet vedtak verken etter barneloven § 44 eller § 47 i 2019. Det har vært gitt noe veiledning på begge områdene etter henvendelse på telefon.

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid... (fra kapittel 7.3.2.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med veiledning og informasjon på familierettens område, herunder om mekling. Dette kan for eksempel være hvilke typer saker som dominerer, utviklingstrekk og utfordringer. Det er også av interesse å få opplyst hvem som kontakter Fylkesmannen.

Fylkesmannen har ikke hatt saker til mekling i 2019.

Det har vært få henvendelser om reiseutgifter ved samvær i 20919. Dette er en klar reduksjon i antall henvendelser der parter etterspør veiledning om reiseutgifter ved samvær.

Fylkesmannen skal rapportere på antall saker... (fra kapittel 7.3.2.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall saker hvor det er gitt ut opplysninger om den adoptertes opprinnelige foreldre i saker hvor fylkesmannen har gitt adopsjonsbevilling.

Embetet mottok i 2019 til sammen 44 henvendelser fra
personer som ønsket opplysninger om biologisk opphav.

Etter ny adopsjonslov, som ble iverksatt fra juli 2018, fikk
også adoptivbarnets etterkommere rett til opplysninger om hvem som var opprinnelige foreldre dersom den adopterte var død.

I 32 av henvendelsene kom forespørselen om biologisk opphav fra adoptivbarns etterkommere.

Fylkesmannen skal rapportere på antall tilsyn... (fra kapittel 7.3.2.7 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall tilsyn med familievernkontorene.

Vi har gjennomført tilsyn med begge familievernkontorene i Telemark. Tema for året tilsyn var  «barnets beste» i meklingssaker.

Bakgrunnen for at Fylkesmannen valg av tema, er den senere
tids oppmerksomhet på barnet som selvstendig subjekt i offentlig
saksbehandling. Selv om familievernkontorenes arbeid i stor grad retter seg mot foreldre, er det likevel slik at flere av bestemmelsene i lovverket som regulerer virksomhetene, peker på barnas stilling og rettigheter. Vurderingen av barnets beste henger nært sammen med barnets rett til å bli hørt.

Dagens regelverk er lagt opp til at barna primært blir hørt
gjennom sine foreldre.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Fylkesmannen
i Vestfold og Telemark finner at Familievernkontorene i  Telemark har fokus på beslutninger som er til barnas beste innenfor rammene for gjeldene regelverk.

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Vi
intervjuet ansatte og ledere.

Fylkesmannen skal redegjøre for implementeringstiltak... (fra kapittel 7.3.2.10 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid på området barnevern og skole, herunder Se meg – digitale kurs i barnevernet, delkurs 1 og Veileder for samarbeid mellom skole og barnevern.

Fylkesmannen har i løpet av året hatt stort fokus på barnevern og skole. Dette har vært tema både i vår tilsynsaktivitet med institusjonene, men også på ulike kontaktmøter og konferanser. Vi hadde en gjennomgang av "SE MEG" på kontaktmøte for kommunale og fylkeskommunale skoleeiere i april. I tillegg hadde vi en gjennomgang av kurset med alle barnevernledere og teamledere til stede i august. Når vi snakket om "SE MEG" var det også naturlig å vise til Veileder for samarbeid med skole og barnevern, skolerapporten, Barn og unge i barnevernet - hvordan gjør de det på skolen samt Melderutiner for å sikre skole og opplæringstilbud for barn og unge som plasseres med hjemmel i barnevernloven.

Fylkesmannen skal utarbeide en årsrapport... (fra kapittel 7.3.2.11 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal utarbeide en årsrapport om tilsynsvirksomheten ved barneverninstitusjoner, omsorgssentre og sentre for foreldre og barn, jf. forskrift om tilsyn med barn i barnevernsinstitusjoner for omsorg og behandling § 14 og forskrift for sentre for foreldre og barn §28. Statens helsetilsyn skal ha kopi av årsrapporten.

Fylkesmannen har utarbeidet en årsrapport om tilsynsvirksomheten ved barnevernsinstitusjoner, omsorgssentre og senter for foreldre og barn, jf. forskrift om tilsyn med barn i barnevernsinstitusjoner for omsorg og behandling§ 14 og forskrift for senter for foreldre og barn § 28.

Akuttberedskap i kommunene (fra kapittel 7.3.2.12 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere halvårlig på status på barnevernstjenestens akuttberedskap i alle kommunene i fylket, herunder om alle har en forsvarlig akuttberedskap.

Fylkesmennene skal redegjøre for embetenes vurdering av kvalitet og risiko i barnevernet i fylket.

Alle kommunene i Vestfold og Telemark har en formalisert vaktordning for døgnkontinuerlig akuttberedskap. Det er etablert to barnevernsvakter i fylket.

Akuttberedskapen har vært tema på alle dialogmøtene som har vært gjennomført med kommune i 2019. Dialogmøtene er en del av tiltakene i Kompetansestrategien. 

De kommunene med størst geografisk avstand har tatt initiativ til ny drøfting om innholdet i samarbeidsavtalen med aktuell vertskommunen.    

Fylkesmannen vurderer at Vestfold og Telemark har en forsvarlig akuttberedskap.

Kvaliteten i tjenestene er varierende avhengig av tjenestenes størrelse og kompetanse. Gjennom dialog, områdeovervåking og tilsynsaktiviteter får vi kunnskap om situasjonen/kvaliteten i den enkelte tjeneste. I løpet av 2019 har vi hatt særskilt oppfølging av to barneverntjenester, begge har vært interkommunale samarbeid.

Tros- og livssynssamfunn (fra kapittel 7.3.2.13.1 i TB)

Rapportere på

Oversikt over:

  • Nye registrerte/uregistrerte trossamfunn og nye livssynssamfunn
  • Trossamfunn som er slettet hos fylkesmannen 
  • Ev. tilsyn med trossamfunn og forstander.

Vi har registrert to nye trossamfunn i 2019.

I forbindelse med registrering har vi besøkt ett trossamfunn, samt gjennomført registrerings-samtale med 3 forstandere.

Fylkesmannen gjennomgår samtlige årsmeldinger/regnskap for å kontrollere at statlig tilskudd benyttes i henhold til gjeldende regelverk og at forstander utfører sine lovpålagte plikter.

Det var fire trossamfunn som fikk avslag på søknad om statsstøtte på bakgrunn av oversittet frist for innsending av krav. Samtlige fikk medhold av Barne- og familiedepartementet på bakgrunn av den nye praksisen med ikke å sende ut informasjonsbrev om fristen til trossamfunnene.

For 2019 utbetalte vi statsstøtte med totalt kr. 16 778 254,-.

Vi har gjennomført tre tilsyn med trossamfunn i 2019. To av trossamfunnene fulgte opp sine lovpålagte forpliktelser. Ett trossamfunn oppfyller ikke kravene til å være registrert trossamfunn og er slettet. 

Oversikt over antall saker... (fra kapittel 7.3.2.14.1 i TB)

Rapportere på

Oversikt over antall saker i hver kategori og utfallet i disse sakene.

Vi mottok 267 søknader om askespredning i 2019. Av disse ble 253 søknader innvilget, mens kun en søknad ble avslått. Avslaget er ikke påklagd. 11 søknader mottatt i 2019 er innvilget i 2020. To saker står ubehandlet per dato, i påvente av tilbakemelding fra søker. Vi har ikke fått søknad om privat gravsted eller klager på kommunalt enkeltvedtak etter gravferdsloven i 2019.

Oversikt over antall saker i hver kategori... (fra kapittel 7.3.2.15.1 i TB)

Rapportere på

Oversikt over antall saker i hver kategori og utfallet i disse sakene.

Vi har behandlet 9 søknader om dispensasjon fra Helligdagsloven
§ 5 første ledd, om at faste utsalgssteder skal holde stengt på helgedager. 5 av søknadene er innvilget og 4 er avslått.

Vi har behandlet to søknader om godkjenning som typisk turiststed. Begge ble innvilget. 

Vi har veiledet i praktisering av regelverket, samt mottatt meldinger om brudd på åpningstidsbestemmelsene/ulovlig søndagsåpent. Dette har blitt fulgt opp ved henvendelse til det aktuelle handelssenteret. 

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale helse- og omsorgstilbudet i fylket ut (fra kapittel 7.3.3.1.1 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale helse- og omsorgstilbudet i fylket utvikles i henhold til retning og målsetninger i Leve hele livet.

Gjennom 9 dialogmøter om Leve hele livet-reformen har samtlige kommuner i Vestfold og Telemark møtt med bred deltakelse fra politisk og administrativ ledelse, kommunalt ansatte fra ulike sektorer samt representanter fra eldreråd og frivillige organisasjoner. Alle kommunene har gjennomgått en kartleggingsprosess for hvert av reformens 5 satsingsområder, der de har laget en samlet oversikt over gjennomførte tiltak, pågående tiltak og planlagte tiltak. Oversiktene viser størst aktivitet for gjennomførte og pågående aktivitet på områdene Ernæring og Helsehjelp, mens kommunene i større grad har planlagt nye tiltak på områdene Aldersvennlig samfunn, Aktivitet og fellesskap og Sammenheng i tjenestene. Sett i forhold til at reformen har hatt sin oppstart og så vidt påbegynt kartleggingsfasen i 2019, er det grunn til å tro at kommunene vil ta sine vurderinger av behov for fremtidige tiltak inn i planstrategiarbeidet og de videre kommuneplanprosessene i 2020. Vi viser for øvrig til rapportering til Helsedirektoratet per 1.11.19.

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale... (fra kapittel 7.3.3.2.1 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt det kommunale helse- og omsorgstilbudet i fylket utvikles i henhold til retning og målsettinger i Omsorgsplan 2020, herunder Demensplan 2020.

Alle kommunene søkte om tilskudd til kompetansehevende tiltak i 2019, noe som er positivt. Vi har gjort flere fremstøt i å oppfordre kommunene til å benytte midlene inneværende år. Vi har fått noen søknader om overføring, men så langt ser det ut som kommunene i stor grad har fått benyttet tildelte midler. Av Telemarks 17 kommuner er det få som har søkt tilskudd til BPA, mens alle Vestfold kommunene har søkt og innvilget midler. Vi vil derfor undersøke nærmere hva som kan være årsaken til dette, om og hvorfor BPA benyttes i midler grad i de små kommunene. 

Tema vi har fokusert på i samlinger med kommunene i 2019 er kommunal planlegging og strategisk kompetansebygging, vi har fokusert på planlagt og faktisk bemanning, og høy grad av deltidsstillinger. 

Det er stor forskjell på de store og de små kommunene i hva de har å tilby innen velferdsteknologi, men også de små kommunene i Telemark jobber nå sammen om å implementere velferdsteknologi i tjenestene. Vår vurdering er at fylket her utvikles i henhold til nasjonal målsetting på området. 

Vår vurdering er at de to utviklingssenterne for hjemmetjenester og sykehjem, samt Universitetet i Sørøst Norge jobber aktivt sammen både på kompetansehevende tiltak og utvikling, samt ulike innovative prosjekter vi støtter. Det er et spennende arbeid på gang i implementering av metoden "Samskaping" i samarbeid med 4 kommuner og Universitetet i Sørøst Norge. 

2019 bar preg av sammenslåing av våre embeter i Vestfold og Telemark, noe som gjør at oversikt og kjennskap til alt som  rører seg i kommunene tar tid å opparbeide. 

Rapportere på resultatoppnåelse... (fra kapittel 7.3.3.3.1 i TB)

Rapportere på

Rapportere på måloppnåelse for tilskuddsordning til kommunene 0762.60

 0765.60  - Langvarige og/eller sammensatte (voksne + barn/unge)
Tilskuddsordningene er lite utnyttet i Vestfold og Telemark. Hovedårsaken til dette er at det ikke er etablert ACT/FACT team i fylket.

Larvik kommune og DPS Vestfold fikk i 2019 tilskudd til forprosjekt  FACT team. Vi har bistått i prosjektarbeidet. Prosjektet er planlagt avsluttet i juni 2020. Det er pr. i dag ikke besluttet om det skal etableres FACT team eller ikke.

På initiativ fra oss har det vært avholdt møter mellom kommuner i Grenland og DPS Nedre Telemark, for å sondere om det er grunnlag for å etablere FACT team i regionen. Både DPS og enkelte kommuner har vist stor interesse. Vi har likevel nylig fått tilbakemelding om at aktuelle kommuner har for lite befolkningsgrunnlag til at DPS kan bidra med tilstrekkelig spesialistkompetanse.

Slik det ser ut i dag, vil det ikke etableres FACT team i Vestfold og Telemark før tidligst i 2021. 

I 2019 ble det innvilget tilskudd til 10 tiltak i Vestfold og Telemark (barn/unge + voksne), i hovedsak tiltak rettet mot voksne. 9 av tiltakene er vurdert etter overgangsordningen og fases ut i 2019 og 2020. Vi forventer lavere utbetaling av tilskudd etter disse tilskuddsordningene i 2020 enn i 2019.

Kap. 0765.60 - Psykologer
Alle kommunene i Vestfold og Telemark var omfattet av denne tilskuddsordningen i 2019. Flere kommuner i Telemark har hatt utfordringer med å rekruttere psykologer. Rapportering fra kommunene som ikke har psykolog, tyder på at de vil klare å oppfylle lovkravet i løpet av 2020. 

Samlet vurdering av hvorvidt... (fra kapittel 7.3.3.3.2 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt tilskudd til etablering og utvikling av kommunale frisklivs, lærings- og mestringstilbud bidrar til måloppnåelse.

I tillegg bes Fylkesmannen om samlet rapportering i årsrapporten på gjennomføring av tiltak i oversendt virksomhetsplan for arbeidet i 2018 med psykisk helse og rus, jamfør Opptrappingsplanen for rusfeltet.

Vurderinga bygger på kommunenes årsrapporter for 2018 og den kunnskapen fylkesmannen får ved løpende kontakt med kommunene gjennom året. Fylkesmannen har svart på en omfattende Questback-undersøkelse fra Helsedirektoratet om dette våren 2019.

Selv om tilskuddet til etablering og videreutvikling av frisklivstiltakene er relativt beskjedent i forhold til kommunenes egenandel, bidrar tilskuddet til å oppnå mål i veileder for frisklivstilbud i kommunene.

Virksomhetsplan 2019 for FMVT - Opptrappingsplanen for rusfeltet

Alle tiltakene som er beskrevet i vår virksomhetsplan/aktivitet- og milepælsplan for 2019, er gjennomført som planlagt. 

Rapportere på resultatoppnåelse... (fra kapittel 7.3.3.4.1 i TB)

Rapportere på

Rapportere på resultatoppnåelse for tilskuddsordningen til kommunene 0762.64.

Samlet beløp til fordeling: 6.896.000,-

Antall kommuner som søkte om tilskudd i 2019: 19 av 27 kommuner

Samlet søknadssum for de 19 kommunene som søkte: 19.152.650,-

Antall kommuner som fikk tilsagn på søknad: 18 av 19 kommuner. I tillegg var det flere kommuner fikk overført ubrukte midler fra 2018.

I tildelingen av tilskudd valgte vi i hovedsak å prioritere søknader til etablering og styrking av koordinatorrollen og Koordinerende enhet, til arbeid med å utarbeide/revidere kommunale rehabiliterings- og habiliteringsplaner, etablering og videreføring av hverdagsrehabiliteringsprosjekter, samt til prosjekter med mål om å heve kvaliteten i tjenestene til barn og unge og til personer med utviklingshemming. Det er et inntrykk at det er tjenestene som ligger nærmest pleie og omsorg som tradisjonelt søker om våre tilskudd, både når det gjelder kompetanseheving og kvalitetsforbedringsprosjekter. Rehabiliterings- og habiliteringstjenestene har ikke like mye erfaring i dette, kan det virke som. Tjenestene til barn og unge, og til personer med utviklingshemming, som har habilitering som formål, har i nokså liten grad søkt om tilskuddsmidler. Dette er problematisk, fordi vi ser et stort behov for kompetanseheving og kvalitetsforbedring i disse tjenestene.  Vi vil i samarbeid med USHT’ene jobbe med å bidra til å styrke dette området i tiden fremover.

Samlet vurdering av hvorvidt tilbudet... (fra kapittel 7.3.3.4.2 i TB)

Rapportere på

Samlet vurdering av hvorvidt tilbudet innen habilitering og rehabilitering i fylket utvikles i henhold til retning og målsettinger i opptrappingsplanen.

Gjennom arbeidet med tilskuddsforvaltningen, konferanser, kurs og fagdager, har Fylkesmannen bidratt til å heve bevisstheten om, og øke fokuset på rehabiliterings- og habiliteringstjenestene i opptrappingsperioden. Vi har hatt fokus på kommunene. Vi har etterspurt kommunale planer, opprettet læringsnettverk, og bidratt til å heve kompetanse og spre kunnskap om god praksis.

Det er vårt inntrykk at motivasjonen har vært stor for å heve kapasitet og kompetanse i den enkelte kommune, og at mye positivt utviklingsarbeid igangsettes når tilskudd lyses ut. Tilgangen til breddekompetanse har økt i perioden, og manglene på fagpersonell er noe redusert, selv om det fortsatt er begrenset tilgang i flere grupper.

Vi viser til 7.3.3.4.1. Vi mottar ikke søknader fra alle kommuner (dette gjelder i Telemark). Ikke alle kommuner opplever å ha kapasitet til å sette i gang med utviklingsprosjekter, da tjenestene og fagpersonene innen feltet opplever å være under et stort press. De mer robuste kommunene søker i større grad, og får til en reell styrking, fordi de også i utgangspunktet har et større handlingsrom. Det er nedslående å høre om at det i flere kommuner i realiteten er en nedbygging av tilbud og stillinger i løpet av opptrappingsperioden. Vi har eksempler fra flere kommuner der veldrevne innsats- og hverdagsrehabiliteringsteam har blitt nedskalert, med bakgrunn i en presset ressurssituasjon. De får ikke til overgangene til ordinær drift uten tilskudd. Et tilskudd fra Fylkesmannen på mellom 100.000 – 300.000,-  (som er det beløpet de fleste kommunene får) bidrar ikke til å løse den situasjonen kommunene befinner seg i, og er ikke tilstrekkelig til at den enkelte kommunene kan utvikles i henhold til retning og målsettinger i opptrappingsplanen.

Målsetningene i opptrappingsplanen kan ikke sies at er innfridd på en måte som er tilfredsstillende i Vestfold og Telemark, men oppsummeringen av egenvurderingen kommunene har gjort av sine egne tjenester i 2018 viser at det har vært en positiv utvikling på en del områder. Tallene fra Telemark er ikke å anse som valide, ettersom bare 50% av kommunene valgte å svare på undersøkelsen i 2018. Tall for 2019 foreligger ikke enda.

Telemark: Forbedring på mange områder, mens også en tilbakegang på flere. Flere kommuner har nå fått på plass, eller er i avslutningsfasen av arbeidet med en plan for rehabilitering og habilitering.  Vi har samlet inn de fleste planene, og ser at ikke alle kommunene utformer planene på en slik måte at det er mulig å evaluere om det som står der er gjennomført eller ikke. Fylkesmannen har i flere sammenhenger gitt kommunene opplæring og kursing i hvordan jobbe med å utvikle virksomme planer.

Vestfold: Alle kommunene har fått på plass en plan for habilitering og rehabilitering, og tilbudet og kapasiteten fremstår som styrket. Koordinerende enhet fremstår som velfungerende i de fleste kommuner, og det er rapportert om akseptabel breddekompetanse. Synspedagog og audiopedagog er fagpersoner som er minst tilgjengelig.

Fylkesmannen har hatt et nært samarbeid med utviklingssentrene i å arrangere fagdager og etablere læringsnettverk for både Koordinerende enhet i kommunene og hverdagsrehabilitering. Det meldes om et fortsatt, og kontinuerlig behov i opplæring i koordinatorrollen for individuell plan.  I 2019 ble en egen fagdag avsatt til tema: «Faglig forsvarlighet innen rehabilitering og habilitering», med fokus på forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring. Her ble det fokusert på områder som det er naturlig å føre tilsyn på.  Vi inviterte også inn en kommune fra Agder for å dele sine erfaringer med tilsyn fra Fylkesmannen på rehabilitering i sin kommune.

Vi mener at Fylkesmannen fortsatt bør tilføres øremerkede ressurser for å kunne gå enda sterkere inn i å bidra til utvikling av rehabiliterings- og habiliteringstjenestene i kommunene, og holde trykket oppe, til tross for at Opptrappingsperioden er over. Det er fruktbart at dette skjer i et nært samarbeid med NAKU og USHT’ene. Metodikken som anvendes i læringsnettverk for gode pasientforløp vil være egnet metode for styrking av disse tjenestene, og bør jobbes mer systematisk med i tiden fremover.

Vi mener videre at kommunene er avhengig av større økonomisk forutsigbarhet for å kunne øke sin kapasitet og kompetanse innen rehabilitering og habilitering på en systematisk måte i tiden fremover. Vi ser at enkelttilskudd i små skala (slik som har vært tilfelle i Opptrappingsperioden) ikke er tilstrekkelig til å kunne få til den omstillingen og den veksten som er påkrevet, dersom kommunene skal kunne forebygge sykdom og skade, og redusere omfanget av personer som vil få behov for mer kostbare tjenester i fremtiden.

Tilsyn av verger (fra kapittel 7.3.4.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten rapportere på totalt antall kontrollerte vergeregnskap i 2019. Det skal oppgis hvor mange av disse vergeregnskapene embetet har plukket ut og kontrollert basert på egne risikovurderinger.


Fylkesmannen skal også rapportere på antall vergemål som har vært gjenstand for tilsyn i 2019 utover regnskapskontroll, både planlagte og hendelsesbaserte. Fylkesmannen skal i tillegg kort beskrive hva tilsynene har avdekket og hvordan avvik er fulgt opp. Dette skal inkludere rapportering av gjennomføring av oppdrag 3.3.2.1.6 i tildelingsbrevet.

Vi kontrollerte i 2019 samtlige av de 690 vergeregnskapene som ble plukket ut til kontroll, innen den fristen som var satt. Eksternrevisjonen konkluderte med at kontrollen var tilfredsstillende gjennomført. Ifølge Power BI er halvparten av de sentralt utvalgte vergeregnskapene plukket ut pga. risikovurderinger. Vi har ikke eksakte tall for hvor mange vergeregnskaper som er trukket ut til kontroll i tillegg til de sentralt utvalgte.

(Power BI viser at det er snakk om 2, men her er det feilkilder knyttet til om vi har benyttet saksbehandlingssystemet godt nok.)

I 76 av disse regnskapene ble det konkludert med «ikke godkjent». Vi arbeider fortsatt med å følge opp disse sakene, og det gjenstår 27 oppfølgingsaktiviteter i forbindelse av dette. Angivelse i tabellen under, om at vi har 15 verger under oppfølging, er følgelig et usikkert anslag.

Vi har i 2019 utarbeidet nye, felles rutiner for tilsyn, både planlagte og hendelsesbaserte.

Vi mottok 31 sentralt opprettede tilsynsaktiviteter fra Statens sivilrettsforvaltning. Av disse er bare 2 avsluttet. Årsaken til at ikke flere er ferdigstilt har sammenheng med manglende kapasitet, samt prioritering av utvikling og implementering av system for å sikre vergehaveres selvbestemmelsesrett (jf. 3.3.2.2.1.1). For de øvrige 29 er arbeidet i stor grad påbegynt, og det er et mål at disse ferdigstilles fortløpende i løpet av 1. tertial 2020. Foruten de 31 sentralt opprettede har vi lagt opp til å føre tilsvarende tilsyn med ytterligere 2 faste verger. Hovedinntrykket fra de tilsynene som er ferdigstilt / har kommet langt er i det vesentlige positivt, men avdekker et behov for opplæring / bevisstgjøring med hensyn til rolleforståelse hos noen av de faste vergene.

Nøyaktig hvor mange hendelsesbaserte tilsyn som er gjennomført i 2019 har vi ikke tall på. Årsaken er at de fleste av disse tilsynene er gjennomført i andre aktivitetstyper i saksbehandlingssystemet (Vera) enn tilsynsaktiviteten. I tilsynsaktiviteten i Vera er det gjennomført hendelsesbaserte tilsyn med to verger, og disse ble avsluttet uten merknader. Som rapporteringen under 7.3.4.1.4 vil forklare er antallet i tabellen under, om 10 verger som er fratatt sitt oppdrag, også beheftet med usikkerhet.

Samtale med vergehaver (fra kapittel 7.3.4.1.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en vurdering av andelen opprettede vergemål for voksne hvor det er gjennomført samtale med vergehaver gjennom 2019.

Fylkesmannen skal kort rapportere på hvordan metoden for samtaler utarbeidet av Statens sivilrettsforvaltning har blitt tatt i bruk og hvilke erfaringer som er gjort gjennom året.

Fylkesmannen har tatt i bruk samtalemetodikken For Øye ved at medarbeiderne har deltatt på kurs i regi av Statens sivilrettsforvaltning, og ved at metodikken er implementert i saksbehandlingsrutinene.

I henhold til sentralt register er det gjennomført samtale i ca. halvparten av sakene (tallene har endret seg fra midten av januar til slutten av januar). Samtaler skal bare unnlates i tilfeller hvor det åpenbart, på medisinsk grunnlag, ikke er hensiktsmessig / formålstjenlig å gjennomføre samtale, eller hvor aktuell vergehaver eksplisitt ikke ønsker samtale, samt hvor vergehaver har skriftlig samtykket, men ikke er mulig å få kontaktet etter gjentatte forsøk. Det gjennomføres f.eks. samtale med aktuelle vergehavere hvor leger og pårørende har stilt spørsmålstegn om vedkommende kan anses samtykkekompetente, uavhengig av om det foreligger indikasjoner på vil motsette seg vergemål.

Fratakelse av vergeoppdrag (fra kapittel 7.3.4.1.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten rapportere på hvor mange verger som er fratatt sitt oppdrag i 2019 som en konsekvens av funn i regnskapskontrollen.


Fylkesmannen skal også rapportere på antall verger som har blitt fratatt vergeoppdrag i løpet av 2019 på bakgrunn av andre tilsyn og en kort redegjørelse om årsaker til fratakelsene.

Vi har ikke eksakte tall på hvor mange verger som er fratatt sine oppdrag etter regnskapskontrollen. Det er ikke snakk om et stort antall. Noen, svært få verger har sagt fra seg oppdraget som verge etter funn i regnskapskontrollen. Det gjenstår per i dag 27 vergemål hvor vi på bakgrunn av regnskapskontrollen undersøker om det er behov for å bytte verge.

Fordi slike fratakelser skjer i «Endre Sak»-aktiviteten, som også rommer bytte av verge av andre grunner (vergen sier opp), har vi heller ikke eksakte tall på antall verger som på bakgrunn av andre tilsyn (evt. bekymringsmeldinger) har blitt fratatt vergeoppdraget. Også for denne kategorien er det bare tale om et fåtall saker.

Individtilpasning av vergemål (fra kapittel 7.3.4.1.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort, overordnet beskrivelse av hvordan embetet har arbeidet med å individtilpasse mandater, både ved opprettelse av nye vergemål og ved gjennomgang av løpende saker når dette har vært hensiktsmessig.

Det vises til det som er skrevet under punkt 3.3.2.2.1.1.

Gjennomgang av rutiner og praksis i forbindelse med sammenslåing av embeter (fra kapittel 7.3.4.1.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal kort redegjøre for gjennomføring av oppdrag 3.3.2.1.7. i tildelingsbrevet.

På barnvernområdet har Vestfold og Telemark hatt lange samarbeidstradisjoner, og vi har derfor langt på vei hatt like rutiner og praksis. Året før embetene ble slått sammen, hadde vi ekstra mye samarbeid for å avklare enkeltområder der vi likevel hadde grader av ulik praksis. Gjennom hele 2019 fortsatte dette arbeidet. Vi har ukentlige fagmøter der enkeltsaker kan bli diskutert. Vi mener selv å å være godt kalibrerte nå.

Året før sammenslåing hadde de to avdelingene en felles to dagers samling med  gjennomgang  oppgaveløsning blant annet for å avdekke ulikheter.

På sosialområdet har vi hatt lange samarbeidstradisjoner gjennom deltakelse i nettverk og som arrangør av felles konferanser og fagsamlinger. 

På helse- og omsorg, og sosialområdet har det i 2019 vært et pågående arbeid med utarbeidelse av nye maler og rutiner. Det er på begge områdene etablert jevnlige fagmøter hvor enkeltsaker blir tatt opp. 

Vurdering - gjennomføring og oppfølging av oppdrag 3.3.2.2.4 (fra kapittel 7.3.4.1.7 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en beskrivelse og vurdering av
gjennomføringen av oppdrag 3.3.2.2.4. Fylkesmannen skal også gi en kort beskrivelse av hvordan erfaringene fra oppdraget tenkes fulgt opp fremover.

Fylkesmannen har utført oppdraget «Gjennomgang av saker hvor vergemål kan være opprettet mot den enkeltes vilje» i samsvar med føringene fra Statens sivilrettsforvaltning.

Embetet sendte ut brev til drøyt 1 600 vergehavere, samt til deres verger. På grunn av de korte tidsfristene som gjaldt sto vi selv for utsendelsene, og brukte et titalls dagsverk på dette. Tilsvarende gikk det i ukene deretter med svært mye tid til å veilede bekymrede pårørende, verger og helsepersonell pr. telefon.

Vi mottok 35 skriftlige henvendelser med ønske om at vergemålene skulle opphøre. Samtlige er håndtert, med slikt utfall:

18 saker: vergemålet ble avsluttet

2 saker: vergemålet ble avsluttet, men senere opprettet på ny

6 saker: vergehaver ombestemte seg / ønsket at vergemålet skulle videreføres uendret

2 saker: vergemålet ble videreført, men med ny verge.

4 saker: svarskjemaet var sendt inn av andre enn vergehaver

1 sak: vi har reist sak, og fått dom for, fratakelse av rettslig handleevne.

2 saker: feilregistrert (en sak gjaldt vergemål i annet embete, og en sak gjaldt særskilt forvaltning)

Arbeidet med flere av disse sakene var tid-/ressurskrevende. Det var dels tale om vergemål fra før 1. juli 2013 (med varierende kvalitet på dokumentasjon på helsetilstand / funksjonsnivå), dels tale om ambivalente vergehavere og dels saker hvor det var nødvendig med hjemmebesøk / besøk på institusjon for å avklare vergehavers reelle vilje.

Årsrapportering rettshjelp (fra kapittel 7.3.4.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapportløsningen rapportere på antall innkomne, innvilgede og avslåtte søknader for perioden, fordelt på henholdsvis fritt rettsråd og fri sakførsel. Fylkesmannen skal også rapportere på gjennomsnittlig saksbehandlingstid og på antall restanser. Hva gjelder de innvilgede sakene, skal rapporteringen gi en oversikt over forekomsten av økonomisk dispensasjon, samt totale advokatutgifter og evt. andre utgifter som er innvilget i aktuelle periode, fordelt på saksområde. Av rapporteringen skal det videre fremgå hvorvidt det er gitt avslag som følge av økonomisk overskridelse eller av andre grunner i henhold til skjema over rettshjelpsstatistikk fra Statens sivilrettsforvaltning.

Fylkesmannen skal rapportere på forbruk for året samt forventet forbruk på kap. 470, post 01 for påfølgende år. Eventuelle avvik skal begrunnes. Fylkesmannen skal umiddelbart informere SRF dersom det er andre vesentlige risikoer eller avvik på området.

Vi har mottatt 1411 arbeidsoppgaver- og søknader om fritt rettsråd. 1323 saker er innvilget. 59 er avslått. 
Saksbehandlingstiden varierer, da svært mange av salærkravene blir tatt umiddelbart, mens søknader tar noe mer tid - om lag 4-8 uker.
Vi hadde om lag 30 søknader i restanse ved årsskiftet.

Fri sakførsel. Vi har mottatt 28 saker som gjelder fri sakførsel. 12 søknader er innvilget og 15 er avslått. En sak er fortsatt til behandling. Sakene blir i det vesentligste behandlet innen 4-8 uker.

Forbruk: Bokført kapittel post 047001: totalt kr 9 621 058
Av dette utgjør:
Tolker (reiseutlegg og tolking): kr 65 720
Kontrollkommisjonen: kr 1 526 000
Salær: kr 8 100 000 

Vi legger til grunn at utbetalingene via rettshjelpordningen vil øke i 2020. I vurderingen har vi sett hen til det særskilte rettshjelptiltaket som er etablert i forbindelse med NAV-saken. I tillegg antar vi at økning i salærsatsen vil medføre en viss økning. 

Fylkesmannen skal rapportere på forventet forbruk... (fra kapittel 7.3.4.2.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på forventet forbruk på kap. 470, post 01 inneværende og påfølgende år. Eventuelle avvik skal begrunnes.

Vi forventer at forbruket i 2020 og 2021 vil være på om lag kroner 8 100 000,- per år. Vi forventer en liten oppgang i antall saker i 2020 på grunn av de rettshjelptiltakene som er iverksatt for personer som berøres av EØS-saken i NAV. I tillegg har salærsatsen økt fra 1040 til 1060 kroner. Samtidig ser vi at det er en generell nedgang i antall behovsprøvde saker, mulig fordi inntektsgrensen har stått uendret siden 2009.

Vi utbetalte kr 1 526 000 til saker for kontrollkommisjonen, og kr 65 720 til tolkeoppdrag.  

Samfunnssikkerhet i arealplaner (fra kapittel 7.3.4.3 i TB)

Rapportere på

Beskriv kort hva embetet gjør, i tillegg til plansamlinger,for å gjøre følgende kjent i kommunene:

  •  Ny sjekkliste som er utarbeidet til ROS-analyser
  •  Fylkets klimaprofil blir brukt under kommunens planleggingsarbeid og i ROS-analyser. 


Fylkesmannen har i 2019 fremmet innsigelse i arealsaker i de tilfellene kommune eller tiltakshaver ikke nytter oppdaterte sjekklister og veiledere for klimatipasning. Det er Fylkesmannens vurdering at kumulerte erfaringer innarbeides i veiledere og sjekklister. Ved å bruke eldre veilederer vil ikke kunnskapsgrunnlaget for klimatilpasning være oppdatert.  

Hensynssoner i kommuneplaner (fra kapittel 7.3.4.4 i TB)

Rapportere på

For hvilke storulykkevirksomheter er det etablert hensynssoner?

For Vestfold og Telemark er det avsatt hensynssoner i kommunens arealplan for følgende virksomheter: Esso Norge AS Slagentangen, Hyrdo Aluminimum Holmestrand, Inovyn Norge AS Herøya, Air Liquid Skagerak AS Herøya, Norcem AS Brevik og Yara Porsgrunn AS.  

FylkesROS (fra kapittel 7.3.4.5 i TB)

Rapportere på

Redegjør for status på fylkesROS og tilhørende oppfølgingsplan

Fylkesmannen utviklet gjennom 2019 en ny felles ROS for det nye fylket Vestfold og Telemark. Analysen bekrefter tidligere funn ved at pandemi, bortfall av EKOM og bortfall av legemidler er de største truslene mot fylket. I tillegg har vi tatt inn tema om hybride hendelser, mottak av allierte forsterkninger i analysen. Det er også i et eget kapittel kartlagt hvilke perspektiver barn og unge har på samfunnssikkerheten. Fylkesmannen vil også understreke at prosessen har kanskje større betydning enn selve sluttproduktet. Til dette er det å legge til at strukturell ulikhet mellom de ulike regionale statsorgan reduserer deltakelse og engasjement i prosessen.  Verdien av prosessen reduseres tilsvarende. 

Regionale tiltak gjennomført i arbeidet med forebygging og beredskap (fra kapittel 7.3.4.6 i TB)

Rapportere på

Hvilke tiltak vurderer embetet har vært viktigst for å ivareta fylkesmannens ansvar for samordning i arbeidet med forebygging og beredskap?

Kunnskapseling og nettverksbygging er de to mest sentrale virkemidlene for å støtte opp under samordningsansvaret. Spesielt utviklingen av Totalforsvaret stiller samordningen på prøve. Samordning kan i mange tilfeller fremstå som en selskapslek. Utfordringen er å peke på de fullmakter og oppgaver som er gitt gjennom forskrift og instruks, slik at samvirket følger definerte fullmakter og roller. 

Revisjon av underliggende planverk (fra kapittel 7.3.4.7 i TB)

Rapportere på

Redegjør kort for status revisjon for underliggende planverk knyttet til SBS.


Fylkesmannsembetene har i 2019 ferdigstilt et felles prosjekt slik at SBS er brutt opp og gjort tilgjengelig for det enkelte embete med beskrivelse for embetene. SBS foreligger pr fylke med tiltak og handling i eget fylke. Utgaven er tilgjengelig på gradert plattform. 

Status øvelser med kriseorganisasjonen i kommunene (fra kapittel 7.3.4.10 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for status på gjennomførte øvelser med kriseorganisasjonen i kommunene. 

Alle kommunene ble øvet som del av Øvelse Oslofjord 2019. Hovedfokus var samhandling når informasjonen er underlagt sikkerhetsloven. I tillegg er alle kommuner øvet på totalt fire varslingsøvelser. Begge øvelsene har hatt fokus på krisestab. I tillegg blir alle kommuner tilbudt en månedlig sambandsøvelse i Nødnett. Det er Fylkesmannen erfaring at øvelsen styrker bruk av Nødnett. Til sist er det gjennomført øvelse med seks kommuners kriseledelse og stab. Fylket består av 23 kommuner. Fylkesmannen har ikke vektlagt å være pådriver for øvelser og beredskapsaktiviteter i kommuner som terminerer. Fokus har i stedet vært å fokusere på produktene i den nye kommunene, typisk øvelse, ROS.analyser og beredskapsplaner.  

Tilrettelegge for helhetlig og systematisk tilnærming i oppfølging av kommuner (fra kapittel 7.3.4.11 i TB)

Rapportere på

Redegjør kort for status på arbeidet med å tilrettelegge for enhetlig og systematisk tilnærming til samfunnssikkerhets - og beredskapsarbeidet i oppfølging av kommunene.

Fylkesmannen vektlegger veiledning som læring under øvelser. Videre har Fylkesmannen gjennomgående evaluert hendelser og øvelser. Det har vært et mål å senke terskel for evaluering, fremfor å fokusere på omfattende prosesser. Erfaringer er også gjennomført som utredninger. Fylkesmanne nvil spesielt trekke frem utredningen om kapasitet for prøvetaking ved akutte utslipp til jord, luft og vann. Branner bla i avfallshåndteringsanlegg medførte tvil om hvem og hvordan gripbare kapasiteter skulle etableres slik at det sikret prøver og rutiner for prøvetaking innenfor sikre rammer. Prøver som igjen kan danne grunnlag for råd til landbruk, publikum mm.  

Tilrettelegge for å styrke samordningsrollen innen samfunnssikkerhetsarbeidet (fra kapittel 7.3.4.12 i TB)

Rapportere på

Redegjør kort for status på arbeidet med å tilrettelegge for felles tilnærming og systematisk oppfølging av regionale aktører.

Strukturell ulikhet for regional stat er en betydelig ulempe for systematisk og representativt samarbeid. Det nye fylkesberedskapsrådet vil i flere tilfeller dubleres med deltakere, ettersom regional stat slår inn i fylket med flere teiger. For eksempel Heimevernet, både 01 og 03 er en del av fylket. Det er også Fylkesmannens erfaring at det ikke har lyktes for politiet å videreføre de regionale øvingsutvalg slik det tidligere var i det enkelte LRS. Regionale øvelser er delvis falt ut etter den regionale omstrukturering. Fylkesmannen vektlegger bruk av regulære møter i fylkesberedskapsrådet og andre tiltak for å etablere rutiner og arbeidsmåte for de nye strukturene. Imidlertid er Fylkesmannen er i tvil om det i det hele tatt er mulig å etablere representative strukturer for regional forebygging og krisehåndtering, særlig i grensesnittet mellom Oslo og Viken og Vestfold og Telemark. 

Resultat- og økonomirapportering (fra kapittel 7.3.5.1 i TB)

Rapportere på

Rapportering på supplerende tildelinger på klima- og miljøområdet

Rapportert på egne skjema.

Avfallsplaner i havner (fra kapittel 7.3.5.2 i TB)

Rapportere på

Status på arbeidet med godkjenning og re-godkjenning av avfallsplaner i havner.

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark har i 2019 tatt i bruk det nye fagsystemet for avfallsplaner i havner. Fagsystemet gir en god oversikt over avfallsplaner og havner i fylket men datakvaliteten har vært svært ujevn. Fylkesmannen har derfor brukt betydelige ressurser på å kvalitetssikre data på alle 568 havner som er registrert i fagsystemet. Som en del av dette arbeidet er det fremkommet at det er variasjoner mellom ulike kommuner hvor mange småbåthavner som er inkludert i kommunale fellesplaner. Fylkesmannen har med bakgrunn i dette markert en del mindre småbåthavner som bør vurderes i neste revisjon av kommunale fellesplaner. Alle kystkommuner i Vestfold og Telemark har per dags dato godkjente fellesplaner for småbåthavner i kommunen.

Data fra fagsystemet for avfallsplaner i havner viser at det i Vestfold og Telemark er 78 nærings og industrihavner, 3 fiskerihavner, 9 trafikkhavner og 478 småbåthavner. Av totalen på 568 har 315 krav om godkjent avfallsplan, mens 51 mindre småbåthavner etter Fylkesmannens vurdering bør inkluderes i eksisterende felles avfallsplaner for småbåthavner i kommunene.

I 2019 har Fylkesmannen godkjent 1 nærings- og industrihavn og re-godkjent 2 nærings- og industrihavner.

Status fremmede organismer (fra kapittel 7.3.5.3 i TB)

Rapportere på

Status på gjennomførte tiltak mot fremmede organismer.

I 2019 har vi bruk tildelte midler, kr 705 000 til «tiltak mot fremmede landlevende planter», kr 256 000 til fremmede fiskearter og kr 600 000 til «oppfølging av handlingsplan for stillehavsøsters». En del av arbeidsinnsatsen dette året har vært revidere og sammenstille «Handlingsplan mot skadelige fremmede arter i Vestfold og Telemark». Denne planen vil være førende for hvordan Fylkesmannen og kommunene i Vestfold og Telemark skal prioritere arbeidet mot skadelige fremmede arter i de neste årene.

Deler av summen for «tiltak mot landlevende planter» har blitt lyst ut slik at kommunene har kunnet søke på midler. Flere kommuner i fylket er derfor godt i gang med kartlegging og bekjempelse, i første rekke på kommunal grunn (Larvik, Sandefjord).  Vi har videreført et flerårig prosjekt på bekjempelse av rynkerose i Færder kommune i en svært verdifull strandeng, og bekjempelse av tromsøpalme og kjempebjørnekjeks. Vi har gjennomført bekjempelse av rynkerose i prioriterte områder utenfor verneområder (Jomfruland, Stråholmen, Langesundsområdet). Arbeidet videreføres i 2020. Gjennomført bekjempelse av platanlønn, bøk og storlind i prioriterte områder i Porsgrunn og Skien (kalkbarskog med høy verdi). Den fjerde kompetansesamlingen om fremmede arter ble gjennomført for kommunene.

Det er utarbeidet en prioriteringsplan for stillehavsøsters i Vestfold. Planen omfatter en prioritering av områder hvor det er behov for å sette inn tiltak. Det ble sommeren 2019 videreført en frivilligplukkedugnad hvor over 13 tonn østers ble tatt opp, hovedsakelig fra badestrender. Aksjonen var et samarbeid mellom Vestfold fylkeskommune, Oslofjorden friluftsråd og Fylkesmannen i Vestfold. I Telemark er det gjennomført en kartlegging av kartlegging og overvåking av stillehavsøsters. Østersdugnaden skal videreføres og utvides til å omfatte også Telemark i 2020.

Fylkesmannen har gjennomført utfisking av gjedde  i Grobstokkvannet (ny fremmed art 2018). Fylkesmannen har fått laget infoskilt om fremmede fiskearter som skal plasseres ut på utsatte lokaliteter, som preventivt tiltak til videre spredning av fiskearter.
Vi har igangsatt løp for mulig fjerning av mort i Notodden. Finansiering og kontrakt på plass. Vi har bistått med løpende administrativ støtte for gjeddesperra i Skiensvassdraget, samt faglig støtte for prosjektgruppa. Noe midler er også satt av til kartlegging av fremmede fiskearter gjennom miljø-DNA-analyser.

Vannforvaltningstiltak (fra kapittel 7.3.5.4 i TB)

Rapportere på

Status på vannforvaltningstiltak i vedtatte regionale tiltaksprogrammer fra 2016 innenfor eget myndighetsområde, ved utdrag/utskrift fra Vann-Nett.

Arbeidet med å kvalitetssikre/korrigere tiltak i gjeldende tiltaksprogram (Vann-netts tiltaksmodul) hvor FMVT er virkemiddeleier ble påbegynt i 4, kvartal 2019 og vil bli fullført i løpet av februar 2020.

Utvalgte naturtyper (fra kapittel 7.3.5.5 i TB)

Rapportere på

Status på utvalgte naturtyper (UN):

1) Antall plansaker som berører UN-lokaliteter.

2) Antall plansaker hvor det er tatt hensyn til UN-lokaliteter.

Dette er en type rapportering ressurskrevende å gjennomføre og som krever at det utarbeides et system som fanger dette opp under planbehandlingen. Som følge av fusjonen greidde vi ikke å ha fokus på dette ved oppstart av året. Vi har derfor ingen komplett statistikk på dette for 2019.

Sektormyndigheten hjemlet i vassdragsreguleringskonsesjoner (fra kapittel 7.3.5.6 i TB)

Rapportere på

Status på sektormyndigheten hjemlet i vassdragsreguleringskonsesjoner: Det skal rapporteres på følgende: Antall nye pålegg som er gitt, antall løpende pålegg og antall frivillige avtaler med konsesjonær. Rapport om løpende pålegg skal deles i pålegg om fiskeutsetting og øvrige pålegg

Nytt pålegg etter naturvilkårene i Tokkeåi, tilsvarende prosess igangsatt i Vallaråi. Tiltak for styrking av storørret.

Det er for øvrig 16 løpende pålegg om fiskeutsetting.

Det er frivillige avtaler med konsesjonær i Tokkeåi og Vallaråi, men disse blir erstattet av formelle pålegg.

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse... (fra kapittel 7.3.6.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse av embetets tiltak for samordning av statlig tilsyn etter kommuneloven, herunder tilsyn fra andre tilsynsetater enn Fylkesmannen selv. Fylkesmannen skal kort opplyse om hva som er gjort for å fremme og formidle læring hos kommunene i de tilsynene som er gjennomført. Fylkesmannen skal også gi en kort og overordnet vurdering av den samlete tilsynsbelastningen på kommunene i sitt fylke, både generelt og når det gjelder enkeltkommuner. Med tilsynsbelastning menes blant annet om tilsynet krever mye ressurser i kommunen og om tilsyn er samordnet i tid.

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark gjennomfører samordnet tilsyn med kommunenes helseberedskap, kommunal beredskap og beredskap i skoler og barnehager.Svært gode erfaringer.  

Fylkesmannen skal rapportere på... (fra kapittel 7.3.6.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på det generelle veiledningsarbeidet om kommuneøkonomi, herunder hvilke tiltak som er iverksatt for å rapportere inn korrekte KOSTRA-data til riktig tid og veiledning til kommunene om bruken av disse dataene til styring i kommunene.

Generell veiledning om kommuneøkonomi
En av våre sentrale oppgaver er å formidle kunnskap om budsjett- og regnskapsbestemmelsene i lov og forskrift. Dette er en oppgave som til vanlig løses løpende – i stor grad ved å svare på henvendelser fra kommunene. I 2019 har vi i tillegg arrangert fagdag med økonomiansvarlige i kommunene, med ny kommunelov og tilhørende forskrifter som tema. Det har også vært nærmere oppfølging av henvendelser fra kommunene, som med nytt regelverk, forståelig nok har vært flere enn vanlig.

Vi har også i 2019 drevet en aktiv veiledning mot flere kommuner. Det gjelder blant annet nye Midt-Telemark kommune – eller Bø og Sauherad kommuner i overgangsfase mot sammenslåing. Her holdt vi innlegg og informerte om den økonomiske situasjonen i kommunen for det nye kommunestyret 11. november.

En enda mer grundig analyse og veiledning har blitt gjort overfor Seljord kommune. Her la vi fram en analyse av den økonomiske situasjonen både for en arbeidsgruppe bestående av administrasjon og politikere 15. august, og for det nyvalgte kommunestyret 17. oktober. Seljord kommune er i en særlig vanskelig økonomisk situasjon.

I veiledningen av ovennevnte kommuner, samt også andre kommuner i fylket, har vi lagt vekt på noen sentrale punkter i den nye kommuneloven. Det gjelder først og fremst den nye generalbestemmelsen om økonomiforvaltningen (§14-1) – kommunene «skal forvalte økonomien slik at den økonomiske handleevnen blir ivaretatt over tid». Vi har lagt vekt på å understreke at kommunene skal trygge det finansielle grunnlaget for kommunenes produksjon av velferdstjenester på lang sikt, og da også utover inneværende økonomiplanperiode.

Vi har også understreket betydningen av å la finansielle måltall være forpliktende og styrende i budsjettprosessene. Slik at disse vedtatte måltallene fungerer som en operasjonalisering av en sunn økonomi som sikrer velferdstjenestene på lang sikt.

Vi har likevel forståelse for at det for mange kommuner er vanskelig å nå sine vedtatte måltall på kort sikt. Men som langsiktige mål er det viktig at de er styrende, slik at også dagens vedtak bygger opp om disse og en utvikling i riktig retning.

Informasjon om kommuneproposisjon og statsbudsjett
Vi arrangerer alltid orienteringsmøter knyttet til framleggelsen av kommuneproposisjonen og statsbudsjettet.

I 2019 hadde vi en todelt presentasjon av statsbudsjettet. Først en gjennomgang av hovedinnhold og konsekvenser for kommunene ved økonomisjefene, samme dag som framleggelsen av budsjettet. Deretter, noen dager etter, i samarbeid med KS, arrangerte vi et større møte for politisk og administrativ ledelse i kommunen, der KMD, KS og fylkesmannen deltok.

I 2019 ble det ikke holdt et eget informasjonsmøte med økonomisjefene om kommuneproposisjonen. Dette har sammenheng med at informasjonen fra KMD til fylkesmennene ble gitt samme dag som proposisjonen ble lagt frem. Møtet for politisk og administrativ ledelse i kommunene ble holdt to dager etter framleggelsen. Økonomisjefene kunne delta der. I tillegg har embetet god kontakt med økonomisjefene på telefon og epost i etterkant av framleggelsen.

Informasjonsopplegget rundt kommuneproposisjon og statsbudsjett synes å fungere bra. Vi vi imidlertid vurdere endringer i opplegget dersom kommunene ønsker det.

Kostra
Vi har tidligere lagt til rette for opplæring i Kostra i kommunene. Den kommunale kompetansen knyttet til utfylling av skjema og innsending av data er i hovedtrekk god i de fleste kommunene, selv om det fortsatt forekommer feil og mangler. I 2019 hadde vi, som tidligere år, en gjennomgang av nøkkeltall, både før og etter foreløpig publisering, for å identifisere vesentlige feil og mangler.

Eiendomsforvaltning har vært fokusområde siden 2016, og vi har hatt tett dialog med flere av kommunene for å rette opp i feilrapporteringer. Dette arbeidet har bidratt til færre feil i rapporteringen på dette området.

Vi bruker Kostra-data aktivt i styringsdialogen med kommunene. Som regel bruker vi Kostra sammen med annen fagstatistikk. Det er vår erfaring at en aktiv bruk av slike data øker graden av legitimitet i styringsdialogen. Vi oppfordrer ellers kommunen særlig til bruk av tilgjengelige Kostra-data i sine styringsdokumenter og ulike analyser internt.

Det skal rapporteres særskilt om... (fra kapittel 7.3.6.2.2 i TB)

Rapportere på

Det skal rapporteres særskilt om hvilke tiltak fylkesmannen har iverksatt for den enkelte kommune som er registrert i ROBEK og hvilke tiltak som har vært iverksatt for å forhindre kommuner som er i faresonen til å bli registrert i ROBEK, herunder hvordan pedagogiske (veiledning), juridiske (lovlighetskontroll og lånegodkjenning) og økonomiske (skjønn) virkemidler er benyttet.

Det er vårt mål at ingen kommuner i Vestfold og Telemark skal være registrert i Robek-registeret. Det er nå ingen kommuner i fylket som er i registeret.

Det er ingen andre kommuner i Vestfold og Telemark som har opparbeidet seg regnskapsmessig merforbruk, jf. regnskapene for 2018. Når det gjelder veiledning og rådgivning rettet mot kommuner med svak driftsøkonomi, viser vi til omtalen i kap. 3.1.1.11 og overskriften "God økonomiforvaltning i kommunene". Det er grunn til å frykte at en eller flere kommuner i fylket havner på Robek-lista i løpet av få år, med mindre de nyvalgte kommunestyrene tar vesentlig sterkere grep enn de har gjort i budsjettvedtak for 2020, og tilhørende økonomiplaner

Skjønnsmidler (fra kapittel 7.3.6.2.3 i TB)

Rapportere på

Omtale av prosess med kommunene i tildelingen av skjønnsmidler for 2020.

Fordeling av skjønnsmidler for 2019
I 2018 fikk Fylkesmannen i Vestfold i oppdrag å fordele ordinære skjønnsmidler for 2019 sammen med Fylkesmannen i Telemark. Rammen for 2019 var lik summen av rammen for embetene/fylkene i 2018 – 68 mill. kroner.

Av potten ble 46,7 mill. kroner fordelt som ordinære skjønnsmidler, 10,6 mill. kroner satt av til innovasjons- og fornyingsprosjekter, mens 10,7 ble holdt tilbake til å dekke utgifter som følge av uforutsette hendelser i løpet av året.

De gamle embetene har hatt noen forskjeller i tilnærmingen til fordelingen av ordinære skjønnsmidler. Vi valgte derfor, som ledd i overgangen til et felles embete, å dele potten mellom embetene omtrent som i 2018. Hvert embete fordelte deretter etter innarbeidet praksis.

For skjønnsmidler til innovasjons- og fornyingsprosjekter viser vi til omtalen under overskriften "Spesifikk omtale av arbeid med omstilling".

Av rammen til uforutsette hendelser, ble 4,3 mill fordelt etter søknader fra kommunene. I tillegg fikk hver kommune 150 000 kroner til å dekke utgifter som følge av nye kommunenummer i 2020. Resterende ramme ble fordelt etter andelen tildelte ordinære skjønnsmidler. Se også brev til departementet med anmodning om utbetaling av skjønnsmidler av 2. oktober.

Fordeling av ordinære skjønnsmidler for 2020
Embetets skjønnsmiddelramme for 2020 er 65 mill. kroner. Dette er blant landets laveste tildelinger per innbygger, og som tidligere år ikke tilstrekkelig til å korrigere for de skjønnsmessige utfordringene som kommunene i fylket har, blant annet som følge av det lave inntektsnivået hos mange av kommunene. Alle kommunene med innbyggertall over 12 000 har inntektskorrigerte frie inntekter under landsgjennomsnittet.

Av skjønnsrammen ble 44 mill. kroner fordelt som ordinære skjønnsmidler i statsbudsjettet, mens hhv. 11 og 10 mill. kroner er satt av til prosjektskjønnsmidler og tilbakeholdte skjønnsmidler.

Alle kommunene ble invitert til å spille inn forhold de mente Fylkesmannen burde ta hensyn til ved fordelingen av de ordinære skjønnsmidlene for 2020. Vi mottok innspill fra de fleste kommunene.

Ved fordelingen av de ordinære skjønnsmidlene  tok vi, som redegjort for i brev til KMD av 16. september, utgangspunkt i kommunenes inntektssituasjon, kommunenes innspill til oss og vår vurdering av kommunenes «skjønnsmessige utfordringer», og til slutt tidligere års tildelinger. Retningslinjene fra departementet lå hele veien til grunn for fordelingen av midlene mellom kommunene.

Våre erfaringer tilsier at skjønnsmessige utfordringer ofte er størst i små kommuner. Det har sammenheng med at ekstraordinære utgifter gjerne lettere håndteres av større kommuner. Kostnaden per innbygger er mindre. Generelt vil derfor tildelingen per innbygger være større i små enn i store kommuner. På den annen side vil lavinntektskommuner naturligvis ha svakere grunnlag for å håndtere slike utgifter enn kommuner med høyere inntekter. Derfor bør også slike kommuner tildeles skjønnsmidler, uavhengig av størrelse.

Fylkesmannen fikk i oppdrag å vurdere bruk av skjønnsmidler til kommuner som slår seg sammen og som opplever utilsiktede økonomiske virkninger av sammenslåingen.

Fylkesmannen kjenner ikke til noen slike særskilte tilfeller der en kommune kommer uheldig ut som direkte følge av en sammenslåing. Nye Midt-Telemark kommune argumenterer for at de taper et betydelig beløp (til Notodden) på grensejusteringen mellom Sauherad og Notodden, og at grensejusteringen er en følge av sammenslåingen mellom Sauherad og Bø. Vi deler langt på vei denne vurderingen.

Det er likevel slik at inndelingsloven § 21 åpner for at Notodden, i dette tilfellet, «påleggjast å betale erstatning, som blir betalt med ein eingongssum eller i årlege ratar i ein viss overgangsperiode» til nye Midt-Telemark. Dette er imidlertid en pågående prosess. Vi kan ikke å foregripe denne prosessen.

Dersom Midt-Telemark ikke får noen form for erstatning fra Notodden, vil vi vurdere å gi Midt-Telemark en andel av de tilbakeholdte skjønnsmidlene på 10 mill. kroner for 2020. Dette må også vurderes opp mot andre kommuners behov for tilbakeholdte skjønnsmidler i 2020.

Det er uheldig om en kompensasjon for dette forholdet må trekkes av Vestfold og Telemarks skjønnsramme. Vestfold og Telemark har, etter Oslo og Viken og Rogaland, den laveste skjønnsrammen per innbygger i landet. En betydelig tildeling til Midt-Telemark, som kompensasjon for tapet knyttet til grensejusteringen, vil gå på bekostning av de øvrige kommunene i det nye fylket, slik at deres tilgjengelige skjønnsramme reduseres ytterligere. Vi har forståelse for at departementet åpner for muligheten til å bruke skjønnsmidler til å kompensere Midt-Telemark, men mener disse midlene burde blitt trukket fra departementets sentrale skjønnsramme.

Spesifikk omtale av arbeid med omstilling (fra kapittel 7.3.6.3.1 i TB)

Rapportere på

Spesifikk omtale av arbeid med innovasjons- og fornyingsprosjekter i kommunene. Kort om fordeling av skjønnsmidler til formålet, herunder rapportering i ISORD, og formidling av resultatene.

Omtale av virkninger og resultater av prosjektene. Noen få innovasjonsprosjekter kan trekkes spesielt fram.

Embetets arbeid med omstilling og modernisering i kommunene har to viktige utgangspunkt, utover departementets retningslinjer:

1.      Skjønnsmidlene er en del av kommunenes samlede inntekter, og derfor skal kommunene ha betydelig innflytelse på bruken.

2.      Kommunene driver den løpende tjenesteproduksjonen med større eller mindre innslag av utvikling og omstilling som en del av daglig drift, både etter eget initiativ, men også stimulert av statlige handlingsplaner eller KS-programmer. Vi forsøker å koble moderniseringsarbeidet til denne kontinuerlige virksomheten. Prosjektskjønnsmidlene skal bidra til at kommunene gjennom innovasjon bedre kan løse sine oppgaver; hovedsakelig tjenesteproduksjonen. Det betyr ikke at disse skjønnsmidlene finansierer daglig drift, men at vi må ta utgangspunktet i kommunenes problemforståelse og beslutnings- og mulighetshorisont.

Som nevnt ble 10,6 mill. kroner av skjønnsmiddelpotten for 2019 tildelt som prosjektskjønnsmidler.

I søknadsinvitasjonen til kommunene om skjønnsmidler til innovasjons og fornyingsprosjekter, eller prosjektskjønnsmidler, i 2019, henviste vi til KMDs retningslinjer på vanlig måte, samt krav til hva en søknad bør inneholde.

De gamle embetene i Vestfold og Telemark har hatt ulike prosesser for tildeling av skjønnsmidler til slike prosjekter. I Vestfold har det blitt utlyst en ordinær søknadsrunde, der kommunene har sendt inn prosjektsøknader i Isord. I Telemark har en sum blitt tildelt hvert av fire regionråd – Grenland, Midt-Telemark, Vest-Telemark og Kongsbergregionen – som så har levert inn søknader for prosjekter. Denne modellen videreførte vi i 2019.

Det var satt av 3,6 mill. kroner til Vestfold-kommunene. Det kom inn søknader på til sammen 11,9 mill. kroner til 18 prosjekter. Vi sikret videreføring av allerede igangsatte flerårige prosjekter, forutsatt tilfredsstillende framdrift. Dette er viktig, fordi reell endring og nyskaping kan være tidkrevende å få til. Søknadene ble behandlet i fagavdelingene først, før det ble laget en samlet innstilling til ledermøtet. 11 prosjekter i Vestfold fikk støtte i 2019.

For regionrådene i Telemark var det satt av 7 mill. kroner. Kommunene prioriterer selv, gjennom regionrådene, mellom aktuelle prosjekter innenfor den avsatte rammen til hvert regionråd. Fylkesmannen godkjenner søknadene i Isord. I 2019 fikk 12 av 13 omsøkte prosjekter i Telemark prosjektskjønnsmidler. Progresjonen av disse prosjektene har blitt fulgt gjennom jevnlige møter med sekretærene for de respektive regionrådene. Det legges stor vekt på erfaringsoverføring og fylkesoverbyggende prosjekter. Se blant annet omtale av Responssenteret i Kongsberg og prosjektet «Orden i eget hus» under.

Vi viser til Isord for en uttømmende liste over prosjekter som fikk tildelt støtte.

Tildelingen gjennom Isord fungerer bra, uten at den gir noen besparelse i arbeidet for oss. Vi må uansett saksbehandle som vanlig i vårt saksbehandlingssystem.

Rapporteringen av prosjektene i Isord legges opp etter prosjektenes antatte ferdigstillelse. Typisk er imidlertid at prosjektene bruker lenger tid til ferdigstillelse enn planlagt. Så lenge prosjektene likevel har tilfredsstillende framdrift anser vi det å være uproblematisk.

Erfaringene fra moderniseringsprosjektene spres og formidles blant annet i fagnettverk og lederfora. For eksempel ble det i desember avholdt seminar i regi av Holmestrand kommune, som i 2019 mottok 500 000 kroner til prosjektet «Mot kommune 3.0 i 2019 – Samskaping for tillitsbaserte og bærekraftige tjenester til barn, unge og familier». 

Resultater og virkninger av prosjekter som har fått tildelt prosjektskjønnsmidler
Vi viser til departementets krav om å rapportere på resultater og virkninger av prosjekter som har fått prosjektskjønnsmidler. Vi vil her trekke fram to prosjekter som nylig er ferdigstilte, med gode resultater:

«Program Velferdsteknologi» fikk støtte av Fylkesmannen i Telemark i 2016, 2017 og 2018. Prosjektet har vært et fellesprosjekt for regionrådet i Kongsbergregionen, som inkluderer Tinn, Hjartdal og Notodden kommuner i gamle Telemark, i tillegg til Kongsberg, Flesberg, Nore og Ulvdal og Rollag kommuner i gamle Buskerud. Daværende Fylkesmannen i Buskerud ga også tilskudd til prosjektet.

Prosjektet har gitt resultat i form av etableringen av Responssenteret – et regionalt ressurssenter for velferdsteknologi eid av kommunene i Kongsbergregionen. Responssenteret mottar og betjener alarmer fra hjemmeboende i de syv kommunene. Senteret har også inngått rammeavtaler om sensorteknologi som kommunene i Kongsbergregionen vil koble opp mot senteret. De bistår også kommunene med kompetanse knyttet til implementering og bruk av valgt teknologi. Det er omlag 1200 trygghetsalarmer i Kongsbergregionen og kommunene tar stadig i bruk annen trygghets- og sensorteknologi.

Helse- og omsorgstjenestene i Kongsbergregionen har i overkant av 2000 ansatte som skal betjene nye løsninger og lære opp brukere og pårørende. Responssenteret har utviklet en nettbasert opplæringsløsning for velferdsteknologi: Responsskolen. Responsskolen dekker behovet for opplæring under alle faser av implementeringen, og er tilpasset de unike behovene til ulike nivåer av helsetjenesten.

Det er krevende å anskaffe fremtidsrettede løsninger når markedet for både alarmmottak og sensorer er i endring, og når det er usikkerhet knyttet til nasjonale føringer og satsninger. Responssenteret har erfart at det har vært viktig å stille krav til leverandører om at deres løsning kan snakke sammen/utveksle informasjon med andre løsninger i markedet. Erfaringer viser at jo flere kommuner som stiller felles krav til leverandørene, jo større er sannsynligheten for at leverandørene tar hensyn til kravene. Det hadde ikke vært mulig å for den enkelte kommune i Kongsbergregionen å komme så langt på egen hånd – uten en felles satsning på velferdsteknologi i de sju kommunene. Etableringen av Responssenteret har medført at andre kommuner utenfor Kongsbergregionen vurderer et samarbeid med senteret for å kunne ta i bruk velferdsteknologi i sine kommuner.

Prosjektet «Orden i eget hus» fikk støtte av Fylkesmannen i Telemark i 2017 og 2018. Alle regionrådene, og dermed alle kommunene, i Telemark stod bak prosjektet. I prosjektet skulle man lage et verktøy som ga kommunene oversikt over alle digitale systemer i driften.

For at en kommune skal kunne tilby gode digitale tjenester er det helt sentralt at kommunen har oversikt over hvilke digitale løsninger som benyttes, hva slags informasjon som behandles og lagres i hver enkelt av disse, og hvordan løsningene henger sammen.  Dette er også viktig for å kunne gjenbruke informasjon (unngå dobbeltregistrering av data), etablere automatiserte prosesser og for å ivareta krav til informasjonssikkerhet gjennom å ha «orden i eget hus».

Kommunene i Telemark hadde felles behov for å få slik oversikt, sikre god informasjonsforvaltning i sine kommuner og også sikre at ledere i kommunene tar eierskap til disse utfordringene.  Siden det ikke fantes egnede verktøy i markedet som kunne bidra til å dekke behovet besluttet kommunene å utvikle en felles IKT-løsning som kalles «DigiOrden».

Kommunene har bedt KS ta over overtar forvaltning og drift av løsningen og søkt om finansiering til videreutvikling gjennom DIGIFIN-ordningen. KommIT-rådet støttet i juni 2019 søknaden, og løsningen ble lansert som en ny kommunal fellesløsning på KS’ eKommune-konferanse 18. oktober 2019. Siste oppdatering høsten 2019 var at det var dialog med KS om prosess for hvordan løsningen skal «fases» over til KS, og hvordan løsningen skal videreutvikles og breddes som en nasjonal felleskomponent.

KS har også gitt rammetilskudd til OU-midler for å støtte nødvendig lederopplæring ute i de kommunene som ønsker å ta løsningen i bruk.

Verktøyet var pr. oktober 2019 tatt i bruk i 22 kommuner. Løsningen har allerede skapt interesse også hos flere kommuner og 60 andre kommuner har meldt sin interesse for å ta løsningen i bruk.

Det skal gis rapportering i tabell... (fra kapittel 7.3.6.4.1 i TB)

Rapportere på

Det skal gis rapportering i tabell som viser:

  • Antall saker om lovlighetskontroll etter klage som det er truffet vedtak i for året, hvor mange avgjørelser som er opprettholdt og hvor mange som er kjent ulovlige.
  • Antall lovlighetskontroller som er foretatt etter initiativ av fylkesmannen, hvor mange avgjørelser som er opprettholdt og hvor mange som er kjent ulovlige.
  • Hvor mange av sakene totalt (uten å skille mellom saker etter klage og på eget initiativ) som hadde henholdsvis habilitet eller lukking av møter blant vurderingstemaene.

Se tabell under.

Kortfattet omtale av... (fra kapittel 7.3.6.4.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal gi en kortfattet omtale av hvilke kommunalrettslige tema de (særlig) veileder kommunene om.

Vi får ofte henvendelser fra politikere og kommuneadministrasjoner hvor de ønsker vår vurdering av habilitet etter fvl. § 6 annet ledd. Vi diskuterer gjerne hva som kan veie den ene eller andre veien ved en inhabilitetsvurdering, men er selvfølgelig svært forsiktige med å konkludere, ut fra at vedtaket kan bli gjenstand for lovlighetsklage. Dette har dog ikke skjedd i 2019.

I 2019 fikk vi flere henvendelser fra politikere som ønsket veiledning rundt lovlighetskontroll, selv om Fylkesmannen i de fleste tilfeller ikke mottok lovlighetsklage.

I forbindelse med valget høsten 2019 var det noen hektiske uker med mange spørsmål rundt konstitueringen. Spesielt beregning av kjønnsrepresentasjon var i noen kommuner komplisert.

Etter valget fikk vi også noen henvendelser om hvorvidt det er lov til å gjennomføre skriftlig valg av ordfører, på tross av at § 35 nr. 5 ikke er videreført i ny kommunelov. Vi kunne da vise til departementets uttalelse.

Vi fikk i 2019 en rekke henvendelser rundt kommunale VA- og renovasjonsforskrifter. Klageorganet etter forskriftene er ulike, ut fra hvorvidt forurensningsloven § 85, jf. fvl. § 28 eller forurensningsforskriften § 41-5 er brukt som hjemmel for klage på vedtak i den lokale forskriften. Ut fra at gebyrer etter forskriftene ikke er å anse som enkeltvedtak, jf. bl.a Justisdepartementets uttalelse JDLOV-2002-4149, bekreftet i brev av 15. april 2019, blir vi i disse tilfellene ofte bedt om å foreta lovlighetskontroll av eget tiltak. Vi har ikke foretatt noen lovlighetskontroller på eget initiativ i 2019, men følger i denne forbindelse med stor interesse debatten rundt rettsikkerheten ved avskåret klagemulighet på gebyrfastsettingen i lokale forskrifter, og vil henlede både KLD’s, KMD’s og Justis’ oppmerksomhet på denne tematikken.

Vi har fått henvendelse om ansvar for og kapasitet på kjølerom for kister frem mot seremoni i kommunene. Hverken gravferdsloven eller -forskriften lovfester krav om drift av bårerom eller kjølerom, så behovet er opp til den lokale gravplassmyndigheten å vurdere. Vi ser at det kan oppstå utfordringer deler av året og ved større katastrofer og viser til manglende lovregulering på dette området kan lede til problemer lokalt.  Fylkesmannen i Vestfold og Telemark vil uansett ta dette med inn i vårt beredskapsarbeid med og i kommunene i fylket.

Vi har gjennomført opplæringsdager i forvaltningsloven og offentleglova for kommuneadministrasjonen i Sandefjord kommune, for å avhjelpe temporær mangel på kommuneadvokat. Flere andre kommuner har bedt om tilsvarende opplæring. Vi vil i 2020 fortsette slik opplæring vurdert ut fra ledig kapasitet.

I tillegg har vi i 2019 veiledet på telefon og pr. e-post blant annet innen følgende rettsområder; offentlig støtte, eierstyring, selskapsrett og diverse forhold rundt interkommunalt samarbeid i fylkene, se under 7.3.6.4.3.

Kortfattet omtale i årsrapporten av bruken av interkommunalt samarbeid i fylket (fra kapittel 7.3.6.4.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal, på bakgrunn av egne erfaringer etter kontakt med kommunene, gi en kort omtale av omfanget av interkommunalt samarbeid i fylket, i hvilke former kommunene samarbeider, og hvilke tjenester det samarbeides om.

Kommunene i tidligere Vestfold fylke har de senere årene slått seg sammen til større kommuner. Opprydding og endring i interkommunalt har vært, og er en del av denne prosessen.  Kommunene i tidligere Telemark fylke har en utstrakt bruk av interkommunale samarbeid og bare en sammenslåing har funnet sted; Bø og Sauherad ble til Midt-Telemark kommune 01.01.20. Disse kommunene er deltakere i 4 regionråd; Vest-Telemarkrådet, Grenlandsrådet, Midt-Telemarkrådet, (nå Nome og Midt-Telemark), og Kongsbergregionen, sistnevnte sammen med 4 kommuner i tidligere Buskerud fylke. Alle 4 er organisert som kml. § 27 samarbeid og arbeider med tilpassing til ny kommunelov og omdanning til interkommunalt politisk råd. Regionrådene har utarbeidet mer eller mindre fullverdige oversikter over samarbeid mellom sine deltakerkommuner. Fylkesmannen har, med hjelp fra regionrådene, igangsatt et arbeid med å utarbeide en tilnærmet fullstendig oversikt over formaliserte samarbeid mellom kommunene i tidligere Telemark fylke, -  avgrenset mot tidsbegrensede prosjekter. Vi tenker at denne oversikten etter hvert må samordnes med kommunens egne eierskapsmeldinger. I dag er revisjon, kontrollutvalgssekretariat og bortsettingsarkiv for Vestfold- og Telemark fylke organisert som interkommunale selskaper (IKS). Foruten to kommuner som ikke deltar i det felles kontrollutvalgssekretariatet, deltar alle kommunen i fylket i disse selskapene. Kommunene har også etablert interkommunale selskaper innen renovasjon og brann, hvor flere interkommunale renovasjonsselskaper er organisert som aksjeselskaper. Grenland Havn, Vestfoldmuseene og Vest-Telemark PPT er eksempler på andre IKS i fylket. En rekke samarbeidsavtaler om å benytte tjenester i nabokommunen har uklar organisering, mens andre samarbeid er organisert etter tidligere kml. § 27 eller ny kommunelov § 20-2,f.eks. miljørettet helsetilsyn, legevakt, fysioterapi, 110-sentral, feiing, IKT, akutt forurensning, velferdsteknologi, barnevern, PPT, voksenopplæring osv.

I forhold til prosjektsamarbeid har vi oversikt over de samarbeidene vi gir skjønnsmidler til, og ellers fremgår samarbeidsprosjektene av regionrådenes årsmelding i tidligere Telemark fylke.  

Fylkesmennene skal i årsrapporten... (fra kapittel 7.3.6.5.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmennene skal i årsrapporten oppgi hvor mange klager på avslag om begjæringer om innsyn de har behandlet, jf. offentleglova § 32 og forvaltningsloven § 28 annet ledd, samt hvor mange tilfeller klager har fått helt eller delvis medhold i klager etter offentleglova § 32.

Embetet har ferdigbehandlet 37 klagesaker på avslag om innsyn etter offentleglova § 32 og forvaltningsloven § 28 annet ledd. I 18 av disse sakene har klager fått helt eller delvis medhold. Dvs. i ca. 50 % av sakene.

Fylkesmannsembeter som samordner statlig innsigelser (fra kapittel 7.3.6.6.1 i TB)

Rapportere på

Det skal rapporteres på fylkesmannens arbeid med samordning av statlige innsigelser, herunder i hvilken grad innsigelser blir løst gjennom dialog. Rapporten skal omfatte informasjon om antall planer møtt med innsigelse fra statlige etater inklusiv fylkesmannen, antall planer møtt med innsigelse bare fra fylkesmannen og antall planer der innsigelser fra andre statsetater er avskåret.

Innsigelsesprosjektet med avskjæring av innsigelser har ført til at færre innsigelser blir fremmet. De som fremmes, holder en kvalitet som gjør at avskjæring bare unntaksvis har vært nødvendig. Dette fordi innsigelsene har vært godt forankret i nasjonalt viktige hensyn, og med tydelig hjemmelsgrunnlag. Fylkesmannen samordnet statlige innsigelser i 20 plansaker i 2019. Det var totalt fremmet 46 innsigelser til disse planene (en av innsigelsene omfattet 29 enkeltområder).  4 av innsigelsene ble avskåret (en av disse omfattet 29 enkeltområder). 19 av de 46 innsigelsene var fremmet av Fylkesmannens fagavdelinger. De resterende var fremmet av Bane Nor, Statens vegvesen, NVE og Direktoratet for mineralforvaltning. Alle de 4 innsigelsene som ble avskåret var fremmet av Fylkesmannens fagavdelinger.

Fra og med 01.01.2017... (fra kapittel 7.3.6.7.1 i TB)

Rapportere på

Fra og med 01.01.2017 rapporterer alle embetene byggesaker i SYSAM- ny rapporteringsløsning for fylkesmennene.

  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå totalt antall behandlede byggesaker.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå antall saker der klagen ble gitt medhold, helt eller delvis.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det i tillegg fremgå antall saker som ikke ble avgjort innen 12 uker. Det skal vises hvor lang gjennomsnittlig overskridelse var i disse sakene. Overskridelse skal føres i antall dager.
  • Av årsrapporten for 2018 skal det i tillegg fremgå hvor mange saker det ble avtalt lengre frist enn angitt i saksbehandlingsforskriften jf. pbl. § 21-8 andre ledd, hvor mange "særlige tilfeller" klageinstansen selv forlenget fristen i, og hvor mange saker der fristen ble forlenget på grunn av barmarksundersøkelse.

Se tabell under

Rapportering av plansaker i SYSAM (fra kapittel 7.3.6.8.1 i TB)

Rapportere på

Fra og med 01.01.2017 skal alle embetene rapportere plansaker i SYSAM- ny rapporteringsløsning for fylkesmennene.

  • Av årsrapporten for 2018 skal det fremgå totalt antall behandlede klager på reguleringsplaner og gjennomsnittlig saksbehandlingstid i antall dager. Det skal i tillegg fremgå antall saker der klagen ble gitt medhold, helt eller delvis.

Se tabell under

Tiltak for å løse boligsosiale problemstillinger i kommunen (fra kapittel 7.3.6.9.1 i TB)

Rapportere på

Beskriv innsatsen med de to tiltakene i tiltaksplanen for Bolig for velferd 2018-2020 gjennomført av regionale aktører under fylkesmannens ledelse.

Fylkesmannen arrangerer årlig en boligsosial konferanse over to dager i samarbeid med Husbanken, Fylkesmannen i Agder og Imdi region Sør. I 2019 var temaet i hovedsak tiltaket i tiltaksplanen Bolig for velferd - "tilrettelegge for at vanskeligstilte barnefamilier bor i en egnet bolig".

Det andre tiltaket i tiltaksplanen - "etablere arbeidsprosesser for helhetlig tilbud av boliger og bo- og oppfølgingstjenester for mennesker med rusmiddelavhengighet og psykiske lidelser som mangler eller risikerer å måtte miste sin bolig" er tema i 2020.

Det skal rapporteres om lærlinger... (fra kapittel 7.3.6.10.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på antall lærlinger i 2019. Det skal også framgå innenfor hvilke fag.

Vi hadde en lærling i 2019 innen kontor - og administrasjonsfag. Han forventes fullføre utdanningen i august 2020.

Rapportering på fellesføring 2019 (fra kapittel 7.3.6.11.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten redegjøre for hvordan rekrutteringsarbeidet har vært innrettet for å nå 5 %- målet og de øvrige målene for inkluderingsdugnaden, jf. Rundskriv H-3/18.

Se rapportering under punkt 4.2.

Rapportering kommunestruktur (fra kapittel 7.3.6.12.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort beskrivelse av embetets arbeid og prosesser for dialog med kommuner om utfordringer fremover og hvilke muligheter som kan ligge i strukturendringer, ref. oppdrag 3.1.7.1.

Kommunereformen er gjennomført i Vestfold. Nå handler det om å hente ut effekter, både kvalitativt og økonomisk, til beste for innbyggerne.

I Telemark er situasjonen en helt annen. Den eneste sammenslåingen som skjedde der var Bø og Sauherad som ble til Midt-Telemark 1.1.20.

Med utgangspunkt i rapporten fra Fylkesmannen i Telemark høsten 2016 om arbeidet med kommunereformen, gjenstår mange utfordringer. Kommunene gjennomførte utredninger og naboprater, men kom altså i all hovedsak fram til at de ønsket å bestå som egne kommuner. Samtidig møter de mange utfordringer der strukturendringer kan være mulige grep for å stå bedre rustet. Det handler om demografi og økonomi, kapasitet og kompetanse, utviklingskraft og gjennomføringsevne. I 2019 er disse spørsmålene tatt opp med kommunal ledelse i den "bli - kjent - runden" fylkesmannen og fagdirektør for kommuneoppdragene gjennomførte  i Telemark vinteren 2019. Senere er temaet berørt høsten 2019 i folkevalgtopplæringen i aktuelle Telemark-kommuner. Det er en krevende oppgave, bl.a. fordi flere av kommunestyrenes flertalls-posisjoner i sine avtaler slår fast at kommunen skal bestå i perioden og / eller at sammenslåing er uaktuelt. Og fordi de henviser til at de nettopp har gjort tilsvarende vurderinger, i perioden 2014 - 2016. Samtidig ser Fylkesmannen et utfordringsbilde for flere av kommunene der dagens oppgaver og ansvar overstiger lokal evne og kapasitet. Svaret er ofte samarbeid, som bidrar til oppgaveløsning, men som samtidig i praksis kan uthule kommunestyrets ansvar og kommunedirektørens grep om internkontroll og økonomistyring. Det betyr at Fylkesmannen fortsatt vil vie tematikken betydelig oppmerksomhet - i 2020 særlig konsentrert om innspill til kommunenes arbeid med planstrategier og økonomi.

Fellesføring 2019 - motvirke arbeidslivskriminalitet (fra kapittel 7.3.6.13.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal i årsrapporten redegjøre for resultater fra oppfølging av inngåtte kontrakter og hvordan virksomhetenes anskaffelser er innrettet for å gjennomføre dette hensynet, jf. rundskriv H-8/17.

Alle anskaffelser som vi gjør er underlagt Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA/FOA). Grunnleggende krav i loven er at anskaffelser skal være basert på konkurranse, og at oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. 

Med bakgrunn i gjeldende lover og forskrifter har embetet utarbeidet innkjøpsstrategi, innkjøpspolitikk og en innkjøpsveileder. Dette er retningslinjer alle ansatte skal forholde seg til ved anskaffelse av varer og tjenester til embetet.

I dag må vi forholde oss til rammeavtaler på 3 nivåer:

  • sentrale avtaler (DIFI/DFØ)
  • regionale avtaler (FMFA)
  • lokale avtaler (Embetet).

Vi har i dag gode innkjøpsrutiner på de fleste områder, men det er områder som det må arbeides videre med. Blant annet gjelder dette en større bevissthet mht hvilke krav som gjelder ifm offentlige anskaffelser, innkjøpsverktøy, organisering av innkjøpstjenesten, samt utvikling og oppfølging av mål og strategier innenfor innkjøpsområdet. 

Vi ser at der anskaffelser gjøres sjelden bygger man heller ikke opp den nødvendige kompetanse for å gjennomføre en anskaffelse iht lov og regelverk, og risikoen for overtredelse av regelverk og instrukser er høy. I forbindelse med etableringen av FMFA så ble alle våre ressurser på anskaffelsesområdet overført til FMFA. 

Vi mener at både KMD og FMFA har undervurdert kompleksiteten og behovet for anskaffelser til Fylkesmennene. For å begrense antall innkjøp har KMD kommet med føringer på at FMFA kun skal gjøre anskaffelser over kr 1,3 mill. 

Også mindre anskaffelser (kr 100.000 - kr 1300.000,-) er underlagt de samme reglene for etterfølgelse av lov og forskrift som større anskaffelser. Disse anskaffelsene skal nå embetene foreta uten å ha nødvendige ressurser.

Embetene har uttrykt et sterkt behov og ønske om en sentralisering og standardisering av anskaffelser til Fylkesmennene. Det er ønskelig at anskaffelsesområdet hos Fylkesmennenes fellesadministrasjon (FMFA) bygges opp til et nivå som gjør at man på sikt ivareta anskaffelser/rammeavtaler på vegene av embetene. 

Standardisering innebærer at det innføres felles krav og retningslinjer for den enkelte tjeneste og hvordan den skal utføres. Det er et mål at de administrative tjenestene for embetene fra 2019 og fremover skal fremstå så standardiserte og helhetlige som mulig. Ansvarsfordeling mellom FMFA, embetene og øvrige aktører må være tydelig, og behovet for systemforbedringer må kommuniseres på en god måte. Digitalisering og standardisering må ha et sterkt fokus i arbeidet, uavhengig av hvem som har ansvaret for anskaffelser.

Administrasjonen har i dag et overordnet innkjøpsfaglig ansvar ved embetet. Det innebærer blant annet utarbeidelse av innkjøpsstrategi, instrukser og regler, inngåelse av lokale rammeavtaler, gjennomføre anbudsprosesser, samt tilrettelegging for bruk av elektroniske innkjøpssystemer.

Vi  har en ambisjon om å følge statens regelverk for anskaffelser så langt dette er praktisk mulig. Vi har egne rutiner som beskriver rutiner for innkjøp. Etterhvert som våre kontrakter utløper, går vi over til å bruke sentrale og regionale rammeavtaler. 

Når det gjelder områder der vi vurderer at det kan være fare for f.eks sosial dumping, kontrollerer vi at det foreligger relevante arbeidskontrakter og også stikkprøvekontroll av timelister.

Vi har revidert våre rutiner for anskaffelser for å ivareta kravene for offentlige anskaffelser. Ved mindre anskaffelser så kan vi innhente råd, veiledning og fra Fylkesmennenes fellesadministrasjon (FMFA) i den grad de har ressurser til dette. 

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid...(2) (fra kapittel 7.3.7.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med veiledning og informasjon på universell utforming.

Fylkesmannen har ledet arbeidsgruppa på fylkesnivå i Telemark med fokus på utvikling av universelt utformede turveger i tettsteder i Telemark. Dette arbeidet startet som et prosjekt i 2012 og har fortsatt etter prosjektslutt 2015 som en del av de løpende oppgaver. Arbeidsgruppa har foruten Fylkesmannen bestått av representanter for Telemark fylkeskommune, Vegvesenet og DNT-Telemark. Vi har hatt kontaktpersoner i alle 18 kommuner.

Tiltakene har vært løpende veiledning til kommunene, som har lokale turvegprosjekt i ulike faser (fra planlegging til åpning av nye anlegg).

Fokus har vært på etterbruk av nedlagte jernbaner, da Telemark er i den unike situasjon å ha 4 jernbaner uten avklart etterbruk. Fundamentene i gamle jernbaneanlegg er svært egnet til universelt utformede turveger.

Kontaktene har derfor vært spesielt stor med kommunene Nissedal, Åmli (Agder), Kragerø, Drangedal, Porsgrunn og Larvik.

Vi har arrangert 2 temadager og arrangert en 2-dagers studietur. I tillegg har medlemmer av arbeidsgruppa holdt 6 foredrag i og utenfor fylket om "Turveger for alle". Vi har laget en firesiders oppsummering av erfaringer 2012-19, sendt bl.a. til Bufdir.

Turvegprosjektet fikk tilskudd på 150.000 kr av Bufdir til tiltak 2019. 

I tillegg har vi fulgt opp dette temaet ved behandling av ulike typer arealplansaker. 

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med å fremme likestilling... (fra kapittel 7.3.7.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en kort omtale av embetets arbeid med å fremme likestilling knyttet til ulike diskrimineringsgrunnlag i aktuell lovgivning.

Når det gjelder likestillingsarbeid jobber vårt embetet ut
fra et bredt likestillingsperspektiv, og søker å ivareta oppgaven gjennom våre faste oppdrag i klagesaker, tilsyn, informasjon og veiledning. Likestilling og inkludering er et eget punkt i vår dialog med kommunene og fylkeskommunen.

I tillegg har embetet egen gruppe som ivaretar både det interne og eksterne likestillingsarbeidet i embetet. For å få oversikt hvordan de nye kommunene og fylkeskommunen jobber med likestilling, bestemte gruppen i 2019 å bestille en gjennomgang av kommunenes redegjørelse på likestillingsområde. Oppdraget ble gitt til Likestillingssenteret. Rapporten ga et helhetlig bildet av hvordan kommunene og fylkeskommunen jobber med likestilling i det nye sammenslåtte fylket. Rapporten bidro dermed til å identifisere områder som embetet kunne arbeide fremover når det gjelder likestillingsarbeid.    

Rapporten viste store svakheter i kommunene og hos fylkeskommunene i henhold til rapporteringskrav på området. Særlig så vi svikt med hensyn til tiltak.

Ledergruppa i embetet har gjennomgått rapporten og bestemt
at Fylkesmannen vil bruke denne som utgangspunkt for å veilede kommuner og  fylkeskommunen på hvordan de kan bli bedre på likestillingsarbeid/tiltak. I tillegg vil vi veilede på de lovendringer som trer i kraft i 2020.

Vurdering av virkemiddelbruk på rettsikkerhetsområdet (fra kapittel 7.3.8.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for hvilke vurderinger som ligger til grunn for valg av virkemiddel og oppfølgingsmåte av risikoutsatte kommuner på rettsikkerhetsområdet.  

I all hovedsak vil vi i forhold til risikoutsatte kommuner velge ett av to virkemiddel, enten tilsyn eller veiledning.

Dersom barn og unges rettssikkerhet er truet på en måte som har store negative konsekvenser, vil tilsyn ofte være foretrukket. I håndhevingsordningen vil vi alltid vurdere om en situasjon er så akutt og alvorlig at vi straks må kontakte rektor/skoleeier eller andre i påvente av at saken blir ferdig behandlet.

Dersom vi ser at en kommune er utfordret av for eksempel kapasitetsutfordringer eller mangler kompetanse, inviterer vi ofte til et møte og tilbyr veiledning. På slike møter gjør vi også rede for de mulighetene som ligger i nasjonale satsinger.

Hvis vi ser at risikoen er gjennomgående i flere kommuner, benytter vi samlinger til å redegjøre for tilstanden, og til å veilede på hva som bør gjøres.

Rapportering saksbehandlingstid i skolemiljøsaker (fra kapittel 7.3.8.2 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere på gjennomsnittlig saksbehandlingstid i håndhevingssakene per 31.12. Dere skal kun rapportere på saker som gjelder brutt/ikke brutt aktivitetsplikt. 

Basert på vedtak gjort i 2019 som gjelder brutt/ikke brutt aktivitetsplikt, er den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden 92 dager. Dette er basert på 41 saker med brudd, og 4 saker uten brudd.  

Rapportering av tilsyn etter barnehageloven og opplæringsloven (fra kapittel 7.3.8.3 i TB)

Rapportere på

Rapportering av tilsyn etter barnehageloven og opplæringsloven, jf. VØI pkt. 5.3.2. Fylkesmannen skal redegjøre for valg av tilsynsobjekt, omfang og innretning på tilsyn. I denne sammenheng må dere redegjøre for hvordan ulike kilder er brukt i vurderingen av tilsyn som virkemiddel. Dere skal vise hvilke vurderinger som har vært avgjørende for valg av tilsynstema, tilsynsobjekt og innretningen på tilsynet. Dere skal synliggjøre hvordan risikoen for regelverksbrudd er redusert ved bruk av tilsyn som virkemiddel.

Tilsyn etter opplæringsloven
Som et utgangspunkt for valg av tilsyn, gjennomgikk vi de indikatorene vi hadde tilgang til og den kunnskapen vi hadde oversikt over. Tall fra kilder som GSI og elevundersøkelsen kan gi oss en kvantitativ informasjon, men det er vanskelig å forutsi regelbrudd utifra disse tallene alene. Vi baserte derfor våre vurderinger for utplukk av tilsynstema og tilsynsobjekter i tillegg på informasjon fra konkrete henvendelser fra elever/foresatte og sektor, samt veiledning av og generell kontakt med kommuner og skoler på blant annet samlinger. 

Valg av tema skolemiljø er basert på alvorligheten av konsekvenser for regelbrudd. Vi tok utgangspunkt i tallene for andelen elever som blir mobbet (Kilde: Utdanningsdirektoratets utsendelse av tall som grunnlag for utplukk av skoler til læringsmiljøprosjektet). I tillegg så vi på informasjon fra Ungdataundersøkelsen, antall meldinger og vedtak i håndhevingsordningen, egne observasjoner og inntrykk fra møter med enkeltskoler og enkeltkommuner gjennom arbeidet med håndhevingsordningen. Vi vurderte også informasjon i mediesaker og andre henvendelser. Tre skoler i tre kommuner ble plukket ut. Det ble valgt litt ulike deltemaer i de tre tilsynene, basert på informasjon om den enkelte skole. Når det gjelder tilsynet med Drangedal, var utgangspunktet pågående saker i håndhevingsordningen, samt en bekymring basert på høye mobbetall over tid, tidligere tilsyn og viljen/evnen til å rette lovbrudd.

Tilsynet med grunnskoleopplæring for voksne i Tønsberg ble igangsatt av Fylkesmannen i Vestfold i 2018, men foreløpig rapport forelå først januar 2019. Vi har få indikatorer for utplukk av tilsyn på dette tema. Kjennskap til og informasjon fra voksenopplæringsenhetene har i hovedsak kommet fra veiledning per telefon, deltakelse i nettverk og ulike samlinger. Det har tradisjonelt sett vært få klager på området, og henvendelser fra voksne selv er det lite av. GSI gir også lite informasjon på dette området. Tema ble derfor valgt ut fordi det er et område vi er for lite kjent med og hører lite fra, og tilsynsobjekt ble valgt ut fordi det var en stor tjeneste med relativt mange elever. 

Tilsynene på spesialundervisning var alle skriftlige og omfattet kun deltemaet "å fatte vedtak". Bakgrunn for valg av tema var i hovedsak informasjon fra behandling av klager og henvendelser fra elever og foresatte på spesialundervisningsområdet. Dette førte til en bekymring for regelverkforståelsen på enkeltskoler og i enkelte kommuner blant annet på grunn av saksbehandlingsfeil i vedtakene.

Inntrykket  vårt gjennom tilsynsarbeidet er at skoler og kommuner ganske raskt setter igang med å rette lovbrudd. Dette skjer ofte før endelig rapport utarbeides. Gjennom sluttmøter formidler vi lovbrudd og veileder dersom skoleeier ikke fullt ut forstår hva som skal til for å lukke lovbruddene. .  

Tilsyn etter barnehageloven
Vi har gjennomført fire stedlige tilsyn med kommunen som barnehagemyndighet. Vi har hatt veiledning med kommunene i forkant av tilsynene og brukt RefLex. Vi baserer risikovurderingen på informasjon vi har hentet fra registreringer i områdeovervåking, oppslag i mediene, bekymringsmeldinger, statistikker i BASIL, klagesaker, barnehagemyndighetens deltakelse på møtefora og barnehagemyndighetens kontakt med Fylkesmannen. Valg av temaer er gjort på bakgrunn av kunnskapen vi har om den enkelte kommune når det gjelder hvordan de påser regelverksetterlevelse på barnehageområdet.

Vi har ført tilsyn med bestemmelsene i barnehageloven §§ 8, 16, 10, 17, 17 a, 19  og 19 g.

Alle tilsynene hadde tema barnehagemyndighetens plikt til å påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk, jf. barnehageloven § 8jf. § 16. Veiledning og tilsyn er en sentral oppgave for barnehagemyndighetene. Vi vurderer derfor at når vi har tilsyn med barnehagemyndighetens "påse"-rolle, favner vi et bredt risikofelt. Tre av fire kommuner fikk lovbrudd på dette området.

Lovendringene når det gjelder bemanning i barnehagen har vært i fokus både nasjonalt og lokalt. Vi hadde gjennom henvendelser og media fått forståelsen at akkurat dette temaet var utfordrende for en av våre kommuner og derfor valgte vi å føre tilsyn etter barnehageloven §§ 17 og 17 a. Vi har gitt lovbrudd knyttet til begge bestemmelsene. 

Gjennom samarbeid med helse- og omsorgsavdelingen fikk vi informasjon om at barnehagene i en av våre kommuner ikke hadde godkjenninger etter miljørettet helsevern og sannsynligvis ikke etter barnehageloven heller. Vi valgte derfor å kontrollere kommunens praksis ved godkjenning av barnehager. Det viste seg at ingen av kommunens barnehager hadde godkjenning etter barnehageloven, og det ble gitt lovbrudd på området.  

I områdeovervåkingen vårt ble det registrert flere henvendelser om politiattest for ansatte som ikke jobber direkte med barn i barnehagene (vaktmestre og renholdspersonalet). Personene som hadde tatt kontakt med oss, hadde prøvd å få veiledning fra barnehagemyndighet uten å få svar. Vi valgte derfor å undersøke hvordan praksisen var på dette området i de tre kommunene dette gjaldt. Tilsynet bekreftet at ingen av kommunene hadde tilstrekkelig kunnskap om hvordan barnehagene oppfyller regelverket om innhenting av politiattest, og de fikk lovbrudd på området.  

I tillegg har vi hatt mange henvendelser og klager fra foreldrene i en av våre kommuner angående barnehageloven § 19 g. Vi valgte derfor å føre tilsyn med denne kommunen hvor vi kontrollerte kommunens plikt for å tilrettelegge barnehagetilbudet for barn med nedsatt funksjonsevne. Kommunen hadde ikke fulgt opp plikten sin når det gjaldt tilrettelegging av barnehagetilbudet for barn med nedsatt funksjonsevne, og det ble derfor gitt lovbrudd.

Når det gjelder felles meldeplikttilsyn viste det seg at den valgte kommunen hadde ikke riktig regleverksforståelsen på området. Tilsynet bekreftet at kommunen ikke hadde tilstrekkelig kunnskap om hvordan barnehagene oppfyller regelverket om meldeplikt.

Det ble avdekket regelverksbrudd i alle temaene vi valgte å føre tilsyn med kommunen som barnehagemyndighet. Vi anser derfor vår risikovurdering som god og treffsikker. 

Det har ikke vært gjennomført tilsyn i særlige tilfeller i den enkelte barnehage.

Rapportering av antall klager på barnehage- og opplæringsområdet (fra kapittel 7.3.8.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal rapportere om antall klager, type klager og resultatet av behandlingen på barnehage- og opplæringsområdet.

På barnehageområdet har de fleste klagene omhandlet forskrift om tildeling av tilskudd til private barnehager og retten til å sikre et egnet individuelt tilrettelagt barnehagetilbud for barn med nedsatt funksjonsevne. I tillegg fikk vi en klage som gjaldt forskriften om pedagogisk bemanning og dispensasjon etter § 4, hvor det ikke ble gitt medhold til klager. Det som ikke kommer frem av tabellen er at fylkesmannen i slutten av 2019 har fått tre likelydende klager på vedtak om sats til private barnehager. Temaet i alle sakene er om øremerket statstilskudd til bemanningsnorm i kommunale barnehager (i 2018) skal være en del av beregningsgrunnlaget for satsberegning i år 2020. Da det er flere embeter som har fått samme klage fra PBL har vi valgt å sende en felles henvendelse til UDIR. Vi vil dermed behandle disse klagene i 2020.

På opplæringsområdet er antall klagesaker som er trukket fram for sammenligning, hentet fra årsrapportene for Fylkesmannen i Vestfold og Fylkesmannen i Telemark for 2018.

Vi har også behandlet 27 søknader om dispensasjon fra kravet om vurdering med karakter i 2. fremmedspråk. Av disse ble 20 søknader innvilget, 6 avslått og 1 trukket.

Rapportering på egen kompetanse på regelverksområdet (fra kapittel 7.3.8.5 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for egen kompetanse på regelverksområdet og tiltak som er iverksatt for å sikre god kvalitet.  

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark har i utgangspunktet ansatte med godt sammensatt og riktig kompetanse. 2019 var på grunn av sammenslåingsprosessen, et år med uvanlig stor grad av utskifting. Med svært mange nye medarbeidere, tar det noe tid å få kompetanse på våre regelverksområder på plass, men det er grunn til å være optimistisk med tanke på 2020.

Det er lett å rekruttere nye medarbeidere, og mange av søkerne til våre stillinger har bred og lang erfaring fra andre relevante arbeidsplasser.

Vi jobber aktivt med å veilede nye medarbeidere, kalibrere de to tidligere embetene, og bruker mye tid i felleskap til intern kompetanseheving.

Samarbeidsforum i desentralisert ordning for kompetanseutvikling (fra kapittel 7.3.8.6 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for roller og samhandling i partnerskapet for desentralisert ordning for kompetanseutvikling, og for hvilke prioriteringer som er gjort for bruk av kompetanseutviklingsmidlene, som det er enighet om i samarbeidsforumet. 

Prioriteringen og tiltakene i 2019 har i stor grad, både i Vestfold og i Telemark, vært en videreføring av tiltakene som startet opp i 2018.

Vestfold:

Lederforum for Det eksisterende lederforum for oppvekst og opplæring i Vestfold fungerer som samarbeidsarena for den desentraliserte ordningen for kompetanseutvikling. Lederforum består av kommunale og fylkeskommunale skoleeiere, samt representanter for Utdanningsforbundet, KS og lokal UH (USN).

Prioriteringene og tiltakene for 2019:

  • Nytt læreplanverk – Udirs kompetansepakker (Larvik)
  • Digitalisering av opplæringen, (Re, Tønsberg, Færder og Holmestrand)
  • Trygt skole- og læringsmiljø (Horten)
  • Kompetanseheving innenfor realfag (Sandefjord)
  • Læringsmiljø i Sandeskolene (Sande). Tiltaket ble avsluttet sommeren 2019, da Sande slo seg sammen med Holmestrand fra 1.12020. Sande går inn i Holmestrands digitaliseringstiltak.

I Vestfold ble 6 % av midlene avsatt til fellessatsingen om fagfornyelsen. Fylkesmannen, i samarbeid med USN, har hatt ansvaret for denne. Vi har i løpet av 2019 arrangert en nettverkssamling med tema dybdelæring, kompetansebegrepet og læreplanforståelse, for kommunenes ressursgrupper, samt en storsamling med tema nye læreplaner og  det tverrfaglige temaet: Folkehelse og livsmestring, for alle fylkets skoler. Både private, kommunale og fylkeskommunale skoler/skoleeiere har deltatt på disse samlingene. Vi opplever at kommunenes tilbakemeldinger har vært positive. Fellessatsingen rundt fagfornyelsen ble avsluttet i 2019, som følge av fylkessammenslåingen.

Svelvik kommune, som slo seg sammen med Drammen kommune fra 1.1.2020, har søkt om og fått innvilget en overføring av midler til Drammensregionens satsing.

Telemark:

I Forum for utdanning Telemark (FFUT) er kommunene, fylkeskommunen, UH-sektoren, Utdanningsforbundet, KS og Fylkesmannen representert. Forumet har hatt begrenset rolle i ordningen da det meste av samhandling og prioritering har foregått i de tre regionale kompetansenettverkene.

I Telemark var det igjen midler fra prosjektet Ungdomstrinn i utvikling (UiU) som skulle benyttes til fagfornyelsen. Fylkesmannen og USN laget en samarbeidsavtale der de tre regionene skulle bli fulgt opp etter behov. Region Vest-Telemark og Midt-Telemark har hatt oppfølging med fellessamlinger. Tema. Overordna del av læreplanverket, demokrati og medborgerskap, bærekraftig utvikling og folkehelse og livsmestring.

Prioriteringene og tiltakene for 2019:

  • Grenland+: Elevene bak tallene - triangulert analysearbeid og fagfornyelsen (inkl. Grenlandskonferansen)
  • Midt-Øst-Telemark:
    • Øst-Telemark – ALLE MED (i samarbeid med Kongsbergregionen / SePU)
    • Midt-Telemark: Elevene bak tallene – triangulert analysearbeid, og fagfornyelsen
  • Vest-Telemark: Fagfornyinga

Vestfold fylkeskommune og Telemark fylkeskommune:

Fylkeskommunene har i fellesskap startet opp planleggingen av følgende tiltak:

  • digitalisering av opplæringen
  • Overordnet del av læreplanen (eks. dybdelæring, tverrfaglige temaer og utvikling av profesjonelle læringsfellesskap)
  • Digital kompetanse – bruk av felles plattform

Tiltakene blir gjennomført fra 2020, i regi av nye Vestfold og Telemark fylkeskommune.

Friskolene i Vestfold og Telemark:

Det er etablert et eget samarbeidsforum for private skoleeier som møtes ca. en gang pr. halvår. Desentralisert ordning har vært et av temaene. Friskolene har prioritert og satt i gang to tiltak:

  • DELK-skolene (4 skoler): Fagfornyelsen og overordnet del (Livsmestring og Bærekraftig utvikling)
  • Montessoriskolene (13 skoler): Læreplan i praksis (vurderingspraksis/vurderingskompetanse, læreplanforståelse og digitale kompetanse)

Ny organisering

Etter prosesser i både «Lederforum for oppvekst og utdanning i Vestfold», og «Forum for utdanning i Telemark» er det enighet om å etablere Lederforum for oppvekst og opplæring i Vestfold og Telemark, og at dette forumet skal fungere som overordnet samarbeidsforum for den desentraliserte ordningen.

De fire regionale nettverkene (Vestfold, Grenland+, Midt-Øst-Telemark og Vest-Telemark) skal fungerer som regionale kompetansenettverket.

Sammenheng mellom desentralisert og andre statlige ordninger komp.utv. (fra kapittel 7.3.8.7 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for hvordan etter- og videreutdanning (for eksempel lærerspesialister og veiledning av nyutdannete) blir benyttet i sammenheng med andre tiltak for kvalitetsutvikling. 

Vi erfarer at arbeidet med fagfornyelsen står sentralt
i mange av tiltakene for kvalitetsutvikling, både innenfor og utenfor
desentralisert ordning for kompetanseutvikling. Flere av Vestfold og Telemarks kommuner er realfags- eller språkkommuner, og mange knytter denne satsingen opp til arbeidet med fagfornyelsen.

Flere kommuner har igangsatt tiltak innen oppfølgingsordning
eller deltar i satsingen med inkluderende skole- og barnehagemiljø. Et trygt og godt skolemiljø er et tema som også sentralt i andre tiltak for kvalitetsutvikling, for eksempel Læringsmiljøprosjektet.

Vi ser at ordningene med lærerspesialist og veiledning av
nyutdannede i for liten grad benyttes i Vestfold og Telemark, og vi bør
informere mer om disse og oppfordre skoleeiere til å ta disse i bruk i enda større grad. Disse ordningene skal også sees i sammenheng med etter- og videreutdanningsbehovet.

Regional ordning for kompetanseutvikling på barnehageområdet (fra kapittel 7.3.8.8 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for kompetansebehov i barnehagene i fylket og hvilke prioriteringer som er gjort i samarbeidsforumets kompetanseutviklingsplan. Videre skal det redegjøres kort for hvordan ordningen ses i sammenheng med andre nasjonale satsinger og kompetansetiltak.

Fylkesmannen skal også rapportere i tabell på deltakelse i kompetansetiltak i regional ordning for barnehage.

Fylkesmannen har brukt hele 2018 til å forberede, samordne og etablere samarbeidsforum og arbeidsgrupper med barnehageeiere, fagforeninger, barnehagemyndigheter, UH-sektoren og andre aktører. I tillegg har vi hatt separate møter med representanter fra Universitetet i Sørøst- Norge (USN).  Blant annet har dialog med USN handlet om innholdet i ordningen og forventningsavklaringer om hva den regionale ordningen innebærer, samt hvordan USN kan bidra.

Regional kompetanseordning legger opp til at hver enkelt eier skal kartlegge kompetansen til de ansatte i barnehagen. Resultatene av analysen skal danne grunnlaget for å utvikle en langsiktig kompetanseplan. GLØD-Vestfold har gjennom 2018 jobbet med et kartleggingsverktøy som den enkelte barnehageeier kan velge å bruke når de skal vurdere sitt behov for kompetanseutvikling. Dette verktøyet ble presentert på eierkonferansen i november 2018 og Fylkesmannen fikk tilbakemelding om at flere ønsket å benytte seg av dette tilbudet. Desember 2018 fikk alle som ønsket lenke med spørsmål som de kunne benytte til å analysere sin kompetanse, og tok verktøyet i bruk i 2019. Spørsmålene i kartleggingen er knyttet til Rammeplanen og de fire satsingsområdene i den statlige strategien Kompetanse for fremtidens barnehage.

Vi har fått tilbakemeldinger på at dette er et godt verktøy, og at nesten alle eiere i Telemark og Vestfold har valgt å bruke det. De lokale nettverkene i Vestfold og Telemark brukte februar og mars 2019 til analysen av resultater og utarbeidet en langsiktig plan som ble sendt til de regionale nettverkene. Vår erfaring fra dette arbeidet viste at det var stor variasjon i barnehagenes og de lokale nettverkenes kompetanse knyttet til analysering av kartleggingsresultater. Vi la derfor til rette for at barnehagene og de lokale nettverkene skulle reflektere i fellesskap over hva kartleggingsresultatene betyr og hva resultatene kunne brukes til i den enkelte barnehage og det enkelte lokale nettverk. Parallelt ble det arrangert møter med regionalt nettverk Vestfold og Telemark hvor vi analyserte innsendte kompetansebehov fra lokale nettverk. På bakgrunnen av denne analysen ble det i møtet i mai 2019 i Samarbeidsforum valgt felles tematisk satsningsområde: "Inkluderende miljø for omsorg, lek, læring og danning". 

Samarbeidsforum for den Regionale ordningen i Vestfold og Telemark besluttet i sitt arbeid med tema: «Inkluderende miljø for omsorg, lek, læring og danning», å utarbeide en nettressurs som kan være til hjelp og inspirasjon i arbeid med barnehagebasert kompetanseutvikling.  Her er lenke som gir tilgang til den første delen:  

https://usn.instructure.com/courses/19793

Nettressursen er bygd slik at barnehagen kan se film, jobbe med spørsmål, lese aktuell litteratur og benytte seg av andre ressurser. I løpet av januar 2020 vil den andre delen av nettressursen foreligge.

Lenken er sendt barnehagemyndighetene og alle barnehagene i Vestfold og Telemark.

Kompetansemidlene til kompetansetiltak ble delt ut høsten 2019 og alle tiltak er i gang.

Barne- og ungdomsarbeiderutdanningen:
Fylkesmannen gjennomførte ved årets start en kartlegging av behovet for barnehagefaglig grunnkompetanse, KOMPASS og barne- og ungdomsfaget utdanningen. Kartleggingen viste at det i 2019 ikke var behov for tiltakene barnehagefaglig grunnkompetanse og KOMPASS. Derimot var det mange assistenter i kommunale og ikke-kommunale barnehager som ønsket å ta fagbrev i barne- og ungdomsarbeiderfaget. 

Fylke vårt er langstrakt og kartleggingen viste at Fylkesmannen måtte tenke nytt når det gjelder tilbud til assistenter. For å kunne ivareta de lange avstander bestilte vi utdanningen som kombinerer nettundervisning og 8 fysiske samlinger totalt gjennom året. De fysiske samlingene ble lagt til Porsgrunn slik at det er grei avstand for alle. Fylkesmannen i Vestfold og Telemark følger opp med statistikk over antall kandidater med bestått eksamen og gjennomført fagprøve. Fylkesmann ønsker å fremheve at dette studiet motiver for at flere assistenter søker formell utdanning. Samarbeidsforum ønsker å videreføre dette tilbudet også i 2020.

Tilretteleggingsmidler:
Målet med tilretteleggingsmidler er å stimulere til at ansatte i barnehagen utvikler sin kompetanse. Samarbeidsforum ønsket i år at tilrettelleggingsmidler skulle ses i samenhengen med med den helhetlige kompetanseplan. Fylkesmannen i lyste ut tilretteleggings midler og fikk søknader fra 174 ansatte og 149 av disse har fått tildelt tilretteleggingsmidler, lokale prioriteringer. Søknadene har rettet seg mot studier innen ABLU, barnehagelærer deltid,spesialpedagogikk, styrere utdanning, fagskoleutdanning og veiledning. Fylkesmannen vurdere at tiltaket er godt mottatt i sektor og er et  godt supplement til den nasjonale ordningen.   

Siste konferanse i implementeringen av ny Rammeplan
Fylkesmannen har siden høringskonferanser høsten 2016 arbeidet målrettet med informasjon og kompetansehevingstiltak til alle aktørene i barnehagesektoren om innhold og implementering av ny rammeplan. Dette er også tema på alle møter med barnehagemyndighetene og andre aktører. I tillegg har vi sammen med kommunene i fylket utarbeidet en 3-årig plan for implementering av ny rammeplan. Andre aktører som KS, UH - sektor, Utdanningsforbundet, Fagforbundet og Fylkeskommunen er delaktig i oppfølging av planen. Planen tar sikte på at alle ansatte i barnehagene i fylket skal bli kjent med rammeplanen og implementere denne i eget arbeid. 

For barnehageåret 2017/2018 har tema vært «Den relasjonelle barnehage- vennskap og fellesskap». For barnehageåret 2018/2019 er implementeringstema «Den helsefremmende barnehage - livsmestring og helse». 

For barnehageåret 2019/2020 har tema vært "Den didaktiske barnehagen – barnehagens arbeidsmåter". Det ble blant annet arrangert en konferanse om tema. Formålet med konferansen var å gi aktører i sektoren mulighet til å bli inspirert og drøfte barnehagens arbeidsmåter som skal ivareta barnas behov for omsorg, lek, fremme læring, danning og gi barn mulighet for medvirkning. Vi håpet at konferansen kunne bidra til å skape engasjement, interesse, motivasjon og gir mulighet for å tilføre nye erfaringer og opplevelser i den enkelte barnehage i Vestfold og Telemark. På konferansen var det 900 pedagogiske ledere og styrere som sammen diskuterte barnehagens vurderingsarbeid, progresjon og den digitale kompetansen.  I tillegg har alle barnehageeiere fått utdelt to bøker til mellomarbeid. Disse er "Se og forstå barnet" av Turid Pålerud og "Å dra lasset sammen" av Ødegård og Røys.

For fylkesmannen i Vestfold og Telemark har det vært svært viktig å se sammenhengen mellom implementering av ny rammeplan og arbeid med revidert kompetansestrategi. Kommunene våre ser disse to prosessene under ett. Videre vil prosessen vi har i fylket rundt implementering av ny rammeplan naturlig være en del av kompetanseutviklingen som skal forankres i den regionale kompetanseordningen.

Oppfølgingsordningen (fra kapittel 7.3.8.9 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for behovsanalysen som ligger til grunn for planlagte og igangsatte tiltak i kommuner som deltar i Oppfølgingsordningen. 

Re var omfattet av uttrekket i 2017. Kommunen fikk oppfølging skoleårene 2017/2018 og 2018/2019 basert på behovsanalysene fra 2017 og 2018.

Behovsanalysen for Drangedal og Hjartdal tok utgangspunkt i Utdanningsdirektoratets uttrekk for 2018. Vi drøftet funnene i separate møter med kommunene. Fylkesmannen fulgte opp publiserte resultat fra GSI, Skoleporten og Statistikkportalen, både for forhold omfattet av kriteriesettet, samt andre relevante forhold.

De utfordringene Drangedal og Hjartdal hadde sett selv var i stor grad sammenfallende med funnene fra uttrekket. Kommunene var i gang med tiltak basert på egne vurderinger. Pågående arbeid slik det framkom i iverksatte planer og planlagte tiltak ble vurdert på nytt. Noen av behovene ville løses gjennom Desentralisert kompetanseutvikling. Begge kommunene konkluderte med at de trengte å arbeide med skolemiljø, lesing/språk og dybdelæring. Fagfornyelsens fokus på dybdelæring ble tatt inn i planene for 2020. 

I Drangedal ble behovet for å arbeide med skolemiljø svært tydelig fordi flere tidligere elever gjennom advokat varslet om at de hadde hatt en vanskelig skolegang på grunn av mobbing. Av den grunn, og på bakgrunn av analysene, startet kommunene samarbeidet med Læringsmiljøsenteret.

Rapportering på forvaltning av tilskuddsordningene (fra kapittel 7.3.8.10 i TB)

Rapportere på

Årsrapporten skal inneholde en egenvurdering av hvordan embetene forvalter tilskuddsordningene i henhold til retningslinjene og gjeldende regelverk. Fylkesmannen skal redegjøre for eventuelle avvik i utføringen av forvaltningen og gi en omtale av iverksatte tiltak. 

Fylkesmannen behandler søknader fra kommuner når de kommer inn i henhold til frister satt av fylkesmannen. Søknadene journalføres i arkivsystemet, ePhorte. Saksbehandler gjennomgår søknadene og foretar en formalia- og rimelighetskontroll.

Ved eventuelt mangelfulle opplysninger, kontaktes kommunene per e-post (e-post og svar fra kommunene journalføres på saken), og manglende dokumentasjon, eventuelt korrigert søknad, sendes inn før søknadene behandles og utbetales til kommunen/fylkeskommunen.    

Saksbehandler fører en oversikt over søknadene for hver enkelt tilskuddsordning i eget regneark.

Informasjon om retningslinjer og gjeldene satser for tilskuddsordningene er formidlet i de fora der dette har vært naturlig.

Særskilt krav til Fylkesmannen i Vestfold og Telemark (fra kapittel 7.3.8.12 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gjøre en egenvurdering av intern kompetanse på forvaltningsrett og regelverksforståelsen av barnehage-, opplærings- og friskoleloven. Egenvurderingen skal inneholde identifiserte kompetansebehov og hvilke tiltak som er satt i gang for å imøtekomme dette behovet. Fylkesmannen skal redegjøre for hvordan ledelsen gjør nødvendig kvalitetssikring av oppgaveløsningen og generell god kvalitet i saksbehandlingen på regelverksområdet.

Fylkesmannen vurderer at vi nå har god intern kompetanse på forvaltningsrett og regelverksforståelse av barnehage-, opplærings- og friskoleloven. Vi hadde i 2019 ingen klager på vår saksbehandling.

Fra leders side har flere tiltak vært iverksatt. Vi har tilsatt mange jurister de siste to årene, 12 av 35 ansatte pr i dag er jurister. Vi har drevet intern kompetanseheving på forvaltningsloven, og vi har også hentet ekstern bistand på området. Alle klagesaker leses gjennom av jurister før de godkjennes. Vi har ukentlig saksbehandlingsmøter der juridiske temaer tas opp, i tillegg har juristgruppen egne møter.

Vi har revidert alle malene knyttet til de ulike sakstypene. Malene er utarbeidet med sideblikk til andre embeters maler, og i tråd med Udirs veiledningsmateriell.

Vedtatte lovendringer gjennomgås alltid med de ansatte, og vi er også aktive ift høringer knyttet til feltet vårt.

Seks ansatte har dessuten tatt videreutdanning i Barnekonvensjonen.

Kompliserte klager godkjennes alltid av direktør.

I forbindelse med introduksjonsordning... (fra kapittel 7.3.8.13.1 i TB)

Rapportere på

I forbindelse med introduksjonsordning for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven) skal fylkesmannen rapportere på antall klagesaker, hva klagen gjelder og utfallet av klagen.

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark behandlet 29 klager i 2019. Av disse sakene ble 25 stadfestet, to endret, en opphevet, og en delvis stadfestet og delvis endret. 11 av klagesakene gjaldt forlengelse av introduksjonsprogram, syv gjaldt stans av introduksjonsprogram, syv gjaldt rett og plikt til deltakelse i introduksjonsprogram, to gjaldt innhold i individuell plan, en sak gjaldt fritak for prøver og en gjaldt delvis forlengelse av program og delvis tillegg i programtiden for fravær.            

På området opplæring i norsk... (fra kapittel 7.3.8.13.2 i TB)

Rapportere på

På området opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere (introduksjonsloven) skal Fylkesmannen oppgi antall klagesaker, hva klagen gjelder og utfallet av klagen.

På området opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere har Fylkesmannen behandlet kun en klage. Klagen omhandlet permisjon fra norsk og samfunnsfagsopplæringen. Fylkesmannen opprettholder kommunens vedtak.

Fylkesmannen skal i årsrapporten... (fra kapittel 7.3.8.13.3 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gjennomføre statsborgerseremonier for alle nye statsborgere i fylket som har fylt 12 år, samt medvirke til at andelen av nye statsborgere som deltar på seremoniene øker.

Fylkesmannen skal i årsrapporten rapportere på antall statsborgerseremonier som er avholdt, totalt antall utsendte invitasjoner til nye norske statsborgere og totalt antall nye statsborgere som har deltatt i statsborgerseremoniene i fylket.

2 seremonier: 1 i Tønsberg og 1 i Skien - Begge høsten 2019

Antall utsendte invitasjoner totalt: 618

Antall nye statsborgere som deltok totalt: 117

Fylkesmannen skal også rapportere på.... (fra kapittel 7.3.8.13.4 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal også rapportere på antall deltakere i opplæring norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere (også personer som ikke er omfattet av introduksjonsloven). I tillegg skal fylkesmannen rapportere på antall årsverk i kommunene som gir opplæring i norsk og samfunnskunnskap iht. introduksjonsloven.

Det var 3605 deltagere på opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere i 2019, hvorav 1962 deltok 1.halvår og 1643 deltok 2.halvår.

Kommunene benyttet 315 årsverk til opplæring i norsk og samfunnskunnskap i 2019, hvorav 164 årsverk i 1.halvår og 151,66 årsverk i 2.halvår.

Gevinstrealisering på barnehage- og grunnopplæringsområdet (fra kapittel 7.3.8.14 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre kort for status på arbeidet med gevinstrealisering, jf. oppdrag 3.1.7.2. 


  • I 2019 har Fylkesmannen i Vestfold og Telemark utviklet en rekke maler for klagebehandling. De ulike malene er utviklet av saksbehandlere med god kjennskap til feltet. Samtlige maler er vurdert av jurister. Malene er implementert og tatt i bruk
  • Vi har opprettet en saksbehandlergruppe som arbeider med tilsyn og klagesaker. Denne gruppa har ukentlige møter. Målsetningen er å sikre en enhetlig praksis for gjennomføring av tilsyn og klagebehandling. Gruppa gjennomgår blant annet tilsynsmaler, tilsynsmetodikk, gangen i tilsyn og rettslige krav i forbindelse med tilsyn
  • I 2019 har vi arbeidet med å profesjonalisere våre risikovurderinger. Vi har opprettet en egen gruppe med ansvar for statistikk, analyse og risikovurderinger. Våre risikovurderinger bygger på analyser av data og statistikk fra offentlige kilder, men også informasjon vi har registret ved henvendelser til Fylkesmannen. Alle henvendelser til oss blir registrert på en systematisk måte. Våre risikovurderinger inneholder mange av de samme parameterne som Udir benytter i forbindelse med Oppfølgingsordningen og Læringsmiljøprosjektet
  • Vi har effektivisert vår informasjonsformidling ved å opprette flere og mer differensierte distribusjonslister. På den måten sikrer vi at all informasjon går ut til riktig nivå, virksomhet eller person. I tillegg har vi i 2019 etablert en intern gruppe som har ansvar for publiseringer innenfor oppvekstområdet

Rapporter på antall årsverk mm (fra kapittel 7.3.9.1 i TB)

Rapportere på
  • Antall årsverk i landbruksavdelingen per 31.12.2018, antall samlede årsverk i landbruksforvaltningen i kommunene per 31.12.2018, samt antall enheter/landbrukskontor i kommunene i fylket.
  • Antall årsverk i avdeling eller seksjon for reindriftsforvaltning
  • Ressurser benyttet til kontrollarbeid

I rapportering på antall årsverk brukt til kontroll hos FM i 2019, har vi også tatt med 0,3 årsverk knyttet til arbeid med "vanlig landbruksdrift" som vil være svært viktig knyttet til kommunens kontrollarbeid. 

Innenfor regionalt kartsamarbeid og arealressurskart. (fra kapittel 7.3.9.2 i TB)

Rapportere på

Innenfor regionalt kartsamarbeid og arealressurskart (AR5) skal det rapporteres i henhold til tabell:

  • Eventuelle kommuner i fylket som ikke har ajourført AR5.
  • Eventuelle utfordringer kommunene har med ajourføring av arealressurskart AR5.


4 kommuner ajourførte ikke AR5 i 2019 i følge Nibio. Dette var Horten, Bamble, Hjartdal og Fyresdal. Bamble skal ha geovekstprosjekt i 2020 med periodisk ajourhold av AR5. Fylkesmannen følger opp de 4 kommunene i løpet av 2020 for å se om det er noe vi kan bidra med. I tillegg holder vi på med et prosjekt for arealer som kan være ute av drift der Horten er en av pilotkommunene. 14 kommuner (blant annet Fyresdal og Bamble) deltok i AR5 feltkurs sommeren 2019. Fylkesmannen har deltatt i alle oppstartmøtene for Geovekst-prosjekter og regionmøtene/FDV-årsmøtene. Geodataleder deltok også i geodataledersamlingen (mai 2019) i regi av Nibio. Kommuner som ikke har ajourført AR5 vil bli kontaktet og følgd opp første halvår 2020.

Gi en overordna vurdering av kontrollresultatene i forbindelse med forvaltning... (fra kapittel 7.3.9.3 i TB)

Rapportere på

Gi en overordna vurdering av kontrollresultatene i forbindelse med forvaltning av inntekts- og velferdspolitiske tiltak.

Vi har i 2019 gjennomført forvaltningskontroller i kommunene i et større omfang enn kravet tilsier. Dette var et valg vi gjorde for å raskt samkjøre oss og utveksle erfaringer og kompetanse i lys av sammenslåingen av embetene. Det overordna bildet er at den kommunale landbruksforvaltninga i stor grad forvalter de økonomiske virkemidlene på en god måte med basis i gode rutiner. Vi vil i 2020 ha enda større fokus på internrutiner både i den kommunale landbruksforvaltninga og internt hos oss for ordninger der vi er førsteinstans.

Avkortinger produksjonstilskudd (fra kapittel 7.3.9.4 i TB)

Rapportere på

Gi en kort analyse/vurdering av kommunenes arbeid med avkorting ved feilopplysninger

Det varierer noe mellom kommunene hvorvidt feilopplysninger som ville gitt en merutbetaling fører til avkorting. Generelt har kommunenes bevissthet om avkorting økt. Kommunene legger inn forklaringer til alle avvik og blir dermed bevisst årsaken til avvikene. Ikke alle kommuner gjør skriftlige avkortingsvurderinger. Det blir fulgt opp av oss i kompetansesamlinger.

Veldig mange av avvikene dreier seg om justeringer på grunn av endringer i gårdskart. Mange kommuner avkorter ikke når det er snakk om endringer i samsvar med gårdskart, selv om søker får feilmelding ved innsending av søknad, og derfor må vite at de kan ha gitt en feilopplysning. Stikkprøvekontroller viser imidlertid at det ofte i slike tilfeller ligger en kommentar fra søker som dokumenterer at søker ikke har gitt feilopplysning i vinnings hensikt, men ber om kommunens hjelp til å klargjøre faktum.

Noen få kommuner bruker helt bevisst ordet "kan" i forskriftens bestemmelse om avkorting ved feilopplysning som en begrunnelse for ikke å avkorte. Vi har i kompetansesamlinger påpekt hva som er normen og understreket at det å unnlate å bruke normen kan føre til forskjellsbehandling.

Noen kommuner har hatt "tradisjon" for å bistå foretakene med korrigeringer i innsendt søknad, blant annet der flere foretak søker om arealer på samme eiendom. Slike kommuner vegrer seg for å avkorte når foretakene tidligere har vært vant til at kommunen "ordner opp" uten konsekvens for foretaket. Vi har bedt kommunene om å stramme inn slik praksis og gjøre det klart for foretakene at de selv er ansvarlige for opplysningene de gir i søknad.

Avviksrapporten som nå er tilgjengelig i eStil PT før kommunene skal fatte vedtak har gjort det mye enklere for kommunene å holde oversikt over avvikene og for fylkesmennene å følge opp kommunenes avvikshåndtering. Det generelle inntrykket er at kommunene avkorter når de finner at søker ikke har vært i god tro når han/hun har gitt feilopplysninger.

Når kommunene avkorter, følger de i hovedsak avkortingsnormene som er gitt i rundskriv.

Regionale jordvernkonferanser (fra kapittel 7.3.9.5 i TB)

Rapportere på

Gi en rapportering om bruken av tildelte midler til regionale jordvernkonferanser. 

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark fikk i oppdrag fra LMD å arrangere en jordvernkonferanse for Vestfold og Telemark i 2019. Vi arrangerte vår Jordvernkonferanse på Verdens Jorddag 5. desember på Ælvespeilet i Porsgrunn med målgruppe politikere, administrasjon og andre som jobber med plan- og arealbruk. Tittelen på arrangementet var "Matjord vokser ikke på trær". Konferansen samlet ca. 100 deltakere og opplevdes som svært vellykket. Seminaret ble ledet av landbruksdirektør Helge Nymoen. Vi gjennomførte konferansen i et samarbeid med Jordvernforeningene i Vestfold og Telemark for på best mulig måte nå ut til politikere lokalt i alle kommunene. Programmet belyste både hvor viktig god arealbruk er for opplevelse og for innbyggernes trivsel, og utfordringer kommunene står i med utgang i behov og ønske om utvikling og vekst og arealbruk sett i lys av dette.

Jordvernforeningen i Vestfold vil nå i januar 2020 arrangere et jordvernseminar på kveldstid rettet mot nye lokalpolitikere. Arrangementet er en direkte oppfølger til dagseminaret 5. desember. Fylkesmannen i Vestfold og Telemark står som medarrangør.

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark fikk en belastningsfullmakt fra LMD på inntil kr 100 000 til å arrangere denne samlinga. Disse utgiftene er belastet LMD (alle beløp er uten mva):

Lunsj og møtemat på konferansen: kr 38 834,-
Innleder Alexandria Algard: kr 31 682,-
Innleder Pål Knutsson Medhus: kr 23 500
Sum: kr 94 016,-

I tillegg har vi hatt utgifter knyttet til innkjøp av gaver (kr 1305,-), innleder Gunnar Austrheim (kr 3 869,-) og leie av Ælvespeilet (kr 19 900). Disse utgiftene har Fylkesmannen i Vestfold og Telemark tatt selv.

Vi takker for oppdraget!


Ekstraordinær saksmengde - erstatning etter avlingssvikt (fra kapittel 7.3.9.6 i TB)

Rapportere på

Etter tørkesommeren 2018 har mange fylkesmenn også i 2019 måttet legge ekstra innsats i behandling av en ekstraordinær saksmengde for ordningen med erstatning etter avlingssvikt. Dette gjelder både erstatningssøknader og klager. På grunn av den spesielle situasjonen bes det om at fylkesmennene rapporterer på følgende:

- Kvantifiser forvaltningens ekstra innsats i 2019 grunnet ekstraordinær avlingssvikt i jordbruket i 2018.

- Beskriv kort hvilke andre oppgaver og ansvarsområder som eventuelt er nedprioritert eller forenklet for å gi rom for ekstrainnsatsen.

- Gi en kort vurdering av hvilke av de ekstraordinære tiltakene som ble iverksatt i embetet og overfor kommunene i 2018 og 2019, som anbefales brukt i eventuelle lignende situasjoner.

I Vestfold og Telemark hadde vi en stor andel av søknadene i vekstgruppe korn, grønnsaker, potet, frukt og grovfôr for salg der avlingen ble lagret og solgt utover våren. Dokumentasjon ble sendt inn fra bøndene gjennom hele våren, sommeren og tidlig høst. Det har derfor vært saksbehandling av erstatningssaker gjennom hele året. 

7 personer har brukt mye tid på saksbehandlingen. Vi vil anslå samlet arbeidstid i 2019 til 2 årsverk.

Vi har brukt mindre tid på forvaltningskontroll av tilskuddsordninger innen jordbruk som SMIL og drenering. Arbeidspresset har gått noe utover kompetansefunksjonen overfor kommunene og kontakt med faglag, landbruksrådgiving og andre aktører i jordbruket. Vi har hatt lite tid til befaringer og oppdrag utenfor kontoret. Det har vært liten deltakelse på kurs, seminarer og andre kompetansebyggende arrangementer for de som har jobbet med erstatningssakene.

Kommunene i Vestfold fikk etter søknad tildeling av Fylkesmannens frie skjønnsmidler i 2018 for å styrke bemanningen på landbrukskontorene. De midlertidige forenklingene i feltkontroll og opptelling av fôrlager som Landbruksdirektoratet/LMD innførte i regelverket, var helt avgjørende for at kommunene kunne gjennomføre sin oppgave. Positiv holdning og dugnadsånd i avdelingen var helt avgjørende for framdriften i saksbehandlingen. F. eks. bidro en skogbruker med jordbrukskompetanse som saksbehandler og andre medarbeidere ekspederte vedtaksbrevene. Elektronisk utsending av vedtaksbrevene via Altinn forenklet utsendingen i Vestfold.

Gylne Måltid (fra kapittel 7.3.9.7 i TB)

Rapportere på

Rapporter på bruk av midler til prosjekter under Gylne Måltid.

Konferanse om offentlige innkjøp av lokal mat og drikke
Vi ble i 2019 tildelt kr 100.000 til konferanse om offentlig innkjøp av lokal mat og drikke. Totalt har vi brukt kr 85.281,- Konferansen ble gjennomført 24. oktober i Sandefjord, i samarbeid med Landbruks- og matdepartementet. Dette er en av aktivitetene under "Gylne Måltidsøyeblikk" som skal bidra til økt fokus på og salg av lokalmat og mer matglede. Målgruppen for konferansen var anbuds- og innkjøpsansvarlige og ledere i kommuner og fylker, enhetsledere i offentlige/private sykehjem, kriminalomsorg, brukerutvalg og innkjøpssamarbeid. Vi fikk 65 deltakere på konferansen, som la vekt på hvordan man som innkjøper og kjøkkensjef kunne skaffe lokal mat og drikke innenfor kravene til Lov om offentlige anskaffelser. Foredragene fra konferansen ligger tilgjengelig på Landbruks- og matdepartementets nettsider:
https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/invitasjon-til-seminar-og-offentlig-anskaffelse-av-mat-i-sandefjord/id2668358/

Program for konferansen:
https://www.regjeringen.no/contentassets/1a034e50a9a64cb59bbec7e146232263/program-offentlige-innkjop-24-oktober-2019.pdf

Gylne måltid en inspirasjonsdag
Vi ble i 2019 tildelt kr 75 000,- til inspirasjonsdagen som ble gjennomført i Skien den 5. november. Totalt har vi brukt kr 60 275,-

Det var 129 påmeldte fra 22 kommuner. De aller fleste deltagerne hadde tilknytning til kjøkken/matfag og pleie/omsorg.
Programmet var laget i samarbeid med LMD og besto foruten fastsatte temaer rundt mat og måltidsglede for eldre også paneldebatt om matomsorg og matglede i regionen framover. Der deltok fylkespolitikere, Nasjonalforeningen for folkehelsen og Måltidsvenn på Stavern sykehjem.

Arbeidet for utsatte barn og unge (0-24) (fra kapittel 7.3.10.1.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal redegjøre for hvilke tiltak som er gjennomført i arbeidet for utsatte barn og unge, både for å samordne regionale innsatser og for å styrke samarbeidet mellom sektorer og tjenester i kommunen. Fylkesmannen skal også gi en vurdering av arbeidet: hva lykkes godt og hva er mer utfordrende.

Vi har også i 2019 organisert oppdraget som et tverrfaglig samarbeid. Dette tverrfaglige samarbeidet har vært godt forankret i embetsledelsen, som prioriterte tre målsettinger. I tillegg har vi etablert en arbeidsgruppe på tvers av avdelingene som vi har kalt      " Barn og unge-gruppa". Gruppa er sammensatt av fire representanter fra Helse- og omsorgsavdelingen og fire representanter fra Oppvekstavdelingen. Vi har møttes en gang i måneden og fulgt opp de tre definerte målsetningene.

Embetets definerte målsettinger i arbeidet med 0-24-oppdraget i 2019:  

  • Være pådriver for tverrfaglig samarbeid for utsatte barn og unge og deres familier i kommunene og fylkeskommunene.
  • Bidra til at kommunene fanger opp og følger opp barn og unge som sliter psykisk, med spesiell oppmerksomhet mot barnevernsbarn.
  • Bistå kommunene med å implementere Barnekonvensjonen i sitt arbeid på alle områdene. 

Tiltak vi har gjennomført og som vi erfarer har bidratt til bedre samarbeid og samordning:

Ift. Mål 1: Være pådriver for tverrfaglig samarbeid for utsatte barn og unge og deres familier i kommunene og fylkeskommunene. Fylkesmann har i løpet av 2019:

  • Skaffet mer kunnskap om tverrfaglighet i de enkelte kommuner og etterspurt kommunenes behov.
  • Benyttet allerede etablerte nettverk til innhenting av kunnskap- og erfaringsutveksling. Tema: tverrfaglig samarbeid.
  • Gjennomført møte med de kommunale NAV-veilederne og barnevernlederne. Mål: styrke samarbeidet og samhandlingen mellom barnverntjenestene og NAV
  • Fulgt opp forsøket med NAV-veiledere i videregående skoler.
  • Gjort BTI (Bedre tverrfaglig innsats) bedre kjent i alle kommuner. Brukt Færder som eksempelkommune.
  • Gjennom kontinuerlig arbeid ettersett samhandlingssvikt i våre hendelsesbaserte tilsyn.
  • Brukt kunnskap om situasjonen og behovene i fylkene som forutsetning til å velge tema til veiledning og kurs/konferanser.
  • Bidratt gjennom veiledning og møter til økt oppmerksomhet om «Retningslinjer for samarbeid mellom barneverntjenesten og NAV-kontoret» i våre møter med NAV-kontorene
  • Informert og motivert kommuner og fylkeskommuner til å ta i bruk kurspakken «Se meg – digitale kurs i barnevernet».
  • Gjennomført felles tilsyn med meldeplikt til barnevernet og tilbakemeldinger til offentlige meldere. Tilsynet ble gjennomført som et samarbeid mellom de to avdelingene som har ansvar for barnevern, barnehage, skole og helsestasjons- og skolehelsetjenesten.
  • Gjennomført landsomfattende tilsyn som omhandler samarbeid mellom barneverntjenesten og sosiale tjenester i NAV.
  • Vi har formidlet erfaringene fra de gjennomførte tilsynene ved å presentere funnene for alle NAV-lederne på fylkets NAV-ledersamling.
  • Vi har invitert og fulgt opp fire kommuner i pilot for programfinansiering. De skal i to år arbeidet med å finne nye løsninger for å finansiere kommunenes tverrfaglige arbeid rettet mot utsatte barn og unge og deres familier.

Ift Mål 2: Bidra til at kommunene fanger opp og følger opp barn og unge som sliter psykisk, med spesiell oppmerksomhet mot barnevernsbarn. Fylkesmannen har i løpet av 2019:

  • På alle institusjonstilsyn og individtilsyn tatt opp tema psykisk helse
  • Jobbet kontinuerlig med å bringe inn temaet på de ordinære møtene med kommunene (lederforum, barnehageforum, barnevernledersamling, lederforum barnevern, og i kontaktmøtet med fylkeskommunen. 0-24 var tema på felles kontaktmøte for barnehagemyndigheter og skoleeiere i september 2019. 
  • Fylkesmannen har etterspurt kommunenes arbeid med å fange opp utsatte barn og unge (kommunenes ROS-arbeid), og vi har framhevet viktigheten av å fange opp barn og unge som sliter psykisk.
  • Videre har vi etterspurt kommunenes og fylkeskommunens oppfølging av Ungdataundersøkelsen.
  • Hatt jevnlige møter med med RVTS, herunder gjennomført oppfølgingskonferanse med tema «Selvmordsforebygging». 
  • Fylkesmannen i Agder og Fylkesmannen i Vestfold og Telemark inngår i et løpende og forpliktende kompetanseutviklingssamarbeid sammen RBUP Sør-Øst, KoRus Sør og RVTS Sør i det som kalles Regionalt samarbeidsforum 0-24. Møttes fire ganger i året.
  • Arrangert en to dagers boligsosial konferanse med fokus på betydningen av å jobbe på tvers av fag og sektorer for å nå målsettingene i Bolig for velferd og i øvrige statlige strategier og satsinger. 

Ift Mål 2: Bistå kommunene med å implementere Barnekonvensjonen i sitt arbeid på alle områdene. Fylkesmannen har i løpet av 2019:

  • Barns beste har vært tema på kontaktmøtene og vi har veiledet både gjennom klagesaksbehandling men også generelt. 
  • Vi har hatt særlig fremvist art. 3 og 12 i egen saksbehandling.
  • I dialog møtene med kommunene tatt opp art. 19 og 24 om samordning/koordinering.
  • Markert 30-års jubileum av FNs konvensjon om barnets rettigheter ved å invitere barn- og unge i fylke til Works-shop om tema.
  • Hatt barnekonvensjonen som tema ved kommunebesøk.
  • Hatt barnekonvensjonen som tema i opplæringsaktiviteter.
  • Vist til barnekonvensjonen ved behandling av klagesaker etter lov om sosialt tjenester i NAV - der tjenestemottaker har barn.
  • Hatt et spesielt fokus på om kommunene ved utmåling av stønad til barnefamilier har kartlagt barnas behov.


Direktøren på Oppvekstavdelingen har utover dette holdt foredrag/hatt innledninger knyttet til 0-24-oppdraget på samlinger i regi av direktorat m.m.

Fylkesmannen ønsker å framheve at vi i jubileumsåret til Barnekonvensjonen prioriterte å invitere elevrådene i alle fylkets kommuner til samlinger om BK. I alt deltok over 400 elever fra 5.til 10.trinn. De fikk en gjennomgang av utvalgte artikler, derpå hadde de gruppearbeid om forståelsen av konvensjonen, og de skulle også si noe om hvordan de selv kunne bidra til spredning og kompetanseheving på egne skoler. Samlingene ble veldig godt mottatt. Fylkesmannen vurderer at elevers kunnskap om egne rettigheter, kan bidra til egen rettssikkerhet.

Fylkesmannen skal gi en samlet redegjørelse... (fra kapittel 7.3.10.2.1 i TB)

Rapportere på

Fylkesmannen skal gi en redegjørelse for arbeidet og erfaringene embetet har gjort seg i det tverretatlige samarbeidsprosjektet «Forsøk med NAV-veileder i videregående skoler».  Herunder bes det om en redegjørelse av konkrete tiltak i embetet og planer embetet har for det videre arbeid i fylket.

Telemark:

Forsøket med NAV-veileder i videregående skole startet opp i Telemark september 2015. Skogmo videregående skole, som den den største yrkesfaglige skolen i Telemark, ble valgt til å prøve ut forsøket med NAV- veiledere tilstede på skolen. Det ble opprettet en styringsgruppe for prosjektet som besto av to NAV ledere (Skien og Porsgrunn), en representant fra NAV forvaltning, to representanter fra Fylkeskommunen, rektor ved forsøksskolen og en representant fra Fylkesmannen. Det ble ansatt to NAV- veiledere som kom fra henholdsvis NAV- Skien og NAV-Porsgrunn. Nav- veilederne hadde sin forankring på eget kontor, men hadde faste dager på skolen.

Prosjektet kunne tilbakemelde positive resultater på flere områder og en ønsket å fortsette prosjektet utover ordinær tid.  

Frem til våren 2018 ble forsøket finansiert med 100% tilskudd i form av forsøksmidler. For at Fylkeskommunen skulle være med videre var det en forutsetning at prosjektet skulle spres på alle de videregående skolene i Skien og Porsgrunn. Dette ble gjennomført, men  noe som ble gjennomført, men med ulike erfaringer fra den enkelte skolen og NAV- veilederne.

Skoleåret 2018/2019 ble finansieringen fordelt med 50% forsøksmidler og 50% midler fra NAV og Fylkeskommunen. For at forsøket skulle kunne fortsette utover dette skoleåret, var det en forutsetning med en utgiftsfordeling mellom NAV og Fylkeskommunen. NAV var positive til dette. Fylkeskommunen ønsket ikke at prosjektet skulle videreføres i drift, men at samarbeidet med NAV skulle fortsette på andre arenaer. Forsøket ble derfor avsluttet i juni 2019. NAV var tydelige på at de så stor nytteverdi av samarbeidet opp mot skolene og ville sammen med den enkelte skole se på muligheten videre samarbeid. 

De ulike samarbeidspartnerne i prosjektet har opplevd prosjektet som vellykket. Det er flere årsaker til dette; det ble ansatt to dedikerte NAV-veileder til stillingene, prosjektet har vært lederforankret og deltakerne i styringsgruppen har vært tydelige på at dette er noe vi vil få til.   

Det er ikke  laget planer for videre arbeid i fylket når det gjelder NAV veileder i videregående skole. 

For Vestfolds del er dette arbeidet avsluttet.

Det todelte målet i rovviltpolitikken (fra kapittel 7.3.10.3.1 i TB)

Rapportere på

Rapporter på status i forvaltningen av det todelte målet for rovviltpolitikken

Vi i Vestfold og Telemark hører til rovviltregion 2 Sør-Norge. Bestandsmålet for gaupe er 12 årlige ynglinger. 

Det har det vært forholdsvis få konflikter mellom gaupe og beitedyr, men midt i beitesesongen kom det en ulv inn i Telemark. Ulven har tatt noe småfe. Handtering av situasjonen fra  miljø/landbruk gjekk raskt. Både med fellingsløyve, dokumentasjon m.m. Fått gode tilbakemeldinger.

3.4 Redegjørelse for, analyse og vurdering av ressursbruk

Årsaken til den store nedgangen på Kommunal- og moderniserings-departementet sitt område er at vi har flyttet ressurser knyttet til dokumentforvaltning og IKT over til FMFA fra 1. januar 2019.

Økningen av driftsutgifter på Barne- og familiedepartementet gjelder kjøp av kompetanseheving innenfor Barnehageområdet iht ny fordelingsmodell fra 2019.

Justis- og beredskapsdepartementets, Helse- og omsorgsdepartementet og Klima og miljødepartementet fagtildelinger på kap 0525.01 er underfinansiert i forhold oppdraget som er gitt til Fylkesmannen. Fylkesmannen må tverrprioritere sine ressurser noe som medfører at øvrige fagdepartement er med på å "sponse" disse sektorene. Embetet har fått store innsparingskrav iht ny budsjettfordelinsmodell. Dette vil gradvis kunne gå utover rettsikkerheten for innbyggerne i Vestfold og Telemark. 

3.5 Samlet vurdering av måloppnåelse i forhold til samfunnsoppdraget og regnskapsresultat

2019 vært et spesielt år, som følge av sammenslåingen av embetene i Vestfold og Telemark. Embetet har likevel løst samfunnsoppdraget på en tilfredstillende måte sett i lys av en situasjon med med stor turnover og ekstra belastning på grunn av omstillingsprosessen. Vi har gjennom nødvendige prioriteringer hovedsakelig nådd målene innenfor våre budsjettrammer. Avvik er nærmere beskrevet i rapporten.

Det var krevende å lage budsjett for 2019 med mange nye medarbeidere og mye reising mellom kontorstedene i Skien og Tønsberg. Slik sett er vi tilfreds med at regnskapet viser at vi har i år gått i balanse på hovedkapittel 0525.01. Sykefraværet har vært høyt uten bruk av vikarer. Dette har med ført en høyt forbruk av overtid som vi ikke kan fortsette med inn i 2020. Tiltak er iverksatt for å unngå dette. 

Effektiviseringskutt er alltid utfordrende, men vi klare likevel å løse oppdraget innenfor tildelte rammer. Det er fortsatt krevende at store deler av finansieringen av Fylkesmannens oppgaver gjøres utenom vårt hovedkapittel. 

For embetets regnskapsresultat for alle kapitler/poster viser vi til årsregnskapet i kapittel 6.

3.6 Andre forhold

Saker tilknyttet Kongehuset

Besøk av Kongefamilien i 2019: 2

Fylkesmannen har som tidligere år hatt ansvaret for planlegging, tilrettelegging og koordinering ved kongelige besøk 

* 30. september besøkte Kongeparet Bø kommune 

*  2. desember delte Dronningen ut skoleprisen i Skien kommune

Medaljesøknader i 2019: 15 søknader om Kongelige medaljer ble registrert inn i Vestfold og Telemark.

Som vanlig bisto fylkesmannen Slottet med å finne kandidater til Afternoon Tea, som ble arrangert høsten 2019. Vestfold og Telemark fylke hadde 8 representanter tilstede under selskapet.

4 Styring og kontroll i embetet

4.1 Redegjørelse for vesentlige forhold ved embetets planlegging, gjennomføring og oppfølging

Som følge av fusjonen mellom to selvstendige embeter med litt ulike rutiner og arbeidsmåter har dette skapt ekstra utfordringer i 2019. Vi arbeider likevel systematisk med å utnytte tildelte ressurser bedre og øke produktiviteten. Digitalt førstevalg ligger som et premiss i alt vi foretar oss.Fylkesmannen har mål- og resultatstyring som et grunnleggende styringsprinsipp. Styringen skal være helhetlig og tilpasset risiko.Den overordnede styringen i embetet skjer i ledergruppen i ledermøtene og i virksomhetsplan. Alle strategiske og prinsipielle saker skal opp til drøfting i ledergruppen.Med utgangspunkt i de sentrale styringsdokumentene er vi laget virksomhetsplaner som gir en samlet oversikt over årlige mål og resultatkrav. Virksomhetsplanen er et viktig styringsverktøy for den samlede aktiviteten i embetet, og et redskap for å følge opp og sikre at oppdragene blir utført. I forbindelse med arbeidet med virksomhetsplaner utfører avdelingene risikovurderinger av kritiske faktorer knyttet til å nå hovedmålene i oppdragene. Ledergruppen gjennomfører en samlet risikovurdering i ledermøte.

Det er laget retningslinjer for risikostyring i embetet. 2019 var et krevende år å lage budsjett for siden det historikken kom fra to ulike embeter. med utgangspunkt i erfaringene fra 2019 vil vi iverksette enda tettere oppfølging av økonomien i 2020.

Vi har et styringssystem som er tilgjengelig for alle ansatte via vårt intranett. Her har mye informasjon og rekke skriftlige rutiner og informasjon blant annet delegering, virksomhetsplaner, innkjøp, varsling, instruks for økonomiforvaltning, HMS-arbeid mm. Vi har gjennomført en rekke allmøter og avdelingsmøter i 2019 knyttet til  nye felles kontorlokaler i Tønsberg. Som følge av varslet ny budsjettfordelingsmodell har vi initiert et langsiktig planleggingsarbeid for å hvordan vi skal tilpasse vår drift til ne og reduserte økonomiske rammer. Som følge av de nye og reduserte rammene vil vi også iverksette enda tettere oppfølging av økonomistyringene i avdelingene.

4.1.1 Embetets risikostyring

Risikovurdering er en samlet prosess som består av planlegging, risikoanalyse og -evaluering. Dette handler om å identifisere farer og uønskede hendelser, analysere og evaluere risiko, og identifisere tiltak som kan redusere risikoen. Embetet bruker verktøyet Riskmanager i dette arbeidet. Den enkelte fagavdeling skal aktivt bruke risikostyring som verktøy i sin mål- og resultatstyring. God risikostyring skal gi bedre måloppnåelse innenfor de budsjettrammer som er stilt til disposisjon. Risikovurderingene skal relateres til mål- og resultatkravene og inngå som en integrert del av styringen. Der hvor det vurderes å være høy risiko skal risikoreduserende tiltak iverksettes. Det skal gjøres vurderinger av gjenværende risiko og om denne er akseptabel. Den enkelte direktør skal gi tilbakemelding på foreløpig budsjettildeling for avdeling slik at embetet kan gi en samlet vurdering for embetet for det enkelte budsjettår. Vurderingene drøftes i ledergruppemøte. Eventuelle vurderinger av høy risiko for manglende måloppnåelse skal fremkomme i en skriftlig tilbakemeldingen. Embetet har frist på seg til å sende overordnede risikovurderinger som ligger til grunn for embetets årlige planlegging innen 1. mars hvert år. Overordnede risikoområder er beskrevet i overordnet virksomhetsplan for embetet. Alle ROS-vurderinger er unntatt offentlighet jf. Offentlighetsloven § 14. 

4.1.2 Embetets internkontroll, herunder iverksatte tiltak

Fylkesmannen har et selvstendig ansvar for å innrette embetets systemer og rutiner for internkontroll og påse at nødvendige kontrolloppgaver blir utført. Risiko- og vesentlighetsvurderinger skal ligge til grunn. Internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet etter eForvaltningsforskriften § 15 og personopplysningsloven § 14, jf. personopplysningsforskriften § 3-1, tilpasset omfang og risiko, gjennomføres årlig. Det er ikke avdekket noe unormalt i 2019. Kontroll på og beskyttelse av personopplysninger, den menneskelige faktor samt tekniske sikkerhetsløsninger, har et særskilt fokus.
Vi bruker Riskmanager som kvalitetssystem. Vi bruker alle tilgjengelige moduler (ROS-vurderinger, dokumentsystem, avviksbehandling, varsling, tiltak og rapporter).
Riskmanager har gitt oss et enhetlig og felles system hvor all informasjon er samlet på ett sted. Løsningen er svært brukervennlig og lett tilgjengelig for alle ansatte.

4.1.3 Bemanning, kapasitet og kompetansesituasjonen i embetet

Vi rekrutterer nå ansatte fra større områder enn tidligere. Bemanningssituasjonen er imidlertid krevende på grunn av stor turnover. Det har tilsammen sluttet 63 ansatte i perioden 2018-19. Dette gjør at vi mister verdifull kompetanse som det er krevende erstatte på kort sikt. Det positive er at vi har mange kvalifiserte søkere til de ledige stillingene. På sikt er det derfor realistisk at vi kan greie å bygge opp den erfaringskompetansen som vi har mistet. Mange nye medarbeidere, nye kommuner, nye tilsynsobjekter og større reiseavstander har medført at vår kapasitet har vært anstrengt i 2019. Det har m.a. resultert i mye bruk av overtid og økte reisekostnader. På sikt er imidlertid dette ikke en bærekraftig løsning og vi vil i 2020 bevisst søke å løse disse utfordringene på andre måter.

Vi opplever stor merbelastning på kontorlokalene i Tønsberg som følge av at nyrekruttering skjer i her. Dette har ført til mange omrokeringer internt og vi har måtte leie av tilleggslokaler for å få kontorplass til alle. Vi skal etter planen samlokaliseres i nye kontorlokaler sentralt i Tønsberg primo desember 2020. Lokalene har nærhet til kommunikasjonsknutepunkt for buss og jernbane.

Lønnsnivået ved embetet oppleves som lavere enn i kommune, fylkeskommune og øvrige statlige virksomheter. Vi kan imidlertid tilby varierte og spennende arbeidsoppgaver og har mange søkere til våre utlyste stillinger.

4.1.4 Forvaltning av egne eiendeler (materielle verdier)

Embetet har svært få eiendeler av verdi. Vi leier stort sett alt kapitalkrevende utstyr. Dette gjør at vi kan tilpasse utstyrsbehovet i forhold til fortløpende endringer. Fra 1. januar 2019 ble alt av IKT-utstyr overført til Fylkesmennenes fellesadministrasjon (FMFA).

4.1.5 Oppfølging av eventuelle avdekkede svakheter/utfordringer, herunder merknader fra Riksrevisjonen og status for arbeidet med informasjonssikkerhet

Regnskapsrevisjon:
Riksrevisjonen hadde ingen anmerkninger til regnskapsrevisjonen for 2018. Årsrevisjonen for 2019 er ikke ferdigstilt.

Informasjonssikkerhet:
Det er etablert et styringssystem for informasjonssikkerhet i tråd med kravene til et tilfredsstillende internkontrollsystem. I forbindelse med etableringen av det nye embete, er det på plass et nytt sikkerhetsutvalg. Nasjonal strategi for digital sikkerhet og informasjonssikkerhetsinstruks for embetene er gjennomgått for ledergruppen. På Intranett har vi lagt ut nanolæringskurs om informasjonssikkerhet for alle ansatte.  Nye personvernregler er informert om og lokal GDPR-kontakt er etablert. Det er også utarbeidet en handlingsplan for informasjonssikkerhet for 2020. 

4.2 Rapportering av andre vesentlige forhold knyttet til personalmessige forhold, likestilling, HMS/arbeidsmiljø, diskriminering, ytre miljø og lignende

Inkluderingsdugnaden
Gjennom 2019 fortsatte virksomheten arbeidet for å innfri målet om at minimum fem prosent av nyansettelser i staten skal være personer med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en. 

Vi mener at kompetanseheving og bevisstgjøring om inkluderingsdugnaden for ledere, opplæring av HR-personell, inngåelse av en strategisk samarbeidsavtale og egen saksbehandler hos NAV, gjør at vi nå står bedre rustet til å innfri målet i 2020. Virksomheten har prioritert å ivareta inkluderingsperspektivet i rekrutteringsprosessen. Vi har sett på mal for utlysningstekst i samarbeid med vår kontaktperson NAV, slik at den skal treffe målgruppen til inkluderingsdugnaden. Vi har også hatt mange kontaktmøter med vår saksbehandler i NAV som har dette som arbeidsområde.
Vi har også gjennomgått våre rutiner for hvordan vi vurderer søknader/CV-er, slik at vi er mer bevisstgjort i å innkalle flere fra målgruppen til intervju. I tillegg har vi gitt informasjon om alle våre eksterne utlysninger til vår kontaktperson i NAV, for så tidlig som mulig fange opp aktuelle kandidater.
Utfordringen med å måle antallet søkere med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en vil bli enklere i 2020, da det i vårt rekrutteringsverktøy - Jobbnorge - er en funksjon for avkrysning om hull i CV, og det er mulig å ta ut rapporter. Vi må fortsette arbeidet for å skape tillit til at vi likebehandler søkere, ettersom mange ikke tilkjennegir nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en når de søker. 
I tabellen har vi beskrevet tiltakene vi har satt i gang for å rekruttere mer inkluderende, beskrevet resultater/erfaringer vi har gjort oss hittil og veien videre. 

Ansettelser 2019 - Nyansatte totalt: 30

Nyansatte fra målgruppene i 2019 :0

Andel nyansatte med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en: 0 %

Tiltak

  • Tilpasning av utlysningstekster:
    Vi har benyttet oss av kontaktperson i NAV og samarbeidet om å forbedre utlysningstekstene, og fortsetter samarbeidet med NAV i 2020.
  • Samarbeidsavtale med NAV – informasjon og samarbeid
    Fylkesmannen v/personal skal ha møtepunkter med NAV for å informere/få informasjon om kandidater. Kontaktperson fra NAV skal formidle informasjon om virksomhetens rekrutteringsarbeid internt i NAV i Vestfold og Telemark.
  • Samarbeidskonferansen 1.-2. april 2020
    Fylkesmannen arrangerer på oppdrag fra KMD og i samarbeid med andre statsetater, en konferanse for ledere og tillitsvalgte. Nettverksgruppen skal ha Inkluderingsdugnaden v/KMD som en egen programpost, for å bli bedre på hvordan man utfører og løser dette oppdraget om 5 % målsetting i praksis.

4.3 Andre forhold

I hele 2019 har vi fortsatt arbeide med fusjoneringen av de tidligere Fylkesmannsembetene i Vestfold og Telemark. 
Det har også vært arbeidet å forberede, planlegge og etablere et hovedkontor i Tønsberg. De nye lokalene blir i et nytt arealeffektivt kontorbygg lokalisert i sentrum av Tønsberg. De nye kontorlokalene skal være innflytningsklare primo desember 2020. Det er først da vi får muligheten til å samlokalisere det nye embetet.I 2019 har det vært mye reiseaktivitet mellom kontorstedene i Skien og Tønsberg.

Kommunikasjonssjefen har utarbeidet presseprogram og hadde presseservice i forbindelse med tre kongebesøk i Telemark og Vestfold.

Det ble opprettet en generell facebook-konto for embetet i desember. Kommunikasjonssjefen har vært i alle avdelingene, samordningsstaben og administrativ enhet og snakket om kommunikasjon som verktøy og mediehåndtering.

En redaksjon for det nye embetet med redaktører fra alle avdelinger og staber ble etablert i slutten av året. Denne gruppen skal også fungere som en redaksjon ved kriser.

5 Vurdering av framtidsutsikter

5.1 Forhold i og utenfor embetet som kan påvirke embetets evne til å løse samfunnsoppdraget på sikt

Internt

2019 har vært et krevende år. Vi har bygget en ny organisasjon samtidig som vi har hatt stor turnover med den konsekvens at vi har mistet både kompetanse, kapasitet og lokalkunnskap. Med dette som utgangspunkt vil det være krevende for oss å tilpasse oss nye budsjettrammer og i tillegg nå målene om gevinstrealisering. Samling av alle avdelingene (unntatt Oppvekst) i nytt bygg i Tønsberg vil bli viktig for å bygge en ny felles kultur og jobbe sammen for å hente ut de gevinster som er nødvendig for å løse embetsoppdraget innenfor nye og reduserte budsjettrammer. Både ansatte og ledelsen ser fram til dette og muligheten dette gir tettere samarbeid og faglig utvikling.

Kommunene

Fylkesmannens oppgaver vil uløselig være knyttet til kommunenes evne til å levere gode tjenester. Kommuner under press gir økte og nye oppgaver til Fylkesmannen. Det nye fylket Vestfold og Telemark er mangfoldig, med store og små kommuner, noen vekstkommuner og mange kommuner med utfordring med demografi og befolkningsreduksjon. Både innenfor tjenesteproduksjon og samfunnsutvikling er utfordringene mange steder store og vi registrerer at menge kommuner signaliserer krevende økonomiske utfordringer. Det vil bli en utfordring å tilpasse vår veiledning til et nytt og mer variert kommunelandskap.

Flere kommuner i Telemark møter mange utfordringer der strukturendringer kan være mulige grep for å stå bedre rustet i årene framover. Det handler om demografi og økonomi, kapasitet og kompetanse, utviklingskraft og gjennomføringsevne. Men temaet er krevende, bl.a. fordi flere av de nyvalgte kommunestyrenes flertalls-posisjoner i sine avtaler slår fast at kommunen skal bestå i perioden og / eller at sammenslåing er uaktuelt. Og de henviser ofte til at de nettopp har gjort vurderinger om spørsmålet, i perioden 2014 - 2016. Samtidig ser Fylkesmannen et utfordringsbilde for flere av kommunene der dagens oppgaver og ansvar synes å overstige lokal evne og kapasitet. Svaret er ofte samarbeid mellom kommuner, som bidrar til oppgaveløsning, men som samtidig i praksis kan uthule kommunestyrets ansvar og kommunedirektørens grep om internkontroll og økonomistyring. Fylkesmannens fortsatte engasjement på feltet - i 2020 særlig konsentrert om innspill til kommunenes arbeid med planstrategier og økonomi - kan komme til å møte lokal motstand, men det blir da viktig å få fram at kommunene sitter med beslutningsretten, Fylkesmannens jobb er å få til dialog om utfordringsbildet.

Omorganisering og divisjonalisering av regional stat gjør det krevende å ivareta samordningsrollen.

Vergemål

I forarbeidene til vergemålsloven (NOU 2004:16) er viktigheten av kompetente, faste verger framhevet. Det ble vist til at det da var vanskelig å finne egnede verger, at behovet for slike antas å øke, samt at de enkelte oppdragene kunne forventes å bli mer kompliserte. Det ble samtidig uttrykt et ønske om en «nødvendig profesjonalisering av vergemålsordningen».

Fylkesmannen er av den oppfatning at vergeoppdragene blir stadig mer kompliserte, og at det stilles stadig høyere forventninger til vergenes utførelse av sine oppdrag. For vergemålsmyndigheten er de faste vergene derfor en uvurderlig ressurs.

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark er bekymret for at reglene for godtgjøring gjør det for vanskelig å beholde / engasjere faste verger. De fleste av vergeoppdragene i vårt embete (hvor faste verger er oppnevnt) honoreres etter faste satser. Disse satsene har være uendret siden 1. juli 2013, med den konsekvens at de faste vergene i realiteten har hatt en negativ inntektsutvikling over mange år. Våre faste verger gjentar til stadighet, og med økende volum, at utviklingen er uholdbar, og flere av dem har signalisert at de ser seg om etter annen inntektsgivende virksomhet. Dersom så blir tilfelle, vil rettssikkerheten til vergetrengende bli svekket. 

På vergemål ser vi fram til å hente ut gevinster ved å ta i bruk det nye kvalitetsystemet som er bekrevet tidligere i rapporten.

Helse og omsorg
Det er stadig økende tilfang av saker innen alle felt, hvis utviklingen fortsetter vil vi innen få år måtte gjøre svært strenge prioriteringer om hvilke oppdrag vi faktisk er i stand til å løse. Selv om situasjonen for 2019 også krevde strenge prioriteringer grunnet mange nyansettelser, klarte vi ferdigstille flere saker enn de to tidligere embetene gjorde i 2018. Vi har klart å samle kompetente ansatte og få en god faglig profil i avdelingen. Vi har startet arbeidet med å se på effektiviteten og flyt i våre arbeidsprosesser. Når alle de nyansatte er ferdig opplært og ny organisering og arbeidsflyt er implementert vil avdelingens størrelse, kompetansesammensetning og organisering kunne oppfylle ønsket gevinstrealisering av fusjonen. 

Plan
Det pågår mange store samferdselsprosjekter i fylket. Disse har store konsekvenser for naturmangfold og jordvern. Tidlig og god medvirkning i planprosessene er derfor svært viktig. Spesielt prosjektene til Nye Veger utfordrer den tradisjonelle måten å planlegge på ved mange problemstillinger flyttes fra reguleringsfasen til detaljprosjekteringen. Sammen med forventninger om forsert framdrift i planprosessene utfordrer dette vår kapasitet på planområdet.

I Grenland er det forventninger om å starte opp forhandlinger om en byvekstavtale. Vårt bidrag her er lagt inn i embetsoppdraget uten at vi fullt ut er kjent med hva dette vil innebære. Vi imøteser dialog med departementet om hvordan denne vi best kan fylle denne nye og spennende rollen for embetet.. 

Et klima i endring stiller krav til at planleggingen tar høyde for dette både for å sikre god klimatilpassing og for å ta vare på naturmangfoldet. Vi ser at den nye fylkeskommunen har store ambisjoner på klimaområdet og ser fram til et tett samarbeid på dette fagfeltet framover.

Miljø
Vi opplever et sterkt press i strandsonen og i fjellområdene. Det skjer en bit-for-bit nedbygging hvert år, både gjennom godkjenning av nye hytteplaner og gjennom dispensasjoner. Det er en klar konflikt mellom hensynet til det kommunale selvstyret og de nasjonale interessene vi skal ivareta, herunder villreinstammen på Hardangervidda, som er under et meget hardt press. Forvaltningen av Norges viktigste nasjonalpark er svært fragmentert og lite helhetlig. Uten tilførsel av ressurser gjennom ny forvaltningsordning vil det være krevende å gjennomføre de tiltak som er etterspurt for å ta vare på villreinen på vidda.
Alle kommunene skal starte opp med kommuneplanlegging nå i året som kommer. Flere signaliserer at de vil bruke FN sine bærekraftsmål som utgangspunkt. Dette bør gi grunnlag for kommunale planer som i større grad tar hensyn til klima og miljø.

Landbruk
Vårt nye fylke er har et stort spenn fra de beste jordbruksområdene i landet til de mer marginale områdene i produksjonsomfang. Klimakur 2030 vil gi oss store utfordringer. Vi kan produsere det meste av det som blir etterpurt i framtida. 100% økning av produksjonen av grønnsaker, frukt og bær er mulig. Vi kan også øke matkornproduksjonen betydelig. Begge deler under forutsetning av at vi tar vare på jordbruksarealene våre. Vi vil få en kjempeutfordring i husdyrområda med å tilpasse og legge grunnlag for riktig arealbruk. 

5.2 Konsekvenser for embetets evne til å nå fastsatte mål og resultater på lengre sikt

Planlegging, gjennomføring og oppfølging
I reglement for økonomistyring i staten skal alle virksomheter innenfor sitt ansvarsområde sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås på en effektiv måte. For å sikre dette skal virksomhetene planlegge med både ettårig og flerårig perspektiv. 

Vi har lenge etterlyst forutsigbarhet i budsjettrammene til å kunne planlegge i et flerårig perspektiv. Dette har vi nå fått gjennom ny budsjettfordelingsmodell. Embetet fått svært store budsjettkutt sammenlignet med andre embeter som det er naturlig å sammenligne seg med både i areal, befolkningsstørrelse og i antall kommuner.

Den nye budsjettfordelingsmodellen skal gradvis innføres over 3 år. Dette skjer midt i en tid hvor embetet i en fusjon- og flytteprosess. Vi vil i 2020 både få ekstrakostnader med flytting og samtidig som vi mesteparten av året vil ha alle avdelinger lokalisert på to kontorsteder. Samlet sett medfører disse forholdene at vi får en særskilt krevende økonomisk situasjon i 2020. En for rask gevinstrealisering kan få store konsekvenser for embetets evne til å gjennomføre pålagte oppdrag.

Den nye organisasjonsstrukturen vil være et grunnlag for å utvikle kvaliteten, effektiviteten og redusere kostnader innenfor de rammer som vi har fått. Omstillingsarbeid tar tid, og realisering av potensielle gevinster ved omorganiseringen vil også ta tid. Som følge av fusjonen har embetet hatt svært stor utskifting av personell. Dett emedfører at vi har mistet verdifull kompetanse som det tar tid å bygge opp igjen. Det er viktig at oppdragsgiverne og embetet har en felles forståelse av denne utfordringen. 

Gevinstrealisering henger sammen med handlingsrommet og de reelle styringsmulighetene fylkesmannen har til å disponere sine ressurser. Vi opplever handlingsrommet framover er marginalt.

Nytt bygg vil samle alle medarbeiderne unntatt de som arbeider i Oppvekstavdelingen. Dette vil gi et moment til å utforske nye arbeidsmetoder, og ikke minst samle fagmiljøene til beste både for faglig og sosial utvikling - bygging av felles kultur. Dette er vi avhengig av for å målene om gevinstrealisering.

6 Årsregnskap

Årsregnskap for Vestfold og Telemark.pdf